BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Seiring dengan pesatnya perkembangan teknologi informasi, perpustakaan sebagai salah satu lembaga informasi semakin berkembang. Sekarang ini kita dapat menemukan berbagai jenis perpustakaan, mulai dari perpustakaan nasional, perpustakaan daerah sampai perpustakaan perguruan tinggi bahkan perpustakaan sekolah. Perpustakaan perguruan tinggi merupakan salah satu jenis perpustakaan yang banyak kita jumpai pada saat ini, berikut ini penulis kemukakan beberapa defenisi mengenai perpustakaan perguruan tinggi.
Menurut judul Buku The random House Dictionary of the English Language, College Edition, Immpressum : Neywork, Random House, 1968, Pada halaman : 722) dalam bahasa inggris “Library : a place, as a room or building,
containing books and other for reading, study, or reference (perpustakaan adalah suaru tempat , berupa sebuah ruangan atau gedung yang berisikan buku atau bahan lain untuk pembaca, studi atau reference )
Menurut judul Buku The Advanced learner’s dictionary of current English Language, 1968, Pada halaman 562) dalam bahasa inggris “libarary is room
tion of building for a collection if books there for reading ;the books in such a room for buildings” (Perpustakaan adalah ruangan atau gedung untuk suatu
koleksi buku yang disimpan untuk pembaca ; buku didalam ruangan seperti itu). Menurut Syahrial-Pamuntjak (2000: 5) dalam bukunya Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan, menyatakan bahwa : Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademi, dan perpustakaan sekolah tinggi.
Sedangkan menurut Sutarno dalam bukunya Perpustakaan dan Masyarakat (2003: 35) mendefenisikan “perpustakan perguruan tinggi merupakan yang berada dalam suatu perguruan tinggi dan yang sederajat yang berfungsi mencapai tri
dharma perguruan tinggi, sedangkan penggunanya adalah seluruh civitas akademika”.
Berdasarkan beberapa defenisi tentang perpustakaan perguruan tinggi yang telah dikemukakan dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada di bawah naungan sebuah universitas atau perguruan tinggi lainnya yang sederajat yang penggunanya adalah mahasiswa dan civitas akademika. Perpustakaan perguruan tinggi sering disebut sebagai jantungnya universitas karena tanpa perpustakaan tersebut maka proses pelaksanaan pembelajaran mungkin kurang optimal. Dilihat dari penyelenggaraannya perpustakaan perguruan tinggi dilakukan oleh lembaga pendidikan tinggi yang bersangkutan, namun untuk pengembangannya dapat menjalin kerjasama dengan pihak lain.
2.1.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Penyelenggaraan perpustakaan perguruan tinggi bukan hanya untuk
mengumpulkan dan menyimpan bahan-bahan pustaka, tetapi dengan adanya penyelenggaraan perpustakaan diharapkan dapat membantu mahasiswa-mahasiswi dan staf menyelesaikan tugas-tugas dalam proses belajar-mengajar. Oleh sebab itu, segala bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan perguruan tinggi harus dapat menunjang proses belajar mengajar maka dalam pengadaan bahan pustaka hendaknya mempertimbangkan kurikulum perkuliahan dan kebutuhan penggunanya.
Menurut Syahrial-Pamuntjak (2000: 5) dalam bukunya Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan, menyatakan bahwa ”Perpustakaan Perguruan Tinggi tujuannya membantu perguruan tinggi dalam menjalankan program pengajaran.”
Menurut Sulistyo-Basuki (1993: 51) dalam bukunya Pengantar Ilmu Perpustakaan, menyatakan bahwa ”Tujuan utama perpustakaan adalah membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya”.
Sedangkan menurut Jonner hasugian (2009: 80), “ Tujuan perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia adalah untuk memberikan layanan informasi untuk
kegiatan belajar, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi”.
Berdasarkan pendapat di atas jelas tergambar bahwa perpustakaan mempunyai tujuan sebagai sarana pemenuhan informasi bagi penggunanya yaitu mahasiswa dan civitas akademika dalam memenuhi kebutuhan mereka akan informasi untuk keperluan pendidikan dan penelitian.
2.1.3 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Fungsi utama perguruan tinggi adalah menunjang Tri Dharma perguruan
tinggi yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat. Dalam usaha melaksanakan Tri Dharma perguruan tinggi, maka perpustakaan berfungsi menyediakan informasi guna memenuhi kebutuhan penggunanya. Di dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004 : 3) perpustakaan memiliki berbagai fungsi sebagai berikut :
1. Fungsi Edukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar para Civitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang medukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran.
2. Fungsi Informasi
Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi.
3. Fungsi Riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan – bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki, karena tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan karya - karya penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang.
4. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan.
5. Fungsi Publikasi
Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademik dan staf non-akademik.
6. Fungsi Deposit
7. Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.
8. Fungsi Interpretasi
Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber – sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya. Berdasarkan pendapat yang dikemukakan di atas fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai sarana pendukung kegiatan organisasi induk dimana perpustakaan tersebut bernaung, dalam hal ini organisasi yang menaungi perpustakaan perguruan tinggi adalah universitas.
Fungsi perpustakaan Perguruan Tinggi menurut (Rusina Pamuntjak, Pedoman penyelenggara, Djakarta : Djambatan, 1972, halaman 53) dalam bukunya penyelenggara perpustakaan menyatakan fungsi perpustakaan pada waktu sekarang sudah jauh berubah dari pada dulu. Kalau pada masa – masa lampau perpustakaan itu adalah sebuah gedung atau tempat menyimpan buku, masa kini perpustakaan sudah menjadi pusat kebudayaan yang maksudnya perpustakaan berfungsi :
a. sebagai pusat kebudayaan atau tempat dikumpulkan dan di pelihara dari hasil budaya manuasia.
b. Tempat penambahan ilmu pengetahuan c. Tempat dokumentasi
e. Tempat pencarian research ( penelitian ) f. Tempat rekreasi
g. Memberi inspirasi
2.1.4 Tugas Perpustakaan perguruan Tinggi
Tugas perpustakaan perguruan tinggi merupakan suatu kewajiban yang
telah di tetapkan untuk dilakukan di perpustakaan. Setiap perpustakaan memiliki tugas yang di berikan oleh lembaga induk yang menaunginya.
