PSIKOLOGI MANAJEMEN
MAKALAH FUNDAMENTAL OF PLANNINGDisusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Psikologi Manajemen Semester Genap Tahun Ajaran 2015/ 2016
Oleh:
Kelompok 8
Rizal Fahmi
190110120008
Rullyta Nadia Khairani
190110120032
Fachri Ezra Pradana
190110120060
Martinus D. Hanggara
190110120086
Agfa Aghnia Nadirah
190110120088
Laura Nurlatifa Erawan
190110120142
Gerizcha Aprilia Pardede 190110120150
UNIVERSITAS PADJADJARAN
FAKULTAS PSIKOLOGI
JATINANGOR – SUMEDANG
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI...i
WHY AND HOW MANAGERS PLAN...1
IMPORTANCE OF PLANNING...1
THE PLANNING PROCESS...1
BENEFITS OF PLANNING...2
PLANNING AND TIME MANAGEMENT...4
TYPES OF PLANS USED BY MANAGERS...4
LONG-RANGE AND SHORT RANGE PLANS...4
STRATEGIC AND TACTICAL PLANS...5
OPERATIONAL PLANS...6
PLANNING TOOLS AND TECHNIQUE...7
FORECASTING...7
CONTINGENCY PLANNING...7
SCENARIO PLANNING...7
BENCHMARKING...8
USE OF STAFF PLANNERS...8
IMPLEMENTING PLANS TO ACHIEVE RESULTS...9
GOAL SETTING AND GOAL ALIGNMENT...9
MANAGEMENT BY OBJECTIVES...10
PARTICIPATION AND COMMITMENT...12
FUNDAMENTAL OF PLANNING
WHY AND HOW MANAGERS PLAN
Proses manajemen merupakan proses planning , organizing, leading, dan controlling
dari penggunaan sumber-sumber untuk mencapai tujuan performa. Fungsi yang akan dibahas kali ini adalah fungsi yang pertama yaitu planning atau perencanaan. Planning adalah proses pengaturan tujuan dan penentuan cara terbaik untuk memenuhi tujuan tersebut.
IMPORTANCE OF PLANNING
Mengapa perencanaan menjadi penting? Karena ketika perencanaan dilakukan dengan
baik akan menghasilkan landasan yang kuat untuk fungsi manajemen lain, yaitu controlling
(mengalokasikan dan menyusun sumber-sumber untuk memenuhi tugas), leading (mengarahkan
sumber daya manusia untuk memastikan tugas terpenuhi), dan controlling (pemantauan
pencapaian tugas dan memperbaiki tindakan yang seharusnya). Saat ini tuntuan organisasi dan lingkungan karir, penting untuk tetap berada satu langkah lebih depan dalam sebuah kompetisi. Hal ini berarti kita harus selalu bekerja keras untuk menjadi lebih baik dalam menjalankan
sesuatu dan menjadi action-oriented., sehingga diperlukan perencanaan yang baik di awal.
THE PLANNING PROCESS
Dalam melakukan perencanaan perhatian kita harus terfokus pada tujuan yaitu hasil
spesifik atau harapan yang ingin dicapai. Perencanaan seharusnya menghasilkan rencana yang
nyata (real plan), yaitu pernyataan mengenai langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Selanjutnya perencanaan juga harus menghasilkan rencana yang dapat diimplementasikan dengan baik supaya tujuan tercapai. Terdapat 5 tahapan perencanaan (Schemerhorn, 2010), yaitu:
1. Define your objectives (Tentukan tujuan) identifikasi harapan yang diinginkan atau hasil yang sangat spesifik. Harus spesifik supaya kita dapat mengetahui jika kita sudah sampai pada tujuan atau mengetahui sejauh mana kita telah berjalan (terukur).
kita dalam rangka mencapai tujuan; mengetahui kekuatan-kekuatan yang mendukung dan kelemahan-kelemahan yang akan menghambat.
3. Develop premises regarding future conditions (Membangun kemungkinan kondisi-kondisi di masa depan) mengantisipasi kejadian di masa depan. Buatlah alternatif “skenario” untuk hal yang akan terjadi; identifikasi dari setiap skenario hal apa yang akan membantu atau yang menghambat progres pencapaian tujuan.
4. Analyse alternatives and make a plan (Analisis alternatif dan membuat rencana) Tuliskan dan evaluasi setiap tindakan. Pilihlah alternatif yang sangat memungkinkan untuk mencapai tujuan; deskripsikan apa yang harus dilakukan untuk mendukung aksi.
5. Implement the plan and evaluate results (Implementasikan rencana dan evaluasi hasil) menjalankan tindakan dan secara hati-hati mengukur progres pencapaian tujuan. Berdasarkan apa yang dilakukan sesuai dengan rencana, evaluasi hasil yang ada, perbaiki tindakan, dan revisi rencana sesuai yang dibutuhkan.
Proses perencanaan yang telah dijelaskan terlihat sederhana dan cukup jelas. Namun perlu diingat bahwa perencanaan bukanlah sesuatu yang dilakukan manager sendirian dalam ruangan sepi, bebas dari gangguan, dan berada dalam waktu yang tetap. Ini merupakan proses yang terus menerus, seringkali secara terus menerus dikerjakan walaupun berhadapan dengan kesibukan lain dan tuntuan kerja. Lalu sama seperti proses pembuatan keputusan dalam organisasi, perencanaaan terbaik diselesaikan dengan partisipasi aktif dari semua orang yang bekerja dan akan menentukan apakah rencana dapat diimplementasikan dengan baik atau tidak.
BENEFITS OF PLANNING
Planning memberikan keuntungan tersendiri kepada organisasi dan individu, beberapa diantaranya adalah:
a. Planning improves focus and flexibility
Planning yang baik meningkatkan fokus dan fleksibilitas, dimana keuntungan terhadap organisasi yang memiliki fokus dan fleksibilitas adalah:
Organisasi dengan fokus mengetahui apa yang terbaik, mengetahui kebutuhan
pelanggan dan melayaninya.
Organisasi dengan fleksibilitas mampu berubah dan beradaptasi terhadap perubahan
Sedangkan keuntungan bagi individu yang memiliki fokus dan fleksibilitas adalah:
Individu yang fokus mengetahui kemana tujuan yang diinginkan dalam karir atau suatu
situasi dengan kondisi apapun yang dihadapinya saat itu.
Individu yang fleksibel mampu menyesuaikan rencana yang telah dibuat agar sesuai
dengan berbagai kesempatan yang ada.
b. Planning improves action orientation
Planning menjaga visi masa depan sebagai suatu target sehingga seseorang atau suatu organisasi menjadi lebih baik dalam apa yang mereka kerjakan. Hal ini juga
menghindari complacency trap, yakni terbawa aliran peristiwa.
Konsultan manajemen Stephen R. Covey mengatakan bahwa planning yang baik
membuat kita menjadi lebih:
1. Resultoriented, membuat arahan berdasarkan orientasi performa
2. Priorityoriented, memastikan bahwa hal terpenting yang mendapat perhatian utama 3. Advantage oriented, memastikan bahwa semua resource telah digunakan sebagai
keuntungan yang terbaik.
4. Change oriented, mengantisipasi masalah dan kesempatan dengan penanganan yang terbaik.
c. Planning improves coordination and control
Planning meningkatkan koordinasi, dimana individu, kelompok, dan subsistem yang berbeda di suatu organisasi melakukan berbagai macam hal yang berbeda dalam waktu yang
sama. Planning-lah yang mengkoordinasikan berbagai macam unsur ini agar menjadi
gabungan pencapaian yang meningkatkan performa dari suatu organisasi.
Planning yang baik juga memfasilitasi kontrol. Dimana, langkah awal dalam suatu planning adalah menentukan objektif dan standar untuk mempermudah mengukur suatu
hasil dan meningkatkan hal-hal yang diperlukan. Dengan demikian, planning dan
controlling bekerja cukup dekat dalam proses manajemen. Dimana tanpa ada planning, kontrol tidak memiliki objektif dan kesulitan menilai hasil tanpa ada standar tertentu.
