MODUL PERKULIAHAN
Sistem
Informasi
Manajemen
Mengelola Sumber Daya Informasi
Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh Fakultas Ilmu
Komputer Sistem Informasi
06
MK18005 Nia Kusuma Wardhani, S.Kom, MM.Abstract
Kompetensi
Modul ini menjelaskan tentang Pengelolaan sumber daya informasi pada suatu organisasi / perusahaan.
Mengelola SDI, Perencanaan Strategis SDI, Konsep manajemen SDI.
Pendahuluan
Manajemen sumber daya informasi adalah aktivitas yang dijalankan manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumberdaya informasi yang dibutuhkan untuk memenuhi keperluan pemakai.
Manajemen Sumber Daya Informasi berkembang jika perusahaan berusaha semaksimal mungkin memanfaatkan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif, para eksekutif menyadari jasa informasi sebagai area bisnis utama, menerima manajer jasa informasi dalam lingkungan elit mereka, memperhatikan sumber daya informasi saat membuat perencanaan startegis, terdapat rencana strategis sumber daya informasi yang formal dan rencana tersebut membahas end-user-computing.
Karakteristik dari Informasi yang Efektif
Konsep yang berhubungan dengan pemrosesan informasi manusia, yaitu:
Informasi adalah sesuatu yang dianggap berarti
Informasi mengurangi ketidakpastian tentang situasi
Pikiran manusia memproses informasi dalam keadaan sementara, karena
diambil dari ingatan jangka pendek
Kecenderungan manusia memproses data ke dalam informasi adalah tetap
Perencanaan termasuk membangun tujuan dan sasaran. Juga termasuk menentukan strategi yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan sasaran tadi. Pengorganisasian termasuk identifikasi dan mengkombinasi sumberdaya sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan dan sasarannya. Juga termasuk membuat struktur pengelolaan dan hubungan pelaporan.
Perencanaan meliputi :
Perencanaan strategik
Perencanaan Taktis
Manajemen Sumber Daya Informasi dapat tercapai jika perusahaan menyadari sepenuhnya bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting dalam membuat perencanaan strategis perusahaan dan keunggulan kompetitif perusahaan dapat tercapai jika didukung oleh sumber daya informasi yang unggul. Rencana strategis sumberdaya informasi membahas cara membuat sumberdaya informasi tersedia bagi pemakai akhir, dan tetap mempertahankan pengendalian atas sumberdaya tersebut.
Perencanaan strategis merupakan rencana jangka panjang yang akan mengidentifikasi tujuan-tujuan apa saja yang dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan dan lingkungannya, serta menentukan strategi untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Setelah rencana strategis ditetapkan, tiap area fungsional bertanggung jawab untuk juga mengembangkan rencana strategis mereka sendiri, sehingga dapat bekerja sama dalam mencapai tujuan utama perusahaan.
Ilustrasi karakteristik keputusan dan kebutuhan informasinya sebagai berikut :
Proses pengambilan keputusan menurut Simon :
Karakteristik Kebutuhan Informasi
&
Personil Sumber Daya Informasi
Personil yang menyediakan jasa informasi dalam perusahaan merupakan area fungsional utama perusahaan yang terdiri dari analis system, programmer, database administrator, network administrator, dan operator.
- Analyst System
o Analyst System / system analis adalah orang yang menganalisa system dengan memperhatikan kekurangan dan kelebihan yang ada pada system dan prosedur yang berlaku. Selain itu juga meneliti seberapa jauh kebutuhan manajemen akan informasi serta penggunaan peralatan pengolahan data yang terintegrasi dengan proses. Untuk kebutuhan menganalisa system tersebut maka System Analyst akan banyak melakukan investigasi dan studi kelayakan kepada user sehingga perlu memiliki kemampuan kerjasama dan komunikasi yang baik dengan user. Dia juga akan melakukan evaluasi ekonomi dalam hal perencanaan anggaran untuk pembelian hardware dan software serta budget untuk monitoring pemeliharaannya. System analyst diharapkan dapat menganalisa dan mendokumentasikan prosedur yang diperlukan sesuai kebutuhan system yang diimplementasikan.
Data pada area pengambilan keputusan dikaji untuk melihat
gejala yang mungkin mengarah ke pemahaman masalah atau kesempatan
Masalah diformulasikan; solusi dibangun dan dites untuk kelayakan
Pilihan dibuat diantara alternatif; dan kemudian diimplementasikan
Inteligensia (Intelligence)
Design
Pilihan
o System analyst bertugas mengumpulkan keterangan dari user dan manajemen mengenai alur data dan prosedur yang berlaku pada system, sebagai bahan utama dalam perancangan system yang akan dibuat.
