Optimalisasi Pengelolaan Berkas Rekam Medis Pasien pada Puskesmas Dasan Agung
Maspaeni1, Lalu Moh. Nurkholis2, Baiq Rika Diana3 Universitas Teknologi Mataram1,2,3
maspaeni@gmail.com1, lalunurkholis1967@gmail.com2, baiqrikadiana@gmail.com3
Abstrak – Puskesmas Dasan Agung merupakan salah satu instansi pelayanan kesehatan yang ada di wilayah kota Mataram. Puskesmas Dasan Agung memiliki 5 Poli yaitu Poli Umum, Poli Gigi, Poli Anak, Poli KIA. Saat ini pengolahan data berkas rekam medis pasien dipuskesmas Dasan Agung masih dilakukan secara manual.
Kondisi ini membuat sistem pengelolaan berkas rekam medis pasien menjadi tidak prakatis dan efesien, karena berkas rekam medis pasien masih memungkinkan terselip ataupun tercecer. Untuk mengatasi masalah yang dihadapi, Puskesmas Dasan Agung membutuhkan sebuah sistem informasi yang efektif dan efisien guna mengoptimalkan pengelolaan berkas rekam medis pasien di Puskesmas Dasang Agung.
Kata kunci: system informasi, rekam medis, pasien;
Abstract – Dasan Agung Public Health Center is one of the health service agencies in the city of Mataram. The Dasan Agung Health Center has 5 polyclinics, namely General Poly, Dental Poly, Children's Poly, and Maternal and Child Health Poly. Currently, the data processing of patient medical record files at the Dasan Agung Public Health Center is still done manually. This condition makes the patient's medical record file management system not practical and efficient, because the patient's medical record file is still possible to be tucked or scattered. To overcome the problems faced, the Dasan Agung Public Health Center needs an effective and efficient information system to optimize the management of patient medical record files at the Dasang Agung Public Health Center.
Keywords: information system, medical record, patient;
1. Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi yang begitu pesat telah merambah ke berbagai sektor, termasuk bidang kesehatan. Kemajuan teknologi bidang kesehatan yang cepat dan akurat menjadi kebutuhan utama para pengambil keputusan.
Rumah sakit, klinik, puskesmas sebagai institusi yang menyimpan begitu banyak data juga membutuhkan pengolahan data yang benar dan tepat sehingga dapat disajikan dalam bentuk laporan [2].
Teknologi informasi memungkinkan data kesehatan dikirim secara mudah dan cepat.
Teknologi informasi pada dunia kesehatan sangat erat hubungannya dengan sistem informasi rekam medis yang berisi informasi tentang keadaan pasien, riwayat pasien dan pengobatan masa lalu serta saat ini yang ditulis oleh profesi kesehatan yang memberikan pelayanan kepada pasien tersebut.
Sistem informasi kesehatan seperti sistem informasi penyimpanan rekam medis dan rawat inap dirumah sakit rata-rata sudah terkomputerisasi namun masih menggunakan aplikasi Microsoft Excel [1].
Puskesmas Dasan Agung merupakan salah satu instansi pelayanan kesehatan yang ada di wilayah kota Mataram. Puskesmas Dasan Agung memiliki 5 Poli yaitu Poli Umum, Poli Gigi, Poli Anak, Poli KIA. Saat ini pengolahan data pengembalian berkas rekam medis (RM) pasien dipuskesmas Dasan Agung masih dilakukan secara manual. Untuk pengembalian berkas rekam medis
pasien prosedur yang berlaku adalah berkas rekam medis pasien yang dikembalikan dari poli akan di sotir oleh petugas loket sesuai dengan nomor rekam medisnya,kemudian berkas pasien akan dimasukan ke dalam berkas rekam medis pasien selanjutnya petugas loket memasukan berkas rekam medis pasien ke dalam rak penyimpanan.
Kondisi ini membuat sistem pengembalian berkas rekam medis pasien menjadi tidak prakatis dan efesien, karena berkas rekam medis pasien masih memungkinkan terselip ataupun tercecer.
