1
SinTA: Sistem Informasi Tugas Akhir, Repositori Tugas Akhir Civitas UKDW Berbasis Temu Kembali Informasi
Antonius Rachmat C, S.Kom, M.Cs anton@ti.ukdw.ac.id
Kepala Perpustakaan Universitas Kristen Duta Wacana Yogyakarta
Abstrak
Karya ilmiah yang dihasilkan oleh para mahasiswa Universitas Kristen Duta Wacana (UKDW) Yogyakarta memerlukan menajemen khusus terutama dalam hal tempat penyimpanan dan pengaksesannya oleh seluruh civitas akademika UKDW. Permasalahan yang terjadi adalah terbatasnya jumlah tempat penyimpanan karya ilmiah dalam bentuk fisik dan sulitnya mengakses kembali karya-karya fisik tersebut. Selama ini perpustakaan UKDW menjadi tempat pengumpulan hasil karya ilmiah mahasiswa baik S1, S2, ataupun S3. Dengan adanya kebijakan pimpinan untuk melakukan pengumpulan karya ilmiah dalam bentuk digital, maka perpustakaan mengembangkan sistem repositori institusi khusus karya ilmiah dengan berbasis sistem temu kembali informasi (information retrieval) bernama Sistem Informasi Tugas Akhir (SinTA). SinTA mulai digunakan pada tahun 2005 dan terus dikembangkan hingga sekarang. Tulisan ini menjelaskan proses digitalisasi, pengembangan SinTA, perbandingan dengan beberapa sistem repositori sejenis, dan rencana pengembangannya. SinTA merupakan sistem repositori yang dapat digunakan untuk mengelola seluruh karya ilmiah mahasiswa UKDW dengan lebih cepat, akurat, aman, bersifat standar, dan mudah diakses secara online.
Kata kunci: repositori institusi, SinTA, temu kembali informasi, open
2
1. PENGANTAR
Setiap mahasiswa di perguruan tinggi tentu harus menghasilkan karya ilmiah sebagai salah satu bentuk proses belajar-mengajar di perguruan tingginya. Salah satu karya ilmiah yang pada umumnya dibuat oleh mahasiswa baik S1, S2, ataupun S3, adalah skripsi, tesis, dan disertasi. Para mahasiswa tersebut pada akhir perkuliahannya harus mengumpulkan karya ilmiah mereka sebagai bukti dan syarat kelulusan memperoleh gelar pendidikannya.
Perpustakaan perguruan tinggi pada umumnya menjadi tempat untuk pengumpulan karya ilmiah mahasiswa. Pada era terdahulu pengumpulan karya ilmiah tersebut berbentuk hardcopy yang tentunya dilengkapi dengan halaman pengesahan dan lampiran-lampiran pendukung lainnya. Setiap saat tentu jumlah hardcopy karya ilmiah tersebut menjadi sangat banyak dan membutuhkan tempat penyimpanan yang besar pula. Selain masalah jumlah tempat penyimpanan, keterbatasan akses terhadap karya ilmiah dalam bentuk hardcopy juga perlu diperhatikan, pasalnya dengan berbentuk hardcopy maka para pengguna yang ingin mengakses karya tersebut harus datang langsung ke perpustakaan, dan biasanya perpustakaan perguruan tinggi hanya menerima anggota dari dalam civitas perguruan tingginya saja, sehingga menyebabkan diseminasi karya ilmiah menjadi terhambat.
Permasalahan-permasalahan di atas juga dialami oleh Perpustakaan UKDW. Dari sisi luas, perpustakaan UKDW menempati lahan yang terbatas, dan perpustakaan UKDW juga ingin agar karya ilmiah para mahasiswa terpublikasi dan dapat diakses secara luas. Menyadari pentingnya kedua hal tersebut, maka perpustakaan dan pimpinan UKDW menyepakati aturan pengumpulan karya ilmiah dalam format softcopy. Setelah peraturan tersebut disahkan dan dijalankan, perpustakaan tentu harus menyimpakan sebuah sistem repositori khusus karya ilmiah (skripsi, tesis, dan disertasi) agar dapat digunakan untuk
3 mengelola semua karya-karya softcopy tersebut dengan cepat, mudah, dan aman.
