BAB II
LANDASAN TEORI
Sesuai dengan masalah pokok yang dikemukakan di atas berikut ini akan teori tentang Auditing, Jenis Audit, Sistem Pengendalian Intern dan Analisis Hasil Audit.
2. 1. Pengertian Auditing
Ada banyak pendapat tentang pengertian Auditing yang identik dengan pemeriksaan, antara lain :
1. Proses sistematik, untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti-bukti secara obyektif tentang kegiatan ekonomis untuk menentukan kesesuaian antara pernyataan dengan kriteria-kriteria dan mengkonsumsikan hasilnya kepada pihak-pihak yang berkepentingan.1
2. Pengumpulan/penilaian bukti-bukti yang menjadi pendukung informasi
kuantitatif suatu entitas untuk menentukan kesesuaian informasi kuantitatif tersebut dengan kriteria oleh instansi/orang yang kompeten dan independent2.
3. Proses yang bertujuan selain yang mendeteksi kecurangan/ penyelewengan dan
memberikan kewajaran penyajian akuntabilitas, juga menjamin ketaatan
1
A statement of basic auditing consept by Committee of Auditing Consepts, Auditing, Pusdiklat
BPKP 2004
2
terhadap hukum, kebijaksanaan dan peraturan apakah organisasi dilakukan secara 3E. 3
Kegiatan Audit atau pemeriksaan dilakukan dengan tujuan antara lain : − menilai ketaatan terhadap peraturan perundangan-undangan yang berlaku; − menilai kesesuaian dengan pedoman akuntansi yg berlaku;
− menilai apakah kegiatan dilakukan secara ekonomis, efektif dan efisien; − mendeteksi adanya kecurangan.
Kondisi disini pengertiannya adalah gambaran tentang hal-hal yang diaudit seperti laporan, kegiatan, fungsi, program, kejadian, keadaan, dan lain-lain.
Kriteria adalah apa yang seharusnya atau sesuatu yang digunakan sebagai tolok ukur seperti peraturan perundangan, pedoman administrasi atau standar akuntansi dan lain-lain.
Penyebab merupakan hal terpenting dalam tujuan audit yaitu untuk menghasilkan rekomendasi ke arah perbaikan di masa datang. Materi penyebab ini mengungkap tentang mengapa terjadi ketidaksesuaian antara kondisi dengan kriteria. Dalam menentukan penyebab, dalam praktek masih banyak terdapat kelemahan-kelemahan antara lain :
a) Sebab yang diungkap tidak/kurang jelas;
b) Sebab yang diungkap belum sebab yang hakiki atau utama.
3
2. 2. Jenis Audit
Banyak istilah dan dan penggolongan jenis audit yang diperkenalkan berbagai penulis, namun untuk memudahkan pemahaman mengenai jenis audit, di bawah ini dikemukakan beberapa istilah dan jenis audit yang sering digunakan dan paling relevan dengan tugas aparat pengawasan fungsional pemerintah.
a. Audit Ketaatan (Compliance Audit)
Audit ketaatan adalah audit yang bertujuan untuk memberikan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan tentang kondisi dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Kriteria yang digunakan dalam audit ini adalah peraturan perundang-undangan yang berlaku bagi auditan.
b. Audit Keuangan (Financial Audit)
Audit keuangan adalah apakah angka-angka yang disajikan dalam informasi kuantitatif tersebut telah dilaksanakan dengan wajar atau tidak dengan prinsip akuntansi yang berlaku . Kriteria yang digunakan seperti Standar Akuntansi Keuangan, Sistem Akuntansi Keuangan Negara, Pedoman Pelaksanaan Anggaran, Standar Akuntansi Pemerintah dan lain-lain.
c. Audit Operasional (Operational Audit)
Audit keuangan adalah kegiatan yang dipertanggungjawabkan dalam informasi kuantitatif telah dilaksanakan dengan Ekonomis, Efisien dan Efektif. Tujuan Audit operasional adalah menghasilkan rekomedasi ke arah perbaikan terhadap pengelolaan yang lebih hemat, efisien, dan efektif serta untuk menghidari
terjadinya kesalahan, kelemahan dan kecurangan di masa datang. Dengan kata lain menghindari adanya temuan berulang.
d. Audit Khusus
Audit khusus adalah audit yang bertujuan menilai apakah kegiatan yg dilakukan dalam informasi kuantitatif tersebut mengandung tindak pidana korupsi, KKN atau tidak.
