BAB III PEMBAHASAN. CV. Bungur Indah merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang

(1)

37

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Dalam tinjauan perusahaan ini berisi sejarah perusahaan, visi dan misi, struktur organisasi dan fungsi dari masing-masing yang ada dalam perusahaan tersebut.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

CV. Bungur Indah merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan barang furniture alat rumah tangga yang terdiri dari penjualan lemari, meja, kursi, pembatas dinding dan lain-lain. CV. Bungur Indah didirikan oleh Ibu Asiyah Khadijah pada tanggal 11 Maret 2009 yang berada di Jalan Bungursari No.25 Desa Cibening, Kecamatan Bungursari, Kabupaten Purwakarta. CV. Bungur Indah termasuk sebuah usaha kecil yang hanya memiliki 28 Karyawan.

a. Visi

Menjadikan perusahaan furniture yang menyediakan produk yang berkualitas dan menjadi perusahaan yang mampu melayani semua masyarakat dengan sepenuh hati.

b. Misi

1. Menciptakan, memproduksi dan memasarkan produk dengan kualitas terbaik. 2. Memberikan pelayanan terbaik kepada seluruh pelanggan.

3. Penggembangan karyawan dalam usaha meningkatkan kesejahteraan. 4. Meningkatkan kualitas hidup masyarakat yang lebih modern dan elegan.

(2)

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi 1. Struktur Organisasi

Sumber : Hasil Penelitian (2018)

Gambar III.1 Struktur Organisasi CV. Bungur Indah

2. Fungsi-fungsi a. Direktur Utama

1) Memimpin dan mengkoordinasi. 2) Mengontrol jalannya usaha. 3) Membuat suatu kebijakan.

4) Memeriksa laporan rekap kehadiran, laporan penjualan, laporan barang masuk, dan laporan keuangan.

b. Wakil Direktur Utama

1) Asisten dari Direktur Utama.

2) Membantu Direktur Utama dalam menjalankan perusahaan. c. Bagian Administrasi

(3)

2) Mengelola dokumen entry data perusahaan dan membuat agenda kantor.

d. Kepala Bagian Bendahara

1) Menerima data keuangan bulanan. 2) Memberikan gaji karyawan.

3) Memeriksa jumlah stok barang yang dibutuhkan. e. Bagian Penjualan

1) Menerima order dari konsumen. 2) Membuat laporan penjualan 3) Menerima Pembayaran. f. Bagian Gudang

1) Pengecekan Barang.

2) Proses pembuatan pesanan dan surat jalan. 3) Membuat laporan barang masuk dan keluar. g. Bagian Pengiriman

1) Mengirimkan barang pesanan kepada konsumen h. Bagian Marketing

1) Memperkenalkan suatu perusahaan mereka kepada masyarakat. 2) Menghasilkan pendapatan yang baik bagi perusahaan dengan cara

mempromosikan barang yang dijual.

3) Menjalin hubungan baik dengan konsumen dan masyarakat.

4) Menyerap informasi dan menyampaikan kepada perusahaan tentang segala sesuatu yang bermanfaat untuk meningkatkan kualitas dan penjualan produk.

(4)

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Analisis sistem merupakan tahapan untuk menggambarkan tentang sistem yang saat ini sedang berjalan di CV. Bungur Indah. Dengan mengetahui proses dan tahapan yang berjalan di CV. Bungur Indah diharapkan dapat dibuat usulan sistem yang lebik baik lagi dari yang sekarang.

3.2.1. Prosedur Pemesanan

1. Konsumen datang ke toko dan melihat barang yang akan dipesan melalui katalog yang tersedia di meja penjualan, ataupun dapat juga melihat langsung kedalam.

2. Konsumen menulis pesanan di form pemesanan barang dengan memasukan data diri serta detail barang yang akan dipesan.

3. Bagian penjualan memeriksa stok pada database berupa data Excel yang ada di komputer.

4. Jika barang tersedia maka bagian penjualan akan membuatkan nota penjualan sebanyak tiga rangkap. Dokumen asli untuk konsumen, salinan pertama untuk bagian gudang dan salinan kedua untuk bagian penjualan sebagai arsip.

