Manajemen Proyek dan Perencanaan Sistem. Program Pasca Sarjana Mata Kuliah : Analisis dan Perancangan Sistem Doesen : Yulia Chalri

(1)

Manajemen Proyek dan

Perencanaan Sistem

Program Pasca Sarjana

Mata Kuliah : Analisis dan Perancangan Sistem

Doesen : Yulia Chalri

(2)

Manajemen Proyek

• Dari Kata Manage : yang berarti Menata,

Merencanakan, Mengatur, Mengendalikan, Mengelola.

• Pengertian: Ilmu dan seni yang berkaitan

dengan memimpin dan mengkoordinir sumber daya yang terdiri dari manusia dan material dengan

menggunakan teknik pengelolahan modern untuk

mencapai sasaran yang telah ditentukan, yaitu MUTU,

JADWAL, dan BIAYA serta memenuhi keinginan para

STAKEHOLDER.

(3)

Proyek Sistem Informasi

• Adalah proyek yang berhubungan perangkat

lunak/Sistem informasi dalam suatu sistem komputer

• Proyek perangkat lunak dapat meliputi : – Pengembangan sistem besar

– Progam modul tunggal

– Dokumen hasil studi kelayakan atau analisis proyek

– Konversi software/hardware

– Kursus pelatihan

(4)

Aspek yang diperhatikan

pada Manajemen Proyek

(5)

Spektrum

Manajemen Proyek

Manajemen proyek Perangkat Lunak (PL) yang efektif berfokus pada 4P, dan harus berurut yaitu :

1. People : Manusia sebagai elemen terpenting dari suksesnya proyek

2. Product/Problem : Software yang dikembangkan

3. Process : Serangkaia aktifitas dan kumpulan tugas untuk memgembangkan PL

4. PROJECT (tambahan) : Penggabungan semua kerja

untuk membuat produk menjadi kenyataan

(6)

Spektrum Manajemen Proyek (People/Manusia)

Peran penting dalam unsur manajemen proyek Unsur-unsurnya Meliputi

1. Pemain

A. Manajer senior : Menentukan isu-isu bisnis yang sering memiliki pengaruh penting di dalam proyek.

B. Manajer teknik : Merencanakan,memotivasi,mengorganisir dan mengontrol sebuah produk/aplikasi

C. Pelaksana : Menyampaikan ketrampilan teknik yang

diperlukan untuk merekayasa sebuah produk atau aplikasi D. Pelanggan : Menentukan jenis kebutuhan bagi perangkat

lunak yang akan direkayasa

E. Pemakai Akhir : Berinteraksi dengan perangkat lunak bila

(7)

Spektrum Manajemen Proyek (People/Manusia)

2. Pimpinan Tim

A. Mampu melakukan pemecahan masalah

B. Mempunyai rasa percaya diri untuk melakukan kontrol terhadap proyek

C. Mengoptimasi produktivitas sebuah proyek, memiliki inisiatif dan prestasi

D. Memiliki pengaruh dan mampu membentuk TIM yang

solid, serta mampu menguasai diri meskipun berada

pada situasi tekanan yang tinggi.

(8)

Spektrum Manajemen Proyek (People/Manusia)

Tujuh faktor proyek yang harus dipertimbangkan pada saat

merencanakan struktur tim perekayasa perangkat lunak, yaitu : 1. Kesulitan masalah yang akan dipecahkan

2. Ukuran program-program resultan pada baris kode atau titik fungsi

3. Waktu tim akan tinggal bersama (umur tim) 4. Tingkat dimana masalah dapat dimodularisasi

5. Kualitas yang diperlukan serta keandalan sistem yang dibangun

6. Kepastian tanggal penyampaian

7. Tingkat sosiabilitas (komunikasi) yang dibutuhkan untuk

proyek tersebut

(9)

Spektrum Manajemen Proyek (Problem/Masalah)

Analisis yang mendetail tentang kebutuhan perangkat lunak akan

memberikan informasi yang memadai untuk suatu perhitungan, tetapi analisis sering memerlukan waktu berminggu-minggu atau bahkan

berbulan-bulan, lebih buruk lagi, kebutuhan terkadang berubah-ubah, berubah secara reguler pada saat proyek berjalan, sehingga kita harus

memetakan masalah sejak awal dengan detail. Pemetaan masalah diawali dengan :

1. Ruang Lingkup

Ruang lingkup dibatasi dengan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:

A. Konteks : PL yang dibangun memenuhi sistem, produk / konteks bisnis yang lebih besar

B. Tujuan informasi : Output dari PL yang dapat digunakan sebagai input untuk pelanggan/user

C. Fungsi dan unjuk kerja : PL digunakan untuk mentransformasikan

input menjadi output

(10)

Spektrum Manajemen Proyek (Problem/Masalah)

2. Dekomposisi masalah

• Dekomposisi masalah yang sering juga disebut sebagai partitioning(pembagian), merupakan sebuah aktivitas yang mendudukan inti dari analisis kebutuhan perangkat lunak.

