BAB II
URAIAN TEORITIS
II.1. KomunikasiKomunikasi merupakan bagian dari kehidupan sosial manusia. Komunikasi memungkinkan terbentuknya suatu tatanan kehidupan sosial yang disebut dengan masyarakat. Istilah komunikasi atau dalam bahasa inggris communication berasal dari kata Latin, communicatio, dan bersumber dari kata communis yang berarti sama makna. Jadi, kalau ada dua orang terlibat dalam komunikasi, misalnya dalam bentuk percakapan, maka komunikasi akan terjadi atau berlangsung selama ada kesamaan makna mengenai apa yang dipercakapkan.
Beberapa definisi komunikasi menurut para ahli (Suprapto, 2009:5-6), antara lain: a) Komunikasi adalah proses yang menggambarkan siapa mengatakan apa dengan
cara apa, kepada siapa dan dengan efek apa (Lasswell).
b) Komunikasi adalah proses yang melibatkan seseorang untuk menggunakan tanda-tanda (alamiah atau universal berupa simbol-simbol berdasarkan perjanjian manusia) verbal atau non verbal yang disadari atau tidak disadari yang bertujuan untuk mempengaruhi sikap orang lain.
c) Komunikasi adalah penyebaran informasi, ide-ide sebagai sikap atau emosi dari seseorang kepada orang lain terutama melalui simbol-simbol (Theodorson dan Thedorson)
Ada tiga pengertian utama komunikasi menurut Suprapto (2009:7), yaitu pengertian secara etimologis, terminologis, dan paradigmatis.
1. Secara etimologis, komunikasi dipelajari menurut asal usul kata, yaitu komunikasi berasal dari bahasa Latin ‘communicatio’, dan perkataan ini
bersumber dari kata ‘comminis’ yang berarti sama makna mengenai sesuatu hal yang dikomunikasikan.
2. Secara terminologis, komunikasi berarti proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain.
3. Secara paradigmatis, komunikasi berarti pola yang meliputi sejumlah komponen berkorelasi satu sama lain secara fungsional untuk mencapai tujuan tertentu. Beberapa fungsi komunikasi antara lain :
• Fungsi informatif. Komunikasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi.
• Fungsi regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi.
• Fungsi persuasif. Hal ini berkaitan dengan kewenangan dan kekuasaan pimpinan dalam mempersuasi bawahan.
• Fungsi integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. II.1.1 Unsur –Unsur Komunikasi
Menurut Prof. Dr. H. Hafied Cangara, M.Sc (Cangara, 2008 : 24-27), komunikasi hanya bisa terjadi kalau didukung adanya sumber, pesan, media, penerima dan efek yang disebut dengan unsur-unsur atau komponen komunikasi. Unsur-unsur dalam komunikasi dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
Gambar 2. 1 Unsur-Unsur Komunikasi
SUMBER PESAN MEDIA PENERIMA EFEK
1. Sumber
Semua peristiwa komunikasi akan melibatkan sumber sebagai pembuat atau pengirim informasi. Dalam komunikasi antarmanusia, sumber bisa terdiri dari satu orang, tetapi bisa juga dalam bentuk kelompok misalnya partai, organisasi, atau lembaga. Sumber sering disebut pengirim, komunikator atau dalam bahasa inggrisnya disebut source, sender, atau encoder.
2. Pesan
Pesan adalah informasi yang disampaikan oleh komunikator kepada komunikan. Pesan dapat disampaikan dengan cara tatap muka atau melalui media komunikasi. Isinya bisa berupa ilmu pengetahuan, hiburan, informasi, nasehat atau propaganda. Pesan disampaikan dengan menggunakan lambang dan simbol. Penyampaian pesan dapat dilakukan dengan secara verbal (misalnya dengan lisan dan tulisan) dan secara non-verbal (misalnya melalui mimik wajah, gerak-gerik tubuh).
Pesan yang disampaikan haruslah bersifat umum, dengan kata lain mengandung hal-hal yang dimengerti oleh audience. Pesan yang bentuknya informatif ialah pesan yang berisi keterangan-keterangan dan informasi. Pesan yang persuasif adalah pesan yang sifatnya mengajak audience nya untuk melakukan sesuatu. Penyampaian pesan dilakukan dengan cara yang jelas (gamblang) dan dengan bahasa yang jelas, bahasa yang dapat dimengerti oleh audience, sehingga tidak menimbulkan kebingungan bagi audience dalam menafsirkan makna dari pesan tersebut.
