BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian
Jenis penelitian ini adalah penelitian yang menggunakan metode
pendekatan kualitatif yang bersifat deskriptif. Tujuannya adalah untuk mengetahui
secara jelas dan lebih mendalam tentang perencanaan obat di instalasi farmasi
RSUD Sultan Sulaiman Kabupaten Serdang Bedagai.
3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian 3.2.1 Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilakukan di instalasi farmasi RSUD Sultan Sulaiman yang
berlokasi di Jalan Negara Km. 58 No. 315 Serdang Bedagai, Sumatera Utara,
dengan pertimbangan : kurang optimalnya perencanaan obat di instalasi farmasi
RSUD Sultan Sulaiman.
3.2.2 Waktu Penelitian
Penelitian ini dimulai dengan survei pendahuluan sampai dengan
penelitian yaitu dimulai pada bulan Agustus 2016 s/d Mei 2017.
3.3 Informan Penelitian
Informan dalam penelitian ini diambil dengan menggunakan teknik
purposive sampling, yaitu teknik yang dilakukan untuk memilih informan yang mampu memberi informasi yang berkaitan dengan topik penelitian, yaitu
pelaksanaan perencanaan obat di instalasi farmasi RSUD Sultan Sulaiman. Jadi
yang menjadi informan dalam penelitian ini berjumlah 6 informan yang terdiri
bidang pelayanan medik dan keperawatan, kepala seksi penyusunan program, dan
staf perencanaan bagian obat di RSUD Sultan Sulaiman.
3.4 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data dalam penelitian ini meliputi :
1. Wawancara mendalam (indepth interview)
Wawancara mendalam merupakan salah satu teknik pengumpulan data
untuk mendapatkan informasi yang lebih mendalam dengan cara melakukan tanya
jawab secara langsung kepada informan.
2. Observasi
Observasi merupakan salah satu teknik pengumpulan data dengan
melakukan pengamatan secara langsung terhadap kelengkapan data-data yang
berhubungan dengan penelitian.
3.5 Sumber Data
Dalam penelitian ini digunakan dua sumber data, yaitu :
1. Data primer
Data primer yang digunakan dalam penelitian ini adalah data-data yang
dikumpulkan melalui hasil wawancara mendalam (Indepth Interview) dengan
menggunakan pedoman wawancara dan observasi/pengamatan.
2. Data sekunder
Data sekunder yang digunakan dalam penelitian ini adalah data-data yang
diperoleh dari dokumen-dokumen rumah sakit seperti profil rumah sakit, laporan
penggunaan obat, dan referensi dari buku-buku serta hasil penelitian yang
3.6 Instrumen Penelitian
Sesuai dengan karakteristik penelitian kualitatif yaitu instrumen penelitian
adalah peneliti sendiri. Dalam melakukan wawancara mendalam (indepth
interview), instrumen yang digunakan berupa pedoman wawancara yang berisi daftar pertanyaan yang disusun sesuai dengan topik yang akan dibicarakan, dan
dalam melakukan observasi, instrumen yang digunakan berupa lembar check list observasi. Untuk memperjelas informasi yang akan diperoleh, digunakan alat
bantu berupa alat perekam suara dan alat tulis.
3.7 Triangulasi
Triangulasi dalam pengujian kredibilitas diartikan sebagai pengecekan
data dari berbagai sumber dengan berbagai cara dan berbagai waktu. Adapun
triangulasi yang dilakukan dalam penelitian ini adalah triangulasi sumber dan
triangulasi teknik.
Menurut Sugiyono (2012), triangulasi sumber berarti mendapatkan data
dari sumber yang berbeda-beda dengan teknik yang sama. Triangulasi sumber
dilakukan peneliti dengan cara membandingkan hasil wawancara dengan
menanyakan pertanyaan yang sama kepada beberapa informan yang berbeda.
Triangulasi sumber didapat dari informan yang berbeda jabatannya namun masih
dalam serangkaian tugas pokok dan fungsi dalam perencanaan obat di instalasi
farmasi rumah sakit.
Triangulasi teknik berarti peneliti menggunakan teknik pengumpulan data
teknik dilakukan peneliti dengan cara membandingkan hasil wawancara dengan
observasi (Sugiyono, 2012).
3.8 Metode Analisis Data
Menurut Miles dan Huberman (dalam Sugiyono, 2012) analisis data
kualitatif terdiri dari tiga alur kegiatan yaitu :
1. Reduksi data
Mereduksi data berarti merangkum, memilih hal-hal yang pokok,
memfokuskan pada hal-hal yang penting, dicari tema dan polanya. Dengan
demikian data yang telah direduksi akan memberikan gambaran yang lebih jelas,
dan mempermudah peneliti untuk melakukan pengumpulan data selanjutnya, dan
mencarinya bila diperlukan.
2. Penyajian data
Setelah data direduksi, maka langkah selanjutnya adalah menyajikan data.
Dalam penelitian kualitatif, penyajian data bisa dilakukan dalam bentuk uraian
singkat, tabel, bagan, hubungan antar kategori, flowchart dan sejenisnya. Yang paling sering digunakan untuk menyajikan data dalam penelitian kualitatif adalah
dengan teks yang bersifat naratif. Dengan menyajikan data, maka akan
memudahkan untuk memahami apa yang terjadi, merencanakan kerja selanjutnya
berdasarkan apa yang telah dipahami tersebut.
3. Penarikan kesimpulan dan verifikasi
Langkah ketiga dalam analisis data kualitatif adalah penarikan kesimpulan
dan verifikasi. Kesimpulan dalam penelitian kualitatif adalah merupakan temuan
gambaran suatu obyek yang sebelumnya masih remang-remang atau gelap
sehingga setelah diteliti menjadi jelas, dapat berupa hubungan kausal atau
BAB IV HASIL
4.1 Gambaran Umum Lokasi Penelitian 4.1.1 Sejarah Singkat RSUD Sultan Sulaiman
RSUD Sultan Sulaiman Kabupaten Serdang Bedagai didirikan pada tahun
2006 yang merupakan peningkatan dari puskesmas rawat inap Sei Rampah, dan
resmi berfungsi sejak diresmikan oleh Menteri Kesehatan RI pada tanggal
06 Januari 2007. RSUD Sultan Sulaiman ditetapkan sebagai rumah sakit umum
kelas C berdasarkan Kepmenkes RI No. 001/Menkes/SK/I/2008 tanggal
02 Januari 2008 dan sudah beroperasional dalam hal memberikan pelayanan
kesehatan kepada masyarakat sejak tahun 2008 berdasarkan Kepmenkes RI
No.HK.07.06/III/01/2008 tanggal 02 Januari 2008.
RSUD Sultan Sulaiman merupakan rumah sakit milik pemerintah
Kabupaten Serdang Bedagai yang mempunyai wilayah kerja 17 kecamatan dan
243 desa, dengan jumlah penduduk sebesar 599.151 jiwa dengan luas wilayah
1.900,22 km2. Rumah sakit ini terletak di ibukota kabupaten, dalam wilayah kerja
Kecamatan Sei Rampah, tepatnya di jalan Negara Km 58 No. 315, Kecamatan Sei
Rampah Kabupaten Serdang Bedagai. Jarak RSUD Sultan Sulaiman ke ibukota
Propinsi Sumatera Utara (Medan) berkisar ±62 km. Rumah sakit ini terletak di
areal tanah seluas 20.200 m2 dengan luas bangunan 6.386 m2, yang terdiri dari 23
sarana gedung.
Secara geografis, Kabupaten Serdang Bedagai terletak di jalur lintas
dan hal ini menjadi peluang untuk perawatan dan tindakan medis bagi korban
kecelakaan lalu lintas. Selain itu, Kabupaten Serdang Bedagai juga termasuk
daerah rawan bencana, dan hal ini memerlukan eksistensi RSUD Sultan Sulaiman
sebagai sarana penyedia pelayanan kesehatan bagi korban bencana alam.
4.1.2 Visi, Misi dan Motto RSUD Sultan Sulaiman
RSUD Sultan Sulaiman mempunyai visi dan misi yang berorientasi pada
rencana pembangunan nasional, pembangunan kesehatan Indonesia, dan rencana
pembangunan serta kebijakan daerah Kabupaten Serdang Bedagai. Adapun visi,
misi dan motto pelayanan RSUD Sultan Sulaiman adalah:
1. Visi
Visi RSUD Sultan Sulaiman adalah “Menjadi Rumah Sakit Umum Daerah
Terbaik”.
