PROFIL JABATAN PT PELINDO III (PERSERO)

PROFIL JABATAN

PT PELINDO III (PERSERO)

LATAR BELAKANG

Kebutuhan Pelindo III untuk menata kembali profil jabatan untuk setiap jabatan yang akan digunakan sebagai acuan pengelolaan Sumber Daya Manusia

Salah satu aspek yang masih perlu diselaraskan adalah Key Performance

Indicator (KPI)

DEFINISI

ANALISA JABATAN

Proses dari serangkaian kegiatan yang sistematis dalam

mengumpulkan, mengkategorikan

dan

mendokumentasikan

seluruh informasi yang relevan tentang jabatan dalam

kurun waktu

tertentu

Profil Jabatan

Menghasilkan

02 Organisasi berkembang

03

Kompetensi individu berkembang

01

Lingkungan bisnis berubah

Kenapa Perlu

Analisis Jabatan?

Melakukan analisa 1

Menganalisa jabatan 2

Menganalisa fakta ₃ Prinsip Dasar

Analisis Jabatan

Bagaimana Analisis Jabatan dilakukan?

Atasan

Pemangku Jabatan (Job Holder)

Narasumber Lain

HASIL

01 JOB DESCRIPTION

02 JOB REQUIREMENT

03 STRUKTUR

ORGANISASI

Deskripsi Jabatan

Informasi deskriptif yang menjawab pertanyaan apa, mengapa dan bagaimana suatu pekerjaan dilakukan

Misi Jabatan (Job Mission)

• Berisi pernyataan singkat dan jelas yang bertujuan untuk menjawab mengapa jabatan tersebut ada/diciptakan di dalam organisasi.

• Misi jabatan dapat menjawab pertanyaan :

– Apa kontribusi spesifik jabatan pada organisasi?

– Apa yang terjadi pada organisasi jika jabatan ini ditiadakan?

– Mengapa organisasi membutuhkan jabatan ini?

 Terdiri satu kalimat

 Berorientasi kepada hasil

 Mengandung aspek tujuan, melalui apa, untuk mendukung apa

berdasarkan apa

 Pola umum kalimat yang digunakan :

 Memastikan (goal/tujuan umum dari jabatan) melalui (service/product) guna mendukung (tujuan dari hirarki yang lebih tinggi) berdasarkan

(acuan/syarat)

Petunjuk Penyusunan Misi Jabatan

1

Contoh Misi Jabatan

• Sales Manager :

Memastikan tercapainya target penjualan sesuai dengan rencana tahunan

perusahaan melalui eksekusi program penjualan yang efektif guna mendukung pencapaian target revenue perusahaan berdasarkan Rencana Kerja dan

Anggaran Perusahaan

• Maintenance Manager :

Memastikan seluruh peralatan proses produksi terpelihara sesuai standard sehingga dapat beroperasi secara optimal melalui monitoring dan perbaikan peralatan guna mendukung pencapaian target produksi berdasarkan

kebijakan yang telah ditetapkan

Tanggung Jawab Utama

sasaran-sasaran yang melekat pada jabatan yang harus dipenuhi agar misi jabatan dapat dicapai.

• Secara eksplisit menggambarkan hasil yang harus dicapai pemangku jabatan (fokus pada hasil, bukan kepada

aktivitas)

• Faktual dan aktual

• Spesifik dan relatif tetap

• Dapat diukur kinerjanya dan

ukurannya diletakkan pada KPI (Key Performance Indicator)

Hal-hal penting dalam tanggung jawab utama:

2

Contoh Tanggung Jawab Utama

Bukan tanggung jawab melainkan aktivitas

• Memaksimalkan pendapatan dan meminimumkan biaya

• Mengelola unit kerja secara efektif Terlalu umum, sulit

menetapkan indikator keberhasilannya

• Memastikan peningkatan pertumbuhan penjualan guna

mendukung kemampulabaan perusahaan

Tanggung Jawab

• Melakukan kunjungan ke pelanggan

• Melakukan kajian untuk melihat kebutuhan pasar

• Melakukan koordinasi dengan bagian produksi dan distribusi

Kesalahan Umum

Kesalahan umum yang sering dijumpai dalam tanggung jawab utama :

• Kalimat terlalu umum dan kabur

• Membuat banyak tugas-tugas minor

Key Performance Indicator

Ukuran kuantitatif yang penting dan relevan untuk diukur guna mengetahui tingkat pemenuhan setiap tanggung jawab utama oleh pemangku jabatan

Kriteria dalam menyusun KPI

3

 Data dapat diukur

 Sulit untuk dimanipulasi

Contoh Posisi (Sales Manager)

Memastikan peningkatan penjualan guna mendukung pencapaian target

revenue perusahaan

Tanggung Jawab Key Performance Indicator (KPI)