Sedangkan menurut Sutarno (2006: 53). Tugas Perpustakaan adalah menghimpun, menyediakan, mengolah, memelihara dan mendayakan sarana pemanfaatannya, dan melayani masyarakat pengguna, yang membutuhkan informasi dan bahan bacaan.
2.1.5 Fasilitas Perpustakaan perguruan tinggi
Fasilitas perpustakaan merupakan segala sesuatu yang dimaksudkan untuk memudahkan pengguna dalam memanfaatkan perpustakaan dan koleksi perpustakaan, serta memudahkan kegiatan perpustakaan berjalan dengan baik. Dalam Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku pedoman ( Depdinas, 2004 : 18 ): Fasilitas perpustakaan adalah perabotan dan peralatan yang harus ada di perpustakaan, perabotan adalah perlengkapan fisik yang di butuhkan didalam ruangan perpustakaan sebagai penunjang fungsi perpustakaan seperti berbagai meja – kursi kerja dan layanan, berbagai rak, berbagai jenis lemari dan laci,kereta buku, dan lain – lain. Peralatan adalah perangkat atau benda pelayanan seperti mesin ketik, computer, printer, scanner, mesin fotocopy, alat baca mikro dan lain – lain.
Menurut Yusuf ( 2009 : 467 ), “ Fasilitas perpustakaan adalah segala peralatan dan perabotan serta berbagai alat bantu lainnya yang disediakan oleh perpustakaan, semuanya berfungsi sebagai fasilitas yang berfungsi untuk memudahkan pemanfaatan koleksi informasi dan sumber informasi yang ada diperpustakaan.
Adapun perlengkapan, peralatan dan perabotan utama sebuah perpustakaan adalah:
1. Rak bahan pustaka seperti buku, majalah, surat kabar, pandang dengar (AV).
2. Lemari catalog, ukurannya disesuaikan dengan ukuran kartu catalog. 3. Meja dan kursi para pembaca diruang baca. Bentuknya dapat bermaca –
macam model.
4. Meja sirkulasi / layanan.
5. Mesin tik untuk pembuatan kartu catalog dan surat – surat. 6. Papan pamer ( display ).
7. Alat baca khusus untuk koleksi tertentu. 8. Lemari arsip untuk tata usaha.
9. Papan pengumuman. 10. Kotak saran.
11. Jam dinding.
12. Trotoli pembawa bahan pustaka. 13. Komputer.
14. Dan lain – lain yang diperlukan dalam perpustakaan.
2.1.6 Jenis – jenis fasilitas perpustakaan perguruan tinggi
Penyediaan fasilitas diperpustakaan merupakan hal yang penting karena dapat menunjang kelancaran kegiatan perpustakaan secara optimal sehingga tugas dan fungsi perpustakaan perguruan tinggi dapat terlaksana. Menurut Moenir yang dikutip oleh Nurbiyanti (2009 : 10 – 11 ), “ Fasilitas dapat di bedakan menjadi 2 yaitu fasilitas fisik : Fasilitas segala sesuatu yang berupa benda atau yang di bendakan yang mempunyai fungsi peranan untuk memudahkan usaha seperti gedung dan ruangan perpustakaan, koleksi perpustakaan dan layanan perpustakaan. Sedangkan fasilitas non- fisik seperti kenyamanan ruangan perpustakaan yang meliputi penataan ruangan, temperature ruangan, serta pencahayaan.
2.2 Koleksi Perpustakaan 2.2.1 Pengertian Koleksi
Sebagai sarana pembantu utama kegiatan belajar mengajar di perguruan
tinggi, perpustakaan harus menyediakan koleksi yang menunjang proses belajar mahasiswa dan dosen. Koleksi harus berkaitan dengan pendidikan dan pengajaran, agar dapat memenuhi sivitas akademinya yaitu mahasiswa, dosen dan peneliti. Koleksi perpustakaan adalah semua koleksi yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disebarluaskan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan informasi mereka (Perpustakan nasional RI, 1999 : 11).
Menurut Siregar (1999:2) ”koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi koleksi yang dibutuhkan oleh setiap perpustakaan tidaklah sama, hal ini tergantung pada jenis dan tujuan perpustakaan yang bersangkutan”.
Sedangkan menurut Thompson yang dikutip oleh Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman ( Depdinas, 2004 : 125 ), ” Rak satu muka, lima pagu dengan lebar 100 cm dapat memuat 115 – 165 eksemplar buku, dan jarak antar 100 – 110 cm. Dengan demikian, 1 meter2 luas lantai 150 – 220 eksemplar buku “. Dan menurut Sjahrial – pamuntjak (2000: 22). Rak buku itu dapat dibuat dari baja atau kayu, dan rak itu juga dapat dibuat secara terbuka dari belakang dan tidak berpintu. Dari praktiknya ukuran yang memuaskan adalah sebagai berikut : tinggi (200 cm ), lebar (100 cm ), dalam ( 21 cm untuk rak buku biasa, 25 cm rak buku referensi, 30 cm untuk rak majalah. Papan yang paling bawah 10 cm dari lantai ), tebal papan ( 21 / 2 cm ).
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa diperlukan hitungan luas lantai dalam perencanaan dan pembinaaan koleksi sehingga koleksi yang disediakan dapat terencana dengan baik untuk masa mendatang.
Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disebarluaskan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan. Serta merupakan salah satu factor utama dalam menentukan jenis suatu perpustakaan. Bagi perpustakaan perguruan tinggi,
koleksi yang dimiliki adalah mengenai program studi atau materi – materi mata kuliah dan materi – materi pendukung bagi jurusan, fakultas, atau universitas tersebut sehingga perpustakaan perguruan tinggi dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinngi dapat terlaksana.
Koleksi Perpustakaan dapat di bedakan menurut pengertian:
1. Berdasarkan cara menghasilkannya yang terdiri : berupa naskah , karya cetakan, karya alihan dari karya tulisan tanngan asli maupun kekarya grafis dengan alat elektronik taupun topografi misalnya manuscript, buku atau majalah, flim dan slide.
2. Berdasarkan bentuknya yang terdiri : buku teks, fiksi maupun Non- fiksi buku referensi.
2.2.2 Fungsi dan Tujuan Koleksi
Tujuan koleksi adalah untuk memenuhi kebutuhan pengguna akan
informasi. Tujuan penyediaan koleksi tidak sama untuk semua jenis perpustakaan, tergantung kepada jenis dan tujuan perpustakan setiap universitas atau perguruan tinggi.
