EVALUASI TERHADAP PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI PELAYANAN BENGKEL GAC AUTO SERVICE PADA PT GRAHA STAR AUTO CENTER

(1)

UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Sistem Informasi

Program Studi Komputerisasi Akuntansi Skripsi Sarjana Komputer

Semester Ganjil tahun 2006 / 2007

EVALUASI TERHADAP PENGENDALIAN

SISTEM INFORMASI PELAYANAN

BENGKEL GAC AUTO SERVICE PADA

PT GRAHA STAR AUTO CENTER

ERINA 0700709584

MELANI 0700709621

Kelas/Kelompok : 07 PIA / 09

ABSTRAK

Tujuan dari evaluasi terhadap pengendalian sistem informasi pelayanan bengkel GAC Auto Service ialah untuk mengidentifikasi sistem informasi pelayanan yang sedang berjalan, memastikan sistem yang sedang berjalan memiliki sistem pengendalian yang baik, terutama pada pengendalian umum dan pengendalian aplikasi, serta memberikan rekomendasi untuk kelemahan-kelemahan yang mungkin ditemukan untuk memperbaiki pengendalian sistem yang sedang berjalan.

Metodologi yang digunakan dalam mengerjakan kegiatan ini terdiri dari tiga tahapan, yaitu : perencanaan evaluasi, pemahaman sistem dan struktur pengendalian intern, dan pengumpulan bukti evaluasi. Pada tahapan perencanaan evaluasi kegiatan yang dilakukan adalah menentukan ruang lingkup, tujuan pelaksanaan dan persiapan penelitian lapangan. Pada tahapan pemahaman sistem dan struktur pengendalian intern kegiatan yang dilakukan adalah persiapan kerja evaluasi, memahami struktur pengendalian, menaksir risiko, dan membuat laporan hasil evaluasi. Dan pada tahapan pengumpulan bukti evaluasi dilakukan dengan cara studi kepustakaan dan studi lapangan (wawancara dan observasi).

Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan, maka penulis menyimpulkan bahwa pengendalian yang sedang berjalan telah berjalan dengan baik. Namun, masih terdapat beberapa temuan audit atau risiko pada beberapa pengendalian yang perlu lebih diperhatikan. Penulis juga memberikan saran atau rekomendasi kepada pihak bengkel GAC Auto Service agar perlu dilakukan peningkatan atau perubahan terhadap pengendalian sistem informasi pelayanan bengkel.

Kata Kunci :

(2)

PRAKATA

Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat dan anugerah-Nya sehingga dapat diselesaikannya penyusunan Skripsi ini tepat pada waktu yang telah ditentukan. Tanpa penyertaan dan kebaikan dari-Nya maka semua usaha kerja keras ini tidak akan ada hasilnya.

Penulisan Skripsi dengan judul “EVALUASI TERHADAP PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI PELAYANAN BENGKEL GAC AUTO SERVICE PADA PT GRAHA STAR AUTO CENTER” ini disusun sebagai syarat untuk memperoleh gelar kesarjanaan pada jurusan Komputer Akuntansi jenjang studi strata-1 (S1) di Universitas Bina Nusantara, Jakarta.

Dalam penulisan Skripsi ini disadari bahwa masih ada kekurangan dan kelemahan yang disebabkan keterbatasan dalam pengetahuan dan pengalaman. Untuk itu diharapkan kritik, saran dan tanggapan yang dapat membangun dari pembaca. Agar penulisan Skripsi ini dapat berguna di masa mendatang.

Atas terselesaikannya skripsi ini tepat pada waktunya, maka perlu diberikan ucapan terima kasih sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan Skripsi ini. Adapun ucapan terima kasih ini disampaikan kepada :

1. Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc selaku Rektor Universitas Bina Nusantara, yang telah memberikan kepercayaan dan kesempatan untuk menyelesaikan Skripsi ini. 2. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc, M.Comp.Sc, selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer

Universitas Bina Nusantara yang yang telah memberikan kepercayaan dan kesempatan untuk menyelesaikan penyusunan Skripsi ini dengan baik.

(3)

3. Ibu Yanti, S.Kom., MM. dan Ibu Noerlina, S.Kom, MM. selaku Ketua dan Sekretaris Program Studi Komputerisasi Akuntansi yang telah memberikan kesempatan kepada kami untuk menyelesaikan Skripsi ini.

4. Bapak Rudy M. Harahap, Ak., MM., M.Comm. selaku pembimbing kami yang bersedia meluangkan waktu untuk membimbing, memberikan petunjuk, saran dan masukan selama masa penyusunan Skripsi ini.