Untuk dapat dipahami oleh komunikan, maka pesan menurut Cutlip & Center meliputi hal-hal di bawah ini, yang disebut juga The Seven C Communication.1
a. Credibility, antara komunikator dan komunikan memulai komunikasi dengan membangun kepercayaan. Ketika sudah terdapat saling kepercayaan, maka
pesan yang disampaikan oleh komunikator akan mudah diterima oleh komunikan.
b. Content, setiap isi pesan memiliki arti bagi audiensnya dan memiliki kecocokan dengan sistem nilai-nilai yang berlaku bagi orang banyak dan bermanfaat.
c. Context, suatu program komunikasi mestinya berkaitan dengan lingkungan hidup atau keadaan sosial yang bertentangan dan seiring dengan keadaan tertentu dan memperhatikan sikap partisipatif.
d. Clearity, menyusun pesan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mempunyai persamaan arti antara komunikator dan komunikan.
e. Continuity and Consistence, komunikasi merupakan proses yang tiada akhirnya yang memerlukan pengulangan-pengulangan untuk mencapai tujuan dan isi atau makna pesan harus konsisten serta tidak membingungkan audiens f. Capability of Audience, kemampuan khalayak terhadap pesan, yaitu
melibatkan berbagai faktor adanya sesuatu kebiasaan-kebiasaan membaca atau menyerap ilmu pengetahuan dan sebagainya.
g. Channels of Distribution, menggunakan saluran komunikasi yang sudah umum dan sudah biasa dipergunakan agar komunikasi berhasil.
3. Media
Media yang dimaksud di sini ialah alat yang digunakan untuk memindahkan pesan dari sumber kepada penerima.
4. Penerima
Penerima adalah pihak yang menjadi sasaran pesan yang dikirim oleh sumber.Penerima bisa terdiri dari satu orang atau lebih, bisa dalam bentuk kelompok, partai atau negara. Penerima biasa disebut dengan berbagai macam istilah, seperti
khalayak, sasaran, komunikan atau dalam bahasa inggris disebut audience atau receiver.
Penerima adalah elemen penting dalam proses komunikasi karena dialah yang menjadi sasaran dari komunikasi. Jika suatu pesan tidak diterima oleh penerima, akan menimbulkan berbagai macam masalah yang seringkali menuntut perubahan, apakah pada sumber, pesan atau saluran.
5. Pengaruh / Efek
Pengaruh atau efek adalah perbedaan antara apa yang dipikirkan, dirasakan, dilakukan oleh penerima sebelum dan setelah menerima pesan.Pengaruh ini bisa terjadi pada pengetahuan, sikap dan tingkah laku seseorang. Oleh karena itu pengaruh bisa juga diartikan perubahan atau penguatan keyakinan pada pengetahuan, sikap dan tindakan seseorang sebagai akibat penerimaan pesan.
Efek dapat diklasifikasikan menjadi tiga teori (Effendy, 2007:318) yaitu :
1. Efek kognitif terjadi bila ada perubahan pada apa yang diketahui, dipahami, atau dipersepsi khalayak. Efek ini berkaitan dengan transmisi pengetahuan, keterampilan, kepercayaan, atau informasi
2. Efek afektif timbul bila perubahan pada apa yang dirasakan, disenangi atau dibenci khalayak. Efek ini ada hubungannya dengan emosi, sikap, atau nilai.
3. Efek konatif yang sering disebut efek behavioral merujuk pada perilaku nyata yang dapat diamati; yang meliputi pola-pola tindakan, kegiatan, atau kebiasaan berperilaku.
6. Umpan Balik
Umpan balik sebenarnya adalah salah satu bentuk daripada pengaruh yang berasal dari penerima. Umpan balik bisa juga berasal dari unsur lain seperti pesan dan media, meski pesan belum sampai kepada penerima.
7. Lingkungan
Lingkungan atau situasi ialah faktor-faktor tertentu yang dapat mempengarhui jalannya komunikasi. Faktor ini dapat digolongkan atas empat macam, yakni lingkungan fisik, lingkungan sosial budaya, lingkungan psikologis dan dimensi waktu. Lingkungan fisik menunjukkan bahwa suatu proses komunikasi hanya bisa terjadi kalau tidak terdapat rintangan fisik, misalnya geografis. Lingkungan sosial menunjukkan faktor sosial budaya, ekonomi dan politik yang bisa menjadi kendala terjadinya komunikasi. Dimensi waktu menunjukkan situasi yang tepat untuk melakukan kegiatan komunikasi.
II.2. Teori S-O-R
Teori S-O-R sebagai singkatan dari Stimulus-Organism-Response semula berasal dari psikologi. Tetapi kemudian selanjutnya teori ini menjadi teori ilmu komunikasi adalah karena objek materil dari dua bidang ilmu pengetahuan ini sama, yaitu manusia yang jiwanya meliputi komponen-komponen sikap, opini, perilaku, kognisi, afeksi dan konasi. Menurut teori ini, efek yang ditimbulkan adalah reaksi khusus terhadap stimulus khusus, sehingga seseorang dapat mengharapkan dan memperkirakan kesesuaian antara pesan dan reaksi komunikan (Effendy, 2003:254). Dalam proses perubahan sikap, tampak bahwa sikap dapat berubah hanya jika stimulus yang menerpa benar-benar melebihi semula. Perubahan sikap bergantung pada proses yang terjadi pada individu.
