ANALISIS PENGENDALIAN INTERN ATAS PERSEDIAAN BARANG DAGANG PADA PT. SIMPATIK CITRA BUANA
KOTA BAUBAU
Abdul Rahman*1, Moh. Rusman Ramli2
1,2 Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Muhammadiyah Buton, Baubau, Indonesia
e-mail: wawanmatanuwe01@gmail.com
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui gambaran yang jelas mengenai penerapan dari pengendalian intern persediaan barang dagang yang diterapkan oleh PT. Simpatik Citra Buana Baubau dan untuk mengetahui apakah penerapan prosedur pengendalian intern atas persediaan barang dagang pada PT. Simpatik Citra Buana Baubau sudah memadai.Penelitian dilakukan di PT. Simpatik Citra Buana Kota Baubau, yang berada di Provinsi Sulawesi Tenggara. Penelitian dilaksanakan pada bulan April 2022. Hasil Penelitian menunjukkan PT. Simpatik Citra Buana PT. Simpatik Citra buana belum bisa memisahkan antara setiap fungsi dengan baik. Hal ini dapat dilihat dari fungsi kepala gudang berperan juga sebagai admin PO dan Pengelolaan persediaan yang belum memadai, hal ini didukung oleh belum dilaksanakannya secara optimal unsur- unsur pengelolaan persediaan yaitu berupa prosedur penerimaan, prosedur penyimpanan barang dagang, pengeluaran, dan percatatan persediaan.
Kata kunci: pengendalian intern, persediaan barang dagang
ABSTRACT
This study aims to determine a clear picture of the implementation of the internal control of merchandise inventory applied by PT. Sympathetic Citra Buana Baubau and to find out whether the application of internal control procedures over merchandise inventory at PT. Sympathetic Citra Buana Baubau is adequate. The research was conducted at PT. Sympathetic Citra Buana Baubau City, which is in Southeast Sulawesi Province. The research was conducted in April 2022. The results showed that PT. Sympathetic Citra Buana PT. Sympathetic Citra buana has not been able to separate each function properly, this can be seen from the function of the head of the warehouse acting also as PO administration and inadequate inventory management, this is supported by the lack of optimal implementation of inventory management elements, namely in the form of receiving procedures, procedures for storing merchandise, issuing, and recording inventory.
Keywords: internal control, merchandise inventory
1. PENDAHULUAN
Secara umum perusahaan dagang adalah perusahaan yang tidak membuat produk sendiri.
Melainkan hanya menjualkan produk milik produsen kepada masyarakat atau konsumen.
Jenis perusahaan ini tidak melakukan produksi dalam artian mengolah bahan baku menjadi produk jadi. Perusahaan ini juga tidak melakukan perubahan sedikitpun pada produk jadi.
Artinya perusahaan dagang adalah perusahan yang murni hanya menjualkan produk yang produknya sudah disediakan oleh pemasok atau produsen. Sedangkan pengertiannya secara khusus adalah perusahaan yang di dalamnya ada kegiatan menyimpan, membeli dan menjual kembali produk tanpa mengubah untuk menciptakan nilai tambah dan jual pada produk.
Perusahaan dagang memiliki karakteristik atau ciri-ciri tertentu. Karakteristik inilah yang membedakan perusahaan ini dengan perusahaan non dagang. Karakteristik perusahaan dagang adalah:
1. Memiliki aktivitas utama beruba membeli, menjual, menyimpan di gudang penyimpanan dan kembali menjual.
2. Tidak melakukan proses produksi barang.
3. Perhitungan total keuntungan berpatokan dengan total hasil penjualan dikurangi biaya pembelian dan biaya operasional Perusahaan tidak melakukan proses produksi terhadap barang-barang yang dijual.
4. Barang yang dibeli langsung dijual tanpa melalui proses pengolahan atau perubahan sedikit pun.
5. Kegiatan akuntansi berlandaskan dengan akun persediaan barang, yaitu perhitungan harga pokok penjualan dan laporan laba rugi memakai bentuk single step dan multiple step.
2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Persediaan
Menurut Sigit (2013), “Persediaan merupakan barang dagangan yang disimpan kemudian dijual kembali dalam operasi normal perusahaan dan bahan yang terdapat dalam proses produksi atau yang telah disimpan untuk suatu tujuan.
Menurut Weygandt dan Kieso (2015), Persediaan (Inventory) adalah pos-pos aktiva yang dimiliki perusahaan untuk dijual dalam operasi bisnis normal atau barang yang akan digunakan atau dikonsumsi dalam memproduksi barang yang akan dijual.