Sedangkangkan tanpa kontrol, planning kesulitan untuk mengatur agar semua hal dilakukan
PLANNING AND TIME MANAGEMENT
Time management atau pengaturan waktu juga cukup penting dan berhubungan erat dengan planning yang baik sebagai kunci kesuksesan. Kebanyakan time management berakar pada disiplin dan prioritas, sehingga pilihan yang tepat berdasarkan prioritasnya sangat
diperlukan. “To do” list sangat membantu untuk mengatur hal-hal yang harus dilakukan, namun
akan sangat baik jika hal-hal tersebut juga dibedakan berdasarkan skala prioritasnya seperti top
priority, high priority, low priority, dan no priority.
TYPES OF PLANS USED BY MANAGERS
Manager selalu dihadapkan pada tantangan – tantangan yang berbeda dalam kegiatan
organisasi atau dalam perusahaan. Situasi yang dihadapi oleh manager terkadang merupakan
situasi yang dapat diprediksi dan jelas, tetapi terkadang situasi tersebut juga tidak jelas dan
sangat dinamis. Manager dalam menghadapi situasi dan kondisi tersebut membutuhkan rencana
– rencana yang berbeda yang sesuai dan dapat mengatasi situasi tersebut.
LONG-RANGE AND SHORT RANGE PLANS
Berdasarkan lamanya, tipe perencanaan manager dibagi menjadi dua :
1. Long Range Plan (Perencanaan Jangka Panjang)
Menurut Schermerhorn, rencana jangka panjang adalah rencana yang disusun dalam menghadapi suatu situasi dalam jangka waktu 3 tahun atau lebih ke depan. Perencanaan
jangka panjang pada umumnya dilakukan oleh top manager untuk menentukan arah dan
tujuan organisasi secara keseluruhan.
Tantangan yang dihadapi dalam menjalankan rencana jangka panjang adalah tekanan-tekanan dari kejadian sehari – hari dapat mengaburkan perhatian pekerja dari tugas-tugas yang penting. Semua karyawan perlu mengetahui dan merasakan rencana jangka panjang yang disusun tersebut
2. Short Range Plan (Perencanaan Jangka Pendek)
manager – manager di bawah top manager memiliki tanggung jawab dalam mengerjakan rencana jangka pendek ini.
Menurut Elliot Jacques dalam Schermerhorn (2010) setiap orang memiliki kemampuan yang bervariasi ketika memikirkan suatu rencana dalam jangka waktu tertentu. Menurutnya, kebanyakan orang dapat memikirkan rencana dalam jangka waktu 3 bulan saja, ada juga yang bisa memikirkan rencana dalam jangka waktu 1 tahun ke depan namun lebih sedikit jumlah orangnya, dan sangat sedikit orang – orang yang dapat memikirkan rencana dalam jangka waktu 20 tahun ke depan.
STRATEGIC AND TACTICAL PLANS
Berdasarkan cakupan dan tujuannya, perencanaan dibagi menjadi :
1. Rencana Strategis (Strategic Plan)
Rencana strategis dibuat untuk mengidentifikasi arah jangka panjang dari organisasi dan perusahaan. Agar dapat mengidentifikasi arah perusahaan diperlukan visi yang dapat menjelaskan tujuan organisasi dan dapat mengekspresikan harapan organisasi tersebut di masa depan.
Rencana strategis memiliki karkteristik bersifat jangka panjang dan dinamis. Manager
dalam memenuhi visi diperlukan jangka waktu yang lama dan juga visi tersebut harus didukung dengan tujuan – tujuan perusahaan atau organisasi yang jelas dan terencana untuk memenuhi visi yang telah dibuat sebelumnya.
2. Rencana Taktis (Tactical Plan)
Tactical plan, atau rencana taktis, adalah rencana yang disusun saat terjadi hal-hal di luar dugaan sehingga diperlukan penyesuaian dalam menghadapi situasi-situasi yang terjadi.