Proses komunikasi menurut teori S-O-R dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 2. 2 Model Teori S-O-R
Unsur-unsur dalam model teori ini adalah : Organism : • Perhatian • Pengertian • Penerimaan
• Pesan (Stimulus, S) adalah kegiatan Internal Public Relations
• Komunikan (Organism, O) adalah karyawan yang bekerja di HO Medan • Efek (Response, R) adalah pengaruh (dalam hal motivasi kerja) yang
ditimbulkan melalui kegiatan Internal Public Relations.
Ketika komunikan menaruh perhatian terhadap stimulus atau pesan yang diterimanya, ini berarti bahwa proses komunikasi sedang berlangsung. Jika komunikan mampu mengerti stimulus atau pesan tersebut dan kemudian menerima dan mengolahnya, maka akan terjadi kesediaan untuk mengubah sikap.
II.3. Organisasi
Menurut Prof. Dr. Prajudi Atmosudirdjo S.H (Abdurrachman, 1995:45-46) mengatakan bahwa organisasi itu dapat diartikan :
a) Dalam arti dinamis. Organisasi terdiri atas kegiatan-kegiatan memperinci tugas-tugas dan tanggung jawab secara terperinci, membagi-bagi pekerjaan menjadi bidang-bidang atau kotak-kotak tertentu dan membagikan kepada pejabat-pejabat, memerinci hubungan antara bagian-bagian dan menentukan cara-caranya untuk menempati jabatan-jabatan yang telah ditentukan.
b) Dalam arti statis. Organisasi adalah wadah, rangka dasar daripada manajemen. Tinjauan Prof. Dr. Abdurrachman terhadap organisasi adalah sebagai berikut : a) Sebagai perkumpulan atau perhimpunan, ikatan atau badan, seperti organisasi
politik, organisasi tani, organisasi buruh dan sebagainya.
b) Sebagai rangka strukturil dalam mana pekerjaan dari banyak orang dilakukan untuk merealisasi tujuan bersama. Dengan demikian, organisasi merupakan suatu sistem pembagian pekerjaan, pembagian tugas dan kewajiban antara orang-orang atau groups.
Banyak definisi organisasi yang diutarakan oleh para ahli, dan dari semuanya itu, terdapat unsur-unsur di dalam pengertian organisasi, antara lain :
a) Adanya kerja sama untuk mencapai tujuan bersama. b) Adanya persekutuan yang lebih dari dua orang.
c) Adanya pembagian tugas pekerjaan dan tanggung jawab untuk mencapai tujuan yang sama.
d) Adanya rangka strukturil untuk meletakkan wewenang dan tanggung jawab. Menurut Goldhear (Wiryanto, 2005:55), yang namanya organisasi sekurang-kurangnya meliputi empat pendekatan, yaitu pendekatan ilmiah, pendekatan hubungan antarmanusia, pendekatan sistem dan pendekatan budaya.
1. Pendekatan Ilmiah
Pendekatan ilmiah menganggap bahwa organisasi harus menggunakan metode-metode ilmiah dalam meningkatkan produktivitas. Studi pengendalian secara ilmiah akan memungkinkan manajemen mengidentifikasi cara-cara atau alat untuk meningkatkan produktivitas, dan pada akhirnya akan meningkatkan keuntungan.
2. Pendekatan Hubungan antarmanusia
Pendekatan hubungan antarmanusia berkembang sebagai reaksi terhadap perhatian eksklusif faktor fisik dalam mengukur keberhasilan organisasi. Salah satu asumsi dasar dari pendekatan hubungan antarmanusia adalah kenaikan kepuasan kerja akan mengakibatkan kenaikan produktivitas. Seorang karyawan yang bahagia adalah karyawan yang produktif. Oleh karena itu, fungsi manajemen adalah menjaga agar karyawan terus merasa puas.
Pemimpin menciptakan norma-norma dan para anggota kelompok mengikutinya. Pengendalian kepemimpinan dianggap cara terbaik untuk meningkatkan kepuasan dan produksi. Manajemen berusaha untuk mempengaruhi para pemimpin, yang pada
gilirannya mempengaruhi pekerja, sehingga mereka merasa senang dan akan menjadi produktif. Pendekatan hubungan antarmanusia sangat menghargai pemimpin demokratis. Pemimpin tipe ini mendorong anggotanya untuk berpartisipasi dalam menjalankan organisasi dengan memberikan saran-saran, umpan balik, dan menyelesaikan masalah dan keluhan mereka sendiri. Semua anggota organisasi harus berpartisipasi dalam pembuatan keputusan, yang pada akhirnya mempengaruhi mereka. Komunikasi merupakan salah satu alat penting manajemen dalam usaha mencapai hasil tersebut. Pendekatan hubungan antarmanusia, mengakui pentingnya kelompok sosial, informal di dalam organisasi dan memberikan pertimbangan khusus kepada komunikasi antarpribadi di dalam sub-kelompok organisasi itu.
