BAB 4
HASIL dan PEMBAHASAN
4.1 Profil Perusahaan
Nama Perusahaan : PT. Java Musikindo Tahun Berdiri : Oktober 1994
Alamat : Plaza Mutiara 2nd Floor, Suite 201 Kawasan Mega Kuningan
Jl. Lingkar Mega Kuningan, Kav. E 1-2, no 1-2
Jakarta 12950
Telepon : (021) 57988623-625 Informasi(e-mail) : info@javamusikindo.com
Java musikindo mulai berdiri sejak tahun 1994, dengan tujuan menampilkan “live entertainment” untuk menunjang kebutuhan entertainment yang makin meningkat, sejalan dengan kemajuan dalam industri entertainment tidak hanya di Jakarta, tapi juga mencakup seluruh kota-kota lain di Indonesia.
Sebagai perusahaan promotor, Java Musikindo telah memiliki pengalaman dalam menampilkan berbagai artis, baik local maupun manca negara. Tujuan utama JAVA MUSIKINDO akan untuk mencapai sukses di setiap konser yang kami adakan, karena itulah untuk mencapai tersebut kami sangat selektif dalam memilih artis yang akan kami tampilkan.
Konser-konser yang pernah diadakan oleh JAVA MUSIKINDO : Tabel 4.1 Konser yang Pernah Digelar
Artis Waktu Penyelenggaraan
Saigon Kick 1994
Supergroove 1995
Beastie Boys, Sonic Youth, Foo Fighter 14 Januari 1996
MR. BIG 13 Mei 1996
Alanis Morissette 01 Desember 1996
Frente Januari 1997
Hootie and The Blowfish 19 Maret 1997
Gigi Juli 1997 Boyzone September 1997 Arkarna 12 April 1998 Westlife 15 Mei 2000 Arkarna 25 April 2001 Westlife 24 Mei 2001
Ash featuring Padi 24 September 2001
The Corrs 03 Oktober 2001
Bond 20 Maret 2002
Diana Krall 01 Agustus 2002
The Cranberries 21 Agustus 2002
SUEDE 23 Januari 2003
Ronan Keating 09 February 2003
Spirit of The Dance 10 Mei 2003
Korn 2004
Mariah Carey Februari 2004
Enrique Iglesias 28 Maret 2004
Hoobastank 2004 Blue September 2004 Prodigy 2005 Cake Maret 2005 Simple Plan 2005 Avril Lavigne 2005 Maksim 2005 Ja Rule 2005 Westlife 12 September 2006
Sumber : PT. Java Musikindo
Komitmen PT.Java Musikindo untuk selalu mendukung artis Indonesia berbakat, telah dibuktikan dengan tampilnya mereka sebagai band pembuka pada konser-konser yang diadakan oleh PT.Java Musikindo.
Sejak awal, PT. Java Musikindo telah menerima dukungan penuh dari berbagai media, sponsor, dan label. Dengan dukungan berbagai pihak, kami akan terus untuk menggelar berbagai konser.
4.1.2 Struktur Organisasi
PT.Java Musikindo memiliki susunan struktur yang sederhana, yaitu satu orang sebagai CEO (Chief Executive Operation), yang langsung mengepalai setiap divisi yang memiliki koordinator masing-masing. Adapun divisi-divisi yang ada, yaitu : Divisi Talent, Divisi Promosi, Divisi Produksi(meliputi Divisi F.O.H dan Divisi Produksi Panggung), Divisi Perizinan, Divisi Ticketing, Divisi Pers, Divisi Operasional, dan Divisi Financial. Persiapan divisi sebelum menjelang penyelenggaraan konser ditangani oleh masing-masing koordinator tiap divisi dan akan melakukan kegiatan tambahan tenaga outsorcing, yang umumnya dilakukan pada H-3hari.
Gambar 4.1 Struktur Inti Organisasi PT.Java Musikindo
Sumber : PT. Java Musikindo
Dari kedelapan divisi inti tersebut jika dibutuhkan (khususnya pada hari H) akan berkembang lagi menjadi 10 sampai 17 divisi yang masing-masing merupakan perkembangan dari divisi inti. Adapun divisi yang umumnya bertambah pada hari H, yaitu :
Divisi Keamanan Konser atau Security (dibawah Divisi Perizinan); Divisi Keamanan Artis (dibawah Divisi Talent); Divisi P3K dan Divisi Konsumsi (dibawah Divisi Operasional); dan adapula Divisi yang dibentuk bersifat urgent, yaitu: Divisi Pengembalian Tiket (dibawah Divisi Ticketing), hal ini dilakukan apabila terjadinya pembatalan konser yang bersifat mendadak.
Gambar 4.2 Struktur Organisasi yang Berkembang pada PT. Java Musikindo Sumber : PT. Java Musikindo
4.1.3 Job Description Divisi pada PT. Java Musikindo 4.1.3.1 Divisi Talent
Yaitu divisi yang bertanggung jawab atas segala hal yang berhubungan dengan artis yang akan didatangkan.
Job Description :
- Kontak dengan manajemen dan security artis(menjadi koresponden bagi artis) - Menerima riders (keperluan yang tertera dalam artist rider)
- Mengirimkan kelengkapan permintaan yang dipenuhi dan substitusi permintaan yang ada di riders dalam counter riders.
- Membuat itinerary artis selama berada di Jakarta dan daftar akomodasi artis.
4.1.3.2 Divisi Produksi
Yaitu divisi yang bertanggung jawab atas segala hal yang berhubungan dengan hal-hal teknis (peralatan pendukung konser) dari artis. Dibagi menjadi dua bagian, yaitu Divisi F.O.H (lebih fokus kepada soundsystem) dan Divisi Produksi Panggung(lebih fokus ke pembangunan panggung beserta efeknya).
Job Description :
- Menerima riders production
- Mendistribusikan permintaan instrument ke supplier. - Memberikan counter riders ke divisi talent.
- Bertanggung jawab atas kontrak dengan supplier instrument.(Contoh instrument : peralatan band, lighting, panggung, dll)
- Berkoordinasi dengan supplier instrument dalam loading barang ke venue. - Memenuhi kelengkapan instrument sesuai dengan final counter riders.
4.1.3.3 Divisi Ticketing
Yaitu divisi yang bertanggung jawab mengenai perancangan, pembuatan dan percetakan, sampai pendistribusian tiket ke calon penonton.
Job Description:
- Membuat desain tiket dan memuat segala informasi mengenai penomoran tempat duduk, pintu masuk, warna yang berbeda untuk setiap kelas, apa yang boleh dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan penonton, harga tiket, denah venue,
berlaku untuk berapa orang, informasi mengenai tanggal-hari-waktu-tempat, serta judul konser
- Berkoordinasi dengan ticket box
- Melakukan pemantauan atas penjualan tiket. - Membuat voucher penukaran tiket.
4.1.3.4 Divisi Keuangan
Yaitu divisi yang bertanggung jawab atas segala hal berkaitan dengan financial persiapan konser.
Job Description :
- Mengatur segala transaksi keuangan. - Membuat laporan cashflow keuangan. - Berkoordinasi dengan sponsor.
4.1.3.5 Divisi PERS dan Humas
Yaitu divisi yang bertanggung jawab atas segala hal berkaitan dengan media massa atau berhubungan dengan pihak luar.
Job Description :
- Menggelar jumpa pers
- Membuat daftar wartawan yang akan meliput konser. - Menyusun jadwal wawancara artis dengan wartawan - Mengatur peliputan konser.
4.1.3.6 Divisi Promosi
Yaitu divisi yang bertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan kegiatan mempublikasikan konser.
Job Description :
- Berkoordinasi dengan media cetak dan media elektronik untuk pemasangan iklan atau promosi.
- Bertanggung jawab atas pemasangan logo sponsor di materi promosi.
- Berkoordinasi dengan divisi operasional dalam pendistribusian materi promosi.
4.1.3.7 Divisi Perizinan
Yaitu divisi yang bertanggung jawab atas seluruh izin yang diperlukan dalam menggelar suatu konser.
Job Description :
- Mengurus perizinan yang terdiri dari : izin visa kerja, izin cencorship, izin pengadaan konser, dan izin tempat penyelenggaraan konser.
4.1.3.8 Divisi Operasional
Yaitu divisi yang bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pendistribusian dan pemasangan materi promosi.
Job Description :
- Berkoordinasi dengan divisi promosi untuk memasangan baliho, banner, dll. - Stand by transportasi artis selama di Kota Penyelenggaraan konser.
4.2 Kondisi Bisnis Perusahaan
Gambar 4.3 Model Lima-Kekuatan Bersaing Sumber : Fred R. David, ”Manajemen Strategis: Konsep”,1998,p129
• Perseteruan di antara Perusahaan yang Bersaing
Ancaman utama yang dihadapi oleh PT.Java Musikindo datang dari perusahaan promotor pesaing, yang merupakan perusahaan promotor pendahulu yang jumlahnya relatif sedikit . Adalah Buena Production (Promotor Deep Purple, Michael Learns to Rock, Incognito, Lionel Richie, dan George Benson) dan Original Production (Promotor Patti Austin, Julio Iglesias, Toto, Deep Purple, Scorpions, Megadeth, Shaggy, dan Robin Gibb) yang menjadi pesaing utama dalam negeri. Strategi yang dapat dilakukan perusahaan adalah dengan melakukan seleksi artis-artis yang akan didatangkan berikutnya yang target pasarnya memiliki range lebar, penjualan tiket dengan harga yang relatif terjangkau (dengan memiliki sponsor utama di setiap acara), dan membina hubungan baik dengan middle agent .
