1
KONTRIBUSI DALAM RAPAT
DAN RAPAT YANG EFEKTIF
Oleh: Iqbal Islami *)
A. Pendahuluan
Kompetensi yang ketigapuluh lima dalam Kamus Kompetensi (KK) Kementerian Keuangan (Kemenkeu) adalah Meeting Contribution (Kontribusi Dalam Rapat). Kompetensi ini masuk dalam kluster relating. Kompetensi kontribusi dalam rapat merupakan salah satu kompetensi yang penting agar rapat dapat berjalan dengan efektif. Dalam suatu organisasi seperti Kemenkeu hampir dapat dipastikan bahwa tiada hari tanpa rapat. Semakin tinggi jabatan seseorang maka akan semakin banyak waktunya yang dihabiskan untuk mengikuti rapat. Apabila rapat berjalan tidak efektif dapat
ABSTRAK
Kontribusi dalam rapat merupakan kompetensi yang penting dimiliki para peserta rapat untuk mewujudkan rapat yang efektif. Tingkat kemahiran kompetensi kontribusi dalam rapat ini adalah mulai dari menjadi sekadar sebagai peserta rapat, kemudian meningkat menjadi peserta rapat yang aktif dan kontributor rapat yang baik, dan puncaknya adalah mendukung hasil keputusan rapat. Efektifitas rapat juga ditentukan oleh metode yang digunakan dalam melaksanakan rapat. Metode yang digunakan harus mendukung aplikasi dari parallel thinking sehingga arah berfikir yang digunakan para peserta rapat pada saat yang sama adalah sama yaitu metode six thinking hats. Dalam metode ini terdapat enam jenis topi yang merupakan metafora dari tipe atau jenis thinking dan bukan merupakan kategori dari pemikir. Untuk dapat memberikan kontribusi yang baik dalam rapat maka penting bagi para peserta rapat untuk membiasakan diri untuk dapat menggunakan keenam jenis thinking tersebut dengan baik. Efektivitas rapat tidak hanya ditentukan pada saat rapat berlangsung tetapi dimulai dari tahap persiapan rapat dan juga tahap tindak lanjutnya setelah rapat berlangsung. Agar dapat memberikan kontribusi yang penuh maka para peserta rapat harus juga melakukan persiapan dengan mengumpulkan dan menyiapkan bahan rapat. Kemudian setelah rapat berlangsung, para peserta rapat juga harus melaksanakan tindak lanjutnya dengan mengerjakan tugas-tugas yang diterimanya dengan baik dan tepat waktu.
2
dibayangkan berapa banyak sumberdaya seperti waktu, tenaga, dan juga uang terbuang percuma karena rapat yang dilakukan tidak dapat menghasilkan apa yang menjadi tujuan diadakannya rapat tersebut. Oleh sebab itu, penting sekali bagi setiap orang yang mengikuti suatu rapat untuk dapat memberikan kontribusinya dalam rapat secara aktif. Selain itu, agar rapat berjalan dengan efektif, maka rapat juga harus dilakukan dengan menggunakan metode yang tepat. Salah satu metode yang dapat digunakan agar suatu rapat berjalan dengan efektif adalah six thinking hats. Metode ini diperkenalkan oleh Edward de Bono seorang pakar dalam metode berfikir. Metode six thinking hats merupakan metode yang efisen untuk mengaplikasikan parallel thinking atau konsep berfikir paralel yang merupakan lawan dari argument atau adversarial thinking.
B. Kompetensi Kontribusi dalam Rapat
Pengertian kompetensi kontribusi dalam rapat menurut KK Kemenkeu adalah sebagai berikut.
a. Memiliki keterampilan untuk ikut serta secara efektif dalam rapat.
b. Orang-orang yang kompeten, adalah kontributor yang aktif. Mereka mempersiapkan diri sebelumnya dan menawarkan gagasan serta opini. Mereka mendengarkan secara terbuka gagasan orang lain dan memberikan umpan balik serta rekomendasi dengan cara yang konstruktif. Mereka secara sukarela menawarkan diri dan menerima hal-hal yang harus dilakukan yang dihasilkan pada saat rapat dan menyelesaikannya secara penuh tanggung jawab.