3. Pendekatan Sistem
Pendekatan sistem mengkombinasikan unsur-unsur terbaik dari pendekatan ilmiah dengan pendekatan hubungan antarmanusia. Pendekatan ini memandang manusia sebagai suatu sistem, dimana semua bagian berinteraksi dan setiap bagian mempengaruhi bagian lainnya. Organisasi dipandang sebagai suatu sistem yang terbuka terhadap informasi baru, responsive terhadap lingkungan, bersifat dinamis dan selalu berubah.
Pendekatan sistem menganggap bahwa kedua faktor, yakni faktor fisik dan psikologis sebagai pendekatan manajemen ilmiah, dan faktor sosial serta psikologis sebagai pendekatan hubungan antarmanusia adalah penting. Setiap faktor mempengaruhi faktor lainnya. Semua harus dipertimbangkan jika menginginkan organisasi dapat berfungsi dengan baik. Dalam pendekatan ini, komunikasi membuat sistem tersebut vital dan tetap hidup. Bila suatu sistem harus bertahan, maka semua bagian-bagiannya harus dikoordinasikan dan semua kegiatannya disinkronkan.
Komunikasi akan menghubungkan berbagai bagian lainnya dan menghasilkan ide-ide baru.
4. Pendekatan Budaya
Pendekatan budaya adalah pendekatan kontemporer tentang organisasi. Pendekatan budaya beranggapan bahwa perusahaan harus dipandang sebagai suatu kesatuan sosial atau budaya.
Pada umumnya suatu kelompok atau kultur sosial selalu memiliki peraturan, seperti : perilaku, peran dan nilai-nilai. Demikian pula halnya suatu organisasi. Oleh karena itu organisasi harus mengidentifikasi jenis kultur, norma-norma, atau nilai-nilai yang dianutnya. Tujuan dari analisis ini adalah untuk memahami bagaimana organisasi berfungsi, bagaiman organisasi mempengaruhi dan dipengaruhi oleh anggotanya dalam budaya organisasi tersebut.
Perspektif budaya memandang organisasi dan para pekerjanya memiliki seperangkat nilai-nilai dan tujuan yang sama. Seperti halnya warga Negara di dalam sebuah Negara. Demikian pula halnya para pekerja menyumbangkan pertumbuhan dan kemakmuran organisasi. Bagaimana pun juga para pekerja akan menikmati pertumbuhan dan kemakmuran tersebut. Moral dan produktivitas pekerja berkaitan erat satu sama lain. Keduanya tidak merupakan tujuan yang terpisah, tetapi secara integral berkaitan.
Perusahaan sebagai sebuah organisasi yang berhasil harus memiliki delapan persyaratan, sebagai berikut :
1. Mereka memiliki bias untuk bertindak
Perusahaan membiasakan diri melakukan tindakan yang sudah lama diteliti, dilaporkan, dan dirapatkan dalam suatu komite.
Perusahaan membiasakan diri mendengarkan para pelanggannya dan mencoba untuk menyuguhkan kualitas dan pelayanan yang diinginkan pelanggannya.
3. Mereka mendorong pemimpin yang mandiri dan berjiwa wirausaha
Perusahaan mendorong para pekerjanya mengambil risiko dan kreatif dalam bekerja. 4. Mereka mencapai produktivitas melalui orang
Perusahaan harus menganggap bahwa para anggotanya sebagai sumber produktivitas. Perbedaan tajam antara manajemen dengan pekerja sangat dihindari.
5. Mereka mendorong manajemen yang transparan
Di dalam perusahaan, manajemen mengetahui apa yang sedang terjadi, sebab manajemen tetap dekat dengan kegiatan operasi perusahaan, seperti mengunjungi bagian-bagian dan melakukan inspeksi ke pabrik.
6. Mereka tetap berpegang pada apa yang mereka ketahui
Perusahaan mengetahui apa bisnis yang digelutinya, tidak berusaha untuk terlibat dalam kegiatan dimana mereka tidak ahli.
7. Mereka memiliki struktur organisasi yang sederhana dan bersandar pada puncaknya.
Perusahaan dibentuk dengan struktur yang sederhana, tanpa struktur organisasi yang rumit, dengan staf yang relatif sedikit pada puncak hierarkinya.
8. Mereka bersifat desentralisasi (longgar) dan sentralisasi (ketat)
Perusahaan pada umumnya terdesentralisasi, dalam arti pekerjanya relatif memiliki otonomi, tetapi sangat tersentralisasi dalam arti tujuan dan nilai-nilainya. II.3.1 Komunikasi Dalam Organisasi
Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Di dalam sebuah organisasi, secara khusus fungsi komunikasi meliputi
pesan-pesan mengenai pekerjaan, pemeliharaan, motivasi, integrasi dan inovasi. Komunikasi organisasi dapat dilihat sebagai “proses mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyebarkan komunikasi yang memungkinkan organisasi berfungsi.”
Terdapat dua dimensi komunikasi dalam kehidupan organisasi perusahaan, yaitu komunikasi internal dan komunikasi eksternal.