3.2.2. Prosedur Pembayaran

1. Setelah konsumen mendapatkan konfirmasi barang tersedia dan siap untuk di proses, maka konsumen akan menerima nota untuk dilakukan pembayaran ditempat untuk dibayar sesuai dengan tagihan yang terdapat pada nota tersebut.

2. Bagian penjualan akan mengeluarkan nota pembayaran setelah konsumen melunasi tagihan pada nota penjualan sebanyak dua rangkap. Dokumen

(5)

asli untuk konsumen, dan salinan pertama untuk bagian penjualan sebagai arsip.

3.2.3. Prosedur Pengiriman

1. Bagian gudang menerima nota penjualan dari bagian penjualan untuk menyiapkan barang sesuai data pesanan yang terlampir pada nota penjualan tersebut.

2. Bagian gudang menyiapkan barang dan membuat surat jalan sebanyak dua rangkap. Dokumen asli untuk bagian gudang, dan salinan pertamanya untuk bagian pengiriman.

3. Setelah bagian pengiriman menerima surat jalan dari bagian gudang maka pengiriman akan diproses.

4. Bagian pengiriman membuat surat terima barang sebanyak tiga rangkap. Dokumen asli untuk bagian pengiriman, salinan pertama untuk bagian gudang dan salinan kedua untuk bagian penjualan. Fungsinya sebagai bukti bahwasannya barang sudah diterima dengan baik oleh konsumen. 3.2.4. Prosedur Pembuatan Laporan

1. Bagian penjualan mencatat dan merekap laporan transaksi penjualan tiap hari di komputer dengan menggunakan program Microsoft Excel. Pada akhir bulan bagian penjualan akan membuat laporan penjualan sebanyak dua rangkap. Satu rangkap untuk Pimpinan Perusahaan CV. Bungur Indah dan satu rangkap lagi untuk bagian penjualan sebagai arsip.

(6)

3.3. Use Case Diagram

3.3.1. Use Case Diagram Prosedur Pemesanan

Gambar III.2. Use Case Diagram Pemesanan

Tabel III.1.

Deskripsi Use Case Melihat Katalog Barang

Use Case Name Melihat Katalog Barang

Requirements Konsumen dan Bagian Penjualan melihat katalog untuk mengetahui jenis barang yang tersedia di CV. Bungur Indah

Goal Konsumen dan Bagian Penjualan dapat melihat berbagai jenis barang yang dijual di CV. Bungur Indah

Pre-Conditions -

Post-Conditions Daftar barang yang datanya tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya yang ada di Gudang.

(7)

Failed end Condition Konsumen dan Bagian Penjualan tidak dapat melihat katalog.

Actors Konsumen dan Bagian Penjualan

Main Flow/ Basic Path 1. User mencari data barang di dalam katalog CV. Bungur Indah

Alternate Flow/Invariant A -

Invariant B -

Tabel III.2.

Deskripsi Use Case Melihat Display Barang

Use Case Name Melihat Display Barang

Requirements Konsumen melihat display untuk mengetahui langsung barang yang tersedia di CV. Bungur Indah

Goal Konsumen dapat melihat langsung berbagai jenis barang yang dijual di CV. Bungur Indah

Pre-Conditions Konsumen tidak dapat melihat katalog barang

Post-Conditions -

Failed end Condition Konsumen tidak dapat melihat display barang.

Actors Konsumen

Main Flow/ Basic Path 1. Konsumen melihat display barang yang dijual di CV. Bungur Indah

Invariant B -

Tabel III.3.

Deskripsi Use Case Membuat Form Pesanan Barang

Use Case Name Membuat Form Pesanan Barang

Requirements Konsumen membuat form pesanan barang

Goal Konsumen membuat form pesanan barang untuk di proses pengirimannya oleh CV. Bungur Indah

Pre-Conditions Konsumen memilih barang yang akan dipesan

Post-Conditions Konsumen selesai membuat form pesanan barang dan melakukan pembayaran

Failed end Condition Konsumen tidak dapat membuat form pesanan barang

(8)

Main Flow/ Basic Path 1. Konsumen menuliskan data pesanan berupa data diri serta detail barang yang dipesan

2. Bagian Penjualan melakukan proses pesanan barang

Invariant B -

Tabel III.4.