Planning jenis ini meski lebih fleksibel, tetap bertujuan untuk membantu implementasi
strategic plan dalam jangka panjang. Tactical plan seringkali berupa functional plan, yang menunjukkan bagaimana komponen-komponen yang berbeda dalam perusahaan akan berperan dalam proses perencanaan yang menyeluruh, contohnya:
a. Production plans, berkaitan dengan metode pekerjaan dan teknologi yang digunakan,
d. Logistcs plans, berkaitan dengan pemasok dan penyediaan barang yang dibutuhkan, e. Marketing plans, berkaitan dengan penjualan dan distribusi produk,
f. Human recourses plan, berkaitan dengan pengembngan sumber daya manusia.
OPERATIONAL PLANS
Operation plan merupakan perencanaan mengenai hal-hal yang harus dilakukan dalam jangka waktu pendek untuk menghadapi berbagai situasi, untuk dapat mengimplementasikan tujuan dari strategic plan.
Policy
Policy, atau kebijakan, merupakan serangkaian acuan dalam pengambilan keputusan dalam situasi yang spesifik, acuan-acuan ini lebih berisi nilai atau pandangan organisasi terkait situasi spesifik, bersifat luas, tidak kongkrit, dan permanen, digunakan berulang-ulang.
Procedures
Procedures, atau prosedur, merupakan serangkaian aturan yang berisi langkah-langkah pasti yang harus diambil dan diikuti dengan persis dalam situasi spesifik. Prosedur bersifat lebih sempit dan kongkrit jika dibandingkan dengan kebijakan, aturan atau langkah-langkah ini disebut
juga Standard Operating Procedures (SOP).
Budgets
Budgeting merupakan perencanaan yang mengalokasikan sumber daya terhadap kegiatan,
proyek, atau program dalam organisasi. Beberapa jenis budgeting antara lain financial budgets;
operating budgets; nonmonetary budgets. Alokasi sumber daya ini dapat bersifat pasti dan
spesifik, yaitu sejumlah sumber daya tertentu untuk suatu tujuan yang spesifik (fixed budget),
dan lebih fleksibel, alokasi sumberdaya dapat bervariasi tergantung kebutuhan yang muncul
dalam kegiatan atau situasi tertentu (flexible budget).
kebutuhan yang baru. Masalah ini dapat menyebabkan alokasi sumber daya yang berlebihan, sia-sia, dan tidak relevan terhadap tuntutan atau kebutuhan yang baru. Solusi yang diadakan untuk
masalah tersebut adalah zero-based budget, yaitu perencanaan alokasi dengan pendekatan setiap
periode budgeting seakan semuanya baru, semua proposal program organisasi akan ditinjau dan
tidak ada jaminan bahwa program yang sebelumnya didanai akan didanai kembali.
PLANNING TOOLS AND TECHNIQUE
FORECASTING
Forecasting merupakan usaha untuk memprediksi apa yang akan terjadi di masa depan. Secara periodik BusinessWeek, Fortune, dam Economist melaporkan prediksi kondisi ekonomi, pengangguran, dan isu-isu lainnya. Beberapa didapat berdasarkan prediksi kualitatif dengan menggunakan pendapat ahli untuk memprediksi masa depan. Ada juga yang menggukan prediksi kuantitatif yang menggunakan model matematik dan analisis statistik dari data terdahulu dan survei.
Meskipun berguna, semua prediksi harus diperlakukan dengan hati-hati. Prediksi dapat membantu dalam perencanaan tetapi bukan merupakan pengganti.
CONTINGENCY PLANNING
Contingency planning adalah mengidentifikasi sumber alternatif dari suatu tindakan untuk dilakukan ketika suatu hal berjalan tidak sebagaimana mestinya. Contohnya adalah perusahaan coca cola dan pepsi sudah menghabiskan miliaran dolar untuk mengiklankan produknya, meskipun mereka sudah mendapatkan banyak keuntungan tetapi mereka sudah menyiapkan contingency planning jika sewaktu-waktu terjadi masalah global, dan segalanya yang berubah misalnya trend di konsumen dan politik.