1. Komunikasi internal adalah pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan atau jawatan yang menyebabkan terwujudnya perusahaan atau jawatan tersebut lengkap dengan strukturnya yang khas (organisasi) dan pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal di dalam perusahaan atau jawatan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (operasi dan manajemen) (Effendy, 2006:122).
Komunikasi internal terdiri dari komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal. a. Komunikasi vertikal, yaitu komunikasi dari atas ke bawah (downward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication), adalah komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan. Dalam komunikasi vertikal, pimpinan memberikan instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk, informasi-informasi, penjelasan-penjelasan, dan lain-lain kepada bawahannya. Dan di sisi lain, bawahan memberikan laporan-laporan, saran-saran, pengaduan-pengaduan dan sebagainya kepada pemimpin.
b. Komunikasi horizontal ialah komunikasi secara mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf, karyawan sesama karyawan, dan sebagainya.
Komunikasi internal terdiri dari dua jenis, yaitu komunikasi persona (Personal Communication) dan komunikasi kelompok (Group Communication). (Rumanti, 2002:89-90)
Komunikasi persona ialah komunikasi antara dua orang dan dapat berlangsung dengan cara tatap muka (face to face communication) dan dengan menggunakan media (mediated communication). Komunikasi kelompok adalah komunikasi antara seseorang dengan sekelompok orang dalam situasi tatap muka.
2. Komunikasi eksternal ialah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Komunikasi ekternal terdiri dari komunikasi dari organisasi kepada khalayak dan komunikasi dari khalayak kepada organisasi.
Kegiatan Internal public relations tergolong dalam komunikasi internal. Sesuai dengan tujuan internal public relations yakni membina hubungan yang harmonis antara publik yang ada di dalam organisasi/perusahaan, yaitu dengan cara membina komunikasi dua arah (antara pimpinan dan karyawan atau antara sesama karyawan) yang bersifat persuasif dan informatif, yang dapat dilaksanakan dengan cara tertulis, yakni menggunakan surat-surat, papers, bulletin, brosur; dengan cara lisan, yakni mengadakan briefing, rapat-rapat, diskusi, ceramah; dan dengan cara conseling, yakni dengan menyediakan beberapa anggota staf yang telah mendapat latihan atau pendidikan untuk memberikan nasehat-nasehat kepada para karyawan, turut memecahkan masalah-masalah pribadi mereka, atau mendiskusikannya bersama-sama.
Komunikasi organisasi dapat bersifat formal dan informal. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara social yang berorientasi kepada anggotanya secara individual (Wiryanto, 2005: 54).
II.3.2 Arus Komunikasi Dalam Organisasi 1. Komunikasi Ke Atas
Komunikasi ke atas merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hierarki yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi (Wiryanto, 2005: 56).. Jenis komunikasi ini mencakup :
• Kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan, yang berarti bahwa apa yang sedang terjadi dalam pekerjaan, seberapa jauh pencapaiannya, apa yang masih harus dilakukan, dan masalah lain yang serupa.
• Masalah yang berkaitan dengan pekerjaan dan pertanyaan yang belum terjawab.
• Berbagai gagasan untuk perubahan dan saran-saran perbaikan.
• Perasaan yang berkaitan dengan pekerjaan mengenai organisasi, pekerjaan itu sendiri, pekerja lainnya dan masalah lain yang serupa.
Komunikasi ke atas sangat penting untuk mempertahankan pertumbuhan organisasi. Komunikasi memberikan umpan balik kepada manajemen. Umpan balik diperlukan untuk mengetahui semangat kerja para pekerjanya dan berbagai ketidakpuasan yang terjadi. Komunikasi penting untuk membuat bawahan merasa memiliki dan sebagai bagian dari organisasi. Di samping itu juga memungkinkan manajemen memiliki kesempatan untuk memperoleh berbagai gagasan baru dari para pekerjanya.
Komunikasi ke atas penting bagi organisasi, namun sulit dikendalikan. Salah satu masalahnya adalah pesan yang mengalir ke atas seringkali merupakan pesan yang perlu didengar oleh hierarki yang lebih tinggi. Para pekerja sering enggan mengirim pesan yang negatif, karena khawatir dianggap sebagai trouble maker. Pesan yang dikirim ke atas, terutama yang menyangkut ketidakpuasan para pekerja, tidak
didengar atau ditanggapi oleh manajemen, karena bisa menganggu produktivitas. Apabila pesan itu diabaikan, para karyawan pun merasa tidak perlu mengirim pesan ke atas.
Ketidakpuasan yang semakin memburuk akan menimbulkan masalah besar bagi organisasi. Kadang kala pesan itu tidak sampai karena para penjaga gerbang mungkin menyaring pesan-pesan tertentu. Apabila masalahnya menyangkut kejelasan penugasan pekerjaan, kebanyakan karyawan lebih menyukai untuk menghubungi rekan lainnya daripada menghubungi manajemen, karena mereka khawatir dianggap tidak mampu.
