Laporan Analisis Beban Kerja Sekretariat Jenderal

(1)

Laporan Analisis Beban Kerja

Sekretariat Jenderal

(2)

KATA PENGANTAR

Sekretariat Jenderal sebagai unit organisasi yang merupakan unsur pembantu pimpinan dan mempunyai tugas sebagai koordinator pelaksanaan tugas, pembina Sumber Daya Aparatur, sekaligus pemberian dukungan administrasi dan kepada unit eselon I serta sebagai pengarah, penggerak program Reformasi Birokrasi dan Transformasi Kelembagaan diperlukan organisasi yang efektif, efisien, proporsional dan sesuai dengan perkembangan serta dibutuhkan sumber daya manusia yang tepat baik dari segi kualitas maupun kuantitas. Untuk itu perlu selalu dilakukan monitoring dan evaluasi di bidang organisasi dan SDM yang berkelanjutan. Salah satu alat yang digunakan untuk mendeteksi, memonitor, mengevaluasi serta untuk mengetahui secara lebih objektif tingkat efektivitas dan efisiensi kerja unit, prestasi kerja unit/jabatan serta kebutuhan pegawai adalah Analisis Beban Kerja.

Pada tahun ini telah disusun laporan ABK untuk tahun kelima yang merupakan bentuk pertanggungjawaban pelaksanaan tugas Sekretariat Jenderal dan salah satu program Reformasi Birokrasi dan Transformasi Kelembagaan Pusat di bidang penataan dan penguatan organisasi sebagaimana yang tertuang dalam Keputusan Menteri Keuangan Nomor 55/KMK.01/2012, dan juga sebagaimana diamanatkan dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 140/PMK.01/2006 tentang Pedoman Analisis Beban Kerja (Workload

Analysis) di Lingkungan Departemen Keuangan.

Dalam rangka untuk meningkatkan objektivitas, akurasi, efektivitas dan efisiensi unit/pejabat dan kebutuhan pegawai pada seluruh unit organisasi, kemudahan, kecepatan dalam pelaksanaan analisis beban kerja serta pelayanan, pada tahun ini dilakukan penerapan standar norma waktu dan sistem aplikasi analisis beban kerja di seluruh unit eselon II di lingkungan Sekretariat Jenderal.

Pelaksanaan ABK di tahun ini dapat berjalan dengan optimal, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, serta menghasilkan data ABK yang akurat, objektif, transparan dan komprehensif tidak lepas dari partisipasi, koordinasi, konsolidasi, dan pembahasan bersama secara intensif di seluruh unit eselon II Sekretariat Jenderal. Karena itu, kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah melancarkan pelaksanaan ABK serta memberikan masukan agar pelaksanaan ABK kedepan dapat berjalan lebih baik lagi. Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan.

Jakarta, Desember 2012 Kepala Biro Organisasi dan Ketatalaksanaan

Anies Said Basalamah 196010011981121001

(3)

RINGKASAN EKSEKUTIF

Sekretariat Jenderal sebagai unit organisasi yang merupakan unsur pembantu pimpinan dan mempunyai tugas sebagai koordinator pelaksanaan tugas, pembina Sumber Daya Aparatur, sekaligus pemberian dukungan administrasi dan kepada unit eselon I serta sebagai pengarah, penggerak program Reformasi Birokrasi dan Transformasi Kelembagaan diperlukan organisasi yang efektif, efisien, proporsional dan sesuai dengan perkembangan serta dibutuhkan sumber daya manusia yang tepat baik dari segi kualitas maupun kuantitas. Untuk itu perlu selalu dilakukan monitoring dan evaluasi di bidang organisasi dan SDM yang berkelanjutan. Salah satu alat yang digunakan untuk mendeteksi, memonitor, mengevaluasi serta untuk mengetahui secara lebih objektif tingkat efektivitas dan efisiensi kerja unit, prestasi kerja unit/jabatan serta kebutuhan pegawai adalah Analisis Beban Kerja.

Pada tahun ini diterapkan sistem aplikasi ABK untuk pelaksanaan ABK di lingkungan Sekretariat Jenderal. Tujuan mendasar dari diterapkannya sistem aplikasi ini adalah untuk meningkatkan objektivitas, akurasi, kemudahan dan kecepatan dalam pelaksanaan ABK, serta agar dengan cepat dapat mengetahui efektivitas dan efisiensi pejabat/pegawai/unit pada seluruh unit organisasi di lingkungan Sekretariat Jenderal. Selain itu, tahun ini juga merupakan tahun pertama penerapan standar norma waktu di seluruh unit eselon II di lingkungan Sekretariat Jenderal, dengan ditetapkannya keputusan Sekretaris Jenderal Nomor S-22/SJ/2012 tanggal 13 Februari 2012. Hal ini dimaksudkan untuk meningkatkan pelayanan kepada stakeholders khususnya mengenai kepastian waktu dalam pelaksanaan ABK yang akan selalu dilakukan monitoring dan evaluasi secara berkelanjutan.

Hasil pengolahan data pada 15 unit Eselon II di lingkungan Sekretariat Jenderal sebagaimana pada tabel Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efektivitas dan Efisiensi Unit (EU), dan prestasi kerja unit (PU), yang selanjutnya disebut FP4 sebagaimana tampak pada Tabel 1.

Tabel 1

Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efektivitas dan Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretariat Jenderal

No. Unit Organisasi Beban Kerja Selisih EU PU Keterangan

1 Biro Perencanaan dan Keuangan 215,489.60 144 orang 143 orang -1 1 B Baik

2 Biro Organisasi dan Ketatalaksanaan 103,028.23 71 orang 75 orang 4 0.91 B Baik

3 Biro Hukum 154,714.72 101 orang 97 orang -4 1.06 A Sangat Baik

4 Biro Bantuan Hukum 133,441.46 87 orang 75 orang -12 1.18 A Sangat Baik

5 Biro Sumber Daya Manusia 270,399.87 177 orang 168 orang -9 1.07 A Sangat Baik

6 Biro Komunikasi dan Layanan Informasi 214,553.97 142 orang 121 orang -21 1.18 A Sangat Baik

7 Biro Perlengkapan 120,457.25 77 orang 76 orang -1 1.05 A Sangat Baik

8 Biro Umum 437,367.90 287 orang 284 orang -3 1.02 A Sangat Baik

9 Pusat Sistem Informasi dan Teknologi Keuangan 348,139.18 229 orang 205 orang -24 1.13 A Sangat Baik

10 Pusat Pembinaan Akuntan dan Jasa Penilai 137,897.30 92 orang 93 orang 1 0.98 B Baik

11 Pusat Analisis dan Harmonisasi Kebijakan 121,899.65 81 orang 73 orang -8 1.11 A Sangat Baik 12 Pusat Layanan Pengadaan Secara Elektronik 106,245.42 67 orang 61 orang -6 1.16 A Sangat Baik

13 Pusat Investasi Pemerintah 78,405.88 49 orang 42 orang -7 1.24 A Sangat Baik

14 Sekretariat Pengadilan Pajak 491,653.24 323 orang 289 orang -34 1.12 A Sangat Baik

15 Sekretariat Komite Pengawas Perpajakan 31,855.53 20 orang 30 orang 10 0.7 C Cukup

2,965,549.20 1,947 orang 1,832 orang -115 1.07 A Sangat Baik

Jumlah Pejabat/Pegawai yang Ada Jumlah Kebutuhan

Pejabat/Pegawai

(4)

Dari Tabel 1 di atas dapat disimpulkan bahwa Sekretariat Jenderal pada tahun 2011 memiliki jumlah beban kerja sebesar 2.965.549,20 orang jam, dengan jumlah kebutuhan pegawai sebanyak 1.947 orang, sedangkan pegawai yang ada sebanyak 1.832 orang, sehingga Sekretariat Jenderal kekurangan pegawai sebanyak 115 orang pegawai dengan perincian sebagai berikut:

• Biro Perencanaan dan Keuangan kekurangan satu orang pegawai.