Menurut Diana dan Setiawati (2017), “Persediaan pada umumnya adalah aset lancar yang terbesar dari perusahaan manufaktur. Perusahaan dagang selalu membeli barang dagangannya dalam bentuk barang yang siap untuk dijual kembali dan perusahaan manufaktur memproduksi barang untuk dijual ke perusahaan dagangan.
2.2 Jenis-Jenis Persediaan
Jenis-jenis persediaan akan berbeda sesuai dengan bidang atau kegiatan normal usaha
industri (manufacture), perusahaan dagang, ataupun perusahaan jasa. Untuk perusahaan industri maka jenis persediaan yang dimiliki adalah persediaan bahan baku (raw material), barang dalam proses (work in process), persediaan barang jadi (finished goods), sertabahan pembantu yang akan digunakan dalam proses produksi dan perusahaan dagang maka persediaannya hanya satu yaitu barang dagang.
2.3 Sistem Pencatatan Persediaan
Terdapat dua sistem pencatatan yang dapat digunakan dalam mencatat persediaan yaitu:
1. Sistem pencatatan fisik atau periodik (physical or periodic inventory system)
2. Sistem pencatatan persediaan secara permanen atau perpetual (perpetual inventory system).
2.4 Unsur-Unsur Pengendalian Intern
Unsur-unsur Pengendalian Internal menurut Mulyadi (2017) ada 4 unsur, yaitu:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas.
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan.
3. Praktik yang sehat.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
3. METODE PENELITIAN 3.1 Populasi dan Sampel
Menurut Sugiyono, (2013) populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri atas objek atau subjek yang mempunyai kuantitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya. Adapun yang menjadi populasi dalam penelitian ini adalah Pengendalian Intern Barang Dagang Pada PT. Simpatik Citra Buana Baubau.
Menurut Sugiyono, (2013) sampel adalah sebagian dari jumlah dan karakteristik oleh populasi tersebut. Sampel pada penelitian ini adalah penulis hanya mengambil beberapa contoh mengenai analisis strategi pengendalian intern pada tahun 2018 didasarkan pada data yang ada. Sugiyono (2019) mengemukakan bahwa teknikpurposive sampling adalah teknik penentuan sampel dengan pertimbangan tertentu.
3.2 Sumber Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu data primer dan data sekunder yaitu:
1. Data primer adalah data yang di peroleh langsung dari sumbernya dengan cara hasil wawancara atau interview dengan pengelolah perusahaan atau dengan pihak yang memiki wewenang untuk memberikan keterangan atas permasalahan yang diajukan pada saat penelitian.
2. Data sekunder adalah data yang secara tidak langsung di peroleh dari sumbernya, data sekunder merupakan data yang perlengkapan dari data primer yaitu diperoleh dari sumber penelitian dengan mempelajari referensi yang dimiliki dengan hubungan sasaran penelitian.
3.3 Metode Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu dengan teknik wawancara dan observasi.
1. Teknik Wawancara adalah melakukan komunikasi langsung dengan pihak yang terkait di perusahaan untuk mendapatkan informasi yang berkaitan langsung dengan penelitian.
2. Penelitian ini akan menggunakan strategi Observasi langsung dari sumber bukti lainnya, dimana hal ini akan memperbanyak bukti-bukti yang telah diperoleh peneliti, serta mengumpulkan data dari informasi melalui artikel, Pustaka jurnal dan internet.
4 HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Hasil Penelitian
PT. Simpatik Citra Buana merupakan suatu perusahaan bergerak dalam bidang usaha penjualan secara tunai dan kredit atau dapat pembayarannya dapat di angsur sesuai kesepakatan. Usaha ini dilakukan karena PT. Simpatik Citra Buana ingin membantu meringankan dan memudahkan masyarakat yang ingin memiliki barang elektronik dan furniture demi memenuhi kebutuhan.
PT. Simpatik Citra Buana Bau-bau melakukan Prosedur pengendalian atas persediaan barang dagang yang dilakukan sebagai berikut:
a. Bagian kepala gudang atau bagian persediaan melakukan pengecekan terhadap stock barang digudang dimana setiap trasaksi dicatat di kartu stock.
b. Bagian accounting mencetak data saldo akhir persediaan barang setiap akhir bulan atau sesudah tutup buku.