Perseteruan di antara Perusahaan Yang Bersaing Kekuatan Menawar dari Konsumen
Pengembangan Potensial dari Produk Pengganti
Kekuatan Menawar dari Pemasok
• Entri Potensial dari Pesaing Baru
Datangnya pesaing baru merupakan ancaman bagi PT.Java Musikindo. Adapun ancaman pendatang baru yang dihadapi oleh PT.Java Musikindo berasal dari Nepathya(promotor Daniel Bedingfield, Craig David, Linkin Park, dan Mew), Lunar Entertainment (Promotor Bryan McKnight dan Boys II Men),dan Aksara Production(Promotor Kings of Convenience). Strategi yang dijalankan oleh PT.Java Musikindo yaitu tetap mempertahankan eksistensinya melalui penyelenggaraan konser setiap tahunnya, jeli mengobservasi minat pasar, memonitor strategi perusahaan baru yang menjadi pesaing, dan memanfaatkan kekuatan dan kelemahan yang dimiliki.
• Kekuatan Menawar dari Konsumen
Dalam penyelenggaraan sebuah konser, seringkali perusahaan promotor menggunakan menggunakan kepadatan penonton untuk menjadi salah satu barometer keberhasilan penyelenggaraan sebuah konser. Penonton dalam hal ini, merupakan orang yang tertarik untuk menonton konser yang diselenggarakan oleh promotor dan pada akhirnya membeli tiket konser untuk menikmati secara langsung. Oleh karena itu, PT. Java Musikindo meluncurkan strategi untuk memberikan pelayanan yang memuaskan dengan cara tidak menjual tiket konser dengan full of capacity, namun dengan menjual tiket konser ke penonton sebesar 80%nya saja. Hal tersebut dilakukan oleh PT.Java Musikindo untuk memberikan kenyamanan pada penontonnya selama menikmati konser. • Kekuatan Menawar dari Pemasok
Kekuatan supplier atau pemasok dalam penyelenggaraan sebuah konser sangat berpengaruh langsung kepada kualitas konser itu sendiri. PT.Java Musikindo membutuhkan supplier khususnya langsung berhubungan dengan divisi produksi, yaitu dalam penyediaan panggung dan sound system oleh PCP,serta lighting oleh SUMBER RIA.
• Pengembangan Potensial dari Produk Pengganti
Kekuatan dari pelayanan substitusi dari perusahaan pesaing juga seringkali memberi pengaruh yang cukup besar. Adapun jenis substitusi dari acara lain yang biasa diselenggarakan, adalah : Acara Festival (misalnya : Java Jazz Festival, yang juga menyelenggarakan konser dengan memanggil artis dari luar negri namun acaranya diselenggarakan selama tiga hari berturut-turut, dan memiliki batasan genre musik Jazz), Acara Pentas Seni atau ”PENSI” (yaitu : sebuah konser berskala besar yang diselenggarakan oleh Siswa-Siswi Sekolah Menengah Atas, umumnya mengundang beberapa bintang tamu lokal bahkan beberapa bintang tamu internasional, namun tingkat kenyamanan kurang karena tidak memperhatikan jumlah penonton yang masuk). Untuk mengatasi ancaman dari pelayanan substitusi tersebut, PT.Java Musikindo tetap konsisten dalam penyelenggaraan konser artis internasional dan tetap memperhatikan kenyamanan dari para penonton
4.3 Profil Studi Kasus
Westlife merupakan groupvokal atau yang sering kali disebut dengan sebutan boyband dari Irlandia. Didirikan pada tahun 1999, oleh lima orang anggota yaitu : Kian, Shane, Nicky, Mark, dan Brian. Namun pada awal tahun 2006 Brian mengundurkan diri dan menjadikan personil Westlife tersisa empat orang. Dalam awal karirnya (tahun 1999) sampai sekarang, Westlife telah memiliki tujuh album dan satu album the greatest berturut-turut albumnya :
1. Westlife (1999), 2. Coast to Coast (2000), 3. World of Our Own (2001),
5. Turnaround (2003),
6. Allow Us to Be Frank (2004), 7. Face To Face (2005), 8. The Love Album (2006).
Westlife telah menggelar konsernya sebanyak tiga kali di Jakarta dan berturut-turut dipromotori oleh PT.Java Musikindo. Konser yang pertama, yaitu diadakan pada tahun 2000 di Istora Senayan, yang kedua tahun 2001 di Lapangan Soemantri Brojodjonegoro (Kuningan, Jakarta Selatan), dan yang terakhir pada 12 September 2006 di Tenis Indoor Senayan.