2. Misi
Misi RSUD Sultan Sulaiman, yaitu :
a. Pelayanan Prima
b. SDM Berkompeten dan Profesional
c. Peralatan Medis Sesuai IPTEK Kedokteran
d. Sistem Pelayanan Terstandar dan Terjangkau
3. Motto
RSUD Sultan Sulaiman memiliki motto : “SERASI”, yaitu :
S : Senyum
E : Empati
A : Amanah
S : Sigap
I : Ikhlas
4.1.3 Struktur Organisasi RSUD Sultan Sulaiman
Penyelenggaraan RSUD Sultan Sulaiman tentunya membutuhkan tim
penyelenggaraan yang tersusun dalam suatu struktur organisasi rumah sakit. Tim
penyelenggaraan ini diharapkan mampu mengoperasionalkan rumah sakit sesuai
dengan program kerja dan kegiatan yang sudah disusun di RSUD Sultan
Sulaiman. Susunan organisasi RSUD Sultan Sulaiman terdiri dari :
1. Direktur
2. Bidang pelayanan medis dan keperawatan
a. Seksi pelayanan medis
b. Seksi keperawatan
c. Seksi bina asuhan, mutu dan ketenagaan
3. Bidang perencanaan dan pengembangan
a. Seksi penyusunan program
b. Seksi pendidikan dan pelatihan
c. Seksi monitoring dan evaluasi
4. Bagian tata usaha
a. Sub bagian umum
b. Sub bagian kepegawaian
5. Unit-unit non struktural
a. Satuan pengawas intern
b. Komite
4.1.4 Sumber Daya Manusia RSUD Sultan Sulaiman
Sumber Daya Manusia (SDM) yang ada di rumah sakit terdiri dari :
a. Tenaga kesehatan yang meliputi dokter spesialis, dokter umum, perawat,
apoteker, bidan, analis kesehatan, asisten apoteker, ahli gizi, fisiotherapi,
radiographer dan perekam medis.
b. Tenaga non kesehatan yaitu bagian keuangan, administrasi, personalia, dan
lain-lain.
Berikut kondisi SDM di RSUD Sultan Sulaiman tahun 2016 dengan
jumlah 406 orang:
Tabel 4.1 Kondisi SDM di RSUD Sultan Sulaiman No. Klasifikasi Pendidikan PNS T. Kontrak
1. Dokter Spesialis
Dokter Spesialis Penyakit Dalam 3 1
Dokter Spesialis Anak 7 0
Dokter Spesialis Obgyn 1 1
Dokter Spesialis THT 4 0
Dokter Spesialis Anasthesi 3 0
Dokter Spesialis Mata 1 0
Dokter Spesialis Kulit Kelamin 1 1
Dokter Spesialis Paru 1 0
Dokter Spesialis Jiwa 0 0
Dokter Spesialis Bedah 1 2
Dokter Spesialis Patologi Klinik 1 0
Dokter Spesialis Saraf 1 0
Dokter Spesialis Jantung 0 1
Dokter Spesialis Orthopedi 0 1
2. Master Kesehatan 3 0
Master Sains 2 0
3. Master Pendidikan 1 0
4. Dokter Umum 24 2
Tabel 4.1 (Lanjutan)
No. Klasifikasi Pendidikan PNS T. Kontrak
6. D-III Bidan 12 37
4.1.5 Pelayanan Kesehatan di RSUD Sultan Sulaiman
Pelayanan kesehatan di RSUD Sultan Sulaiman mengarah pada pelayanan
rujukan secara paripurna seperti halnya pelayanan kesehatan rujukan rumah sakit
kelas C. Jenis pelayanan yang diberikan di RSUD Sultan Sulaiman adalah sebagai
1. Pelayanan rawat jalan (poliklinik terpadu)
RSUD Sultan Sulaiman memberikan pelayanan kesehatan rawat jalan yang
berguna dalam pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui
pelayanan kesehatan yang paripurna sesuai dengan kondisi kesehatan pasien.
Pelayanan yang diberikan terdiri dari beberapa spesialisasi pelayanan yang dapat
dikategorikan sebagai berikut :
a. Klinik spesialis penyakit dalam
b. Klinik spesialis penyakit anak
c. Klinik spesialis penyakit bedah
d. Klinik spesialis penyakit obstetri dan kandungan
e. Klinik spesialis penyakit kulit dan kelamin
f. Klinik spesialis penyakit mata
g. Klinik spesialis penyakit paru
h. Klinik spesialis Telinga Hidung Tenggorokan (THT)
i. Klinik spesialis jiwa
j. Klinik spesialis anasthesi
k. Klinik spesialis umum
l. Klinik spesialis gigi dan mulut
m. Klinik spesialis forensik
n. Klinik spesialis kardiologi
o. Klinik spesialis syaraf
2. Pelayanan rawat inap
Selain pelayanan kesehatan rawat jalan, RSUD Sultan Sulaiman juga
memberikan pelayanan kesehatan rawat inap dalam hal penyelenggaraan
pelayanan opname dan pemulihan kesehatan yang diberikan kepada pasien.
RSUD Sultan Sulaiman mempunyai beberapa kelas perawatan opname yang
dikategorikan sebagai berikut :
a. Ruang perawatan VIP (terdiri dari 8 tempat tidur)
b. Ruang perawatan kelas I (terdiri dari 16 tempat tidur)
c. Ruang perawatan kelas II (terdiri dari 24 tempat tidur)
d. Ruang perawatan kelas III (terdiri dari 88 tempat tidur)
3. Pelayanan gawat darurat (24 jam)
Dalam hal pelayanan kesehatan emergency RSUD Sultan Sulaiman juga menyediakan pelayanan gawat darurat yang beroperasi 24 jam. Hal ini sangat
membantu dalam pemberian pelayanan kesehatan pasien terutama dalam
penanganan kasus-kasus emergency, sehingga angka kematian pasien dapat diturunkan. Dalam pelayanan kesehatan di ruang gawat darurat, pihak RSUD
Sultan Sulaiman sudah menyediakan tenaga kesehatan yang dibutuhkan seperti
halnya dokter umum, perawat, bidan, dan tenaga kesehatan penunjang lainnya
yang siap melayani pasien 24 jam.
4. Pelayanan bedah sentral (ruang operasi)
RSUD Sultan Sulaiman sudah mampu melakukan tindakan
operasi/pembedahan yang didukung dengan adanya tenaga dokter spesialis seperti
anasthesi yang mampu untuk melakukan tindakan operasi. Jenis pelayanan operasi
yang sudah pernah dilakukan adalah tindakan bedah umum dan tindakan bedah
gynekologi.
5. Pelayanan khusus
RSUD Sultan Sulaiman sudah menyediakan layanan khusus untuk
melayani pasien yang dikategorikan sebagai berikut :
a. Pelayanan rawat inap intensif (Intensive Care Unit, ICU)
b. Pelayanan rawat inap bayi baru lahir (neonatologi)
c. Klinik VCT (Voluntary Counseling and Testing) untuk HIV
d. Unit CST (Care Support and Treatment) bagi penderita HIV/AIDS
e. Unit DOTS untuk penanganan pasien TBC
6. Pelayanan penunjang medis
RSUD Sultan Sulaiman sudah memiliki sarana penunjang medis yang
dijabarkan sebagai berikut :
a. Instalasi farmasi
b. Instalasi patologi klinis (laboratorium)
c. Instalasi gizi
d. Instalasi radiologi
e. Instalasi rehabilitasi medis
f. Unit Transfusi Darah (UTD)
g. Instalasi pemeliharaan rumah sakit (IPRS)
h. Instalasi kamar jenazah
j. Unit rekam medis
k. Instalasi pengolahan air limbah
7. Pelayanan umum
Sebagai fasilitas pelayanan masyarakat, RSUD Sultan Sulaiman juga
menyediakan fasilitas layanan umum yang dapat dinikmati masyarakat baik
pasien yang datang berobat maupun keluarga pasien yang datang berkunjung.
Bentuk pelayanan umum yang ada di RSUD Sultan Sulaiman dirincikan sebagai
berikut :
a. Sarana parkir
b. Musholla
c. Transportasi ambulans
d. Kantin
4.1.6 Kunjungan Pasien ke RSUD Sultan Sulaiman
RSUD Sultan Sulaiman sudah memberikan pelayanan kesehatan kepada
masyarakat sejak tahun 2008. Masyarakat sudah banyak menggunakan fasilitas
kesehatan yang ada d irumah sakit tersebut. Hal ini tampak dari jumlah kunjungan
pasien yang datang berobat semakin bertambah selama kurun waktu 4 tahun
terakhir. Demikian pula dari jenis penyakit yang ditangani di rumah sakit yang
cenderung semakin beraneka ragam. Berikut gambaran kunjungan pasien periode
Tabel 4.2 Gambaran kunjungan pasien tahun 2015-2016 di RSUD Sultan Sulaiman
Jenis Kunjungan Kategori Pasien
Tahun
2015 2016
Jumlah Jumlah
Rawat Jalan Umum 3237 4417
BPJS 9033 14817
Total 12270 19234
Rawat Inap Umum 375 449
BPJS 1382 1563
Total 1757 2012
4.2 Instalasi Farmasi RSUD Sultan Sulaiman
Instalasi farmasi RSUD Sultan Sulaiman sebagai salah satu pelayanan
penunjang medis di rumah sakit. Instalasi farmasi dipimpin oleh seorang apoteker.
Jumlah SDM di instalasi farmasi RSUD Sultan Sulaiman sebanyak 16 orang, yang
terdiri dari kepala instalasi farmasi, kepala gudang farmasi dengan 2 orang staf
gudang, kepala apotek instalasi farmasi dengan 8 orang staf, kepala farmasi
Instalasi Gawat Darurat (IGD), operator dan administrasi. Berdasarkan tingkat
pendidikan, SDM di instalasi farmasi terdiri dari 5 orang apoteker, 5 orang asisten
apoteker, 2 orang magister farmasi, 3 orang sarjana dan 1 orang lulusan SMU.
