po02 Handout Perancangan Organisasi

(1)

TI - 3252: Perancangan Organisasi

Pr ose s M a n a j e m e n

Pe r e n ca n a a n & Pe n ge n da lia n

Laborat orium

Sist em

Produksi

w ww .lspit b.or g

©

2003

D e pa r t e m e n Te k n ik I n du st r i FTI - I TB

PROSES MANAJEMEN PERENCANAAN ( 1)

• Tahap aw al dar i pr oses m anaj em en

• Suat u per siapan unt uk m enghadapi m asa depan

dan m encer m ink an upaya unt uk m endapat k an

hasil y ang t er baik dengan duk ungan sum ber

daya t er bat as

(2)

TI3252 - Perancangan Organisasi - 2

3 PROSES MANAJEMEN PERENCANAAN ( 2)

• Kapan & bagaim ana kegiat an hendaknya

dilaksanakan

• Rangk aian pr oses pengam bilan k eput usan

• Bidang per encanaan: pr oduk si, k euangan,

pem asar an, sum ber daya m anusia

PROSES MANAJEMEN PERENCANAAN ( 3)

• Pr oses penent uan cour se of act ion unt uk

m em ecahkan suat u per soalan

Bidang usaha apa y ang akan dim asuki oleh per usahaan

?

Bagaim ana alokasi sum ber daya pada bidang usaha ?

(3)

5 PROSES MANAJEMEN PERENCANAAN ( 4)

• Top Manager : m engut am ak an keselam at an dan

pengem bangan per usahaan dalam w ak t u panj ang

(4)

7 PROSES MANAJEMEN

ORI ENTASI PERENCANAAN

Dimensi

Puncak Manajemen Puncak Manajemen Madya Manajemen Lini Pertama

Fokus Keselamatan & pengembangan jangka _panjang Kompetisi & pengembangan sumber _daya Problem operasional

Tujuan Posisi masa depan Keuntungan masa depan Keuntungan jangka pendek

Proses Formulasi kebijakan & strategi Perumusan sasaran & program Implementasi program

Kendala Sumber daya global di masa depan

Sumber daya terpakai di masa depan

Business key success factors

Sumber daya yang tersedia

Ganjaran Pertumbuhan yang berkelanjutan Pengembangan potensi masa depan Efesiensi & stabilitas

Informasi Kecenderungan Kekuatan & kelemahan Informasi fungsional

Kemajuan pelaksanaan kegiatan(present business)

Organisasi Entrepreneurial & flesibel Profesional & adhokrasi Terstruktur & stabil

(5)

9 PROSES MANAJEMEN

TAHAP DASAR PERENCANAAN (1)

• Penet apan t uj uan:

Degr e of excellent yang ingin dicapai

Misi or ganisasi: per kir aan sit uasi m asa depan

Arah, r uang lingkup usaha, segm en pr oduk & pasar ,

Kar ak t er ist ik: spesifik , r ealist is, m enant ang, t er ukur, ber bat as w akt u

Menim bulkan kom it m en dan m enj adi sum ber m ot ivasi

PERENCANAAN

PERMASALAHAN PENETAPAN TUJUAN

•

Keenganan unt uk m eninggalk an alt er nat if sasaran yang lain

( m ungkin lebih t epat )

•

Takut salah( gagal, r asa m alu, dianggap t idak m am pu, t idak m enghar gai or ang lain)

•

Kekur angan penget ahuan m engenai organisasi( ber t ent angan dengan unit or ganisasi lain)

•

Kekur angan penget ahuan m engenai lingkungan organisasi

(6)

1 1

PROSES MANAJEMEN

• Pendefinisian sit uasi saat ini:

Sej auh m ana posisi organisasi t erhadap sasaran ?

Sum ber apa y ang dilak uk an unt uk m enut up perbedaan

ini ?