• Dekomposisi diterapkan pada dua area utama yaitu : A. Fungsionalitas yang harus disampaikan

B. Proses yang akan dipakai untuk menyampaikannya.

(11)

Spektrum Manajemen Proyek (Process/Proses)

Rencana komprehensip bagi pengembangan PL yang dapat dibangun dengan :

1. Komunikasi pelanggan : tugas-tugas yang diperlukan untuk membangun komunikasi yang efektif.

2. Perencanaan : tugas-tugas yang diperlukan untuk menentukan sumber daya, ketepatan waktu, dan informasi proyek yang lain.

3. Analisis resiko : tugas-tugas yang diperlukan untuk memperkirakan resiko-resiko manajemen dan teknis.

4. Rekayasa : tugas-tugas yang diperlukan untuk membangun suatu aplikasi .

5. Kontruksi dan rilis : tugas-tugas yang diperlukan untuk membangun, menguji, memasang dan memberikan dukungan kepada pemakai (seperti dokumentasi dan pelatihan)

6. Evaluasi pelanggan : tugas-tugas yang diperlukan untuk memperoleh

umpan balik dari pelanggan.

(12)

Sasaran Proyek dan 3 Kendala

(Triple Constrain)

(13)

Kegiatan Manajemen Proyek

•Penulisan Proposal

•Perencanaan dan penjadwalan proyek

•Pembiayaan proyek

•Pemantauan dan peninjauan proyek

•Pemilihan dan evaluasi personnel

•Penulisan laporan dan presentasi

(14)

Siklus Hidup

Pengembangan Sistem

(15)

Perencanaan Sistem

• Perencanaan Sistem adalah proses membuat sebuah Laporan Perencanaan Sistem yang menggunakan

sumber sistem informasi yang berhubungan dan mendukung tujuan bisnis dan operasi organisasi.

• Perencanaan sistem berhubungan dengan perencanaan bisnis

• Perencanaan Sistem menyangkut estimasi dari

kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem serta

operasinya.

(16)

Siapa yang

Merencanakan Sistem ?

 Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi

dilakukan oleh manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau karena sistem yang lama masih mempunyai kelemahan-

kelemahan yang perlu diperbaiki (misal meningkatkan produktivitas, efektivitas dan pelayanan).

 Manajemen puncak bersama eksekutif senior sangat berperan dalam perencanaan sistem.

 Komite ini yang menghubungkan tujuan bisnis dan sistem

informasi untuk mencapai tujuannya.

(17)

Tujuan Tahap Perencanaan

Mengidentifikasi dan memprioritaskan

– Sistem informasi apa yang akan dikembangkan – Sasaran yang ingin dicapai

– Jangka waktu pelaksanaan

– Mempertimbangkan dana yang tersedia

– Siapa yang melaksanakan

(18)

Proses Perencanaan Sistem

• Merencanakan proyek-proyek sistem yang dilakukan oleh staf perencana

• Menentukan proyek sistem yang akan

dikembangkan, dilakukan oleh komite pengarah

• Menentukan proyek sistem yang dikembangkan oleh

analis sistem

(19)

Tahapan Proses

Perencanaan Sistem

(20)

Tahap Pertama ( 7 tahap)

Menetapkan :

1. Tujuan, strategi, taktik perusahaan

Organisasi bisnis bertujuan mendapatkan laba, maka perencanaan sistem harus mendukung untuk

meningkatkan laba, berbeda dengan organisasi sosial untuk mencapai tujuan, perusahaan merencanakan strategi dan taktik

2. Identifikasi proyek ex:

- SI pengendalian dan pemasaran

- SI distribusi

(21)

3. Sasaran

 apa yang ingin dicapai oleh masing proyek sistem ex:

- SI pengendalian dan pemasaran, sasarannya:

- Memberi pelayanan order kepada pelanggan lebih baik - Meningkatkan pangsa pasar

- SI pengendalian distribusi, sasarannya: mengoptimalkan jalur distribusi sehingga dapat mengurangi biaya distribusi

4. Kendala

- batasan dana - batasan waktu

- batasan struktur organisasi

Tahap Pertama ( 7 tahap)

(Lanj..)

(22)

5. Menentukan prioritas proyek sistem

Ex:

alasan menentukan prioritas:

-kebutuhan mendesak -penghematan biaya

6. Membuat laporan perencanaan sistem 7. Meminta persetujuan manajemen

Tahap Pertama ( 7 tahap)

(Lanj..)

(23)

Tahap Kedua

• Menentukan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan yang dilakukan oleh komite pengarah 1. Menunjuk team analis

2. Mengumumkan proyek pengembangan sistem

(24)

Tahap Ketiga

(Studi Kelayakan)

• Melakukan studi kelayakan

untuk menentukan kemungkinan apakah

pengembangan siap dilaksanakan atau dihentikan langkahnya : mencari fakta dari sistem yang sudah

ada

• Teknik pengumpulan data:

– Wawancara

– Observasi

– Questioner

(25)

PROPOSAL

(26)

Kegunaan Proposal

1. Sebagai perkiraan tim proyek, mulai dari biaya

proyek sampai dengan tanggal pengiriman proyek.

2. Sebagai dokumen hukum formal yang

menunjukkan outline tim proyek untuk mem- berikan pelayanan yang diperlukan.

3. Sebagai alat penjualan. Proposal yang berisi usulan proyek akan dijual untuk mendapat-kan