BAB I
BAB I
PENDAHULUAN
PENDAHULUAN
1.1
1.1 LataLatar Belar Belakangkang
Sek
Sekaraarang ng ini ini perperkemkembanbangan gan dunidunia a usausaha ha baibaik k untuntuk uk perperusausahaan haan dagadagang ng maumaupunpun p
pererususahahaaaan n ininduduststri ri sesemamakikin n memeniningngkakat. t. PePerkrkemembabangngan an duduninia a ususahaha a tetersrsebebutut mengakibatkan aktivitas perusahaan semakin luas. Pimpinan perusahaan dalam situasi mengakibatkan aktivitas perusahaan semakin luas. Pimpinan perusahaan dalam situasi yang demikian dituntut untuk berusaha dengan berbagai cara dalam mengatasi semua yang demikian dituntut untuk berusaha dengan berbagai cara dalam mengatasi semua ma
masasalalah h yayang ng teterjrjadadi i dadalalam m peperurusasahahaanan, , agagar ar peperurusasahahaan an yayang ng didikekelolola la dadapapatt mempertahankan kelangsungan hidupnya.
mempertahankan kelangsungan hidupnya. Sis
Sistem tem infinformormasi asi akunakuntantansi si sansangat gat dipdiperlerlukaukan n daldalam am setsetiap iap perperusausahaanhaan. . Hal Hal iniini dikarenakan agar setiap produksi yang dihasilkan oleh perusahaan memiliki sistem yang dikarenakan agar setiap produksi yang dihasilkan oleh perusahaan memiliki sistem yang baik guna mempermudah setiap bagian dari perusahaan dalam memiliki arah dan sistem baik guna mempermudah setiap bagian dari perusahaan dalam memiliki arah dan sistem yang sesuai dengan yang dikehendaki suatu perusahaan tersebut. Agar informasi yang yang sesuai dengan yang dikehendaki suatu perusahaan tersebut. Agar informasi yang dihasilkan memiliki kualitas yang baik sesuai yang dibutuhkan oleh para penggunanya. dihasilkan memiliki kualitas yang baik sesuai yang dibutuhkan oleh para penggunanya.
Sistem akuntansi pembelian harus menghasilkan informasi akuntansi pembelian yang Sistem akuntansi pembelian harus menghasilkan informasi akuntansi pembelian yang mutakhir mengenai barang, harga berikut nama penjual di samping itu harus pula dapat mutakhir mengenai barang, harga berikut nama penjual di samping itu harus pula dapat dilakukan sistem pengendalian intern yang baik untuk mengamankan pembelian.
dilakukan sistem pengendalian intern yang baik untuk mengamankan pembelian.
Sistem akuntansi pembelian berkaitan erat dengan sistem informasi persediaan dan Sistem akuntansi pembelian berkaitan erat dengan sistem informasi persediaan dan sistem akuntansi hutang sebagai pelengkap dalam siklus aktivitas pembelian. Penataan sistem akuntansi hutang sebagai pelengkap dalam siklus aktivitas pembelian. Penataan yang kurang baik dalam sistem akuntansi pembelian akan turut mempengaruhi sistem yang kurang baik dalam sistem akuntansi pembelian akan turut mempengaruhi sistem akuntansi persediaan dan sistem akuntansi hutang.
akuntansi persediaan dan sistem akuntansi hutang.
Dalam kegiatan memproduksi barang perusahaan membutuhkan bahan baku untuk Dalam kegiatan memproduksi barang perusahaan membutuhkan bahan baku untuk pembuatan produk. Aktivitas pembelian harus dikelola dengan baik karena tanpa adanya pembuatan produk. Aktivitas pembelian harus dikelola dengan baik karena tanpa adanya pengelolaan yang baik, akan mengalami kesulitan di dalam mendapatkan bahan baku pengelolaan yang baik, akan mengalami kesulitan di dalam mendapatkan bahan baku sehingga akan berpengaruh terhadap persediaan, serta pengendalian yang kurang baik sehingga akan berpengaruh terhadap persediaan, serta pengendalian yang kurang baik dapat beresiko terhadap kelangsungan produksi dan harga pokok.
dapat beresiko terhadap kelangsungan produksi dan harga pokok.
Sistem akuntansi pembelian yang terdiri dari sistem dan prosedur pembelian perlu Sistem akuntansi pembelian yang terdiri dari sistem dan prosedur pembelian perlu dirumuskan dalam suatu perusahaan dengan tujuan sebagai berikut:
a.A
a.Agar gar dapdapat at memmemperpertahtahankankan an kontkontinuinuititas as usausaha ha perperusausahaan haan karkarena ena pempembelbelianian merupakan bagian dari siklus aktivitas operasi perusahaan.
merupakan bagian dari siklus aktivitas operasi perusahaan. b.Tra
b.Transaksi pembelinsaksi pembelian an akan mengakibatakan mengakibatkan kan perubaperubahan han posisposisi i harta dan harta dan hutang padahutang pada perusahaan.