PROSES MANAJEMEN

• I dent ifikasi dukungan & ham bat an:

I dent ifik asi fak t or ek st ernal dim asa yang akan dat ang Fakt or int er nal & ekst er nal apa yang m em bant u at au

m enim bulkan m asalah dalam m encapai t uj uan

• Penet apan t indakan:

(7)

1 3

PERENCANAAN

( 1) HI ERARKHI PERENCANAAN

• Rencana St rat egis:

Mem per t em ukan or ganisasi dengan t uj uan yang dit et apkan or ganisasi, dalam r angka

m engim plem ent asikan m isi per usahaan

• Rencana Operasional:

Rencana det ail yang m enj abar kan bagaim ana r encana st r at egis dapat dir ealisasikan ke dalam pelaksanaan peker j aan sehar i- har i

(8)

1 5

HI ERARKHI PERENCANAAN

RENCANA OPERASI ONAL

• Single- use Plan

( Rencana sek ali pakai) :

Rencana yang dikem bangkan unt uk m enyelesaikan suat u t uj uan yang sangat spesifik dan t idak digunakan lagi set elah t uj uan y ang dim ak sudk an diselesaik an

• St anding Plan:

Pendekat an at au r encana yang dibakukan unt uk m enangani sit uasi yang sedang dihadapi at au diper kir akan

RENCANA OPERASI ONAL

SI NGLE USE PLAN (1)

• Pr ogr am :

sekum pulan kegiat an yang m em per lihat kan

adanya:

Rangkaian langkah kegiat an yang diper lukan unt uk

m encapai t uj uan

Unit or ganisasi at au personil penanggung j aw ab set iap

langk ah

(9)

1 7

RENCANA OPERASI ONAL

SI NGLE USE PLAN (2)

• Pr oyek:

Bagian kecil dar i pr ogr am yang lingkup ker j anya sangat

k husus dan w ak t uny a cukup bany ak

• Anggar an:

Sum ber dana yang diper lukan dalam j angka w akt u

t er t ent u

RENCANA OPERASI ONAL

STANDI NG PLAN (1)

•

Uraian kegiat an yang ber ulang unt uk m enghadapi sit uasi yang r elat if t idak ber beda

•

Kebij akan ( Policy ) :

Pedom an um um daalam pengam bilan k eput usan y ang

m enet aapkan apa yang boleh dan apa yang t idak boleh dilak ukan oleh pim pinan at au kar y aw an

•

Manfaat :

Meningk at k an efek t iv it as or ganisasi

Mengungkapk an per sonal value

(10)

1 9

RENCANA OPERASI ONAL

STANDI NG PLAN (2)

• St andar d Procedur e ( SOP- St andard Operat ing Procedure) :

Pr oses ker j a yang m er upakan rincian dar i kebij akan

• At ur an

( Rules) :

Per nyat aan yang m enj elaskan suat u t indakan spesifik harus at au dilarang dilak ukan dalam suat u kondisi t er t ent u

PERENCANAAN

TEKNI K DAN ALAT BANTU PERENCANAAN

•

A. PERAM ALAN

•

Teknik penduk ung per encanaan yang sangat dibut uhkan sebelum kegiat an per encanaan dim ulai.

•

Per kir aan m engenai apa, ber apa, bagaim ana dar i keadaan di m asaa m endat ang.

(11)

2 1

PERENCANAAN

PERAMALAN: METODA KUALI TATI F (1)

• M e t oda Ju dge m e n t :

Menggunakan opini at au dugaan sebagai dat a

Sur vey pendapat dilak ukan dengan car a penj ur ian,

t ek nik Delphi, dll

Kelem ahan: t er j adinya bias pada w akt u sur vey

pendapat

PERENCANAAN

PERAMALAN: METODA KUALI TATI F (2)

•

M e t oda Pr oy e k t if :

Pencet usan g a ga sa n & dibent uk sedik it dem i sedik it m enj adi solusi.

Br a in st or m in g: k elom pok m em usat k an pik ir an secar a int ensif pada

m asalah y ang dihadapi, gagasan dilont ar kan secar a cepat sebanyak -banyak nya t anpa disk usi & kr it ik , dilanj ut kan dengan konst r uk si sk enar io ( pem bent uk an logik a pem ik ir an, ur ut an k er j a secar a hipot esis dan m enj aw ab per t anyaan) .