Masalah lain menyangkut komunikasi ke atas adalah manajemen telah menjejali arus pesan ke bawah, sehingga kehilangan kapasitas untuk menerima pesan. Para manajer terlalu banyak menjadi sumber pesan, mengakibatkan pekerja menjadi pendengar yang kurang baik. Hambatan lain adalah hambatan fisik. Manajemen biasanya secara fisik terpisah dari para pekerjanya. Dengan demikian, situasinya menjadi sulit bagi manajemen untuk mengetahui masalah yang berkaitan dengan pekerjaan yang memerlukan perhatian segera.
2. Komunikasi Ke Bawah
Komunikasi ke bawah merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hierarki yang lebih tinggi ke tingkat yang lebih rendah. Perintah seringkali merupakan contoh untuk komunikasi ke bawah (Rumanti, 2002:92). Bersamaan dengan pemberian perintah tersebut biasanya diikuti dengan penjelasan prosedur, tujuan dan sejenisnya. Para manajer juga bertanggung jawab memberikan penilaian kepada karyawannya dan memotivasi mereka. Semuanya mengatasnamakan produktivitas dan demi kebaikan organisasi secara keseluruhan.
3. Komunikasi Lateral
Komunikasi lateral adalah pesan antara sesama, yakni manajer ke manajer, karyawan ke karyawan. Pesan semacam ini biasa bergerak di bagian yang sama di dalam organisasi atau mengalir antarbagian. Komunikasi lateral ini memperlancar pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode dan masalah. Hal ini membantu organisasi untuk menghindari beberapa masalah dan memecahkan masalah lainnya, serta membangun semangat kerja dan kepuasan pekerja. Hubungan yang baik dan komunikasi yang bermakna di antara para pekerja merupakan sumber utama kepuasan. Komunikasi lateral dapat membantu mengkoordinasikan berbagai kegiatan di dalam organisasi dan memungkinkan berbagai divisi untuk mengumpulkan pengalaman serta keahliannya. Komunikasi lateral efektif sebagai pertukaran dalam mengumpulkan pengalaman dan sumberdaya, tempat kita bekerja di organisasi yang kompetitif. Apabila hanya terdapat satu tempat promosi, dan promosi itu didasarkan pada kualitas pekerjaan yang dicapai, maka sulit bagi para pekerja untuk berbagi pengalaman satu dengan yang lainnya.
II.4. Motivasi
Motivasi adalah dorongan atau keinginan untuk mencapai tujuan tertentu atau faktor-faktor yang mendorong seseorang untuk melakukan pekerjaannya, secara lebih bersemangat sehingga akan memperoleh prestasi yang lebih baik (Gitosudarmo, 2006:28 ). Faktor-faktor tersebut antara lain:
1. Faktor intrinsik, yaitu faktor-faktor yang memuaskan dan timbul dari dirinya sendiri. Indikator intrinsik yaitu keinginan untuk berprestasi, untuk maju, memiliki kehidupan pribadi.
2. Faktor ekstrinsik, yaitu faktor-faktor dari luar diri seseorang yang mempengaruhi semangat seseorang dalam bekerja. Indikator ekstrinsik yaitu pekerjaan itu sendiri,
status kerja, tempat pekerjaan, keamanan pekerjaan, gaji, atau penghasilan yang layak, pengakuan dan penghargaan kepercayaan melakukan pekerjaan, kepemimpinan yang baik dan adil, dan kebijaksanaan administrasi.
Masing-masing orang dalam suatu organisasi mempunyai tujuan individu. Antara tujuan individu dan tujuan organisasi harus ada kesinambungan. Sehingga aktivitas yang dilakukan oleh individu dalam suatu organisasi tidak jauh menyimpang dari aktivitas organisasi. Sebaliknya, jika terjadi kesenjangan antara tujuan individu dengan tujuan organisasi, maka hal ini tidak akan memberikan keuntungan bagi organisasi.
Teori motivasi dibedakan menjadi dua, yaitu teori kepuasan dan teori proses. Teori kepuasan berhubungan dengan faktor yang ada dalam diri seseorang yang memotivasinya, sedangkan teori proses adalah bagaimana motivasi itu terjadi. Drs. Indriyo Gitosudarmo (2006) dalam bukunya yang berjudul “Perilaku Keorganisasian” memberikan penjelasan tentang beberapa teori motivasi.
II.4.1 Teori Kepuasan
1. Teori Hierarki Kebutuhan (oleh Maslow)2 dan teori ERG (oleh Clayton Alderfer)3 Menurut teori ini, manusia di tempat kerjanya di motivasi oleh suatu keinginan untuk memuaskan sejumlah kebutuhan yang ada dalam dirinya. Teori ini juga mengatakan bahwa kebutuhan manusia tersusun dalam suatu hierarki dimulai dari kebutuhan paling dasar sampai ke kebutuhan yang komplek atau paling tinggi tingkatannya. Selain itu, menurut teori ini, kebutuhan yang belum terpuaskan dapat mendorong seseorang untuk berperilaku. Ketika kebutuhan yang awal sudah terpenuhi, maka seseorang akan berusaha memenuhi kebutuhan yang lebih tinggi lagi hierarkinya.
