Analisis Manfaat Bisnis SI/TI Menggunakan
Ranti’s Generic IS/IT
Business Value Untuk Mengukur Investasi Sistem Informasi di PT.
Nasmoco Salatiga
Artikel Ilmiah
Oleh :
Martinus Yomba(682010051) Johan J.C.Tambotoh S.E., M.Ti
Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana
1
Analisis Manfaat Bisnis SI/TI Menggunakan
Ranti’s
Generic
IS/IT Business Value
Untuk Mengukur Investasi Sistem
Informasi di PT. Nasmoco Salatiga
1)
Martinus Yomba , 2)Johan J.C. Tambotoh Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga 50711, Indonesia
E-mail : 1)[email protected], 2)[email protected]
Abstract
The development of information technology (IT) gives a positive impact which provides convenience in providing the information needed by people. Companies need to implement these information systems in their activities to win the competition. Based on this comprehension, PT.NASMOCO fix their previously salary system to speed up the calculation process of salary for employees. With these applications, it is necessary to analyze the process with Generic Ranti's IS / IT Business Values. Generic methods Ranti's IS / IT Business Values can be used to identify and clarify the benefits of SI/TI business from the implementation of investment that was done by PT.NASMOCO.The results of this study indicate that the salary calculation information system that is still manual causing trouble to calculate employee salary data, while the computerized salary application can simplify the process of calculating employee salary data as well as to minimize the costs incurred by PT.NASMOCO.
Keywords:Payroll Information Systems/ Salary Information System, IT investments, Ranti's Generic IS / IT Business Values, Benefits of Business, Identification, Clarification.
Abstrak
Perkembangan teknologi informasi (TI), memberikan dampak positif berupa kemudahan dalam hal penyediaan informasi yang dibutuhkan. Perusahaan perlu menerapkan sistem informasi ini dalam kegiatan mereka untuk memenangkan persaingan. Berdasarkan hal tersebut, PT.NASMOCO memperbaiki sistem panggajian yang susah ada untuk mempercepat proses dalamperhitungan gaji karyawan. Dengan adanya aplikasi tersebut, maka dibutuhkan proses analisis dengan menggunakan metode Ranti’s Generic IS/IT Business Values.Metode Ranti’s Generic IS/IT Business Values dapat digunakan dalam mengidentifikasi dan mengklarifikasi manfaat bisnis SI/TI dari implementasi investasi SI/TI yang dilakukan PT.NASMOCO.Hasil dari penelitian ini adalah sistemSistem informasi perhitungan gaji yang masih manual menyebabkan kesulitan untuk menghitung data gaji karyawan, sedangkan aplikasipenggajian yang terkomputerisasi mempermudah proses perhitungan data gaji karyawan serta dapat meminimalisir biaya yang dikeluarkan oleh PT.NASMOCO.
Kata kunci :Sistem Informasi penggajian, Investasi TI,Ranti’s Generic IS/IT Business Values, Manfaat Bisnis, Idenfikasi, klarifikasi.1
1
Mahasiswa Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacan 2
2 1. Pendahuluan
Perkembangan dan penggunaan produk Teknologi Informasi (TI) telah menjadi suatu hal yang primer dikalangan masyarakat, karena di tahun-tahun belakangan ini, TI telah menjadi salah satu faktor yang diperlukan dalam menunjang berbagai pekerjaan[1].Mengingat peranan SI/TI, maka perencanaan investasi SI/TI perlu dipikirkan dan direncanakan sebaik mungkin dalam mencapai tujuan bisnis usaha sehingga member manfaat yang sangat besar bagi perusahaan.Proses pemilihan SI/TI yang tepat bukanlah hal yang mudah mengingat industri usaha sekarang sangat komplek dan butuh biaya yang banyak, agar investasi yang di lakukan tidak sia-sia [2]. Investasi merupakan salah satu keharusan yang dilakukan oleh sebuah perusahaan, terutama ketika bisnisnya sedang berada dalam tahap awal, yaitu pada tingkat pembentukan dan pertumbuhan[3].Perhitungan nilai ekonomis merupakan dasar pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan pada pengajuan investasi untuk sebuah pembangunan sistem. Biaya yang dievaluasi mencakup biayapengadaan perangkat keras, pembelian perangkat lunak, seluruh biaya perawatan dan biaya tenaga kerja. Biaya ini harus dijustifikasikan karena masing-masing investasi itu memiliki karakteristik yang berbeda terhadap nilai dan risiko [4].