Struktur organisasi instalasi farmasi RSUD Sultan Sulaiman seperti pada
Gambar 4.1 Bagan struktur organisasi Instalasi Farmasi RSUD Sultan Sulaiman
4.3 Karakteristik Informan
Jumlah informan dalam penelitian ini berjumlah 6 orang, yang terdiri dari
direktur rumah sakit, kepala instalasi farmasi, kepala gudang farmasi, kepala
bidang pelayanan medik dan keperawatan, kepala seksi penyusunan program serta
staf perencanaan bagian obat di RSUD Sultan Sulaiman. Karakteristik
masing-masing informan disajikan pada tabel berikut.
Tabel 4.3 Karakteristik informan No. Kode
Informan
Jenis Kelamin
Umur
(tahun) Pendidikan Keterangan 1. Informan 1 Laki-laki 41 Dokter Direktur rumah sakit 2. Informan 2 Perempuan 33 Apoteker Kepala instalasi
farmasi 3. Informan 3 Laki-laki 31 Master
farmasi
Kepala gudang instalasi farmasi 4. Informan 4 Laki-laki 44 Dokter Kepala bidang
pelayanan medik dan keperawatan
5. Informan 5 Laki-laki 35 D3 Kepala Seksi
Penyusunan Program 6. Informan 6 Perempuan 36 Apoteker Staf Perencanaan
4.4 Wawancara Pelaksanaan Perencanaan Obat di Instalasi Farmasi RSUD Sultan Sulaiman
RSUD Sultan Sulaiman memiliki instalasi farmasi dengan salah satu
kegiatannya adalah melakukan perencanaan obat. Berdasarkan hasil penelitian di
RSUD Sultan Sulaiman dengan melakukan wawancara mendalam terhadap
direktur rumah sakit, kepala instalasi farmasi, kepala gudang farmasi, kepala
bidang pelayanan medik dan keperawatan, kepala seksi penyusunan program serta
staf perencanaan program bagian obat, diperoleh hasil sebagai berikut.
4.4.1 Pernyataan Informan tentang Sumber Daya Manusia
Berdasarkan hasil wawancara mengenai Sumber Daya Manusia (SDM)
perencana obat, diperoleh informasi meliputi orang-orang yang terlibat dalam
perencana obat, tugas dan tanggung jawab masing-masing SDM dalam
perencanaan obat dan pelatihan yang diberikan kepada SDM perencana obat,
dengan hasil sebagai berikut.
4.4.1.1Pernyataan Informan tentang SDM Perencana Obat
Tabel 4.4 Matriks pernyataan informan tentang SDM perencana obat
Informan Pernyataan
Informan 1 Saya berikan wewenang ke bagian farmasi untuk membuatnya, tapi koordinasi sama kepala bagian medik. Lalu diserahkan dan koordinasi ke perencanaan. Jadi yang buat kesimpulan, bagian perencanaan rumah sakit yaitu seksi penyusunan program kami. Nanti mereka menghadap sama direktur. mengusulkan ke bagian perencanaan rumah sakit untuk diadakan. SK penunjukan ke kami itu tidak ada.
mengajukan usulan yang diminta dokter itu ke farmasi.
Informan 5 Tim perencanaan rumah sakit secara global yang ada, dan khusus untuk obat saya serahkan ke staf perencanaan obat langsung. Nanti yang buat jumlah kebutuhannya dari farmasi, lalu diajukan ke kami, nanti pemesanan kan melalui kami.
Informan 6 Ada tim perencanaan rumah sakit, saya adalah stafnya bagian perencanaan rumah sakit yang khusus bidang obat saat ini. Tapi yang buat jumlah kebutuhannya dari farmasi.
Berdasarkan pernyataan informan tersebut, diperoleh informasi bahwa
perencanaan obat tidak dilakukan oleh suatu tim, karena tidak adanya tim
perencanaan obat yang secara resmi dibentuk oleh direktur di rumah sakit. Tidak
ada juga Surat Keputusan (SK) penunjukkan secara tertulis kepada instalasi
farmasi untuk menjadi perencana obat. Jadi perencanaan obat di rumah sakit
dilakukan oleh kepala instalasi farmasi dan kepala gudang farmasi dengan
wewenang yang diberikan oleh direktur secara lisan. Dalam melakukan
perencanaan obat, kepala instalasi farmasi akan melakukan koordinasi dengan
bagian pelayanan medik, jika ada permintaan obat dari dokter yang diajukan
kepada bagian pelayanan medik. Lalu usulan rencana kebutuhan obat akan
diajukan kepada kepala seksi penyusunan program dan staf perencanaan bagian
obat untuk dilakukan pengadaan obat dengan melakukan koordinasi terlebih
dahulu dengan direktur.
4.4.1.2Pernyataan Informan tentang Tugas dan Tanggung Jawab dalam Perencanaan Obat
Tabel 4.5 Matriks pernyataan informan tentang tugas dan tanggung jawab dalam perencanaan obat
Informan Pernyataan
Informan 1 Ya yang bertanggung jawab semua ini. Termasuk masalah pengeluaran dana itu, itu semua tanggungjawab direktur.
pelayanan, itulah ibu rekap-rekap, di farmasi ini cuma menentukan jumlah kebutuhan aja. Kami yaudah nanti mengusulkan, tergantung orang atas juga menyetujuinya berapa. Orang itu yang mesan kan, kami tinggal menunggu, menerima barang, mendistribusikan itu aja.
Informan 3 Kalau saya merekapkan, sifatnya mengusulkan. Kami menerima usulan dari yanmed juga. Kalau secara mendasar, dari farmasi diusulkan ke bagian perencanaan, finalnya disana. berapa jumlah yang bisa dipesan oleh perencanaan dikoordinasikan ke kami lagi. Ya dikasitau misalnya dana kita kurang nih, atau ada berbagai macam lah alasannya, nanti diberitahukan lagi, kira-kira yang bisa masih dipotong jumlahnya, nah mereka koordinasikan. Informan 4 Kalo saya perannya mengajukan usulan yang diminta dokter itu,
karna dokter-dokter kan ada juga yang ke kami komunikasi. Informan 5 Untuk obat, saya tugasnya untuk pemesanan. Jadi jumlah
pemesanan tergantung kami. Dari jumlah kebutuhan yang diajukan farmasi, selama anggaran kita cukup, kita pesan semuanya. Kalau tidak cukup, kita sesuaikan dengan kebutuhan skala prioritas, kita koordinasikan dengan farmasinya lagi. Informan 6 Saya membantu untuk melakukan pemesanan.
Berdasarkan pernyataan informan tersebut, diperoleh informasi bahwa
tugas dan tanggung jawab masing-masing sumber daya manusia yang berperan
dalam perencanaan obat adalah kepala instalasi farmasi dengan tugas dan
tanggung jawabnya yaitu memantau obat-obat yang keluar dari apotik farmasi,
melakukan rekap data pemakaian obat, dan membuat usulan rencana kebutuhan
obat yang akan datang bersama dengan kepala gudang farmasi. Bagian farmasi
juga berkoordinasi dengan bagian pelayanan medik, karena para dokter sebagai
user ada juga yang mengajukan permintaan obat kepada bagian pelayanan medik. Tugas dan tanggung jawab bagian penyusunan program dan staf perencanaan
bagian obat adalah menerima usulan kebutuhan obat yang diajukan farmasi lalu
akan memutuskan mengenai berapa jumlah obat yang akan diadakan karena
tergantung dari dana rumah sakit yang tersedia. Jika dana tidak mencukupi, maka
koordinasi kembali dengan bagian farmasi. Sebelum melakukan pengadaan obat,
bagian seksi penyusunan program akan melaporkan kepada direktur rumah sakit
dan meminta persetujuannya, sesuai dengan tugas direktur rumah sakit yaitu
sebagai penanggungjawab dalam pengeluaran dana di rumah sakit.
4.4.1.3Pernyataan Informan tentang Pelatihan mengenai Perencanaan Obat Tabel 4.6 Matriks pernyataan informan tentang pelatihan mengenai
perencanaan obat
Informan Pernyataan
Informan 1 Kalau pelatihan untuk farmasi ada, sudah pernah diberikan. Informan 2 Kalau pelatihan ada, tapi ibu memang belum pernah ikut, karena
ibu kan baru ini. Pelatihannya setau ibu ada mengenai evaluasi penggunaan obat, kepala farmasi sebelumnyalah yang pernah ikut.
Informan 3 Kalau pelatihan, sama kepala farmasi sebelumnya ada lah, karena dia kepalanya. Kalau dalam setahun kita gak bisa tentukan berapa kali, tergantung dana dari diklat ada apa nggak untuk itu, kadang bisa setahun itu nggak ada pelatihan untuk farmasi.
Berdasarkan pernyataan informan tersebut, diperoleh informasi bahwa
sudah ada dilakukan pelatihan untuk farmasi yang biasanya diikuti oleh kepala
instalasi farmasi yang sebelumnya, dan pelatihan yang diberikan mengenai
evaluasi penggunaan obat. Akan tetapi, belum ada dilakukan pelatihan bagi staf
farmasi yang lainnya, karena masih tergantung dari dana yang tersedia.
