Uraian Tugas Panitia Rekam Medis

(1)

7.

7. Melaksanakan Melaksanakan tugas tugas yang yang diberikan diberikan atasanatasan II. Tugas Pokok :

II. Tugas Pokok :

Melaksanakan tugas dan bertanggungjawab atas penyimpanan, penjajaran serta Melaksanakan tugas dan bertanggungjawab atas penyimpanan, penjajaran serta pengambilan kembali berkas rekam medis.

pengambilan kembali berkas rekam medis. III.

III. Uraian Uraian Tugas Tugas ::

1. Menerima berkas rekam medis rawat jalan dari masing-masing poliklinik dan 1. Menerima berkas rekam medis rawat jalan dari masing-masing poliklinik dan

UGD. UGD.

2. Mencatat berkas rekam medis yang diterima pada buku penerimaan rekam 2. Mencatat berkas rekam medis yang diterima pada buku penerimaan rekam

medis. medis. IV.

IV. Retensi Retensi Rekam Rekam MedisMedis

Latar Belakang

1. Terbatasnya ruang penyimpanan berkas RM

2. Terbatasnya rak penyimpanan berkas RM

3. Pertambahan berkas RM pasien baru

3. Pertambahan berkas RM pasien baru tidak seimbang dengan penyusutan berkas in-aktiftidak seimbang dengan penyusutan berkas in-aktif

4. Kurangnya tenaga khusus untuk pemeliharaan / pengelolaan berkas

4. Kurangnya tenaga khusus untuk pemeliharaan / pengelolaan berkas RM in-aktif .RM in-aktif .

5. Adanya rasa kekhawatiran akan kehilangan informasi medis / kesehatan

(2)

(3)

6. Pemusnahan berkas RM 6. Pemusnahan berkas RM 7. Adanya rasa was-was

7. Adanya rasa was-was Aspek hukum Aspek hukum

Penyusutan / Retensi :

Adalah

Adalah pengurangan pengurangan jumlah jumlah formulir formulir yang yang terdapat terdapat di di dalam dalam berkas berkas RM RM dengandengan cara memilah

cara memilahnilai gunanilai guna dari tiap-tiap formulir . dari tiap-tiap formulir .

Pemusnahan :

Adalah proses penghancuran formulir-formulir yang terdapat di dalam berkas RM Adalah proses penghancuran formulir-formulir yang terdapat di dalam berkas RM yang sudah tidak mengandung nilai guna .

yang sudah tidak mengandung nilai guna .

Tujuan Retensi :

1.

1. Menjaga kerapihan Menjaga kerapihan penyusunan berkas penyusunan berkas RM aktif RM aktif

2.

2. Memudahkan dalam retrieval berkas RM aktif Memudahkan dalam retrieval berkas RM aktif

3.

3. Menjaga informasi medis yang masih aktif ( yg masih menMenjaga informasi medis yang masih aktif ( yg masih mengandung nilai guna )gandung nilai guna )

4.

4. Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas Aktif & In-aktifMengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas Aktif & In-aktif

Dasar

Hukum

:

1.

1. SK Dirjen Yan Medik no.78/YanMed/RS Umdik/YMU/1/91 tentangSK Dirjen Yan Medik no.78/YanMed/RS Umdik/YMU/1/91 tentang penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit (Bab III D-E)

penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit (Bab III D-E)

2.

2. Surat Edaran Surat Edaran DIRJEN Yanmed DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160 no.HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995 :tahun 1995 : Petunjuk Petunjuk

Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit

3.

3. Undang-undang No.29 thn 2004 tentang Praktik Kedokteran (paragraf 3 pasal 46-Undang-undang No.29 thn 2004 tentang Praktik Kedokteran (paragraf 3 pasal

46-47) 47)

4.

4. Manual Rekam Medis (Konsil kedokteran Indonesia, bab V. item C,2006Manual Rekam Medis (Konsil kedokteran Indonesia, bab V. item C,2006

5.

5. PERMENKES PERMENKES No. 269/MenKes/Per/IIINo. 269/MenKes/Per/III/2008: tentang REKA/2008: tentang REKAM MEDIS.M MEDIS.

Dasar Hukum :

Pasal 8 ayat 1 : Pasal 8 ayat 1 :

Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu

untuk jangka waktu5 (lima) tahun5 (lima) tahun terhitung dari tgl terakhir pasien berobat atau terhitung dari tgl terakhir pasien berobat atau dipulangkandipulangkan Pasal 8 ayat 2 :

Pasal 8 ayat 2 :

Setelah batas waktu 5 (lima) tahun dilampaui rekam medis dapat dimusnahkan, Setelah batas waktu 5 (lima) tahun dilampaui rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali

kecualiringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik Pasal 8 ayat 3 :

Pasal 8 ayat 3 : Ri

Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik………harus disimpan untuk jangkangkasan pulang dan persetujuan tindakan medik………harus disimpan untuk jangka waktu

waktu10 (sepuluh) tahun10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut Pasal

(4)

Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan

dimusnahkan

Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif Menjadi

Berkas Rekam Medis In Aktif

1.

1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir

2.

2. Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruangSetelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang

lain/terpisah dari berkas RM in aktif lain/terpisah dari berkas RM in aktif

3.

3. Berkas rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhirBerkas rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan

kunjungan

Tata Cara Penilaian

1.

1. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun inBerkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun in aktif

aktif

2.

2. Indikator yang digunakan untuk Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis in aktif:menilai berkas rekam medis in aktif:



 Seringnya berkas rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitianSeringnya berkas rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian 

 Nilai guna: Nilai guna:

a) Primer: administrasi, hukum, keuangan, iptek a) Primer: administrasi, hukum, keuangan, iptek b) Sekunder: pembuktian, sejarah

b) Sekunder: pembuktian, sejarah

Lembar rekam medis yang dipilah:

1.

1. Ringkasan masuk dan keluar Ringkasan masuk dan keluar

2.

2. ResumeResume

3.

3. Lembar operasiLembar operasi

4.

4. Identifikasi bayiIdentifikasi bayi

5.

5. Lembar persetujuanLembar persetujuan

6.

6. Lembar kematianLembar kematian



 Berkas rekam medis tertentu disimpan di ruang rekam medis inaktif Berkas rekam medis tertentu disimpan di ruang rekam medis inaktif 

 Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak, tidak terbaca disiapkan untukLembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak, tidak terbaca disiapkan untuk dimusnahkan

dimusnahkan 

 Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur beranggotakan Komite Rekam Medis / KomiteTim penilai dibentuk dengan SK Direktur beranggotakan Komite Rekam Medis / Komite Medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan tena

Medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan tenaga lain yang terkaitga lain yang terkait

Persiapan

1. Dibuat ketetapan mulai tahun berapa retensi akan dilakukan.



 Rawat jalan : 2003Rawat jalan : 2003 – – 7 7 tahun tahun = = Tahun Tahun 19961996 

(5)



 Petugas terkaitPetugas terkait

3.

3. Dibuat Dibuat TIM TIM PEMUSNAHAN PEMUSNAHAN SK SK DireksiDireksi



 Staf Rekam Medis senior , Staf Tata Usaha dan bagian terkait .Staf Rekam Medis senior , Staf Tata Usaha dan bagian terkait .

4. Disiapkan form pertelaan :

No.

No. No. Rekam Medis No. Rekam Medis Tahun Tahun Jangka Waktu Jangka Waktu Diagnosa AkhirDiagnosa Akhir

5. Disiapkan Berita Acara Pemusnahan

BERITA ACARA PENYUSUTAN

BERITA ACARA PENYUSUTAN Diposkan oleh