Pada awalnyaPT.NASMOCO belum menggunakan aplikasi penggajian (payroll) dalam melakukan perhitungan gaji karyawan sehingga perkerjaan yang dilakukan mengalami kesulitan dalam banyak hal, mengingat banyak pekerjaan yang dulunya dilakukan dengan cara manual dan memakan waktu yang lama dalam proses perhitungan gaji para karyawan, telah digantikan dengan sistem komputerisasi yang terbukti memberikan kemudahan, efektifitas, dan efesiensi dari segi biaya dan tenaga kerja.
3 2. Tinjauan Pustaka
Darmadji pada tahun 2011 melakukan penelitian mengenai Cloud Computingpada Lembaga Keuangan Mikro di Indonesia studi kasus pada Bank Perkreditan Rakyat di Jakarta. Bank Perkreditan Rakyat (BPR) sebagai salah satu pemain terbesar dalam bisnis keuangan mikri di Indonesia telah menggunakan Sistem Informasi/Teknologi Informasi untuk mendukung bisnis mereka. Namun hanya sedikit dari mereka yang menyadari isu-isu seputar investasi TI. Ada kekhawatiran tersedianya sumber daya yang cukup untuk membeli, memelihara, dan menggunakan SI/TI mereka sendiri. Di sisi lain, investasi yang terbesar diperlukan dan akhirnya menjadi momok bagi BPR yang menerapkan SI/TI untuk mendukung pengembangan bisnis mereka. Analisis dilakukan, pertama dengan mengidentifikasi dan mengukur relevansi manfaat SI/TI menggunakan
Ranti’s IS/TI Generic Business Valuesdan kedua menempatkan nilai-nilai yang diukur atau manfaat pada metode Economic Valus Added (EVA), untuk melakukan analisis keuangan. Komputasi awan mampu memberikan solusi bagi masalah yang dihadapi oleh BPR seperti dapat dilihat dari nilai EVA positif. Oleh karena itu, komputasi awan merupakan pendekatan yang berharga oleh BPR untuk bergerak maju. Resiko investasi SI/TI dapat ditrasfer ke pernyedia komputasi awan, dengan kata lain, tidak ada waktu untuk berpikir tentang teknologi usang sebelum Return of Investment (ROI) tercapai [5].
Penelitian lainya dilakukan Tambotoh tahun 2010 tentang Implementasi Kajian Kelayakan Finansial untuk meningkatkan tingkat kematangan Manajemen Investasi Teknologi Informasi ini membahas salah satu pilar utama atau domain dari pengelolaan Teknologi Informasi (TI) adalah investasi TI. Oleh karena itu strategi untuk pengelolaan investasi TI sangat penting untuk mendukung keberhasilan pelaksanaan pengelolaan TI (IT Governance). Perusahaan perlu mengetahui tingakat kemataan manajemen investasi TI yang dapat membantu mengelola investasi TI dengan benar. Penelitian ini melakukan perngukuran terhadap peningkatan level kematangan manajemen investasi TI yang pada perusahaan BUMN setelah mengaplikasikan studi kelayakan finansial berdasarkan Generic IS/IT Business Values oleh Ranti, pada setiap tahap investasi TI serta meningkatkatkan struktur organisasi TI dengan membentuk IT streaming committe[6].
Hubungan 2 penelitian sebelumnya dengan penelitian yang dilakukan adalah mengenai kerenagka identifikasi manfaat-manfaat yang diperolah dari suatu investasi perusahaan. Kajian pengidentifikasi dalam memberi kontribusi positif pada manfaat ekonomis dari suatu investai.