5. Bapak Hendra A. Budhi Yuwono selaku Direktur PT GSAC beserta seluruh Staf Bengkel GAC Auto Service, yang telah bersedia memberikan kesempatan, menyediakan waktu dan memberikan informasi serta bahan penelitian di lapangan yang berguna bagi penulis.

6. Para Orang Tua dan Teman-teman (Marcella, Letti, Jeffrey, Ridwan, Dio, Kiki, Juven, Amel, dan teman-teman lainnya) yang telah memberikan dorongan dan semangat untuk menyelesaikan Skripsi ini.

7. Seluruh pihak lain yang telah membantu dalam penyusunan Skripsi ini.

Akhir kata, penulis berharap agar Skripsi ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan dan mohon maaf apabila terdapat kata-kata yang kurang berkenan bagi para pembaca sekalian.

Jakarta, 26 Februari 2006

Penulis

(4)

DAFTAR ISI

Halaman Judul Luar

Halaman Judul Dalam

Halaman Persetujuan Hardcover ...iii

Halaman Pernyataan Dewan Penguji...iv

Halaman Pernyataan Dewan Penguji...v

Abstrak...vi Prakata...vii Daftar Isi...ix Daftar Tabel...xiv Daftar Gambar...xv Daftar Lampiran...xvi BAB 1 PENDAHULUAN... 1 1.1 Latar Belakang... 1 1.2 Ruang Lingkup... 2

1.3 Tujuan dan Manfaat... 3

1.3.1 Tujuan... 3

1.3.2 Manfaat...3

1.4 Metodologi Penelitian... 4

1.4.1 Perencanaan Evaluasi...4

1.4.2 Pemahaman Sistem dan Struktur Pengendalian Intern ...5

1.4.3 Pengumpulan Bukti Evaluasi...7

(5)

BAB 2 LANDASAN TEORI...11

2.1 Sistem Informasi Akuntansi...11

2.1.1 Sistem Informasi Akuntansi...11

2.1.2 Tujuan/Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi ...11

2.1.3 Siklus Proses Transaksi Sistem Informasi Akuntansi...12

2.2 Sistem Pengendalian Intern...13

2.2.1 Sistem Pengendalian Intern...13

2.2.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern...14

2.2.3 Komponen Sistem Pengendalian Intern...14

2.3 Audit Sistem Informasi...15

2.3.1 Audit Sistem Informasi...15

2.3.2 Tujuan Audit Sistem Informasi...16

2.3.3 Langkah-langkah Audit Sistem Informasi...17

2.3.4 Standar Audit Sistem Informasi...18

2.3.5 Resiko Audit...24

2.4 Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Berbasis Komputer...25

2.4.1 Pengendalian Manajemen Keamanan...26

2.4.2 Pengendalian Manajemen Operasional...30

2.4.3 Pengendalian Boundary...33

2.4.4 Pengendalian Input...35

2.4.5 Pengendalian Output...37

2.5 Penetapan Penilaian Resiko...39

2.6 Sistem Informasi Penjualan...44

(6)

2.6.2 Prosedur Penjualan...45

2.6.3 Fungsi yang Terkait Dalam Penjualan...46

2.6.4 Sistem Informasi Penjualan...47

2.65. Pelayanan...47

2.6.6 Faktor-faktor yang Mempengaruhi Pelayanan...48

BAB 3 ANALISIS SISTEM SEDANG BERJALAN...49

3.1 Sejarah dan Latar Belakang Perusahaan...49

3.2 Visi dan Misi Bengkel GAC Auto Service...50

3.3 Struktur Organisasi Bengkel GAC Auto Service...50

3.4 Deskripsi Tugas (Job Descriptions) Bengkel GAC Auto Service...51

3.5 Tinjauan Sistem yang Sedang Berjalan pada Bengkel GAC Auto Service...58

3.6 Rich Picture Sistem yang Sedang Berjalan pada Bengkel GAC Auto Service...61

3.7 Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) Sistem yang Sedang Berjalan pada Bengkel GAC Auto Service...62

3.8 Uraian Aplikasi...68

3.9 Pengendalian pada Sistem Informasi Pelayanan Bengkel GAC Auto Service...71

3.9.1 Pengendalian Umum...71

3.9.1.1 Pengendalian Manajemen Operasional...71

3.9.1.2 Pengendalian Manajemen Keamanan...73

3.9.2 Pengendalian Aplikasi...75

(7)

3.9.2.2 Pengendalian Output...76

3.9.2.3 Pengendalian Boundary...78

BAB 4 EVALUASI TERHADAP PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI PELAYANAN PADA BENGKEL GAC AUTO SERVICE...81