4.4.2 Pernyataan Informan tentang Prosedur
Berdasarkan hasil wawancara mengenai prosedur perencanaan obat,
diperoleh informasi meliputi prosedur tertulis untuk melakukan perencanaan obat,
alur perencanaan obat dan waktu perencanaan obat dilakukan, dengan hasil
4.4.2.1Pernyataan Informan tentang Prosedur Tertulis dalam Perencanaan Obat
Tabel 4.7 Matriks pernyataan informan tentang prosedur tertulis dalam perencanaan obat
Informan Pernyataan
Informan 1 Kalau tertulis nggak ada.
Informan 2 Prosedur perencanaan yaa, kalo secara tertulis gak ada. Prosesnya kami lakukan sesuai sama yang dari dulu udah ada. Informan 3 Gak ada prosedur untuk melakukan perencanaan secara tertulis.
Kalau sebelum saya juga udah seperti itu gitu, jadi kami meneruskan.
Informan 5 Kalau tertulisnya sih tidak ada.
Informan 6 Untuk secara tertulisnya nggak ada, memang udah dari dulu begitu.
Berdasarkan pernyataan informan tersebut, dapat diperoleh informasi
bahwa tidak ada prosedur tertulis mengenai tahapan perencanaan kebutuhan obat
di rumah sakit. Perencanaan obat dilakukan oleh bagian farmasi dengan
melanjutkan alur tahapan perencanaan obat yang telah ada sebelumnya.
4.4.2.2Pernyataan Informan tentang Alur dalam Perencanaan Obat
Tabel 4.8 Matriks pernyataan informan tentang alur dalam perencanaan obat
Informan Pernyataan
Informan 1 Jadi direncanakan obat itu kan berdasarkan permintaan obat dari user, kunjungan pasien, maka keluarlah perkiraan angka yang dibuat bagian farmasi. Diajukanlah ke bagian perencanaan untuk dilakukan pemesanan. Tapi nanti sebelum itu mereka menghadap ke direktur dulu.
Informan 2 Dari form permintaan tiap user, trus kami rekap. Baru sesuaikan sama konsumsi yang lalu, penyakit terbanyak juga. Habis itu kami usulkan ke bagian perencanaan untuk diadakan.
permintaan obat, mengusulkan, menerima, menyimpan dan mendistribusikan.
Informan 4 Awalnya dari permintaan dokter, user. nanti farmasi merekap, lalu kasih ke bagian perencanaan untuk pemesanan obatnya. Informan 5 Tahapan obat disini alur pertamanya dari adanya beberapa
permintaan dari user. Setelah itu direkap pihak farmasi, baru dipesan. Cuman apa yang diminta user tetep di filter di perencanaan. Dan nanti kita kaitkan dengan anggaran rumah sakit.
Informan 6 Awalnya dari permintaan user tadi, tapi tidak semua apa yang dokter minta, rumah sakit sediakan, itu semua tergantung dengan budget dan dana. Obat-obat yang diluar e-katalog, itu tergantung rumah sakit, kalau rumah sakitnya sanggup untuk mengadakannya, kita pesen juga. Kan utamanya itu e-katalog.
Berdasarkan pernyataan informan tersebut, dapat diperoleh informasi
bahwa alur perencanaan obat di rumah sakit dimulai dari bagian farmasi
membagikan form permintaan obat kepada seluruh user yaitu melalui kepala ruangan di RSUD Sultan Sulaiman, pada setiap awal tahun atau akhir tahun untuk
mengetahui obat apa yang mereka butuhkan. Lalu form permintaan tersebut akan
dikumpulkan di gudang farmasi, dan akan dibuat rekapannya. Lalu setelah usulan
rencana kebutuhan obat itu selesai dibuat, maka bagian farmasi akan
mengajukannya kepada bagian perencanaan rumah sakit yaitu bagian seksi
penyusunan program. Lalu pihak penyusunan program akan melakukan
pengecekan apakah obat tersebut termasuk obat yang ada di katalog atau non
e-katalog. Dalam pengadaan obat akan diutamakan obat yang terdapat di e-katalog,
dan untuk obat non e-katalog juga akan tetap dilakukan pemesanan tetapi
disesuaikan dengan anggaran yang tersedia. Setelah dilakukan pemesanan, pihak
farmasi akan menunggu obat tersebut sampai di rumah sakit. Setelah obat sampai
di rumah sakit, akan diterima dan disimpan di gudang farmasi, lalu didistribusikan
4.4.2.3Pernyataan Informan tentang Waktu Melakukan Perencanaan Obat Tabel 4.9 Matriks pernyataan informan tentang waktu melakukan
perencanaan obat
Informan Pernyataan
Informan 2 Itu rencana kebutuhan obat pertahun. Itu biasanya dibuat waktu ada pemberitahuan orang Kemenkes, itu kan mintanya biasanya bulan-bulan enam. Ehmm untuk yang tahun 2017 sudah dikirim, berarti ini kami mau buat yang untuk tahun 2018 lah. Tapi biasanya setiap bulan pun ibu rasa ini juga orang itu ehm setiap bulannya ada pertemuan dibahas lagi nanti dirombak lagi. Ini kan bisa juga kadang sekali sebulan gak pertahun lagi.
Informan 3 Dari farmasi sendiri ada di minta RKO kementrian kesehatan setiap tahunnya, itu juga sebagai dasarlah, kebutuhan obat kita. Untuk di rumah sakit ini, per triwulan kita buat, ya seperti itu sih. Dan itu kan setiap bulan kita lihat juga ada obat yang kosong, ya kalau memang obat itu memang obat itu fast moving ya terus kita minta lagi.
Informan 5 Kita buat sih triwulan. Cuma kalau apabila ada yang mendesak, urgent, langsung kita pesan.
Berdasarkan pernyataan informan tersebut, dapat diketahui bahwa instalasi
farmasi melakukan perencanaan obat di rumah sakit setiap tahun yang disebut
rencana kebutuhan obat per tahun, yang biasanya dibuat pada pertengahan tahun
atau pada saat ada permintaan dari Kementerian Kesehatan. Rencana kebutuhan
obat per tahun itu, akan dilakukan pengadaan setiap tiga bulan, dengan melihat
sisa stok obat, kecepatan penggunaan obat dan juga kebutuhan obat di rumah
sakit. Akan tetapi jika ada ada stok obat yang kosong dan kebutuhan obat yang
mendesak, maka akan langsung diajukan permintaan kebutuhan obat untuk
diadakan.
4.4.3 Pernyataan Informan tentang Metode Perencanaan Obat
Tabel 4.10 Matriks pernyataan informan tentang metode perencanaan obat
Informan Pernyataan
penyakit terbsesar.
Informan 3 Kalau metodenya itu, metode konsumsi terbanyak. Habis itu epidemiologinya sepuluh penyakit apa namanya itu kan, disini kan kita sudah bisa taulah itu bahwa obat-obat yang fast moving yang memang setiap hari atau setiap bulannya itu pasti keluar kencang ya itu kita banyakkan permintaannya.
Berdasarkan pernyataan informan tersebut, diperoleh informasi bahwa
metode yang digunakan dalam melakukan perencanaan obat di rumah sakit adalah
metode konsumsi yaitu dengan melihat konsumsi obat terbanyak dan juga metode
epidemiologi dengan melihat sepuluh penyakit terbesar di rumah sakit.
4.4.4 Pernyataan Informan tentang Data
Berdasarkan hasil wawancara mengenai data perencanaan obat, diperoleh
informasi meliputi data apa saja yang digunakan untuk melakukan perencanan
obat dan sumber data tersebut diperoleh, dengan hasil sebagai berikut.
4.4.4.1Pernyataan Informan tentang Data dalam Perencanaan Obat
Tabel 4.11 Matriks pernyataan informan tentang data perencanaan obat
Informan Pernyataan
Informan 2 Kalau data-data yang dibutuhkan itu ada daftar obat-obatan, stok awal, penerimaan, pengeluaran, sisa stok, obat yang kadaluarsa, obat yang mengalami kekosongan, pemakaian rata-rata perbulan, perkembangan pola kunjungan, data jumlah penduduk yang dilayani, data jumlah kunjungan kasus penyakit, daftar obat esensial nasional. untuk anggaran pihak farmasi tidak tahu. Informan 3 Data-data yang kami pakai untuk menyusun perencanaan itu ada
daftar obat, stok awal, penerimaan, pengeluaran, sisa stok, obat yang kadaluarsa, obat yang kosong, pemakaian rata-rata tahunan, perkembangan pola kunjungan, data jumlah penduduk yang dilayani, data jumlah kunjungan kasus penyakit, daftar obat esensial nasional. Ada juga melihat alokasi dana dan anggaran yang tersedia tapi itu bukan dari farmasi, dari perencanaan.
Berdasarkan pernyataan informan tersebut, diperoleh informasi bahwa
sakit adalah daftar obat-obat yang dibutuhkan, stok awal, penerimaan,
pengeluaran, sisa stok, obat yang kadaluarsa, obat yang mengalami kekosongan,
pemakaian rata-rata tahunan, perkembangan pola kunjungan, data jumlah
penduduk yang dilayani, data jumlah kunjungan kasus penyakit dan Daftar Obat
Esensial Nasional. Untuk data alokasi dana dan anggaran yang tersedia untuk
kebutuhan obat di rumah sakit diketahui oleh bagian perencanaan, sedangkan
bagian farmasi tidak mengetahuinya.