Menurut buku Pembinaan Koleksi Perpustakaan dan Pengetahuan Literatur (Siregar, 1999:2) Perpustakaan perguruan tinggi menyediakan koleksi dengan tujuan:
1. Mengumpulkan dan menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan civitas akademika perguruan tinggi induknya.
2. Mengumpulkan dan menyediakan bahan pustaka bidang-bidang tertentu yang berhubungan dengan tujuan perguruan tinggi penaungnya.
3. Memiliki koleksi bahan dokumen yang lampau dan yang mutakhir dalam berbagai disiplin ilmu pengetahuan, kebudayaan, hasil penelitian dan lain-lain yang erat hubungannya dengan program perguruan tinggi tersebut. 4. Memiliki koleksi yang dapat menunjang pendidikan dan penelitian serta
pengabdian pada masyarakat yang dilaksanakan oleh perguruan tinggi induknya.
5. Memiliki bahan pustaka/informasi yang berhubungan dengan sejarah dan ciri perguruan tinggi tempatnya bernaung.
Berdasarkan pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa apabila sebuah perpustakaan perguruan tinggi memiliki koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna maka pelayanan perpustakaan dapat dilakukan secara tepat guna dan berhasil guna.
2.2.3 Jenis Koleksi
Pada era globalisasi ini koleksi perpustakaan tidak hanya berbentuk buku saja, tetapi meliputi segala macam bahan cetakan dan rekaman. Oleh karena itu Koleksi perpustakaan dikelompokkan dalam dua bentuk yaitu tercetak dan terekam. Pada umumnya koleksi perpustakaan perguruan tinggi terdiri dari buku, majalah, Koran, skripsi, tesis, disertasi dan audio visual seperti CD-ROM. Menurut buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004: 14) ragam koleksi adalah sebagai berikut:
1. Koleksi rujukan
Koleksi rujukan merupakan tulang punggung perpustakaan dalam menyediakan informasi yang akurat. Berbagai bentuk dan jenis informasi seperti data, fakta, dan lain-lain dapat ditemukan dalam koleksi rujukan. Oleh sebab itu, perpustakaan perlu melengkapi koleksinya dengan berbagai jenis koleksi rujukan seperti ensiklopedi umum dan khusus, kamus umum dan khusus, buku pegangan, direktori, abstrak, indeks, bibliografi, berbagai standar, dan sebagainya baik dalam bentuk buku maupun non buku.
2. Bahan ajar
Bahan ajar berfungsi untuk memenuhi tujuan kurikulum. Bahan ajar untuk setiap mata kuliah bisa lebih dari satu judul karena cakupan isinya yang berbeda sehingga bahan yang satu dapat melengkapi bahan yang lain. Di samping ada bahan ajar yang diwajibkan dan ada pula bahan ajar yang dianjurkan untuk memperkaya wawasan. Jumlah judul bahan ajar untuk tiap-tiap mata kuliah ditentukan oleh dosen, sedangkan jumlah
eksemplarnya bergantung kepada tujuan dan program pengembangan perpustakaan setiap perguruan tinggi.
3. Terbitan berkala
Untuk melengkapi informasi yang tidak terdapat di dalam bahan ajar dan bahan rujukan, perpustakaan melanggan bermacam-macam terbitan berkala seperti majalah umum, jurnal, dan Surat kabar. Terbitan ini memberikan informasi mutakhir mengenai keadaan atau kecenderungan perkembangan ilmu dan pengetahuan. Pcrpustakaan seyogianya dapat melanggan sedikitnya satu judul majalah ilmiah untuk setiap program studi yang diselenggarakan perguruan tingginya.
4. Terbitan pemerintah Berbagai terbitan pemerintah seperti lembaran negara, himpunan peraturan negara, kebijakan, laporan tahunan, pidato resmi,dan sebagainya. Sering juga dimanfaatkan oleh para peneliti atau dosen dalam menyiapkan kuliahnya. Perpustakaan perlu mengantisipasi kebutuhan para penggunanya sehingga koleksi terbitan pemerintah, baik dari pemerintahan pusat, pemerintah daerah, departemen, non-departemen, maupun lembaga lainnya dapat memperoleh perhatian.
Sedangkan menurut Ade Kohar dalam bukunya Teknik Menyusun Kebijakan Pengembangan Perpustakaan (2003: 47) mengelompokkan koleksinya kedalam berbaga i jenis sebagai berikut :
1. Koleksi buku teks
Di perpustakaan perguruan tinggi, buku teks biasa dikenal dengan buku ajar. Koleksi buku teks pada umumnya berisi bahan – bahan berupa buku wajib, buku anjuran, dan buku umum lainnya yang diperlukan di dalam kegiatan belajar mengajar di perguruan tinggi.
2. Koleksi referensi
Koleksi referensi yang kuat merupakan modal bagi perpustakaan. Buku – buku atau bahan referensi berisi berbagai informasi yang luas dan penting yang tidak tersedia di dalam buku teks dan bahan yang lainnya. Koleksi referensi merupakan alat pustakawan untuk memberikan informasi yang spesifik kepada para pemakai perpustakaan. Komponen koleksi referensi
diantaranya adalah ensiklopedia, kamus, buku tahunan, bahan biografi, bahan statistik, peraturan perundang – undangan dan sebagainya.
3. Koleksi laporan penelitian
Perkembangan ilmu pengetahuan pada dasarnya merupakan hasil kegiatan penelitian yang sambung menyambung secara kumulatif. Untuk perpustakaan mempunyai tugas mendokumentasikannya ke dalam bentuk koleksi laporan penelitian. Laporan penelitian umumnya tidak diterbitkan secara komersil dan menjadi salah satu jenis literatur kelabu (gray literature). Oleh karena itu setiap perpustakaan dapat memperolehnya melalui hadiah dari berbagai lembaga penelitian dan perguruan tinggi. 4. Koleksi terbitan pemerintah
Lembaga pemerintah adalah lembaga penerbit yang paling besar disamping lembaga penerbit komersial. Berbagai jenis laporan, dokumen, peraturan perundang – undangan dan terbitan berseri yang diterbitkan pemerintah dapat menjadi bagian penting dari sekumpulan koleksi terbitan pemerintah di perpustakaan. Suatu perpustakaan dapat membangun koleksi terbitan pemerintah melalui hadiah atau pembelian dari berbagai departemen dan badan khusus di pemerintahan pusat atau pemerintahan daerah. Pada umumnya perpustakaan sulit memperoleh informasi tentang publikasi baru dari lembaga yang bersangkutan. Namun demikian, perpustakaan harus giat dan konsisten mencari keterangan dari edaran harian atau majalah yang memuat daftar anggota yang terdaftar di dalam daftar pengiriman (mailing list) bahan terbitan dari berbagai lembaga pemerintah.