- Programmer
o Programmer adalah orang yang membuat program aplikasi atau pengembang perangkat lunak (software). Programmer merupakan specialist computer programming yang bekerja dengan kode-kode bahasa pemrograman untuk membuat software aplikasi. Contoh bahasa pemrograman yang digunakan programmer adalah : Java, C++, Pascal, Visual Basic, Foxpro, dan sebagainya. - Database Administrator
o Orang yang melakukan pemeliharaan terhadap database yang digunakan pada system. Kadangkala system mengalami gangguan dikarenakan terdapat kesalahan fatal (error) pada database, sehingga perlu dilakukan pemeliharaan secara berkala (maintenance).
o Dalam hal profesionalisme kerja bidang database administrator, diperlukan adanya sertifikasi kompetensi yang diakui nasional maupun internasional, misalnya Oracle Database Administrator. Untuk mendapatkan sertifikasi tersebut harus melalui tahap pendidikan dan pelatihan yang intensif dan dengan pengujian yang terukur.
- Network Administrator
o Merupakan bidang kerja yang tugasnya mengelola jaringan computer (network) pada suatu perusahaan. Network administrator bertanggung jawab terhadap instalasi jaringan computer, kelancaran arus data, dan security system. Apalagi jaringan computer sangat rentan terhadap virus computer yang dapat mengakibatkan terjadinya kehilangan data (data lost), atau bahkan server down.
o Sertifikasi bidang networking yang diakui nasional dan internasional juga sebaiknya dimiliki oleh seorang network administrator, contoh : Cisco Certified Network Administrator.
o Operator adalah orang yang bertugas mengoperasikan computer dalam hal penggunaan system informasi untuk operasional bisnis perusahaan sesuai dengan kebutuhan manajemen dan prosedur yang berlaku.
o Bidang kerja operator computer tidak memerlukan keahlian khusus di bidang computer karena akan diberikan pelatihan sehubungan dengan pekerjaannya mengoperasikan computer pada suatu system informasi.
Sumber Daya Informasi
Sumber Daya Informasi terdiri dari : - Hardware
Pendekatan Contingency untuk ke Pengelolaan adalah :
Lingkungan eksternal
Internal Organisasi
Tahapan Pertumbuhan dan Faktor Waktu
Faktor Personal
Peranan Manajer
Semua sumber daya tersebut harus dikelola dengan baik untuk memenuhi kebutuhan akan informasi yang berkualitas dan mencapai keunggulan kompetitif perusahaan. Sehingga diperlukan manajer khusus yang kompeten dan mampu mengelola jasa informasi tersebut, biasa dikenal dengan istilah Chief Information Officer (CIO) atau manager divisi IT atau kepala bagian IT.
Tanggung jawab Chief Information Officer meliputi :
2. Merupakan pimpinan utama dalam pencapaian dan pemeliharaan kualitas informasi yang dihasilkan, security system, melakukan tindakan preventif dalam rangka mengantisipasi keadaan yang tidak terduga, menjaga anggaran belanja dan biaya pemeliharaan sumber daya informasi tetap terkendali dan tidak melebihi budget yang sudah ditentukan.
Sistem Informasi Sumber Daya Informasi adalah system yang menyediakan informasi mengenai sumber daya informasi perusahaan kepada para pemakai (user) di seluruh bagian perusahaan tersebut.
Keamanan Sistem
Keamanan system informasi pada suatu perusahaan merupakan hal yang sangat penting dan perlu mendapat perhatian khusus dalam penanganannya. Karena masalah keamanan system perlu di antisipasi dengan baik sehingga dapat meminimalkan kerusakan yang mungkin terjadi karena factor eksternal maupun internal system, serta memberi perlindungan terhadap semua sumber daya informasi perusahaan dari ancaman oleh pihak yang tidak berwenang.
Tujuan keamanan pada system adalah :
1. Kerahasiaan informasi yang dimiliki oleh perusahaan 2. Ketersediaan informasi yang berkualitas dan up to date 3. Integritas
Untuk mengatasi ancaman keamanan pada system perlu dilakukan pengendalian akses sebagai berikut :
1. Identifikasi pengguna (User identification) 2. Pembuktian keaslian pengguna
3. Otorisasi pengguna dengan penentuan hak akses pada tingkatan pengguna.
Kerangka Pengelolaan Sistem Informasi
Sistem Pemrosesan Transaksi
Sistem Pelaporan ke Manajer
Sistem Pendukung Keputusan
Sistem Berlandaskan Knowledge
Ilustrasi pemrosesan transaksi dan pelaporan sebagai berikut :
