Aplikasi Manajemen Logistik di PT. Telekomunikasi
1. Pendahuluan.
Dalam mendukung sasaran kinerja perusahaan PT. Telkom sebagai suatu perusahaan publik menerapkan manajemen logistik berdasarkan kebutuhan dalam upaya untuk mencapai Sasaran Perusahaan. Dalam pelaksanaannya kebijakan pengelolaan logistik tersebut dituangkan dalam bentuk Keputusan Direksi. Berbagai keputusan telah dikeluarkan untuk menangani semua unsure logistik, tercatat dari tahun 1993 sampai dengan tahun 2000 terdapat 27 Surat Keputusan atau Keputusan Direksi yang telah dikeluarkan. Hal ini menandakan bahwa sifat dari penanganan logistik fleksibel dan sangat situasional. Prinsip yang digunakan adalah QCDS (Quality, Cost, Delivery, Source)
Struktur Organisasi Telkom yang berbentuk Divisional memungkinkan terdapatnya pelimpahan wewenang dalam pengelolaan logidtik, namaun walaupun demikian prinsip efisien dan efektif tetap merupakan acuan dalam semua kegiatan bidang logistik. Untuk mencapai efektifitas dan efesiensi tersebut Telkom telah menyusun pedoman pengelolaan logistik yang dtetapkan oleh Direksi.
2. Maksud dan Tujuan
Maksud dan tujuan ditetapkannya pedoman tersebut adalah untuk memberikan landasan bertindak dalam rangka pelaksanaan manajemen logistik yang lebih efektif dan efisien dengan tujuan target perusahaan jangka panjang, menengah dan jangka pendek.
3. Beberapa pengertian.
a. Logistik adalah segala aspek yang menyangkut atau berkenaan dengan peralatan/perlengkapan dalam bentuk perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang terdiri atas barang atau jasa untuk menunjang kegiatan operasional Perusahaan.
b. Manajemen Logistik adalah suatu rangkaian kegiatan pengelolaan barang dan atau jasa meliputi kegiatan merencanakan keberadaannya sampai dengan penghapusannya.
c. Baranag adalah benda berwujud yang dapat dihitung, ditimbang dan diukur.kecuali surat berharga dan uang.
d. Jasa adalah hasil karya tidak berwujud yang dapat dirasakan manfaatnya.
e. Barang dapat dikelompokkan dalam 2 kelompok
yaitu barang persediaan dan barang bukan persediaan
Barang persedian terdiri atas dua jenis yaitu suku cadang dan barang cetak
Sedangkan bukan barang persediaan ada 3 jenis antara lain aktiva tetap, suku cadang non-operasional (habis pakai) dan alat tulis menulis (ATM).
f. Pusat pertanggung-jawaban (PP) adalah setiap unit
organisasi perusahaan yang bertanggung-jjawab untuk menyusunrencana biaya yang terkendali (controllable) dan melaksanakan kegiatan unit organisasi yang bersangkutan sebagai pusat biaya.
g. Pemborongan adalah pengadaan barang dan jasa dalam satu paket.
h. Pengadaan barang dan/atau jasa adalah pelaksanaan kegiatan untuk mendapatkan barang dan/atau jasa yang dapat diperoleh melalui pembelian, penyewaan, pemborongan dan cara lainnya yang sah. i. Pengadaan dengan turn key basis adalah pengadaan barang dan atau jasa terima jadi secara sistim yang meliputi pengadaan switching (sentral telepon), jaringan kabel, jaringan transmisi, dan sarana penunjang, yang dimulai dari perencanaan, pelaksanaan (pembangunan) sampai dengan penyelesaian untuk siap dioperasikan.
j. Efisiensi adalah suatu usaha untuk mendapatkan hasil yang maksimal dengan pengeluaran sesuai dengan tingkat kewajaran tertentu.
Termasuk dalam pengertian efisien adalah
(1). Besarnya nilai penghematan dalam pengeluaran. (2).Optimalisasi kesempatan (opportunity) dalam memperoleh pendapatan
4. Kebijaksanaan Umum
Kebijaksanaan umum manajemen logistik terdiri dari :
a. Pengelolaan logistik lebih menitik beratkan pada ketrampilan dan kemampuan (kompetensi), integritas SDM, pengendalian intern dan pelaksanaan pengaturan yang dapat dipertanggung-jawabkan.
b. Perencanaan pengadaan barang dan atau jasa serta penganggarannya tetap menggunakan prinsip Planning Programmin Budgetting System (PPBS). c. Pengadaan barang dapat dilakukan dengan cara
membeli, sewa, tukar menukar, membeli dengan uji lapangan (buy or return), sewa-beli (leasing).
d. Cara pengadaan dilakukan dengan cara satu pintu ( one gate policy) oleh unit functional logistik.
e. Penghapusan barang didasarkan kepada azas manfaat dan ekonomis.
f. Pengendalian dan monitoring diadakan dengan menggunakan Sistem Informasi Manajemen.
5. Ruang lingkup
Kebijaksanaan pelaksanaan manajemen logistik meliputi : a. Perencanaan keperluan dan kebutuhan pengadaan
barang dan atau jasa dilengkapi oleh perencanaan anggarannya.
b. Pengadaan barang dan atau jasa.
c. Penerimaan, pemyimpanan, dan pengeluaran barang.
d. Penghapusan barang.
e. Pengendalian dan monitoring.
“Logistics involves the integration of information, transportation, inventory, warehousing, material handling and packaging”.
“Logistical management includes the design and administration of the system to control the flow of material, work-in-process and finished inventory to support business unit strategy”.