5. Koleksi jurnal
Koleksi jurnal dapat dibangun dan dikembangkan melalui langganan atau hadiah. Suatu perpustakaan harus hati – hati di dalam mengembangkan koleksi jurnal, suatu jurnal ditetapkan menjadi koleksi perpustakaan, maka harus berkesinambungan dilanggan dari tahun ke tahun berikutnya. Untuk itu kehadiran koleksi jurnal di perpustakaan harus dipertimbangkan atas dasar kebutuhan masyarakat pemakai disaat sekarang dan mendatang.
6. Koleksi bahan pandang dengar
Suatu perpustakaan dapat membangun koleksi bahan pandang dengar secara tersendiri terpisah dari koleksi bahan lainnya. Bahan – bahan berbentuk mikrofilm, mikrofis, CD-ROM, VCD, kaset video, film dan sejenisnya dikumpulkan menjadi satu kelompok dalam susunan koleksi perpustakaan. Koleksi ini umumnya dikembangkan untuk tujuan pelestarian dan penghematan ruang penyimpanan.
7. Koleksi khusus lainnya
Setiap perpustakaan bisa menentukan kebijakannya masing – masing untuk mengembangkan berbagai jenis koleksi khusus yang diperlukannya, misalnya koleksi peta, koleksi disertasi, koleksi surat kabar, koleksi bahan cadangan dan sebagainya.
Menurut Edward Evans dalam bukunya Developing Library and Information Center Collections (2000: 77) menyatakan bahwa format koleksi perpustakaan terdiri dari:
a. Books (hardbound or paper back) b. Newspaper
c. Periodicals (Paper, microform and electronic) d. Microforms
e. Slides
f. Films and Videos g. Films and Videos h. Pictures
i. Audio recordings
j. Online resoureces (Internet and other services) k. Musical Scores
l. Pamphlets
m. Manuscrips and archival materials n. Maps
o. Goverment documents p. CD-ROMs and laser disc
q. Realia
r. Games and toys s. Specimen
t. Software, database, and other electronic formats
Dewasa ini terjadi perubahan dalam pengelolaan sumber daya informasi di perpustakaan. Berbagai sumber daya informasi berbasis kertas (paper-based), yang selama ini merupakan primadona perpustakaan, sekarang telah banyak disediakan dalam format elektronik. Terjadi pertumbuhan informasi yang sangat dahsyat, khususnya dalam format elektronik yang menyebabkan sejumlah perpustakaan, termasuk Perpustakaan Perguruan Tinggi harus menyediakan layanan dalam bentuk elektronik atau digital yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Menurut Joner Hasugian dalam tulisannya yang berjudul Penelusuran Online dan Ketersediaan Sumber Daya Informasi Elektronik (Pustaha Vol.4 No.1, 2008: 12) menyatakan bahwa : Dokumen elektronik dapat berupa buku elektonik (e-book), jurnal elektronik (e-Journal), atau dokumen lain dalam format elektronik. Buku elektronik adalah buku yang diterbitkan dalam format elektronik. Pada dasarnya muatan isi buku elektronik sama dengan versi cetaknya. Hanya karena formatnya berbeda maka cara penggunaannya juga berbeda. Buku elektronik biasanya tersedia dalam bentuk CD atau media rekam elektronik lainnya, tetapi saat ini Buku elektronik (e-book) sudah banyak tersedia dan dilanggan secara online. Sama halnya dengan Jurnal elektronik (e-Journal) juga tidak jauh berbeda dengan versi cetaknya.
Pada umumnya jurnal elektronik dilanggan secara online berdasarkan judul atau dalam bentuk paket. Dokumen lain yang tersedia dalam bentuk elektronik adalah kamus elektronik, ensiklopedia, dan skripsi, tesis, serta disertasi juga telah disediakan dalam bentuk elektronik.
2.3 Pemanfaatan Koleksi
2.3.1 Pengertian Pemanfaatan Koleksi
Pemanfaatan koleksi adalah mendayagunakan sumber informasi yang
terdapat di perpustakaan dan jasa informasi yang tersedia. Pemanfaatan koleksi perpustakaan adalah proses, cara dan perbuatan memanfaatkan koleksi perpustakaan. Dalam Kamus Bahasa Indonesia, (1999: 626) pemanfaatan adalah proses, cara dan perbuatan memanfaatkan. Pembinaan koleksi perpustakaan merupakan salah satu dari kegiatan kerja pelayanan teknis yang harus dilakukan perpustakaan dalam usahanya untuk memberikan pelayanan informasi kepada para pemakai perpustakaan demi tercapainya tujuan perpustakaan yaitu menyajikan jenis informasi dalam menambah ilmu pengetahuan yang digunakan dalam mendukung pelaksanaan kegiatan atau penelitian yang sedang dilakukan oleh pengguna.
Untuk dapat memberikan pelayanan informasi dalam rangka mencapai tujuan perpustakaan, maka perpustakaan harus berusaha untuk menyediakan berbagai sumber informasi atau bahan pustaka yang diperlukan untuk dapat melaksanakan program kegiatan lembaga atau badan dimana perpustakaan itu bernaung.
2.3.2 Penggunaan Koleksi
Pengguna Perpustakaan dalam bahasa Inggris biasa disebut user. Dalam kamus bahasa Indonesia (1999: 375) disebutkan pengguna merupakan seseorang yang menggunakan atau memanfaatkan. Dengan demikian pengguna perpustakaan adalah orang atau badan hukum yang menggunakan jasa layanan perpustakaan baik dalam bentuk riel maupun potensial. Dalam bentuk riel artinya bahwa orang atau badan hukum tersebut sudah menggunakan jasa layanan perpustakaan sedangkan dalam bentuk potensial artinya bahwa orang atau badan hukum tersebut dapat diprediksi akan memanfaatkan jasa layanan perpustakaan. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan pemanfaatan koleksi adalah suatu cara yang dilakukan oleh pengguna perpustakaan di dalam memanfaatkan kumpulan bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan.