Deskripsi Use Case Memeriksa Stok Barang

Use Case Name Memeriksa Stok Barang

Requirements Bagian Penjualan memeriksa stok barang

Goal Bagian Penjualan memeriksa stok barang secara berkala pada database format (xls)

Pre-Conditions -

Post-Conditions Bagian Penjualan mengetahui adanya ketidak sesuaian data dengan kondisi sebenarnya pada Gudang.

Failed end Condition Bagian Penjualan tidak dapat memeriksa stok barang.

Actors Bagian Penjualan

Main Flow/ Basic Path 1. Bagian Penjualan membuka data stok barang format (xls)

2. Bagian Penjualan melakukan penyesuaian data dengan Bagian Gudang

Invariant B -

Tabel III.5.

Deskripsi Use Case Membuat Nota Penjualan

Use Case Name Membuat Nota Penjualan

Requirements Bagian Penjualan membuat nota penjualan

Goal Bagian Penjualan membuat nota penjualan untuk diserahkan kepada Konsumen untuk dilakukan pembayaran, untuk bagian gudang dan arsip

Pre-Conditions Konsumen telah membuat form pemesanan barang

Post-Conditions Bagian Penjualan membuat nota pembayaran bukti pembayaran telah dilakukan oleh Konsumen

(9)

Failed end Condition Bagian Penjualan tidak dapat membuat nota penjualan

Main Flow/ Basic Path 1. Bagian Penjualan menerima form pemesanan dari Konsumen

2. Bagian Penjualan mengecek stok barang yang dipesan pada data format (xls) 3. Bagian Penjualan membuat nota

penjualan untuk diberikan ke Konsumen

Invariant B -

3.3.2. Use Case Diagram Prosedur Pembayaran

Gambar III.3. Use Case Diagram Pembayaran

Tabel III.6.

Deskripsi Use Case Melunasi Tagihan

Use Case Name Melunasi Tagihan

Requirements Konsumen melunasi tagihan

Goal Konsumen melunasi tagihan atas pesanan yang dibuatnya.

Pre-Conditions Konsumen membuat form pesanan dan menerima nota penjualan dari Bagian Penjualan

Post-Conditions Bagian Penjualan memproses pesanan Konsumen

Failed end Condition Konsumen tidak dapat melunasi tagihan

Actors Konsumen

(10)

2. Konsumen melakukan pembayaran sesuai dengan tagihan

Invariant B -

Tabel III.7.

Deskripsi Use Case Membuat Nota Pembayaran

Use Case Name Membuat Nota Pembayaran

Requirements Bagian Penjualan membuat nota pembayaran

Goal Bagian Penjualan membuat nota pembayaran sebagai bukti pembayaran yang telah

dilakukan oleh Konsumen

Pre-Conditions Konsumen telah melakukan pembayaran

Post-Conditions Bagian Penjualan memberikan informasi ke Bagian Gudang untuk menyiapkan barang sesuai dengan nota penjualan.

Failed end Condition Bagian Penjualan tidak dapat membuat nota pembayaran

Main Flow/ Basic Path 1. Konsumen melakukan pembayaran 2. Bagian Penjualan membuat nota

pembayaran

3. Bagian Penjualan memberikan informasi kepada Bagian Gudang untuk menyiapkan barang sesuai dengan pesanan.

(11)

3.3.3. Use Case Diagram Prosedur Pengiriman

Gambar III.4. Use Case Diagram Pengiriman

Tabel III.8.

Deskripsi Use Case Menyiapkan Barang

Use Case Name Menyiapkan Barang

Requirements Bagian Gudang menyiapkan barang

Goal Bagian Gudang menyiapkan barang sesuai dengan nota penjualan

Pre-Conditions Bagian Gudang telah menerima nota penjualan dari Bagian Penjualan

Post-Conditions Bagian Gudang menyiapkan barang dan diserahkan ke Bagian Pengiriman untuk dilakukan pengiriman.

Failed end Condition Bagian Gudang tidak dapat menyiapkan barang

Actors Bagian Gudang

(12)

dari Bagian Penjualan

2. Bagian Gudang menyiapkan barang sesuai dengan pesanan

3. Bagian Gudang memberikan barang beserta dokumen lainnya kepada Bagian Pengiriman untuk dilakukan proses pengiriman ke Konsumen.