(12)

2 3

PERENCANAAN

PERAMALAN: METODA KUANTI TATI F (2)

•

M e t oda Ek st r a pola si: Tim e Ser ies Analysis

Per am alan m em pelaj ar i kecender ungan m asa depan & sekar ang

Kelem ahan: m em per t im bangk an sat u v ar iabel k unci

•

M e t oda Ca u sa l ( Met oda Ekonom et r ik, Met oda Segm ent asi) :

Hubungan sebab ak ibat ant ar a v ar iabel y ang ber lak u: v ar iabel

independen dan var iabel dependen

Teknik st at ist ik ( analisis kor elasi r egr esi)

PERENCANAAN

TEKNI K DAN ALAT BANTU PERENCANAAN

•

B. PEREN CAN AAN PROYEK

•

Diagr am Net w or k: m enj elask an k egiat an dar i pr oy ek ser t a hubungan ket er gant ungan ant ar kegiat an.

(13)

2 5

PERENCANAAN

DI AGRAM NETWORK

PERENCANAAN

GANTT CHART & MI LLESTONE

KEGIATAN

(14)

2 7

PERENCANAAN STRATEGI S

• Per encanaan:

Pr oses unt uk m enent ukan sasar an or ganisasi & m enet apkan car a unt uk m encapainya

• Per encanaan st r at egis:

Pr oses unt uk m enet apkan sasar an or ganisasi pada j angka w akt u yang cukup panj ang ser t a langkah at au t indak an yang diper lukan unt uk m encapai sasar an t er sebut

STRATEGI

(DEFI NI SI )

• Mengenai apa yang diinginkan or ganisasi

Ö

progr am yang

m em punyai cakupan luas unt uk m enet apkan & m encapai

t uj uan or ganisasi ser t a m engim plem ent asikan m isi

or ganisasi

(15)

2 9

STRATEGI

( KARAKTERI STI K)

•

Horizon w ak t u ( w ak t u cuk up panj ang Ösegi keber lakuannya m aupun dar i dam pak t er hadap k eadaan per usahaan)

•

Dam pak ( ber pengar uh t er hadap ham pir sem ua fungsi dalam or ganisasi)

•

Konsent r asi Usaha ( m em but uhk an k onsent r asi suat u usaha, k egiat an at au per hat ian t er t ent u)

•

Pola Keput usan ( pilihan st r at egi ak an m em but uhkan suat u r angkaian keput usan yang diikut i oleh sem ua t ingkat an or ganisasi dalam suat u pola y ang k onsist en)

EVOLUSI KONSEP STRATEGI

STRATEGI SEBAGAI GARI S BESAR RENCANA ( GRAND PLAN)

• St r at egi

Ö

«st r at egia » ( Yunani)

Ö

«art or science of being

a gener al » ( seni at au ilm u unt uk m enj adi seorang

j enderal)

• Tugas j ender al:

(16)

3 1

EVOLUSI KONSEP STRATEGI

STRATEGI SEBAGAI PERUMUSAN KEBI JAKAN

• Policy For m ulat ion Approach

Ö

Business Policy ( 50

an

–

60

an

)

• Konsep unt uk m engim plem ent asikan at ur an sehar i- har i

m engenai apa yang boleh & apa yang t idak boleh dilakukan

oleh suat u fungsi t ert ent u

EVOLUSI KONSEP STRATEGI

PENDEKATAN I NTI AL STRATEGY (1)

• Perubahan lingkungan

Ö

pendekat an st r at egi per usahaan

• 2 fakt or perubahan pendekat an st rat egi:

(17)

3 3

EVOLUSI KONSEP STRATEGI

• Pert um buhan per usahaan ( ukur an & kom pleksit as)

For t une Ö1949: 500 per usahaan single pr oduct line

1970: per usahaan m ult i- indust r i, usaha m ult i nasional

• Chandler , Ansoff, Kennet h Andr ew ( 1965 – 1975) : I nit ial

St r at egy

EVOLUSI KONSEP STRATEGI

• Kar aker ist ik I nt ial St r at egy

( Chandler ) :

Dua unsur : obj ect ives & cour ces of act ion ( suat u kesat uan) Ada key- idea, bukan kegiat an r ut in dalam st r at egi

Per lu dir um uskan, bukan saj a dij alankan

(18)

3 5

EVOLUSI KONSEP STRATEGI

PENDEKATAN MANAJEMEN STRATEGI ( 1)

•

3 t ahap st r at egi: for m ulasi st r at egi, im plem ent asi st r at egi & pengendalian st rat egi

•

6 t u ga s da sa r :