Dengan mempunyai kompetensi ini diharapkan para peserta rapat tidak hanya sekedar hadir secara fisik namun juga dapat memberikan kontribusi secara aktif dan penuh. Untuk dapat menjadi seorang kontributor yang aktif dalam suatu rapat maka seseorang harus mau melakukan persiapan sebelum rapat dilaksanakan yaitu dengan mengumpulkan data dan informasi terkait dengan topik rapat yang akan dibahas. Kemudian selama rapat berlangsung ia juga harus mau mendengar pendapat orang lain dan juga menawarkan gagasan-gagasannya serta bersedia untuk mengambil peran dalam melaksanakan keputusan-keputusan rapat secara penuh tanggung jawab.
Tingkat kemahiran dan indikator perilaku dari masing-masing tingkat kemahiran untuk kompetensi kontribusi dalam rapat adalah sebagai berikut:
Tingkat Kemahiran Indikator Perilaku
Deskripsi
1. Menjadi peserta rapat. • Mengetahui urgensi diadakannya rapat. • Menjadi pendengar dalam rapat.
3
2. Peserta rapat yang aktif. • Terlibat dalam pembahasan masalah di dalam rapat dengan memberikan usulan dan gagasan.
• Menawarkan gagasan dan pendapat sesuai dengan topik.
3. Kontributor rapat yang baik.
• Mempersiapkan data yang diperlukan untuk
pembahasan masalah yang tercantum dalam agenda rapat.
• Memberikan umpan balik dan rekomendasi secara konstruktif.
• Mengingatkan agenda dan batasan waktu rapat. 4. Mendukung hasil
keputusan rapat.
• Menerima dan melaksanakan hasil keputusan rapat secara konsekuen, konsisten, dan bertanggung jawab. • Menerima butir-butir tindakan yang dihasilkan dalam
rapat dan menyelesaikannya secara bertanggung jawab.
Semakin besar tugas dan tanggung jawab seseorang tentu saja semakin tinggi juga tingkat kemahiran yang dituntut pada orang tersebut untuk dapat memberikan kontribusinya dalam rapat. Oleh sebab itu, kompetensi kontribusi dalam rapat ini harus terus dilatih dan semakin ditingkatkan seiring dengan semakin meningkatnya tugas dan tanggung jawab seseorang. Pada waktu masih dalam tahap awal mula bekerja dimana tugas dan tanggung jawab yang diberikan belum terlalu besar maka mungkin tingkat kemahiran tingkat pertama yaitu menjadi peserta rapat sudah cukup. Namun demikian, seiring dengan meningkatnya tugas dan tanggung jawabnya maka tingkat kemahiran tingkat pertama tersebut tidak cukup lagi. Seseorang akan mulai dituntut untuk menjadi peserta rapat yang aktif yaitu dengan terlibat secara aktif dalam pembahasan topik yang sedang dirapatkan yaitu dengan menawarkan usulan atau gagasan serta memberikan tanggapan atau umpan balik atas usulan atau gagasan orang lain. Tentu saja tanggapan dan umpan balik harus disampaikan secara konstruktif. Sifat-sifat mau menang sendiri, tidak mau mendengar, apalagi sifat mencari-cari kesalahan orang lain merupakan sifat-sifat yang harus dihilangkan.
Untuk dapat memberikan kontribusi yang baik dalam rapat tentu saja seorang peserta rapat harus mau melakukan persiapan sebelum rapat berlangsung dengan mempelajari bahan-bahan rapat yang telah disediakan dan juga mencari bahan-bahan yang terkait dengan topik rapat yang akan dilakukan. Dengan persiapan sebelumnya tersebut maka seorang peserta rapat akan mampu untuk memberikan usulan dan gagasan yang didukung dengan data dan fakta yang cukup serta relevan.
Pada tingkat yang keempat, kompetensi kontribusi dalam rapat diwujudkan dalam bentuk mendukung hasil keputusan rapat yaitu dengan menerima dan melaksanakan keputusan rapat
4
secara penuh tanggung jawab. Apabila dalam rapat diputuskan adanya pembagian tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan sesuatu, maka tugas dan tanggung jawab tersebut harus dilaksanakan dengan baik dan tepat waktu. Dengan demikian kontribusi dalam rapat tidak berhenti pada saat rapat selesai dilakukan namun juga berlanjut dengan tindak lanjutnya setelah rapat. Suatu rapat tidak akan efektif apabila hasil keputusan rapat tidak dilaksanakan atau tidak ditindaklanjuti. Untuk itu, penting bagi pimpinan rapat untuk dapat memonitor perkembangan tindak lanjut hasil-hasil rapat untuk memastikan bahwa hail-hasil keputusan rapat dilaksanakan dan ditindaklanjuti oleh orang-orang yang ditugaskan.