6. Mekanisme Perencanaan pengadaan dan
perencanaan anggaran barang dan atau jasa.
Unit Kerja Pemakai (User) sebagai PP menyusun usulan rencana keperluan barang /jasa berdasarkan RKAP dan Divisi. PP bertanggung jawab terhadap penentuan justifikasi meliputi : a. Spesifikasi teknis, Planning Pengadaan Warehousing : Penerimaan Penyimpanan Penghapusan Pengendalian dan Monitoring
b. Jumlah kebutuhan,
c. Rencana waktu pemakaian, d. Dan anggarannya.
• Perencanaan pengadaan dibuat oleh Unit Logistik yang mengacu kepada tujuan dan target Perusahaan berdasarkan usulan PP/User tersebut diatas dan sesuai dengan prinsip PPBS dan memperhitungkan kepastian cadangan persediaan atau safety stock.
• Unit Logistik bertanggung jawab dalam memelihara data base harga dan sumber logistik untuk mendapatkan efisiensi dan efektivitas kerja.
7. Mekanisme Pelaksanaan
• Pelaksanaan pengadaan pada umunya dilakukan oleh Unit Kerja yang mempunyai fungsi logistik sesuai dengan One Gate Policy bahwa Unit Logistik bertanggung jawab dalam setiap pengadaan untuk semua User yang ada di Unit tersebut.
• Pengadaan baru dapat dilaksanakan bila ada dana/ dianggarkan didalam RKAP, dan dalam pelaksanaannya bisa dilakukan secara fungsional atau oleh suatu Panitia.
• Pelaksana Pengadaan di Kantor Korporit oleh Sekretaris Perusahaan (Sekper) dan di Divisi sepenuhnya oleh Divisi yang bersangkutan.
• Di Kantor Divisi pengadaan bisa dilakukan secara Sentralisasi atau Desentralisasi sepanjang memenuhi criteria efisiensi.
• Keputusan pengadaan harus memenuhi criteria yang mengacu pada prinsip :
a) Quality (Tepat Mutu) b) Cost(Kewajaran Harga)
c) Deliveri (Tepat waktu penyerahan) dan d) Source (Ketepatan sumber pasokan).
• Proses pengadaan : Tender (lelang) atau Direct Purchase (pengadaan langsung) baik dalam negeri atau international
• Sumber dana :
Kas Perusahaan Loan atau Grant
Persyaratan pengadaan tergantung penyandang dana. Disamping itu khusus untuk dana yang berasal dari loan atau grant harus menjelaskan tentang Undang-undang Anti Trust yang wajib ditaati oleh tenderer/supplier
• Pengadaan Jasa termasuk Jasa Konsultan selain mempertimbangkan factor efisiensi juga mempertimbangkan kemampuan / keandalan profisional
• Bentuk dan Kriteria perjanjian :
Berbatas waktu : Jangka pendek atau Jangka Panjang
a) Pengamanan operasional
( pasokan barang/jasa)
b) Pembelian yang berulang-ulang c) Jumlah pemasok yangterbatas.
d) Usahakan Produksi Dalam Negeri
e) Dibawah Rp 1,- Milyard agar menyertakan Pegelkop
Kriteria diatas dapat berlaku sendiri-sendiri atau secara keseluruhan dan harus mempertimbangkan factor Efisiensi, Efektivitas dan Ekonomis.
8. Penerimaan, Penyimpanan dan Pengeluaran
barang
• Barang diterima oleh User (pemakai) dan dicata dalam suatu Berita Acara Penerimaan yang sebelumnya sudah dilakukan pemeriksaan kualitas dan kuantitas barang tersebut baik oleh sendiri atau bantuan tenaga ahli.
• Pemakai wajib mencocokan hasil pemerikasaan tadi: jumlah, berat, volume, fungsi dan mutu
• Seiap penyimpanan barang harus dicatat dalam pembukuan sesuai kaidah yang berlaku (Perguadangan, Akuntansi sll)
• Barang dikeluarkan dari gudang sesuai permintaankebutuhan yang harus disertai justifikasi dan disetujui oleh penglola pergudangan sesuai kewenangan.
• Prinsip Zero Inventory sejauh mungkin diterapkan, Safety Stock hanya dibenarkan untuk memelihara suatu Level Garanti atau Service Level tertentu dengan jumlah minimum.
9. Penghapusan
• Barang yang secara ekonomis tidaak bermanfaat bagi perusahaandan harus mempertimbangkan ketentuan dalam Anggaran.
• Penghapusan asset dilaksanakan oleh Direksi atas persetujuan Dewan Komisaris, kecuali barang-barang habis pakai dan barang eksploitasi dan barang bekas lainnya dilakukan oleh Direksi yang bersangkutan.
• Pencatatan, pengawasan fisik aktiva tetap serta pengusulan penghapusan menjadi tanggungjawab unit yang mengelola Aktiva tetap tersebut.
• Pencatatan, pengawasan suku cadangserta pengusulan penghapusan menjadi tanggungjawab unit fungsional logistik.
10. Pengendalian dan Monitoring
• Pengendalian dilakukan dan menjadi tanggungjawab unit yang bersangkutan
• Unit kerja Logistik bertanggungjawab atas pengendalian pengelolaan logistik melalui pengendalian perencanaan pengadaan, pengendalian harga serta sumber/supplier.
• Unit kerja Pemakai bertanggungjawab atas pengendalian perencanaan keperluan barang/jasa serta pengadaan yang dilimpahkan oleh Unit Logistik
• Setiap pengadaan harus sudah melalui proses analisa bisnis ternasukdampaknya terhadap kinerja dan peningkatan pendapatan.