4.4.4.2Pernyataan Informan tentang Sumber Data dalam Perencanaan Obat Tabel 4.12 Matriks pernyataan informan tentang sumber data dalam
perencanaan obat
Informan Pernyataan
Informan 2 Data-data itu ada di gudang farmasi semuanya, dari kartu stok. Untuk daftar obat yang dibutuhkan itu datanya kami dapat dari form permintaan dokter. Kalo perkembangan pola kunjungan ini didapat dari apotik depan, data jumlah penduduk yang dilayani sama data jumlah kunjungan kasus penyakit dari rekam medis. Informan 3 Data-datanya ada di gudang farmasi, dari kartu stok. daftar obat
yang dibutuhkan itu dari form permintaan dokter yang diberikan farmasi ke user. Kalo perkembangan pola kunjungan ini dari apotik depan, data jumlah penduduk yang dilayani sama data jumlah kunjungan kasus penyakit dari rekam medis. alokasi dana dan anggaran yang tersedia itu perencanaan yang tau.
Informan 5 Kalau anggaran kita (bagian perencanaan rumah sakit) tahu berapa jumlahnya, farmasi tidak tahu menahu masalah anggaran. Informan 6 Untuk anggaran, kami bagian perencanaan yang mengetahuinya.
Berdasarkan pernyataan informan tersebut, diperoleh informasi bahwa
data-data yang digunakan untuk melakukan perencanaan obat diperoleh dari kartu
stok yang ada di gudang farmasi. Tetapi untuk data berupa perkembangan pola
kunjungan, diperoleh dari apotik pelayanan farmasi, dan untuk data berupa jumlah
penduduk yang dilayani dan jumlah kunjungan kasus penyakit diperoleh dari
pihak perencanaan rumah sakit atau bagian seksi penyusunan program, sedangkan
pihak farmasi tidak mengetahui mengenai alokasi dana dan anggaran yang
disediakan untuk kebutuhan obat di rumah sakit.
4.4.5 Pernyataan Informan tentang Pemilihan Jenis Obat
Berdasarkan hasil wawancara mengenai pemilihan jenis obat, diperoleh
informasi meliputi cara memilih jenis obat yang digunakan di rumah sakit, dan
mengenai formularium rumah sakit, dengan hasil sebagai berikut.
4.4.5.1Pernyataan Informan tentang Cara Pemilihan Jenis Obat
Tabel 4.13 Matriks pernyataan informan tentang cara pemilihan jenis obat
Informan Pernyataan
Informan 2 Obat yang ada di rumah sakit kita usahakan harus sesuai dulu sama e-katalog. Diutamakan obat-obat yang ada di e-katalog itulah, generik ya. Ada juga yang kadang nanti enggak, itu berdasarkan dari form permintaan dokter.
Informan 3 Obat yang digunakan di rumah sakit disesuaikan dengan e-katalog. Ada juga dari form permintaan obat yang diberikan kepada seluruh user, dokter.
Berdasarkan pernyataan informan tersebut, diperoleh informasi bahwa
pemilihan jenis obat yang digunakan di rumah sakit dilakukan dengan
menyesuaikan jenis obat dengan yang ada pada e-katalog dan diutamakan
menggunakan obat yang generik, karena dalam pemesanan obat saat ini dilakukan
melalui e-katalog. Selain itu juga berdasarkan pada form permintaan dari dokter.
4.4.5.2Pernyataan Informan tentang Formularium Rumah Sakit
Tabel 4.14 Matriks pernyataan informan tentang formularium rumah sakit
Informan Pernyataan
Jadi formularium itu berdasarkan DPHO juga.
Informan 2 Draftnya udah ada, udah dikasi ke bagian yanmed. Cuma sampai saat ini belum ada tindak lanjutnya. Apakah itu sudah sah menjadi formularium, belum ada konfirmasi. Formularium ini dibuat berdasarkan e-katalog. Dari form permintaan dokter juga. Informan 3 Formularium rumah sakit itu sudah diajukan oleh bagian KFT,
tahun 2016, di bulan Juli kalau nggak salah saya. Tapi belum diadakan sampai saat ini. Kalau format sudah siap kita sampaikan, tapi realisasi belum ada sampai sekarang. Dasar acuannya obat yang terus dipakai, formularium nasional, obat yang ada di e-katalog.
Informan 4 Sudah, sudah ada kita buat draft formularium rumah sakit, sebagai standard yang digunakan oleh rumah sakit kita. Formularium itukan dibuat oleh komite farmasi dan terapi. Acuannya dengan pertimbangan usulan dari dokter-dokter spesialis. Panduan pembuatannya juga berdasarkan e-katalog.
Berdasarkan pernyataan informan tersebut, diperoleh informasi bahwa
draft formularium rumah sakit sudah disusun dan sudah diajukan oleh Komite
Farmasi dan Terapi (KFT) kepada bagian pelayanan medik. Draft formularium
rumah sakit tersebut dibuat berdasarkan pada Daftar Plafon Harga Obat (DPHO),
e-katalog, formularium nasional dan usulan dari para dokter. Akan tetapi, draft
formularium rumah sakit yang sudah diajukan tersebut, belum disahkan menjadi
formularium rumah sakit.
4.4.6 Pernyataan Informan tentang Perhitungan Jumlah Obat
Tabel 4.15 Matriks pernyataan informan tentang perhitungan jumlah obat
kebutuhan tahun 2017 nya itu jumlah kebutuhan dikurang sisa stock. Untuk pengadaan tahun 2017nya Kira-kira ditambah sekitar 10% dari yang rencana kebutuhan dari rumah sakit. Biasanya yang melakukan perhitungan ini, kepala farmasi, dengan ada juga bantuan dari kepala gudang.
Informan 3 Dari farmasi sih mengajukan perencanaan itu jenis, jumlah. Untuk mengetahui jumlahnya misalnya 50, itu dari kecepatan penggunaannya itu kan kita kan melihat dari kartu stock, itu muncul tuh jumlah akhir kita tuh berapa yang ada digudang. Ya dari rekapan itulah kita oh yang ini udah sedikit lagi, yang sedikit lagi itu langsung kita buat permintaan lagi seperti itu. Untuk menentukan angkanya itu kita melihat dari yang sebelumnya kita perkirakan, jumlah pasien kita meningkat biasanya kita lebihkan sekitar 10% dari yang jumlah sebelumnya. Ya itu tergantung juga apakah obat itu fast moving atau slow moving. Kalau yang slow moving kita bisa perkirakan, kita mintanya paling sekitar 2 hingga 5% ajalah.
Berdasarkan pernyataan informan tersebut, diperoleh informasi bahwa
pihak farmasi yaitu kepala instalasi farmasi dibantu dengan kepala gudang farmasi
melakukan perhitungan jumlah rencana kebutuhan obat untuk tahun yang akan
datang. Dalam melakukan perhitungan jumlah kebutuhan obat untuk tahun yang
akan datang, digunakan format yang diberikan oleh Kementerian Kesehatan, yaitu
dengan menggunakan data sisa stok pada akhir tahun sebelumnya dan pemakaian
rata-rata per bulan. Perhitungan sisa stok didapatkan dari stock opname yang
dibuat tiap akhir bulan, maka akan didapatkan jumlah akhirnya untuk per 31
Desember. Perhitungan pemakaian rata-rata per bulan diperoleh dari hasil rekap
pengeluaran resep setiap bulannya dan dibagi dua belas. Dilakukan penghitungan
jumlah kebutuhan untuk tahun berikutnya dengan menggunakan rumus pemakaian
rata-rata per bulan dikali dengan 18. Penghitungan rencana kebutuhan tahun
depan dilakukan dengan menggunakan rumus jumlah kebutuhan dikurang dengan
dengan penambahan sekitar 10% dari rencana kebutuhan tahun depan di rumah
sakit. Tapi penambahan tersebut tergantung dari jenis obat fast moving dan slow moving. Untuk obat fast moving dilakukan penambahan 10%, sedangkan untuk obat slow moving dilakukan penambahan sekitar 2-5% saja. Pihak farmasi tidak ada melakukan perhitungan mengenai waktu tunggu obat.
4.4.7 Pernyataan Informan tentang Kendala dalam Perencanaan Obat Tabel 4.16 Matriks pernyataan informan tentang kendala dalam
perencanaan obat
Informan Pernyataan
Informan 2 Kendala ya. Kalau perencanaan ini mungkin gak ada kendalanya. Paling kalau data yang kita butuhkan ini gak lengkap. Berapa yang nyampe sama kita gak sesuai sama yang kita usulkan, itu aja kendalanya.
Informan 3 Ya kalau kendalanya ya mungkin keterlambatan obat yang masuklah. Keterlambatan biasanya bisa sekitar sebulan, dua bulan terlambat obat masuknya. Kadang ada obat yang kita minta bisa dipenuhi, ada juga yang tidak.