Manfaat Bisnis SI/TI
4
meningkatkan pangsa pasar, meningkatkan inovasi layanan dan produk bagi pelanggan, dan menigkatkan kemampuan perusahaan untuk mengintegrasikan proses bisnis dalam perusahaan [8].
Tabel 1. Berbagai manfaat, kemapuan SI/TI (Sumber Turban, 2005)
Menjalankan komputasi numeric berkecepatan dan bervolume tinggi.
Menyediakan komunikasi cepat, akurat, dan murah didalam antar perusahaan. Mengotomatiskan perkerjaan dalam proses bisnis yang semiotomatis dan manual.
Menyimpan informasi dalam jumlah yang sangat besar dengan akses mudah, tetapi dalam ruang yang tetap kecil.
Memungkinkan akses cepat dan murah kebanyak informasi, diseluruh dunia. Memudahkan berbagai interpretasi data.
Memungkinkan komunikasi dan kerja sama dimana saja. Memudahkan pekerjaan dalam lingkungan yang berbahaya.
Metode Ranti’s Generic IS/TI Business Value
Dalam melakukan analisis keuntungan dari suatuinvestasi SI/TI perlu digali lebih dalam mengenaimanfaat-manfaat yang diperoleh dari investasi tersebut.Menurut hasil penelitian yang dilakukan Ranti (Ranti,2006) dengan mengambil studi kasus di Indonesia, makaterdapat 13 kategori dan 73 sub-kategori manfaat bisnisSI/TI. Jika dibandingkan dengan beberapa Negaraberkembang lainnya, maka terdapat 3 manfaat bisnisSI/TI yang unik untuk Indonesia [2]. Ketiga manfaat bisnisSI/TI itu adalah:
1. (Reducing cost of)subscription cost selected rea ding materials or subscription cost peremployee, dapat diartikan sebagai pengurangan biaya berlangganan untuk materi bacaan tertentu (misalnya koran atau majalah elektronik) atau biaya langganan setiap karyawan.
2. (Increa sing image caused by) complying with regulations, yang dapat diartikan sebagai memperkuat image suatu organisasi karena turut mematuhi aturan-aturan tertentu, yang mengikat organisasi tersebut.
5
Manfaat bisnis SI/TI generik hasil penelitian Ranti(Ranti, 2008) dapat dilihat pada tabel dibawah ini:
Tabel 2. Ranti’s Generic IS/IT Business Value
1.mengurangi biaya (dari)
1. biaya telekomunikasi 2. biaya perjalanan 3. biaya operator 4. biaya pertemuan
5. biaya kegagalan layanan 6. biaya distribusi
7. biaya pelatihan per setiap karyawan 8. biaya pengembalian barang yang salah
9. biaya uang (bunga pinjaman) 10. biaya cetak dokumen dan ATK 11. biaya langganan
12. biaya sewa ruangan 13. biaya sewa alat
14. biaya inventori/penyimpanan 15. biaya kesalahan penelitian
RCO-01
16. restrukturisasi pembagian fungsi kerja
17. mempercepat penguasaan produk 18. kemudahan analisis
19. meningkatkan kepuasan karyawan
IPR-01
20. proses produksi
21. proses pengadaan barang 22. proses pembuatan laporan 23. proses persiapan data
24. proses pemeriksaan permohonan 25. proses pembayaran hutang/tagihan 26. proses transaksi
27. proses pengambilan keputusan
APR-01
28. kesalahan hitung 29. piutang tak tertagih 30. kehilangan penyimpanan 31. produk gagal
32. kehilangan data 33. kesalahan data 34. jatuh tempo
35. kehilangan karyawan potensial 36. pemalsuan
37. penipuan/kecurangan administrasi 38. kesalahan pembayaran
39. kesalahan pengelolaan asset
6 5.Meningkatkan
pendapatan (yg disebabkan oleh )
40. meningkatkan kapasitas bisnis 41. meningkatkan kualitas laporan 42. meningkatkan kepercayaan pelanggan
43. memperluas segmentasi pasar 44. meningkatkan pendapatan lain-lain
IRE-01