Untuk mengatasi masalah yang dihadapi, Puskesmas Dasan Agung membutuhkan sebuah sistem informasi berkas rekam medis pasien yang dapat mengoptimalkan pengelolaan data pasien yang mencakup penginputan, penyimpanan, perubahan, penghapusan dan pelaporan sehingga pengembalian berkas rekam medis pasien yang semula manual menjadi terkomputerisasi yang berdampak pada proses lebih cepat dan efektif serta data dapat tersimpan dengan lebih aman, mudah dalam pencarian dan penyimpanan informasi berkas rekam medis pasien. Selain itu, dengan menggunakan sebuah sistem informasi proses pencarian data, pengarsipan dan pembuatan laporan akan lebih cepat, singkat, tepat dan akurat [3].
2. Metode
Metode yang digunakan untuk membangun sistem informasi pengelolaan berkas rekam medis pasien di Puskesmas Dasan Agung ini adalah model Waterfall dengan pendekatan Software
Development Life Cycle (SDLC) yang sering juga di sebut model sekuensial linier (sequential linear) atau alur hidup klasik (classic life cycle). Model Waterfall ini menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut dimulai dari analisis, desain, pengkodean, pengujian dan maintenance seperti pada gambar 1 berikut[4]:
Gambar 1. Model Waterfall
Dari gambar 1 di atas, dapat dijalaskan bahwa langkah yang dilakukan pada tahap:
a. Analisis
Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk mespesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat lunak seperti apa yang di butuhkan oleh user.
Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak pada tahap ini perlu untuk di dokumentasikan [5].
Tahap yang dilakukan pada tahap analisis ini yaitu mengumpulkan data-data seperti data profil puskesmas, data rekam medis dan melakukan penelusuran dengan mengamati sistem-sistem yang sedang berjalan di puskesmas Dasan Agung, menemukan masalah dalam sistem yang digunakan seperti sistem data rekam medis pasien yang masih menggunakan manual, kemudian memberikan jalan keluar yang dapat menyelesaikan masalah tersebut.
b. Desain
Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang fokus pada desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi antar muka dan prosedur pengkodean[6]. Tahap ini mentransiasi kebutuhan perangkat lunak dari tahap analisis kebutuhan kerepresentasi desain agar tahap di implementasikan menjadi program pada tahap selanjutnya. Desain perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini juga perlu didokumentasikan.
Spesifikasi kebutuhan dari tahap sebelumnya akan dipelajari dalam fase ini dan desain ini disiapkan. Desain sistem membantu dalam menentukan perangkat lunak, sistem persyaratan dan juga membantu dalam mendefinisikan arsitektur sistem secara keseluruhan. Untuk menjadikannya spesifikasi sistem yang rill yaitu dengan menggunakan model Unified Modeling Language (UML), Entity Relationship Diagram
(ERD), Flowchart, Normaslisasi dan Struktur Database.
c. Pengodean
Desain harus ditransisikan ke dalam program perangkat lunak. Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah di buat pada tahap desain.
Tahap coding (penkodean) pada sistem informasi berkas rekam medis pasien ini dilakukan menggunakan aplikasi Notepad++, bahasa pemrograman PHP dan database MYSQL, setelah dilakukaan perancangan atau desain.
d. Pengujian
Pengujian program dilakukan dengan cara menjalankan program yang telah dibuat, seluruh sistem diuji setiap kegagalan maupun kesalahan dan diperbaiki kembali, jika sudah tidak ada kesalahan (error) maka diberikan langsung kepada User untuk dicoba dan melihat apakah program yang dibuat layak atau tidak layak untuk digunakan
e. Maintenance
Sistem Informasi atau aplikasi yang dirasa sudah selesai dibangun dan sudah dilakukan uji coba atau pengujian, tidak menutup kemungkinan sistem informasi atau aplikasi tersebut nantinya akan mengalami perubahan ketika sudah diterima oleh user. Perubahan tersebut bisa karena adanya logika yang tidak sesuai dengan permintaan user atau karena adanya kesalahan yang muncul dan tidak terdeteksi saat pengujian atau sistem informasi (aplikasi) memerlukan adaptasi dengan platform baru. Tahap maintenance (pemeliharaan) ini dapat dilakukan dengan mengulangi semua proses pengembangan, mulai dari tahap analisis sampai pada tahap maintenance kembali.