Berdasarkan pernyataan informan tersebut, diperoleh informasi bahwa
kendala dalam perencanaan obat adalah jika data yang dibutuhkan untuk
melakukan perencanan obat tidak lengkap, jika terjadi keterlambatan obat yang
sampai ke rumah sakit, dan jika jumlah obat yang diadakan tidak sesuai dengan
jumlah obat yang diajukan permintaannya, sehingga mengakibatkan terjadinya
kekosongan stok obat di rumah sakit.
4.4.8 Pernyataan Informan tentang Kekosongan Obat
Tabel 4.17 Matriks pernyataan informan tentang kekosongan obat
Informan Pernyataan
Kalo ada kekosongan biasanya kami beritahu stok obat yang kosong ke dokter. Solusinya, biasanya kami kan yang pelayanan ini melapor lagi, konsultasi lagi sama dokternya, apakah bisa di gantikan dengan alternatif yang lain yang sama gitu kan indikasinya. Atau misalnya gak perlu kali yauda gak usah diresepkan gitu aja. Ya ini juga ada keluhan pasien karena obatnya nggak ada, cuma di resepkan juga gitu keluar kalau perlu kali. Mau gak mau pasienlah yang beli keluar.
Informan 3 Iya ada terjadi, ya mungkin karna keterlambatan obat yang masuklah. Keterlambatan biasanya bisa sekitar sebulan, dua bulan terlambat obat masuknya. Kadang ada obat yang kita minta bisa dipenuhi, ada juga yang tidak. Kalau pas diresepkan obatnya gak ada, caranya menjelaskan pada pasien itu, biasanya kalau pasien umum, pasien sendiri yang membeli ke apotik luar. Tetapi kalau pasien BPJS, obatnya tidak ada, kita paling konfirmasi ke dokter dulu, kalau memang memungkinkan obat itu diganti dengan obat yang lain, dengan jenis sama dan fungsinya juga sama, kita usahakan itu dahulu. tapi kalau memang tidak bisa, paling pihak farmasi akan mengajukan ke pihak manajemen, gimana, apakah obat itu akan diusahakan atau tidak.
Informan 4 Iya ada kekosongan obat. Itu bisa karena pasien kan banyak. Bisa juga kadang-kadang stok habis, jadi artinya kita setting perencanaan untuk tiga bulan stok bertahan. Inikan tergantung penggunaan. Makin banyak pasien, makin banyak penggunaan obat itu. Jadi yang harusnya stoknya tiga bulan, jadi dua bulan. Kita usul lagi ini untuk pemesanan berikutnya.
Informan 5 Kalau di rumah sakit, kalau kekosongan ini tidak terjadi. Kita pesan, di distributor itu tidak ada bahannya, makanya tidak dikirim. Dan kalo anggaran rumah sakit cukup, gak ada masalah, kita bisa pesen langsung. Kalau dana kita tidak ada, gimana kita mau mengadakannya, kan. Saat ini kalau obat yang dibutuhkan katalog. Kan utamanya itu e-katalog. Nanti kalo stok obatnya gak ada di rumah sakit kita akan usahakan dibeli diluar. Hanya dibatasi jumlahnya, tidak berlebihan.
Berdasarkan pernyataan informan tersebut, diperoleh informasi bahwa
kekosongan stok obat di rumah sakit terjadi antara lain karena keterlambatan obat
kebutuhannya tidak dapat diadakan, jika jumlah obat yang diadakan tidak sesuai
dengan jumlah obat yang diajukan permintaannya, jika anggaran rumah sakit yang
tersedia tidak mencukupi untuk pembelian obat, dan juga jika ada obat yang tidak
masuk dalam e-katalog. sehingga mengakibatkan terjadinya kekosongan stok obat
di rumah sakit. Untuk mengatasi kekosongan obat di rumah sakit tersebut, maka
dokter akan segera diberitahu oleh pihak farmasi agar tidak meresepkan obat yang
tidak ada stoknya di gudang farmasi rumah sakit. Akan tetapi jika obat tersebut
sudah diresepkan oleh dokter, solusi yang dilakukan adalah untuk pasien umum,
maka pasien sendiri yang akan membeli obat yang diresepkan tersebut ke apotik
luar. Tetapi jika pasien BPJS, maka pihak farmasi akan melakukan koordinasi
kembali ke dokter yang meresepkan obat tersebut, agar jika memungkinkan untuk
mengganti obat tersebut dengan alternatif obat lain yang jenis dan fungsinya
sama. Akan tetapi jika tidak bisa diganti, dan obat itu sangat dibutuhkan oleh
pasien, maka pihak farmasi akan mengajukan surat permintaan obat kepada
direktur rumah sakit melalui pihak seksi penyusunan program, bahwa obat
tersebut benar-benar dibutuhkan pada hari itu juga. Dan pihak seksi penyusunan
program yang akan memutuskan apakah obat tersebut akan diadakan atau tidak,
dan jika diadakan maka dilakukan pembelian secara langsung tetapi sesuai dengan
jumlah yang dibutuhkan dan tidak berlebihan, agar tidak terjadi penumpukan.
4.4.9 Pernyataan Informan tentang Obat yang kadaluarsa
Tabel 4.18 Matriks pernyataan informan tentang obat yang kadaluarsa
Informan Pernyataan
dibuat sesuai dengan setiap tahunya. Mulai dari awal rumah sakit dibuka, sampai dengan saat ini, belum ada pemusnahannya. Seharusnya itu sudah bisa dimusnahkan, cuman memusnahkan itu tidak hanya segampang itu, ada prosesnya lagi.
Informan 3 Obat yang kadaluarsa ya bisa karena expired date nya kurang dari dua tahun, sudah gitu jenisnya slow moving. Obat kadaluarsa itu kita pisahkan kita buat laporannya tersendiri ya itu setiap tahun kita laporkan, tapi sampai saat ini obat kadaluarsa itu belum dimusnahkan, karna untuk pemusnahan obat kadaluarsa itu harus ada perda. Dan peraturan daerah yang mengatur tentang obat kadaluarsa itu belum ada sampai ke kita. Jadi obat yang kadaluarsa masih ada kita simpan.
Berdasarkan pernyataan informan tersebut, dapat diketahui bahwa obat
yang kadaluarsa di rumah sakit terjadi antara lain karena obat tersebut merupakan
jenis obat slow moving, pola penyakit berubah sehingga obat tersebut menumpuk dan expired date obat tersebut kurang dari dua tahun. Untuk obat yang mengalami
kadaluarsa di rumah sakit, belum ada dilakukan pemusnahan, karena RSUD
Sultan Sulaiman merupakan rumah sakit daerah dan untuk pemusnahannya harus
ada peraturan daerah mengenai pemusnahan obat yang kadaluarsa. Tetapi
mengenai peraturan tersebut belum ada sampai ke RSUD Sultan Sulaiman. Jadi
obat yang kadaluarsa tersebut hanya dipisahkan tempatnya dan dikelompokkan
BAB V PEMBAHASAN
5.1 Masukan (Input)
Menurut Azwar (1996), masukan (input) adalah kumpulan bagian atau
elemen yang terdapat dalam sistem dan diperlukan untuk dapat berfungsinya
sistem tersebut. Dalam mencapai suatu tujuan, input memegang peranan penting. Apabila input tidak berjalan dengan baik, maka dapat dipastikan proses juga tidak
berjalan lancar. Dalam perencanaan kebutuhan obat, yang dikategorikan sebagai
input yaitu sumber daya manusia, prosedur, metode dan data. 5.1.1 Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia (SDM) merupakan komponen utama suatu
organisasi yang menjadi perencana dan pelaku aktif dalam setiap aktivitas
organisasi, dengan adanya SDM maka organisasi dapat mencapai tujuan
organisasi. Salah satu faktor keberhasilan suatu kegiatan manajemen yaitu
tersedianya SDM yang cukup, baik dari segi kuantitas maupun kualitas. SDM
yang kurang mampu, kurang cakap dan tidak terampil, mengakibatkan pelayanan
tidak dapat diselesaikan secara optimal dengan cepat dan tepat pada waktunya.
SDM yang bertugas dalam merencanakan kebutuhan obat menjadi faktor
yang sangat berpengaruh dalam proses perencanaan obat. Menurut Kemenkes RI
(2010a), tim perencanaan obat terpadu merupakan suatu kebutuhan dalam rangka
meningkatkan efisiensi dan efektivitas penggunaan dana melalui koordinasi,
perencanaan obat terpadu di rumah sakit dibentuk melalui Surat Keputusan
Direktur Rumah Sakit.
Hal ini sejalan dengan penelitian Astuti (2011), yang menyatakan bahwa
tim perencanaan obat terpadu merupakan bagian penting dalam melakukan
perencanaan obat karena memiliki peran dalam memberi masukan dan
merumuskan kebijakan mengenai perencanaan obat di instalasi farmasi rumah
sakit. Didukung juga dengan penelitian Modeong, dkk (2013), yang menyatakan
bahwa seharusnya di rumah sakit dibentuk tim perencanaan obat terpadu yang
terdiri dari kepala instalasi farmasi, dokter-dokter, kepala bidang perencanaan,
kepala bidang pengadaan dan kepala bagian keuangan, sehingga dalam menyusun
rencana kebutuhan obat dapat mengacu pada anggaran yang tersedia untuk setiap
tahunnya dan kebutuhan untuk terapi. Tim perencanaan obat terpadu perlu
membahas perencanaan kebutuhan obat melalui pertemuan rutin, sehingga dapat
meminimalisasi ketidakakuratan dalam perencanaan kebutuhan obat.