Invariant B -

Tabel III.9.

Deskripsi Use Case Mengantar Barang Pesanan

Use Case Name Mengantar Barang Pesanan

Requirements Bagian Pengiriman mengantar barang pesanan

Goal Bagian Pengiriman mengantar barang pesanan kepada Konsumen sesuai dengan pesanan

Pre-Conditions Bagian Pengiriman telah menerima surat jalan dan dokumen lainnya dari Bagian Gudang

Post-Conditions Konsumen menerima barang sesuai dengan pesanan

Failed end Condition Bagian Pengiriman tidak dapat mengirim barang pesanan

Actors Bagian Pengiriman

Main Flow/ Basic Path 1. Bagian Pengiriman menerima surat jalan dan tanda terima barang dari Bagian Gudang

2. Bagian Pengiriman mengantar barang kepada konsumen

3. Bagian Pengiriman mengembalikan surat tanda terima barang ke Bagian Penjualan

(13)

Tabel III.10.

Deskripsi Use Case Menerima Barang

Use Case Name Menerima Barang

Requirements Konsumen menerima barang

Goal Konsumen menerima barang sesuai dengan pesanan yang dibuat

Pre-Conditions Konsumen telah melakukan pembayaran

Post-Conditions Konsumen menerima barang.

Failed end Condition Konsumen tidak menerima barang

Actors Konsumen

Main Flow/ Basic Path 1. Konsumen menerima barang yang dikirim oleh Bagian Pengiriman CV. Bungur Indah

2. Konsumen menandatangani surat tanda terima barang yang dibawa oleh Bagian Pengiriman

Invariant B -

3.3.4. Use Case Diagram Prosedur Pembuatan Laporan

(14)

Tabel III.11.

Deskripsi Use Case Membuat Rekap Penjualan

Use Case Name Membuat Rekap Penjualan

Requirements Bagian Penjualan membuat rekap penjualan

Goal Bagian Penjualan membuat rekap penjualan atau transaksi setiap harinya

Pre-Conditions Bagian Penjualan telah melakukan pencatatan setiap transaksi yang dilakukan

Post-Conditions Pimpinan perusahaan mengetahui penjualan tiap hari atau bulannya.

Failed end Condition Bagian Penjualan tidak dapat membuat rekap penjualan

Main Flow/ Basic Path 1. Bagian Penjualan melakukan pencatatan dari setiap transaksi penjualan yang terjadi

2. Bagian Penjualan melakukan rekap penjualan sesuai dengan transaksi yang terjadi.

3. Bagian Penjualan memberikan salinan laporan penjualan kepada pimpinan perusahaan.

Invariant B -

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan 3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan 1. Nama Dokumen : Form Pesanan Barang

Fungsi : Untuk membuat form pesanan barang

Sumber : Konsumen

Tujuan : Bagian Penjualan

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap pembelian barang.

(15)

2. Nama Dokumen : Nota Penjualan

Fungsi : Untuk membuat nota pembayaran sesuai dengan jumlah tagihan pemesanan barang.

Sumber : Bagian Penjualan

Tujuan : Konsumen dan Bagian Gudang

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar (3 rangkap)

Frekuensi : Setiap form pesanan barang dibuat oleh konsumen

Bentuk : Lampiran A.2

3. Nama Dokumen : Nota Pembayaran

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran yang dilakukan oleh konsumen dan untuk proses pengiriman barang oleh Bagian Gudang.

Sumber : Bagian Penjualan

Tujuan : Konsumen

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap konsumen melunasi tagihan nota penjualan.

(16)

4. Nama Dokumen : Laporan Penjualan

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah transaksi penjualan setiap hari yang direkap setiap bulannya. Sumber : Bagian Penjualan

Tujuan : Pimpinan Perusahaan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Bundel (2 rangkap)

Frekuensi : Setiap jumlah transaksi setiap bulan.

