dengan sebutan lain, yaitu sistem dan

gAB y:

LANDASA: TEORI

. '

.

Dalam bab in i, penu lis akan menguraikan boberaps

toori yang berhùbungap dengap permasalahan yang akan

dibahas pada skripsi ini

! P ada dasarnya teori-toori

. yang d ikemukakan ini akan d ipergunakan sebagai alat

analisis ùntuk pembahas dan menyelesaikan nasalah yang

.

'

g Eimbu l da lam perusxhaan

. Dari sin i penulis berusaha untu k memberikan saran-saran perbaikan terhadap sistem

akuntansi pen/ualan yahg selama ini di/alankan oleh

perusahaan ke qrah sistem akuntansi yang lebih bslk

l

dalam arti mengandung pengendallan intern yang memadai

_.

1. PEMGZRTAN SISTEH AKIJHTANSI

'

1 1 Pengertian gistem Dan Prosedur

Dalap mpmb prikan dlefinisi siwtem skuntansi

,

bebernpa p enu lis menyebuk sistem akuntansi

lb t dengan sebutan lain , yaitu sistem dan ters u

. '

prosedur . D i sin i akan dikemukskan beberapa pendapat tentang definisi dari sistem akunEansi

.

''A system is a netwovk of re lated proceuures develop ed aeootd ing to one

integrsted sehame fox #oxforwily . malor aetivity Qf the businesl. A prqcedure is s sequlnce ot clerical operationa, usually'

i volv ing n several people in one or more d ep sr tp en t p , e s t ab 1 i s hed_{. t o en su r e u n i f o rm} handling of arecurring transactipn of the

. .

' . .

,

1:

r'

' bu s in ess . '' (.

Cec i l G'i llesp ie , 197 1 , 2 1

Definisi lain dari sistem akuntansi ad >lah sebagai berikut :

''Sistem akuntansi adalah formu lir-formu li< . catatan-catatan , prosedur-prosedur . dan alat- alat yang digunakan un tuk mengolah data mengenai uaaha suatu kesatuan ekonomis dengsn

tu/uan untuk nenghasilkan umpan balik dàlam

bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh

msna/emen untuk mengauasi usahanya, dan bagi

p ihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham , kreditur dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operas i'' ( 'Zaki

Baridwan , Ed isi 5, 1991, 4 ) , Dari definisi-definisi di atas dapat

d isimpu lkan bahua siytex akuntansi terd iri dari berbagai elemen akuntansi , yaitu formulir- formulir , buku-buku catatan . ptoaedur-prosedut

dan alat-alat yank saling berkaitan satu sama

lain untuk menghasilkan informasi-informasi akuntansi yang berupa laporan-laporn akuntansi.

Laporan-laporan ini berduna bagi mana/emen

i tern untuk mengendalikan perusahaan ke arah

n

encspaisn tu/uan perusahaan secara ef isien dan .

p

f ktif serta berguna bagi pihak-pthak iain

e e y

.

'

yang berkepentingan seperti investor, pemegang saham , kreditur , .

dan lain-lsin untuk menilsi

jalannya uan kema/gan perusshaan .

* t

:

. <

' . J .

14 1 2 Tu n'u an P env u su nan S istem A kun tan si '

àdapun tuluan penyusunan sistem akuntansi,

antarh lain :

a . Hemperbaiki informasi yang d ihasilkan dqri

. '

sistem , baik kualitas . susunan maupun

. 5

b . H emperbaiki pengendalian akuntansi dan

i tern yaitu untuk meningiatkln pengawasan n ,

keobyektifan data akuntansi dan untuk memperbaiki catatan-qatatan yang berguna uptuk mengawasi aktiva perusahaan .

c . Untu k menekan biaya dalan melakukan P en cat atan .

Sedangkan beberapa faktor penting yang petlu dipertimbangkan dalam penyusunan sistem skuntansi unt'uk suatu perusahaan adalah sebagai berikut :

a . S istem akùntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip cepat yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyed iakan informasi yang diperlukan tepat pada Haktunya . dapat

@ .

meienuhi kebutuhan . dan dengan kualitas yang

s esu l i'. .

L

b . Sistem akbntansi yang disuyun itu harus

* . . .

memenvhi prinyip apan yang b_,erarti bahva ' sistem lkvntansi harus dapat membantu men,jaga

15 keamanan harta m ilik perusahaan . Dntuk itu maka siwtem akuntansi hazus disusun dengan

. mempertimbangkan prinsip-prin:ip pengauasan

intern . .

Sistem akuntansi yang disusun itu harus C_.

memepuhi prinsip mutah yang berarti . bahga biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus dapat d itekan sehingga relatif tidak mahal, dengan kata lain ;

. d ipertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan suatu infornasi .

Ketiga faktor d i atas harus dipertimbangkan bersama-aama pada waktu menyusun sistem

akuntansi perusahaan sehingga tldak sampai t erJ ad i ad anya sal ah satu f aktor yang

d itinggalkan . :

1 . 3 P ong e r t 1 an D o kumen D an F o rmu 11 r - F o rmu l 1 r

' . Akuntansi

Di dalam setiap penyusunan sistem akuntansi

!

harus 1ah d iten canakan d okumen d@n f ormu l ir akuntançi apa Slja yang diperlukan , sebab

. r. ^'

dokumqn d@n formulir-formulir ini mem zpakan aïat

.

' .

po kok d i d a lam p enyu su n an s istem akun t an s i . Dokumén dan formu lir-formu lir ini berupa b lanko-

k dipergunakan untuk me lakukan

b lanko yan

.

' 16

pencatatan dari suatu transaksi dan merupakan bu kt i te rtu lis d ar i p er in tah -p er in t ah a tau pun transaksi-transaksi yang ada dalam perusahaan .