2. 3. Sistem Pengendalian Internal
2.3. 1. Perkembangan Pengendalian Internal
Pertama kali pendifinisian Pengendalian (control) adalah “copy of a
roll (of account), a parallel of the same quality and content with the original”. Oleh Samuel Johnson definisi di atas disimpulkan sebagai “a register or account kept by another officer, that each may be examined by the other”.Pengertian pengendalian di atas adalah pengertian dalam arti
yang sempit yang sering disebut sebagai pengecekan internal (internal check). Maksudnya adalah suatu kegiatan yang dilaksanakan oleh seseorang diawasi oleh orang lain, sehingga tercipta suatu pengendalian.
George E. Bennett (1930) mendefinisikan pengecekan internal sebagai: A system of internal check may be defined as the coordination of
a system of accounts and related office procedures in such a manner that the work of one employee independently performing his own prescribed duties continually checks the work of another as to certain elements involving the possibility of fraud. Definisi di atas dapat diterjemahkan
sebagai berikut: suatu sistem pengecekan intern dapat didefinisikan sebagai koordinasi suatu sistem akun dan prosedur terkait sedemikian rupa sehingga seorang pegawai yang melaksanakan tugasnya secara independen dan terus menerus tercek (teruji) oleh pekerjaan pegawai lain tentang elemen tertentu yang mencakup kemungkinan adanya kecurangan.
Perkembangan ekonomi dan bisnis semakin maju secara signifikan yang dipicu oleh pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di berbagai aspek memberikan berdampak pada semakin tingginya risiko yang dihadapi suatu organisasi. Hal ini memicu pemahaman atas pengendalian yang semakin luas. Pada tahun 1949, sebuah laporan khusus dari Komite Prosedur Audit American Institute of Certified Public Accountant (AICPA) dengan judul “Internal Control – Elements of a
Coordinated System and Its Importance to Management and Independence Accountant” mendefinisikan Pengendalian Intern sebagai berikut: Internal control comprises the plan of organization and all of the coordinate methods and measures adopted within a business to safeguards its assets, check the accuracy and realibility of its accounting data, promote operational efficiency, and encourage adherence to prescribed managerial policies. This definition (continued the Committee) possibly is broader than the meaning sometimes attributed to the term. It recognizes that a system of internal control extends beyond those matters which relate directly to the functions of the accounting and financial departement.
Definisi di atas dapat diterjemahkan sebagai berikut: pengendalian intern mencakup rencana organisasi dan seluruh metode koordinasi dan ukuran yang diadopsi dalam suatu usaha atau bisnis untuk melindungi asetasetnya, memeriksa akurasi dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi kegiatan dan kepatuhan pada kebijakan manajerial yang telah ditetapkan. Definisi ini mungkin lebih luas dari arti yang acap kali diberikan pada istilah tersebut. Definisi ini mengakui bahwa luas pengertian sistem pengendalian intern melampaui hal-hal yang berkaitan langsung dengan fungsi departemen atau bidang keuangan dan akuntansi. Definisi tersebut mengungkapkan bahwa pengendalian Intern tidak hanya didefinisikan sebagai pengecekan internal semata, tetapi mengandung lingkup yang lebih luas, mencakup perencanaan suatu organisasi bahkan khusus definisi struktur pengendalian intern bagi auditor internal (Internal Auditor) mencakup lingkup yang luas dan rinci sebagai berikut: Control is
the employment of all the means devised in an enterprise to promote, direct, restrain, govern, and check upon its various activities for the purpose of seeing that enterprise objectives are met. These means of control include, but are not limited to, form of organization, policies, systems, procedures, instructions,standards, committees, chart of account, forecasts, budgets, schedules, reports, records, checklists, methods, devises, and internal auditing.