2.3.3 Minat Pengguna Dalam Memanfaatkan Koleksi Perpustakaan
Ketertarikan pengguna dalam memanfaatkan perpustakaan merupakan hal yang diinginkan bagi setiap perpustakaan. Menurut Sutarno (2006 : 107), “ Minat adalah suatu keinginan atau kecenderungan hati yang tinggi terhadap sesuatu “. Sedangkan dalam Kamus Bahasa Indonesia (2005 : 710), “ Memanfaatkan adalah menjadikan ada manfaatnya atau gunanya, dan sebagainya”. Dengan demikian minat memanfaatkan berarti adanya keinginan hati untuk menjadikan “ sesuatu “ menjadi bermanfaat. Dalam hal ini “sesuatu“ yang dimaksud adalah perpustakaan. Perpustakaan akan dimanfaatkan oleh penggunanya, jika perpustakaan dapat menyediakan kebutuhan informasi untuk penggunanya. Setiap pengguna yang berkunjung ke perpustakaan memiliki kebutuhan yang berbeda – beda serta frekuensi kunjungan yang berbeda pula. Selain itu peran staf pustakawan sangat penting sebab pustakawan dapat meningkatkan dan menanamkan kepada penggunanya bahwa betapa pentingnya mengunjungi perpustakaan terutama mengunjungi untuk memanfaatkan perpustakaan.
Suatu perpustakaan yang bermanfaat atau tidak, sangat erat kaitannya dengan pembinaan yang diberikan oleh pihak perpustakaan yaitu suatu supaya untuk mendayagunakan koleksi serta fasilitas yang disediakan untuk dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan. Jika perpustakaan belum dimanfaatkan secara optimal, maka perlu di adakan pembinaan terhadap pengguna perpustakaan dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1. Mengadakan bimbingan pemakai perpustakaan, yaitu menuntun, mengarahkan, memberikan penjelasan tentang cara – cara menggunakan kartu catalog, menelusur sumber informasi dan menggunakan pedoman perpustakaan lain.
2. Menberikan pendidikan pemakai, yaitu kegiatan yang dilakukan oleh petugas layanan mengenai seluk – seluk perpustakaan, manfaat perpustakaan, cara menjadi anggota, persyaratan keanggotaan, tata tertib, jenis layanan, kegunaan sistem katalogisasin dan klasifikasi, partisipasi masyarakat didalam perpustakaan. Semua itu dilakukan dalam rangka
memberikan pengetahuan dan keterampilan pemakai dalam memanfaatkan perpustakaan, secara tepat dan cepat tanpa mengalami banyak kesulitan. 3. Melakukan sosialisasi, publikasi dan promosi perpustakaan.
Dari uraian diatas jelas bahwa perpustakaan harus memberikan bimbingan kepada penggunanya agar dapat memanfaatkan perpustakaan serta koleksi – koleksi perpustakaan secara optimal. Para pengunjung yang datang keperpustakaan untuk memanfaatkan perpustakaan dan koleksi – koleksinya merupakan sasaran utama bagi penyelenggara perpustakaan sebab dengan adanya kunjungan maka keberadaan perpustakaan tetap terjaga.
2.4 Pelayanan Perpustakaan
Pelayanan perpustakaan adalah seluruh kegiatan penyampaian informasi
kepada pengguna melalui berbagai fasilitas, aturan, dan cara tertentu pada sebuah perpustakaan agar seluruh koleksi perpustakaan dimanfaatkan semaksimal mungkin. Adapun unsur- unsur pelayanan perpustakaan adalah sebagai berikut:
1. Petugas
2. Gedung atau ruangan 3. Koleksi buku atau non buku
Pelayanan perpustakaan perguruan tinggi bertujuan untuk menyajikan informasi yang berguna untuk kepentingan pelaksanaan proses belajar mengajar. Agar dapat melaksanakan pelayanan dengan baik, perpustakaan perguruan tinggi hendaknya mempunyai koleksi yang cukup bervariasi berdasarkan jenis koleksi serta format koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Koleksi yang disediakan dalam bentuk tercetak atau koleksi yang lebih baik disediakan dalam bentuk elektronik, sehingga pengguna dapat dengan mudah memanfaatkan koleksi yang dibutuhkan. Untuk itu pustakawan harus berperan aktif serta mempunyai pengetahuan teknis tentang perpustakaan.
2.4.1 Pelayanan Sirkulasi
Menurut Syahrial-Pamuntjak didalam bukunya Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan (2000: 97) menyatakan bahwa ”Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca didalam perpustakaan maupun untuk dibawa keluar perpustakaan”. Secara umum yang dimaksud dengan pelayanan sirkulasi adalah suatu kegiatan pelayanan pencatatan dalam pemanfaatan dan penggunaan koleksi bahan pustaka dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pemakai. Pelayanan sirkulasi ditujukan untuk memungkinkan pemakai menggunakan bahan pustaka secara tepat guna, mengetahui bahan pustaka yang dipinjamkan, mengetahui siapa yang meminjam bahan pustaka, menjamin kembalinya bahan pustaka yang dipinjam, mendapatkan data-data kuantitatif kegiatan pelayanan sirkulasi.
Menurut sistem penyelenggaraannya pelayanan sirkulasi menganut sistem terbuka dengan tujuan memungkinkan para pemakai secara langsung memilih dan mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendaki. Berbagai macam bahan pustaka yang disirkulasikan terdiri dari buku teks dan buku untuk pengembangan ilmu (bahan pustaka umum). Menurut jenis pekerjaannya pelayanan sirkulasi meliputi : peminjaman, pengembalian, penagihan, dan pemberian sanksi.
2.4.1.1 Peminjaman
Perpustakaan mempunyai tugas yaitu memberikan informasi kepada pengguna perpustakaan. Untuk mendapatkan informasi dan meningkatkan minat baca, maka pengunjung dapat meminjam sebuah bahan pustaka dengan syarat harus terlebih dahulu menjadi anggota perpustakaan dan memenuhi syarat-syarat yang berlaku pada perpustakaan tersebut. Peminjaman adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pencatatan bukti bahwa pemakai perpustakaan meminjam bahan pustaka.
