34
SISTEM YANG BERJALAN
3.1. Sejarah Singkat PT. XYZ
Sejarah PT. XYZ, adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang retail, yaitu menjual barang-barang kebutuhan pokok dan sehari-hari. Kini perusahaan ini telah berkembang dengan pesat seiring dengan berjalannya waktu, dan tentunya sudah mempunyai cabang-cabang yang telah tersebar diseluruh Indonesia dengan nama alfamart.
Visi dari minimarket PT. XYZ adalah menjadi jaringan distribusi retail terkemuka yang dimiliki oleh masyarakat luas, berorientasi kepada pemberdayaan
pengusaha kecil, pemenuhan kebutuhan dan harapan konsumen, serta mampu bersaing secara global.
Misi dari minimarket PT. XYZ adalah :
1. Memberikan kepuasan kepada pelanggan / konsumen dengan berfokus pada produk dan pelayanan yang berkualitas unggul.
2. Selalu menjadi yang terbaik dalam segala hal yang dilakukan dan selalu menegakkan tingkah laku / etika bisnis yang tertinggi.
3. Ikut berpartisipasi dalam membangun negara dengan menumbuh-kembangkan jiwa wiraswasta dan kemitraan usaha.
4. Membangun organisasi global yang terpercaya, tersehat dan terus bertumbuh dan bermanfaat bagi pelanggan , pemasok, karyawan, pemegang saham dan masyarakat pada umumnya
Budaya dari minimarket PT. XYZ adalah : 1. Integritas yang tinggi.
2. Inovasi untuk kemajuan yang lebih baik. 3. Kualitas & Produktivitas yang tertinggi. 4. Kerjasama Team.
3.2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi di sini ada 2, yaitu struktur organisasi di kantor pusat PT. XYZ dan struktur organisasi di masing - masing minimarket.
Struktur organisasi di kantor pusat PT. XYZ adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.
Gambar 3.1. Struktur Organisasi Di Kantor Pusat PT. XYZ
1. BOARD OF COMMISIONERS
a. Melakukan pengawasan atas jalanya dan memberikan nasihat kepada direktur. b. Dalam melakukkan tugas dewan direksi pada kepentingan perusahan dan sesuai
c. Kewengan khusus dewan komisaris bahwa dewan komisaris dapat diamatkan dalam anggaran dasar untuk melaksanakkan tugas-tugas tertentu direktur d. Membuat risalah rapat dewan komisaris dan meyimpan salinan rapat. e. Melaporkan kepada perusahaan kepada kepemilikan pengawasan yang telah
dilakukkan
f. Memberikan laporan tentang tugas-tugas pengawasan yang telah dilakukan
2. AUDIT COMMITE
a. Melakukan penelaan terhadap informasi keuangan yang diterbitkan
b. Penelaan atas ketaatan perusahaan terhadap undang-undang dibidang pasar modal dan dibidang lain yang relevan
c. penelaan terhadap indepedensi dan objektivitas akutan public
d. Penelaan terhadap kecukupan pemeriksaan yang dilakukkan oleh public untuk memastikan semua resiko yang penting telah dipertimbangkan
e. Melakkukan juga terdapat pengaduan yang terdapat yang berkaitan dengan perusahaan
3. BOARD OF DIRECTORS
a. Memipin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan b. Memilih,menetapkan,mengawasi tugas-tugas dari karyawan dan kepala
bagian(manajer)
c. Meyetujui anggaran tahunan perusahan
4. CORPORATE AUDIT.
a. Meyediakan penipuan deteksi,invertigasi dan pengalaman forensic akutansi dan keahlian untuk program monitoring.
b. Mengembangkan dan menetapkan prosedur investigasi dengan tren yang tidak bias atau pola dan anomaly untuk disposisi.
c. Berinteraksi dengan manajer senior.
d. Mendokumentasi kertas dan hasil audit & kelibatan konsultan
5. CORPORATE LEGAL
a. Mengurusi urusan rups dan perubahan anggaran. b. Mereview usulan pembuatan/perubahan sop. c. Mengawal ketentuan dan peraturan baru.
6. OPERATION.
a. Mengawasi kegiatan operasi
b. Mengawasi keberadaan serta kondisi mesin dan peralatan. c. Membuat produk yang dipesan.
d. Membuat keputusan harian sehubung dengan kegiatan di PT. XYZ.
7. MARKETING
a. Bertanggung jawab terhadap bagian pemasaran.
b. Bertanggung jawab terhadap peroleh hasil penjual dan pengguna dan promosi. c. Sebagai kordinator manajer produk dan manger penjualan.
d. Membuat laporan pemasaran kepada direksi
8. MERCHANDISING
a. Memajang/mendisplay dan menata produk . b. Menjaga kebersihan produk dan pajangan.
c. Menjalankan semua program promosi perusahaan. d. Menjalankan tugas kunjungan sesuai dan rencana kerja
9. PROPERTY DEVELOPMENT
a. Mengkordinasikan kegiatan pengendalian property dan lingkungan diwilayah usaha perusahaan dan lingkunganya.
b. Meyelenggarakan pengelolahan data dan peyimpanan dokumen asli property. c. Meyiapkan laporan kegiatan divisi secara benar dan tepat waktu
10. IT
a. Bertanggung jawab memelihara system jaringan.
b. Mengoptimalisasi perangkat it atau server yang ada di PT. XYZ
11. FINANCE
a. Membuat ,memeriksa dan mengarsip faktur,nota supplier,laporan AP/AR untuk memastikan status utang piutang.
b. Membuat ,mencetak tagihan dan surat tagihan untuk memastikan tagihan terkirim kepada pellanggan dengan benar dan tepat waktu.
c. Menerima memeriksa tagihan dr vendor dan membuat rekapanya untuk memastikan pembayaran terkirim tepat waktu
12. HUMAN CAPITAL
a. Memperbaiki dan memperhatikan mutu karyawan.
b. Meyediakan tenaga yang ahli dan sesuai dengan bidangnya masing-masing
13. COPORATE DEVELOPMENT
a. Bertugas merencanakan ,merancang dan meyajikan presentasi yang menarik dan proposal untuk pendekatan bisnis baru.
b. Memberikan bantuan monitoring kepada penjabat fundraisingperusahaan
14. FRANCHISE
a. Meyediakan tempat usaha dan modal sejumlah tertentu bergantung pada sejumlah tertentu bergantung pada jenis waralaba yang akan dibeli. b. Menjaga image produk waralaba
15. CORPORATE AKHIR
a. Bertanggung jawab untuk semua komunikasi internal dan eksternal
b. Mengurus hal-hal seperti bulletin karyawan,laporan bisnis tahun siaran pers.
Untuk masing-masing minimarket memiliki stuktur organisasi yang sama, stuktur organisasi menunjukan susunan jabatan atau posisi sebagai pedoman dalam pembagian tugas ditiap bagian terkait. Tugas dan tanggung jawab tiap bagian stuktur organisasi di minimarket General Manager Branch Manager Deputi Manager Area Manager Area Coordinator Kepala Toko
Gambar 3.2. Struktur Organisasi Di Minimarket
1. General Manager adalah pemimpin utama yang bertanggung jawab terhadap kemajuan dan perkembangan toko minimarket alfamart, general manager tidak berada ditoko melainkan dikantor pusat PT. XYZ.
2. Branch Manager, bertanggung jawab terhadap (Dictribution center) DC dan secara langsung atas operasional sama halnya dengan general manager tidak berada ditoko melainkan dikantor pusat PT. XYZ.
3. Deputi Manager, adalah wakil branch manager yang membantu tugas branch manager berada dikantor pusat.
4. Area Manager, bertanggung jawab atas operasional toko, membawahi beberapa area perwilayah yang dipimpin berdasarkan jumlah toko dalam satu area, biasanya membawahi 6 koordinator wilayah.
5. Area Koordinator (korwil) bertanggung jawab secara langsung terhadap operasional tokomembawahi 10 toko menurut pembagian area wilayah yang dipimpin.
6. Kepala toko, bertanggung jawab terhadap kelancaran operasional. Dan menjadi perantaraantara karyawan ditoko dengan korwil
7. Ass. Kepala toko adalah wakil kepala toko dan menggantikan tugas kepala toko bila tidak berada ditoko.
8. Merchandise(MD) bertanggung jawab terhadap pendisplayan produk yang berada ditokodan pergantian produk yang sewa.
9. Pramuniaga bertugas membantu merchandiser dalam display produk, Mengecek kebersihan rak dan barang dagangan.
Ass Kepala Toko
10. Kasir bertanggung jawab menerima uang atau pembayaran dari konsumen dan Menawarkan aktivitas promo yang sedang berlangsung. Tinjauan secara umum mengenai prosedur sisteminformasi akuntansi penjualan tunai yang diterapkan sudah dapat dikatakan sudah cukup baik dimana perusahaan menambahkan dokumen yang dibutuhkan seperti mesin register kas, pembeli datang langsung ke toko dan melakukan pemilihan barang, dan langsungmelakukan transaksi pembayaran ke kasir.
Selain berfungsi menyimpan kas secara aman mesin register kas juga dapat mencegah terjadinya kecurangan berupa penggelapan uang. Dari stuktur organisasi secara umum garisvertikal kebawah menggambarkan garis pertanggungjawaban dari tingkat bawah ketingkat yang lebih tinggi dan seterusnya sampai kepada tingkat paling atas. Didalam melaksanakantugas-tugasnya sesuai dengan fungsi dari masing-masing bagian.
3.3. Sistem Informasi Di Minimarket PT. XYZ
Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan adalah suatu system software yang akan membantu proses penjualan dan pembelian barang dengan menerapkan system administrasi yang kuat untuk Pencatatan dari barang masuk, penyimpanan barang di gudang, sampai dengan barang keluar atau dijual. Dilengkapi dengan system pelaporan yang sistematis dan akurat, adapun modul – modul yang terintegrasi dalam Sistem Informasi minimarket PT. XYZ ini adalah : Data dan Kelompok Barang, Data Suplier, Data Customer, Order Pembelian, Penjualan .
Sistem Informasi di buat dengan maksud untuk melengkapi System yang telah ada sebelumnya. Hasil yang kami buat adalah system informasi pembelian dan penjualan pada minimarket PT. XYZ.Menurut data perusahaan tersebut, system informasi ini bertujuan untuk mempermudah dalam entry data pada proses penjualan dan pembelian. Selain itu untuk menghemat waktu dan tenaga. System informasi Minimarket ini menggunakan Microsoft Access 2007 karena software ini mudah di buat dan mudah di gunakan.untuk kedepannya sisstem ini akan banyak digunakan oleh berbagi produsen yang menjual barang dagangan.
Adapun sistem informasi yang dibutuhkan oleh minimarket PT. XYZ tersebut tercakup dalam beberapa hal, antara lain:
1. Informasi harga
Harga merupakan elemen penting yang harus diketahui oleh minimarket PT. XYZ. Karena dengan mengetahui harga pasar maka alfamart dapat menentukan tarif harga yang akan digunakan dalam kegiatan perdagangan dalam minimarket PT. XYZ tersebut. Disamping itu harga juga menjadi tolak ukur konsumen dalam menentukan apakah ia akan belanja di minimarket PT. XYZ tersebut atau akan belanja di swalayan lain sejenis, karena dalam bisnis swalayan persaingan ditentukan akan tinggi rendahnya harga pada suatu swalayan tertentu. Maka dengan harga yang sesuai dengan pasar maka otomatis pelanggan ataupun konsumen yang datang akan semakin banyak.
2. Informasi Konsumen
Konsumen atau pembeli adalah juga merupakan elemen penting dalam kegiatan jual beli di minimarket PT. XYZ. Sebagai penjual minimarket PT. XYZ harus tahu kondisi konsumen atau pembelinya. Dalam hal ini alfamart harus tahu apakah konsumen di sekitar minimarket PT. XYZ adalah masyarakat dengan ekonomi menenga ke atas atau kebawah, dengan demikian maka minimarket PT. XYZ dengan mudah dapat menentukan produk – produk apa saja yang akan dijual di minimarket PT. XYZtersebut.
3. Informasi barang
Barang yang akan dijual dalam sebuah minimarket PT. XYZ bermacam – macam. Maka untuk dapat menentukan barang yang bagaimana atau barang dengan merek apa yang akan dijual oleh Alfamart tersebut dibutuhkan beberapa informasi penting.
Misalnya informasi merek, karena kadang-kadang konsumen memilih suatu barang karena merek dari barang tersebut terkenal, ditambah lagi dengan harga yang lebih murah. Selain itu jenis barang yang sedang digemari oleh masyarakat pada umumnya memiliki jumlah permintaan yang lebih banyak dibandingkan
barang lama atau tidak sedang IN. Hal lain yang sering membuat konsumen ingin membeli suatu barang juga berdasarkan bentuk atau tampilan dari barang tersebut.
Setelah informasi diatas dimiliki maka sebuah minimarket PT. XYZ dapat melakukan kegiatan transaksi jual belinya dengan secara normal. Disamping informaasi diatas minimarket PT. XYZ juga harus melakukan inovasi-inovasi dalam minimarket PT. XYZ itu sendiri, misalnya memberikan diskon pada barang-barang tertentu atau memberikan kemudahan-kemudahan bagi pelanggan tetap dalam minimarket PT. XYZ tersebut sehingga pelanggan tidak bosan atau malas untuk berkunjung kembali ke minimarket PT. XYZ tersebut.
Lajunya pertumbuhan gera itoko minimarket PT. XYZ yang cepat dengan transaksi lebih dari 40 transaksi struk perbulan ,dapat terlaksana karena didukung oleh system teritegrasi pada setiap poin of sales (POS) kasir di semua gerai yang mencakup system penjualan, persediaan, dan penerimaan barang.t ehnologi di pos kasir dirancang sudah memenuhi kebutuhan perkembangan dan transaksi di masa depan.
Untuk skema sistem POS di minimarket PT. XYZ dapat dilihat pada gambar di bawah ini
Untuk mempercepat pelayanan dan keyamanan belanja di kasir, minimarket PT. XYZ menggunakan pemandaian scanner barcode, pembayaran pun kini memberikan kemudahan bagi konsumen dengan menggunakan bca debit,mandiri debit dan berbaga imacam bank yang tercantum.
Dalam diadakan distribusi barang ,minimarket PT. XYZ menerapkan digital packing system dan tail gate system pada pusat distribusinya. kedua system dan tail gate system pada setiap distribusinya. kedua system ini mempercepat dan meningkatkan efisiensi proses pengambilan barang dari rak penyimpanan dan pemuatan barang ke armada pengirim maupun barang di gerai minimarket PT. XYZ.
3.4. Proses Transaksi
Proses transaksi minimarket PT. XYZ yaitu konsumen menghampiri kasir. Lalu, kasir akan menginput/memasukkan barang yang dibeli dengan cara menscanner barcode barang tersebut. Apabila tidak dapat di scan maka kasir akan memasukkan nomor-nomor yang ada pada barcode atau dengan cara lain yaitu dengan menekan F2, lalu kursor ke kanan dengan mengetikan nama barang lalu sesuaikan dengan merk dan ukuran barang yang dibeli. Jika sudah yakin tekan F12, maka barang yang dibeli konsumen telah masuk datanya dikomputer dan nominalnya akan dibayar oleh konsumen.
Jadi sebelum terjadinya suatu transaksi , didalam suatu system databasenya , seorang karyawan diwajibkan memasukkan ID login kedalam system guna mengetahui identitas dari karyawan yang bertugas pada hari itu,setelah system sudah membaca ID dari sang karyawan ,otomatis karyawan tersebut mempunyai akses masuk kedalam data base system yang terdiri dari :