4.1 Temuan Audit pada Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi...81

4.1.1 Pengendalian Umum...81

4.1.2 Pengendalian Aplikasi...86

4.1.2.1 Pengendalian Input...86

4.1.2.3 Pengendalian Boundary...88

4.2 Penilaian Resiko dan Pengendalian pada Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi...92

4.2.1 Penilaian Resiko dan Pengendalian pada Pengendalian Umum... 92

4.2.2 Penilaian Resiko dan Pengendalian pada Pengendalian Aplikasi...95

4.2.2.1 Pengendalian Input...95

(8)

4.4 Pengujian Substantif...99

4.5 Laporan Audit...101

BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN...109

5.1 Simpulan...109

5.2 Saran...110 DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN

(9)

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Tindakan Pengamanan Virus...29 Tabel 4. 1 Tabel Pengujian Perhitungan Dokumen...100

(10)

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Matriks Penilaian Risiko...41

Gambar 2.2 Matriks Penilaian Pengendalian...43

Gambar 3.1 Struktur PT Graha Star Auto Center ...50

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Bengkel GAC Auto Service...51

Gambar 3.3 Rich Picture Sistem yang Sedang Berjalan pada Bengkel GAC Auto Service...61

Gambar 3.4 Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) Sistem yang Sedang Berjalan...62

Gambar 3.5 Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) Sistem yang Sedang Berjalan (Lanjutan)...63

Gambar 3.10 Tampilan layar untuk login ke dalam sistem Flex Accounting Software 68 Gambar 3.11 Tampilan layar ketika masuk ke dalam sistem Flex Accounting Software...69

(11)

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Tabel Check List Pengendalian Manajemen Operasional...L I - 1 Lampiran 2. Tabel Check List Pengendalian Manajemen Keamanan...L I - 2 Lampiran 3. Tabel Check List Pengendalian Input...L I - 4 Lampiran 4. Tabel Check List Pengendalian Output...L I - 5 Lampiran 5. Tabel Check List Pengendalian Boundary...L I - 7 Lampiran 6. Matrix Temuan Audit Pengendalian Manajemen Operasional...L II - 9 Lampiran 7. Matrix Temuan Audit Pengendalian Manajemen Keamanan...L II - 11 Lampiran 8. Matrix Temuan Audit Pengendalian Input...L II - 13 Lampiran 9. Matrix Temuan Audit Pengendalian Output...L II - 14 Lampiran 10. Matrix Temuan Audit Pengendalian Boundary...L II - 15 Lampiran 11. Matriks Penilaian Risiko dan Pengendalian pada Pengendalian

Manajemen Operasional...L III - 18 Lampiran 12. Matriks Penilaian Risiko dan Pengendalian pada Pengendalian

Manajemen Keamanan...L III - 19 Lampiran 13. Matriks Penilaian Risiko dan Pengendalian pada Pengendalian

Input...L III - 21 Lampiran 14. Matriks Penilaian Risiko dan Pengendalian pada Pengendalian Output...L III - 22 Lampiran 15. Matriks Penilaian Risiko dan Pengendalian pada Pengendalian

Boundary...L III - 23 Lampiran 16. Tampilan layar untuk login ke dalam sistem Flex Accounting Software...L IV - 25

(12)

Lampiran 17. Tampilan layar ketika masuk ke dalam sistem Flex Accounting Software...L IV - 25 Lampiran 18. Tampilan layar menu Master untuk menginput data pelanggan...L IV - 26 Lampiran19. Tampilan layar menu Transaksi untuk membuat Work Order dan Faktur

(Invoice)...L IV - 27 Lampiran20. Tampilan layar untuk menginput Work Order...L IV - 28 Lampiran 21. Tampilan layar untuk menginput data kendaraan pada Work

Order...L IV – 29 Lampiran 22. Tampilan layar untuk menginput data pelanggan pada Work

Order...L IV - 30 Lampiran 23. Tampilan layar untuk menginput jasa servis yang dilakukan...L IV - 31 Lampiran 24. Tampilan layar untuk mengecek spare parts yang telah

dikeluarkan...L IV - 32 Lampiran 25. Tampilan layar untuk membuat Faktur (Invoice)...L IV - 33 Lampiran 26. Tampilan layar untuk bagian spare parts...L IV - 34 Lampiran 27. Tampilan layar untuk menginput pengeluaran spare parts...L IV - 35 Lampiran 28. Work Order...L IV - 36 Lampiran 29. Pemakaian Suku Cadang...L IV - 37 Lampiran 30. Invoice...L IV - 38 Lampiran 31. Form Order Kerja Bengkel...L IV - 39 Lampiran 32. Form Pengambilan Spare Parts...L IV - 40 Lampiran 33. Dokumen Laporan Pendapatan Bengkel...L IV - 41 Lampiran 34. Dokumen Laporan Unit Masuk...L IV - 42