3. Perancangan Sistem
a. Alur Kerja (Flowchart) System
Sistem pengelolaan berkas rekam medik pasien pada Puskesmas Dasan Agung ini dikembangkan guna memudahkan petugas dalam mengelola berkas rekam rekam medis pasien.
Rancanga dari sistem yang akan dibangun ini memiliki alur kerja seperti pada gambar 2 berikut ini:
Gambar 2 Rancangan Sistem
Dari gambar 2 di atas dapat dijelaskan bahwa:
1) Petugas Pendaftaran memulai tugasnya dengan menerima identitas pasien, kemudian menginput nomor kunjungan pasien ke dalam sistem.
2) Petugas pendaftaran akan mencari berkas RM pasien didalam rak RM, sementara Petugas RM akan membawa berkas RM pasien ke pendaftaran.
3) Petugas pendaftaran akan mengantar berkas RM pasien ke Petugas Poli.
4) Petugas Poli menerima berkas RM pasien, dan mencatat tindakan yang dilakukan oleh dokter kemudian diserahkan ke petugas RM.
5) Petugas RM akan menerima berkas rekam medis dan menempelkan berkas yang sudah dilakukan pada petugas poli.
6) Petugas RM, akan menginputkan pengembalin berkas RM pasien dimasukan ke dalam Sistem.
Kemudian dicetak rangkap dua, satu di serahkan ke Kepala Puskesmas, dan satunya lagi diseimpan sebagai arsip.
b. Unifield Modeling Language (UML)
Bentuk gambaran atau abstraksi dari sistem informasi pengelolaan data rekam medis pasien pada Puskesmas Dasan Agung ini adalah:
1) Use Case Diagram Admin
Gambar 3 Use Case Diagram
Berdasarkan gambar 3 di atas, dapat dijelaskan bahwa dalam melakukan pengelolaan data RM pasien di Puskesmas Dasan Agung dilakukan oleh Admin dengan 5 jenis kegiatan atau activity yaitu:
(a) Data Pasien
Gambar 4 Activity Data Pasien
Berdasarkan gambar 4 di atas, bahwa petugas dapat melakukan kegiatan diantaranya dapat melihat, menambah, mengubah dan menghapus data pasien.
(b) Data Kunjungan
Gambar 5 Activity Data Kunjungan
Berdasarkan gambar 5 di atas, bahwa petugas dapat melakukan kegiatan diantaranya dapat melihat data kunjungan pasien, menambah, mengubah ataupun menghapus data kunjungan pasien sesuai gambar 5 di atas.
(c) Data Petugas
Gambar 6 Activity Data Petugas
Dari gambar 6 di atas, bahwa petugas atau aktor dapat melakukan kegiatan diantaranya dapat melihat data petugas, menambah, mengubah ataupun menghapus data petugas.
(d) Belum Kembali
Gambar 7 Activity Data Belum Kembali
Berdasarkan gambar 7 di atas, bahwa petugas dapat melakukan kegiatan diantaranya dapat melihat data berkas yang belum dikembalikan atau, menambah, mengubah dan menghapus data berkas yang belum dikembalikan.