• Biro Organisasi dan Ketatalaksanaan kelebihan empat orang pegawai.

• Biro Hukum kekurangan empat orang pegawai.

• Biro Bantuan Hukum kekurangan 12 orang pegawai.

• Biro Sumber Daya Manusia kekurangan sembilan orang pegawai.

• Biro Komunikasi dan Layanan Informasi kekurangan 21 orang pegawai.

• Biro Perlengkapan kekurangan satu orang pegawai.

• Biro Umum kekurangan tiga orang pegawai.

• Pusintek kekurangan 24 orang pegawai.

• PPAJP kelebihan satu orang pegawai.

• Pushaka kekurangan delapan orang pegawai.

• PIP kekurangan tujuh orang pegawai.

• Pusat LPSE kekurangan enam orang pegawai.

• Sekretariat Pengadilan Pajak kekurangan 34 orang pegawai.

• Sekretariat Komite Pengawas Perpajakan kelebihan sepuluh orang pegawai.

Adapun kekurangan pegawai terbesar pada Unit Eselon II di lingkungan Sekretariat Jenderal diantaranya adalah Sekretariat Pengadilan Pajak (34 Orang), Pusintek (24 orang) dan Biro Komunikasi dan Layanan Informasi (21 orang).

Sekretariat Pengadilan Pajak memiliki beban kerja sebesar 491.653,24 orang jam. Dari jumlah pegawai yang ada sebanyak 289 orang, seharusnya Sekretariat pengadilan Pajak memiliki standar beban kerja secara efektif sebesar 435.523 orang jam (289 orang x 1.507 jam). Sehingga terjadi kelebihan beban kerja sebesar 56.130,24 orang jam. Kelebihan beban kerja tersebut dikarenakan di era reformasi dan dalam rangka pelayanan serta mewujudkan keadilan terhadap wajib pajak, terbukti pada tahun 2011 wajib pajak yang mengajukan banding sebanyak 5.951 berkas dan gugatan sebanyak 1.114 berkas, serta putusan pengadilan pajak yang dihasilkan mengalami kenaikan.

Pusintek memiliki beban kerja sebesar 348.139,18 orang jam dengan jumlah pegawai yang ada sebanyak 205 orang, sehingga terjadi kelebihan beban kerja dengan kekurangan pegawai sebanyak 24 orang. Tingginya beban kerja tersebut sebagai akibat pengintegrasian TIK Kementerian Keuangan dan membangun Data Center serta memberikan beberapa jasa konsultansi berupa Konsolidasi Infrastruktur TIK, Manajemen Konstruksi Pembangunan Pusat Data, Pembangunan Pusat Data, Peningkatan Kualitas Layanan Infrastruktur TIK, Pengelolaan Infrastruktur TIK, Pengembangan Sistem Pengelolaan Layanan TIK, Peningkatan Maturitas ITSM, dan Pengelolaan Aplikasi dan Basis Data. Selain persiapan

(5)

integrasi, Pusintek juga melakukan beberapa persiapan untuk SPAN berupa pembenahan konsep Service Desk, penyiapan infrastruktur dan Data Center SPAN.

Biro Komunikasi dan Layanan Informasi (KLI) memiliki beban kerja sebesar 214.553,97 orang jam yang memiliki kekurangan pegawai sebanyak 21 orang dikarenakan tugas dan fungsi Biro KLI yang mengakibatkan tingginya beban kerja, diantaranya mengoordinasikan aktivitas komunikasi masing-masing unit eselon I, memberikan layanan informasi kebijakan pengelolaan keuangan dan kekayaan negara serta kebijakan Kementerian Keuangan di bidang lainnya kepada para stakeholders, menyelenggarakan rapat pimpinan dan pembahasan RUU, melakukan penyusunan strategi komunikasi kehumasan, melakukan penyusunan program komunikasi publik, melakukan monitoring opini publik, mengoordinasikan pengelolaan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID), dan melakukan pengelolaan pusat referensi Kementerian Keuangan. Kegiatan-kegiatan tersebut membutuhkan effort sangat besar dan kompleks sehingga membutuhkan adanya penambahan pegawai.

Kekurangan pegawai sebagaimana disebutkan di atas memerlukan spesifikasi atau kualifikasi pendidikan dengan rincian sebagaimana tampak pada Tabel 2.

Tabel 2

Spesifikasi Atau Kualifikasi Pendidikan Yang Dibutuhkan

Hukum Ekonomi Sosial Komputer/IT Lain-lain Ekonomi Lain-Lain

1 - - - 1 Orang DIII _Akuntansi -

-2 - - -

-3 4 Orang - - -

-4 9 Orang - - -

-3 Orang DIII Perbendaharaan/ Piutang Negara dan

Lelang - -5 1 orang 2 Orang Manajemen SDM 2 Orang Administrasi Negara -1 Orang Psikologi - - 3 Orang 6 - - - 21 Orang 7 - - - 1 Orang 8 - - - 3 Orang

9 - - - 21 Orang - 3 Orang DIII

Akuntansi - -10 - - - -11 3 Orang 1 Orang Ekonomi Pembangunan - -1 Orang Ilmu Statistiik - 3 Orang -12 - - - 7 Orang -

-13 - - - 4 Orang 2 Orang Ilmu

Komunikasi - - -14 4 Orang 1 Orang Manajemen SDM - 1 Orang 1 Orang Ilmu

Perpustakaan 7 Orang DIII Perpajakan - 20 Orang

15 - - -

-No. Unit Organisasi

Kualifikasi Pendidikan

Sarjana Diploma III/ Diploma I

Biro Hukum

Biro Bantuan Hukum

Biro Sumber Daya Manusia Biro Komunikasi dan Layanan Informasi

Tanpa Kualifikasi

Biro Perencanaan dan Keuangan Biro Organisasi dan Ketatalaksanaan PIP Pusat LPSE Sekretariat Pengadilan Pajak Sekretariat Komite Pengawas Perpajakan Biro Perlengkapan Biro Umum Pusintek PPAJP Pushaka

(6)

Selain mengacu pada hasil ABK, pemenuhan kebutuhan pegawai pada Sekretariat Jenderal juga perlu mempertimbangkan dan mengantisipasi adanya perubahan struktur organisasi yang terjadi di Kementerian Keuangan dan pegawai yang telah memasuki masa pensiun serta optimalisasi pelaksanan tugas pada masing-masing Biro/Pusat/Sekretariat Pengadilan Pajak/Sekretariat Komite Pengawas Perpajakan.