Definisi di atas dapat diterjemahkan sebagai berikut: pengendalian adalah penggunaan seluruh kelengkapan sarana dalam suatu entitas untuk mempromosikan, mengarahkan, mengendalikan, mengatur, dan memeriksa berbagai aktivitas dengan tujuan untuk meyakinkan tercapainya tujuan entitas. Sarana pengendalian ini meliputi (namun tidak dibatasi): bentuk organisasi, bagan akun, ramalan, anggaran/budget, jadwal, laporan, catatan, daftar pertanyaan, metode, alat, dan audit intern. Perkembangan selanjutnya pada tahun 1988, Dewan Standar Audit (Auditing Standar Board) the American Institute of Certified Public Accountant (AICPA), Ikatan Akuntan Publik Amerika menerbitkan Statement on Auditing Standard (SAS) No. 55 yang meletakan konsep baru sistem pengendalian intern yang terbagi ke dalam 3 (tiga) unsur utama, yaitu: (1) Control Environment; (2) Accounting System; dan (3) Control Procedures. Standar ini meningkatkan tanggung jawab auditor untuk dapat lebih mendeteksi dan melaporkan terjadinya fraud (kecurangan), lebih intens berkomunikasi dengan komite audit (sebuah badan yang bertugas mengawasi kegiatan manajemen), dan dalam pelaporan hasil audit untuk lebih mengkomunikasikan tanggung jawab auditor dan manajemen dalam kaitannya dengan laporan keuangan auditan. Perkembangan terkini tentang pengendalian intern telah menghasilkan suatu rumusan yang dilakukan oleh Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) berupa Internal Control – Integrated Framework
yang mendefinisikan pengendalian intern sebagai berikut: Internal control:
a process, effected by an entity’s board of directors, management, and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives in the following categories:
• Effectiveness and efficiency of operations • Reliability of financial reporting
• Compliance with applicable laws and regulations7
Definisi versi COSO dapat diterjemahkan sebagai berikut: pengendalian intern: suatu proses, yang dipengaruhi oleh dewan komisaris suatu entitas, manajemen, dan personel lain, dirancang untuk memnyediakan keyakinan yang memadai berkaitan dengan pencapaian tujuan dalam beberapa kategori:
• Efektivitas dan efisiensi kegiatan • Keandalan pelaporan keuangan
• Ketaatan pada peraturan dan ketentuan yang berlaku
Istilah pengendalian intern merupakan istilah yang dapat dipertukarkan dengan pengendalian manajemen. Standards for Internal Control in the Federal Government yang dikeluarkan oleh General Accouting Office (GAO) November 1999 menyatakan bahwa: “In short,
internal control, which is synonymous with management control, helps government program managers achieve desired results through effective stewarship of public resources”.
COSO memperkenalkan 5 (lima) komponen kebijakan dan prosedur yang dirancang dan diimplementasikan untuk memberikan jaminan bahwa tujuan pengendalian manajemen akan dapat dicapai. Kelima komponen pengendalian intern tersebut adalah:
1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
2. Penilaian Risiko Manajemen (Management Risk Assessment)
3. Sistem Komunikasi dan Informasi (Information and Communication System)
4. Aktivitas Pengendalian (Control Activities) 5. Monitoring
Perbedaan yang hakiki dari kedua pendekatan tersebut adalah bahwa pendekatan versi COSO memiliki cakupan yang lebih luas, yaitu meliputi unsur lingkungan pengendalian yang berorietansi kepada pengendalian pada unsur manusia (soft control) dan memuat konsep penilaian unsur risiko. 2.3. 2. Pengertian Pengendalian Menurut Konsep Government Accounting Office
(GAO)
Konsep pengendalian manajemen menurut Government Accounting Office (GAO) yang didukung oleh pendapat Sawyeer Lawrence B dalam bukunya Internal Auditing edisi 4 tahun 1996, menetapkan bahwa pengendalian manajemen dapat dilakukan melalui 8 (delapan) sarana yaitu :
Unsur pengorganisasian dalam konteks penilaian sistem pengendalian ditekankan pada ukuran besar kecilnya organisasi, tujuan organisasi serta karakteristik dari organisasi yang bersangkutan. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian meliputi:
- Proses pembentukan organisasi harus mengacu pada upaya untuk menciptakan organisasi yang efektif dan efisien. Struktur organisasinya mengacu pada visi dan misi serta tujuan organisasi. - Persyaratan kompetensi tenaga sesuai dengan fungsi dan
tanggung jawab yang telah ditetapkan.
- Terdapat pembagian tugas dan tanggung jawab. Tidak dijumpai adanya seseorang melakukan suatu kegiatan dari awal sampai akhir tanpa adanya campur tangan orang lain.
- Penghindaran adanya tumpang tindih, duplikasi, dan pertentangan dalam pembagian tugas, fungsi, dan tanggung jawab.
- Terdapat kewajiban bagi setiap orang untuk mempertanggung jawabkan kepada atasannya tentang pelaksanaan tugas dan pencapaian kinerjanya.
- Pendefinisian kewenangan dan tanggung jawab masing-masing jabatan/ kedudukan harus jelas dan seimbang.