C. Six Thinking Hats dan Parallel Thinking
Six Thinking Hats adalah suatu metode sistem berfikir yang diciptakan oleh Edward de Bono. Metode ini menggunakan enam topi dengan warna yang berbeda-beda yang setiap topinya secara metafora merepresentasikan satu cara atau arah dan fokus dalam berfikir. Topi-topi tersebut tidak dimaksudkan untuk menggambarkan atau mengelompokkan tipe-tipe pemikir. Jadi, metode ini tidak dimaksudkan untuk mengelompokkan orang, berdasarkan cara berfikirnya, ke dalam kelompok-kelompok yang berbeda. Setiap topi dengan warnanya masing-masing, semata-mata dimaksudkan untuk menggambarkan satu cara atau arah dan fokus dalam berfikir. Setiap orang diharapkan dapat menggunakan semua jenis topi tersebut dalam berfikir. Ketika seseorang mengganti topi yang dipakainya berarti orang tersebut harus juga mengganti tipe thinking yang digunakan. Pada metode ini, aturan main dasarnya adalah setiap orang akan menggunakan warna topi yang sama pada waktu yang sama artinya pada saat yang sama setiap orang harus menggunaan tipe thinking yang sama.
Menurut de Bono, metode six thinking hats ini merupakan metode yang cocok dan memudahkan untuk mengaplikasikan parallel thinking atau konsep berfikir paralel yang merupakan lawan dari argument atau adversarial thinking. Topi dan warna topi dirancang untuk membuat parallel thinking menjadi suatu proses yang praktis. Dengan six thinking hats, setiap orang akan berfikir dengan arah yang sama pada saat yang sama, sehingga parallel thinking akan terjadi. Suatu masalah atau agenda akan dibahas dengan menggunakan arah berfikir yang berbeda-beda sesuai dengan
5
warna topi yang sedang digunakan. Dengan demikian, sebelum keputusan diambil maka atas suatu masalah atau agenda tersebut telah dipertimbangkan dari berbagai arah atau fokus berfikir yang berbeda. Sehingga proses pengambilan keputusan diharapkan dapat menghasilkan keputusan yang terbaik.
Sebaliknya, dalam argument atau adversarial thinking, para peserta rapat akan menggunakan warna topi atau arah berfikir yang berbeda-beda pada saat yang bersamaan. Akibatnya, suatu rapat yang berlangsung dengan menggunakan argument thinking dapat menjadi tidak efektif. Rapat yang tidak efektif biasanya berlangsung lama namun tidak menghasilkan apa-apa. Rapat akan dipenuhi dengan argumen antar para peserta rapat karena masing-masing peserta rapat hanya berfikir dengan cara yang biasa dilakukannya saja. Tidak ada kolaborasi dan sinergi diantara para peserta rapat. Seseorang yang terbiasa melihat sesuatu secara kritis selalu akan melihat kelemahan dari suatu ide dan gagasan. Akibatnya, ide atau gagasan dapat mati secara terlalu dini karena tidak mendapatkan kesempatan untuk dilihat aspek positifnya. Rapat dapat menjadi tidak efektif karena terlalu banyak aspek yang dibahas pada saat yang sama. Agenda rapat menjadi tidak fokus dan pembahasan yang dilakukan menjadi tidak tuntas. Oleh sebab itu, agar rapat berjalan efektif maka suatu rapat perlu untuk menggunakan metode yang mendukung aplikasi dari parallel thinking yaitu metode six thinking hats.
Topi-topi yang dipakai dalam six thinking hats sebagai metafora atau ikon dari jenis thinking atau arah berfikir adalah sebagai berikut:
1. Topi Biru
Topi biru berperan dalam mengatur proses seperti layaknya fungsi konduktor pada suatu orkestra. Pada suatu rapat, topi birulah yang berperan untuk merencanakan agenda rapat, mendorong seluruh peserta rapat untuk memberikan pemikiran yang terbaik, mengatur urutan topi yang akan digunakan, mengelola waktu, dan menetapkan langkah berikutnya. Dengan demikian topi biru akan berperan sebagai fasilitator yang akan mengatur jalannya rapat agar rapat berlangsung secara efisien dan efektif.