SCENARIO PLANNING
Versi jangka panjang dari contingency planning disebut scenario planning, yaitu
mengidentifikasi skenario masa depan dan membuat rencana untuk menghadapi rencana
tersebut. Contohnya adalah perusahaan Shell memulai membuat scenario planning beberapa
kemungkinan di masa depan, tetapi scenario planning membantu organisasi untuk berpikir dan menjadi lebih baik dalam mempersiapkan keadaan mengejutkan di masa depan.
BENCHMARKING
Terkadang seseorang yang membuat rencana dalam perusahaan merasa terlalu nyaman dengan setiap hal dan proses yang sedang terjadi dan menganggap bahwa masa lalu adalah penentu apa yang terjadi di masa depan. Akan tetapi, sebaiknya kita selalu mengantisipasi apa
yang dapat terjadi di kemudian hari. Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah benchmarking,
yaitu proses membandingkan antara internal dan eksternal perusahaan sebagai bahan evaluasi
untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Tujuan dari benchmarking adalah menentukan apakah
kinerja pegawai sudah sesuai dengan apa yang diharapkan oleh perusahaan dan membuat
rencana untuk melakukan peningkatan jika diperlukan. Teknik benchmarking dilakukan dengan
mencari pekerja-pekerja yang dianggap melakukan ‘best practices’, orang-orang yang mampu
melakukan performa kerja secara superior. Internal benchmarking dilakukan pihak perusahaan
dengan mengondisikan pekerja-pekerja superior tersebut untuk dapat berbagi pengalaman
dengan pekerja lainnya. External benchmarking dilakukan dengan cara mempelajari
pesaing-pesaing di perusahaan lain.
USE OF STAFF PLANNERS
Semakin berkembang perusahaan, semakin besar juga kemungkinan terjadi perubahan
rencana-rencana di dalamnya. Di banyak perusahaan, staff planners dipekerjakan untuk
membantu mengoordinasi dan melaksanakan rencana. Para staf ini adalah orang-orang yang memiliki ketrampilan untuk melakukan proses, sekaligus penyediaan seluruh alat dan teknik yang akan digunakan. Mereka dapat fokus pada tugas-tugas yang penting dan menuntut strategi.
Akan tetapi, satu risiko pekerjaan dapat membuat renggangnya komunikasi antara staff planners
dan line managers. Namun, apabila setiap pekerja dapat bekerja sama dengan baik, pekerjaan
IMPLEMENTING PLANS TO ACHIEVE RESULTS
“In business, words are words, promises are promises, but only performance is reality.” Janji dikatakan terpenuhi ketika rencana sudah diimplementasikan atau diwujudnyatakan dengan aksi yang mengarah kepada target. Implementasi dari rencana-rencana dalam perusahaan akan dibahas lebih lanjut.
GOAL SETTING AND GOAL ALIGNMENT
Dalam dinamika dan kompetisi yang tinggi di dunia bisnis, perusahaan sebaiknya menyoroti dua hal yang penting yaitu tujuan dan akuntabilitas, seperti yang dilakukan oleh Perusahaan Cypress Semiconductor milik T. J. Rodgers. Ia mendukung sistem yang memfasilitasi seseorang untuk bekerja dengan tugas dan pengukuran performa kerja yang jelas. Rodgers mengatakan, “Manajer memonitor tujuan, mengamati permasalahan, dan mengharapkan pekerja-pekerja yang tertinggal di belakang untuk meminta bantuan sebelum mereka kehilangan kendali dan merusak proses.”