- Pendelegasian wewenang harus diikuti dengan tanggung jawab yang sesuai dengan tugas dan fungsinya. Penempatan posisi sebagai manajer keuangan dan akuntansi oleh seseorang yang tidak memiliki latar belakang pendidikan dan pengalaman yang memadai di bidang keuangan adalah contoh penyimpangan atas pengorganisasian yang baik.
b) Kebijakan
Kebijakan adalah alat untuk mencapai tujuan sehingga dalam penetapan kebijakan harus diperhitungkan kontribusi kebijakan terhadap pencapaian tujuan. Kebijakan seharusnya tidak boleh bertentangan dengan ketentuan atau peraturan yang lebih tinggi sekaligus harus bersifat sederhana. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam kebijakan antara lain:
- Kebijakan harus jelas dan dibuat secara tertulis serta
dikomunikasikan ke seluruh fungsionaris dan pegawai secara sistematis tepat pada waktunya.
- Kebijakan yang ada harus sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku (yang lebih tinggi) dan dilakukan peninjauan secara periodik serta dilakukan revisi bila diperlukan.
- Kebijakan dibuat dengan maksud untuk melaksanakan kegiatan yang telah digariskan secara ekonomis, efisien, dan efektif. - Kebijakan harus dapat meningkatkan disiplin kerja para pegawai. Kebijakan pimpinan berupa pencanangan visi dan misi instansi yang tidak disosialisasikan kepada seluruh fungsionaris dan pegawai secara sistematis dan tepat waktu sehingga mengakibatkan gerak langkah pelayanan instansi tidak mencapai sasaran adalah contoh pengendalian dari aspek kebijakan yang kurang memadai.
c) Perencanaan
Perencanaan merupakan tahapan awal dari pelaksanaan suatu kegiatan. Pada tahap ini ditetapkan tujuan/sasaran, cara pelaksanaan, kebutuhan tenaga dan dana, waktu pelaksanaan, dan persyaratan serta peraturan yang harus ditaati. Faktor-faktor dari unsur perencanaan yang baik meliputi antara lain:
- Setiap kegiatan harus dibuat perencanaannya terlebih dahulu. - Dalam penyusunan rencana dipilih alternatif yang paling
menguntungkan bagi organisasi dan telah memperhatikan ketaatan pada peraturan/ketentuan yang berlaku.
- Dalam penyusunan rencana telah memperhitungkan secara matang keterlaksanaan rencana tersebut dengan memperhatikan kondisi yang ada.
- Terdapat penelaahan oleh atasan langsung tentang rencana kerja yang diajukan kepadanya dan apakah rencana yang telah disusun dan disetujui digunakan sebagai alat pengendalian terhadap pelaksanaan kegiatan.
- Rencana kerja telah dikomunikasikan secara efektif.
- Contoh kegiatan yang tidak sesuai dengan unsur perencanaan yang baik adalah kegiatan yang dilaksanakan oleh suatu instansi tidak pernah direncanakan terlebih dahulu, sehingga tidak jelas efektivitas pencapaiannya.
d) Prosedur
Prosedur merupakan langkah-langkah yang harus diterapkan untuk melaksanakan kegiatan teknis maupun administratif guna menjamin terselenggaranya kebijakan yang telah ditentukan secara ekonomis dan efisien. Manajemen berkewajiban menciptakan prosedur yang baik sehingga menjamin terciptanya sistem pengendalian manajemen yang efektif. Faktor-faktor dari unsur prosedur yang efektif antara lain meliputi:
- Prosedur yang dibuat harus selaras dengan kebijakan yang telah ditetapkan;
- Prosedur dibuat dalam bentuk tertulis dan sistematis untuk menjamin pelaksanaan kegiatan secara ekonomis, efisien dan efektif serta ditaatinya peraturan/ketentuan yang berlaku;
- Prosedur yang dibuat telah memperhatikan unsur pengecekan internal sehingga hasil pekerjaan seorang pegawai secara otomatis dicek oleh pegawai lain yang bebas melakukan tugasnya tanpa dipengaruhi atau terpengaruh oleh orang lain; - Prosedur yang diciptakan tidak duplikatif dan tidak bertentangan
dengan prosedur lain;
- Prosedur yang diciptakan telah menjamin kelancaran pemberian pelayanan kepada pengguna; dan
- Prosedur yang dibuat tidak rumit, melainkan sederhana dan mudah dimengerti serta dilakukan peninjauan kembali secara berkala. Prosedur yang lambat dan berbelit-belit dalam pengurusan sertifikat tanah merupakan contoh prosedur yang tidak menjamin kelancaran pemberian pelayanan kepada masyarakat.