c. Bagian inventory melakukan perhitungan dan pemeriksaan fisik barang di gudang d. Inventory dan kepala gudang melaksanakan stock opname, kemudian inventory
e. Bagian inventory melakukan pemeriksaan terhadap kartu stok barang baru dan barang tarikan untuk mengecek seiap mutasi barang kemudian menanda tangani kartu stok sebagai bukti telah di periksa
f. Pembuatan laporan yang nantinya di berikan kepada pimpinan perusahaan
Berdasarkan uraian prosedur pengendalian atas persediaan, terdapat beberapa masalah dimana ada sebagian barang tercecer dan hilang, penyebab utama terjadi hal seperti itu yakni penyimpanan yang tidak dijalankan sesuai dengan prosedur yang ada, seperti barang tarikan yang disusun bersama barang baru, barang masuk tidak langsung di susun atau di letakan di dalam gudang. Kontrol gudang yang kurang maksimal juga mengakibatkan orang yang tidak berkepentingan atau bukan karyawan kantor dapat masuk ke dalam gudang. Hal tersebut dapat membuat kerugian bagi pengelola gudang dan bagi perusahaan itu sendiri.
PT. Simpatik Citra Buana selalu mengontrol setiap transaksi pemesanaan, penyimpana dan penerimaan persediaan, adapun sebagai berikut:
1. Mencegah menumpuknya stok barang di gudang di akibatkn pemesanaan berlebihan tanpa melihat stok sebelumnya.
2. Setiap pemesanan barang harus di cek kembali fungsi komponen barang agar terhindar dari barang rusak yang menyebabkan kerugian.
3. Hanya barang yang sudah terdaftar di sistem yang nantinya akan di bayarkan.
4. Hanya barang dari pesanan konsumen dan sudah melewati beberapa proses dan di nyatakan siap kirim yang akan di pesankan barangnya.
4.2 Pembahasan
Berdasarkan hasil yang telah di analisis yang berdasarkan wawancara dan observasi secara langsung ke PT. Simpatik Citra Buana kota baubau belum memadai dalam sistem pengendalian intern persediaan barang dagang, hal itu dapat di buktikan dari pelaksaan unsur- unsur pengendalian intern menurut Mulyadi (2017) yaitu:
4.2.1 Struktur Organisasi Yang Memisahkan Tanggung Jawab Secara Tegas
PT. Simpatik Citra Buana tidak memisahkan antara setiap fungsi, fungsi yang di maksud yaitu setiap anggota tidak hanya melakukan pekerjaannya tapi juga dapat melakukan pekerjaan orang lain tetapi dalam satu lingkup devisi, seperti kepala gudang dapat juga melakukan pekerjaan sebagai sebagai driver pengiriman dan bagian fakturisasi dapat melakukan pekerjaan bagian inventory, Hal ini dapat dikatakan bahwa manajemen menentukan perencanaan. Perencaaan seperti itu di lakukan agar kegiatan administrasi tetap berjalan saat salah satu anggota karyawan berhalangan masuk atau sementara izin cuti.
Dampak dari perangkapan tugas yang terjadi pada PT. Simpatik Citra Buana akan mengakibatkan tercecernya dokumen dan lupa dalam pencatatan administrasi lainya, hal ini akan menghambat dalam penginputan data.
4.2.2 Sistem Otorisasi Dan Prosedur Pencatatan
Hasil analisis terhadap sistem wewenang dan perosedur pencatatan pada PT. Simpatik Citra Buana belum diterapkan dengan baik. Pihak yang melakukan perhitungan fisik persediaan barang dagang dilakukan oleh bagian kepala gudang dengan bagian administrasi inventory yang sering terjadi selisih. Hal ini dikarenakan pada bagian gudang masih mengunakan pencatatan manual, berbeda dengan bagian administrasi inventory yang melakukan perhitungan fisik secara komputerisasi, bagian gudang kurang rapi dalam menyimpan data tercecer atau hilang yang mengakibatkan selisih dalam perhitungan stok persediaan barang dagang. Sistem pencatatan yang baik akan menjadikan transaksi persediaan pada PT.
Simpatik Citra Buana akan berjalan dengan baik jika adanya pemisahan fungsi secara tegas akan memberikan pertanggung jawaban terhadap tugas karyawan akan semakin jelas dengan adanya pemisahan fungsi maka dapat mengurangi terjadinya selisih pencatatan digudang.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut maka perlu adanya intemal check yang dilakukan oleh kepala gudang sehingga data yang dibuat sesuai dengan hasil perhitungan fisik. Kepala gudang harus menjaga dokumen yang ada digudang sebagai alat bukti atas pengeiuaran dan pemasukan barang digudang.