Warna topi yang digunakan pada awal dan akhir rapat selalu topi biru. Pada awal rapat orang yang berperan sebagai topi biru akan menentukan misalnya agenda rapat atau fokus yang akan dibahas, urutan topi yang akan digunakan, dan alokasi waktu untuk
masing-6
masing jenis topi. Pada akhir rapat, topi biru berperan untuk mengambil kesimpulan rapat ataupun keputusan rapat dan langkah berikutnya.
Beberapa contoh pertanyaan yang digunakan oleh topi biru adalah sebagai berikut: a. Apa fokus utamanya?
b. Apa problemnya? Bagaiman problem tersebut diselesaikan? c. Jelaskan! Ikhtisarkan!
d. Apa kesimpulan anda?
e. Apa selanjutnya? Rencana aksi? 2. Topi Putih
Topi putih fokus pada data dan informasi. Topi putih antara lain berperan dalam menilai keakuratan dan relevansi dari informasi, memisahkan fakta dengan spekulasi, menentukan langkah yang perlu dilakukan terkait dengan adanya kesenjangan informasi.
Dalam mencari atau mendapatkan data informasi, topi putih dapat digabungkan dengan pendapat orang lain (other people’s views). Dengan demikian sumber informasi dapat lebih luas sehingga dapat mengurangi subjektivitasnya.
Beberapa contoh pertanyaan yang relevan dengan topi putih adalah sebagai berikut. a. Apa yang kita ketahui?
b. Apa yang perlu kita ketahui?
c. Dimana kita dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan? 3. Topi Merah
Topi merah fokusnya berkaitan dengan perasaan, emosi, dan intuisi. Perasaan dan intuisi ini dapat berasal dari pengalaman panjang bertahun-tahun. Dengan topi merah ini, peserta rapat diberikan kebebasan untuk mengemukakan perasaanyaan tanpa perlu harus menjelaskan alasannya. Pada waktu topi merah digunakan, hendaknya para peserta rapat dapat mengemukakan secara singkat dan paling baik dinyatakan dengan pernyataannya dalam satu atau dua kata saja. Atas pernyataan yang disampaikan tersebut tidak perlu ditanyakan mengapa atau apa dasarnya. Beberapa contoh pernyataan yang digunakan oleh topi merah adalah sebagai berikut: a. Intuisi saya mengatakan bahwa harga-harga akan terus naik.
b. Menurut perasaan saya, solusi ini tidak tepat. c. Saya tidak suka dengan alternatif ini.
7 4. Topi Kuning
Topi kuning fokus pada mencari manfaat dan nilai. Topi kuning merepresentasikan sudut pandang berfikir yang logis, positif, dan optimis. Oleh sebab itu, dengan menggunakan topi kuning memungkinkan seseorang untuk mencari manfaat, kemungkinan, dan bagaimana sesuatu dapat dilakukan. Topi kuning ini mengharuskan sesorang berupaya dengan sungguh-sungguh untuk mencari manfaat karena seringkali manfaat tidak secara langsung atau jelas kelihatan. Topi kuning akan dapat mendorong timbulnya ide-ide kreatif. Setiap ide kreatif membutuhkan topi kuning agar mendapatkan perhatian dan tidak mati sebelum sempat dilihat atau dicari manfaatnya.
Contoh pertanyaan yang dapat diajukan pada waktu menggunakan topi kuning antara lain: a. Apa manfaat dari pilihan ini?
b. Mengapa proposal ini lebih disukai? c. Apa aspek positif dari solusi ini? 5. Topi Hitam
Penggunaan topi hitam memungkinkan seseorang untuk menunjukkan kelemahan dan kesulitan. Kelemahan dan kesulitan tersebut harus disampaikan secara kritis dan logis yang didukung dengan argumen-argumen yang valid. Tidak sekedar tidak suka atau menurut perasaan saja. Topi hitam dapat digunakan untuk mencari mengapa sesuatu tidak berfungsi atau tidak dapat dijalankan. Topi hitam ini sangat berguna apabila digunakan setelah topi kuning karena dapat menunjukkan kelemahan yang sekarang atau pun masih berupa potensi, dan juga perhatian dan keprihatinan yang ada. Kesalahan pengambilan keputusan dapat menimbulkan kerugian yang besar. Oleh sebab itu, topi hitam sangat berperan dalam mencegah dipilihnya keputusan yang salah. Namun demikian, penggunaan yang berlebihan dan terlalu dini dari topi hitam akan dapat membunuh ide-ide kreatif secara dini.