e) Pencatatan/Akuntansi
Pencatatan/akuntansi merupakan pendokumentasian semua kegiatan dalam suatu unit kerja. Pencatatan memberikan kontribusi yang besar kepada manajemen untuk melakukan pemantauan terhadap aktivitas
operasi. Faktor-faktor dari unsur pencatatan/akuntansi yang baik meliputi antara lain:
- Setiap kegiatan harus didokumentasikan dengan teliti, akurat dan tepat waktu serta diklasifikasikan dengan tepat pula.
- Pencatatan/akuntansi yang ada telah menjamin pengendalian yang cukup atas harta dan kewajiban organisasi.
- Fungsi akuntansi dipisahkan dari fungsi otorisasi dan penyimpanan.
- Terjadi pengecekan internal (pengendalian otomatis) diantara berbagai catatan/akuntansi.
- Catatan/akuntansi harus dilakukan verifikasi secara berkala baik oleh auditor internal maupun oleh auditor eksternal.
Praktik yang sering kali dijumpai di lapangan yaitu keterlambatan dan ketidakakuratan pencatatan aset proyek ke dalam administrasi rutin instansi adalah contoh tidak memadainya unsur pencatatan/akuntansi.
f) Pelaporan
Pelaporan berfungsi sebagai sarana pertanggung jawaban suatu pelaksanaan kegiatan yang meliputi: apa yang telah dikerjakan, kesesuaian dengan rencana yang telah ditetapkan, dan uraian alasan terjadinya deviasi dari keduanya. Melalui pelaporan, seorang
pimpinan dapat melakukan pengendalian terhadap pelaksanaan kegiatan suatu organisasi. Faktor-faktor dari unsur pelaporan yang baik meliputi antara lain:
- Sistem pelaporan yang diciptakan hendaknya dapat memberikan informasi terkini yang dibutuhkan oleh pimpinan yang bertanggung jawab.
- Laporan yang disusun didasarkan pada data dan informasi yang benar, akurat, dan tepat waktu.
- Terdapat keharusan pada setiap pegawai tertentu untuk membuat laporan hasil pekerjaannya secara tertulis.
- Isi laporan harus didukung oleh bukti yang memadai dan dapat dipertanggung jawabkan.
Tidak tertibnya penyampaian laporan kegiatan masing-masing sub bagian/bagian/bidang suatu instansi adalah contoh lemahnya unsur pelaporan.
g) Personalia
Faktor yang sangat menentukan dalam pelaksanaan kegiatan suatu organisasi terletak pada unsur personalia. Sumber daya manusia merupakan faktor penentu dalam menunjang keberhasilan organisasi secara ekonomis dan efisien. Faktor-faktor dari unsur personalia yang baik meliputi antara lain:
- Penempatan dan pemberian tugas harus diberikan dengan prinsip
the right man in the right place.
- Pegawai diangkat menurut kualifikasi yang dibutuhkan. - Terdapat kegiatan supervisi yang memadai terhadap pegawai. - Terdapat kebijakan penetapan sanksi atau penghargaan prestasi
sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku.
- Terdapat program pembinaan atas pegawai yang berkesinambungan.
- Terdapat kebijakan dan pelaksanaan rotasi dan mutasi.
Penunjukkan auditor yang sama pada pelaksanaan audit terhadap suatu instansi tertentu untuk waktu yang terlampau lama dapat berdampak pada menurunnya sikap independensi dan obyektivitas auditor adalah contoh tidak memadainya unsur personalia.
h) Reviu Internal
Fungsi auditor intern adalah fungsi pengendalian manajemen yang dilakukan oleh salah satu unit dalam suatu organisasi. Fungsi ini merupakan mata dan telinga manajemen dalam mengendalikan organisasi. Faktor-faktor dari unsur reviu intern yang baik meliputi antara lain:
- Struktur bagian auditor intern sebaiknya ditempatkan pada kedudukan yang tepat dalam organisasi.
- Lingkup tugas kegiatan audit ditetapkan dengan jelas dan personel yang ditugaskan sebagai auditor intern memenuhi persyaratan kompetensi yang memadai.
- Pekerjaan audit ditujukan untuk perbaikan organisasi dan terdapat prosedur yang mengatur pemantauan tindak lanjut atas hasil auditnya.