Sehubungan dengan pernyataan di atas, maka pada buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004: 54) juga di kemukakan bahwa dilihat dari jangka waktunya maka peminjaman dapat dibedakan atas tiga jenis, antara lain:
1. Peminjaman biasa, jangka waktunya selama 1 atau 2 minggu.
2. Peminjaman jangka pendek, jangka waktunya selama 1 sampai 3 hari. 3. Peminjaman jangka panjang, jangka waktunya selama 1 sampai 6 bulan. Dari ketiga jenis peminjaman di atas, peminjaman biasa merupakan jenis peminjaman yang banyak digunakan perpustakaan yang ada di Indonesia. Peminjaman bahan pustaka harus memenuhi beberapa ketentuan.
Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004: 74) Prosedur meminjamkan bahan perpustakan adalah sebagai berikut:
1. Pengguna menunjukkan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan 2. Petugas memeriksa tanda pengenal pengguna
3. a. Pada perpustakaan yang menganut sistem tertutup, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut:
1) pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi.
2) petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam formulir
b. Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut:
1) pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang telah dipilihnya. 2) petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu
buku yang tersimpan pada kantong buku.
3) petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan perpustakaan itu harus dikembalikan pada lembar tanggal kembali.
4) petugas mencatat kode bahan perpustakaan dan tanggal kembali. 5) Pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan
perpustakaan.
7) Petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut: a. menurut tanggal kembali bahan perpustakaan, kemudian.
b. setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun menurut urutan kode bahan perpustakaan
8. Petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak kartu pinjam menurut nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal.
2.4.1.2 Pengembalian
Semua bahan pustaka yang telah dipinjam oleh pengguna harus
dikembalikan tepat pada waktunya, agar pengguna yang lain dapat mempergunakan koleksi yang dimiliki perpustakaan. Sebuah perpustakaan memiliki koleksi yang terbatas, pada umumnya pengembalian bahan pustaka yang tepat pada waktunya merupakan suatu hal yang sangat penting. Disamping hal tersebut, peminjaman bahan pustaka juga ditetapkan dalam waktu singkat. Dengan demikian perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan penggunanya. Pengembalian adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pencatatan bukti bahwa pengguna telah mengembalikan bahan pustaka yang dipinjam. Perpustakaan yang baik harus membuat pelayanan peminjaman dan pengembalian melalui prosedur mudah, tidak berbelit-belit. Dengan demikian akan mempercepat proses pelayanan kepada pengguna perpustakaan.
Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004: 81), menyatakan bahwa : Ada dua cara pengembalian yang biasa dilakukan di perpustakaan. Cara pertama, pengguna membawa langsung bahan perpustakaan yang hendak dikembalikan ke meja layanan; cara kedua bila memungkinkan, di luar jam buka perpustakaan, pengguna mengembalikan buku dengan memasukkannya ke dalam kotak pengembalian.
Langkah kerja yang dilakukan oleh petugas dalam prosedur pengembalian bahan perpustakaan adalah:
1. Memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali pada lembar tanggal kembali, setelah pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang akan dikembalikan.
2. Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali
3. Mengambil kartu pinjam dari kotak kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu buku
4. Membubuhkan stempel tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal kembali, dan kartu pinjam
5. Mengembalikan kartu buku pada kantong buku
6. Mengembalikan kartu pinjam ke dalam kotak kartu pinjam
7. Mengelompokkan buku menurut kode bukunya untuk dikembalikan ke dalam rak serta melakukan memilah buku sesuai dengan beberapa Koleksi yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada satu tempat untuk dikirim ke unit perawatan dan yang rusak dan tidak dapat diperbaiki diletakkan pada tempat lain untuk disiangi.
2.4.1.3 Perpanjangan
Perpanjangan waktu peminjaman bahan pustaka sebenarnya merupakan
bagian kegiatan peminjaman bahan pustaka. Dalam hal perpanjangan, pengguna membawa kembali bahan pustaka ke perpustakaan untuk diperpanjang waktu peminjamannya ketika bahan pustaka tersebut telah habis masa pinjamnya. Perpanjangan waktu peminjaman tergantung pada kebijakan perpustakaan. Ada perpustakaan yang memberikan perpanjangan sebanyak dua kali dan ada juga yang hanya memberikan perpanjangan satu kali saja.
Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004 : 59), menyatakan bahwa perpanjangan peminjaman dapat diberikan jika tidak ada pengguna lain yang memesan bahan perpustakaan itu. Perpanjangan masa pinjam dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
1. Prosedur
a. Pengguna membawa bahan yang dipinjam ke meja layanan. b. Petugas memeriksa formulir pemesanan.
c. Jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali (untuk perpanjangan sistem
manual, tanggal kembali baru perlu juga dibubuhkan pada kartu pinjam dan kartu buku) jika ada yang memesan, petugas tidak memberikan perpanjangan.
2. Sarana
a. Kartu peminjaman. b. Kartu buku.
c. Stempel tanggal kembali.
2.4.1.4 Penagihan
Penagihan adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan meminta
kembali bahan pustaka yang dipinjam oleh pemakai setelah batas waktu peminjaman telah lewat. Penagihan dapat dilakukan dengan cara pengiriman surat maupun secara lisan. Pada umumnya perpustakaan melaksanakan penagihan dengan cara pengiriman surat. Pengiriman surat peringatan tergantung pada kebijakan perpustakaan. Ada perpustakaan yang memberi tanggal waktu 7 hari setelah jatuh waktu, setelah itu dikirim surat peringatan.
Dalam pelaksanaannya, kegiatan penagihan dilakukan melalui beberapa tahap. Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdikans, 2004: 21), mengemukakan bahwa : Apabila pengguna tidak mengembalikan bahan perpustakaan pada waktunya, perpustakaan akan menagih buku agar dikembalikan. Tahapan penagihan Penagihan dilakukan dalam beberapa tahapan :
1. Penagihan pertama.
2. Penagihan kedua, jika penagihan pertama tidak diindahkan. 3. Penagihan ketiga, jika penagihan kedua tidak diindahkan.
Prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut :
1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan.
2. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua; lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedangkan lembar kedua disimpan sebagai pertinggal.
3. Bila bahan dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses pengembalian. maka sarana yang diperlukan pada proses penagihan ialah sebagai berikut :
a. Kartu indeks batas tanggal kembali yang dipergunakan untuk mengetahui batas akhir pengembalian.
b. Kartu buku untuk mengetahui.
1. nomor anggota yang terlambat mengembalikan.
2. keterangan bahan perpustakaan yang terlambat dikembalikan. c. kartu pinjam untuk mengetahui identitas peminjam.
d. formulir penagihan yang memuat : 1. nama dan alamat pengirim
2. keterangan bahan perpustakaan yang ditagih 3. batas tanggal pengembalian
4. tahapan penagihan (ke-1, ke-2, ke-3) 5. sanksi bila tagihan tidak diindahkan
4. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian atas dasar tanggal pada buku yang seharusnya sudah kembali. Pemeriksaan ini dilakukan setiap hari sesudah waktu pelayanan peminjaman.
5. Petugas membuat surat tagihan rangkap dua, kopi pertama dikirim kepada tertagih sedangkan kopi kedua disimpan sebagai pertinggal.
6. Bila buku yang ditagih dikembalikan, petugas menyelesaikan proses pengembaliannnya.
2.4.1.5 Pemberian Sanksi
Pemberian sanksi adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pemeriksaan atas pelanggaran yang dilakukan oleh pemakai beserta pemberian sanksinya. Sanksi atas pelanggaran yang diberikan kepada setiap pengguna yang melakukan pelanggaran seperti :
1. Terlambat mengembalikan bahan pustaka
3. Membawa bahan pustaka dari perpustakaan tanpa melalui prosedur yang benar
4. Menghilangkan bahan pustaka 5. Melanggar tata tertib
Berdasarkan jenis pelanggaran di atas, maka sanksi yang di kenakan juga berbeda. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004: 83), di kemukakan bahwa ada beberapa jenis sanksi yang di kenakan kepada pelanggar di antaranya :
a. Denda.
b. Sanksi administrasi, misalnya tidak boleh meminjam bahan pustaka dalam jangka waktu tertentu.
c. Sanksi akademi, berupa pembatasan hak dalam kegiatan belajar mengajar.
1. Prosedur
a. petugas menetapkan tingkat pelanggaran pengguna
b. berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksinya
c. untuk sanksi administratif, petugas langsung menyelesaikannya menurut peraturan perpustakaan
d. untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan, mengusulkannya kepada pimpinan perguruan tinggi agar memberi sanksi kepada pengguna tersebut.
2.4.2 Pelayanan Referensi
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas,
2004: 86), mengemukakan bahwa : Layanan rujukan/referensi adalah kegiatan untuk membantu pengguna menelusur informasi dalam berbagai subjek. Dengan pelayanan ini, pengguna dibantu untuk menemukan informasi dengan cepat, menelusur informasi dengan lebih spesifik dan dengan pilihan subjek yang lebih
luas, dan memanfaatkan sarana penelusuran yang tersedia secara optimal. Fungsi pelayanan referensi adalah :
1) Fungsi Informasi
Memberikan jawaban atas pertanyaan – pertanyaan tentang informasi yang dibutuhkan para pengguna perpustakaan dan sesegera mungkin menyampaikan informasi yang harus diketahui pengguna .
2) Fungsi Bimbingan
Memberi bimbingan kepada pengguna untuk mencari atau menemukan bahan pustaka dalam kelompok referensi yang tepat sesuai dengan bidang masing – masing dan bagaimana cara menggunakannya.
3) Fungsi Pengarahan
Memberikan pengarahan dan bantuan mengenai cara – cara menggunakan sumber – sumber bibliografi dan layanan referensi serta cara memanfaatkan sarana perpustakaan.
4) Fungsi Pemilihan/Penilaian
Memberikan petunjuk tentang bagaimana cara memilih dan menilai bahan pustaka dalam kelompok referensi yang bermutu dan berbobot ilmiah agar diperoleh sumber informasi yang berdaya guna secara maksimal.
Pelayanan referensi merupakan suatu layanan tersendiri yang bersifat langsung maupun tidak langsung. tujuan pelayanan referensi, antara lain :
a. Mengerahkan pemakai/pengunjung perpustakaan menemukan informasi yang dibutuhkan dengan tepat dan cepat.
b. Memampukan pemakai/pengunjung perpustakaan menelusur informasi dengan menggunakan berbagai pilihan sumber informasi yang lebih luas.
c. Memampukan pemakai/pengunjung perpustakaan menggunakan setiap bahan pustaka koleksi referensi dengan lebih tepat guna. Berdasarkan pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa Pelayanan referensi adalah suatu kegiatan pelayanan untuk membantu pengguna perpustakaan menemukan informasi dengan cara menjawab pertanyaan dengan
menggunakan koleksi referensi, serta memberikan bimbingan untuk menemukan, memakai koleksi referensi.
Tujuan dari pelayanan referensi adalah memungkinkan pemakai perpustakaan menemukan informasi dengan cepat dan tepat, memungkinkan menelusur informasi dengan pilihan yang lebih luas, memungkinkan pemakai menggunakan koleksi referensi dengan lebih tepat guna. Fungsi pelayanan referensi adalah : informasi, bimbingan, pengarahan, supervisi dan penelitian. Fungsi ini ditunjang dengan adanya petugas referensi yang cakap dan koleksi referensi yang memadai dan disajikan dalam rak terbuka dan mudah dicapai. Pelayanan referensi utama yang diberikan meliputi : Pemberian informasi yang bersifat umum, baik mengenai perpustakaan, koleksi dan hal-hal lain yang mudah dan cepat memenuhinya. Pemberian informasi yang bersifat spesifik, yang untuk memenuhinya diperlukan referensi bahan pustaka yang ada, ataupun konsultasi dengan petugas perpustakaan lainnya. Pemberian bantuan untuk menelusur bahan pustaka dengan menggunakan katalog, bibliografi dan alat-alat penelusuran lainnya. Pemberian bimbingan untuk menggunakan koleksi referensi. Pemberian bantuan pengarahan untuk menemukan pokok bahasan tertentu dalam buku-buku yang sesuai dengan minat dan bidang studi pemakai. Koleksi referensi adalah kumpulan bahan pustaka yang berupa karya referensial, yaitu karya-karya yang disusun sebagai alat konsultasi ataupun penunjuk mengenai informasi-informasi tertentu.