Perencanaan obat di instalasi farmasi RSUD Sulan Sulaiman tidak
dilakukan oleh suatu tim perencanaan obat. Tidak adanya tim perencanaan obat
disebabkan karena direktur rumah sakit tidak ada membentuk tim perencanaan
obat tersebut, tetapi hanya membentuk tim perencanaan secara global untuk
rumah sakit. Jadi untuk melakukan perencanaan obat, direktur rumah sakit
menunjuk kepada bagian farmasi yaitu kepala instalasi farmasi yang dibantu
dengan kepala gudang farmasi, dengan wewenang yang diberikan oleh direktur
secara lisan, tanpa adanya Surat Keputusan penunjukan secara tertulis untuk
yang menyatakan bahwa tim perencanaan obat terpadu sebagai suatu kebutuhan
agar perencanaan obat dapat terlaksana secara optimal, dan dengan melibatkan
semua pihak yang terkait dengan perencanaan obat, yang terdiri dari kepala
bidang yang membawahi instalasi farmasi, kepala instalasi farmasi, dokter-dokter,
kepala bidang perencanaan rumah sakit, kepala bidang pengadaan dan kepala
bagian keuangan.
SDM yang berperan dalam perencanaan obat di RSUD Sultan Sulaiman
adalah kepala instalasi farmasi dan kepala gudang farmasi dengan tugas dan
tanggung jawabnya yaitu memantau obat-obat yang keluar dari apotik farmasi,
melakukan rekap data pemakaian obat, dan membuat usulan rencana kebutuhan
obat yang akan datang. Bagian farmasi juga berkoordinasi dengan bagian
pelayanan medik, karena para dokter sebagai user ada juga yang mengajukan permintaan obat kepada bagian pelayanan medik. Tugas dan tanggung jawab
bagian penyusunan program dan staf perencanaan bagian obat adalah menerima
usulan kebutuhan obat yang diajukan farmasi lalu akan memutuskan mengenai
berapa jumlah obat yang akan diadakan setelah menyesuaikan dengan dana yang
tersedia. Jika dana tidak mencukupi, maka dilakukan pengurangan jumlah obat
yang akan diadakan dengan berkoordinasi kembali dengan bagian farmasi.
Sebelum melakukan pengadaan obat, bagian seksi penyusunan program akan
melaporkan kepada direktur rumah sakit dan meminta persetujuannya, sesuai
dengan tugas dan tanggung jawab direktur rumah sakit yaitu sebagai
Untuk mempersiapkan tenaga perencana obat yang berkualitas, maka
diperlukan pendidikan dan pelatihan sebagai kegiatan pengembangan SDM
instalasi farmasi rumah sakit. Dengan meningkatnya kualitas tenaga perencana
obat, maka diharapkan ketersediaan, pemerataan, keterjangkauan obat dan
perbekalan kesehatan serta pelayanan kefarmasian yang bermutu dalam rangka
mewujudkan penggunaan obat yang rasional dapat tercapai (Kemenkes RI,
2010a).
Tenaga perencana obat di bagian farmasi RSUD Sultan Sulaiman, belum
pernah mendapatkan pelatihan mengenai perencanaan obat. Hal ini dikarenakan
untuk memberikan pelatihan masih sangat tergantung dari dana yang tersedia.
Dengan tidak adanya pelatihan yang diberikan, maka kemampuan tenaga
perencana obat tidak mengalami peningkatan, akibatnya perencanaan obat di
rumah sakit belum terlaksana secara optimal.
Menurut Depkes (2007), dalam melaksanakan pengelolaan obat, sebaiknya
tenaga apoteker atau asisten apoteker mengikuti berbagai pelatihan yaitu
mengenai pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan, perencanaan dan
pengelolaan obat terpadu, penggunaan obat rasional, pengelolaan obat program
kesehatan, dan manajemen umum (keuangan dan administrasi) khusus untuk
apoteker penanggungjawab instalasi farmasi. Dengan meningkatnya pengetahuan,
sikap dan keterampilan dalam melakukan perencanaan obat, maka
5.1.2 Prosedur
Menurut Siregar dan Amalia (2004), prosedur adalah suatu instruksi
kepada personel, cara kebijakan dan tujuan dilakukan dan dicapai. Oleh karena
prosedur kerja yang dimaksud bersifat tetap, rutin, dan tidak berubah-ubah, maka
prosedur kerja tersebut dibakukan menjadi dokumen tertulis yang disebut sebagai
standar operasional prosedur. Menurut UU No. 44 Tahun 2009, standar
operasional prosedur adalah suatu perangkat instruksi/langkah-langkah yang
dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. Prosedur merupakan
dasar bagi petugas kefarmasian dalam melaksanakan seluruh kegiatan operasional
di rumah sakit.
Tidak adanya prosedur tertulis mengenai perencanaan kebutuhan obat di
RSUD Sultan Sulaiman, mengakibatkan perencanaan obat hanya dilakukan
berdasarkan kebijakan kepala instalasi farmasi dengan melanjutkan proses
tahapan perencanaan obat yang telah dilakukan sebelumnya. Hal ini tidak sesuai
dengan Permenkes RI No. 58 yang menyatakan bahwa penyelenggaraan
pelayanan kefarmasian di rumah sakit harus didukung oleh standar operasional
prosedur yang ditetapkan oleh pimpinan rumah sakit. Hal ini juga tidak sesuai
dengan Permenkes RI No. HK.02.02/MENKES/068/I/2010 yang menyatakan
bahwa instalasi farmasi rumah sakit wajib membuat prosedur perencanaan,
pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan pemantauan obat yang digunakan
fasilitas pelayanan kesehatan.
Menurut Kemenkes RI (2010a), prosedur tetap pelayanan kefarmasian
Prosedur sebagai suatu urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang
menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan
dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya. Dalam proses perencanaan obat,
terdapat prosedur yang harus dilaksanakan yaitu persiapan data yang dibutuhkan,
dan pelaksanaan perencanaan yang berupa memilih sediaan farmasi dan alat
medis habis pakai yang berkualitas dengan harga yang murah, menghindari
kesamaan jenis sediaan farmasi dan alat medis habis pakai, serta melakukan
penghitungan kebutuhan dengan cara pengumpulan dan pengolahan data, analisa
data untuk informasi dan evaluasi, perhitungan perkiraan kebutuhan sediaan
farmasi, serta penyesuaian jumlah sediaan farmasi dengan alokasi dana. Dengan
adanya prosedur perencanaan secara tertulis, maka akan memudahkan koordinasi
antar pihak yang terkait dengan perencanaan obat sehingga perencanaan obat
dapat terlaksana lebih optimal.
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi, alur tahapan perencanaan
obat di rumah sakit dimulai dari bagian farmasi membagikan form permintaan
obat kepada seluruh user yaitu kepala ruangan di RSUD Sultan Sulaiman, pada setiap awal tahun atau akhir tahun untuk mengetahui obat apa yang mereka
butuhkan. Lalu form permintaan tersebut akan dikumpulkan di gudang farmasi,
dan akan dibuat rekapannya. Dalam membuat rekapan tersebut, pihak farmasi
juga akan memperhitungkan mengenai jumlah stok yang ada, pengeluaran obat
fast moving dan slow moving, pemakaian rata-rata, obat e-katalog atau non e-katalog, dan jumlah kunjungan penyakit terbanyak. Tetapi pihak farmasi tidak
mengenai alokasi dana tersebut. Setelah usulan rencana kebutuhan obat itu selesai
dibuat, maka bagian farmasi akan mengajukannya kepada bagian perencanaan
rumah sakit yaitu bagian seksi penyusunan program, yang terlebih dahulu akan
melakukan pengecekan apakah obat tersebut termasuk obat yang ada di e-katalog
atau non e-katalog, lalu akan melakukan penyesuaian dengan alokasi dana yang
tersedia. Dalam pengadaan obat akan diutamakan obat yang terdapat di e-katalog,
dan untuk obat non e-katalog juga akan tetap dilakukan pemesanan tetapi
disesuaikan dengan anggaran yang tersedia. Setelah dilakukan pemesanan, pihak
farmasi akan menunggu obat tersebut sampai di rumah sakit. Alur tahapan dalam
perencanaan obat di RSUD Sulaiman ini dinilai sudah sesuai dengan alur tahapan
perencanaan perbekalan farmasi di rumah sakit dalam Febriawati (2013).
Menurut Kemenkes RI (2010b), rencana kebutuhan obat di rumah sakit
disusun dan diajukan untuk satu tahun yang akan datang. Hal ini sudah sesuai
dengan perencanaan obat yang dilakukan di RSUD Sultan Sulaiman. Berdasarkan
hasil wawancara, farmasi melakukan perencanaan obat di rumah sakit setiap tahun
yang disebut rencana kebutuhan obat per tahun, yang biasanya dibuat pada
pertengahan tahun atau pada saat ada permintaan dari Kementerian Kesehatan.