4.2.3 Analisis Praktek yang Sehat
Upaya ditempuh oleh perusahaan dalam mewujudkan praktek yang sehat yakni dengan cara menggunakan dokumen yang memiliki nomor urut tercetak yang pemakaiannya bisa dipertanggung jawabkan sehingga setiap bagian administrasi melakukan pemriksaan atau stock opname di suatu perusahaan I bulan sekali berguna untuk mencegah tindak terjadinya kecurangan pada suatu perusahaan. Pemeriksaan yang dilakuan perusahaan harus secara mendadak dan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada bagian yang akan diperiksa. Jika dalam suatu bagian devisi dilakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap kegiatan administrasi, hal ini akan membuat karyawan melakukan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah diharapkan. PT. Simpatik Citra Buana dalam menjalankan kegiatan usahanya, membuat dokumen dan catatan yang bertujuan untuk pengawasan terhadap persediaan barang dagang. Dokumen-dokumen tersebut telah mempunyai nomor urut tercetak. Selain itu dalam menciptakan praktik yang sehat, secara priodik diadakan pencocokan fisik persediaan
4.2.4 Analisis terhadap Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya.
Suatu perusahaan apabila struktur organisasi, Sistem Wewenang dan prosedur pencatatan serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat supaya dapat berjalan dengan baik. namun semuanya sangatlah tergantung kepada manusia yang melaksanakanya karyawan merupakan bagian dari pelaku kegiatan yang ada dalam perusahaan. Unsur mutu karyawan yang kompoten adalah karyawan yang mempunyai intergritas tinggi dalam arti karyawan yang mempunyai tingkat kecakapan yang sesuai dengan tanggung jawabnya memiliki karyawan yang kompoten dan jujur. unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas waktu yang minimum, maka perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggung jawaban yang dapat diandalkan.
5. KESIMPULAN
Dari hasil penelitian yang telah dilakukan oleh penulis maka dapat ditarik kesimpulan : 1. PT. Simpatik Citra buana belum bisa memisahkan antara setiap fungsi dengan baik,
hal ini dapat dilihat dari fungsi kepala gudang berperan juga sebagai admin PO
2. Pelaksanaan pengendalian intern yang diterapkan pada PT. Simpatik Citra Buana belum optimal, kesimpuilan ini diambil berdasarkan unsur- unsur pengendalian intern persediaan barang dagang yang belum dilaksanakan secara optimal.
3. Pengelolaan persediaan yang belum memadai, hal ini didukung oleh belum dilaksanakannya secara optimal unsur- unsur pengelolaan persediaan yaitu berupa prosedur penerimaan, prosedur penyimpanan barang dagang, pengeluaran, dan percatatan persediaan.
6. SARAN
Dari hasil yang telah didapatkan, penulis bisa memberikan saran bahwa :
1. PT. Simpatik Citra Buana sebaiknya harus bisa memisahkan fungsi dan tanggung jawab sesuai dengan bagian yang telah di tentukan agar pekerjaan bisa berjalan dengan optimal.
2. Perlu adanya pengawasan lebih terhadap persediaan barang agar tidak terjadi pemesanan barang yang ternyata masi memiliki stok barang tersebut di gudang, sehingga mencega terjadi penumpukan stok barang
3. Perlu adanya kerjasama yang baik antar divisi karyawan untuk kelancaran proses pekerjaan yang dilakukan masing-masing karyawan, khususnya yang berhubungan dengan petugas gudang.
4. Perlu adanya evaluasi kerja dalam satu minggu untuk meningkatkan lagi pengendalian intern persediaan pada gudang. Khususnya pada divisi gudang karena pegawai gudang harus menginformasikan seluruh kondisi barang baik buruknya kepada seluruh karyawan gudang terutama untuk karyawan bagian pengawasan barang dagang, jadi tidak ada pegawai gudang yang tidak mengetahui tentang keadaan barang yang tersimpan pada gudang.
5. Untuk pengrekrutan karyawan sebaiknya background calon karyawan harus sesuai dengan bidang yang dibutuhkan agar karyawan bekerja secara optimal.
7. DAFTAR PUSTAKA
Anastasia, Diana dan Lilis Setiawati. 2017. Akuntansi Keuangan Menengah Berbasis Standar Akuntansi Keuangan Terbaru. Yogyakarta : Penerbit Andi.
Mulyadi. 2017. Sistem Akuntansi. Edisi Keempat. Jakarta: SalembaEmpat.
Sigit, Hermawan. 2013. Akuntansi Perusahaan Manufaktur. Yogyakarta: Graha Ilmu
Sugiyono. 2013. Metode Penelitian Pendidikan Pendekatan Kuantitatif,. Kualitatif, dan R&D. Bandung: Alfabeta.
Sugiyono. 2019. Statistika untuk Penelitian. Bandung : CV Alfabeta.
Weygandt, J., Kimmel, P., & Kieso, D. 2015. Financial Accounting: IFRS 3rd Edition. New Jersey: John Wiley & Sons.