Pada konser September 2006 yang lalu, Westlife melakukan rangkaian tour Negara di Asia untuk album Face To Face,yaitu berturut-turut mulai dari Negara: Filipina, Korea Selatan, Singapore, Hongkong, Taiwan, dan yang terakhir diselenggarakan di Indonesia (Jakarta) . Eksistensi Westlife di Indonesia sampai tahun 2006 masih cukup tinggi, terbukti dengan adanya penjualan album Face to Face sebanyak 75.000 copy dan juga masih tingginya penjualan ringtone Westlife.
Konser yang berlangsung pada 12 September 2006 silam di Jakarta dimulai pada pukul 20.00 yang terlebih dahulu dibuka oleh bintang tamu dari Indonesia, yaitu : Ihsan dan Dirly Indonesian Idol 2006 yang menyanyikan sebanyak tiga buah lagu. Adapun tiga lagu yang dibawakan secara berturut-turut, adalah : Kemenangan Cinta, Pencinta Wanita, dan Sedang Ingin Bercinta.
Setelah pembukaan dari Dirly dan Ihsan, Westlife membuka performancenya dengan lagu Flying Without Wings dan selanjutnya sebanyak dua puluh tembang dinyanyikan oleh mereka. Konser Westlife berlangsung selama satu setengah jam.
4.4 Analisis Konser Westlife
4.4.1 Work Breakdown Structure Konser Westlife
Gambar 4.4 Work Breakdown Structure Konser Westlife Sumber : Data diolah, 2006
Phase 1 & 2: Defining and Planning The
Project
• Observasi Pangsa Pasar melalui penjualan album dan ringtone Westlife di Indonesia
• Observasi tempat penyelenggaraan
konser(disesuaikan dengan Westlife)
• Perencanaan Tugas yang dibagi ke beberapa kegiatan dan tanggung jawab oleh masing-masing divisi.
• Mengadakan Kontrak dengan Manajemen Westlife dengan memberikan Down Payment (DP) 50%
Phase 3: Implementation
• Seluruh divisi melaksanakan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan tahap perencanaan.
• Penentuan tanggal ”deadline”, durasi tugas yang harus dikerjakan oleh setiap divisi, dan jalur kritis yang dilalui.
• Rapat All Division
• Outsorcing karyawan (H minus
3)
Phase 4:
Delivery • Hari Konser berjalan • Evaluasi All Division
4.4.2 Kegiatan-kegiatan dalam Penyelenggaraan Konser Westlife
Berdasarkan Work Breakdown Structure persiapan konser Westlife, kegiatan setiap divisi dapat diidentifikasikan dan dibagi ke dalam 20 kegiatan besar, dimana setiap kegiatannya terdapat beberapa aktivitas campuran antar divisi panitia. Adapun pembagian kegiatan ke dalam 20 kegiatan besar :
Tabel 4.2 Pembagian Kegiatan Divisi Panitia Penyelenggaraan Konser Westlife Sebelum Hari Konser
Waktu
No
Kegiatan
Start End
Pred
Durasi
1 Survey artis dari penjualan CD dan kaset
22-Jun 28-Jun - 7
2 1
Kontrak dengan Westlife melalui middle agent dan observasi venue Keuangan >> DP 50 % 29-Jun 5-Jul 7 3 6-Jul 14-Jul 2 9
Membuat dan Mengajukan Proposal
ke sponsor, media, dll.