•

Penet apan sasar an ( ekonom is & m enggam bar kan pow er ) : sasar an per sonal & pengar uh unsur st akeholder

•

Lingkungan Usaha: dapat m em pengar uhi & dipengar uhi, t et api t idak

dikendalikan Ö kondisi lingk ungan dapat dir am alkan

EVOLUSI KONSEP STRATEGI

•

Per um usan st r at egi: apa ? ( apa yang diingink an oleh or ganisasi) , bagaim ana ? ( bagaim ana sasar an dapat dilaksanakan)

•

St r at egi m asa lalu: k em ungk inan k eber hasilan st r at egis di m asa m endat ang

(19)

3 7

EVOLUSI KONSEP STRATEGI

• Per t anyaan dalam m anaj em en st r at egi:

Kem ana kit a per gi ?

Bagaim ana kit a sam pai kesana ?

Apa yang m enj adi blue pr int t indakan kit a ?

Bagaim ana kit a t ahu m asih ber ada dalam j alur yang

benar ?

EVOLUSI KONSEP STRATEGI

TI NGKATAN STRATEGI( 1) ( THOMSON & STRI CKLAND)

• St r a t e gi t in gk a t k or por a si:

St r at egi yang difor m ulasikan oleh t op m anagem ent , ber k ait an dengan pengoper asian organisasi yang m engandung lebih dar i sat u line of business

(20)

3 9

TI NGKATAN STRATEGI (2)

•

Teknologi bar u apa y ang akan digunakan ?

•

Bagaim ana kit a m engat ur kegiat an & bagaim ana sum ber dialokasikan ?

• St r a t e gi t in gk a t u n it bisn is:

St r at egi yang dilakukan dalam bisnis t er t ent u unt uk m em enangkan per saingan yang m ungkin ber beda penangannya dengan bisnis lainny a

•

Bagaim ana bisnis ini ber saing di dalam pem asar an ?

TI NGKATAN STRATEGI (3)

•

Pr oduk/ j asa apa yang akan dit aw ar kan ?

•

Pelanggan m ana yang akan dilayani ?

•

Bagaim ana fungsi- fungsi diat ur ?

•

Bagaim ana sum ber - sum ber didist r ibusikan ?

• St r a t e gi t in gk a t fu n gsion a l:

(21)

4 1

KERANGKA DASAR PENETAPAN STRATEGI (1)

•

Ker angka Port ofolio: M a t r ik s BCG( Bost on Consult ing Gr oup)

•

Tuj uan: m enet apkan st r at egi pada t ingkat an kor por asi

• St ar

: angka r elat if m ar ket shar e t inggi, per usahaan per lu m em per t ahankan posisi dengan m engeluar kan dana posit ion m aint enance, sehingga j um lah dana yang dikeluar kan cukup m oder at

• Quest ion Mark

: per lu ber usaha unt uk m er aih posisi St ar dengan dana invest asi, per lu pem akaian dana cukup besar

• Dog :

dana keluar at au m asuk dalam j um lah yang t idak t er lalu besar

(22)

4 3

•

Ker angka An a lisis I n du st r i ( Por t er - Har v ar d Business School)

•

Lim a kekuat an ancam an t er hadap pasar dar i indust ri Öanalisis SW OT ( kekuat an & kelem ahan, peluang & ancam an) :

•

Bar gaining pow er of Supplier : posisi pem asok yang ak an m em pengar uhi ber j alannya per usahaan

•

Bar gaining pow er of Cust om er : posisi pelanggan yang m enenm ukan ber j alanny a usaha

•

Ancam an dari pendat ang bar u: per usahaan bar u y ang biasany a m em baw a m odal besar , t eknologi t inggi, per usahaan yang m em punyai nam a besar yang sudah lam a dikenal

•

Ancam an dari pr oduk at au j asa bar u: pr oduk / j asa y ang m em puny ai fungsi sam a, t et api m em puny ai per for m ance yang lebih t inggi at au kenyam anan pem akaian yang lebih t inggi

(23)