Rencana kebutuhan obat per tahun itu, akan dilakukan pengadaan setiap tiga
bulan, dengan melihat sisa stok obat, kecepatan penggunaan obat dan juga
kebutuhan obat di rumah sakit. Akan tetapi jika ada ada stok obat yang kosong
dan kebutuhan obat yang mendesak, maka akan langsung diajukan permintaan
5.1.3 Metode
Berdasarkan Kemenkes RI (2010b), metode dalam menyusun rencana
kebutuhan obat antara lain adalah metode konsumsi, metode epidemiologi dan
metode kombinasi yaitu kombinasi antara metode konsumsi dan metode
epidemiologi. Dalam menggunakan metode konsumsi hal-hal yang perlu
diperhatikan untuk menghitung jumlah obat yang dibutuhkan adalah pengumpulan
data, analisis data untuk informasi dan evaluasi, dan perhitungan perkiraan
kebutuhan obat, sedangkan dalam menggunakan metode epidemiologi hal-hal
yang perlu diperhatikan untuk perhitungan kebutuhan obat adalah berdasarkan
pada pola penyakit, jumlah kunjungan, frekuensi kejadian masing-masing
penyakit per tahun serta menggunakan formularium rumah sakit dan standar
pengobatan yang ada.
Metode perencanaan obat yang dilakukan di RSUD Sultan Sulaiman, tidak
memenuhi persyaratan metode konsumsi maupun metode epidemiologi, hal ini
disebabkan karena ditemukan terdapat banyak kekurangan dalam penerapan
metode tersebut. Dalam penerapan metode konsumsi, hanya melihat pada
pemakaian obat tahun yang lalu saja, sedangkan seharusnya dalam menggunakan
metode konsumsi untuk memperoleh data kebutuhan yang mendekati ketepatan
perlu dilakukan analisa pemakaian obat tiga tahun sebelumnya atau lebih. Selain
itu, penerapan metode epidemiologi yang dilakukan dengan melihat sepuluh
penyakit terbesar di rumah sakit saja, juga tidak dapat dikatakan menggunakan
metode epidemiologi yang sebenarnya. Karena selain data itu, seharusnya dalam
jumlah kunjungan kasus berdasarkan prevalensi penyakit, formularium rumah
sakit dan standar pengobatan, sehingga dalam perencanaan obat yang dilakukan di
RSUD Sultan Sulaiman tidak menggambarkan penerapan metode konsumsi dan
metode epidemiologi yang sebenarnya.
5.1.4 Data
Data merupakan kunci dasar untuk menganalisa kebutuhan obat yang
sesungguhnya dalam melakukan perencanaan obat. Berdasarkan Kemenkes RI
(2010b), data-data yang dibutuhkan untuk menggunakan metode konsumsi yaitu
alokasi dana, daftar obat-obat yang dibutuhkan, stok awal, penerimaan,
pengeluaran, sisa stok, obat hilang/rusak atau kadaluarsa, kekosongan obat,
pemakaian rata-rata tahunan, indeks musiman, waktu tunggu, stok pengaman dan
perkembangan pola kunjungan, sedangkan pada metode epidemiologi, data yang
perlu dipersiapkan adalah data jumlah penduduk yang dilayani, jumlah kunjungan
kasus berdasarkan frekuensi penyakit, menggunakan formularium rumah sakit dan
standar pengobatan yang ada.
Data-data yang digunakan untuk menyusun rencana kebutuhan obat di
RSUD Sultan Sulaiman adalah Daftar Obat Esensial Nasional, daftar obat-obat
yang di butuhkan yang diperoleh dari form permintaan obat yang diberikan
kepada setiap user, data stok awal, penerimaan, pengeluaran, sisa stok, obat yang
kadaluarsa, obat yang mengalami kekosongan dan pemakaian rata-rata tahunan
yang diperoleh dari kartu stok yang ada di gudang farmasi. Kartu stok tersebut
jumlah sisa stok obat yang menjadi dasar untuk perencanaan obat pada periode
berikutnya.
Hal ini sejalan dengan menurut Febriawati (2013), untuk mencari tahu sisa
persediaan stok obat yang ada, sangat dibutuhkan adanya kartu stok, karena kartu
stok digunakan untuk mencatat mutasi harian obat, selain itu dapat membantu
dalam pembuatan laporan stok setiap bulan dan sebagai pembanding terhadap
jumlah fisik obat yang tersedia pada saat dilakukan perhitungan stok (stock
opname). Besarnya sisa stok obat dan pemakaian obat periode yang lalu juga menjadi dasar perencanaan obat untuk periode selanjutnya, karena dari sisa stok
tidak saja diketahui jumlah dan jenis obat yang diperlukan, tetapi juga diketahui
percepatan pergerakan obat, sehingga kita dapat mengetahui jumlah persediaan
obat baik obat fast moving maupun slow moving.
Selain itu, data-data yang digunakan instalasi farmasi RSUD Sultan
Sulaiman untuk menyusun rencana kebutuhan obat adalah data perkembangan
pola kunjungan yang diperoleh dari apotik pelayanan farmasi, data jumlah
penduduk yang dilayani dan jumlah kunjungan kasus penyakit yang diperoleh dari
bagian rekam medis, dan data alokasi dana dan anggaran yang tersedia untuk
kebutuhan obat di rumah sakit yang hanya diketahui oleh bagian perencanaan
rumah sakit atau bagian seksi penyusunan program, sedangkan bagian farmasi
tidak mengetahuinya.
Hal ini sejalan dengan penelitian Suciati dan Adisasmito (2006), yang
menyatakan bahwa idealnya pemilihan obat juga dilakukan setelah mengetahui
diketahui karena berpengaruh terhadap jumlah obat yang harus disediakan. Data
atau informasi jumlah kunjungan tiap-tiap penyakit harus diketahui dengan tepat,
sehingga dapat dipakai sebagai dasar penetapan rencana kebutuhan obat.
Data-data yang digunakan instalasi farmasi RSUD Sultan Sulaiman
tersebut, jika dibandingkan dengan data yang seharusnya dibutuhkan masih belum
lengkap, yaitu tidak ada menggunakan data waktu tunggu, standar pengobatan dan
formularium rumah sakit. Tidak adanya data waktu tunggu yang digunakan untuk
melakukan perencanaan obat disebabkan karena farmasi tidak mengetahui berapa
lama waktu yang dibutuhkan dari rencana obat diajukan sampai obat tersebut
diterima di rumah sakit. Standar pengobatan dan formularium rumah sakit juga
tidak digunakan sebagai data untuk melakukan perencanaan obat karena belum
ada dibentuk untuk standar pengobatan sedangkan untuk formularium rumah sakit
masih dalam bentuk draft dan belum disahkan. Data-data yang belum lengkap
untuk menyusun rencana kebutuhan obat, akan mempengaruhi hasil akhir dari
perencanaan yang dilakukan. Perencanaan yang tidak tepat akan berakibat
terhadap ketersediaan obat hasil perencanaan yang sebagian mengalami stok
kosong (out of stcok) dan sebagian lagi jumlahnya berlebih (over stock).
5.2 Proses (Process)
Menurut Febriawati (2013), proses perencanaan obat terdiri dari kegiatan
pemilihan jenis obat dan perhitungan perkiraan jumlah kebutuhan obat.
5.2.1 Pemilihan Jenis Obat
Pada tahap proses perencanaan obat, pemilihan jenis obat yang tepat
(2010b), pemilihan jenis obat dilakukan agar obat yang tersedia benar-benar
diperlukan sesuai dengan jumlah pasien/kunjungan dan pola penyakit di rumah
sakit. Dengan tersedianya jenis obat yang tepat maka penyakit yang diderita
pasien dapat segera disembuhkan. Pemilihan obat di rumah sakit merujuk kepada
Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN) sesuai dengan kelas rumah sakit
masing-masing, Formularium Rumah Sakit, standar pengobatan/pedoman diagnosa dan
terapi, Formularium Jaminan Kesehatan bagi masyarakat miskin, Daftar Plafon
Harga Obat (DPHO) Askes dan Jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek).
Pemilihan jenis obat yang digunakan di RSUD Sultan Sulaiman dilakukan
dengan menyesuaikan jenis obat berdasarkan obat yang ada pada e-katalog dan
juga form permintaan dari para dokter. Penggunaan obat di RSUD Sultan
Sulaiman juga diutamakan menggunakan obat generik. Hal ini sesuai dengan
Permenkes RI No. HK.02.02/MENKES/068/I/2010 tentang kewajiban
menggunakan obat generik di fasilitas pelayanan kesehatan pemerintah.
Penggunaan obat generik diwajibkan untuk rumah sakit pemerintah, dan sebagai
unit pelayanan milik pemerintah, RSUD Sultan Sulaiman wajib mengikuti
keputusan ini walaupun tidak menutup kemungkinan untuk pengadaan obat paten,
apabila obat generik tidak tersedia. Pertimbangan lain dalam pemilihan obat
generik adalah karena harganya yang relatif murah, khasiat dan keamanannya pun
cukup terjamin.
Berdasarkan Permenkes RI No. HK.02.02/MENKES/068/I/2010,
menyatakan bahwa pemerintah provinsi/kabupaten/kota melakukan pembinaan