2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Repositori Institusi
Repository Institusi Perguruan Tinggi menurut Lych (2003) dalam terjemahan bebasnya adalah kumpulan layanan yang diberikan oleh perguruan tinggi kepada civitasnya untuk pengelolaan dan diseminasi materi-materi dalam format softcopy yang dimiliki oleh perguruan tinggi tersebut. Perguruan tinggi harus berkomitmen untuk melakukan pengalihmediaan agar materi-materi tersebut dapat diakses dan didistribusikan. Lych (2003) juga menambahkan bahwa repositori perguruan tinggi berisi intelectual works of faculty and students, yang berarti berisi semua karya ilmiah yang dihasilkan oleh para civitas akademika perguruan tinggi tersebut, termasuk juga aktivitas-aktivitas kegiatan perguruan tinggi dalam bentuk event-event dan karya lainnya.
Sedangkan menurut Ware (2004), didefinisikan sebagai a web-based database (repository) yang berisi material perguruan tinggi tertentu, bersifat kumulatif dan perpetual, terbuka, dan dapat diakses multi-platform karena bersifat standar, seperti diakses dengan software OAI-OMH, dan dapat digunakan untuk menyimpan, mengelola dan mendesiminasikan semua materi tersebut. Sebagai tambahan sangat diperlukan preservasi digital sebagai salah satu bentuk repositori institusi.
Menurut Crow (2002), repositori institusi (perguruan tinggi) dapat berisi: 1). Semua produk karya ilmiah (scholarly), 2). Semua karya yang diproduksi dan disponsori oleh institusi perguruan tinggi (termasuk mahasiswa dan pihak lain yang berkepentingan), 3). non-ephemeral, 4). licensable in perpetuity.
4
2.2. Dublin Core
Dublin Core (www.dublincore.org) merupakan suatu standar meta-data yang dibuat oleh The Dublin Core Metadata Initiative (DCMI), yang merupakan suatu organisasi yang mengembangkan meta-data untuk suatu data digital (web resources). Kegiatan DCMI adalah mengembangkan arsitektur dan modeling, diskusi dan kolaborasi dalam DCMI Communities dan DCMI Task Groups, melakukan konferensi global, pertemuan dan workshop, dan kegiatan edukasi untuk mempromosikan dan mengajarkan penggunaan data secara luas. Spesifikasi meta-data Dublin Core terdiri dari 15 meta-meta-data yang sering disebut dengan Dublin Core Metadata Element Set, yang berisi (http://dublincore.org/documents/dces/) :
- Title : berupa judul data
- Creator: berupa pencipta/pembuat data - Subject: berupa topik data
- Description: berupa penjelasan / deskripsi data - Publisher: berupa penerbit data
- Contributor: berupa pihak lain selain creator yang berkontribusi terhadap data
- Date: berupa tanggal pembuatan/penemuan data - Type: berupa jenis data
- Format: berupa format file, deskripsi fisik, atau dimensi data - Identifier: berupa identitas unik dari data
- Source: berupa sumber yang berelasi dengan data - Language: berupa bahasa yang digunakan pada data - Relation: berupa relasi dari data
- Coverage: berupa cakupan area / asal daerah dari data - Rights: berupa hak cipta dari data
5
2.3. Open Archive Initiative – Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH)
Menurut Open Archive Initiative
(http://www.openarchives.org/pmh/), Protokol OAI-PMH merupakan protokol yang dikeluarkan oleh Open Archive Initiative yang digunakan untuk mengambil secara otomatis data-data yang digital yang diunggah di Internet. Protokol ini memungkinkan pertukaran data antar mesin ke mesin secara otomatis sehingga proses pengambilan (harvesting) data dapat berlangsung dengan mudah, akurat, dan tidak membutuhkan tenaga manusia untuk melakukannya secara manual. OAI-PMH menggunakan meta-data Dublin Core dalam implementasinya.
Dalam implementasinya terdapat beberapa software yang dapat digunakan untuk menggenerate format OAI-PMH secara otomatis dari data-data repositori yang dimiliki institusi. Berikut beberapa software tersebut (http://www.openarchives.org/pmh/tools/tools.php) : Archimede, CDSWare, Dspace, Eprints, My.OAI, Net::OAI::Harvester, dan Rapid Visual OAI Tool. Selain yang disebutkan oleh OAI, terdapat juga beberapa tool lain seperti Lyncode (www.lyncode.com) dan jOAI (http://www.dlese.org/dds/services/joai_software.jsp) yang menggunakan bahasa pemrograman Java. Terakhir, proses validasi file format OAI-PMH dapat dilakukan secara online, menggunakan OAI Validator di alamat
http://validator.oaipmh.com.
