BAB I
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang
Sekretaris adalah seorang pejabat yang memperoleh kepercayaan dari
pimpinannya untuk mengurus hal-hal yang bersifat rahasia, misalnya membuat
dan menyimpan surat-surat yang bersifat rahasia. Tugas sekretaris tidak hanya
mengurus hal-hal yang bersifat rahasia, melainkan sudah meliputi kearsipan.
Kearsipan itu sendiri adalah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses
penyelenggaraan kerja. Menurut Ratnawat dan Sunarto (2006:3) istilah sekretaris
berasal dari bahasa Latin “secretum” yang berarti rahasia. Dari kata secretum
terbentuk kata secretarius yang berarti petugas atau karyawan kepercayaan. Kata
secretarius menjadi secretaris (bahasa Belanda), secretarius (bahasa Prancis), atau
secretary (bahasa Inggris).
Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Tahun 2009, Pasal 1:8,
Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang
diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan
serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan
kearsipan. Maka dari itu untuk menjadi seorang sekretaris yang handal dan
profesional terlebih dahulu harus memahami tugas-tugas rutin sekretaris. Tugas
seorang sekretaris meliputi tugas yang bersifat rutin dan tugas yang bersifat
insidential. Tugas yang bersifat rutin seorang sekretaris seperti membuat surat,
dengan tamu untuk kepentingan pimpinan, menerima telepon, mengirim telegram,
mengirim faksimile, menerima dikte, menyiapkan rapat pimpinan, membuat
laporan, menyimpan dan mengatur arsip sesuai dengan sistem kearsipan yang
telah ditentukan oleh perusahaan atau organisasi yang bersangkutan. Tugas yang
bersifat insidential seperti menyiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan,
pidato, mencari dan memilih suvenir untuk para relasi, mewakili pimpinan ke
resepsi atau pertemuan.
Dalam Achmad (2007 :19) sekretariat adalah bagian dan suatu organisasi
yang melakukan pekerjaan pelayanan di bidang ketatausahaan dan bidang lainnya
yang menjadi tanggung jawab sekretaris. Memang sudah seharusnya dan
diwajibkan kepada semua orang dan semuabagian pekerjaan di perusahaan
terutama sekretaris yang merupakan duta perusahaan untuk menyenangi pekerjaan
melayani orang lain karena semua orang harus mampu berinteraksi,
berkomunikasi dan menghadapi berbagai karakter investor, mitra bisnis dan anak
perusahaan yang meliputi rekan kerja, pimpinan dan bawahan maupun di luar
perusahaan yang berkunjung ke perusahaan meliputi makhluk sosial yang selalu
membutuhkan bantuan orang lain.
Salah satu tugas sekretaris untuk mendukung pencapaian tujuan
Perusahaan adalah adanya penanganan tugas-tugas administrasi perkantoran/
Kearsipan, karena administrasi perkantoran/ Kearsipan merupakan salah satu
tugas rutin yang dilakukan seorang sekretaris. Salah satu aspek penting untuk
mendukung pencapaian tujuan Perusahaan adalah dilaksanakannya penanganan
yang dibebani dengan tugas surat-menyurat, penyimpanan dokumen, pelayanan
tamu, maupun urusan rapat. Sekretaris juga mempunyai peranan yang sangat
penting di dalam menyelesaikan dan membantu tugas-tugas kantor. Seorang
sekretaris juga harus memiliki pengalaman dan pengetahuan cukup luas, harus
menimbulkan kesan yang baik kepada atasan ataupun karyawan lainnya. Selain
itu harus bersikap ramah, sopan-santun, cekatan dan teliti karena sekretaris
mempunyai tugas dan tanggung jawab yang besar.
Kegiatan kearsipan dilaksanakan dengan maksud memberikan pelayanan
yang dibutuhkan oleh instansi atau organisasi dan merupakan suatu aktivitas yang
bersifat rutinitas. Efektivitas pengelolaan kersipan pada suatu instansi atau
organisasi dipengaruhi oleh pegawai yang bekerja pada setiap unit kearsipan,
sarana atau fasilitas yang digunakan dalam membantu pengelolaan arsip yang
tersedia untuk penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan arsip tersebut. Fungsi
arsip sebagai alat ingatan, sumber informasi dan sebagai alat pengawasan perlu
dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh pekerjaan kantor yang
berdaya guna.
Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa
Sekretaris yang lebih handal dan profesional. Sekretaris pada Bank Indonesia
Kpw. Sumatera Utara adalah seseorang yang mempunyai tugas yang sangat
berkaitan dengan kegiatan Kearsipan perkantoran atau perusahaan. Dan seorang
pimpinan perusahaan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung jawab dalam
menjalankan tugas rutin jabatannya. Dengan demikian, tentunya pimpinan akan
bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan sekretaris yang mampu membantu
pimpinan dalam menjalankan roda perusahaan, agar dapat dilaksanakan dengan
baik dan lancar. Mengatur dan menyiapkan tugas rutin sekretaris dalam membantu
pimpinan khususnya pada hal Kearsipan di Bank Indonesia Kantor
Perwakilan Sumatera Utara.
Berdasarkan uraian dan latar belakang diatas, maka penulis melakukan
Penelitian dengan mengambil judul “Pelaksanaan Tugas Sekretaris dalam
membantu aktivitas di bagian Kearsipan Pada Bank Indonesia Kantor Perwakilan
Sumatera Utara” Melihat pentingnya Tugas Kearsipan yang diberikan Sekretaris
untuk menjalankan suatu perusahaan.
1.2Rumusan Masalah
Berdasarkan identifikasi masalah yang telah di kemukakan di atas, maka
peneliti merumuskan masalah yang akan di teliti adalah Bagaimana pelaksanaan
tugas sekeretaris dalam membantu aktivitas di bagian kearsipan pada Bank
Indonesia Kantor Perwakilan Sumatera Utara Sumatera Utara?
1.3Tujuan Penelitian
Tujuan dari Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui bagaimana
pelaksanaan tugas sekretaris dalam membantu aktivitas di bidang kearsipan pada
Bank Indonesia Kantor Perwakilan Sumatera Utara.
1.4Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah sebagai berikut :
Bagi Instansi untuk dijadikan sebagai masukan untuk meningkatkan
efektifitas pelaksanaan sistem kearsipan dan diharapkan sebagai masukan untuk
lembaga dalam melaksanakan kegiatan – kegiatan lembaga yang berhubungan
dengan sistem Kearsipan. Dari informasi yang dihasilkan dapat digunakan sebagai
penunjanng dalam melaksanakan sistem kearsipan yang lebih efektif dan efisien,
dan dapat meningkatkan kondisi kerja yang lebih baik.
b. Bagi Peneliti
Bagi peneliti agar memperoleh wawasan dan pengalaman yang realistis
sehingga suatu dapat diterapkan dalam dunia kerja dan sebagai bahan
perbandingan antara teori yang telah diberikan pada masa kuliah dengan
kenyataan yang ada dan juga menambah pengetahuan dan pengalaman Peneliti
serta untuk menerapkan teori – teori yang didapat selama masa perkuliahan.
c. Bagi Pihak Lain
Bagi Pihak Lain, diharapkan dapat digunakan sebagai bahan perbandingan
bagi penelitian – penelitian yang sejenis.
1.5Jadwal Kegiatan
Penelitian dilaksanakan pada Kantor Bank Indonesia Kpw. Sumatera Utara
Jalan Balaikota No.4 Kesawan, Medan. Penelitian berlangsung sejak 4 April
Kegiatan April Mei
1. Persiapan
2. Pengumpulan Data
3. Penelitian Laporan
Sumber : Peneliti 2017
1.6Sistematika Penelitian
Sistematika penelitian tugas akhir ini disusun sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN Bab ini membahas tentang latar belakang, perumusan
masalah, tujuan dan manfaat penelitian, jadwal kegiatan dan sistematika
Penelitian.
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN Bab ini membahas sejarah ringkas, stuktur
organisasi, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan
rencana kegiatan pada Bank Indonesia Kpw. Sumatera Utara
BAB III : PEMBAHASAN Bab ini menguraikan tentang Pengertian Sekretaris
dan Kearsipan serta Bagaimana Tugas – Tugas seorang Sekretaris dalam
membantu aktivitas di bagian kearsipan pada Indonesia Kpw. Sumatera Utara.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisikan kesimpulan
Kantor Perwakilan Sumatera Utara. Juga beberapa saran yang bermanfaat