1. Transaksi Pembelian 2. Jumlah Pembelian
3. Jumlah Stok Barang yang tersedia 4. .Kode Transaksi
5. Kode Barang
6. Dan akses penuh dalam hal penambahan dan pengurangan jumlah barang yang ada di gudang.
Saat terjadi pembelian , karyawan yang bertindak sebagai “user” dengan identitas yang bisadiliat dalam class diagram, akan mengecek “barang” untuk mengecek “stok barang , harga jual,harga beli , tanggal update , dll” , lalu setelah proses pengecekan selesai dilanjutkan mengecek “detail_transaksi_jual” dan “transaksi_beli” , lalu dilakukan pengecekan kedalam “transaksi_jual” untuk memberikan informasi harga dan stok barang yang akan dibeli oleh “Pelanggan”
Sementara pada “Karyawan” untuk mengetahui dan melakukan UPDATE pada data base system tersebut pada mulanya “karyawan” yang bertindak sebagai “user” harus Login terlebih dahulu kedalam system guna memberikan verifikasi bahwa dia adalah salah satu member dari “minimarket PT. XYZ” , setelah proses login selesai , “User” mengecek kedalam “transaksi_beli” untuk mengecek , “tanggal pembelian , jumlah pembelian , dan tanggal akhir update” , untuk melakukan pemesanan “user” melakukan pengecekan kedalam class “ supplier” guna mengetahui alamat lengkap yang menjadi vendor supplier dari indomart itu sendiri , setelah proses supplier selesai “User” melakukan UPDATE data base kedalam class “Barang” untuk mengupdate barang yang masuk dan barang yang keluar sesuai dengan “tanggal update” dari class tersebut.
Untuk gambaran lengkap tampilan Sistem Informasi POS yang ada di minimarket PT. XYZ, dapat dilihat pada gambar di bawah ini
Gambar 3.5 Tampilan Form Data Supplier
Gambar 3.6 Tampilan Form Data Transaksi
3.5. Manfaat Penggunaan Barcode Dalam Sistem POS
Dalam sistem manajemen penjualan (POS), dengan menggunakan barcode kita akan mendapatkan informasi yang sangat detil dan mutakhir dari banyak aspek usaha yang kita geluti,memungkinkan kita dalam proses pengambilan keputusan dilakukan dengan percaya diri dan tepat sebagai misal:
1. Proses penjualan yang cepat sehingga dapat mengidentifikasi secara cepat dan tepat serta melakukan pemesanan kembali (re-order ) barang dari supplier dengan cepat dan mampu mengimbangi tingakt permintaan barang oleh konsumen.
2. Mampu mengetahui barang yang lakunya lambat (slow moving) sehingga mencegah pemesanan barang yang tidak bergerak dan menguntungkan bagi aliran dana (cash flow) perusahaan.
3. Pergerakan penjualan produk dapat di monitor dari kecepatan perputarannya serta tingkat profitabilitasnya dan memungkinkan untuk produk tersebut mendapat ruang yang bagus untuk di pajang.
4. Catatan data penjualan secara periodik dapat digunakan untuk memprediksi loncatan penjualan musiman.
5. Informasi mengenai item produk dapat diketahui di rak bila ada harga promo maupun kenaikan harga.
Alasan utama dari penggunaan sistem barcode adalah mempermudah sistem kerja dan menguangi biaya karena mampu bekerja lebih efesien. Tingkat ke akurasiannya sangat luarbiasa 1/ 100,000 penginputan baru ditemui kesalahan.
Disamping penjualan dan pencatatan persediaan, sistem barcode banyak bermanfaat di bidang jasa pengiriman barang (shipping) / penerimaan barang, dan penelusuran pencatatan barang (tracking).
1. Ketika proses pengemasan dan pengepakan produk yang selesai di produksi maka akan di berikan identifikasi berupa nomer identifikasi barang tersebut.
2. Database yang ada dapat di hubungkan (link) dengan nomer identifikasi tadi sehingga memungkinkan utnuk mempermudah mendapatkan informasi tentang barang tadi baik meliputi sebagai contoh nomer order, isi, jumlah, tujuan pengiriman akhir dll
3. Informasi data tersebut dapat di padukan dengan sistem komunikasi sehingga pengolahan data secara elektonik dapat dimanfaatkan oleh riteler/ pengecer sebagai informasi untuk pemesanan barang dan kedatangan barang yang dipesan.
4. Hasil penelusuran pengiriman barang akan dapat dikirimkan pada pusat pendistribusian barang sebelum terkirim ke tujuan akhir pengiriman.
Ketika pengiriman sampai ke tempat akhir (tujuan) maka kode barcode tadi di scan dan kita dapat mengetahui asal pengirim isi dari kemasan tersebut, dan berapa kita harus membayar untuk biayanya.