2.4. Information Retrieval
Sistem temu kembali informasi (information retrieval) adalah metode untuk menemukal material, biasanya dokumen yang bersifat tidak terstruktur (berformat text) yang memenuhi kebutuhan pencari informasi dari sekumpulan data dokumen dalam jumlah yang sangat besar (Manning, 2009). Dilihat dari definisi tersebut maka terdapat sejumlah metode yang digunakan untuk melakukan pencarian dokumen tersebut,
6 seperti misalnya boolean model, extended boolean model, Vector Space Model, Latent Semantic Indexing, OKAPI BM25, dan lain-lain.
Menurut Manning (2009), tahapan yang dilakukan dalam pengembangan sistem temu kembali adalah:
1. Pengumpulan data dokumen corpus
2. Pembangunan index dokumen corpus
3. Pencarian data dengan query pada dokumen corpus
4. Pengukuran keberhasilan hasil retrieval
Salah satu contoh software yang dapat digunakan untuk membantu pengembangan sistem temu kembali informasi adalah Apache Lucene yang dapat diunduh secara gratis pada situs https://lucene.apache.org/. Software ini dibangun dengan bahasa pemrograman Java dan dapat digunakan lagi sebagai library pada bahasa pemrograman lainnya seperti Delphi, Java, .NET, PHP, dan lain-lain.
3. PERANCANGAN SISTEM
Tahapan pengembangan sistem SinTA dilakukan dengan tahap sebagai berikut:
1. Tahap kesepakatan dan peraturan pengumpulan karya ilmiah (tugas akhir) mahasiswa UKDW dalam format digital sejak Agustus 2005 di unit Pusat Pengembangan Teknologi Pembelajaran dan Multimedia (PPTPM) UKDW.
2. Tahap requirements. Pada tahap ini dilakukan analisis kebutuhan modul-modul yang akan digunakan oleh sistem secara keseluruhan.
7 3. Tahap desain dan implementasi. Pada tahap ini dilakukan pembangunan antar muka aplikasi, pembangunan sistem indexing dan manajemen file dokumen tugas akhir. Sistem back-end dikerjakan bersama dengan dosen fakultas teknologi informasi dan sistem front-end dalam bentuk website dikerjakan bersama dengan mahasiswa teknik informatika.
4. Tahap testing dan publikasi software. Publikasi SinTA versi 1.0 dilakukan bulan November 2009.
3.1. Kebutuhan Modul
Kebutuhan modul dalam pengembangan sistem SinTA adalah:
1. Modul manajemen data mahasiswa semua program studi
2. Modul manajemen data administrator SinTA
3. Modul manajemen data prodi
4. Modul manajemen data file softcopy dokumen tugas akhir tiap mahasiswa
5. Modul manajemen data mata kuliah pendukung
6. Modul manajemen data dosen pembimbing
7. Modul feedback untuk pengguna
8. Modul indexing data
9. Modul manajemen IP address
3.2. Spesifikasi Sistem SinTA
Spesifikasi software SinTA adalah sebagai berikut:
8 - Alfresco Document Management Systems
(http://wiki.alfresco.com/wiki/Main_Page)
- Apache Tomcat sebagai Web Server software (http://tomcat.apache.org/)
- Hibernate (http://hibernate.org/) untuk versi Java
- SWFObject (http://code.google.com/p/swfobject/) untuk tool pengubah dari format pdf ke format SWF Adobe Flash
- Lyncode (http://www.lyncode.com/) sebagai OAI-PMH generator
- JSP sebagai bahasa pemrograman server side scriptingnya
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
Sistem SinTA telah berhasil dikembangkan oleh perpustakaan UKDW. Pada perkembangan berikutnya terdapat beberapa masalah yang dihadapi oleh pengguna maupun petugas administrasi sistem SinTA di perpustakaan. Berikut adalah beberapa permasalahan dan solusi yang dilakukan:
1. Diperlukan proses perpindahan pengumpulan tugas akhir dari unit PPTPM ke perpustakaan karena perpustakaan merupakan unit yang paling tepat menyimpan karya ilmiah civitas UKDW. Solusi yang dilakukan adalah membuat pedoman proses pengumpulan tugas akhir baru di perpustakaan dan dilakukan proses perpindahan pengumpulan tugas akhir dari unit PPTPM ke perpustakaan.
