MODUL 7 ALIRAN INFORMASI DALAM ORGANISASI OLEH : ARIS FEBRI RAHMANTO

(1)

MODUL 7

ALIRAN INFORMASI

DALAM ORGANISASI

OLEH :

(2)

SIFAT ALIRAN INFORMASI

Guetzkow (1965) menyatakan aliran informasi dalam organisasi terjadi dengan tiga cara yaitu :

• Penyebaran pesan secara serentak, yaitu penerimaan suatu informasi dalam waktu yang bersamaan. Misalnya pada pertemuan dosen seluruh fakultas, rektor menyebarkan memo sekaligus kepada seluruh dosen. • Penyebaran pesan secara berurutan, yaitu penyebaran

informasi dalam waktu yang tidak beraturan, jadi informasi tiba ditempat yang berbeda dan waktu yang berbeda pula.

(3)

POLA ALIRAN INFORMASI

Analisis eksperimental pola komunikasi :

• Pola roda, adalah pola yang mengarahkan seluruh informasi kepada individu yang menduduki posisi sentral. Orang yang dalam posisi sentral menerima kontak dan informasi yang disediakan oleh anggota organisasi lainnya dan memecahkan masalah dengan saran dan persetujuan anggota lainnya.

• Pola lingkaran memungkinkan semua anggota berkomunikasi satu dengan yang lainnya hanya melalui sejenis sistem pengulangan pesan. Tidak seorang anggotapun dapat berhubungan langsung dengan anggota lainnya dan tidak memiliki akses langsung terhadap informasi yang diperlukan

(4)

PENGARUH DUA POLA KOMUNIKASI DALAM PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI

Variabel komunikasi organisasi Pola roda Pola lingkaran Aksebilitas para anggota satu

dengan lainnya

Rendah Tinggi

Pengawasan aliran pesan Tinggi Rendah Moral atau kepuasan Sangat rendah Tinggi

Kemunculan kepemimpinan Tinggi Sangat rendah Kecermatan solusi Baik Buruk

Kecepatan kinerja Cepat Lambat Jumlah pesan yang dikirimkan Rendah Tinggi

Kemunculan organisasi yang stabil Cepat Sangat lambat Penyesuaian dengan perubahan

kerja

Lambat Cepat

(5)

PERANAN JARINGAN KERJA

KOMUNIKASI

Tujuh peranan jaringan kerja komunikasi :

• Anggota klik. Klik adalah sebuah kelompok individu yang paling sedikit separuh dari kontaknya merupakan hubungan dengan anggota lainnya. Klik terdiri dari individu yang keadaan sekelilingnya memungkinkan kontak antar individu, yang satu sama lain saling menyukai, dan merasa amat puas dengan kontak tersebut.

• Penyendiri. Adalah mereka yang hanya melakukan sedikit atau sama sekali tidak mengadakan kontak dengan anggota kelompok lainnya.

(6)

Goldhaber

(1979)

menyatakan

penyendiri

berbeda dengan klik dalam arti :

1. kurang aman dalam konsep diri

2. kurang termotivasi oleh cita-cita

3. kurang bersedia untuk berinteraksi dengan

orang lain

4. lebih

muda

dan

kurang

berpengalaman

dalam sistem

5. lebih jarang menduduki posisi yang kuat

dalam organisasi

6. lebih

cenderung

menahan

daripada

melancarkan aliran informasi

7. relatif lebih tidak puas dengan sistem

8. beranggapan

bahwa

sistem

komunikasi

tertutup bagi mereka

(7)

• Jembatan. Adalah seorang anggota klik yang

memiliki sejumlah kontak yang menonjol dalam

kontak antarkelompok, juga menjalin kontak

dengan anggota klik lainnya.

• Penghubung. Adalah orang yang mengakitkan

atau menghubungkan dua klik atau lebih tetapi

ia bukan anggota salah satu kelompok yang

dihubungkan tersebut.

• Penjaga gawang (gate keeper) adalah orang

yang

secara

strategis

ditempatkan

dalam

jaringan agar dapat melakukan pengendalian

atas pesan apa yang akan disebarkan melalui

sistem tersebut. Ketua jurusan adalah contoh

yang jelas dari seorang penjaga gawang di

universitas.

(8)

• Pemimpin pendapat (opinion leader) adalah orang tanpa jabatan formal dalam semua sistem sosial, yang membimbing pendapat dan mempengaruhi orang lain dalam mengambil keputusan.

• Kosmopolitan adalah orang yang menjadi milik seluruh dunia atau orang yang bebas dari prasangka, gagasan, atau kecintaan lokal, daerah, atau nasional. Melakukan kontak dengan dunia luar, dengan individu diluar organisasi.

(9)

ARAH ALIRAN INFORMASI

Arah aliran informasi terdiri dari :

• Komunikasi ke bawah, informasi yang bergerak dari suatu jabatan yang otoritasnya lebih tinggi kepada yang otoritasnya lebih rendah

• Komunikasi ke atas, informasi mengalir dari otoritasnya lebih rendah kepada yang otoritasnya lebih tinggi

• Komunikasi horizontal, informasi bergerak diantara orang yang jabatannya sama tingkat otoritasnya

• Komunikasi lintas saluran, informasi yang bergerak diantara orang yang jabatannya tidak menjadi atasan atau bawahan dan menempati fungsional yang berbeda.

• Informasi yang mengalir secara informal bersama dengan selentingan

(10)

KOMUNIKASI KE BAWAH

Katz dan kahn (1966) menguraikan lima jenis

informasi yang dikomunikasikan dari atasan

kepada bawahan :

• Informasi mengenai melakukan pekerjaan

• Informasi mengenai dasar pemikiran untuk

melakukan pekerjaan

• Informasi mengenai kebijakan dan praktik

organisasi

• Informasi mengenai kinerja karyawan

• Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki

tugas (sense of mission)

(11)

PEMILIHAN METODE DAN MEDIA

DALAM KOMUNIKASI KE BAWAH

Level (1972) menguraikan metode untuk berbagai

jenis komunikasi :

• Tulisan saja

• Lisan saja

• Tulisan diikuti lisan

• Lisan diikuti tulisan

Enam kriteria untuk memilih metode penyampaian

informasi kepada pegawai :

- Ketersediaan

- relevansi

- Biaya

- respons

- Pengaruh

- keahlian

(12)

Metode paling efektif v.s paling tidak efektif

Situasi Paling efektif Paling tidak efektif

Penyampaian informasi yang memerlukan tindakan segera pegawai

Lisan diikuti tulisan

Tulisan saja Informasi yang memerlukan tindakan

pegawai pada waktu mendatang

Tulisan saja Lisan saja

Penyampaian informasi yang bersifat umum

Tulisan saja Lisan saja

Penyampaian arahan atau perintah perusahaan

Lisan saja Penyampaian informasi mengenai

perubahan kebijakan perusahaan yang penting

Lisan saja

Penyampaian kemajuan kerja kepada penyelia

Lisan saja

Promosi kempanye keamanan Lisan diikuti tulisan

(13)

KOMUNIKASI KE ATAS

Alasan pentingnya komunikasi ke atas :

• Memberikan informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegitan orang-orang lainnya

• Memungkinkan bahkan mendorong omelan dan keluh kesah muncul kepermukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi sebenarnya

• Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberikan kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran mengenai operasi organisasi

(14)

• Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka

• Mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah

• Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut.

(15)

Sharma (1979) mengemukakan empat alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat sulit :

• Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka

• Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak tertarik pada masalah pegawai

• Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan egawai

• Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak dapat

dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang

(16)

PRINSIP KOMUNIKASI KE ATAS

Planty dn Machaver (1952) mengemukakan tujuh

prinsip sebagai pedoman program komunikasi

ke atas yang efektif :

• Harus direncanakan

• Berlangsung secara berkesinambungan

• Menggunakan saluran rutin

• Menitikberatkan kepekaan dan penerimaan

dalam pemasukan gagasan dari tingkat yang

lebih rendah

• Mencakup mendengarkan secara objektif

• Mencakup tindakan untuk menanggapi masalah

• Menggunakan berbagai media dan metode

(17)

KOMUNIKASI HORISONTAL

Tujuan komunikasi horisontal :

• Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja

• Berbagi

informasi

mengenai

rencana

dan

kegiatan

• Untuk memecahkan masalah

• Untuk memperoleh pemahaman bersama

• Untuk

mendamaikan,

berunding,

dan

menengahi perbedaan

(18)

KOMUNIKASI LINTAS SALURAN

Spesialis staff paling aktif dalam komunikasi lintas saluran karena biasanya tanggung jawab mereka muncul dibeberapa rantai otoritas perintah dan jaringan yang berhubungan dengan jabatan. Misalnya bagian teknik untuk memperbaiki fasilitas komputer yang rusak disemua bagian organisasi.