- Terdapat program peningkatan pengetahuan dan keterampilan tenaga auditor intern secara periodik. Contoh unsur reviu intern yang tidak memadai misalnya: Posisi lembaga audit ditetapkan pada tingkat yang tidak cukup untuk bersikap bebas, obyektif dan independen serta tidak pernah dirancang program pelatihan bagi staf organisasi.
Sesuai Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/46/M.PAN/4/2004 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat dalam Penyelenggaraan Pemerintahan disebutkan pengawasan melekat didefisinikan sebagai segala upaya yang dilakukan dalam suatu organisasi untuk mengarahkan seluruh kegiatan agar tujuan organisasi dapat dicapai secara efektif, efisien, dan ekonomis, segala sumber daya dimanfaatkan dan dilindungi, data dan laporan dapat dipercaya dan disajikan secara wajar, serta ditaatinya segala ketentuan yang berlaku.
Selanjutnya, beberapa persyaratan keberhasilan waskat ditetapkan sebagai berikut:
1) Lingkungan pengendalian manajemen yang kondusif. 2) Kemampuan memprediksi dan mengantisipasi risiko. 3) Aktivitas pengendalian yang memadai.
4) Informasi dan komunikasi yang efektif.
5) Adanya pemantauan, evaluasi dan tindak lanjut. 6) Faktor manusia dan budaya.
Adapun unsur-unsur waskat adalah: pengorganisasian, personil, kebijakan, prosedur, perencanaan, pencatatan, pelaporan, dan riviu intern. waskat dengan uraian rincinya adalah identik dengan Sistem Pengendalian Manajemen.
Dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/35/M.PAN/10/2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Laporan Hasil Pengawasan Tahunan Aparat Pengawasan Internal Pemerintah Pusat dijelaskan mengenai jenis kondisi temuan dan penyebab temuan audit.
Jenis temuan audit antara lain :
1. Kejadian yang merugikan negara 2. Kewajiban penyetoran kepada Negara
3. Pelanggaran terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku 4. Pelanggaran terhadap prosedur dan tata kerja yang telah ditetapkan 5. Penyimpangan dari ketentuan pelaksanaan anggaran
6. Hambatan terhadap kelancaran proyek, Hambatan terhadap kelancaran togas pokok
7. Kelemahan administrasi
8. Ketidaklancaran pelayanan kepada masyarakat 9. Temuan diprogram lainnya.
Sedangkan untuk penyebab adanya temuan audit yang berhubungan dengan Sistem Pengendalian Internal antara lain :
1) Kelemahan dalam Organisasi berupa :
- Pembagiaan wewenang dalam organisasi belum cukup jauh sehingga masih terdapat transaksi atau kegiatan organisasi yang seluruh tahapnya dikuasai oleh satu orang;
- Pembagian dalam organisasi belum cukup jelas sehingga ada kegiatan atau kejadian dalam organisasi yang tidak jelas penanggungjawabnya;
- Dalam organisasi tidak ada pembagian wewenaang dan tugas; - Kelemahan lain organisasi.
2) Kelemahan dalam Kebijakan
- Kebijakan yang berlaku tidak jelas bagi bawahannya;
- Kebijakan yang berlaku tidak dapat menjadi pedoman yang pasti bagi para bawahannya.
- Kebijakan yang berlaku tidak diketahui oleh pegawai yang bersangkutan;
- Tidak ada kebijakan yang digariskan. 3) Kelemahan dalam Perencanaan
- Rencana kerja yang disusun tidak cukup luas sehingga belum mencakup seluruh kegiatan yang perlu dilaksanakan;
- Hubungan kerja diantara kegiatan-kegiatan yang direncanakan tidak jelas dirumuskan sehingga tidak ada koordinasi di antara kegiatan-kegiatan itu;
- Sasaran yang akan dicapai tidak cukup jelas dirumuskan; - Sasaran yang akan dicapai tidak cukup dikuantifikasikan;
- Tidak dibuat angggaran yang merupakan kuantifikasi moneter rencana kegiatan dan sasaran yang akan dicapai;
- Tidak ada rencana kegiatan;
- Rencana anggaran tidak cukup realistis; - Anggaran tidak cukup realistis;
- Perencanaan tidak matang; - Kelemahan lain rencana.
4) Kelemahan dalam Pembinaan Personil
- Pegawai kurang mendalatkan supervisi (pengawasan) yang diperlukan
- Supervisi tidak menyadari siapa yang harus diawasi dan apa yang harus diawasi;
- Kemampuan pegawai tidak sesuai dengan tugas yang harus dilaksanakan.