4 Perizinan >> Memulai proses permohonan izin ke impresariat
15-Jul 1-Aug 3 18
5
Promosi >> Mengadakan deal dengan sponsor, media, dan approval desain Westlife
15-Jul 9-Aug 3 26
Press >> Mengadakan Press Release
Talent >> Mendapatkan nama daftar rombongan Westlife dan mengadakan deal dengan Hotel Mulia (Senayan, Jakarta)
Produksi >> Mencari Supplier dan mengadakan penawaran harga awal, pengiriman counter rider ke production artist
Ticketing >> Penjatahan pada ticket box 6 1-Aug 1-Aug 4 1
Perizinan >> Pengeluaran Izin
masuk oleh Impresariat
7
Perizinan >> Memulai proses permohonan izin visa kerja, izin kegiatan hiburan, dan izin keamanan
1-Aug 10-Aug 6 10
8
Promosi >> Deadline iklan media cetak, deadline script radio, cetak leaflet, spanduk poster, postcard, dan pembatas buku
Pers >> Merancang itinerary, kerjasama dengan wartawan untuk kegiatan pers artis, mencari ruang kegiatan pers
Produksi >> Konsultasi komunikasi riders dengan production artist, koordinasi dengan supplier
F.O.H >> Plotting posisi working personnel dan pengajuan budget
Ticketing >> Penjualan tiket dan laporan penjualan harian
Operasional >> Penyebaran Leaflet poster dan spanduk
Talent >> Pencarian Artis Pembuka Konser Westlife(lokal) dan kontrak dengan manajemen artis yang bersangkutan (Artis pembuka pada Konser Westlife adalah Dirly dan
Ihsan dari Indonesian Idol)
10-Aug 10-Aug 7 1
9
Izin visa kerja, kegiatan hiburan,
10
Promosi >> Iklan di media cetak, iklan di radio disiarkan, konfirmasi posisi branding untuk sponsor
9-Aug 12-Sep 8 32 11 8
Talent >> Korespondensi dengan Westlife dan persiapan kelengkapan rider
Produksi >> Counter rider dan supplier final
10-Aug 29-Aug 20
12 Rapat All Division 30-Aug 30-Aug 9,11 1
13 11
Talent >> Korespondensi dengan Westlife Management untuk memastikan rider tersedia
Produksi >> Koordinasi dengan supplier untuk jadwal produksi
Operasional >> Pemasangan Balihoo
31-Aug 6-Sep 7
14 Keuangan >> Pelunasan Artist Fee
Produksi >> Pembayaran DP ke Supplier, rapat koordinasi produksi F.O.H >> Briefing Koordinator
Ticketing >> Porporasi tiket dan penulisan gate
7-Sep 7-Sep 12,13 1
ticket box
15 5,14
Pers >> Penyebaran undangan press conference, konfirmasi/RSVP, undangan press conference
Talent >> Technical meeting dengan Hotel Mulia, briefing staff, membuat rooming list, dan itinerary
8-Sep 10-Sep 3
16 Rapat All Division, slametan, dan baca doa
10-Sep 10-Sep 15 1
17 Perizinan >> Cencorship 16
Promosi >> Monitor pemasangan materi di venue
Pers >> Konferensi Pers dan interview Westlife
Talent >> Check In Hotel Mulia
Produksi >> Loading barang dan pembangunan pangung
F.O.H >> Final Briefing
Ticketing >> Penukaran tiket asli, penghentian penjualan tiket box
11-Sep 11-Sep 1
Tabel 4.3 Pembagian Kegiatan Divisi Panitia Penyelenggaraan Konser Westlife Hari Konser
Waktu
NO Kegiatan
Start End
Pred
Durasi
Pers >> Pembagian ID ke wartawan, meet and greet
10,17
Produksi >> Sound Check (diawali Sound Check dari Dirly dan Ihsan lalu Westlife), Mengawasi
berjalannya konser, pelunasan supplier
F.O.H >> Monitoring posisi working personnel Ticketing >> Monitoring pengecekan gate Security >> outsorcing 18
P3K >> outsorcing sebanyak 2 unit
12-Sep 12-Sep 1
Tabel 4.4 Pembagian Kegiatan Divisi Panitia Penyelenggaraan Konser Westlife Hari Setelah Konser
Waktu
No Kegiatan
Start EndPred Durasi
13 Sept 18 1 19 Operasional >> transportasi penjemputan untuk ke bandara Talent >> Check out kamar dan pembayaran kamar.13 Sept
20 Evaluasi All Division dan Pembubaran panitia
14 Sept 14 Sept 19 1
Sumber : Data Diolah, 2006
4.4.3 Jalur Kritis Penyelenggaraan Konser Westlife
Berdasarkan kegiatan-kegiatan yang terbagi ke dalam 20 kegiatan diatas, dapat diidentifikasikan kegiatan mana yang termasuk dalam jalur kritis. Penentuan jalur kritis dapat menggunakan Metode PERT(Program Evaluation and Review Technique) dengan menggunakan software QM for Windows 2. Metode PERT digunakan untuk menghasilkan waktu yang paling mendekati dengan waktu normal dengan menggunakan probabilita dari waktu pesimis(pesimistic time) dan waktu optimis(optimistic times).