(e) Sudah Kembali
Gambar 8 Activity Data Sudah Kembali
Berdasarkan gambar 8 di atas, bahwa petugas dapat melakukan kegiatan diantaranya dapat melihat data berkas RM yang sudah dikembalikan atau, menambah, mengubah dan menghapus data berkas RM yang sudah dikembalikan.
c. Entity Relationship Diagram (ERD)
Sistem Informasi pengelolaan berkas RM pada Puskesmas Dasan Agung ini memiliki Struktur tabel dalam database dengan Entitiy Relationship Diagram (ERD) seperti pada gambar 9 berikut :
Gambar 9 Entity Relasionship Diagram
Berdasarkan gambar 9 di atas, bahwa Sistem Informasi Pengelolaan Data Rekam Medis Pasien pada Puskesmas Dasan Agung memiki sebuah databae yang didalamnya terdapat empat buah tabel yaitu tabel pasien, tabel petugas, tabel kunjungan dan tabel berkas. Dari empat tabel tersebut semua tabel berelasi ke tabel berkas seperti terlihat pada gambar 9 di atas.
4. Pembahasan
Berdasarkan rancangan sistem pada pembahasan sebelumnya, maka bentuk tampilan dan cara kerja dari sistem informasi pengelolaan data pasien RM pada Puskesmas Dasan Agung ini adalah sebagai berikut:
a) Halaman Login
Halaman yang pertama tampil pada saat sistem dibuka adalah halaman Login dengan tampilan seperti gambar 10 berikut:
Gambar 10 Halaman Login
Halaman login merupakan halaman yang pertama kali muncul ketika mengakses halaman beranda. Setelah mengisi username dan password, sistem akan memvalidasi dengan username dan password yang ada pada database. Jika username dan password benar maka akan dilanjutkan ke halaman beranda. Jika terjadi kesalahan baik username atau password salah maka akan memasukkan kembali username dan password dengan benar.
b) Halaman Beranda
Setelah admin atau petugas berhasil Login, maka halaman yang tampil adalah halaman beranda seperti gambar 11 berikut:
Gambar 11 Halaman Beranda
Halaman beranda adalah halaman yang pertama muncul setelah berhasil login ke dalam sistem. Halaman Beranda memiliki menu yang terdiri dari Data Master, Data Berkas dan Laporan.
Data Master terdiri dari Data Pasien, Data Kunjungan, Data Petugas. Data Berkas Terdari dari sub menu Data Berkas yang belum kembali dan sudah kembali, Data berkas berisi data pasien yang tercetak perhari.
c) Halaman Data Data Pasien
Dari menu Data Master, ada 3 sub menu salah satunya adalah menu Data Pasien dengan tampilan seperti pada gambar 12 berikut:
Gambar 12 Halaman Data Pasien
Pada halaman data pasien, user dapat melakukan aktivitas melakukan pencarian data pasien, penambahan data pasien, merubah data pasien dan menghapus data pasien dengan mengklik buton aksi yang disediakan dalam halaman Data Pasien tersebut.
d) Halaman Data Kunjungan
Bentuk tampilan dari form data kunjungan adalah seperti pada gambar 13 berikut:
Gambar 13 Halaman Data Kunjungan
Pada halaman data kunjungan akan ditampilkan data-data yang sudah tersimpan di database. Data kunjungan ditampilkan dalam bentuk tabel dimana dilengkapi dengan fasilitas pencarian data, tambah data, ubah data, hapus data, pilihan tampilan jumlah record dan lain sebagainya.
e) Halaman Data Petugas
Bentuk tampilan dari form data petugas adalah seperti pada gambar 14 berikut:
Gambar 14 Halaman Data Petugas
Form ini adalah Form untuk mendata petugas atau Form untuk menambah data pengguna sistem. Pada Form Petugas ini
dapat dilakukan aktivitas tambah data petugas, mengubah data petugas, hapus data petugas atau menampilkan data petugas. Pretugas disini adalah yang bertindak sebagai user atau admin dari sistem informasi pengelolaan berkas RM ini.