Keith Davis (1967) menyatakan bahwa penerpan tiga prinsip tersebut akan memperkokoh peranan komunikasi spesial staff :

• Spesialist staff harus dilatih dalm keahlian berkomunikasi

• Spesialist staff perlu menyadari pentingnya berkomunikasi

• Manajemen harus menyadari pentingnya komunikasi spesialist staff

(19)

KOMUNIKASI INFORMAL, PRIBADI

ATAU SELENTINGAN

Sifat-sifat selentingan :

• Selentingan berjalan terutama melalui interaksi mulut ke mulut

• Selentingan umumnya bebas dari kendala organisasi dan posisi

• Selentingan menyebarkan informasi dengan cepat

• Jaringan kerja selentingan digambarkan sebagai rantai kelompok karena setiap orang yang menyampaikan

selentingan cenderung mengabarkan kepada

sekelompok orang

• Peserta dalam jaringan kerja selentingan cenderung menjalankan satu dari tiga peranan berikut: penghubung, penyendiri, pengakhir (dead enders) mereka yang biasanya tidak melanjutkan informasi

(20)

• Selentingan cenderung lebih merupakan produk suatu situasi daripada produk dari orang dalam organisasi tersebut

• Semakin cepat seseorang mengetahui suatu peristiwa yang baru saja terjadi, semakin besar kemungkinan menceritakan kepada orang lain

• Bila informasi yang disampaikan seseorang menyangkut sesuatu yang menarik perhatiannya, semakin besar kemungkinan menyampaikan informasi tersebut kepada orang lain

• Aliran utama informasi dalam selentingan cenderung terjadi dalam kelompok fungsional daripada antara kelopmpok tersebut

(21)

• Umumnya 75-90% rincian pesan yang disampaikan oleh selentingan adalah cermat namun keith Davis (1976) beranggapan bahwa selentingan kurang cermat daripada yang sebenarnya,karena kesalahan lebih dramatik dan akibatnya lebih berkesan dalam ingatan daripada kecermatan rutin sehari-hari.

• Informasi selentingan biasanya tidak lengkap, menghasilkan kesalahan interpretasi bahkan bila rinciannya cermat.

• Selentingan cenderung mempengaruhi organisasi, apakah untuk kebaikan atau keburukan. Jadi pemahaman mengenai selentingan dan bagimana selentingan ini dapat memberi andil positif kepada organisasi merupakan hal yang penting.

(22)

HUBUNGAN

Goldbaher (1979) mendefinisikan organisasi

sebagai sebuah jaringan hubungan yang

saling bergantung (independent).

Macam-macam hubungan :

• Hubungan antarpesona

• Hubungan posisional

• Hubungan atasan – bawahan

• Hubungan berurutan

(23)

HUBUNGAN ANTARPESONA

Hubungan antarpesona adalah hubungan yang

paling intim yang dimiliki orang lain dalam

tingkat pribadi, antra teman, sesama sebaya.

Pace dan Boren (1973) berpendapat hubungan

antarpesona akan berhasil bila melakukan

hal-hal sebagai berikut :

• Menjaga kontak pribadi yang akrab tanpa

menumbuhkan perasaan bermusuhan

• Menetapkan dan menegaskan identitas dalam

hubungan dengan orang lain tanpa

membesar-besarkan ketidaksepakatan

(24)

• Menyampaikan informasi kepada orang lain

tanpa

menimbulkan

kebingungan,

kesalahpahaman,

penyimpangan

atau

perubahan lainnya yang disengaja

• Terlibat dalam pemecahan masalah yang

terbuka tanpa menimbulkan sikap bertahan

atau menghentikan proses.