Tabel 4.5 Task Time Computation No Optimistic time Most Likely time Pessimistic time Activity time Standard Deviation Variance 1 7 7 7 7 0 0
2 7 7 7 7 0 0 3 7 9 9 8.666667 0.3333333 0.1111111 4 12 18 18 17 1 1 5 20 26 26 25 1 1 6 1 1 1 1 0 0 7 8 10 10 9.666667 0.3333333 0.1111111 8 1 1 1 1 0 0 9 1 1 1 1 0 0 10 22 30 32 29 1.666667 2.777778 11 14 20 20 19 1 1 12 1 1 1 1 0 0 13 5 5 7 5.333333 0.3333333 0.1111111 14 1 1 1 1 0 0 15 2 3 3 2.833333 0.1666667 0.0278 16 1 1 1 1 0 0 17 1 1 1 1 0 0 18 1 1 1 1 0 0 19 1 1 1 1 0 0 20 1 1 1 1 0 0 Project results Total of critical Activities 2.25
Square root of total 1.5
Tabel 4.6 Project Management Result No Activity time Early Start Early Finish Late Start Late Finish Slack Standard Deviation Project 81.8333 1.5 1 7 0 7 0 7 0 0 2 7 7 14 7 14 0 0 3 8.66666 14 22.666 14 22.666 0 0.3333333 4 17 22.66667 39.666 43.333 60.333 20.666 1 5 25 22.66667 47.667 22.666 47.667 0 1 6 1 39.667 40.667 60.333 61.333 20.666 0 7 9.66666 40.6667 50.333 61.333 71 20.666 0.3333333 8 1 47.6667 48.667 47.667 48.667 0 0 9 1 50.3333 51.333 71 72 20.667 0 10 29 48.667 77.667 49.833 78.833 1.1667 1.666667 11 19 48.6667 67.667 48.667 67.667 0 1 12 1 67.6667 68.667 72 73 4.333 0 13 5.3333 67.6667 73 67.667 73 0 0.3333333 14 1 73 74 73 74 0 0 15 2.83334 74 76.833 74 76.833 0 0.1666667 16 1 76.83333 77.833 76.833 77.833 0 0 17 1 77.83333 78.833 77.833 78.833 0 0 18 1 78.83333 79.833 78.833 79.833 0 0 19 1 79.83333 80.833 79.833 80.833 0 0 20 1 80.83333 81.833 80.833 81.833 0 0 Sumber : Data Diolah, 2006
Dari perolehan hasil diatas, dapat diketahui bahwa berdasarkan tanggal Start-End membutuhkan waktu 85 hari sedangkan hasil durasi waktu yang dibutuhkan setelah menggunakan Metode PERT dibutuhkan waktu 81,833 hari atau 82 hari, Jadi waktu yang dihemat adalah sebanyak 3 hari. Dan memiliki jalur kritis (slack) yaitu : Kegiatan 1 – 2 – 3 – 5 – 8 – 11 – 13 – 14 – 15 – 16 – 17 – 18 – 19 – 20.
Gambar 4.5 Precedence Graph (AON) Sumber : Data Diolah, 2006
Gambar 4.6 Activity On Arrow Sumber : Data Diolah, 2006
4.5 Implikasi Hasil Penelitian
Setelah dilakukan penelitian terhadap konser Westlife, maka dapat diidentifikasikan implikasi hasil penelitian terhadap pola kegiatan setiap divisi penyelenggaraan konser. Total kegiatan secara keseluruhan terbagi ke dalam 20 kegiatan besar, dimana masing-masing kegiatan memiliki beberapa aktivitas sebagai berikut :
• Kegiatan 1
Aktivitas yang terjadi pada tahap ini adalah proses survey artis dari penjualan CD dan kaset. Waktu yang diperlukan adalah 7 hari, dimana tidak terjadi pemotongan hari kerja (Hari Sabtu dan Minggu juga dimasukkan dalam perhitungan). Hal ini mengakibatkan adanya kesamaan waktu pada Early Start dan Latest Start.
• Kegiatan 2
Aktivitas yang terjadi pada tahap ini adalah proses pembuatan kontrak dengan artis(Westlife) yang telah disurvey pada kegiatan sebelumnya (Kegiatan 1), observasi venue tempat penyelenggaraan konser, dan melakukan Down Payment (DP) terhadap Westlife Management. Waktu yang diperlukan adalah 7 hari, dimana tidak terjadi pemotongan hari kerja (Hari Sabtu dan Minggu juga dimasukkan dalam
perhitungan). Hal ini juga mengakibatkan adanya kesamaan waktu pada Early Start dan Latest Start.
• Kegiatan 3
Aktivitas yang terjadi pada tahap ini adalah proses membuat dan mengajukan proposal. Pengajuan proposal terdiri dari beberapa pihak, yaitu : Media Partner, dana, hotel, dan supplier. Waktu yang diperlukan adalah 7 hari, namun terjadi pemotongan hari kerja sehingga menjadikan waktu yang diperlukan bertambah menjadi 9 hari. Hal ini mengakibatkan mulai terjadi adanya perbedaan waktu pada Early Start dan Latest Start.
• Kegiatan 4
Aktivitas yang terjadi pada tahap ini adalah proses mulainya permohonan izin oleh Divisi Perizinan ke Impresariat (perusahaan yang mengurus perizinan untuk Izin Artis Masuk). Waktu yang diperlukan adalah 12 hari kerja, sehingga menjadikan total waktu kegiatan menjadi 18 hari.