f) Halaman Data Berkas Rekam Medis Yang Belum Dikembalikan
Halaman ini berisi data rekam medis yang akan dikembalikan ke bagian pengenmbalian Rekam Medis untuk ditandai atau di centanglist, sehingga muncul secara otomatis dipengembalian seperti pada gambar 15 berikut:
Gambar 15 Halaman Data berkas Belum kembali
Untuk memudahkan petugas dalam melacak berkas-berkas data rekam medis pasien yang belum dikembalikan, maka petugas atau user dapat melihat data-data rekam medis tersebut melalui sistem dengan mengklik menu Data Berkas kemudian pilih sub menu Belum Kembali.
g) Halaman Data Berkas Pengembalian
Untuk melihat data berkas RM pasien, dapat dilihat pada Form pengembalian berkas seperti pada gambar 16 berikut:
Gambar 16 Halaman Data berkas sudah kembali
Form atau halaman ini berisi data-data terkait berkas rekam medis yang sudah dikembalikan, sehingga dengan adanya form ini, tentu akan memudahkan pihak puskesmas atau user untuk mengetahui kelengkapan berkas rekam medis pasien.
h) Halaman Cetak Laporan
Cetak ini untuk melakukan percetakan Laoran Harian pada berkas rekam medis
Gambar 17. Halaman Cetak Laporan
Dari gambar 17 di atas, jika ingin melihat laporan data pasien, data kunjungan dan lain- lain, dapat dilakukan melalui form Cetak Laporan kemudian menentukan kriteria pencarian data sesuai dengan yang ingin ditampilkan dalam laporan. Adapun bentuk halaman laporan data pasien atau rekam medis pasien seperti pada gambar 18 berikut:
Gambar 18. Halaman Hasil Laporan data rekam medis
Halaman ini digunakan untuk memudahkan pembacaan data rekam medis pasien, dengan aplikasi atau sistem.
5. Kesimpulan
Berdasarkan hasil urian sebelumnya bahwa pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Berkas Rekam Medis Pasien pada Puskesmas Dasan Agung ini dilakukan dengan menggunakan metode waterfall dengan pendekatan SDLC melalu tahap-tahapan yang dimulai dari tahap Analisis, Desain, Pengkodean, Pengujian dan Maintenance.
Untuk memudahkan pemahaman terkait cara kerja dari sistem informasi ini dilakukan dengan uraian atau menggambarkan tentang alur kerja sistem (flowchart), Unified Modeling Language (UML), berupa use case diagram dan activity diagram serta gambaran Entity Relationship Diagram (ERD)-nya.
Sistem Informasi yang dibangun ini dapat mempermudah petugas dalam proses . penginputan data, melakukan pencarian dan pengembalian berkas pasien yang dibutuhkan.
Dengan sistem informasi ini, tentu akan memudahkan pengelolaan data rekam medis
pasien di Puskesmas Dasan Agung menjadi lebih efektif, efisien dan optimal serta lebih aman tanpa harus takut kehilangan atau takut terjadi kerusakan akibat situasi alam.
6. Pustaka
[1] Y. S. Sali Setiatin, “Perancangan Sistem Informasi Penyimpanan Rekam Medis Rawat Inap Berbasis Elektronik,” Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, 2017.
[2] U. V. K. B. Arif Rakhman, “Sistem Informasi Rekam Medik Pasien Sebagai Implementasi Big Data Dengan NIK di Pelayanan Kesehatan Kota Tegal,” TRANSFORMTIKA, 2021.
[3] S. H. F. B. W. Bayu Nugroho, “Sistem Informasi Rekam Medis Di Puskesmas Masaran I Sragen,”
Jurnal TIKomSiN, 2015.
[4] R. A. M. S. Sukamto, Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek, Bandung: Informatika, 2013.
[5] S. Handayani, “Perancangan Sistem Informasi Penjualan Berbasis E-Commerce Studi Kasus Toko Kun Jakarta,” Jurnal ILKOM , 2018.
[6] D. S. A. P. Anggi Oktaviani, “Perancangan Aplikasi Penjualan Dengan Metode Waterfall Pada Koperasi Karyawan Rsud Pasar Rebo,”
Jurnal PETIR, 2018.