Aspek-aspek yang mungkin perlu dipertimbangkan pada waktu menggunakan topi hitam antara lain aspek biaya, peraturan, rancangan, bahan baku, lingkungan, dan keamanan. Contoh pernyataan yang dapat diajukan pada waktu menggunakan topi hitam antara lain: a. Saya fikir proposal ini terlalu mahal biayanya.
b. Ide ini bagus, tetapi apakah peraturan yang ada sekarang memungkinkan ide ini untuk dilaksanakan?
8
c. Pasar yang ada sekarang sudah terlalu jenuh, tidak memungkinkan untuk pemain baru masuk.
6. Topi Hijau
Topi hijau secara khusus berkaitan dengan mencari ide-ide baru, mempertanyaan status quo, dan juga mencari alternatif dan/atau peluang-peluang lain. Topi hijau memungkinkan untuk mengimbangi dominasi dari topi hitam yang lebih bersifat untuk memberikan kritik. Pada topi hijau, ide-ide yang bersifat provokatif yang mungkin jauh sekali kemungkinannya untuk direalisasi didorong untuk disampaikan karena pada saat menggunakan topi hijau tersebut ide yang disampaikan tidak diharuskan untuk disertai dengan dasar yang bersifat logis. Dengan demikian ide-ide liar dimungkinkan untuk muncul.
Contoh pertanyaan pada saat topi hijau dipakai antara lain: a. Apakah ada ide-ide atau lain ?
b. Apakah ada alternatif kegiatan yang lain? c. Apakah ada cara lain untuk melaksanakannya?
d. Apakah ada kemungkinan lain yang perlu dipertimbangkan?
D. Rapat Yang Efektif
Rapat bukanlah tujuan, namun rapat adalah alat untuk mencapai tujuan ataupun menyelesaikan pekerjaan. Rapat yang efektif adalah rapat yang dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Untuk itu, suatu rapat harus mempunyai tujuan yang jelas yang hendak dicapai. Selain ada tujuan yang jelas yang hendak dicapai, rapat pun harus dijalankan dengan proses yang benar yang dapat meyakinkan bahwa tujuan rapat akan dapat dicapai. Untuk itu, dalam pelaksanaan rapat diperlukan suatu metode yang tepat yang mendukung aplikasi dari parallel thinking. Salah satu aplikasi dari metode six thinking hats adalah adalah sebagai alat yang dapat digunakan dalam rapat agar rapat dapat berjalan secara efektif karena metode six thinking hats ini mendukung aplikasi secara praktis dari parallel thinking.
Secara umum ada tiga tahapan penting dari suatu rapat agar suatu rapat dapat berjalan secara efektif yaitu:
1. persiapan rapat; 2. pelaksanaan rapat; dan
9 3. tindak lanjut rapat.
Efektivitas rapat tidak hanya ditentukan pada saat pelaksanaan rapat tetapi dimulai dari tahap sebelumnya yaitu persiapan rapat. Pada tahap persiapan ini, pertama-tama harus ditentukan siapa yang akan memimpin rapat. Pimpinan rapat inilah yang kemudian harus memastikan bahwa persiapan rapat dilakukan dengan baik untuk meyakinkan bahwa rapat yang dilakukan akan berlangsung secara efektif. Dalam tahap persiapan ini terdapat beberapa hal yang harus disiapkan seperti agenda rapat, pihak-pihak yang diundang, waktu dan tempat, undangan, bahan-bahan, ruangan dan tata letaknya, serta peralatan dan perlengkapan rapat. Penting untuk diinfokan kepada pihak-pihak yang diundang apa yang diharapkan dari mereka sehingga mereka secara pribadi akan dapat melakukan persiapan juga. Misalnya, apabila kepada seorang peserta rapat akan diminta untuk melaporkan laporan perkembangan pelaksanaan suatu pekerjaan, maka hal tersebut harus dipastikan telah diberitahukan kepada yang bersangkutan jauh hari sebelumnya sehingga memungkinkan ia untuk menyiapkan laporan yang diminta tersebut.