Dokumen dan formulir-formulir akuntansi in i mempunyai peranan penting dalam penyusunan

.l .

sisteà akuntansi seperti d ikemukakan oleh C ecil G illespie, yaitu :

a . Untu k m enen tu kan has il keg iatan p erusa haan , yang meliputi pekeéjaan membuat d istribusi dan membuat laporan-laporan untuk pimp inan

e ru sa haan . P

b . Un tu k m en ca tat mu tas i d an p erub a han p ad a aktiva dan hutang perusahaan .

c . Sebagai alat untuk memberi perintah men'ger/akan su atu peker/aan , misalnya perintah untuk memproduksi barang , pecintah p eng ir im an baran g d an seb aga in y a .

d . Untuk memudahkan menyusun rencana-rencan kegiatan perupahaan , pen ilaian has il-hasilnya d an peny esu a ian ren cana- renc an a .

Dalam merencanakan formulir yang dibutuhkan oleh pprupahpan , perlu dipertimban/kan bebebapa

' '

ha1 sebagai berikut :

. ' . .

a . Fotpvlir yang d irenoanakan harua betisi seàua

'

informyys, yang éibutuhkan .

b . Formplirvformu lir yang dibuat dengan mpmakai

. ' .*

) . .

' x g.

.

. ' k.

. ^. y y

tembusan , sebaiknya warnanya d ibeda-bedakan dan pad a masing-ma:ing tembusap dicetak nam

* .

balian van/ akan diberi tembusan .

$ . . .

,

* '

c . Sedapat mengkin semûa formu lir diberi nomor urut yang dicetak , yang berguna sebagai ,alat p en gaw asan .

d. Perlu ditentukan tumlah pen#gunaan forùulir

dalam aatu pe/iode agar penyediaannya dapat direncanakan dan tidak sampai kehab isan .

Faktorvfaktor yang perlu d ipertimbangkan dalam merancang formulir yang baik adalah : .

a . t1 am a -..r . .

Setiap formu lir harus diberi nama yang

men/elaskan tuluan formulir atau menun/ukkàn

jen is informaai yang ada dalam formulir itu . b . H am a p eru saha an

Formu lir yang akan dikirimkan kepada pihak d i

luar perusahaan harus menunjukkan nama

perusahaan . .

c . Homor identifikas i

Xomot id entifikasi in i berguna untuk m em ud ahkan uau lan pen ce takan , p etub a han

maupun p erb aikan .

I truk@i ' '

d_{. n s}

Beberapa maoam formulir mungki:n mqmerlukan

' . .

k ngisiannya dan bila instvuksi untu pp

'.f . 1 g . membutuhkan banyak instruksi , maka halaman

balik dari formu lir dapat d igunakan khusus ' untuk instruksi yang perlu .

e. Ukùran spasi

Formu lir yang akan d iisi dehgan mesin tik d lam ukuran spasi yang hlrus dirancang a

i baik mendatar maupun minurun . sesua

f Judul

Sekisp bagian formulir perlu dibagi men/adi

bagian-bag ian yang lebih kecil dan setiap

. . ^'

bagian ini harus diberi Judu 1 agar dapat

. segera d iketahui informasi yang harus d iisikap .

g. Rancang kotak ( box design )

. . '

. . _.

Fornu lir dapat dirancang dalam bentuk kotak- kotak untuk memanfaatkan kombinasi baris dan ko 1om d.

an untuk set iap kotak ( box ) d iber i

h . Kelompok dan urutan

Aga/ formulir dapat diisi dengan muéah maka

informasi yang berhubungan perlu di/vdikan

satu dan agar nampak lebih Jelas, garis

pem içah dengap kelompok informssi latnnya

dppat ditebalkan stau dibuai garis rangkap.

' ' i Kkuran ' .

. j n k

' ' Ukuran f ormu 1ir yang d irancang

_'

se ai nya

r .

. (. . . .

. ^.

' . '

. lg

.

. '

. , '

.

' .

''

disesu aikan xdengan ukuran kertas yaég ada di pasar sehingga mudah diisi dengan mesin

tulis, dan Juga Memudahkan penyimpanan dalAm

filing kabinet .

J. Kualitas dan Jenis kertas

Apab ila formu lir yang digunakin akan d isimp an '

d lam' a waktu yang lama , per lu menggunakan

kertas y yng baik kualitasnya . Dan bila fornu lir d ibuat dengan banyak tembusan

sebaiknya menggunakap kertas tipis dan Juga

setiap tqmbusan dapat menggunakan warna yang

k N om or u ru t terce tak

Agar penggunaan formulir dépat diawasi, berbagai macam formulir dapat d iberi n omor u rut te rc eta k , s ehingg a m emuda hkan peng ec ekan.

atas formu lir yang tidak digunakan seperti k rena sa lah peng is ian .@

1 . F ormu l ir E lectron ic Data P rocess ing ( EDP ) Formu lir yang diisi dengan printer dari komputer perlu ditancang khusus untuk menyesua ikannya dengan karateristik printer yang diguntkan .

Dengan d irancangnya formulir yang d ibutuhkan '

. . * .

d apat menunl ang p engertd al ian int ern kang

j N .

. * ^-

. .^'

2g dillksanakan oleh p#rusahaan .

%

'

2 SISTEH AKPNTAHSI PENJUALAH

.

' .

Penlualan memegang peranan penting dalam suatu

perusahaan dagang..

kàrena penjualan merupakan sumbeb

dàpatan utama bag i perusahaan dalam mem iaga

Pen .

kelangsungan hidup 'perusahaan dan dalam pepcapaiàn

) '

tuluan perusahaan . Dalam bag ian ip i akan diuraikap . beberapa bagian dalam perusahaan yang terlibat dalan

prosedur pesanan dan proaedur pembuatan fsktur .

. e

2 1 Bagisn-Ragian Dalam Perusahsan Yan, Ter libat D a lam P roq ed u r Pena'u a lan

Prosedur penjualan melibatkah beberapa bagian dalam perusahaan dengan .maksud agar pemjualan yang ter/adi dapat diawasi dengan baik. Bagian- bagian yang terkait dalam prosedur pen/ualan adalah bagiqn pesanan penjualan, bagian kredit,

bag iah gudang , bagian peng irinan dan bagian billing .

Fungsi dari tiap-tiap bagian tersebut akan

d il elaskan pqbagli ber ikpt :

' 2 . 1 . t 2, ag i an P e s an an P en. j u s. 1an ( S a le g 0 . rd 2 q r

D ep ar tx

ment ). D,@1am perpwlhaan keçil? fgngsl

' t . .