- Kelemahan lain pembinaan personil. 5) Kelemahan dalam Prosedur
- Prosedur yang tidak konsisten dengan kebijaksanaan yang perlu dilaksanakan
- Prosedur yang berlaku disalahtafsirkan oleh pegawai sehingga menyimpang tujuannya
- Prosedur yang berlaku terlalu mahal dibandingkan dengan sesuatu yang harus dijaga sehingga tidak dilaksanakan
- Prosedur yang berlaku kurang rinci
- Prosedur yang berlaku tidak dapat menjadi pegangan bawahan karena tidak tertulis.
- Prosedur yang berlaku tidak diketahui oleh pegawai yang bersangkutan;
- Tidak terdapatt prosedur yang diperlukan; - Kelemahan lain prosedur.
- Pencatatan tidak diselenggarakan secara cermat sehingga kehilangan keadaannya.
- Pencatatan tidak memenuhi kebutuhan informasi untuk pengambilan keputusan sehari-hari.
- Tidak diselenggarakan pencatatan yang perlu; - Pelaporan tidak tepat waktu;
- Pelaporan tidak disusun dengan cermat;
- Pelaporan tidak disusun memenuhi kebutuhan pimpinan; - Pelpoaran disusun dengan biaya mahal;
- Pelaporan yang diperlukan tidak ada;
- Kelemahan lain dalam pencatatan dan Pelaporan. 7) Kelemahan dalam Reviu/Pengawas Internal
- Tidak ada satuan kerja atau pejabat yang diberi tanggungjawab untuk mengecek jalannya sistem dan prosedur yang telah ditetapkan.
- Satuan kerja atau pejabat yang diberi tanggung jawab menguji jalannya sistem dan prosedur tidak berfungsi dengan baik.
- Kelemahan lain pengkajian intern
- Kelemahan pengawasan Pimpinan Saker/Kegiatan - Kelemahan pengawasan Pimpinan Satker
2.3. 3. Pengendalian Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008
COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of The
Treadway Commission) memperkenalkan suatu kerangka pengendalian
yang lebih luas daripada model pengendalian akuntansi yang tradisional dan mencakup manejemen risiko, yaitu pengendalian intern terdiri atas 5 (lima ) komponen yang saling terkait yaitu :
1. Lingkungan pengendalian (control environment) menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur. Terdapat 2 (dua) faktor lingkungan pengendalian terpenting antara lain :
1) Pengendalian Keras (Hard Control) - Struktur Organisasi
- Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab dari manajemen
- Kebijakan dan praktek sumber daya manusia 2) Pengendalian Lunak (Soft Control)
- Integritas dan nilai etika
- Komitmen terhadap kompetensi anggota organisasi - Filosofi manajemen dan gaya operasi
2. Penaksiran risiko ( risk assessment ) adalah identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola. Risiko dapat timbul atau berubah karena keadaan sebagai berikut :
a. Perubahan dalam lingkungan operasi b. Personel baru
c. Sistem informasi yang baru atau diperbaiki d. Teknologi baru
e. Lini produk, produk atau aktivitas baru f. Operasi luar negeri
g. Standar akuntansi baru
3. Standar Pengendalian (control activities) adalah kebijakan dari prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Kebijakan dan prosedur yang dimaksud berkaitan dengan:
a. Penelaahan terhadap kinerja b. Pengolahan informasi c. Pengendalian fisik d. Pemisahan tugas
4. Informasi dan komunikasi (information and communication) adalah pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam
suatu bentuk dari waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggungjawab mereka. Sistem imformasi mencakup sistem akuntansi, terdiri atas metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan melaporkan transaksi entitas dan untuk memelihara akuntabiltas bagi aktiva, utang dan ekuitas. Komunikasi mencakup penyediaan suatu pemahaman tentang peran dan tanggung jawab individual berkaitan dengan pengendalian intern terhadap pelaporan keuangan.
5. Pemantauan (monitoring) adalah proses menentukan mutu kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan mencakup penentuan disain dan operasi pengendalian yang tepat waktu dan pengambilan tindakan koreksi.