Sales Volume mencapai Rp. 1 Triliun per bulan

Tantangannya adalah : Menemukan KPI

yang paling relevan untuk setiap tanggung jawab

Dimensi Jabatan

A

B Untuk membedakan satu

posisi dengan posisi yang lain dalam satu jabatan yang

sama

Tujuan

Besaran Kuantitatif yang

menunjukkan skala besarnya

cakupan tanggung jawab pemegang jabatan

Definisi

4

oJumlah/luas pabrik yang dikelola

oBiaya perawatan oNilai mesin yang dikelola

Tanggung jawab di aspek produksi dan perawatan (production and

maintenance aspect)

o Luas Area penjualan o Biaya Promosi atau Iklan

o Banyaknya merk (brand) yang dikelola o Total penjualan yang dilakukan

Tanggung jawab di aspek penjualan dan marketing (sales and marketing

aspect)

o Anggaran tahunan, pengeluaran, biaya operasional, biaya proyek

o Pendapatan

tahunan, pendapatan, omzet penjualan

.

Tanggung jawab di

aspek keuangan (financial aspect)

Contoh Dimensi Jabatan

Kewenangan Utama

A

B _ Setiap Tanggung Jawab Utama harus memiliki Kewenangan Utama

 Harus proporsional dengan tanggung jawabnya

 Menggambarkan tingkat keputusan yang bisa dan harus diambil

Noted!

Tingkat pengambilan keputusan yang dapat dilakukan oleh pemangku jabatan untuk memenuhi tanggung jawab utamanya tanpa memerlukan persetujuan atasan.

Definisi

5

Contoh: Pemimpin Bidang Pemasaran

Main Responsibility KPI Wewenang Utama

Memastikan tercapainya peningkatan volume

penjualan guna

mendukung peningkatan revenue/pendapatan

Jumlah volume penjualan yang dihasilkan dalam sebulan

Memberikan diskon rate sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan

Memastikan tercapainya peningkatan jumlah

pelanggan guna

mendukung peningkatan revenue

Jumlah pelanggan

baru Menggunakan anggaran

pemasaran sesuai

rencana yang telah

ditetapkan

Lingkungan Kerja

Uraian yang menggambarkan kondisi lingkungan kerja yang dihadapi pemangku jabatan

Definisi

a. Aktivitas di dalam ruangan atau di luar ruangan

b. Kondisi ruangan kerja c. Tingkat kebisingan suara d. Tingkat suhu udara

e. Resiko-resiko yang mungkin timbul f. Orang-orang yang dihadapi

g. Peralatan yang harus selalu digunakan h. Tekanan fisik atau mental yang dihadapi

pemangku jabatan

Komponen

6

Hubungan Kerja

Interaksi yang dilakukan oleh pemangku jabatan, selain dengan atasan dan

bawahan langsungnya, dalam rangka mendukung kelancaran pemenuhan tanggung jawabnya

Definisi

internal dan eksternal organisasi

Lingkup

Sifat-sifat Hubungan Kerja

•Informatif

•Konsultatif

•Koordinatif

7

Contoh – SM Bidang Strategi dan Kesisteman SDM

a. Hubungan informatif dengan Departemen Tenaga Kerja dalam hal update peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan,

b. Hubungan konsultatif dengan konsultan dalam hal pelaksanaan proyek pengembangan sistem SDM

Tujuan

a. Hubungan kerja yang bersifat informatif dengan seluruh Senior Manager dan Kepala Divisi dalam hal pengelolaan informasi kebijakan, strategi dan SOP pengelolaan SDM

b. Hubungan konsultatif dengan SM Bidang Perencanaan Strategis dan Kinerja Perusahaan dalam hal perencanaan organisasi

c. Hubungan koordinatif dengan SM Pelayanan SDM dan HSSE dalam implementasi Sistem Manajemen Kinerja

Internal

Ilustrasi Jabatan

o Posisi jabatan di organisasi

o Aktivitas-aktivitas utama dalam melakukan pekerjaan

o Hal-hal kritis yang mungkin terjadi o Hal-hal yang harus dilaporkan kepada superior

o Pengorganisasian aktivitas bawahan (subordinat)

o Tantangan (challenge) Hal-hal

Penting yang Harus Digali

Merupakan uraian yang menggambarkan pekerjaan yang dilakukan

oleh pemangku jabatan untuk mencapai misi

jabatan.