' . :

. . t

. ' ; ,.

. ^' .

. . t

21

pesanan penjualan dapat dipegang oleh seorang karyawan dalam bagian penjualan. Tetapi dalam perusahaan beslr bagian pesanàù penlualan

xerupakan suatu bagian yang berd ibi sendiri di

bawah bagian penjualan. Bagian pesanan penlualan

mempunyai fungsi sebagai berikut ;

Hengawasi semua pesanan yang d lterima .

& .

b . Hemeriksa surat pesanan yang diterima dari langganan atau 'salesman dan melengkap i ih formasi yang kurang berhubungan dengan spesifikasi produk dan tanggal peng iriman .

c. Hemipta persetujuan penjualan kredit dàri . bagian kredit.

d . Henentukan tanggal pengiriman . Apabila gudang

. lebih dari satu menentukan dari gudang nana akan dilakukan pend iriman .

e. Hembuat surat perintah pengirinan ( shippihg

ord.

erg ) qlln back Qrdery beserta tenbpsan-

tèmbusannya .

#. . ' .

f . Hembu at catatan mengenai pesanan-pesanan yang

ziterima dan mengikuti pengirimannya sehinggs

dsapat d iketahvi pesanan-pesanan mana yang belum d ipenuhi.

g . Hengadakan hubungan dengan pembeli mengehai barang-barang yang dikembalikan oleh pembeli, m em bu at oa tatan d an m eng e lu srkan b ukt i

. .' ''' .

. ' .

' . . ^{' '}

22

. '

. ' _.

( '

memorial ( Jurnal vouèher ) untuk b>g an

p iutang . .

' h. Hengawasi peng iriman barang-barang untuk contoh ( sampel ).

. k

'

. .1

2.1.2 Bagian Kredit. Dalam prosedur pen/ualan,

f _. .

:

. . '

setiap pengiriman barang untuk memenuhi pesanân

N _.

pembeli yang syaratnya kred it, harus mendapatkan

persetu/uan dari bagian kredit. Agar dapat

memberikan persetujuan , bagian kredit menggunakan catatan yang d ibuat oleh bagian piutang untùk tiap-tiap lahgganan mengenai

se/arah kreditnya, Jumlah maksimun dan ketepatan

waktu pembayarannya . Persetujuan dari bagian kredit biasanya d itun/ukkan dllam formulir surat, perintah peng iriman yang d iterima dari bag ian

pesanan pen/ualhn. y '

B ila surat perintah pengiriman dari bag ian

pesanan pemlualan langsung didistribusikan pada

masing-masing bagian y ang bersangkutan dan

bayian kredit menerima satu lembar kemudian menandatangani untuk persetu/uan atau

menolaknya . Apabila pesansn tidsk d tsetu/ui oleh

begian kredit makl bagian pesanlri p4n/ualan '

iriman agar barang-

memberitahu bagian peng

b a r a n g n y a. t i d_,a k J a d) i d i 1: i r i,m . F r p s e d u r i n i '

.

' ' . . .

. ? . 2 :3 . .

.

.

'

b iaéanya ùntuk menyingkat waktu dan untuk

* langganan- langganan lama .

t) . .

2.1 .3 Bag ian Gudang . Bag ian gudang bertugas

tuk menyiapkan barang sepe/ti yang tercantum un

dalam wurat perintah peng iriman . Barang-barang .

' N.

' .

in i d iserahkan ke bag ian pengiriman untuk dibungkus dan dikirimkan ke pembeli.

.

'

2 .1.4 2.sginn Pengirimsn . Bagian in i bertugas

*1 . .

untuk meng irim barang-barang pada pembeli.

Pengiriman ini hanya b oleh dilakukan ap ab ila àda surat perintah peng iriman yang sah. Selain itu

bagian ini Juga bertugas mengir, imkan kelbali

barang-barang kepada pen/ ùal yang keadaannya.

tidak sesuai dengan yang dipesan . Pengembalian

barang ini dilakukan apabiia ada debit memo

untuk retur pembelian .

2.1.5 Bagian Billing ( Pembuatan Faktur Atau Penagihan ). Tugas bagian ini adalah :

a. Hembuat ( menerbitkan ) faktur pen/ualan dan

, '

Eembusan-tembusannya ( kausng-kadsng ktdhk

. 1

xembust kaktur tetapi mqlengkapi data hargs

.,.

' * .

d@n perkalian d,alam f aktuz ) . ,

b . Henghitvng biaya kirim pen/galan dan Pl/al t

.

' r

.y ' '

24 Pertambahan Milai.

c . Hemeriksa keben aran penu lisan dan perhitungan-perhitungan dalan faktur .

Faktur biasanya dibuat dengan beberapa tembvsan yang masing-masing mempunyai fungsi seblgai bé< ikut :

a . Tembusan untuk langganan .

Yaitu lembar pertama d&n satu atau dua tembusan , tergantung pada permin taan pembeli.

b . Tembusan p iutang

.

Yaitu tembusan yang dipakai sebagai dasar (

' .

.^{' '}

..

media ) untuk mendeb it reken ing buku petbantu

P

o . Tembusan d istribusi

Y aitu tembusan yang d igunakan untgk

mengkredit rekening penjualan yang dirinci

àesuai dengan klasifikasinya , menghitung

h arga po kok pen/uaïan dan menghitung komisi

salêsman .

d Tembusan pemberitahuan ( advice copy ) l .

Yaitu tembusan yang d iberikan pxda salesman sebag>i pemberitahuan bahwa faktur sudah dikirim sehinggx salesman dapat menghitun:

beeapa komisi yang akan diterimanya k

. x ^.

'

. . ' :

, é g

. #'

.

2 . 2 S 1 s t e m à k. u nt an s 1 P en J u a 1 an D an P en ag 1 h an D 11 aa

K a 1 t a n n v a D e n g an P e n g e n d a l 1 an I n t e 1*n

Di dalam sistem akuntansi penjualan, ada

beberapa kombinasi yang dapat digunakan untuk menyusun prosedur pesanan dan pembuatan faktut .