2. Proses alih media dari tugas akhir tercetak sebelum tahun 2005 dengan menggunakan tenaga volunteer tambahan dan penyewaan alat scanner. Proses ini memakan waktu sekitar 9 bulan. Pada pertengahan tahun 2012 proses ini selesai dilakukan. Dibutuhkan
9 komitmen bersama perpustakaan, dana, dan tenaga yang cukup besar untuk masalah ini.
3. Berdasarkan saran DIKTI bahwa sistem repositori perguruan tinggi perlu masuk ke dalam sistem Portal Garuda DIKTI, maka sistem SinTA dikembangkan lagi dengan menambah dukungan terhadap protokol OAI –PMH. Sejak bulan Agustus 2013, SinTA resmi dapat diindeks oleh sistem Garuda DIKTI (http://garuda.dikti.go.id).
4. Pengembangan berikutnya SinTA juga telah dilengkapi dengan fasilitas mobile site view yang friendly, fasilitas upload mandiri oleh mahasiswa dan pencantuman license agreement yang menyatakan kesediaan civitas UKDW untuk mengunggah dokumen tugas akhirnya dalam bentuk pernyataan: “Saya menyetujui Skripsi/Tesis/Disertasi saya diunggah dan dipublikasikan oleh Perpustakaan UKDW melalui layanan SInTA untuk kepentingan akademis dan memberikan Hak Bebas Non Ekslusif (Non-exclusive Royalty-free Right)”.
Perbandingan SinTA dengan beberapa software repositori sejenis (UNESCO, 2013):
Dasar Perbandingan SinTA DSPace Eprints
Hosted solution Yes Yes Yes
Open Source No Yes Yes
Locally installed system Yes Yes Yes
Customized Metadata support Yes Yes Yes
Mobile optimized view Yes No No
Support standard type format (PDF, RTF, HTML)
Only PDF Yes Yes
10
5. PENUTUP
1. Perpustakaan UKDW telah berhasil mengembangkan sistem repositori perguruan tinggi bernama Sistem Informasi Tugas Akhir (SinTA) yang dapat diakses di alamat http://sinta.ukdw.ac.id.
2. SinTA masih memiliki beberapa kekurangan, yaitu belum mendukung berbagai format bab yang berbeda dari beberapa prodi, belum mendukung pengumpulan karya ilmiah selain tugas akhir, misalnya karya penelitian dosen, masih memperlukan proses indexing yang cukup lama dan manual.
DAFTAR PUSTAKA
Crow, R. (2002). “The Case for Institutional Repositories: A SPARC Position Paper”. Digital Commons. Diakses tanggal 7 Maret 2014 dari
http://digitalcommons.bepress.com/repository-research/27/
DCMI, “Dublin Core”. Diakses tanggal 7 Maret 2014 dari
http://dublincore.org/documents/dces/
Lynch, C.A. (2003). "Institutional Repositories: Essential Infrastructure for
Scholarship in the Digital Age", ARL: A Bimonthly Report on Research Library Issues and Actions from ARL, CNI, and SPARC, no. 226. Diakses tanggal 7 Maret 2014 dari http://www.arl.org/storage/documents/publications/arl-br-226.pdf
Manning, C. D., Raghavan , P., & Schütze, H. (2009), Introduction to Information Retrieval, UK: Cambridge University Press. Diakses tanggal 7 Maret 2014 dari
http://nlp.stanford.edu/IR-book/html/htmledition/irbook.html
Open Archive Initiative. “Open Archive Initiative-Protocol for Metadata Harvesting”. Diakses tanggal 7 Maret 2014 dari http://www.openarchives.org/pmh/
UNESCO. (2013). UNESCO publishes Guidelines to compare Institutional Repository Software. Diakses tanggal 7 Maret dari
http://www.unesco.org/new/fileadmin/MULTIMEDIA/HQ/CI/CI/pdf/news/institutional
_repository_software.pdf
Ware, M. (2004). “Pathfinder Research on Web-based Repositories”. London: Publisher and Library/Learning Solutions. Diakses tanggal 7 Maret 2014 dari
http://www.palsgroup.org.uk/palsweb/palsweb.nsf/79b0d164e01a6cb880256ae000 4a0e34/8c43ce800a9c67cd80256e370051e88a/$FILE/PALS%20report%20on%20 Institutional%20Repositories.pdf