Goal Setting
Setiap perusahaan pasti memiliki tujuan. Tujuan dapat membuat perubahan yang besar mengenai bagaimana setiap pekerja diarahkan dan diberikan inspirasi untuk selalu bekerja keras. Setiap pekerja harus dikondisikan mulai dari yang tidak memiliki tujuan (no goals) untuk
kemudian mencapai sebagian tujuan (average goals) hingga akhirnya memiliki tujuan yang tepat
(great goals). Great goals adalah yang:
1. Specific tujuan yang jelas dan hasil akhir (outcome) yang akan didapatkan
2. Timely terkait dengan jadwal yang spesifik dan tenggat waktu (due dates)
3. Measureable hasil dapat diukur secara tepat tanpa adanya ambiguitas
4. Challenging tantangan untuk perolehan tertentu
5. Attainable menantang tapi realistis untuk dicapai
Goal Alignment
Dalam suatu perusahaan atau organisasi, goal alignment dapat digunakan untuk
penentuan tujuan organisasi dengan melihat berbagai sumber daya, unit, dan level organisasi
secara keseluruhan. Sehingga dengan adanya goal set dapat mempermudah suatu organisasi
untuk mencapai misi dan tujuaannya.
Hierarchy of goals atau hierarchy of objectives dapat membantu proses goal alignment,
dimana tahapan ini dimulai dari proses pencapaian tujuan terkecil hingga tujuan atau misi akhir dari suatu perusahaan atau organisasi.
MANAGEMENT BY OBJECTIVES
Management by objectives (MBO) dapat membantu suatu perusahaan atau organisasi
mencapi misi dan tujuannya, hal ini dikarenakan MBO melakukan integrasi antara planning dan
controlling. MBO melibatkan proses komunikasi yang terstruktur antara setiap level jabatan (ex: team leader with team member) untuk menetapkan performa dalam mencapai target dan juga mengevaluasi pencapaian hasil atau kinerja. MBO akan membuat persetujuan antara dua pihak mengenai:
- Performance objective for a given time period
- Plans through which they will be accomplished
- Standards for measuring whether they have been accomplished
Performance Objectives in MBO
Di dalam kontrak MBO, Performance Objectives dapat dispesifikan menjadi
Improvement Objectives dan Personal Development Objectives. Improvement Objectives
menggambarkan adanya peningkatan performa anggota untuk pencapaian suatu tujuan.
Sedangkan Personal Development Objectives menggambarkan adanya perkembangan ilmu dan
kemampuan anggota untuk menjalankan perannya dalam pencapaian tujuan.
Dalam menentukan performance objective sebaiknya menggunakan isi perjanjian yang
performanya dapat diukur semudah mungkin, seperti dinyatakan dalam verifiable work
activities. Contohnya, “Untuk meningkatkan komunikasi di dalam tim, maka tim ini akan mengadakan pertemuan di setiap minggunya”. Sehingga peningkatan komunikasi pada tim tersebut dapat diukur dari adanya pertemuan yang akan diadakan di setiap mingggunya.
MBO Pros and Cons
Beberapa kelemahan MBO diantaranya seperti memerlukan waktu dan biaya yang besar,
fokus terlalu banyak pada tujuan yang mudah, banyaknya dokumen, dan juga supervisor yang
hanya memberitahu bawahannya akan tujuan mereka. Sedangkan kelebihannya seperti
memfokuskan anggota kepada tugas dan tujuan, supervisor mendukung para anggota untuk
menunjukkan performa sesuai kesepakatan, terjalinnya hubungan antara atasan – anggota, dan
PARTICIPATION AND INVOLVEMENT
Planning adalah suatu proses, dimana planning yang baik dalam suatu organisasi dapat
dimulai dari top management dan disertai dengan adanya partisipasi atau keterlibatan oleh level
di bawahnya. Participatory planning melibatkan seluruh orang yang dipengaruhi oleh suatu plan
serta berkontribusi dalam pelaksanaan plan tersebut.
Penelitian menunjukkan bahwa ketika anggota perusahaan atau organisasi berpartisipasi dalam pencapaian tujuan maka mereka akan mendapatkan motivasi untuk bekerja keras mencapai tujuan tersebut. Partisipasi dari para anggota juga akan memberikan banyak dampak
positif seperti munculnya komitmen untuk bekerja keras, mendukung pelaksanaan planning,
meningkatnya kreativitas dan ketersediaan informasi dalam proses planning, serta adanya
pemahaman dan penerimaan mengenai planning tersebut. Meskipun akan membutuhkan banyak
waktu dalam melibatkan partisipasi anggota, namun hal ini akan meningkatkan hasil dengan