2
Indriyo Gitosudarmo & I Nyoman Sudita, Perilaku Keorganisasian, BPFE Yogyakarta. Yogyakarta, 2006, hal 30-34
Tingkatan atau hierarki kebutuhan manusia pada umumnya sebagai berikut : 1) Kebutuhan Fisiologis / Kebutuhan Eksistensi, yakni kebutuhan untuk dapat hidup
seperti makanan, minuman, perumahan, oksigen, tidur, dan lain sebagainya.
2) Kebutuhan Rasa Aman / Kebutuhan Eksistensi, yakni keamanan akan perlindungan dari bahaya kecelakaan kerja, jaminan akan kelangsungan pekerjaannya, dan jaminan akan hari tuanya pada saat mereka tidak lagi bekerja 3) Kebutuhan Sosial / Kebutuhan Akan Keterikatan, yakni kebutuhan akan adanya
kelompok kerja yang kompak, supervisi yang baik, rekreasi bersama dan sebagainya.
4) Kebutuhan Penghargaan / Kebutuhan Pertumbuhan, yakni kebutuhan keinginan untuk dihormati, dihargai atas prestasi seseorang, pengakuan atas kemampuan dan keahlian seseorang serta efektivitas kerja seseorang
5) Kebutuhan Aktualisasi Diri / Kebutuhan Pertumbuhan, yakni kebutuhan yang berkaitan dengan proses pengembangan akan potensi yang sesungguhnya dari seseorang.
2. Teori Dua Faktor (oleh Herzberg)
Teori ini menyatakan ada dua faktor yang mempengaruhi karyawan dalam bekerja.
1) Terdapat sejumlah kondisi ekstrinsik pekerjaan, yang apabila kondisi itu tidak ada, menyebabkan ketidakpuasan di antara para karyawan.4
2) Terdapat sejumlah kondisi intrinsik pekerjaan yang apabila kondisi tersebut ada, dapat berfungsi sebagai motivator, yang dapat menghasilkan prestasi kerja yang baik.5 Tetapi jika kondisi atau faktor-faktor tersebut tidak ada, tidak akan menyebabkan adanya ketidakpuasan. Faktor tersebut antara lain prestasi,
pengakuan, pekerjaan itu sendiri, tanggung jawab, kemajuan-kemajuan, pertumbuhan dan perkembangan pribadi.
II.4.2 Teori Proses
1. Teori Keadilan (oleh J Stacy Adam)6
Menurut teori ini, manusia di tempat kerja menilai tentang inputnya dalam hubungannya dengan pekerjaan dibandingkan dengan hasil yang ia peroleh. Input meliputi tingkat pendidikannya, keahliannya, upaya, masa kerja, kepangkatan dan produktivitas, sedangkan hasil (outcomes) adalah semua imbalan yang dihasilkan dari pekerjaan seseorang, seperti gaji, promosi, penghargaan, prestasi dan status.
2. Teori Pengharapan (oleh Kurt Levin dan Edward Tolman, serta Victor Vroom)7 Menurut teori ini, motivasi ditentukan oleh hasil yang diharapkan diperoleh seseorang sebagai akibat dari tindakannya. Teori ini juga menyatakan bahwa orang akan termotivasi untuk bekerja dengan baik bila ada peluang untuk mendapatkan insentif (imbalan). Besar kecilnya motivasi kerja tergantung pada nilai insentif itu pada masing-masing individu.
3. Teori Penguatan
Menurut teori ini, perilaku merupakan fungsi dari akibat yang berhubungan dengan perilaku tersebut. Suatu kondisi kerja tertentu yang dibentuk oleh sebuah organisasi (sebagai stimulus), kemudian karyawan bertindak seperti yang diinginkan organisasi (tanggapan), seterusnya organisasi memberi imbalan yang sesuai dengan tindakan atau perilakunya (konsekuensi dari perilaku). Dari sudut pandang motivasi, melalui penggunaan stimulus dan konsekuensi atau imbalan, karyawan termotivasi untuk melakukan perilaku yang diinginkan organisasi.