Kombipas_,ivkomb inasi tersebut adalah sebagai berikut :

2.2.1 Prosedur Pesanan Dan Pembuatan Faktur Yand

Terpisah . Dalam prosedur ini pembuatan surat perintah peng triman dan tembusannya dip isahkan

' ^.

. ,

àari pembuatan faktur dan tembusannya. Hula-mula dibuat surat perintah pengiriman barang dengqn

.

tembusan iepada bagian gudang dan bagian

. ' pengitiman . Baru setelah barang d ikirimkan

kepada pembeli maka takturnya ( invoicenys )

d ibust . Berikut ini adalah langkah-langkah yang

dilakukan , da lat prosedur pesanàn dan pembuatan

faktur yang terpipah ; ;

a. Bagian pewanan pqnjualan menerima peaanan

dari pembeli . Atas dasar pesanap in i d ibuat sutat perintah peng iriman rangkap 5 ( lima ).

Hasing-masing tembusàn mempunyai fungsi

,

.

. '

qpbagai berikut : ,

lembsr 1 = Stook request copy dan shipp ing OQPY

/ . h

4, ^.

' .

' l .

' .

.

26

:

. lembar 2 = Pemberitahuan pesanan yang

dikirim kan ke pembeli lenbar 3 = Packing slip

lembar 4 = Bill of lad ing lembar 5 = Arsip

Bagian pesanan menuliskan d ata berikut ini dalam surat perintah peng iriman :

1. Hama dan alamat pemesan ( pembeli )

.

G

2 . Tanggal peng iriman yang diharapkan

3 Hama barang dan kuant itashya '

4 . Alat pengangkutan ( truk, kereta api dan

lain- la in ) .

b . Lembar ke-5 d iàerahkan ke b agian kredit untuk

meminta peraetuluan kredit . Bila persetu/uan kredit ini disetujui, bagian kredit menuliskan persetuluannya dalam lenbar ke-5

tersebut dan kemudian menyerahkannya kembali ke bagiap pesanan .

c. Sesudah mendapat persetujuan dati bagian

kred it, lembar ke-2 d ikirim ke pembeli,

l

.

lembar ke-l diserahkan ke bag ian gudang dan lembar ke-3 d. an ke-4 d iserahkan ke bag ian

C$ i U imEp . ' .

P n g

. d . Vagian gudang menyevahkàn blrsng sesuai dengan surlt perintah pengiriman , menuliskan

' Jumlahnya dalam lembar ke-l surat petintsh

.

. '

.

. .

.

'

. -

( _.

. 1 '

.

#

27 pengiriman , m encwtat surat

. perintah

pengiriman ke dalam kartu gudang ( dan kartu

barang ). Barang dan lembat 1 te

rsebu t diserahkan ke bag ian p eng iriman

.

e . Bagian pengirimin nengeeek bar

ang dari

gudang, xenuliskan Jumlahnya dan tangg

_al

pengiriman dalam packinè slip ( lenbar ke

-

3 ) bill of lading ( lembat- ke-4 ) dan ship

p in g copy . Packin/ slip dimasukkan d alxm b

ar an g yang d ibungkus. B ill of lad ing diperbanyak

(

menjad i 3 lembar . Sesudah ditandatangan i oleh yang mengangkut , lembar ke-4 aurat

,perintah peng iriman d iarsipkan di bagian

peng iriman . Lembar ke-l surat perihtah d ik

embalikan ke bagian pesanan_.

.

f Bagisn p esanan melengkapi d

ata dalam lembar

te-l dan ke-5 surat peri

ntah peng iriman z kemudian menyerahkan lembar k

e-l ke bagian l.

pembust faktur ( billing )

_. Kaliu ada peaanan ysng. belum dipenuhi_, bagian ppsanan menulis baek order_.

?

g . Bsgian bllling melengkapi d

ata harga dén ' perkalian dalsm lembsr ke-l surat

p et in ta h

f

.

peng irimsn ! y ang kemudian d igunakln

sebagai

. d as ar u n t.u k membu a t f ak tu r r ln gkap 4 _.

. h . Faktur d idistribusikan seb agai betikut :

1. . ' q

'

. t '

. I

28 Lembar l = un tuk pembe l i ' L embar 2 z un tuk bag i an p iut ang

. ^{. .} . . h u

L e mb a r 3 = u n t u k d i s t r i bu s : k p en J 1 ) a l an d an harga pokok penjualan

Lepbar 4 = arsip bagian billing

Setiap hari bagian b illing menjum lahkan seluruh faktur yang dibuat pada hari itu

dalam iuatu pre-list tape/ batch total,

kemud ian menyerahkknnya ke bagian buku besar . i. Bag iap buku besar mencatat pre-list tàp e ke

@

bukv jurnal pen/ualan , kemud ian setiap

.

periode, Jurnal penlualan diposting ke buku

. besar ( debit rekening p iutang kontrol danT

kreditnya rekening penlualan ).

J . Bagian piutang mencatat lembar ke-2 faktur di ù 1ah debit rekening piutang dalam buku Se e

pembantu . Sebagai alat kontrol, bag ian p iutang setiap hari Juga membuat pre-list tape/ batch tètal dari faktur yang

' J

'

.

diterimanya hari itu , yang kemud ian d iserahkan ke bag ian buku besar uhtuk

d ièocokkan dengan pre-list tape yang d itqrima .

. . '''

' dari bag ian billing .

k . Setiap akhir bulan bag ian piutang membuat dan

mengirtmkan surat pprnyataan piutang untuk

, x '

set, iap langganan .

.

' k

. . ' /

zg

o

' .

Dibandingkan dengan metode pre b illing , mlks

metode ini memerlukan lebih bany>k pekerjaan .

X alaupun demikian , kadang-kadang dipergunakan

. . . .@ ' .

prosedur in i b ila keadaannya sebagai berikut :

a . Sering terj adi adanya back order ,, yaitu dalam

ha1 pesqnan-pesanan tidak dapat dipenuhi seluruhnya , sehingga memerlukan pengiriman leb ih lanlut .