• Membantu orang lain untuk mengmbangkan

gaya hubungan persona dan antarpesona

yang efektif

• Ikut serta dalam interaksi sosial informal tanpa

terlibat dalam muslihat atau gurauan atau hal

lainnya yang mengganggu komunikasi yang

menyenangkan

(25)

Pace, Boren dan peterson (1975) mengemukakan

hubungan antarpesona menjadi lebih baik bila

kedua belah pihak melakukan :

• Menyampaikan perasaan secara langsung dan

dengan cara yang hangat dan ekspresif

• Menyampaikan

apa

yang

terjadi

dalam

lingkungan

pribadi

mereka

melalui

penyimngkapan diri (self-disclosure)

• Menyampaikan pemahaman yang positif, hangat

kepada satu sama lainnya dengan memberikan

respon yang relevan dan penuh pengertian.

(26)

• Bersikap tulus kepada satu sama lainnya

dengan menunjukkan sikap menerima secara

verbal maupun nonverbal.

• Selalu menyampaikan pandangan positif tanpa

syarat terhadap satu sama lainnya melalui

respon yang tidak menghakimi dan ramah

• Berterus terang mengapa menjadi lebih sulit

atau bahkan mustahil untuk sepakat satu sama

lainnya

dalam

perbincangan

yang

tidak

menghakimi, cermat, jujur dan membangun

(27)

HUBUNGAN POSISIONAL

Hubungan

posisional

ditentukan

oleh

struktur

otoritas dan tugas fungsional anggota organisasi

Jackson (1959) berpendapat bahwa tidak ada hal

lain yang memperlancar aliran komunikasi yang

bebas dan cermat dalam suatu organisasi

daripada

konsensus

mengenai

masalah

pekerjaan, otoritas, kebanggaan dan hubungan

jabatan.

(28)

HUBUNGAN ATASAN BAWAHAN

Konsep hubungan atasan bawahan bersandar kuat pada perbedaaan dalam otoritas, yang diterjemahkan perbedaan dalam status, hak dan pengawasan.

Sintesa Jablin (1979) memperkenalkan sembilan kategori masalah dalam hubungan atasan bawahan :

1. Pola interaksi

• mudus diminan interaksi adalah diskusi tatap muka

• mayoritas intaraksi adalah mengenai masalah pekerjaan

(29)

• atasan lebih memungkinkan memulai interaksi daripada bawahan

• sikap atasan kurang positif dan kurang puas oleh interaksi dengan bawahannya dibandingkan bila berinteraksi dengan atasan mereka

• kepuasan kerja seorang bawahan berkorelasi positif dengan perkiraan hubungan komunikasi bersama atasannya

• bawahan merasa bahwa mereka mengirimkan pesan kepada atasannya lebih banyak daripada yang dirasakan oleh atasan tersebut.

• atasan yang tidak memiliki kepercayaan diri kurang bersedia melakukan diskusi tatap muka dengan bawahannya.

(30)

• Konflik peranan dan ambigiutas peranan pada

pihak

atasan

berkorelasi

dengan

interaksi

langsung dengan bawahan.

• Bawahan

lebih

banyak

mencari

bantuan

informal dalam bidang kerja mereka dari atasan

mereka

daripada

dari

rekan

sejawat

atau

bawahan mereka

• Atasan mungkin lebih banyak berlaku sebagai

penghubung

mengenai

produksi

daripada

mengenai hal pemeliharaan atau inovasi

(31)

2. Keterbukaan dalam komunikasi

• Bawahan lebih puas dengan pekerjaan mereka bila ada keterbukaan komunikasi antara atasan dan bawahan

• Ketersediaan atasan dan bawahan untuk berbincang-bincang

• Bawahan tidak menyukai respon yang tidak sesuai dari atasan dan lebih menyukai atasan yang memberikan umpan balik positif

• Atasan dan bawahan lebih menyukai respon atassan yang menerima dan memberi balasan daripada respin negatif netral ( tidak berperasaan, dingin, atau tidak menerima)

(32)

3.Distorsi atau penyimpangan komunikasi ke atas

• Bawahan cenderung mengabaikan komentar kritis dalam berinteraksi dengan atasan yang berkuasa

• Bawahan merasa kurang bebas untuk berkomunikasi dengan atasan yang pernah menduduki posisi bawahan tersebut

• Bawahan yang termotivasi secara instristik lebih sedikit

menyimpangkan pesan daripada bawahan yang

(33)

