MAKALAH PENGELOLAAN DOKUMENTASI
UNTUK MEMENUHI TUGAS MATA KULIAH MANAJEMEN
DOKUMENTASI
Disusun Oleh :
Ika Rohmah Nurjannah
(15080314016)
Siti Ayu Ridhofahul Husna
(15080314028)
Yuanida Ellen Tamaya
(15080314034)
Ach. Jauhari Musthofa
(15080314048)
Indriana Dewi Mustikarini
(15080314068)
Fakultas Ekonomi
Jurusan Pendidikan Ekonomi
Kata Pengantar
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan kemudahan, sehingga kami dapat menyelesaian Makalah dengan judul “Pengelolaan Dokumen” dengan lancar.
Makalah ini telah disusun dengan semaksimal mungkin
sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini. Untuk itu kami ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam pembuatan makalah ini. Kami berharap semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan bermanfaat bagi para pembaca.
Karena keterbatasan pengetahuan maupun pengalaman yang kami miliki, kekurangan pasti masih ada dalam makalah ini. Oleh karena itu kami sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini.
Surabaya, 24 Mei 2018
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... ii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang ... 1
1.2. Rumusan Masalah ... 1
1.3. Tujuan Penulisan ... 2
BAB II PEMBAHASAN ... 3
2.1. Pengertian Dokumentasi ...3
2.2. Kegunaan Dokumentasi...3
2.3. Peranan Dokumentasi ...4
2.4. Kegiatan Dokumentasi ... 5
2.5. Pengelolaan Dokumentasi ...10
BAB III PENUTUP ... 13
3.1. Kesimpulan ...13
3.2. Saran ...13
BAB I
Penyelenggaraan penataan dokumen perusahaan sebagai bagian integrasi pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi masih harus terus ditingkatkan. Upaya-upaya penyelenggaraan pembinaan kearsipan yang dilaksanakan secara terencana, sistematik dan terpadu serta berkesinambungan merupakan suatu kebutuhan bagi perusahaan. Dokumen merupakan informasi terekam yang berperan sebagai sumber informasi bagi pengambilan keputusan pimpinan secara akurat, cepat, tepat dan sesuai dengan jenjang tingkatannya. Disamping itu dokumen sebagai bukti tertulis merupakan alat bukti kuat dan mempunyai kedudukan di dalam hukum acara di Indonesia. Pada saatnya nanti dokumen juga berfungsi sebagai bahan bukti sejarah perjuangan bangsa dan bahan pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang akan datang.
1.2. Rumusan Masalah
Dari latar belakang di atas dapat diambil rumusan masalah sebagai berikut : 1. Apa pengertian dari Dokumentasi?
2. Apa saja kegunaan dokumentasi?
3. Apa peranan Dokumentasi ? 4. Apa saja kegiatan dokumentasi?
5. Bagaimana pengelolaan dokumentasi ?
1.3. Tujuan Penulisan
Seperti halnya rumusan masalah di atas, maka tujuan dari penulisan makalah ini adalah : 1. Untuk mengetahui pengertian dari Dokumentasi
2. Untuk mengetahui kegunaan dokumentasi
3. Untuk mengetahui peranan dokumentasi
4. Untuk mengetahui kegiatan dokumentasi 5. Untuk mengetahui pengelolaan dokumentasi
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Dokumentasi
Dokumentasi adalah Kumpulan dari dokumen-dokumen dapat memberikan keterangan atau bukti yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen secara sistematis serta menyebar luaskan kepada pemakai informasi tersebut.
Dokumentasi menurut beberapa ahli :
1. Pengertian dokumentasi menurut Paul Otlet (International Economic Conference 1905) · Dokumentasi adalah kegiatan khusus berupa pengumpulan,pengolahan, penyimpanan,
penemuan kembali dan penyebaran dokumen.
2. Pengertian Dokumentasi menurut Encyclopedia Britanica
· Dokumentasi adalah semacam pengawasan dan penyusunana bibiliografi, yang
mengunakan alat-alat seperti seperti indeks, sari karnagn dan isei bibiliografi disamping memakai cara tradisional (klasikal dan katalogisasi), untuk membuat informasi itu dapat dicapai.
3. Pengertian dokumentasi Federataion Internationale de Decomentation (FID)
·Dokumentasi adalah mengumpulkan menyebarkan dokumen-dokumen dari semua jenis Jenis mengenai semua lapangan pekerjaan manusia (documentation C’ est reunir, classer et distribuer des document de tout genre dans tours les domaines de L’ativite humaine).
2.2 Kegunaan dokumentasi
Dokumentasi memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukan. Dokumentasi menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu keterangan dokumen. Dokumentasi menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen dari
kemusnahan.
Dokumentasi menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuan.
Dokumentasi mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan Negara. Dokumentasi dapat menjamin keutuhan dan keotentikan informasi yang termuat dalam
dokumen.
2.3 Peranan Dokumentasi Bagi Suatu Organisasi :
Dokumentasi memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi. Dokumentasi menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi.
Dokumentasi menerbitkan dan mengembangkan catalog perkembangan ilmu pengetahuan.
2.4 Kegiatan Dokumentasi
Mencari dan mengumpulkan bahan-bahan Mencatat dokumen
Mengolah dokumen Memproduksi dokumen
Menyajikan dan menyebarluaskan dokumen Menyimpan dan memelihara dokumen
2.5 Pengelolaan Dokumentasi
Pengelolaan dokumentasi adalah kegiatan penyimpanan data dan informasi, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh satuan kerja di lingkungan organisasi atau perusahaan.
Tahapan dalam pengelolaan dokumen meliputi:
a. Deskripsi dokumen Setiap satuan kerja membuat ringkasan untuk masing-masing jenis dokumen yang didokumentasikan
b. Memverifikasi hasil dokumentasi Setiap informasi diverifikasi sesuai dengan jenis kegiatannya.
c. Otentikasi hasildo kumentasi Dilakukan untuk menjamin keaslian informasi melalui validasi informasi oleh setiap satuan kerja.
d. Pemberian kode dokumentasi Dilakukan untuk mempermudah pencarian informasi yang dibutuhkan melalui metode pengkodean yang ditentukan oleh masing-masing satuan kerja.
3) Kode angka dua digit untuk memberi tanda pengenal kelompok tersier atau kegiatan.
BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN
3.1 Kesimpulan
Dokumentasi merupakan kumpulan dari dokumen-dokumen dapat memberikan keterangan atau bukti yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen secara sistematis serta menyebar luaskan kepada pemakai informasi tersebut. Mencari dan mengumpulkan bahan-bahan. Dimana kegiatan didalamnya meliputi mencatat dokumen, mengolah dokumen, memproduksi dokumen, menyajikan dan menyebarluaskan dokumen, dan menyimpan dan memelihara dokumen
3.2 Saran