Menurut sifat informasinya koleksi referensi terdiri atas koleksi referensi umum dan khusus. Umum berarti memberikan informasi umum, ruang lingkup luas tanpa batas-batas subyek atau batas lain yang dapat memberikan spesifik tertentu. Sedangkan khusus berarti memberikan informasi khusus mengenai subyek atau pokok pembahasan tertentu. Menurut jenis informasinya koleksi referensi terdiri atas : almanak dan buku tahunan, buku pegangan atau manual, direktori, ensiklopedi, kamus, sumber biografi, sumber geografi, bibliografi, indeks dan abstrak, sumber-sumber referensi lain seperti; lembaran negara, laporan penelitian, brosur, perundang-undangan, peraturan pemerintah, data statistik dan keterangan-keterangan lain yang dibutuhkan pengguna.
2.4.3 Pelayanan Internet
Menurut Ridwan Siregar (2004:58) dalam buku Perpustakaan Energi
Pembangunan Bangsa dinyatakan bahwa : Internet adalah suatu jaringan internasional dari jaringan-jaringan yang menghubungkan jutaan komputer diseluruh penjuru dunia. Perkembangan, teknologi informasi, pada perpaduan antara teknologi dan telekomunikasi yang semakin maju dan menjadi pesat. Salah satu diantaranya adalah tersedianya suatu jaringan komputer di dunia yang disebut internet. Saat sekarang ini jaringan komputer global internet bukanlah hal yang asing lagi bagi masyarakat Indonesia. Melalui layanan internet ini dapat tersedianya kemudahan untuk informasi apapun dengan cepat, yang tidak hanya dalam bentuk teks, dan juga gambar. Salah satu keuntungan dari layanan internet adalah bahwa informasi yang terdapat pada internet ini dapat dengan mudah diperoleh siapa saja yang mengeluarkan dengan biaya yang relatif murah.
Penggunaan internet saat ini adalah digunakan untuk keperluan komunikasi dan temu balik informasi pada produk. Fasilitas utama yang telah terdapat didalam internet adalah sebagai berikut :
a. Email b. Newsgroup
c. File Transfer Protocal (FTP) d. Telnet
e. Chat group f. Gophers g. Wats
h. World Wide Web (WWW)
Pada saat ini banyak perpustakaan menyediakan fasilitas internet yang disertai dengan melanggan database seperti pubmed, ebsco, proquest dan sebagainya. Seluruh database ini berisi jurnal- jurnal yang khususnya mencakup bidang kedokteran. Jurnal online sangat membantu pengguna untuk mendapatkan informasi secara tepat dan cepat. Akan tetapi tidak semua perpustakaan dapat
melengkapi koleksi perpustakaannya dengan fasilitas ini, hal ini dikarenakan biaya yang cukup mahal untuk dapat melanggan database diatas.
2.4.4 Relevansi Koleksi
Koleksi perpustakaan dapat dimanfaatkan secara maksimal apabila sebuah perpustakaan dapat memenuhi koleksi yang relevan dengan kebutuhan pengguna. Sehingga informasi yang dibutuhkan oleh pengguna dapat terpenuhi oleh perpustakaan. Evaluasi koleksi harus selalu dilaksanakan dengan teratur supaya koleksi sesuai dengan perubahan dan perkembangan program perguruan tinggi. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004: 16), mengemukakan bahwa : Mengevaluasi koleksi ialah upaya menilai daya guna dan hasil guna koleksi dalam memenuhi kebutuhan sivitas akademika serta program perguruan tinggi.
Evaluasi koleksi harus selalu dilaksanakan dengan teratur supaya koleksi sesuai dengan perubahan dan perkembangan program perguruan tinggi. Tujuannya dapat dirinci sebagai berikut:
1. Mengetahui mutu, lingkup, dan kedalaman koleksi
2. Menyesuaikan koleksi dengan tujuan dan program perguruan tinggi 3. Mengikuti perubahan, perkembangan, sosial budaya, ilmu dan teknologi 4. Meningkatkan nilai informasi
5. Mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi 6. Menyesuaikan kebijakan penyiangan koleksi
Mount Sunt Vincent University Library dalam Evi (2003: 11), mengemukakan bahwa ada beberapa teknik untuk mengevaluasi tingkat pemanfaatan koleksi yaitu :
1. Memperhatikan tingkat judul berdasarkan standar umum, dapat dilihat melalui:
a. katalog perpustakaan b. bibliografi subjek c. analisis subjek
d. review essays
e. bibliografi khusus, dan
f. daftar usulan dari staf pengajar 2. Sistem data perpustakaan
3. Mencakup keseluruhan judul dalam subyek tertentu berhubungan dengan pengadaan, frekuensi sirkulasi peminjaman, dan statistik silang layan.
4. Menguji secara langsung ke rak termasuk evaluasi kondisi fisik buku, dan
5. Survey pengguna tentang cakupan, kedalaman, kesesuaian, dan kemutakhiran koleksi.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan manajeman koleksi adalah kegiatan yang meliputi pengembangan koleksi, dan pengelolaan koleksi. Tujuan manajemen koleksi yaitu untuk kelengkapan, ketersediaan, kemampuan untuk adanya browsing, penggunaan, keterbukaan dan kesiagaan.
Manajemen koleksi berkaitan dengan evaluasi pemanfaatan koleksi. Perpustakaan sering menghadapi kecilnya koleksi yang dimanfaatkan oleh penggunanya atau bahkan tidak seimbang pemanfaatannya dari sisi judul. Menghadapi masalah yang demikian ini, perpustakaan dapat menggunakan metode kuantitatif dan kualitatif untuk mengetahui seberapa besar yang dimanfaatkan. Hal ini dapat dilakukan melalui analisis teknik pendekatan yang berpusat pada pengguna dan penggunaan yang tujuannya untuk mengetahui koleksi yang dimanfaatkan dan koleksi apa yang dimanfaatkan, kemudian teknik pendekatan yang berpusat pada koleksi yang tujuannya untuk mengetahui cakupan koleksi baik kedalaman, kesesuaian, maupun kemutakhiran.