4.Pengaruh ke atas atau efek Plez

• Bawahan yang memandang atasan mereka sebagai mempunyai pengaruh ke atas, mempunyai keinginan besar untuk berinteraksi dengan atasan tersebut,

menaruh kepercayaan besar kepadanya, dan

beranggapan informasi yang diterima dari atasan tersebut kecermatannya tinggi

• Keyakinan dan kepercayaan bawahan kepada atasasn berkaitan erat dengan manajemen tingkat yang lebih tinggi

(34)

5. Jarak informasi semantik

• Semaki besar jarak semantik antara atasan dan bawahan, semakin rendah semangat juang bawahan

• Atasan cenderung melebih-lebihkan jumlah

pengetahuan yang dimiliki bawahan dalam suatu topik tertentu

• Terdapat jarak semantik yang cukup besar antara serikat kerja dengan personalia manajemen dan antara kepemimpinan serikat kerja dengan anggotanya

• Jarak semantik yang serius sering terjadi antara atasan dan bawahan

(35)

6. Atasan efektif versus atasan tidak efektif

• Atasan yang efektif cenderung suka ngobrol dalam pertemuan, mampu menerangkan instruksi dan kebijakan, suka berbincang dengan bawahan

• Atasan yang lebih efektif cenderung menjadi pendengar empatik, memberi respon penuh pengertian, memberi respon penuh pengertian atas pertanyaan yang konyol, dapat mendekati dan mendengarkan saran dan keluhan bawahan

• Atasan yang lebih efektif cenderung bertanya atau membujuk daripada menuntut atau memberitahu

• Atasan yang efektif cenderung peka pada perasaan dan kebutuhan bawahannya

(36)

7. Sifat pribadi atasan bawahan

• Atasan cenderung menilai bawahan sebagai

berkemampuan bila bawahan tersebut memiliki

nilai yang serupa dengan nilainya.

• Bawahan yang otoriter paling puas bila mereka

bekerja untuk atasan yang suka memerintah

• Kepuasan

bawahan

kepada

atasan

langsungnya

berkaitan

dengan

kredibilitas

atasan tersebut.

(37)

8. Umpan balik

• Kemampuan bawahan memberi umpan balik

lebih besar bila bawahan diberitahu apa yang

harus dikerjakan

• Umpan balik positif kepada atasan cenderung

membuat atasan tersebut lebih berorientasi

kerja

• Kinerja atasan cenderung menjadi lebih baik

setelah menerima umpan balik dari bawahan

• Umpan balik dari atasan yang menunjukkan

kurang percayaan menimbulkan ketidakpuasan

bawahan

(38)

9. Pengaruh variabel organisasi sistemis pada komunikasi atasan bawahan

• Teknologi sebuah organisasi cenderung mempengaruhi komunikasi atasan bawahan

• Atasan tingkat yang lebih tinggi, cenderung lebih melibatkan bawahan dalam pengambilan keputusan daripada atasan tingkat yang lebih rendah

• Organisasi berstruktur datar cenderung memberi ganjaran kepada atasan yang mendukung pertukaran informasi dan tujuan denga kenaikan pangkat lebih cepat daripada organisasi berstruktur tinggi

(39)

HUBUNGAN BERURUTAN

Hubungan berurutan adalah suatu informasi yang

disampaikan keseluruh organisasi formal oleh

suatu proses, dalam proses ini orang dipuncak

hierarki

mengirimkan

pesan

kepada

orang

kedua yang kemudian mengirimkan lagi kepada

orang ketiga.

Tokoh kunci dalam sistem ini adalah pengulangan

pesan (relayor)

(40)

FUNGSI PENGULANGAN PESAN

Alfred G Smith (1973) memperkenalkan empat fungsi dasar yang dilakukan oleh seorang pengulangan pesan : • Menghubungkan

fungsi penghubung ini menciptakan suatu etika yang membuat pengulang pesan menghargai penyesuaian dan asimilasi sudut pandang diatas hal lainnya.

• Menyimpan

peyimpanan pesan membentangkan ruang antara produser pesan dengan pemakai pesan.

(41)

• Merentangkan

merentangkan adalah suatu bentuk perubahan yang meliputi perluasan atau penjelasan tambahan suatu pesan.

• Mengendalikan

yang dikendalikan pengulang pesan adalah makna.

Misalnya guru sebagai pengulang pesan,

mengendalikan makna yang dipakai dalam pelajaran yang disajikan untuk menghubungkan para pelajar dengan sumber pelajaran.