Bentuk : Lampiran A.4

3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran 1. Nama Dokumen : Surat Jalan

Fungsi : Sebagai dokumen resmi yang diserahkan oleh bagian gudang kepada bagian pengiriman untuk mengantar pesanan milik konsumen

Sumber : Bagian Gudang

Tujuan : Bagian Pengiriman

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap terjadi pengiriman barang kepada konsumen Bentuk : Lampiran B.1

(17)

2. Nama Dokumen : Tanda Terima Barang

Fungsi : Untuk tanda bukti serah terima barang antara bagian pengiriman dengan konsumen.

Sumber : Bagian Pengiriman

Tujuan : Bagian Gudang dan Bagian Penjualan

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap terjadi proses barang keluar dari gudang Bentuk : Lampiran B.2

3.5. Permasalahan Pokok

Setelah melakukan penelitian pada CV. Bungur Indah, penulis menemukan beberapa permasalahan pokok yang mengganggu kelancaran aktifitas atau operasional perusahaan, apabila dipermasalahan ini tidak diselesaikan maka akan merugikan pihak perusahaan tentunya. Adapun permasalahan pokok tersebut akan diuraikan sebagai berikut:

1. Katalog penjualan masih berbentuk majalan sehingga adanya kesulitan jika terjadi update harga setiap minggunya. Artinya jika seminggu harga bahan baku berubah dan mempengaruhi harga jual maka Bagian Penjualan harus meng-update harga yang terdapat di katalog dengan menempelkan stiker harga terbaru untuk menutupi label harga sebelumnya yang pernah di print. Jika sudah terlalu banyak perubahan biasanya katalog akan di print kembali. 2. Master data barang pada CV. Bungur Indah masih mengandalkan database

(18)

memungkinkan terjadinya kehilangan data ataupun data yang rusak karena virus sehingga Bagian Penjualan dan Bagian Gudang mengharuskan mendata kembali satu persatu barang yang terdapat pada gudang CV. Bungur Indah. 3. Proses pemesanan barang yang masih konvensional. Konsumen menuliskan

pesanannya didalam form yang telah disediakan oleh Bagian Penjualan. Setelah itu Bagian Penjualan mencocokan data pada Microsoft Excel apakah barang yang dipesan masih ada atau tidak. Jika tidak ada Bagian Penjualan akan menginformasikan kembali ke konsumen bahwa barang yang dipesan tidak ada ataupun disarankan untuk ganti ke barang lain yang sejenis.

4. Pembuatan Laporan yang masih konvensional yang dibuat oleh Bagian Penjualan. Setiap transaksi harian akan direkap di Laporan Penjualan Bulanan sehingga jika laporan transaksi harian hilang ataupun rusak dikarenakan virus maka Bagian Penjualan kesulitan untuk membuat Laporan Penjualan Bulanan.

3.6. Pemecahan Masalah

Permasalahan yang terjadi pada CV. Bungur Indah lebih fokus dan mendasar pada sistem yang diterapkan dan sumber daya manusia yang ada diperusahaan tersebut. Adapun alternatif pemecahan masalah yang penulis saran terhadap permasalahan pokok yang dihadapi oleh CV. Bungur Indah yaitu:

1. Katalog yang masih berbentuk majalah nantinya akan berbasis online sehingga konsumen dapat melihat barang yang tersedia pada Gudang dengan menggunakan komputer yang tersedia. Dengan begitu dapat dipastikan data barang yang ditampilkan sesuai dengan data yang ada di Gudang.

(19)

2. Dengan menggunakan website sebagai media informasi dan transaksi maka

database yang disimpan akan lebih aman karena menggunakan aplikasi MySQL. Dengan begitu walaupun data berformat .sql namun masih dapat di export dengan format .xls.

3. Form pesanan yang masih menggunakan media kertas nantinya akan digantikan berbasis online. Konsumen nantinya hanya tinggal memilih jenis barang yang akan dibeli beserta dengan jumlahnya kemudian mengisikan data diri dan alamat pengiriman. Dengan begitu proses pemesanan barang akan lebih efisien.

4. Dengan menggunakan website nantinya akan lebih mudah dalam melakukan rekap transaksi setiap bulannya. Sehingga pembuatan laporan tiap bulannya tidak menjadi pekerjaan yang menyita banyak waktu.