! _. .

b. Perusahaan menlual barang-barang yang memùunyai spesifikasi yang rumit, di mana sppsifikasi ini perlu ditunlukkan dalam surat

' p erintah pengiriman dengan lengkap , tetapi

.

f .

j.

'

tidak diinginkan xenun/ukkannya dalam fqktur .

f:

Untuk lebih jilasnya , pkosedur ini dap at d ilihat pada Gambar 1 halaman 3@ .

2 .2 .2 Prosedur Pre-Billing . Dalaw metode ini , faktur dibuat sekaligus bersamaan dengàn surat perintah pengiriman . Dan biasanya surat perintah peng iriman d ibuat dengan beberapa tembu'san y

dengan lpmbar pertama ( asli ) merupakan fàktur.

Dalam metode pre-billing lni, ada ùua carl yang

daplt dilakgkan yaitu eomplete pre-billing dan

inoompleté pre-b illîng . a . C pmp lvtp PreoBilling

Dwlam ha1 ini faktur dan surat perintah

. zz

'

t a ' l amb s. r 1 : A r u s P r o s e d u r P e n J u a 1an B 1 la Su v a t

Perintah Pengiriman Dan Faktur Dibuat qecara Terpisah

w -o ^..

.

. .m mo . ..

tWo g ' % Wl>- GW% % W l . rojiri. uey gjj pyay guujssm 1 *

. @>- NR œ

'

JFe '

. .

j

j . , g . . .

j .' .

' x M ::p 1 . ' . .

; . '

. j '

l : .$e 1 a

.

.

. (

W' t

Oe * .

. 1e'

. , . . . . . .. . - ,

'fke fq

.

k$ .

.

lvkq

.

hrmk .

. . l $ . .

y4wzhl*ak'r.tq ' l x

. ep qlup (jork o .

,

. zjssj,oo syat xyysj

/'* ,

eq v .

(

'

'-

2.u m b e r : z,'- s k 1 B a 1- i d v? a n (₃ 2 d 1 s i Ll_{= >} 1 q _< 9 1 _> 1 1 bq

. 1 _. zl

p enx iriman baranx masing-masing dèngan tembusannya dibp at secara bersamaan_{. Surat} perintah pengiriman barang segera d ikirim_, sedangkan faktur baru d ikirimkan ke pelanggan

.

. '

apabila barang sudah d ikirim_.

Langkah-langkah yang dilakukan d>lam metode

. '

ini'adalah sebagai berikut :

. _-

Bagian pesanan pen/ualan menerima pesanan

dari pembeli

-

Bagian pesanan penjualan membuat faktur dan

*

surat perintah pendiriman yang merupakan

'

tembusan faktur. Formu lir in i dibuat

. . '

'

rangkap 7, dan fungsi setiap tembusan adalah ;

Lembar 1 z faktur

Lembar 2 = untuk persetuluan kredit

Lembar 3 = tembusan p iutang

Lembar 4 = tembusan petsediaan Lembar 5 = packing slip .

Lexbar 6 z tembusan permintaan ba/ang ke

gudang ( stock request copy )

. '

jyqmblr 7 c pemberitahuan pada peibeli

. ^'

-

Vetbar 2 digunxkan uhkuk Meminta

persvtu/uan kredit. Bila kreuitnya

disetu/ui, ïqmbar 2 ini diarsipkan ualam

bagiv. n pesanan penlualan urut nomçr.

a; u

- Lembar 1 d iserahkan ke bag ian billing

- 'Lembar : diserahkan ke bagian p iùtang dan 'lembar 4 ke kartu persediaan .

- Lombar s dsn 8 d iserahkan ke bagian gudang .

- Lembar 1 d ikirim ke pembeli .

- Bsglan gudang menyiapkan barang . mencatat surat perintah pengiriman ke dalam kartu

. gudsng dsn kartu barang .

- Bagisn gudang menyerahkan barang dengan surat perintah pengiriman lembar 5 dan lembnr 8 ke bsgian peng ir iman .

' '

- Bsg ian pengiriman menprima barang dan surat perintah pengiriman lembar 5 dan 8 dari bag ian gu dang .

- zarang d ibung kus . Lembar 5 dàn 6 surat per lntah pong ir iman d i is l Eartggal

' p e n g l r i m a n . L e m b a r 5 s u r s.t p e r i n t a h . ' pengiriman . d imasukkan dplam bungkusan

b_,a r a n g .

- 2,sr ang d an lembar kta 5 st1 1, at p e r in t ah pengirilan dikirimkan ke pembeli.

- L o m b s r (5 s u r a k p e r i n t a h p e n g i r i m a n d i -

,. '

photooopy un t;u k surs,t pengangkutsn sebanyak 3 lembar . 2 lembar copy untuk pengangkutan , 1 lombsr oopy d iatsipkan ke bagian

' peng ir im an . .

. '

s ^'

. ^{. .}

' ' % .

3:

- Lembar 6 surat petintah p engiriman

y

'

diserahkan kexbali ke bagian pesanan ' 1an

pengua .

- Bagian pesanan peng'ùalan mencatat tanggal r p en g i r iman d s.l'am l emb a r 2 su r a t p e r i n t ah

peng ir iman ., dsn menyer ahkan lembsr 6 su 1- at perintah pengiriman ke bagian b illing .

- Bagisn billing meng irimkan . fakkur ke p omb e 1 i d p.n men y imp an l emb ar 6 su 1*at porintah pèngirimana urut nomor .

. - 2,ag l an p iu t an g m en e 1* i ma lemb ar 3 su r at perlntah pengirimana dari bagian pesanan

penuiualan .

. . '

- 2,sgisn p iùtang mencatat leibar : surat perintah pengiriman dalam kartu p iutang dan monyershkan 3 lembar surat perintah

' . :

pengii-impn ke bagian buku bepar .

- Setisp Rkhir bu lan bas ian p iutang meny fapkan aurat pernyatssn p iutang dxn

mengirimkannya ke langganan .

- Bsg ian kartu persedlaan menerima lembar 4

1 ?. P P' d ar t b ag i an p e s an xn p en J u a l an .