Definisi

Paragraf terstruktur yang menceritakan aktivitas utama

dalam melakukan tanggung jawab utama pemangku

jabatan sehingga dapat menggambarkan pekerjaan yang dilakukan oleh pemangku

jabatan

Berupa

8

Persyaratan Jabatan

1. Persyaratan Mutlak Jabatan (Job Pre-requisite) 2. Persyaratan

Kompetensi 3. Pendidikan 4. Pengalaman

Format

Bagian dari Distinct Profil Jabatan yang

menjelaskan persyaratan yang

harus dimiliki pemangku jabatan

agar dapat menjalankan pekerjaannya sesuai

dengan yang diharapkan

Definisi

Job Requirement

Contoh

Risk Management :

Untuk Pandu harus memiliki ijazah ANT- 3/ANT-2/ANT-1

Untuk Operator harus memiliki SIM B dan SIO 1. Kebijakan

perusahaan,

2. Peraturan eksternal (Pemerintah,

Asosiasi) ataupun 3. Kebijakan khusus

untuk jabatan tersebut

Persyaratan

Persyaratan mutlak yang harus dimiliki oleh pemangku jabatan

Definisi

Job Pre-requisite

Persyaratan Kompetensi

Pendidikan (formal maupun informal)

Pendidikan

Contoh untuk jabatan Akuntansi:

oPendidikan : Ijasah S1 (Finance / Accounting) oSertifikasi : CPA (Certified Public Accountant) oPelatihan :

Leadership

Decision Making

Communication Skill

Organization Awareness

Corporate Finance & Treasury Management

International Finance

Security Analysis & Investment Management

Pengalaman kerja (lamanya waktu dan

tingkat relevansi)

Pengalaman

Contoh untuk Jabatan Akuntansi :

o7 tahun dibidang Akuntansi

Kompetensi minimum yang

dipersyaratkan kepada pemangku jabatan untuk dapat melakukan pekerjaannya sesuai dengan yang diharapkan

Definisi

Security Analysis & Investment Management

Perpajakan

Accounting System &

Procedure

Advance Accounting

Kursus Bahasa Inggris

Pelatihan Penulisan Laporan

Contoh: Kompetensi Senior Manager Akuntansi

 Core Competencies :

Integrity (level 5) Customer Service Orientation (level 6) Relationship Building (level 5)

Managed Care (level 5)

 Role Competencies :

Team Leadership (level 6) Developing Others (level 5)

Achievement Orientation (level 6) Conceptual Thingking (level 5) Impact and Influence (level 5)

 Functional Competencies :

•Accounting System Aanalyst (level 5)

•Accounting Management (level 4)

•Accounting Control (level 5)

•Financial Information System (level 5)

•Financial Analysis & Reporting (level 4)

5’

Persyaratan Kompetensi :

KEY PERFORMANCE INDICATOR GENERIK

Your Date 26

Tanggung Jawab Utama

No Tanggung Jawab

Utama KPI Dimensi

Jabatan Wewenang Utama 1 Memastikan

tersedianya Rencana Kerja dan Anggaran (RKAP)

•Ketepatan Waktu penyampaian RKAP

•Penilaian Corporate Planning terhadap kualitas RKAP

• Jumlah

Anggaran yang dikelola

• Tenggat Waktu penyampaian RKAP

• Mendapatkan akses data yang dibutuhkan.

• Menetapkan rencana program kerja dan inisiatif baru serta anggaran yang dapat

mendukung pencapaian kinerja perusahaan.

2 Memastikan

kegiatan Unitnya berjalan sesuai dengan Rencana Kerja dan Anggaran (RKAP) yang telah ditetapkan

•% realisasi program

•% Realisasi biaya

•Jumlah Program

•Jumlah

Anggaran yang dikelola

•Menyetujui eksekusi Rencana

Kerja

Tanggung Jawab Utama

No Tanggung Jawab

Utama KPI Dimensi Jabatan Wewenang Utama

3 Memastikan perannya

sebagai Manager SDM •Tingkat Kelengkapan DJP Direct Report

•Ketepatan waktu

pelaksanaan Perencanaan Kinerja

•Ketepatan waktu

pelaksanaan Evaluasi / Penilaian Kinerja

•Frekuensi Coaching &

Counseling

•Jumlah Direct report • Menyetujui DJP, SMKI, pelatihan dan cuti

direct report

• Menyetujui

penempatan dan sanksi direct report sesuai dengan

Peraturan Perusahaan

4 Memastikan unitnya sesuai dengan semua sistem manajemen yang diterapkan perusahaan dan relevan dengan Unit Kerjanya

•Jumlah temuan Audit

•Tndak lanjut atas temuan Audit (Jumlah temuan yang telah ditindak

lanjuti/Jumlah temuan Auditor) x 100%

•Jumlah Sistem Manajemen yang

digunakan (Safety, Risk Management, Internal Control, Quality

Management dsb)

•Menetapkan dan/atau menandatangani

Dokumentasi Sistem manajemen yang

menjadi ruang lingkup unitnya