Dalam pelaksanaan rapat terdapat beberapa hal yang disarankan untuk dilakukan oleh pimpinan rapat untuk meyakinkan agar rapat berjalan dengan efektif, yaitu:
1. Mulai rapat tepat pada waktunya sesuai jadual. Pimpinan rapat tidak perlu menunggu orang-orang yang datang telat. Mulai saja dengan orang yang telah hadir. Hal ini perlu dilakukan untuk membudayakan rapat selalu dimulai sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Untuk membudayakan rapat yang dimulai tepat waktu, di Kemenkeu telah dikembangkan budaya untuk hadir paling lambat dua menit sebelum rapat dimulai. Budaya ini tidak hanya berlaku untuk peserta rapat tapi juga untuk pimpinan rapat.
2. Menetapkan agenda dan aturan main serta tata cara rapat. Agar rapat berlangsung secara efektif maka aturan main dan tata cara rapat dapat menggunakan metode six thinking hats. Pada awal rapat, pimpinan rapat perlu untuk menjelaskan agenda rapat, urutan topi yang digunakan, dan waktunya masing-masing. Urutan topi yang akan digunakan disesuaikan dengan tujuan dari rapat. Yang pasti, topi yang digunakan selalu diawali dengan topi biru dan diakhiri dengan topi biru juga. Sebagai contoh, misalnya suatu rapat dilakukan untuk membahas sebuah proposal yang telah disampaikan yang berisi usulan untuk melaksanakan suatu program diklat baru, maka urutan topi yang dapat digunakan dan waktu untuk masing-masing topi adalah sebagai berikut:
a. Biru - 1/2 menit. b. Merah - 1 menit.
c. Putih - 1 menit. d. Kuning - 2 menit.
10 e. Hitam - 2 menit. f. Hijau - 2 menit. g. Merah - 1menit. h. Biru - 1 menit. Jumlah: 10,5 menit
Dalam metode six thinking hats tidak harus semua warna topi dipakai dalam suatu rapat. Satu warna topi dapat saja dipakai lebih dari satu kali sesuai dengan kebutuhan. Waktu untuk masing-masing topi juga biasanya singkat saja sehingga rapat dapat berlangsung dengan lebih fokus dan keputusan dapat diambil dengan lebih cepat sehingga akan menghemat waktu rapat.
3. Pimpinan rapat yang memerankan topi biru harus memastikan bahwa agenda rapat, aturan main, dan tata cara rapat diikuti. Apabila ada peserta rapat yang tidak menggunakan warna topi yang sesuai, pimpinan rapat harus langsung mengingatkannya. Hal ini perlu dilakukan untuk memastikan bahwa pada saat yang sama semua peserta rapat selalu menggunakan warna topi yang sama. Apabila diperlukan, pimpinan rapat dapat meminta untuk dilakukan perubahan topi yang digunakan. Pimpinan rapat juga harus menangani apabila ada permintaan dari peserta rapat untuk merubah topi yang digunakan. Permintaan tersebut dapat saja disetujui atau ditolak sesuai dengan yang diperlukan.
4. Pimpinan rapat perlu untuk terus menerus memonitor waktu untuk memastikan bahwa agenda rapat dilakukan sesuai dengan rencana dan waktu untuk masing-masing agenda dan topi juga berlangsung sesuai dengan rencana.
5. Agar input setiap orang didengar maka pimpinan rapat harus berusaha untuk mendorong agar orang-orang yang pendiam ikut memberikan pendapat dan idenya. Pimpinan rapat harus berusaha untuk mencegah suatu rapat hanya didominasi oleh satu atau dua orang saja.
6. Pimpinan rapat perlu membuat catatan-catatan penting dari jalannya rapat dan menugaskan seseorang untuk menjadi notulis untuk menyiapkan notulen rapat. Catatan ini penting untuk nanti disampaikan pada akhir rapat.
7. Apabila dalam rapat ada keputusan berupa pembagian tugas, maka pimpinan rapat harus memastikan bahwa orang-orang yang mendapat tugas tersebut telah memahami tugas dan tanggung jawabnya masing-masing.
8. Pada akhir rapat yaitu sebelum rapat ditutup maka pimpinan rapat harus menyampaikan hasil dan kesimpulan rapat serta pembagian tugas, jika ada, kepada para penanggungjawabnya masing-masing. Hal ini perlu dilakukan untuk memastikan bahwa setiap orang memahami apa yang telah terjadi dalam rapat dan tindak lanjut yang harus dilakukan setelah rapat.