- Bsg ian kartu paraed iaan mendbitung bsrga

' '

'

p c,

-

k u n k ' p o n J u a 1sn d s r i. :

.

? ' . P P l e m b a z- 4 d an

'

. m en cst,.atnys ds lam kartu pers.d iasn . .

- Lembat 4 sprat peng iriman peng iriman

. . '

. 34

d ise rah kan ke bag ian bu ku b es ar .

- Bagian buku besar mencatat surat per intah

pengiriman lembar 3 dalam Jurnal penjualan,

, . ''

dan surat perintah peng itiman lembar 4

dalam Jurnal habga pokok pen/ualan.

-

Setiap periode, kedua jurnal itu dijumlahkan dan diposting ke buku besar.

Apabila pewanan tidpk dapat dipenuhi seluruhnya, maka bngian billing harus membuat faktur baru yang berisi barang-barang yang , sudah dikirim . Prosedur ini sebaiknya digunakan apabila terdapat keadaan sebagai berikut :

- Semu a kete rang an y an g b er hub ung an d eng an pesanan itu sùdah harus d iketahui pada uaktu membuat surat periptah pengiriman , seperti harga., cara peng iriman , berat barang dan lain- lain .

- Persed iaan barang memungkinkan untuk m emenu h i p esan an -p esan an seh in gg a t id a k

t. e r J a d i b a c k o r d e 1 - . ' .

. . ^'

C o n E O h p r o s e d u 1 - p en J u a 1 an d e n g an m e t o d e p r e -

b i lling sep ert 5. t 4.r lihst p ad x gamb azb n omor 2

' h/iRmYn 95 '

b . I n c o mp l e t e P 1- e c.2.i 1 l i n n

E'rosedur in i hqmpir mirip dengan prosedur

. I

' : 6

complete pre-billing, hanya smja masih ada

. . . '

.

beberapa keterangan yang belum d iisikan ke

lam faktur karena belum diketahui pada . da

uaktu perlntah pengiriman d ibuat , m isalnya ; tentang harga, betat barang , cara p engiriman . S'. e s ud a h b a r an gn y a d i k i r im ., f a kt u r t ad i d ilengkap i oleh bagian billing dan dikirimkan ziasanya data yang nampak pada ke langgsnan . ,

faktur ketika dibuat àdalah nama pembeli, s.lamsk 1 n sma produ k _,, hnrga satuan dan la l.n - lain yang dapàt diketahu i sebelumnya . S ed ang kan da ta. u ntu k m e leng kap i faktu r

misalnya berat produk dan Jumlah harga baru

dapat diketahui setelah barang dikirim . Bérat

. ^. '

barsng yang d ikirim ditu liskan dalam tambusan

. '

. . '

.

pengiriman oleh bagian peng iriman dan dsta ini digunakàn oleh bxgian billing un tuk melengkap i faktur .

2 2' :3 U n i t. 11''h i 'p p i n g (D r d e'r P r o c e d u t*e s . t_. F'r o s e d u r

* _.

p e r i n t,a h p e n g i r i m a n s a E u a n . f 'r o s e d u 1- . i n i s e sunggu hny a meruè akan su atu mod i f ikas i d àr i p kosedu r pespn tn d ll,n pembu sttlln Vlk#iur y/,tlg

, t :ah

terp isah_, hsnyp sala di sin i suplt pet n

. . . . .

. .

. . ' '

, .

iriman barang d ibuatkan untuk tilp-tiap pong

d ini dapat ien is barang yang diltirimkan . Prose ur

'_.

:7

. .

. f

.

di/alankan dengan membuat perintah pengiriman

satuan pracetak ( preprinted unit shipping

d ) Dalam hal Jumlahzlenis .barang tidak Dr er .

j . ^. ';

banyak maka bisa digunakan tiket satuan prqcetak

t tickets ) sebagian ( partially preprinted uni

ysng didslamhys telsh d icantumkan nsma barang..

ukuran . hsrgs . Aps.b i la ada pepanan maka t iket

tersebuE diamùil dan diberi nomor pesanan serta jumlsh éarsng. Cara ini dipergunakan apabila :

* .

- Tanggsl peng iriman departemen yéng berhubungan

dengan Jenis barang yang akan diltirimkan harus

mondapat satu porintsh pongiriman socara terp isah .

-

Tanggal pengiriman tiap Jenis barang berbeda.

-

Terdspat banyak pesansn/penyerahan suaulan

(vback order ). .

-

Perlu diadakan analisa pesanan menurut Jenis-

' ? jenis barangnya. .

. D ar i b eb e r sp a komb in as i y an g ad a , d ap at d ixdskan pem i lihan , kombinasi mana yang akan digunakan . Hbngena l kombinasi-komb inasi mana yang aksn diterapkan psdà cuatu perusahaan p pœrlu dipertimbxngksn fxktor-ftktor pendukung

yxng seaua.i dorlgxn sit,usr t dan kond ia t P eru la R an .

. ' _.

.'' ..^'

.' . '

. .

. . f

3 . S I S,T E H D AH P RO S E D IJ R P E 11 E 1k I 14 AAN KA S

. . ''

S'esudah faktur dibunt , msks saatnya kita membahas nengensi sistem dan prosedur penekimaan kas_.

t) 1 2,M.'1# 1 n.rl -' 2,s.e i 'a n Y s.n g 'r e 1* 1 1 b a.t . ^.

P r osedu r p en e r iinsan u sng me libst kan b eber apa bag ian dalam pevusahaaia agar transaks i ponorimsan usng tidsk Eerpuslt pxda satu bagian s s.i. a . 11 a l i n i p e r lu ag a r d ap a t m e m en u h i p r i n s i p -

,

. . '

prinsip internal control_. Bagian-bxg ian yang torlibst dalam prosêdur pen erimaan uang adalah bagian surai Masuk . kasir z p iutang dan bag ian

e m e zn l k s s. i n t;e r n .

P

:'# 2 P r o s o d u r P e n e r i m s a n It a s _. ^{' '}

. .

y.. j ._.

3.2 .1 Fungsl Fonorimaan Kas_. édapun fungs i

' pen er imasn kss sds l sh sebagai ber l ku E ;

, . '

s . Pen/urusaù dan pengendalian fisik

, ysng

.