4 5

PROSES MANAJEMEN

PENGENDALI AN

• Pr oses yang digunakan unt uk m enj am in bahw a akt ivit as

yang dilaksanakan sesuai dengan akt ivit as yang

dir encanakan

• Mengukur kem aj uan kegiat an t erhadap t uj uan dan

m em ungkinkan unt uk m endet eksi penyim pangan dar i

per encanaan secar a t epat w akt u dan m engam bil t indakan

Menet apk an st andar pr est asi dengan sasar an per encanaan,

Mer ancang sist em um pan balik infor m asi,

Mem bandingk an pr est asi sesungguhny a dengan st andar y ang t elah

dit et apk an sebelum ny a,

Menent uk an apak ah ada peny im pangan,

Mengukur signifikansi dar i penyim pangan t er sebut ,

Mengam bil t indakan per baik an y ang diper lukan,

(24)

4 7

PROSES PENGENDALI AN

( 1)

• Penet apan st andar & m et oda unt uk penguk ur an

pr est asi

• Pelaksanaan pengukur an pr est asi

• Evaluasi prest asi sesuai dengan st andar

• Pengam bilan t indak an per baik an j ik a pr est asi

ber ada di baw ah st andar

PROSES PENGENDALI AN

( 2)

(25)

4 9

ASPEK PENGENDALI AN

(1)

• Je n is st a n da r ( ukuran) :

St andar d per for m ance m a sa la lu , kelem ahan: per ubahan pada m asa yang akan dat ang, sulit dit er apkan

Ex t e r n a l St andar d: diluar per usahaan

En gin e e r in g St andar d: st andar yang dit ent ukan oleh pem buat m esin

Pr odu ct iv it y St andar d: st andar yang dit ent ukan ber dasar kan t im es and m ot ion st udy

Su bj e ct ive St andar d: st andar yang dit ent ukan oleh at asan dengan m enggunakan j udgem ent

ASPEK PENGENDALI AN

(2)

• Ju m la h st a n da r h a r u s opt im a l:

t idak t er lalu r um it dan longgar

• W e w e n a n g u n t u k m e n e n t u k a n st a n da r :

Siapa y ang m enent ukan st andar , bila at asan yang m enent ukan st andar yang t idak r ealist is sehingga dapat m enur unkan m ot ivasi baw ahan

po02 Handout Perancangan Organisasi

TI - 3252: Perancangan Organisasi

Pr ose s M a n a j e m e n

Pe r e n ca n a a n & Pe n ge n da lia n

Laborat orium

Laborat orium

Sist em

Sist em

Produksi

Produksi

w ww .lspit b.or g

w ww .lspit b.or g

©

©

2003

2003

PROSES MANAJEMEN PERENCANAAN ( 1)

•

Tahap aw al dar i pr oses m anaj em en

•

Suat u per siapan unt uk m enghadapi m asa depan

dan m encer m ink an upaya unt uk m endapat k an

hasil y ang t er baik dengan duk ungan sum ber

daya t er bat as

3

PROSES MANAJEMEN PERENCANAAN ( 2)

•

Kapan & bagaim ana kegiat an hendaknya

dilaksanakan

•

Rangk aian pr oses pengam bilan k eput usan

•

Bidang per encanaan: pr oduk si, k euangan,

pem asar an, sum ber daya m anusia

PROSES MANAJEMEN PERENCANAAN ( 3)

•

Pr oses penent uan cour se of act ion unt uk

m em ecahkan suat u per soalan



Bidang usaha apa y ang akan dim asuki oleh per usahaan

?



Bagaim ana alokasi sum ber daya pada bidang usaha ?

5

PROSES MANAJEMEN PERENCANAAN ( 4)

•

Top Manager : m engut am ak an keselam at an dan

pengem bangan per usahaan dalam w ak t u panj ang

7

PROSES MANAJEMEN

ORI ENTASI PERENCANAAN

9

PROSES MANAJEMEN

•

Penet apan t uj uan:

PERENCANAAN

•

•

•

•

1 1

PROSES MANAJEMEN

•

Pendefinisian sit uasi saat ini:



Sej auh m ana posisi organisasi t erhadap sasaran ?



Sum ber apa y ang dilak uk an unt uk m enut up perbedaan

ini ?

PROSES MANAJEMEN

•

I dent ifikasi dukungan & ham bat an:

•

Penet apan t indakan:

1 3

PERENCANAAN

•

Rencana St rat egis:

•

Rencana Operasional: