19 3.1. Tinjauan Perusahaan
3.1.1. Sejarah Perusahaan
PT. BFI Finance Indonesia TBK Jakarta (disingkat BFI Finance atau Perusahaan) didirikan pada 7 April 1982 dengan nama PT Manufacturers Hanover Leasing Corporation yang merupakan perusahaan kongsi dengan Manufacturer Hanover Leasing Corporation dari Amerika Serikat.
Tahun 1982
1. Perusahaan didirikan dengan nama PT Manufacturers Hanover Leasing Corporation berdasarkan Akta Notaris No. 57 tanggal 7 April 1982 yang dibuat di hadapan Kartini Muljadi, S.H., Notaris di Jakarta, dan disetujui oleh Menteri Kehakiman Republik Indonesia melalui Surat Keputusan No. C2-2091-HT.01.01.TH.82 tanggal 28 Oktober 1982 serta diumumkan dalam Lembaran Berita Negara No. 102 tanggal 21 Desember 1982, Tambahan No. 1390.
2. Perusahaan memperoleh izin usaha lembaga pembiayaan sebagai perusahaan leasing dari Menteri Keuangan Republik Indonesia berdasarkan Surat Keputusan No. KEP-038/KM.11/1982 tanggal 12 Agustus 1982.
Tahun 1986
1. PT Bank Umum Nasional dan Essompark Ltd., Hong Kong, mengakuisisi kepemilikan Perusahaan.
2. Perusahaan mengubah namanya menjadi PT Bunas Intitama Leasing Indonesia.
Tahun 1990
1. BFI Finance menjadi salah satu perusahaan pembiayaan pertama yang mencatatkan sahamnya di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya (sekarang Bursa Efek Indonesia atau BEI) dengan kode saham BFIN.
2. Nama dan status Perusahaan disesuaikan menjadi PT Bunas Finance Indonesia Tbk.
3. Perusahaan mengubah izin operasinya menjadi perusahaan bisnis multifinance berdasarkan Surat Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia No. 493/KMK.013/1990 tanggal 23 April 1990.
Tahun 2001
1. Perusahaan menyelesaikan restrukturisasi keuangan yang menyebabkan perubahan pemegang saham mayoritas.
2. Perusahaan mengubah namanya menjadi PT BFI Finance Indonesia Tbk, berdasarkan Akta Notaris No. 116 yang dibuat di hadapan Aulia Taufani, S.H., pengganti dari Sutjipto, S.H., Notaris di Jakarta tanggal 27 Juni 2001, disetujui oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia melalui Surat Keputusan No. C-03668.HT.01.04.TH.2001 tanggal 24 Juli 2001 dan diumumkan dalam Lembaran Berita Negara No. 35 tanggal 30 April 2002, Tambahan No. 4195.
Tahun 2006
Menteri Keuangan Republik Indonesia mengamandemen izin usaha Perusahaan melalui Keputusan No. KEP-038/KM.5/2006 tanggal 20 Februari 2006 untuk memberlakukan secara surut izin usaha yang sebelumnya diberikan kepada PT Bunas Finance Indonesia Tbk sejak tanggal disetujuinya perubahan nama Perusahaan menjadi PT BFI Finance Indonesia Tbk.
BFI Finance memperoleh peringkat nasional jangka panjang ‘Baa1(id)’ dari Moody’s.
Tahun 2011
1. Trinugraha Capital & Co SCA mengakuisisi 44,95% saham Perusahaan. 2. BFI Finance memperoleh peringkat nasional jangka panjang ‘A(idn)’ dari
Fitch Ratings. Tahun 2012
Penerbitan Program Kompensasi Manajemen dan Karyawan Berbasis Saham (MESOP) hingga 5% setara saham baru dari jumlah saham Perusahaan.
Tahun 2013
1. Perusahaan meresmikan kantor pusat yang beralamat di BFI Tower, Sunburst CBD Lot 1.2, Jl. Kapt. Soebijanto Djojohadikusumo, BSD City, Tangerang Selatan, Provinsi Banten.
2. BFI Finance memperoleh peningkatan peringkat nasional jangka panjang menjadi ‘A+(idn)’ Outlook Positif dari Fitch Ratings.
Tahun 2015
Perusahaan melakukan pembelian kembali saham yang beredar (stock buyback) untuk meningkatkan manajemen permodalannya.
Tahun 2016
BFI Finance memperoleh peningkatan peringkat nasional jangka panjang menjadi ‘AA-(idn)’ Outlook Stabil dan peringkat nasional jangka pendek menjadi ‘F1+(idn)’ dari Fitch Ratings.
Tahun 2017
1. BFI Finance mendirikan entitas anak perusahaan, PT Finansial Integrasi Teknologi (FIT), berdasarkan Akta Notaris Herna Gunawan, S.H., M.Kn. No. 4 tanggal 15 September 2017, disetujui oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia berdasarkan surat No. AHU-0043022.AH.01.01.Tahun 2017 tanggal 29 September 2017. PT FIT adalah perusahaan yang bergerak di bidang layanan pinjaman uang online berbasis teknologi informasi.
2. Perusahaan memperoleh persetujuan para pemegang saham dalam Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa (RUPSLB) pada 25 Oktober 2017 untuk membentuk Dewan Pengawas Syariah.
Visi dan Misi Visi :
Menjadi mitra solusi keuangan yang terpercaya yang turut berkontribusi terhadap peningkatan taraf hidup masyarakat
Misi :
1. Menyediakan solusi keuangan yang terpercaya dan efektif kepada pelanggan kami
2. Mencapai tingkat pengembalian modal yang superior dan mempertahankan reputasi kami sebagai perusahaan publik terpercaya
3. Menyediakan lingkungan komunitas yang mendidik para pemimpin masa depan dari organisasi
4. Membangun hubungan kerja sama jangka panjang dengan mitra bisnis kami berdasarkan saling percaya dan menguntungkan
5. Memberikan kontribusi yang positif bagi masyarakat
Berikut ini adalah struktur organisasi PT. BFI Finance Indonesia TBK Jakarta (HRD):
Sumber : PT. BFI Finance Indonesia TBK Jakarta (2019) Gambar III.1.
Struktur Organisasi PT. BFI Finance Indonesia TBK Jakarta Tugas dan fungsi HRD:
1. Melakukan Proses Rekrutmen Karyawan
Tugas Human Capital yang pertama adalah perekrutan karyawan. Mulai dari proses perekrutan dengan memasang iklan lowongan di job portal, mereview calon kandidat yang sesuai, melakukan panggilan interview via telepon atau WhatsApp, melakukan tes tertulis dan wawancara, sampai dengan tanda tangan kontrak kerja. PHK karena habis masa kontrak kerja, telah masuk usia pensiun, atau karena alasan pengurangan karyawan juga merupakan tugas Human Capital.
2. Memberikan Job Desc dalam Struktur Organisasi
Human Capital selanjutnya adalah menentukan job desc masing-masing karyawan baru dalam sistem organisasi yang telah ditentukan.
3. Mengukur Beban Kerja Karyawan
Human Capital adalah menentukan, apakah harus merekrut karyawan baru, atau hanya menambah kebijakan overtime pada masing-masing karyawan saja.
4. Memvalidasi Data
Penyiapan klaim jaminan sosial, permohonan cuti karyawan, form gaji pegawai, dan masih banyak lagi. Memvalidasi kembali apakah datanya sudah sesuai atau belum agar tidak terjadi kesalahan.
5. Menghitung Penyusutan Perlengkapan dan Peralatan Kerja Karyawan 6. Mengelola Gaji Karyawan
7. Menggunakan Teknologi Informasi
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Berikut ini adalah urutan prosedur penggajian yang berjalan pada PT. BFI Finance Indonesia TBK Jakarta saat ini:
1. Prosedur Absensi
Setiap hari karyawan melakukan absensi menggunakan kartu absen dengan mesin amano, ini dilakukan saat karyawan datang untuk bekerja dan saat selesai bekerja untuk pulang. Diakhir bulan semua karyawan mengumpulkan katu absensi ke administrasi.
2. Prosedur Rekap Absen
Kartu absen yang telah dikumpulkan pada administrasi kemudian direkap oleh administrasi untuk mengetahui jumlah hari kerja dan jumlah jam lembur yang
keuangan.
3. Prosedur Perhitungan Gaji
Perhitungan gaji karyawan dilakukan oleh bagian keuangan dengan melihat rekapitulasi absen karyawan. Setelah gaji dihitung, bagian keuangan membuat rekapitulasi gaji total dan selanjutnya meminta persetujuan ke HRD.
4. Prosedur Pembayaran
Setelah HRD menyetujui, bagian keuangan membayar gaji kepada karyawan dengan memberikan slip gaji karyawan, slip gaji tersebut berisi rincian detail gaji yang diterima karyawan yang bersangkutan, dan bagian keuangan membuat salinan slip gagi karyawan yang dijadikan sebagai arsip.
5. Prosedur Laporan Penggajian
Setekah semua karyawan menerima gaji bagian keuangan kemudian membuat laporan penggajian perbulan yang akan disampaikan ke Manager HRD.
3.3. Activity Diagram
Activity Diagram merupakan alur kerja (workflow) atau kegiatan (aktivitas) dari sebuah sistem atau menu yang ada pada perangkat lunak. Activity Diagram juga digunakan untuk mendefinisikan urutan atau pengelompokan tampilan dari sistem/user interface dimana setiap aktivitas dianggap memiliki sebuah rancangan antar muka tampilan serta rancang menu yang ditampilkan pada perangakat lunak.
Gambar III.2.
Activity Diagram Prosedur Sistem Berjalan 3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan
Spesifikasi dokumen masukan pada penulisan tugas akhir ini diantaranya: 1. Nama Dokumen : Data Karyawan
Fungsi : Untuk Mendata Karyawan
Sumber : HRD
Tujuan : Bagian Keuangan analysis Business Process Model
HRD Keuangan Administrasi Karyaw an Awal Melakukan Absensi Datang dan Pulang Pada
Mesin Amano
Mengumpulkan Kartu Absen
Menghitung Gaj i Karyaw an
Meminta Persetuj uan HRD
Menerima Gaj i dan Menandatangani Slip Gaj i
Membayarkan Gaj i Ke Karyaw an dan Memberikan Slip Gaj i Membuat Rekap Gaj i Total
Menerima Laporan Penggaj ian Membuat Laporan
Penggaj ian Membuat Rekap Absensi
Menerima Rekap Gaj i
Akhir
Menerima Kartu Absensi
Memberikan Rekap Absensi
Menerima Rekap Absensi
Menyetuj ui Rekap Gaj i
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap akhir bulan
Bentuk : A.1
2. Nama Dokumen : Kartu Absen
Fungsi : Untuk Menghitung Kehadiran
Sumber : Karyawan
Tujuan : Administrasi
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap akhir bulan
Bentuk : A.2
3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran
Spesifikasi dokumen keluaran pada penulisan tugas akhir ini diantaranya: 1. Nama Dokumen : Slip Gaji
Fungsi : Untuk Bukti Penggajian Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : Karyawan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap akhir bulan
Bentuk : B.1
3.6. Permasalahan Pokok
Dari analisa penggajian yang selama ini berjalan pada PT. BFI Finance Indonesia TBK Jakarta dengan sistem yang masih menggunakan manual atau konvensional permasalahan yang ditemukan diantaranya:
a. Sering terjadi kesalahan pada perhitungan gaji karena ada karyawan yang lembur sehingga muncul perbedaan antara perhitungan karyawan dangan perhitungan bagian keuangan.
b. Membutuhkan proses yang lama pada saat perhitungan gaji karyawan. c. Sering terjadi keterlambatan pebuatan laporan yang diterima oleh HRD.
3.7. Pemecahan Masalah
Dengan adanya permasalahan tersebut, maka di perlukannya sebuah sistem informasi penggajian yang terkomputerisasi sehingga terhindar kesalahan perhitungan, terhindar dari kerangkapan data dan pembuatan laporan penggajian menjadi lebih cepat tepat dan akurat.