50. mempercepat pengiriman tagihan ACI-01
8. Meningkatkan layanan eksternal (dari)
51. mengurangi pembatalan pesanan 52. mengetahui masalah pelanggan 53. penambahan cabang/layanan 54. layanan pribadi
55. kepuasan pelanggan
56. meningkatkan mutu layanan 57. pemberian diskon
58. kepatuhan pada aturan 59. menggunakan merk terkenal
IIM-01
60. manajemen penyedia/ pemasok 61. hasil kerja
64. layanan bersama
65. memenuhi hak & tanggung jawab staf
66. layanan untuk karyawan
67. penjadualan dan materi pelatihan
IIS-01
68. membentuk kerjasama bisnis 69. mempercepat terbentuknya bisnis baru 72. biaya pemeliharaan
73. biaya kehilangan dan penundaan
7 3. Metode Penelitian
Metode penelitian yang akan digunakan adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan informasi secara lebih mendalam dan juga untuk memahami fenomena yang ada dilapangan secara spesifik tanpa adanya manipulasi apapun [9][10]. Pertanyaan-pertanyaan wawancara yang disampaikan kepada key informant akan mendapatkan penjelasan yang lebih spesifik sesuai dengan pengalaman selama ini, sehingga peneliti dapat terhindar dari bias asumsi yang biasa dibuat oleh para peneliti.Tahap penelitian yang dilakukan pada penelitian ini diterangkan pada Gambar 1.
Tahap penelitian yang dilakukan pada penelitian ini adalah : Tahap 1. Menelaah Sistem Payroll
Masukan : Alur kerja transaksi penggajian menggunakan Aplikasi Payroll Metode : Observasi, Studi Pustaka
Tahap 2. : Identifikasi potensi Manfaat Bisinis SI/TI pada Aplikasi Payroll Masukan :Data-data Relevan Penelitian (Gambaran Aplikasi Payroll) dan hasilwawancara
Metode : Wawancara, Observasi, Studi Pustaka
Keluaran : Daftar Investasi SI/TI menurut Ranti Generic IT/IS Business Value
Tahap 3. : Pemodelan Manfaat Bisnis Masukan : Daftar Investasi pada tahap ke 2 Metode : Studi Pustaka
Keluaran : Penyederhanaan model manfaat bisnis dari hubungan sebab akibat tahap 2
Tahap 4. : Perhitungan pengeluaran biaya yang dikeluarkan
Masukan : Data-data yang didapatkan setelah melakukan wawancara Metode : Studi pustaka, Wawancara
Keluaran : Penyederhanaan model manfaat bisnis dari hubungan sebab akibat
Gambar 1. Tahapan Penelitian
4. Hasil dan Pembahasan
Alur Kerja Transaksi Penggajian
8
Gambar 2.Alur Kerja Transaksi Penggajian
Identifikasi Potensi Manfaat SI/TI Pada PT. Nasmoco Salatiga
Hasil yang diinginkan pada prosedur manfaat bisnis tersebut dengan mengkaji mengenai manfaat bisnis SI/TI yang terdapat pada tabel Ranti’s Generic Business Value. Masukan yang dibutuhkan dalam proses ini adalah observasi yang ada pada tahap satu mengenai menelaah aplikasi PAYROLL, studi pustaka mengenai penelitian terkait aplikasi PAYROLL. Kegiatan wawancara pada bagian pengelolaan data gaji karyawan PT. NASMOCO SALATIGA untuk mengetahui secara langsung dari masukan observasi yang dilakukan sehingga hasilnya sesuai dengan yang telah didapatkan. Terdapat potensi manfaat ivestasi SI/TI yang dipetakan berdasar pada
Ranti’s IS/IT Generic Business Value sebagai berikut : 1. Mempercepat proses pembuatan laporan.
2. Mempercepat proses persiapan data.
3. Mempercepat proses pengambilan keputusan. 4. Mengurangi resiko kehilangan data.
5. Mengurangi resiko data yang salah.
9
8. Meningkatkan pendapatan dengan kualitas laporan. 9. Meningkatkan keakuratan dari analisis.
10.Meningkatkan keakuratan data.
11.Meningkatkan keakuratan perencanaan. 12.Meningkatkan keakuratan keputusan.
Hasil manfaat bisnis SI/TI yang berdasar pada Ranti’s Generic IS/IT Business Value seperti pada tabel dibawa ini, akan menjelaskan mengapa manfaat itu dimasukan sebagai manfaat bisnis pada Aplikasi Pa yroll
Tabel 3. identifikasi Manfaat Bisnis Menurut Ranti’s Generic IS/IT Business Value.
Kode Ranti’s Generic IS/IT Business Value
Keterangan
IPR-03 Menigkatkan Produktifitas karena disebabkan oleh peningkatan kepuasan karyawan.
Kepuasaan karyawan meningkat dari kemudahan yang diberikan perusahaan seperti lingkungan kerja yang nyaman serta bonus-bonus yang diberikan oleh perusahaan.
APR-03 Mempercepat proses pembuatan laporan. Proses pembuatan laporan lebih cepat karena sudah otomatis terbentuk dalam aplikasi.
APR-04 Mempercepat proses persiapan data/informasi.
Informasi/ data yang tersimpan dalam aplikasi mudah ditemukan karena data telah tersimpan dalam ruang penampungan data.
APR-08 Mempercepat proses pengambilan keputusan
Membantu perusahaam dalam realisasi Pengeluaran gaji karyawan sehingga tidak terjadi kesalahan-kesalahan pada
pembuatan laporan.
RRI-05 Mengurangi resiko kehilangan data. Terdapat fitur beckup dan recovery pada aplikasi PAYROLL untuk menjaga kehilangan data.
RRI-06 Mengurangi resiko data yang salah. Sebelum pencairan gaji karyawan nantinya akan dicek oleh bagian keuangan agar mengurangi resiko pembayaran yang salah.
RRI-10 Mengurangi resiko kecurangan administrasi.
Bagian keuangan tidak dapat melakukan kecurangan, karena tiap melakukan pencairan gaji karyawan, dibutuhkan otorisai berupa tandatangan.
RRI-11 Mengurangi resiko pembayaran yang salah.
Terdapat fitur edit aplikasi agar dapat melakukan penghapusan data yang tidak sesuai, sehingga tidak terjadi kesalahan pada saat pembayaran gaji.
10
analisis.
IAC-02 Meningkatkan keakuratan analisis. Analisis terjadi pada saat evaluasi anggaran atau daftar gaji para karyawan. IAC-03 Meningkatkan keakuratan data. Data yang terdapat pada aplikasi
PAYROLL merupakan data yang terotorisasi sehingga kesalahanya berkurang dan datanya akurat.
IAC-04 Meningkatkan keakuratan perencanaan. Terdapat dalam realisasi anggaran yang telah ditetapkan oleh PT.NASMOCO SALATIGA.
IAC-05 Meningkatkan keakuratan keputusan. Pembayaran gaji karyawan sesuai batasan anggaran yang telah dikeluarkan oleh perusahaan.
Hasil kajian manfaat bisnis SI/TI pada bagian sebelumnya kemudian akan disederhanakan untuk mencari yang relevan pada kajian investasi PT. NASMOCO SALATIGA dan untuk menghindari terjadinya duplikasi pengidentifikasian manfaat dan hasil yang akhirnya akan dimuat dalam permodelan manfaat bisnis. Hal pertama dari tahap ini dimasukan studi pustaka penelitian terkait dengan metode Ranti’s Generic IS/IT Business Value. Mafaat bisnis yang relevan dapat dilihat sepeti pada table 4 dibawah ini :
Tabel 4.Manfaat bisnis yang relevan
Aplikasi penggajian (Payroll) memberikan keuntungan atau penghematan bagi PT.NASMOCO. Total keseluruhan biaya cetak dokumen perbulan yang di keluarkan
Kode Ranti’s Generic IS/IT Business Value IPR-03 Mempermudah Analisis.
IRE-02 Meningkatkan Kualitas Laporan. IAC-05 Meningkatkan Keakuratan Keputusan. IAC-04 Meningkatkan Keakuratan Perencanaan. IAC-02 Meningkatkan Keakuratan Analisis. IAC-03 Meningkatkan Keakuratan Data.
RRI-10 Mengurangi Resiko Kecurangan Administrasi. RRI-09 Mengurangi Resiko Pemalsuan.
RRI-11 Mengurangi Resiko Pembayaran yang salah. RRI-06 Mengurangi Resiko Data yang Salah. RRI-07 Mengurangi Resiko Denda.
RRI-05 Mengurangi Resiko Kehilangan Data. ACI-01 Mempercepat Pengiriman Tagihan. IAC-01 Meningkatkan Keakuratan Tagihan. APR-04 Mempercepat Proses Penyiapan Data. APR-07 Mempercepat Proses Transaksi.
11
oleh PT.NASMOCO sebesar Rp.320.000. Penekanan biaya pada tabel 5, menunjukan bahwa aplikasi payroll dapat mengurangi biaya cetak dokumen yang dulunya berbentuk hardcopy, sekarang bisa dilihat dalam bentuk softcopy.
Tabel 5. Penekanan Biaya
Mengurangi/menekan Biaya dari
Perhitungan Total
Biaya cetak dokumen Rp.320.000 x 12
a = total keseluruhan biaya cetak dokumen
b = 12 bulan
Rp.3.840.000
TOTAL Rp.3.840.000
Total Penekanan Biaya
Setelah menggunakan aplikasi penggajian, terjadi penekanan biaya didalam beberapa bagian sehingga memberikan keuntungan dan penghematan bagi PT.NASMOCO antara lain :
Tabel 6. Potensi Manfaat
Identifikasi Manfaat Total
Penekanan biaya cetak dokumen Rp.3.840.000
Total Rp.3.840.000
5. Kesimpulan
12
sebesar RP.3.840.000. Itulah sebabnya aplikasi penggajian adalah salah satu aplikasi yang dibutuhkan dan harus dimiliki oleh semua perusahaan sehingga mempermudah perhitungan gaji karywan dan memberikan perhematan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan.
6. Daftar Pustaka
[1] Ranti, B. (2008). Identification of Information Systems/Information TechnologyBusiness Values with Hermeneutic Approach:Cases in Indonesia. Ph.D Thesis. Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia.
[2] Ranti, B. (2006). Identifying of Businees Value of Information Technology usingHermeneutics. Workshop Prosiding, MoMM 2006 & iiWASS 2006, p.695-699.
[3] Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Sulawesi Utara.(2006). Rencana Strategik Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Sulawesi Utara Tahun 2006-2010.
[4] Karouw, Stanley (2009). Analisis Nilai Ekonomis Manfaat Bisnis SI/TI Guna Meningkatkan Pendapatan Asli Daerah Studi Kasus Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Sulawesi Utara, Thesis. Fasilkom UI
[5] Darmaji, Pamela & Benny Ranti.,2011, Analisis Kelayakan Ekonomis Cloud
Computing pada Lembaga Keuangan Mikro di indonesia dengan Metode Ranti’s
Generick IS/IT dan Ekonomick Value Added Pada Bank Perkreditan Rakyat, Jakarta : Universitas Indonesia.
[6] Tambotoh, Johan & Benny Ranti, 2010, Implementasi Kajian Kelayakan Finansial Untuk Meningkatkan Tingkat Kematangan Manajemen Investasi Teknologi Iformasi, Jakarta: Universitas Idonesia.
[7] Stanley Karouw. (2011). Perencana Strategis Sistem Informasi/Teknologi Informasi berbasis Manfaat Bisnis TI dengan menggunakan Metodologi Be Vissta Planning Studi Kasus Dinas Pendapatan Daerah Sulawesi Utara., Paper Ilmiah, diterbitkan di Tekno, Edisi Desember 2011, ISSN:
[8] Ali, Mohamad., 1984. Penelitian Kependidikan dan Strategi, Penerbit Angkasa Bandung.
[9] Borg & Walter, R., 1979. Educational Researc, Longman Inc (3rd Edition), New York.