• Kegiatan 5
Aktivitas yang terjadi pada tahap ini adalah proses mengadakan deal dengan sponsor, media, dan adanya approval desain Westlife untuk materi promosi oleh Divisi Promosi; Mengadakan Press Release oleh Divisi Pers; Mendapatkan nama-nama daftar rombongan Westlife yang ikut ke Jakarta dan mengadakan deal dengan Hotel Mulia, Senayan, Jakarta oleh Divisi Talent; Mencari Supplier dan mengadakan penawaran harga awal serta pengiriman counter rider ke Westlife Management oleh Divisi Produksi; Melakukan penjatahan penjualan tiket pada ticket box oleh Divisi Ticketing. Waktu yang diperlukan adalah 20 hari kerja, sehingga menjadikan total waktu kegiatan menjadi 26 hari.
• Kegiatan 6
Aktivitas yang terjadi pada tahap ini adalah proses pengeluaran izin artis masuk oleh Impresariat, yang membutuhkan waktu 1 hari kerja.
• Kegiatan 7
Aktivitas yang terjadi pada tahap ini adalah memulai proses permohonan izin visa kerja(yang ditujukan kepada Departemen Tenaga Kerja Republik Indonesia), izin kegiatan hiburan(yang ditujukkan kepada Departemen Pariwisata), dan izin keamanan(yang meliputi izin permohonan rekomendasi, bantuan pengamanan, kegiatan konser, dan keramaian). Waktu yang diperlukan adalah 8 hari kerja, sehingga menjadikan total waktu kegiatan menjadi 10 hari.
• Kegiatan 8
Aktivitas yang terjadi pada tahap ini adalah adanya deadline terhadap iklan media cetak, script radio, pencetakkan leaflet, spanduk, poster, postcard, dan pembatas buku oleh Divisi Promosi; Membuat percancangan intinerary dan mengadakan kerjasama dengan wartawan untuk kegiatan pers oleh Divisi Pers; Mengadakan konsultasi komunikasi riders dengan production artist dan mengadakan koordinasi dengan supplier oleh Divisi Produksi; Mengadakan plotting posisi working personnel dan pengajuan budget oleh Divisi F.O.H; Mengadakan penjualan tiket dan membuat laporan penjualan harian oleh Divisi Ticketing; Penyebaran Leaflet, poster, dan spanduk oleh Divisi Operasional. Waktu yang diperlukan adalah 1 hari kerja.
• Kegiatan 9
Pada tahap ini aktivitas yang ada meliputi pengeluaran visa kerja, kegiatan hiburan, dan keamanan. Waktu yang diperlukkan adalah 1 hari kerja.
• Kegiatan 10
Aktivitas yang terjadi pada tahap ini adalah : pencetakkan iklan di media cetak, penyiaran iklan di radio, dan konfirmasi posisi branding untuk sponsor oleh Divisi Promosi. Waktu yang diperlukan adalah 30 hari tanpa adanya pemotongan hari kerja.
• Kegiatan 11
Aktivitas yang terjadi pada tahap ini adalah : mengadakan korespondensi(hubungan ke Westlife Management) untuk persiapan kelengkapan rider oleh Divisi Talent; Mengirimkan counter rider ke Westlife Management dan supplier final. Waktu yang diperlukan adalah 14 hari kerja, sehingga total kegiatan menjadi 20 hari.
• Kegiatan 12
Aktivitas yang terjadi pada tahap ini adalah : mengadakan Rapat seluruh divisi, yang bertujuan untuk mengetahui ”progress” masing-masing divisi. Waktu yang diperlukan adalah 1 hari.
• Kegiatan 13
Dalam tahap ini, aktivitas yang terjadi adalah melakukan korespondensi dengan Westlife Management yang bertujuan untuk memastikan keseluruhan rider tersedia oleh Divisi Talent; Melakukan koordinasi dengan supplier yang bertujuan untuk jadwal produksi oleh Divisi Produksi; Melakukan pemasangan Balihoo oleh Divisi Operasional. Waktu yang diperlukan dalam tahap ini adalah sebanyak 5 hari kerja. • Kegiatan 14
Aktivitas yang terjadi dalam tahap ini adalah melakukan pelunasan Artist Fee kepada Westlife Management oleh Divisi Keuangan; Melakukan Pembayaran Down Payment ke Supplier dan melakukan rapat koordinasi produksi(termasuk Divisi F.O.H) oleh Divisi Produksi; Melakukan porporasi tiket dan penulisan gate cap UV serta
melakukan pembagian tiket asli ke ticket box oleh Divisi Ticketing. Waktu yang diperlukan 1 hari.