*

terdiri ; ,

, . *

- .

P en e 1- imaan

- P

*n y t

im ansn

:

d lxn pê lngend slia_,

n in te rtî (

, . ^'

sntsra diterims d&n d isetorkan uang ke

s. '

' '

. b an k ) - ' . . .

- P enye toran kep ada b@n k ( depos it ing ) .

. ' '

' '

j ' '.

.

. 1

. l

gg b . Pengurusan dan ppngendalian pembu kuan ,

terd iri dari ;

- Pembuatan data pendukung

- Pencatatan detail transaksi untuk

' menunjukkan bilamana uang diterim>, dari

siapa diterima, Jum llh yang diterima , untuk

.

' ap a d i t e ï* ima . '

- Pembuku an kepada akuntans i pengendal i dan akurltartsi bùku tambahan .

' 3 .2 .2 Prinsip-prinsip Penerimaan Kas . Dalam menyusun prosedur penerimaan kas , ahli sistem harus memperhatikan prinsip-prinaip utama sebagai ber ikut :

H ta kan tanggung jauab pengelolaan dan a. ene p

pengawaaan fisik .

b . Sekua surat masuk harus dibuka dengan pengawasan yang cukup .

. # ; ' '

c Rarus segera dibuat catatan oleh yang membuka surat tentang cek atau uang yang diterima , dari siapa , jumlahnya dan untuk tua/uan apa .

J

d. Sèmua pèn/ualan tunai harus dibuatkan nota làn sng suàah diberi nomor urut atau pen/ua y'

. d ic atat dalam Mes in rzs.sh tegizter .

e . D aftar p en er im aan u an g hlrus d ico cokkart

dengan Jurnal penerimhan uang .

f. Tembusan nota , pen/ualan tunai harus

.. F -

' * ' .

. N

. . )

4:

dikirinkan ke kasir dan bagian pengiriman . g . Bukti setor kè bank setiap hari d icocokkan

! l

dengan daftar penerimaan uang harian dan

catatàn dalam Jurnal penerimaan uang .'

h M2Si2 tidEk boioh mfrRzgksp XCZZCXJSMSZ buk/ Q

pembantu utang dan piutang dan sebaliknya . i. Semua penerimaan uang harus disetorkan pada

hqri itu Juga atau pada awal hari kerja

b er iku tùy a .

Rekonsiliasi l>poran bank harus dilakukan

J

^- .

oleh orang yang tidak berWenang menerima uang maupun yang menu lis cek .

k K . unCi cash register harus dipegang oleh orang yang tidak mengelola kas .

1. Diadakan rotasi pegawai agar tidak timbu l kerJasama untuk berbuat kecuranâan .

m. Kasir sebaiknya menyerahkan uang jaminan.

Dqngan d iterap kannya prinsip-prinsip tersebut

. . ^'

diatas , d iharapkan prosedur penerimaan uang yang ada dalam perusahlan mengandung pengendalian intern yang

memadai, sehingga terhtndat dari penyeleuengan-

penyelewengan oleh p ihak-p ihak yang tidak berwenang . Dem i k iln pu la , dalam penyusunan prolldl-lr pp?ï*r I.rlf::.n

J

kas , p er lu d ipert imbangkan pent ingnya d an f rekuens i

. ^{. '} .

nasing-masing trapsaksi. Sesudah itu baru merençanmkan organisasi d an metode pengelolaan dan penglwasan fisik

. '

N '

''

x . '

.

r .

. 4 1

serta membuat catatan untuk p engelolaan dan pengauasan

t 1 dsn pengawaàan semua bukti kerani yaitu pènge o aan .

penerimaan uang . Contoh prosedur penerimaan kas d apa t d ilihat pada Gambar 3_.

4 . PEHGEHDALIAH ISTERH PADA PZHJUALAH

. ,

. o .

4 . 1 P e n f e r t l a n S l s t e m P e n g e n d a l a.

. a n I n t^-_{e r n}

.

Sistem pengendalian intern dapat m

empu ny ai beb erapa pengettian , yaitu sistem pengendalian

intern dalam atti sempit dan dalam arti l

u a s .

Dalam arti sempit_, istilah tersebut sama dengan pengertian internal check yang merupaka

n

prosedur-prosedur mekanis untuk mem_{eriksa .}

' .

kete litian data-data adm inistrasi .

s ep er t i

misalnya mencocokkan penjuxlahan mendatar ( horizontal ) dengan penjumlahan melurus (

-t i k a 1 ) '

VeZ .

Pengertian internal control dalam a

rt i sem p it atau juga d iseabut int ernal c hec k sebaga i

- berikut : .

'' In t e rn a l o ho cj k me rup xkln ou s

ztu t * kn i k akuntansi untuk membuktikan keoerma

.tan d ata akuntnhsi melalui perband ingan antaz'a hasil

kerja dua orang atau lebih ïengenai suatu trpnsaksi yang sama namun yang saling tidak

ngaruhi, karena mereka bekemia seoara m emp e .

bebas '' ', . ( independent ) dari lainnya. . (

. '

( ' .

42

Hadibroto, Edisi kedua, 1985, 4 ) ,

. .

'

Lebih lan/ut AICPA ( American Institute of

Certified Public Accountants J memberi defin isi

.

' * .

'

sepetti berikut :

''Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi , semua metode dan ketentuan-kqtenkuan yang terkoord inasi yang dianut dalam perusahaan untuk melindùng i harta.

kekayaan , memeriksa ketelitian , dan sebetapa Jauh data akuntansi dapat dipereay> ,

neningkatkan ofisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebilaksanraan perusahaart #ang telah d itetapkan . ( Bambang Hartad i, Edisi 1, 1986 ,

3 ) ' . .

.