Sedangkan unit eselon II yang mengalami kelebihan pegawai diantaranya Biro Organisasi dan Ketatalaksanaan (4 orang) khususnya pada Bagian Jabatan Fungsional. Hal ini dikarenakan pada tahun 2011 beban kerja yang dilaksanakan masih sebatas pada kegiatan penyempurnaan jabatan fungsional belum mencakup jabatan fungsional di seluruh unit eselon I Kementerian Keuangan sehingga volume beban kerja pada Bagian Jabatan Fungsional belum optimal. Beban kerja yang dilaksanakan masih sebatas kegiatan penyempurnaan Pemeriksa Pajak, Bea dan Cukai, monitoring dan evaluasi Pranata Komputer, serta pelaksanaan tugas Kormonev Inpres Nomor 5 Tahun 2004 tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi. Selain itu, unit Eselon I belum dapat mengevaluasi dan mengidentifikasi jabatan fungsional secara tepat dan optimal, hal ini disebabkan belum adanya pedoman mengenai pengelolaan jabatan fungsional. Selanjutnya, kepada analisa pembentuk jabatan fungsional belum dapat dilaksanakan secara optimal. Namun demikian, di masa depan tugas, fungsi dan peran pada jabatan fungsional beban kerjanya akan meningkat sesuai dengan arahan Menteri Keuangan dalam rangka pengembangan jabatan fungsional pada semua unit eselon I di lingkungan Kementerian Keuangan.

Gambaran beban kerja Sekretariat Jenderal sejak tahun 2007 sampai dengan tahun 2011 meningkat sebesar 48%, hal ini dikarenakan pada tahun 2007 objek analisis beban kerja hanya 13 unit eselon II, sedangkan untuk tahun 2011 dilakukan pada 15 unit eselon II akibat adanya penataan organisasi di lingkungan Sekretariat Jenderal yang melakukan pembentukan Pusat LPSE pada tahun 2009 dan pembentukan Sekretariat Komite Pengawas Perpajakan pada tahun 2010. Selain itu peningkatan beban kerja tersebut karena adanya penambahan tugas dan fungsi di lingkungan Sekretariat Jenderal diantaranya manajemen risiko dan balanced scorecard. Secara keseluruhan peningkatan beban kerja dari tahun 2007 sampai dengan tahun 2011 tampak pada Grafik 1.

Grafik 1

Jumlah Beban Kerja Sekretariat Jenderal

2,001 1,972 2,384 2,434 2,965 0 500 1,000 1,500 2,000 2,500 3,000 3,500 2007 2008 2009 2010 2011

(7)

Sebagai konsekuensi logis dari meningkatnya beban kerja Sekretariat Jenderal maka kebutuhan pegawai di lingkungan Sekretariat Jenderal juga mengalami peningkatan, namun demikian kebutuhan pegawai tersebut belum seluruhnya terpenuhi sehingga mengakibatkan kekurangan pegawai. Secara keseluruhan kebutuhan pegawai berdasarkan ABK dan jumlah pegawai yang ada di lingkungan Sekretariat Jenderal dari tahun 2007 sampai dengan 2011 tampak pada Grafik 2.

Grafik 2

Jumlah Kebutuhan Pegawai Sekretariat Jenderal

Peningkatan beban kerja pada beberapa unit eselon II di lingkungan Sekretariat Jenderal yang tidak sepenuhnya diimbangi dengan penambahan jumlah pegawai mengakibatkan nilai efektivitas dan efisiensi unit pada beberapa unit eselon II tersebut cenderung tinggi (EU > 1). Secara keseluruhan nilai Efektivitas Dan Efisiensi Unit (EU) di lingkungan Sekretariat Jenderal dalama lima tahun terakhir tampak pada Grafik 3.

Grafik 3

Jumlah Efektivitas dan Efisiensi Unit Eselon II di lingkungan Sekretariat Jenderal

Berdasarkan Grafik 3 terlihat bahwa Efektivitas dan Efisiensi Unit (EU) di lingkungan Sekretariat Jenderal yang berada pada tingkat kualifikasi A (sangat baik) dan B (baik). Hal ini dikarenakan adanya penempatan komposisi pegawai pada masing-masing unit Eselon II Sekretariat Jenderal berdasarkan beban kerja yang ada, kecuali pada Pusat LPSE tahun 2009 mempunyai EU sebesar 0,26 dengan kualifikasi E (kurang) dikarenakan Pusat LPSE merupakan unit organisasi yang baru dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 73/PMK.01/2009 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Menteri

0 500 1,000 1,500 2,000 2,500 2007 2008 2009 2010 2011 Jml Kebutuhan… Jml Pegawai Yg Ada 0.00 0.20 0.40 0.60 0.80 1.00 1.20 1.40 1.60 1.80 2007 2008 2009 2010 2011

(8)

Keuangan Nomor 100/PMK.01/2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Keuangan tanggal 8 April 2010, sehingga efektivitas kegiatan pada Pusat LPSE baru dimulai pertengahan tahun 2009 yang tidak mencerminkan beban kerja selama satu tahun.

Selain itu dari form FP2, Sekretariat Jenderal mempunyai jumlah produk A sebanyak 4.006 produk dan produk B sebanyak 3.602. Adapun sepuluh produk yang mempunyai beban kerja terbesar di lingkungan Sekretariat Jenderal adalah tampak pada Tabel 3.

Tabel 3

Sepuluh Produk Sekretariat Jenderal Dengan Beban Kerja Terbesar No Nama Produk Unit Eselon II Unit Eselon III Form Jumlah Beban

Kerja % Beban Kerja Eselon III Jabatan yang Terlibat Status

1 Pemulihan

Permasalahan/Gangguan Layanan TIK

Pusat Sistem Informasi

dan Teknologi Keuangan Bidang Operasional Teknologi Informasi dan Komunikasi

A 59,991.50 50.18% Kepala Bidang Operasional Teknologi Informasi dan Komunikasi;

Kepala Subbidang Dukungan Teknis; Kelompok Jabatan Fungsional; Pelaksana

Non-SNW

2 Penanganan perkara gugatan terhadap Menteri Keuangan atau unit lainnya pada Pengadilan Umum, Pengadilan Niaga atau Pengadilan Agama yang mengandung tuntutan ganti rugi

Biro Bantuan Hukum Bagian Bantuan Hukum I A 30,344.75 67.73% Kepala Biro Bantuan Hukum; Kepala Bagian Bantuan Hukum I; Kepala Subbagian Bantuan Hukum IA; Kepala Subbagian Bantuan Hukum IB; Kepala Subbagian Bantuan Hukum IC; Kepala Subbagian Bantuan Hukum ID; Pelaksana

SNW

3 Penanganan perkara gugatan terhadap Menteri Keuangan atau unit lainnya pada Pengadilan Umum, Pengadilan Niaga atau Pengadilan Agama yang mengandung tuntutan ganti rugi

Biro Bantuan Hukum Bagian Bantuan Hukum II A 27,860.25 48.75% Kepala Biro Bantuan Hukum; Kepala Bagian Bantuan Hukum II; Kepala Subbagian Bantuan Hukum IIA; Kepala Subbagian Bantuan Hukum IIB; Kepala Subbagian Bantuan Hukum IIC; Pelaksana

SNW

4 Penatausahaan Dokumen Kepegawaian

Biro Sumber Daya Manusia

Bagian Manajemen Informasi Sumber Daya Manusia

A 22,145.83 36.01% Kepala Biro Sumber Daya Manusia; Kepala Bagian Manajemen Informasi Sumber Daya Manusia;

Kepala Subbagian Manajemen Naskah dan Dokumentasi;

Pelaksana

Non-SNW

5 Pengusulan Kenaikan Pangkat Golongan I/b sampai dengan Golongan IV/b ke BKN

Biro Sumber Daya

Manusia Bagian Mutasi dan Kepangkatan A 19,462.12 32.50% Kepala Biro Sumber Daya Manusia; Kepala Bagian Mutasi dan Kepangkatan; Kepala Subbagian Kepangkatan I; Kepala Subbagian Kepangkatan II; Pelaksana

Non-SNW

6 Penatausahaan Surat Masuk

(Kelengkapan Berkas) Sekretariat Pengadilan Pajak Bagian Umum A 18,059.62 28.37% Sekretaris Pengadilan Pajak;Wakil Sekretaris Pengadilan Pajak; Kepala Subbagian Tata Usaha; Pelaksana

SNW

7 Penerbitan Surat Perintah Membayar (SPM) pada Satker Sekretariat Jenderal

Biro Umum Bagian Perencanaan Dan

Keuangan A 17,947.58 25.80% Kepala Biro Umum;Kepala Bagian Perencanaan dan Keuangan; Kepala Subbagian Perbendaharaan; Pelaksana

Non-SNW

8 Pengelolaan Permasalahan

Jaringan (Gangguan) Pusat Sistem Informasi dan Teknologi Keuangan Bidang Pengelolaan Teknologi Informasi dan Komunikasi

A 16,900.42 27.41% Kepala Pusat Sistem Informasi dan Teknologi Keuangan;

Kepala Bidang Pengelolaan Teknologi Informasi dan Komunikasi;

Kepala Subbidang Pengelolaan Jaringan; Kelompok Jabatan Fungsional; Pelaksana

Non-SNW

9 Pelayanan Helpdesk Pada LPSE Pusat Layanan Pengadaan

Secara Elektronik Bidang Layanan Teknis Pengguna A 16,698.75 50.26% Kepala Bidang Layanan Teknis Pengguna;Kepala Subbidang Layanan Pengguna; Pelaksana

Non-SNW

10 Pengurusan Surat Keluar - SOP

2011 Biro Komunikasi dan Layanan Informasi Bagian Perencanaan, Pengendalian Program, dan Perpustakaan

A 16,449.63 33.96% Kepala Biro Komunikasi dan Layanan Informasi; Kepala Bagian Perencanaan, Pengendalian Program, dan Perpustakaan; Kepala Subbagian Perpustakaan;

Kepala Subbagian Sistem Informasi Kehumasan; Kepala Subbagian Tata Usaha Biro; Pelaksana

(9)

Hasil pelaksanaan pengukuran beban kerja ini dapat digunakan sebagai dasar untuk memberikan informasi secara transparan, baik kepada pimpinan Sekretariat Jenderal maupun seluruh pihak yang terkait, mengenai kebutuhan pegawai, tingkat efektivitas dan efisiensi kerja, prestasi kerja unit/jabatan yang lebih objektif, penataan organisasi dan proses bisnis sebagai masukan dalam menyusun pelaksanaan Reformasi Birokrasi guna meningkatkan pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan perkembangan tuntutan para

stakeholders. Di samping itu kedepannya Kementerian Keuangan dapat melaksanakan ABK

(10)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

RINGKASAN EKSEKUTIF ... ii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR GRAFIK ... xx

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. LATAR BELAKANG ... 1

B. TUGAS DAN FUNGSI ... 2

C. TUJUAN DAN MANFAAT ... 2

D. OBJEK DAN PELAKSANAAN ... 3

E. BAGAN PROSES KEGIATAN ... 4

BAB II: TEKNIK DAN TOOLS ANALISIS BEBAN KERJA ... 5

A. ALAT UKUR ... 5

B. WAKTU PELAKSANAAN ... 6

C. TEKNIK PENGUMPULAN DATA ... 6

D. TEKNIK PENGOLAHAN DATA ... 6

E. STANDAR NORMA WAKTU ... 7

BAB III HASIL ANALISIS BEBAN KERJA SEKRETARIAT JENDERAL ... 9

A. Biro Perencanaan dan Keuangan ... 14

1. Bagian Perencanaan ... 15

2. Bagian Penganggaran ... 16

3. Bagian Perbendaharaan ... 17

4. Bagian Akuntansi dan Pelaporan Keuangan ... 19

B. Biro Organisasi dan Ketatalaksanaan ... 20

1. Bagian Organisasi I ... 22

2. Bagian Organisasi II ... 23

3. Bagian Ketatalaksanaan I... 24

4. Bagian Ketatalaksanaan II ... 25

5. Bagian Jabatan Fungsional ... 26

C. Biro Hukum ... 27

(11)

2. Bagian Hukum Anggaran, Perimbangan Keuangan,

Perbendaharaan, dan PNBP ... 30

3. Bagian Hukum Kekayaan Negara, Perusahaan dan Informasi Hukum ... 31

4. Bagian Hukum Pengelolaan Utang ... 33

5. Bagian Hukum Jasa Keuangan dan Perjanjian ... 34

D. Biro Bantuan Hukum ... 35

1. Bagian Bantuan Hukum I ... 37

2. Bagian Bantuan Hukum II ... 38

3. Bagian Bantuan Hukum III ... 39

E. Biro Sumber Daya Manusia ... 40

1. Bagian Perencanaan dan Pengadaan Sumber Daya Manusia ... 42

2. Bagian Pengembangan Sumber Daya Manusia ... 43

3. Bagian Manajemen Informasi Sumber Daya Manusia ... 45

4. Bagian Mutasi dan Kepangkatan ... 46

5. Bagian Penghargaan, Penegakan Disiplin dan Pensiun ... 47

F. Biro Komunikasi dan Layanan Informasi ... 49

1. Bagian Manajemen Strategi Komunikasi Kehumasan ... 52

2. Bagian Hubungan Kelembagaan Negara ... 53

3. Bagian Hubungan Non Kelembagaan Negara/Pemerintah ... 56

4. Bagian Manajemen Opini Publik ... 58

5. Bagian Perencanaan, Pengendalian Program, dan Perpustakaan ... 59

G. Biro Perlengkapan... 61

1. Bagian Perencanaan BMN ... 62

2. Bagian Bimbingan dan Layanan Pengadaan ... 63

3. Bagian Pengelolaan BMN ... 65

4. Bagian Penatausahaan BMN ... 66

H. Biro Umum ... 68

1. Bagian Tata Usaha Kementerian ... 69

2. Bagian Dukungan Program dan Kegiatan Pimpinan ... 71

3. Bagian Perencanaan dan Keuangan ... 73

4. Bagian Perlengkapan... 74

5. Bagian Rumah Tangga ... 75

I. Pusat Sistem Informasi dan Teknologi Keuangan ... 77

1. Bagian Tata Usaha ... 79

2. Bidang Perencanaan dan Kebijakan Teknologi Informasi dan Komunikasi... 80

3. Bidang Pengembangan Sistem Informasi ... 82

(12)