11
Setelah rapat selesai tidak berarti tidak ada lagi yang perlu dilakukan. Tindak lanjut dari rapat merupakan bagian penting dari efektivitas suatu rapat. Keputusan-keputusan rapat yang tidak ditindaklanjuti tidak akan membawa hasil apa-apa. Oleh sebab itu, setelah rapat selesai maka pimpinan rapat perlu untuk menindaklanjutinya. Hal ini perlu dilakukan untuk memastikan bahwa orang-orang yang mendapatkan tugas pada waktu rapat berlangsung melaksanakan tugasnya dengan baik dan tepat waktu sehingga hasil yang ingin dicapai dari suatu rapat benar-benar dapat direalisasikan.
Sebagai peserta rapat maka seseorang harus mau memberikan kontribusi dalam rapat yang berlangsung secara penuh dan jujur. Peserta rapat harus mengikuti aturan yang ditetapkan oleh pimpinan rapat dan menggunakan jenis berfikir sesuai dengan topi yang sedang dipakai. Tidak lupa, seorang peserta rapat juga harus memperhatikan batasan waktu yang diperikan oleh pimpinan rapat. Untuk dapat memberikan kontribusi dalam rapat secara maksimal, merupakan hal yang penting bagi seseorang untuk mempunyai kompetensi dalam memberikan kontribusi dalam rapat.
E. Penutup
Agar rapat dapat berjalan dengan efektif maka rapat perlu menggunakan metode yang mendukung aplikasi parallel thinking yaitu metode six thinking hats. Manfaat yang dapat diperoleh dengan menggunakan metode six thinking hats antara lain untuk menjadi lebih fokus dalam berfikir, meningkatkan kreatifitas dan inovasi, mendorong kolaborasi berfikir, meningkatkan sinergi dan mengurangi konfrontasi, dan menghemat waktu. Manfaat ini juga akan dapat diperoleh pada suatu rapat yang berlangsung dengan menggunanakan six thinking hats sebagai alat atau metode dalam pelaksanaan rapatnya. Rapat dapat berlangsung lebih cepat karena para peserta rapat akan terbiasa menarapkan parallel thinking atau konsep berfikir paralel yang merupakan lawan dari argument atau adversarial thinking. Pada satu saat yang sama semua peserta rapat menggunakan jenis berfikir yang sama sehingga rapat dapat berlangung dengan fokus dan arah pembicaraan yang dilakukan sama. Artinya, apabila sedang menggunakan topi kuning maka yang dibicarakan adalah aspek positif dan manfaat. Pada saat tersebut, tidak ada pesertaa arapat yang mengemukakan aspek kerugian atau sisi negatif.
Selain menggunakan alat yang tepat, rapat yang efektif juga akan tergantung dari kontribusi para peserta rapat. Semakin besar dan aktif kontribusi yang diberikan oleh para peserta rapat maka akan semakin besar kemungkinan suatu rapat akan berlangsung secara efektif. Untuk
12
itu penting bagi para peserta rapat untuk meningkatkan kompetensinya dalam memberikan kontribusi dalam rapat.
Kontribusi tersebut dimulai sejak sebelum rapat dimulai yaitu dengan melakukan persiapan sebelumnya dengan membaca bahan rapat dan/atau menyiapkan bahan rapat. Pada saat rapat berlangsung, seorang peserta rapat harus mau menjadi peserta rapat yang aktif yaitu mengikuti aturan dan tata cara yang ditentukan oleh pimpinan rapat dengan baik, memberikan ide dan gagasan, serta memberikan umpan balik atas gagasan orang lain secara konstruktif. Terakhir, setelah rapat berlangung peserta rapat harus mau melakukan tindak lanjutnya dengan mengerjakan apa-apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab yang diberikan dalam rapat dengan baik dan tepat waktu.
*) Penulis adalah Widyaiswara Madya pada Pusdiklat PPSDM
Daftar Pustaka:
1. de Bono, Edward, Six Thinking Hats – Tools for Parallel Thinking, de Bono Thinking Systems, Clive, Iowa 50325, 2012
2. Kementerian Keuangan RI, Kamus Kompetensi
3. Rebori, Marlene K. Cooperative Extension, University of Nevada at Reno, How to Organize and Run Effective Meetings, Fact Sheets 97 - 29
4. Saylor, James H, Conducting Effective Meetings Workbook - A Basic Business Victory Guide, USA, 2006