• Kegiatan 15
Aktivitas yang terjadi dalam tahap ini adalah melakukan penyebaran undangan press conference dan konfirmasi/RSVP(Reservation) oleh Divisi Pers; Melakukan technical meeting dengan Hotel Mulia Senayan, Jakarta, mengadakan briefing staff, membuat rooming list dan itinerary untuk Westlife selama di Jakarta oleh Divisi Talent. Waktu yang diperlukan adalah 3 hari.
• Kegiatan 16
Aktivitas yang terjadi dalam tahap ini adalah mengadakan rapat All Division, slametan, dan baca doa. Kegiatan ini dimaksudkan untuk mengetahui ”progress” dari masing-masing divisi. Waktu yang diperlukan adalah 1 hari.
• Kegiatan 17
Aktivitas yang terjadi dalam tahap ini adalah melakukan kegiatan cencorship oleh Divisi Perizinan; Mengawasi pemasangan materi sponsor di venue oleh Divisi Promosi; Mengadakan Konferensi Pers dan interview Westlife di Hotel Mulia oleh Divisi Pers; Melakukan Check In di Hotel Mulia oleh Divisi Talent; Melakukan Loading Sound System dan Panggung oleh Divisi Produksi; Melakukan Final Briefing dengan staff oleh Divisi F.O.H(Front Office House); Melakukan penukaran tiket asli dengan tanda beli tiket sementara dan penghentian penjualan ticket box oleh Divisi Ticketing. Waktu yang diperlukan adalah 1 hari.
• Kegiatan 18
Pada tahap ini merupakan Hari Konser, yaitu hari dimana Konser Westlife berlangsung, memiliki aktivitas – aktivitas : Melakukan pembagian ID Card ke wartawan oleh Divisi Pers; Melakukan Sound Check yang diawali oleh bintang
pembuka Westlife, yaitu Dirly dan Ihsan dari Indonesian Idol, mengawasi berjalannya konser, melakukan pelunasan dengan pihak supplier oleh Divisi Produksi; Melakukan pengawasan posisi working personnel oleh Divisi F.O.H; Melakukan pengawasan terhadap tiket masuk per gate oleh Divisi Ticketing; Melakukan penjagaan keamanan yang bertujuan menghindari keributan bahkan kerusuhan oleh Divisi Security; Melakukan penjagaan untuk mengantisipasi kecelakaan kecil sampai besar selama konser berlangsung oleh Divisi P3K. Waktu yang diperlukan adalah 1 hari.
• Kegiatan 19
Merupakan tahap dimana Konser+1, yaitu Proses untuk pengantaran Westlife ke bandara oleh Divisi Operasional dan Melakukan Check Out serta Pembayaran Hotel Mulia oleh Divisi Talent. Waktu yang diperlukan adalah 1 hari.
• Kegiatan 20
Yaitu tahap dimana seluruh divisi melakukan evaluasi kerja terhadap Konser Westlife. Waktu yang diperlukan adalah 1 hari.
Setelah mengetahui urutan kegiatan dan durasi per kegiatan masing-masing divisi pada penyelenggaran Konser Westlife dapat diketahui waktu yang diperlukan untuk persiapan sebelum konser (sebelum Hari H) sebanyak 79 hari, Hari Konser (Hari H) sebanyak 1 hari, dan Hari setelah konser (sesudah hari H) sebanyak 2 hari. Total seluruhnya adalah 82 hari.
Berdasarkan hasil identifikasi dari kegiatan-kegiatan diatas dapat dibandingkan dengan Gambaran Umum Persiapan Penyelenggaraan Konser dalam Buku WOW, Java Musikindo (Nadeak, 2003, pp131-136), yaitu dijelaskan bahwa persiapan dalam penyelenggaraan sebuah konser hanya memerlukan waktu sebanyak 6 minggu, yaitu kurang
lebih 45 hari persiapan sampai Hari H. Namun persiapan yang relatif lebih minim tersebut tidak relevan jika dibandingkan dengan durasi yang diperlukan dalam Konser Westlife (yaitu memerlukan waktu 82 hari).
Ketidaksamaan tersebut diakibatkan karena tidak diperhitungkannya durasi kegiatan yang diperlukan masing-masing divisi walaupun setiap divisi sudah diidentifikasikan dapat bekerja secara paralel (dalam satu kegiatan dimungkinkan terjadinya beberapa aktivitas yang melibatkan beberapa divisi). Oleh karena itu PT. Java Musikindo sebaiknya merubah Gambaran Umum Persiapan Penyelenggaraan sebuah Konser dengan cara lebih mendetail, yaitu mencantumkan durasi yang diperlukan dalam menyelesaikan aktivitas-aktivitas yang ada oleh masing-masing divisi.