Beberapa jenis penguatan yang dapat digunakan manajer untuk memotivasi karyawan, yaitu penguatan positif, penguatan negatif dan hukuman. Penguatan positif dilakukan dengan memberikan penguat atas perilaku yang diinginkan sehingga perilaku tersebut akan diulangi kembali, dengan kata lain, pimpinan tidak hanya memberikan penghargaan tetapi juga kenaikan imbalan. Penguatan negatif adalah mencegah atau menghilangkan akibat yang tidak diharapkan. Hukuman diterapkan untuk menghilangkan kemungkinan perulangan kembali perilaku yg tidak diinginkan. 4. Teori Penetapan Tujuan (oleh Edwin Locke)
Menurut teori ini, bahwa karyawan yang memahami tujuan atau apa yang diharapkan organisasi terhadapnya akan mempengaruhi perilaku kerjanya. Tujuan yang jelas akan menghasilkan prestasi yang lebih tinggi dari pada tujuan yang abstrak. II.5. Public Relations (PR)
Gejala PR sudah dirasakan sejak manusia pertama ada, tetapi istilah Public Relations sendiri ada sejak awal abad 20 dan diperkenalkan oleh Ivy Ledbetter Lee pada tahun 1906. Ivy Lee menampilkan gagasan Declarations of Principles, yang memuat asas bahwa khalayak tidak dapat diabaikan oleh pihak manajemen dan dianggap bodoh oleh pers. Khalayak berhak mengetahui kebenaran informasi melalui pers tanpa harus disembunyikan oleh pihak manajemen (Effendy, 1989 : 106).
Istilah Public Relations terdiri dari dua kata, yakni public (sekelompok orang yang menaruh perhatian pada sesuatu hal yang sama, mempunyai minat dan kepentingan yang sama pula) dan relations (hubungan-hubungan). Banyak ahli yang mengemukakan pendapatnya tentang definisi Public Relations diantaranya sebagai berikut (Abdurrachman, 1995 : 42-45) :
a) Menurut J.C. Seidel, Public Relations Director, Division of Housing, State of New York, Public Relations adalah proses yang kontinu dari usaha-usaha
manajemen untuk memperoleh good will dan pengertian dari para langganannya, pegawainya dan publik pada umumnya; kedalam dengan mengadakan analisa dan perbaikan-perbaikan terhadap diri sendiri, keluar dengan mengadakan pernyataan-pernyataan.
b) Menurut W.Emerson Reck, Public Relations Director, Colgate University, Public Relations adalah kelanjutan dari proses penetapan kebijaksanaan, penentuan pelayanan dan sikap yang disesuaikan dengan kepentingan orang-orang atau golongan agar orang atau lembaga itu memperoleh kepercayaan dan good will dari mereka. Kedua, pelaksanaan kebijaksanaan, pelayanan dan sikap adalah untuk menjamin adanya pengertian dan penghargaan yang sebaik-baiknya.
c) Menurut Howard Bonham, Vice Chairman, American National Red Cross, Public Relations adalah suatu seni untuk menciptakan pengertian publik yang lebih baik, yang dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap seseorang atau suatu organisasi atau badan.
Berdasarkan beberapa definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa di dalam Public Relations terdapat suatu kegiatan untuk menanamkan dan memperoleh pengertian, good-will, kepercayaan, penghargaan pada dan dari publik suatu organisasi khususnya dan masyarakat umumnya. Dalam Public Relations terdapat suatu usaha untuk mewujudkan hubungan yang harmonis antara suatu badan dengan publiknya, usaha untuk memberikan atau menanamkan kesan yang menyenangkan, sehingga akan timbul opini publik yang menguntungkan bagi kelangsungan hidup organisasi itu.
Manajemen organisasi melakukan fungsi public relations untuk dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Pelaksanaan public relations bertumpu pada ketrampilan membina hubungan antar manusia di dalam dan di luar organisasi. Ini dapat dilaksanakan dengan menunjukkan hal-hal yang positif tentang apa yang
telah dilaksanakan dan direncanakan. Memberikan keterangan-keterangan/penjelasan-penjelasan kepada publik dengan jujur sehingga publik merasa well-informed dan diikutsertakan dalam usaha suatu organisasi. Untuk mencapai tujuan tersebut, maka kegiatan Public Relations harus dikerahkan ke dalam, disebut Internal Public Relations dan keluar, disebut External Public Relations.
Internal Public Relations bertujuan membina hubungan yang harmonis antara publik yang ada di dalam organisasi/perusahaan, yaitu dengan cara membina komunikasi dua arah yang bersifat persuasif dan informatif, yang dapat dilaksanakan dengan cara tertulis, yakni menggunakan surat-surat, papers, bulletin, brosur; dengan cara lisan, yakni mengadakan briefing, rapat-rapat, diskusi, ceramah; dan dengan cara conseling, yakni dengan menyediakan beberapa anggota staf yang telah mendapat latihan atau pendidikan untuk memberikan nasehat-nasehat kepada para karyawan, turut memecahkan masalah-masalah pribadi mereka, atau mendiskusikannya bersama-sama.
External Public Relations bertujuan membina hubungan yang harmonis antara publik yang ada di luar organisasi/perusahaan, yaitu dengan cara membina komunikasi efektif yang bersifat timbal balik, persuasif dan informative. Komunikasi dengan pihak eksternal dapat dilakukan dengan cara Personal Contact, Press Releases, Press Relations, Press conference & press briefings, Publicity, Radio dan televisi, film, media komunikasi dan informasi lainnya, misalnya kartu pos bergambar, kalender, telepon, dan sebagainya.