Dengan diterbitkannya Undang-undang di bidang keuangan negara membawa implikasi perlunya sistem pengelolaan keuangan negara yang lebih akuntabel dan transparan. Hal ini baru dapat dicapai jika seluruh tingkat pimpinan menyelenggarakan kegiatan pengendalian atas keseluruhan kegiatan di instansi masing-masing. Dengan demikian maka penyelenggaraan kegiatan pada suatu Instansi Pemerintah, mulai dari perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, sampai dengan pertanggungjawaban, harus dilaksanakan secara tertib, terkendali, serta efisien dan efektif.
Untuk itu dibutuhkan suatu sistem yang dapat memberi keyakinan memadai bahwa penyelenggaraan kegiatan pada suatu Instansi Pemerintah dapat mencapai tujuannya secara efisien dan efektif, melaporkan pengelolaan keuangan negara secara andal, mengamankan aset negara, dan mendorong ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan. Sistem ini dikenal sebagai Sistem Pengendalian Intern yang dalam penerapannya harus memperhatikan rasa keadilan dan kepatutan serta mempertimbangkan ukuran, kompleksitas, dan sifat dari tugas dan fungsi Instansi Pemerintah tersebut.
Pasal 58 ayat (1) dan ayat (2) Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara memerintahkan pengaturan lebih lanjut ketentuan mengenai sistem pengendalian intern pemerintah secara menyeluruh dengan Peraturan Pemerintah. Sistem Pengendalian Intern dalam Peraturan Pemerintah ini dilandasi pada pemikiran bahwa Sistem Pengendalian Intern melekat sepanjang kegiatan, dipengaruhi oleh sumber daya manusia, serta hanya memberikan keyakinan yang memadai, bukan keyakinan mutlak. Sesuai Pasal 1 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008, yang dimaksud Sistem Pengendalian Intern adalah proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan
ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan. SPIP bertujuan untuk memberikan keyakinan yang memadai bagi tercapainya efektivitas dan efisiensi pencapaian tujuan penyelenggaraan pemerintahan negara, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan.
Berdasarkan pemikiran tersebut, dikembangkan unsur Sistem Pengendalian Intern yang berfungsi sebagai pedoman penyelenggaraan dan tolok ukur pengujian efektivitas penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern. Pengembangan unsur Sistem Pengendalian Intern perlu mempertimbangkan aspek biaya-manfaat (cost and benefit), sumber daya manusia, kejelasan kriteria pengukuran efektivitas, dan perkembangan teknologi informasi serta dilakukan secara komprehensif.
Unsur Sistem Pengendalian Intern dalam Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 ini mengacu pada unsur Sistem Pengendalian Intern yang telah dipraktikkan di lingkungan pemerintahan di berbagai negara, yang meliputi:
a. Lingkungan pengendalian
Pimpinan Instansi Pemerintah dan seluruh pegawai harus menciptakan dan memelihara lingkungan dalam keseluruhan organisasi yang menimbulkan perilaku positif dan mendukung terhadap pengendalian intern dan manajemen yang sehat.
Pengendalian intern harus memberikan penilaian atas risiko yang dihadapi unit organisasi baik dari luar maupun dari dalam.
c. Kegiatan pengendalian
Kegiatan pengendalian membantu memastikan bahwa arahan pimpinan Instansi Pemerintah dilaksanakan. Kegiatan pengendalian harus efisien dan efektif dalam pencapaian tujuan organisasi.
d. Informasi dan komunikasi
Informasi harus dicatat dan dilaporkan kepada pimpinan Instansi Pemerintah dan pihak lain yang ditentukan. Informasi disajikan dalam suatu bentuk dan sarana tertentu serta tepat waktu sehingga memungkinkan pimpinan Instansi Pemerintah melaksanakan pengendalian dan tanggung jawabnya.
e. Pemantauan
Pemantauan harus dapat menilai kualitas kinerja dari waktu ke waktu dan memastikan bahwa rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya dapat segera ditindaklanjuti.
Untuk memperkuat dan menunjang efektivitas penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern dilakukan pengawasan intern dan pembinaan penyelenggaraan SPIP. Pengawasan intern merupakan salah satu bagian dari kegiatan pengendalian intern yang berfungsi melakukan penilaian independen atas pelaksanaan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah. Lingkup pengaturan pengawasan intern mencakup kelembagaan, lingkup
tugas, kompetensi sumber daya manusia, kode etik, standar audit, pelaporan, dan telaahan sejawat.
Pembinaan penyelenggaraan SPIP meliputi penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan, sosialisasi, pendidikan dan pelatihan, dan pembimbingan dan konsultansi SPIP, serta peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern pemerintah.
