SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT
HALAMAN 1 DARI 3 (C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013
Mengelola Perubahan
oleh Prof. Richardus Eko Indrajit - indrajit@post.harvard.edu
EKOJI
999
Nomor 318, 23 Juli 2013
Dalam perjalanannya, sebuah sistem pasti akan mengalami sejumlah perubahan. Mulai perubahan yang sifatnya sederhana seperti adanya pengguna yang ingin mengganti password hingga yang sifatnya fundamental seperti adanya modul baru yang menggantikan modul lama. Intinya adalah bahwa setiap jenis perubahan dan pengubahan sistem, haruslah dicatat dan dikelola pelaksanaannya. Hal ini untuk mengurangi risiko di kemudian hari yang tidak diinginkan terjadi, seperti: salah alokasi hak akses, saling lempar tanggung jawab, penggunaan modul yang tidak sesuai dengan kebutuhan organisasi, lupa memutakhirkan data, dan lain sebagainya.
Secara prinsip ada lima aktivitas yang harus dilakukan terkait dengan proses pengelolaan perubahan ini, masing‐masing adalah sebagai berikut:
1. Mengembangkan dan mengimplementasikan mekanisme perekaman aktivitas terkait dengan perubahan yang terjadi pada sistem beserta penentuan prioritas pelaksanaannya.
2. Mengkaji dampak perubahan dan melakukan prioritasisasi berdasarkan kebutuhan bisnis atau organisasi.
3. Memastikan bahwa perubahan yang sifatnya darurat dan kritis ditangani secara sungguh‐sungguh berdasarkan protokol atau prosedur yang berlaku.
4. Memberikan otoritasisasi kepada pihak‐pihak yang berkepentingan untuk segera melakukan perubahan yang dimaksud.
5. Mengelola dan mendistribusikan berbagai informasi kepada seluruh pemangku kepentingan yang terkait secara langsung maupun tidak langsung terhadap perubahan sistem.
Ada sejumlah entitas pengendali yang harus dimiliki organisasi untuk memastikan efektivitas dilaksanakannya proses tersebut di atas, antara lain:
Prosedur dan Standar Perubahan – menyangkut langkah‐langkah baku yang harus
dilakukan oleh pihak‐pihak yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sebuah perubahan.
Panduan Kajian Dampak, Prioritasisasi, dan Pemberian Otoritas – menyangkut
serangkaian metodologi dan langkah‐langkah yang harus dilakukan dalam menjawab berbagai usulan atau inisiatif perubahan yang diajukan sejumlah pihak dalam organisasi.
Protokol Perubahan Darurat – menyangkut langkah‐langkah strategis, teknis, dan
administratif yang harus dilakukan dalam menghadapi perubahan yang bersifat darurat atau kritis.
Model Pelaporan Status Perubahan – menyangkut sejumlah standar
pendokumentasian yang harus dilakukan oleh pihak yang bertanggung jawab terhadap
Indikator yang biasa diperguakan untuk memantau apakah proses ini dilakukan dengan baik atau tidak antara lain: (i) jumlah aplikasi atau komponen infrastruktur yang harus dikembangkan kembali karena kesalahan spesi�ikasi akibat tidak terdiseminasinya informasi mengenai perubahan yang terjadi; (ii) banyaknya insiden atau kesalahan sistem yang terjadi karena tidak atau lupa di‐setting‐nya parameter sebagai pengaruh atas perubahan tertentu; (iii) jumlah perubahan yang ditangani sesuai dengan prosedur yang berlaku; dan lain sebagainya.
Pada organisasi yang telah maju melaksanakan prosedur perubahan sistemnya, akan menempatkan proses perubahan ini sebagai bagian dari pekerjaan rutin sehari‐hari yang tidak boleh luput dari perhatian manajemen. Dalam hal ini, manajemen kon�igurasi sistem akan memegang peranan sangat besar sebagai kunci berhasil tidaknya organisasi dalam mengelola berbagai perubahan yang terjadi. Demikian juga dengan mengelola versi dari berbagai perubahan yang terjadi, agar seluruh pemangku kepentingan dapat melakukan manajemen sumber daya secara efektif, e�isien, dan terkendali dengan baik.
‐‐‐ akhir dokumen ‐‐‐
SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT
