PU11-SAPK-PUSAT-PENERIMAAN SK

(1)

B

ADAN

K

EPEGAWAIAN

N

EGARA

BKN

N

ATIONAL

C

IVIL

S

ERVICE

I

NFORMATION

S

YSTEM

NCSIS

B

UKU

P

ANDUAN

S

ISTEM

A

PLIKASI

P

ELAYANAN

K

EPEGAWAIAN

(SAPK)

PENERIMAAN

SK

(P

USAT

)

NAMA DOKUMEN : PU11-SAPK-PUSAT-PENERIMAANSK.DOC

EDISI : 01.50

(2)

SINOPSIS MANUAL

Pusat

Kode User Profile Sinopsis

PU01 Pengadaan BKD/Instansi Membuat usul pengadaan dan mencetak SK Pengadaan. PU02 KP BKD/Instansi Membuat dan memeriksa usul KP, serta mencetak SK KP.

PU03 Pensiun BKD/Instansi Membuat usul pensiun, SK APS dan menerima pemberitahuan pensiun. PU04 Pusat Pelayanan Terpadu

(PPT)

Membuat dan memeriksa berkas usul (pengadaan, KP, pensiun dan peremajaan data).

PU05 Tim Administrasi Pengadaan

Memeriksa kelengkapan dokumen pengadaan, menyetujui dan mencetak formulir penetapan NIP.

PU06 Tim Administrasi KP Memeriksa kelengkapan dokumen KP dan menginput SK KP.

PU07 Tim Administrasi Pensiun Memeriksa kelengkapan dokumen pensiun dan menerima notifikasi APS. PU08 Tim Teknis Pengadaan Menetapkan NIP.

PU09 Tim Teknis KP Membuat dan mencetak Nota Persetujuan KP.

PU10 Tim Teknis Pensiun Membuat dan mencetak SK Pensiun serta mencetak pertimbangan teknis. PU11 Penerimaan SK Menyelesaikan berkas (pengadaan dan KP).

PU12 Direktorat Status Memeriksa berkas pensiun dan peremajaan data.

PU13 Kontrol dan Supervisi Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan rekapitulasi.

PU14 Peremajaan Data Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS.

PU15 HRMA Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi.

PU16 Administrator BKN Pusat Membuat user dan mengatur profile user serta mengatur konfigurasi aplikasi yang digunakan.

Kanreg

KR01 Pusat Pelayanan Terpadu (PPT)

Membuat dan memeriksa berkas usul (pengadaan, KP, pensiun dan peremajaan data).

KR02 Tim Administrasi Pengadaan

Memeriksa kelengkapan dokumen pengadaan, menyetujui dan mencetak formulir penetapan NIP.

KR03 Tim Administrasi KP Memeriksa kelengkapan dokumen KP. KR04 Tim Administrasi Pensiun Memeriksa kelengkapan dokumen pensiun. KR05 Tim Teknis Pengadaan Menetapkan NIP.

KR06 Tim Teknis KP Membuat dan mencetak Nota Persetujuan KP.

KR07 Tim Teknis Pensiun Membuat dan mencetak SK Pensiun serta mencetak pertimbangan teknis. KR08 Penerimaan SK Menyelesaikan berkas (pengadaan dan KP).

KR09 Kontrol dan Supervisi Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan rekapitulasi.

KR10 Peremajaan Data Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS.

KR11 HRMA Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi.

KR12 Administrator BKN Kanreg Membuat user dan mengatur profile user serta mengatur konfigurasi aplikasi yang digunakan.

BKD/Instansi

BI01 Pengadaan BKD/Instansi Membuat usul pengadaan dan mencetak SK Pengadaan. BI02 KP BKD/Instansi Membuat usul KP, memeriksa usul, dan mencetak SK KP.

BI03 Pensiun BKD/Instansi Membuat usul pensiun, SK APS dan menerima pemberitahuan pensiun.

BI04 Kontrol dan Supervisi Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan rekapitulasi.

BI05 Peremajaan Data BKD/Instansi

Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS.

BI06 HRMA Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi. BI07 Administrator

BKD/Instansi

(3)

Daftar Isi

1. MEKANISME DAN FITUR BARU ... 1

1.1. ALUR KERJA (WORKFLOW) ... 1

1.2. MANAJEMEN BERKAS ... 1

1.3. MEKANISME INBOX ... 1

1.4. PROFIL PENGGUNA (USER PROFILE) ... 1

1.5. BARCODE ... 2

2. SOP LAYANAN ... 3

2.1. SOPLAYANAN PENGADAAN ... 3

2.1.1. Diagram SOP... 3

2.1.2. Mekanisme pada Layanan Pengadaan ... 3

2.2. SOPLAYANAN KP ... 4

2.2.1. Diagram SOP... 4

2.2.2. Mekanisme pada Layanan Kenaikan Pangkat ... 4

3. AKTIVITAS PENERIMAAN SK ... 5

3.1. LOGIN ... 5

3.2. PENERIMAAN SKCPNS/PNS ... 5

3.3. PENERIMAAN SKKP ... 7

4. FUNGSI-FUNGSI UMUM ... 10

4.1. PENCARIAN ... 10

4.2. NAVIGASI HALAMAN ... 11

4.3. LOCK ... 12

4.4. TOMBOL TUTUP ... 13

4.5. TOMBOL MUAT ULANG ... 13

4.6. SESSION BERAKHIR ... 13

(4)

1.

M

EKANISME DAN

F

ITUR

B

ARU

1.1.

A

LUR

K

ERJA

(W

ORKFLOW

)

Alur kerja adalah pemetaan serangkaian kegiatan (input-proses-output) yang dibuat berdasar pelayanan sesungguhnya di lapangan.

Alur kerja adalah cetak biru pelayanan, sehingga semua pihak yang terkait dapat mempunyai pandangan seragam secara visual tentang:

• Kegiatan (jenis, uraian, urutan dan banyaknya)

• Para pelaku/profil setiap kegiatan

• Dimensi waktu (waktu rata-rata yang dibutuhkan setiap kegiatan, waktu mulai setiap layanan, tenggat waktu, periode)

• Data, informasi, laporan, semua dokumentasi yang diperlukan dan yang dihasilkan

1.2.

M

ANAJEMEN

B

ERKAS

Semua data, informasi, berkas elektronis yang terkait dan berhubungan pada sebuah pelayanan dirangkum dalam sebuah folder yang intuitif dan mudah diakses.

1.3.

M

EKANISME

I

NBOX

• Inbox ditampilkan utk setiap profil sehubungan dengan prosedur Pengadaan, KP dan Pensiun.

• Inbox menampilkan semua berkas yang harus diproses oleh profil tersebut.

• Mencari berkas mudah dan cepat, karena akan ada filter tool: filter dgn nomor proposal, NIP, nama, status berkas, nama prosedur, atau kombinasi.

• Berkas akan diblok dari pengguna yang lain ketika sedang diproses. Dalam kasus pengguna sakit atau tidak ditempat ketika mengerjakan sebuah berkas, blok dapat dibuka.

• Setiap proses perubahan yang dilakukan pada berkas dicatat dalam tabel LOG untuk tujuan pengawasan.

1.4.

P

ROFIL

P

ENGGUNA

(U

SER

P

ROFILE

)

Profil adalah sebuah template peran (Role) dengan seperangkat aturan untuk pengguna aplikasi dimana ditentukan:

• Kegiatan (memeriksa dokumen, memeriksa perhitungan, mencetak SK, dll).

• Urutan kegiatan (aktifitas pertama A, apabila semua dokumen lengkap lakukan aktifitas B, jika tidak lakukan C, dst).

• Modus & hak (read only, modify/update, delete, dll).

• Modul/layanan yang dapat diakses (Pengadaan Umum, KP s/d 3b, dsb).

(5)

• Data, informasi, dokumen yang dapat diakses dan operasi apa saja yang dapat/harus dilakukan pada dokumen/informasi tersebut.

1.5.

B

ARCODE

Barcode akan tercetak pada dokumen penting, sehingga apabila ada informasi yang diubah di dokumen tersebut, nilainya menjadi tidak sama dengan nilai pada barcode.

(6)

2.

SOP

L

AYANAN

2.1.

SOP

L

AYANAN

P

ENGADAAN

2.1.1.

D

IAGRAM

SOP

2.1.2.

M

EKANISME PADA

L

AYANAN

P

ENGADAAN

 Nomor Agenda (masuk dan keluar) di-generate otomatis oleh sistem.

 Untuk Berkas data bermasalah, Jika berkas data bermasalah (ada kesalahan atau kekeliruan pada berkas) dalam hal ini setelah diperiksa oleh Tim Admin, maka berkas tersebut dikategorikan Berkas Tidak Lengkap (BTL) dan langsung dikirim dan dilengkapi oleh BKD/Instansi (prosedur : Perbaiki Berkas Pengadaan).

(7)

2.2.

SOP

L

AYANAN

KP

2.2.1.

D

IAGRAM

SOP

2.2.2.

M

EKANISME PADA

L

AYANAN

K

ENAIKAN

P

ANGKAT

 Nomor Agenda (masuk dan keluar) di-generate otomatis oleh sistem

 Jika berkas data bermasalah (ada kesalahan atau kekeliruan pada berkas) dalam hal ini setelah diperiksa oleh Tim Admin, maka berkas tersebut dikategorikan Berkas Tidak Lengkap (BTL) dan langsung dikirim dan dilengkapi oleh BKD/Instansi (prosedur : Perbaiki Berkas KP).

 User dapat langsung melakukan update data (mutasi), sesuai dengan hak akses yang diberikan.

 Penggunaan barcode pada SK.

(8)

3.

A

KTIVITAS

P

ENERIMAAN

SK

3.1.

L

OGIN

Untuk dapat mengakses aplikasi ini, bukalah browser anda dan ketikkan alamat web aplikasi yang akan dibuka yaitu [https://sapk.bkn.go.id]. Kemudian akan tampil halaman login seperti tampilan berikut:

Isilah username dan password di field yang tersedia dengan user login masing-masing,

kemudian tekan tombol .

3.2.

P

ENERIMAAN

SK

CPNS/PNS

User profile Penerimaan SK memiliki dua macam level yaitu level Kanreg dan level Pusat. Pada level Kanreg, untuk mengakses halaman utamanya pilih menu Inbox dan submenu Penerimaan SK BKN Kanreg; sedangkan pada level Pusat pilih submenu Penerimaan SK BKN Pusat.

(9)

Pilih dan double-click data yang sudah diterima SK-nya, akan tampil form ‘Penerimaan SK Pengadaan’.

Pada form diatas kita dapat melakukan beberapa hal yaitu:

• Mengunggah dokumen.

Dokumen yang diunggah pada proses ini adalah SK CPNS. Caranya adalah dengan

menekan tombol , lalu akan tampil window untuk mencari

file yang akan diunggah. Cari dan pilih dokumen yang akan diunggah lalu tekan

tombol pada window. Dokumen yang diunggah akan ditampilkan di

list dokumen dengan nama dokumen ‘SK CPNS’ dan tombol

(10)

• Melihat dokumen yang sudah diunggah.

Dokumen yang sudah diunggah dapat dilihat kembali dengan cara menekan ikon

pada baris data yang ingin dilihat. Dokumen tersebut akan ditampilkan di form ‘Preview Dokumen Lama’ dan pada form tersebut terdapat tombol

yang dapat digunakan untuk mengganti dokumen lama dengan dokumen baru. Cara mengunggah dokumen baru sama dengan mengunggah dokumen lama.

• Menyelesaikan berkas.

Berkas yang sudah diterima oleh BKN dapat dianggap selesai. Untuk menandai

berkas yang sudah diterima, tekan tombol lalu akan tampil

pesan berhasil. Berkas yang sudah selesai tidak tampil lagi di list data penerimaan SK.

3.3.

P

ENERIMAAN

SK

KP

User profile Penerimaan SK memiliki dua macam level yaitu level Kanreg dan level Pusat. Pada level Kanreg, untuk mengakses halaman utamanya pilih menu Inbox dan submenu Penerimaan SK BKN Kanreg; sedangkan pada level Pusat pilih submenu Penerimaan SK BKN Pusat.

(11)

Langkah-langkah untuk menyelesaikan berkas sebagai berikut:

• Pilih dan double-click berkas yang mau diselesaikan.

Tampil form ‘Penerimaan SK KP’ yang berisi data singkat PNS dan daftar dokumen yang sudah diunggah.

Pada form diatas, dokumen yang sudah diunggah dapat dilihat dan diunggah ulang.

Untuk melihat dokumen, tekan ikon maka akan tampil form ‘Preview

Dokumen Lama’. Di form tersebut terdapat tombol

yang digunakan untuk mengunggah dokumen baru untuk menggantikan dokumen

(12)

•

Untuk mengunggah dokumen ‘SK KP’ tekan tombol dan

akan tampil window untuk mencari lokasi dokumen, dan jika sudah ditemukan,

pilih dan tekan tombol pada window. File yang diunggah akan

disimpan, ditampilkan di daftar dokumen dan tampil pesan berhasil.

• Selesaikan berkas.

Dokumen yang sudah diterima dapat diselesaikan dengan menekan tombol

(13)

4.

F

UNGSI

-

FUNGSI

U

MUM

Pada aplikasi SAPK terdapat beberapa fungsi umum yang dapat ditemukan hampir di seluruh menu/submenu. Berikut akan dijelaskan fungsi-fungsi umum yang terdapat di aplikasi SAPK.

4.1.

P

ENCARIAN

Fungsi pencarían dapat ditemukan di seluruh halaman utama menú yang berada di Inbox, seperti tampilan berikut.

Berikut keterangan untuk fungsi-fungsi pada pencarian:

• Icon digunakan untuk melakukan pencarían berdasarakan kriteria yang sudah diinput.

• Icon digunakan untuk membuang filter kriteria pencarian yang sudah diinput.

• Icon digunakan untuk menambah filter kriteria pencarian.

• Combo box digunakan untuk memilih kriteria pencarian yang

diinginkan.

• Combo box digunakan untuk memilih kondisi data kriteria pencarían

yang diinginkan.

• Textbox digunakan untuk menginput keterangan data yang ingin

dicari.

(14)

• Pilih kriteria pencarían yang diinginkan dengan mengklik combobox , lalu pilih salah satu kriteria yang tersedia.

• Pilih kondisi data yang ingin dicari dengan cara mengklik combobox , lalu pilih salah satu kondisi yang tersedia.

• Masukkan nama atau keterangan data yang ingin dicari pada textbox

.

• Klik icon untuk melakukan pencarían, maka data yang sesuai dengan kriteria pencarían akan ditampilkan di list Inbox.

Catatan:

pencarían dengan menggunakan kondisi “like” akan menampilkan semua data dimana data tersebut memiliki sebagian dari keterangan atau nama yang diinput di textbox.

Pencarian dengan menggunakan beberapa kriteria sekaligus dapat dilakukan dengan cara mengklik icon untuk menambahkan kriteria pencarian.

Lalu ulangi langkah-langkah untuk mencari data, maka pada hasil pencarian akan ditampilkan data-data yang sesuai dengan semua kriteria pencarian yang diinput.

Untuk menghapus kriteria pencarian yang sudah ditambahkan dapat dilakukan dengan mengklik icon yang berada di sebelah kanan icon . Sedangkan icon yang berada di sebelah kanan icon digunakan untuk menghapus semua tambahan kriteria pencarian dan akan memuat ulang data pada list Inbox.

4.2.

N

AVIGASI

H

ALAMAN

Navigasi halaman terdapat pada setiap halaman yang berada di menú Inbox. Contoh tampilan navigasi halaman pada salah satu menú di Inbox.

Navigasi halaman dapat dibagi menjadi 4 bagian yaitu:

1. Jumlah baris data.

(15)

dipilih. Jika dilakukan pencarían, maka akan menampilkan jumlah baris data hasil pencarían.

2. Jumlah halaman.

Bagian ini menampilkan “halaman yang sedang dilihat” dari “jumlah halaman yang ada” pada menú yang dipilih atau pada hasil pencarían,

.

Pada bagian ini terdapat beberapa icon yang dapat digunakan yaitu:

• Icon digunakan untuk kembali ke halaman 1.

• Icon digunakan untuk kembali ke 1 halaman sebelum halaman yang sedang dilihat. Contoh: halaman yang sedang dilihat adalah halaman 3, maka ketika icon ini diklik akan menampilkan halaman 2.

• Icon digunakan untuk melihat halaman selanjutnya dari halaman yang sedang dilihat. Contoh: halaman yang sedang dilihat adalah halaman 3, maka ketika icon ini diklik akan menampilkan halaman 4.

• Icon digunakan untuk langsung menampilkan data yang ada di halaman terakhir.

3. Ke halaman.

Bagian digunakan untuk langsung menampilkan data yang

ada di halaman tertentu tanpa harus melihat halaman per halaman. Caranya adalah dengan memasukkan nomor halaman yang ingin ditampilkan di textbox yang tersedia lalu klik icon .

Catatan: nomor halaman yang diinput tidak boleh melebihi jumlah halaman yang ada. Jika tidak, maka akan ditampilkan pesan error.

4. Jumlah baris per halaman.

Bagian digunakan untuk mengatur jumlah baris yang ingin

ditampilkan setiap halamannya. Caranya adalah dengan memasukkan jumlah baris yang ingin ditampilkan per halaman di textbox yang tersedia lalu klik icon .

4.3.

L

OCK

Fungsi lock ditampilkan dengan ikon yang berada pada tiap baris data yang sudah pernah dipilih oleh user. Contoh tampilan data yang sudah pernah dipilih oleh user.

(16)

berkas tersebut.

Fungsi lain dari lock adalah mengunci berkas yang sudah ditandai sehingga berkas tersebut tidak dapat diakses oleh petugas lain. Jika berkas itu dibuka maka akan tampil pesan peringatan.

Kemudian untuk membuka berkas tersebut diperlukan kode pembuka (lihat modul Administrasi) yang dapat diinput di field “Kode Pembuka” lalu klik tombol

maka icon pada berkas itu akan menghilang.

4.4.

T

OMBOL

T

UTUP

Tombol digunakan untuk menutup form yang sedang diakses.

4.5.

T

OMBOL

M

UAT

U

LANG

Tombol digunakan untuk memuat ulang halaman atau form yang

sedang diakses.

4.6.

S

ESSION

B

ERAKHIR

Jika komputer dibiarkan tanpa aktifitas apapun dalam waktu beberapa menit, akan muncul pesan berikut :

(17)

akan tampil jika aplikasi tidak digunakan dalam jangka waktu tertentu dengan kondisi user sudah login aplikasi.

(18)

5.

L

AMPIRAN

Pelaporan Kesalahan

Apabila terdapat kesalahan (bugs/errors) terhadap aplikasi yang sedang digunakan, pengguna dapat melaporkan kesalahan tersebut melalui mekanisme IMS (Issue Management System). Berikut petunjuk cara pelaporannya.

1. Login ke http://www.bkn.go.id/support. 2. Masuk ke Isu laporan, lalu pilih proyek. 3. Masukkan laporan Isu.

4. Kategorikan masalah dalam: (4)–Aplikasi NCSIS.

5. Masukan Jenis Tingkat Kerusakan, beri pilihan pada Prioritas.

6. Masukan Deskripsi dari Isu, beri keterangan pada laporan tambahan jika ada. 7. Upload File jika ada (untuk memasukan keterangan tambahan seperti capture,

dokumen penyerta dll).

8. Pilih status (Publik atau Private). 9. Klik tombol Kirim Laporan.

Alternatif lain apabila ada gangguan komunikasi, Pengguna dapat menghubungi: Technical Support Unit (TSU) NCSIS Project

Menara Gracia lt 9,

Jl. HR Rasuna Said Kav. C17, Kuningan- Jakarta Selatan 12940 Tel : 021-5206-772, Fax 021-5290-5822

email:TSU_Ims@ncsisproject.com atau klik