5

Pengertian aistem pengendalian intern dallm arti luas dapat dibagi mènladi 2 ( dua ), yaitu :

P ngendalian admtn istrasi a . e

Pengendalian admin istrasi meliputi ( dan

. .. ' '

tidak terbatas pada ) rencana organisasi

. . '

serta prosedur-prosedur dan catatan-catatan

s . ^{. '}

yahg berhubungan dengan proses pembuatan

. keputusan yang meng>rah kepada tindakan manajemen yang langàung berhubungan dengan

tanggung 3 awab untuk menc ipai tuJ uan

organisasi dan merupakan titik aual u.ntuk menciptakan pengendalian akuntansi.

b . P engend a ). i a.n Akun t s.n s i .

. . .

'

Heliputi renoana organisaai dRn ptosodpt- d r s er ta c atat an -o at at an y ang

p rose u .

'

bevhh bungan dengan pengamànqn barta/ akt iva

l _.

.

. 4 z

perusahaan dan dapat dipercayainya catatan keuangan dan dirancang untuk menyakinkan :

- Transaksi-transaksi d ilaksanàltan sesuai

, . '

dengan persetu/uan mana/emen, baik yang

bersifat umum atau khusus .

- Transaksi dicatat agar mempöahkan :

a . Penyiapan laporan _,keu ang an yan g 'aesu a i d ngan prinsip akuntansi atau e kriteria ''

* _.

. .

lain yang sesuai dengan tu/uRn laporan

. ter sebu t .

.

b. Hengadakan pertanggungjawaban at>s

' aktiva .

-

Penggunaan atas harta/aktiva diberil tan

hanya den/an persetubùan manalemen .

. . . '

-

Jumlah aktiva sepqrti yang a*a pada

laporan/catatan perusahaan d iband ingkan

dengan al ttiva yang ada dàn bila tevjadi

perbedaàn dilakukan tindakan yang tdpat. .

Dari pengertian di'atas dapat disimpu lkan bahua

sistem pengendalian intern dapat dipandang ' sebagai s istem sosial yang mempunyai uawasan

atau makna khusus yang berada dalam organisasi p e z'u s a h a an . S i s t e m t e r s e b U t t e zid i r i d a r i

kebi/akan,

_.

teknik, prosedùr, alat-alat fisik,

' _.

do ku m en t ap i o ran g- orang den gan b er in tvr aks i sa tu sam a lxin d iar ahkln u n tu k :

:

.

'

x ,

'

yg a . Helindungi harta

b. Henjamin terhadap ' 'ter/adinya hutang yang

t idak layak''

e. Henjamin ketelitiân dan dapat dipercayainya

* .

data akuntansi

.

'

. j

'

d . Dap at dipetolehnya operasi secara efisien

H in ditaatihya kebilakan perusahaan.

e . enjam

Ada empat ciri utama sistem peng endalian

intern yang memuaskan : .

.

' .

;

a . Struktur otgan isasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tetap . Ada 4

( empat ) hal yang habus diperhatikan dalam

pem isahan tanggung jagab :

- Bàgian penyimpanan aktiva harus dip isahkyh dari bagian akuntansi

- Bagian ypng melakukan otorisasi harus d ipisahkan dengan bagian yang meny impan

J

- Adanya peM isahan fungsi operasi dan fungsi pen ca ta tan

. . .

'

- Pemisahqn fungsi dalam bagian

. .

' ' '

pencatatan/akuntansi. .

b . Siatex pexenang dan prosedur pencatatan yang oukup Memungltinkxl guna p/nywkxâ.,; xkghfjlnsi

. . ^.

'

'

terhadap >ktiva, hutang , pendap atan dan

'b iaya . .

c . àdanyl prAktek yang sehat dals.m me lakaanakan

.

*

j ^'

'

. '

. *

. 4,

tugas dan fungsi setiap bag ian dalam ' organisasi

d . T ingkat kecakapan pegawai y ang sesuai dvngan

: _.

tanggung Jawabhya .

. ) .

. '

4.2 Hubungan Prosedur Penaualan Dengan Penxendalian I n t e r n .

Su atu p enyu sun an pr os edu ï- p enJ u a 1an ysrtg t ep at akan menghasilkan pengendalian intern yang rleniuas llan . D i s in i akan d isebu tkan beberapa prinsip yang harus di/alankan oleh p etusahaan , agar prosedur penjualan yang ada Flengandung pengendalian intern yang memuaskan ;

a . Setiap transaksi penjualan ( pemberian

kredit, potongan ) harus mendapat persetujuan dari pebabat pérusahaan yang berwenang

b . Adanya pemisahan fungNi agar dapat t er h ind arnya set iap orang ikut mengend a l i kan semua transaksi penjualan

t z . Ad arty à t ind a kan s a l ing U J i ( in t e rn a l c h e c a k )

d iantara beberapa bagian dalam perusahaan d . Formu lit-formu lir vang diperlukan hqtus

d iberi nomor urut yang dicetalt leb ih dahu lu , sehingga kalau ada fobmulir yang hilang atau

tersplib dengln cepàt dapat diketahui dan

46

,

' z'

jika ada formu lir yang rusàk harus dib eri

t a d Fla ''. b a t a 1 '' . ' .

.

e. Semua faktur penlualan harus dicek

.

. .

'

ketelitiannya, yaitu mengeùai jumlah barang ,

j

' .

harga barang dan perkaliannya

f . Bag ian pengiriman baru d iperkenankan meng irimkan barang setelah ada surat perin tah pengiriman yang sah yang diterima dari bagian penjua lan

g . Adanyà tanda bukti penerimaan barang dari langganan dengan menandatangani tembussn

f o rmu li 1 - has i 1 p enJ u a lan

h. Petugas yang tenyelenggarakan buku tambahan .

.

, ^.

.j

p iù tang tidak boleh turut oampur dalAm

f

.

.

enerixaan kas p

i. Dibuatkan anàlisis umur piutang secara periodik .

Dengan di/alankannya prinsip-prinsip tersebut di atas diharapkan ptosedur penjualan yang ada

pada perusahaan mengandung pengendalian intern yang xemuaskan , sehingga berguna bag i pqrusahaan

,

dalam tangka mengendaliksn semuà kemungkinan

terjadinya kqsalahan dan penyelewengan . Kalaupun

kesalahan dan penyelewengan itu aza, dapat

d iketahui dan d iatasi dengsn eepat .

# ^.