5. Bidang Operasional Teknologi Informasi dan Komunikasi ... 86

J. Pusat Pembinaan Akuntan dan Penilai Publik ... 87

2. Bidang Pembinaan Usaha dan Akuntan Publik ... 90

3. Bidang Pembinaan Usaha dan Penilai Publik ... 92

4. Bidang Pemeriksaan Usaha dan Akuntan Publik ... 94

5. Bidang Pemeriksaan Usaha dan Penilai Publik ... 95

K. Pusat Analisis dan Harmonisasi Kebijakan ... 96

2. Bidang Program dan Kegiatan I ... 98

3. Bidang Program dan Kegiatan II ... 100

4. Bidang Program dan Kegiatan III ... 101

5. Bidang Program dan Kegiatan IV ... 102

L. Pusat Investasi Pemerintah ... 103

1. Divisi Portofolio Investasi I ... 105

2. Divisi Portofolio Investasi II ... 106

3. Divisi Keuangan dan Umum ... 108

M. Pusat Layanan Pengadaan Secara Elektronik ... 109

2. Bidang Registrasi dan Verifikasi ... 112

3. Bidang Layanan Teknis Pengguna ... 114

4. Bidang Kebijakan dan Pengelolaan Sistem ... 115

N. Sekretariat Pengadilan Pajak ... 117

1. Bagian Umum ... 121

2. Bagian Administrasi Sengketa Pajak I ... 122

3. Bagian Administrasi Sengketa Pajak II ... 123

4. Bagian Yurisprudensi dan Pengolahan Data ... 124

5. Bagian Administrasi Peninjauan Kembali dan Dokumentasi ... 125

6. Sekretaris Pengganti ... 126

O. Sekretariat Komite Pengawas Perpajakan ... 147

1. Bagian Umum ... 149

2. Bagian Fasilitas Analisa dan Konsultasi ... 150

3. Bagian Fasilitas Pencegahan dan Monitoring ... 152

4. Bagian Fasilitas Pengaduan dan Verifikasi ... 153

BAB IV: PENUTUP ... 157 Glosarium ...

(13)

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efektivitas dan

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretariat Jenderal ... ii

Tabel 2 Spesifikasi Atau Kualifikasi Pendidikan Yang Dibutuhkan ... iv

Tabel 3 Sepuluh Produk Sekretariat Jenderal Dengan Beban Kerja Terbesar... vii

Tabel 3.1 Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efektivitas dan Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretariat Jenderal ... 9 Tabel 3.2 Spesifikasi atau Kualifikasi Pendidikan Yang Dibutuhkan ... 10

Tabel 3.3 Sepuluh Produk Sekretariat Jenderal Dengan Beban Kerja Terbesar... 13

Tabel 3.4 Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efektivitas dan

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Biro Perencanaan dan Keuangan ... 14

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Perencanaan ... 16

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Penganggaran ... 17

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Perbendaharaan ... 18

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Akuntansi dan Pelaporan Keuangan ... 19

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Biro Organisasi dan Ketatalaksanaan ... 21

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Organisasi I ... 22

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Organisasi II ... 23

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Ketatalaksanaan I ... 24

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Ketatalaksanaan II ... 25

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Jabatan Fungsional ... 26

(14)

Tabel 3.16 Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efektivitas dan Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Hukum Pajak dan Kepabeanan ... 29

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Hukum Anggaran, Perimbangan Keuangan, Perbendaharaan, dan PNBP ... 31

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Hukum Kekayaan Negara, Perusahaan dan Informasi Hukum... 32

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Hukum Pengelolaan Utang ... 33

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Hukum Jasa Keuangan dan Perjanjian ... 34

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Biro Bantuan Hukum ... 36

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Bantuan Hukum I ... 37

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Bantuan Hukum II ... 38

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Bantuan Hukum III ... 39

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Biro Sumber Daya Manusia ... 41

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Perencanaan dan Pengadaan Sumber Daya Manusia ... 43

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Pengembangan Sumber Daya Manusia ... 44

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Manajemen Informasi Sumber Daya Manusia ... 45

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Mutasi dan Kepangkatan ... 47

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Penghargaan, Penegakan Disiplin dan Pensiun ... 48

(15)

Tabel 3.31 Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efektivitas dan Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Biro Komunikasi dan Layanan Informasi ... 50

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Manajemen Strategi Komunikasi Kehumasan ... 53

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Hubungan Kelembagaan Negara ... 55

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Hubungan Non Kelembagaan Negara/Pemerintah ... 57

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Manajemen Opini Publik ... 58

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Perencanaan, Pengendalian Program, dan Perpustakaan ... 60

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Biro Perlengkapan ... 61

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Perencanaan Barang Milik Negara ... 63

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Bimbingan dan Layanan Pengadaan ... 64

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Pengelolaan Barang Milik Negara ... 66

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Penatausahaan Barang Milik Negara ... 67

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Biro Umum ... 68

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Tata Usaha Kementerian... 70

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Dukungan Program dan Kegiatan Pimpinan ... 71

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Perencanaan dan Keuangan ... 74

(16)

Tabel 3.46 Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efektivitas dan Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Perlengkapan ... 75

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Rumah Tangga ... 76

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Pusintek ... 77

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Tata Usaha Pusintek ... 79

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bidang Perencanaan dan Kebijakan Teknologi Informasi dan Komunikasi ... 81

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bidang Pengembangan Sistem Informasi ... 83

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bidang Pengelolaan Teknologi Informasi dan Komunikasi ... 85

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bidang Operasional Teknologi Informasi dan Komunikasi ... 86

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) PPAJP ... 88

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Tata Usaha PPAJP ... 89

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bidang Pembinaan Usaha dan Akuntan Publik ... 91

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bidang Pembinaan Usaha dan Penilai Publik ... 93

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bidang Pemeriksaan Usaha dan Akuntan Publik ... 94

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bidang Pemeriksaan Usaha dan Penilai Publik ... 95

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Pusat Analisis dan Harmonisasi Kebijakan ... 96

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Tata Usaha Pushaka ... 98

(17)

Tabel 3.62 Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efektivitas dan Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bidang Program dan Kegiatan I ... 99

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bidang Program dan Kegiatan II ... 100

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bidang Program dan Kegiatan III... 101

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bidang Program dan Kegiatan IV ... 102

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Pusat Investasi Pemerintah ... 103

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Divisi Portofolio I... 106

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Divisi Portofolio II ... 107

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Divisi Keuangan dan Umum ... 108

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Pusat Layanan Pengadaan Secara Elektronik ... 110

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Tata Usaha Pusat LPSE ... 112

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bidang Registrasi dan Verifikasi ... 113

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bidang Layanan Teknis Pengguna ... 114

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bidang Kebijakan dan Pengelolaan Sistem ... 116

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretariat Pengadilan Pajak ... 118

(18)

Tabel 3.77 Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efektivitas dan Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Administrasi Sengketa Pajak I... 122

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Administrasi Sengketa Pajak II ... 123

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Yurisprudensi dan Pengolahan Data ... 124

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Administrasi Peninjauan Kembali dan Dokumentasi ... 125

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretaris Pengganti I ... 126

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretaris Pengganti II ... 127

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretaris Pengganti III ... 127

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretaris Pengganti IV... 128

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretaris Pengganti V ... 128

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretaris Pengganti VI... 129

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretaris Pengganti VII ... 130

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretaris Pengganti VIII ... 130

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretaris Pengganti IX ... 131

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretaris Pengganti X ... 132

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretaris Pengganti XI ... 132

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretaris Pengganti XII ... 133

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretaris Pengganti XIII ... 133

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretaris Pengganti XIV ... 134

(19)

Tabel 3.96 Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efektivitas dan Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretaris Pengganti XVI ... 135

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretaris Pengganti XVII ... 136

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretaris Pengganti XVIII ... 137

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretaris Pengganti XIX ... 137 Tabel 3.100 Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efektivitas dan

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretaris Pengganti XX ... 138 Tabel 3.101 Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efektivitas dan

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretaris Pengganti XXI ... 138 Tabel 3.102 Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efektivitas dan

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretaris Pengganti XXII... 139 Tabel 3.103 Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efektivitas dan

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretaris Pengganti XXIII ... 140 Tabel 3.104 Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efektivitas dan

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretaris Pengganti XXIV ... 140 Tabel 3.105 Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efektivitas dan

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretaris Pengganti XXV ... 141 Tabel 3.106 Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efektivitas dan

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretaris Pengganti XXVI ... 142 Tabel 3.107 Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efektivitas dan

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretaris Pengganti XXVII ... 142 Tabel 3.108 Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efektivitas dan

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretaris Pengganti XXVIII ... 143 Tabel 3.109 Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efektivitas dan

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretaris Pengganti XXIX ... 143

(20)

Tabel 3.110 Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efektivitas dan Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretaris Pengganti XXX... 144 Tabel 3.111 Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efektivitas dan

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretaris Pengganti XXXI ... 145 Tabel 3.112 Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efektivitas dan

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretaris Pengganti XXXII ... 145 Tabel 3.113 Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efektivitas dan

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretaris Pengganti XXXIII... 146 Tabel 3.114 Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efektivitas dan

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretaris Pengganti XXXIV ... 147 Tabel 3.115 Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efektivitas dan

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Sekretariat Komite Pengawas Perpajakan ... 148 Tabel 3.116 Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efektivitas dan

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Umum Setkomwasjak ... 150 Tabel 3.117 Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efektivitas dan

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Fasilitas Analisa dan Konsultansi ... 151 Tabel 3.118 Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efektivitas dan

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Fasilitas Pencegahan dan Monitoring ... 152 Tabel 3.119 Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efektivitas dan

Efisiensi Unit (EU), Dan Prestasi Kerja Unit (PU) Bagian Fasilitas Pengaduan dan Verifikasi... 154

(21)

DAFTAR GRAFIK

Grafik 1 Jumlah Beban Kerja Sekretariat Jenderal ... v Grafik 2 Jumlah Kebutuhan Pegawai Sekretariat Jenderal ... vi

Grafik 3 Jumlah Efektivitas dan Efisiensi Unit Eselon II di lingkungan

Sekretariat Jenderal ... vi Grafik 3.1 Jumlah Beban Kerja Sekretariat Jenderal ... 11 Grafik 3.2 Jumlah Kebutuhan Pegawai Sekretariat Jenderal ... 11

Grafik 3.3 Jumlah Efektivitas dan Efisiensi Unit Eselon II di lingkungan

(22)

BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG

Dalam rangka meningkatkan performance Kementerian Keuangan dan sejalan dengan tujuan nasional untuk menciptakan good governance, Menteri Keuangan menetapkan KMK Nomor 55/KMK.01/2012 tentang Reformasi Birokrasi dan Transformasi Birokrasi Kelembagaan Kementerian Keuangan Tahun Anggaran 2012.

Dalam diktum pertama KMK Nomor 55/KMK.01/2012 tersebut program Reformasi Birokrasi dan Transformasi Birokrasi Kelembagaan Kementerian Keuangan dilaksanakan mencakup bidang-bidang sebagai berikut:

1. Manajemen Perubahan.

2. Penataan Peraturan Perundang-undangan. 3. Penataan dan Penguatan Organisasi. 4. Penataan Tata Laksana.

5. Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur. 6. Penguatan Pengawasan.

7. Penguatan Akuntabilitas Kinerja.

8. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik, dan 9. Monitoring dan Evaluasi.

Pelaksanaan ABK di lingkungan Kementerian Keuangan sudah dilakukan sejak tahun 1992, yang kemudian ditetapkan pedomannya di dalam KMK Nomor 26/KMK.01/1995. Seiring dengan berjalannya program Reformasi Birokrasi di lingkungan Kementerian Keuangan, dilakukan penyempurnaan pedoman ABK melalui Peraturan Menteri Keuangan Nomor 140/PMK.01/2006 tanggal 29 Desember 2006 yang mengamanatkan agar setiap unit di lingkungan Departemen Keuangan melaksanakan ABK.

ABK merupakan suatu teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi kerja jabatan dan organisasi berdasarkan volume kerja. Pelaksanaan ABK juga dimaksudkan untuk dapat meningkatkan profesionalisme sumber daya manusia serta menciptakan organisasi yang

right-sizing, efektif, dan efisien pada setiap unit organisasi di lingkungan Kementerian

Keuangan, sehingga pelaksanaan tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan dapat berjalan dengan baik.

Selanjutnya dalam rangka menentukan standar produk dan norma waktu, perlu dilakukan ABK minimal tiga tahun secara berturut-turut untuk memperoleh data series. Pelaksanaan ABK pada tahun 2008 merupakan ABK tahun pertama yang dilaksanakan oleh Tim Reformasi Birokrasi Pusat, dan ABK tahun 2009 dan 2010 merupakan ABK tahun kedua dan ketiga yang dilakukan secara mandiri oleh masing-masing unit eselon I dan ABK tahun 2011 merupakan perhitungan ABK tahun keempat.

(23)

B. TUGAS DAN FUNGSI

1. Sekretariat Jenderal mempunyai tugas melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan, dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unit organisasi di lingkungan Kementerian Keuangan.

2. Dalam melaksanakan tugas tersebut Sekretariat Jenderal menyelenggarakan fungsi: a. Koordinasi kegiatan Kementerian Keuangan.

b. Koordinasi dan penyusunan rencana dan program Kementerian Keuangan.

c. Pembinaan dan pemberian dukungan administrasi yang meliputi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, kerumahtanggaan, arsip, dan dokumentasi Kementerian Keuangan.

d. Pembinaan dan penyelenggaraan organisasi dan tata laksana, kerja sama, dan hubungan masyarakat.

e. Koordinasi dan penyusunan peraturan perundang-undangan dan bantuan hukum. f. Penyelenggaraan pengelolaan barang milik/kekayaan negara.

g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Menteri Keuangan. C. TUJUAN DAN MANFAAT

Tujuan pengukuran/analisis beban kerja adalah untuk memperoleh informasi tentang efisiensi dan prestasi kerja unit/satuan organisasi/pemangku jabatan serta pemanfaatannya dalam rangka meningkatkan kualitas aparatur negara. Ruang lingkup pengukuran beban kerja meliputi beban kerja seluruh produk yang dihasilkan oleh unit organisasi eselon II di lingkungan Sekretariat Jenderal. Dalam laporan ini, data beban kerja yang dipakai adalah data tahun 2011 (sejak awal hingga akhir tahun 2011).

Hasil ABK diharapkan dapat memberikan manfaat untuk melakukan hal sebagai berikut:

1. Penataan/penyempurnaan struktur organisasi.

2. Penilaian prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit. 3. Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja. 4. Sarana peningkatan kinerja kelembagaan.

5. Penyusunan standar beban kerja jabatan/unit, penyusunan Daftar Susunan Pegawai (DSP) atau bahan penetapan eselonisasi jabatan struktural.

6. Menyusun rencana kebutuhan pegawai secara riil sesuai dengan beban kerja organisasi. 7. Program mutasi pegawai dari unit yang kelebihan ke unit yang kekurangan.

8. Program promosi pegawai.

(24)

D. OBJEK DAN PELAKSANAAN

Objek Analisis Beban Kerja Sekretariat Jenderal pada tahun 2011 adalah seluruh unit organisasi yang ada di lingkungan Sekretariat Jenderal (unit eselon II) yang meliputi unit-unit sebagai berikut:

1. Biro Perencanaan dan Keuangan. 2. Biro Organisasi dan Ketatalaksanaan. 3. Biro Hukum.

4. Biro Bantuan Hukum. 5. Biro Sumber Daya Manusia.

6. Biro Komunikasi dan Layanan Informasi. 7. Biro Perlengkapan.

8. Biro Umum.

9. Pusat Informasi dan Teknologi Keuangan. 10. Pusat Pembinaan Akuntan dan Jasa Penilai. 11. Pusat Analisis dan Harmonisasi Kebijakan. 12. Pusat Investasi Pemerintah.

13. Pusat Layanan Pengadaan Secara Elektronik. 14. Sekretariat Pengadilan Pajak, dan

15. Sekretariat Komite Pengawas Perpajakan.

Tahapan pelaksanaan Analisis Beban Kerja meliputi kegiatan sebagai berikut:

1. Bimbingan Teknis kepada para peserta wakil dari unit Eselon II di lingkungan Sekretariat Jenderal masing-masing sebagai calon analis.

2. Persiapan Pelaksanaan ABK, meliputi menyiapkan statute, SOP, urjab, kuesioner, dan lain-lain.

3. Pengumpulan Data ABK, meliputi: Form A, Form B, dan Form C.

4. Pengolahan data ABK, meliputi: Form FP1A, Form FP1B, Form FP2, Form FP3, dan Form FP4.

5. Presentasi hasil pengolahan ABK dari seluruh Unit Eselon II di lingkungan Sekretariat Jenderal di depan TRBTKP.

(25)

E. BAGAN PROSES KEGIATAN

Gambar 1 – Proses Pelaksanaan Analisis Beban Kerja

Bigan Teknis ABK

Persiapan Pelaksanaan ABK Pengumpulan Data ABK Pengolahan Data Beban Kerja Presentasi Hasil Pengolahan ABK Bimbingan Teknis Dokumen Laporan ABK

Pelaporan Hasil ABK kepada Sekretaris Jenderal dan

(26)

BAB II

TEKNIK DAN TOOLS ANALISIS BEBAN KERJA

A. ALAT UKUR

Untuk dapat melakukan analisis beban kerja secara baik dan benar, terlebih dahulu perlu ditetapkan alat ukur sedemikian rupa, sehingga pelaksanaannya dapat dilakukan secara transparan dan Objektif. Alat ukur yang dimaksud adalah jam kerja efektif, yaitu jam kerja yang harus diisi dengan kerjauntuk menghasilkan suatu produk baik bersifat konkrit atau abstrak (benda atau jasa).

Dalam Keputusan Presiden Nomor 58 Tahun 1964 tentang Jam kerja Kantor Pemerintah jis. Keputusan Presiden Nomor 24 Tahun 1972 dan Keputusan Presiden Nomor 68 tahun 1995 telah ditentukan jam kerja instansi pemerintah sebanyak 37 jam per minggu. Sementara itu berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan Nomor: 71/KMK.01/1996 tentang Hari dan Jam Kerja di Lingkungan Departemen Keuangan adalah 42 jam 45 menit per minggu.

Atas ketentuan tersebut, perhitungan jam kerja efektif yang digunakan sebagai alat ukur dalam melakukan analisis beban kerja adalah:

Jam kerja formal per minggu :

Senin s.d Kamis 07.30 – 12.15 4 jam 45 menit X 4 = 19 jam

13.00 – 17.00 4 jam X 4 = 16 jam

Jum’at 07.30 – 11.30 4 jam = 4 jam

13.15 – 17.00 3 jam 45 menit = 3 jam 45 menit

Total = 42 jam 45 menit

= 2.565 menit

Jam kerja efektif per minggu dengan allowance (waktu luang) 25%: 75/100 x 2.565 menit = 1.923,75 menit = 32 jam

Jam kerja efektif per hari:

5 hari kerja = 1923,75 menit: 5 = 384,75 menit = 6 jam 25 menit/hari Jumlah hari kerja per tahun:

Jumlah hari per tahun 365 hari

Libur Sabtu-Minggu 104 hari

Libur resmi 14 hari

Hak cuti 12 hari

130 hari 235 hari Jam kerja efektif per tahun:

(27)

B. WAKTU PELAKSANAAN

Pengukuran beban kerja pada setiap unit organisasi di lingkungan Sekretariat Jenderal dilaksanakan secara konsisten dan berkesinambungan setiap tahun sekali. Apabila dipandang perlu, pengukuran beban kerja pada unit/satuan kerja dapat dilaksanakan sewaktu-waktu, misalnya karena terjadi perubahan kebijakan yang mengakibatkan perubahan sistem dan prosedur, penyempurnaan organisasi atau lain-lain alasan sesuai dengan kebijakan pimpinan.

C. TEKNIK PENGUMPULAN DATA

Pengumpulan data dilakukan dengan cara:

1. Penyampaian/penyebaran kuesioner beban kerja dan petunjuk pengisiannya kepada responden sebagai data primer.

2. Melakukan wawancara dan observasi untuk memperoleh gambaran lengkap data primer di lapangan dengan menggunakan kuesioner yang telah dipersiapkan disertai penjelasan kepada para responden.

3. Menggunakan Formulir yang disebut Form A, Form B, dan Form C. D. TEKNIK PENGOLAHAN DATA

Setelah pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan Form A, Form B, dan Form C, maka teknik pengolahan data dilakukan dengan cara sebagai berikut:

1. Menghitung beban kerja setiap jabatan yang berada pada satu unit organisasi sesuai dengan produk-produk/hasil kerjanya pada form A, form B, dan form C dengan menggunakan rumus:

Beban Kerja = Volume x Norma Waktu

2. Membuat rekapitulasi beban kerja jabatan (menggunakan form FP2) untuk menghitung jumlah beban kerja per jabatan dengan menjumlahkan beban kerja seluruh produk pada masing-masing jabatan.

3. Menghitung kebutuhan pegawai dan efektivitas dan efisiensi kerja jabatan dengan formulir FP3 dengan menggunakan rumus:

Jumlah Kebutuhan Pegawai/Pejabat = Jumlah beban kerja jabatan

Jam kerja efektif per tahun

EJ = Jumlah beban kerja jabatan

(28)

PJ (Prestasi Kerja Jabatan)

a. EJ di atas 1,00 = A (Sangat Baik)

b. EJ antara 0,90 – 1,00 = B (Baik) c. EJ antara 0,70 – 0,89 = C (Cukup) d. EJ antara 0,50 – 0,69 = D (Sedang)

e. EJ di bawah 0,50 = E (Kurang)

4. Membuat rekapitulasi kebutuhan pegawai unit dengan cara menjumlahkan kebutuhan pegawai/pejabat dalam satu unit organisasi serta efektivitas/efisiensi unit dengan menggunakan rumus:

EU (Efektivitas dan Efisiensi Unit)

EU = Jumlah beban kerja unit

Jumlah pegawai unit × jam kerja efektif per tahun PU (Prestasi Kerja Unit)

a. EU di atas 1,00 = A (Sangat Baik)

b. EU antara 0,90 – 1,00 = B (Baik) c. EU antara 0,70 – 0,89 = C (Cukup) d. EU antara 0,50 – 0,69 = D (Sedang)

e. EU di bawah 0,50 = E (Kurang)

5. Menghitung jumlah kelebihan/kekurangan pegawai dengan menggunakan rumus: Jumlah

kelebihan/ kekurangan

pegawai

= Jumlah Pegawai yang ada – Jumlah Kebutuhan Pegawai/Pejabat

E. STANDAR NORMA WAKTU

Norma waktu merupakan waktu yang wajar dan nyata-nyata dipergunakan secara efektif dengan kondisi normal oleh seorang pemangku jabatan untuk menyelesaikan satu tahapan proses penyelesaian pekerjaan. Dalam melakukan pengukuran dan perumusan norma waktu tersebut, dilakukan secara cermat dan seksama dengan memperhatikan tingkat kewajaran penggunaan waktu kerja bagi pegawai/pemangku jabatan terkait, dan terhadap kebenaran uraian proses/tahapan kerja untuk menghasilkan produk, yang melalui uji coba selama tiga tahun berturut-turut. Selanjutnya norma waktu yang telah teruji harus distandarkan agar menjadi faktor tetap.

(29)

Dalam menyusun rancangan standar norma waktu dilakukan melalui pembahasan dengan narasumber agar diperoleh hasil yang wajar. Selanjutnya, rancangan standar norma waktu tersebut disampaikan kepada Sekretaris Jenderal untuk mendapatkan pertimbangan sebelum ditetapkan oleh pimpinan unit Eselon I. Di masa yang akan datang, standar norma waktu yang telah ditetapkan akan digunakan sebagai pedoman dalam pelaksanaan analisis beban kerja, sehingga unit organisasi yang memiliki volume kerja yang tinggi akan menghasilkan beban kerja yang tinggi pula. Manfaat standar norma waktu adalah:

1. Mempercepat dan mempermudah pelaksanaan analisis beban kerja pada masa yang akan datang.

2. Meningkatkan objektivitas pelaksanaan ABK.

3. Meningkatkan pelayanan kepada stakeholders khususnya kepastian waktu. Norma waktu yang telah ditetapkan wajib dievaluasi, apabila:

1. Terjadi penyempurnaan sistem dan prosedur kerja. 2. Terjadi penyempurnaan organisasi.

3. Adanya perubahan peralatan yang sangat mempengaruhi pencapaian hasil kerja. 4. Adanya perubahan kebijakan pemerintah.

(30)

BAB III

HASIL PENGUKURAN ANALISIS BEBAN KERJA SEKRETARIAT JENDERAL Sekretariat Jenderal sebagai unit organisasi yang merupakan unsur pembantu pimpinan dan mempunyai tugas sebagai koordinator pelaksanaan tugas, pembina Sumber Daya Aparatur, sekaligus pemberian dukungan administrasi dan kepada unit eselon I serta sebagai pengarah, penggerak program Reformasi Birokrasi dan Transformasi Kelembagaan diperlukan organisasi yang efektif, efisien, proporsional dan sesuai dengan perkembangan serta dibutuhkan sumber daya manusia yang tepat baik dari segi kualitas maupun kuantitas. Untuk itu perlu selalu dilakukan monitoring dan evaluasi di bidang organisasi dan SDM yang berkelanjutan. Salah satu alat yang digunakan untuk mendeteksi, memonitor, mengevaluasi serta untuk mengetahui secara lebih objektif tingkat efektivitas dan efisiensi kerja unit, prestasi kerja unit/jabatan serta kebutuhan pegawai adalah Analisis Beban Kerja.

Pada tahun ini diterapkan sistem aplikasi ABK untuk pelaksanaan ABK di lingkungan Sekretariat Jenderal. Tujuan mendasar dari diterapkannya sistem aplikasi ini adalah untuk meningkatkan objektivitas, akurasi, kemudahan dan kecepatan dalam pelaksanaan ABK, serta agar dengan cepat dapat mengetahui efektivitas dan efisiensi pejabat/pegawai/unit pada seluruh unit organisasi di lingkungan Sekretariat Jenderal. Selain itu, tahun ini juga merupakan tahun pertama penerapan standar norma waktu di seluruh unit eselon II di lingkungan Sekretariat Jenderal, dengan ditetapkannya keputusan Sekretaris Jenderal Nomor S-22/SJ/2012 tanggal 13 Februari 2012. Hal ini dimaksudkan untuk meningkatkan pelayanan kepada stakeholders khususnya mengenai kepastian waktu dalam pelaksanaan ABK yang akan selalu dilakukan monitoring dan evaluasi secara berkelanjutan.

Hasil pengolahan data pada 15 unit Eselon II di lingkungan Sekretariat Jenderal sebagaimana pada tabel Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efektivitas dan Efisiensi Unit (EU), dan Prestasi Kerja Unit (PU), yang selanjutnya disebut FP4 sebagaimana tampak pada Tabel 3.1.

Tabel 3.1