perusahaan. c.Apabi
c.Apabila la pembelpembelian ian kurang direncanakurang direncanakan kan maka akan maka akan berakiberakibat bat pada pada terstersedianyedianyaa bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi dan kegiatan usaha perusahaan bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi dan kegiatan usaha perusahaan
dalam mencapai tujuannya. dalam mencapai tujuannya. Oleh karena itu
Oleh karena itu dengan adanya sistem pengendalidengan adanya sistem pengendalian an pembelpembelian yang ian yang memadamemadai, i, akanakan menjadi salah satu alat untuk mengawasi pelaksanaan kegiatan usaha, dalam mencapai menjadi salah satu alat untuk mengawasi pelaksanaan kegiatan usaha, dalam mencapai tujuan yang diinginkan manajemen.
tujuan yang diinginkan manajemen. Sem
Semakiakin n besbesar ar kontkontribribusi usi sisistestem m akuakuntantansi nsi pempembelbelian ian daldalam am pencpencapaapaian ian tujtujuanuan per
perusausahaan haan makmaka a semsemakiakin n efeefektiktif, f, dengdengan an katkata a lailain n bagabagaimimana ana perperusausahaahaan n daldalamam usahanya mengorganisasi
usahanya mengorganisasikan pekerjaannya kan pekerjaannya untuk menghasiluntuk menghasilkan kan keluaran (output) keluaran (output) yangyang baik, sesuai dengan tujuan perusahaan yang ingin dicapai dengan menggunakan sistem baik, sesuai dengan tujuan perusahaan yang ingin dicapai dengan menggunakan sistem
yang diterapkan dalam perusahaan. yang diterapkan dalam perusahaan.
1.2 Indentifikasi Masalah 1.2 Indentifikasi Masalah
Ber
Berdasdasarkarkan an latlatar ar belbelakaakang ng di di ataatas, s, makmaka a dapdapat at diidiindenndentiftifikaikasi si masmasalaalah h sebsebagaagaii berikut:
berikut: 1.
1. BaBagagaiimamana na pepellakakssananaaaan n sisiststem em akakununtatansnsi i pepembmbeleliaian n babahahan n babaku ku papadada perusahaan?
perusahaan? 2.
2. BagBagaimaimana peranana peranan sistan sistem akuntem akuntansansi pembeli pembelian bahaian bahan n baku dalbaku dalam menunjam menunjangang efektivitas pengendalian intern pada perusahaan?
efektivitas pengendalian intern pada perusahaan?
1.3
1.3 TujuTujuan Penelian Penelitiantian
Adapun tujuan dilakukannya penelitian ini adalah: Adapun tujuan dilakukannya penelitian ini adalah: 1.
1. UnUntutuk k memengngetetahahui ui pepelalaksksanaanaan an sisiststem em akakuntuntanansi si pempembelbeliaian n babahahan n babaku ku papadada perusahaan.
perusahaan. 2.
2. UnUntutuk k memengngetetahahui ui peperarananan n sisiststem em akakununtatansnsi i pepembmbeleliaian n babahahan n babaku ku dadalalamm me
menunnunjajang ng evevekektitififitatas s pepengengendndalaliaian n inintetern rn pepembmbeleliaian n babahan han bakbaku u padpadaa perusahaan.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Suatu sistem adalah suatu jaringan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Tujuan dari sistem adalah untuk menangani sesuatu yang berulangkali terjadi atau secara rutin terjadi.
Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Jadi ada suatu proses
transformasi data menjadi suatu informasi dengan kata lain input → proses → output. Akuntansi berasal dari kata asing yaitu accounting yang artinya bila diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia adalah menghitung atau mempertanggungjawabkan. Akuntansi digunakan di hampir seluruh kegiatan bisnis di seluruh dunia untuk mengambil keputusan sehingga disebut sebagai bahasa bisnis. Akuntansi adalah suatu proses mencatat, mengklasifikasikan, meringkas, mengolah dan menyajikan data, transaksi serta kejadian yang berhubungan dengan keuangan sehingga dapat digunakan oleh orang yang menggunakannya dengan mudah dimengerti untuk pengambilan suatu keputusan serta tujuan lainnya.
Sistem informasi akuntansi menurut Bodnard dan Hopwood (2000:23), “Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi.
2.1.2 Pengertian Sistem Akuntansi
Sistem akuntasi merupakan suatu proses pencatatan dan pengolahan data yang dibangun untuk melaksanakan suatu kegiatan usaha. Sistem akuntansi yang baik dapat mencegah kemungkinan adanya penyimpangan yang mengarah kepada penyalahgunaan
wewenang pencatatan dalam organisasi yang mengakibatkan gagalnya dalam pencapaian tujuan.
Pengertian sistem akuntansi menurut Mulyadi (2001:3) adalah “ Organisasi, formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”.
Dapat disimpulkan bahwa sistem akuntasi adalah proses penyimpanan dan pengolahan data keuangan dengan menggunakan formulir-formulir, catatan-catatan, alat-alat dan laporan-laporan yang dilakukan secara terkodinir yang biasanya melibatkan beberapa petugas dalam suatu bagian atau lebih untuk menghasilkan informasi yang berhubungna dengan usaha perusahaan. Informasi yang dihasilkan ditinjau dari aspek
manajerial diharapkan menghasilkan umpan balik dengan menghasilkan laporan-laporan yang dikembangkan serta diperlukan untuk membantu terlaksananya manajemen perusahaan dalam mengawasi usahanya melalui dasar informasi formal yang ditetapkan.
2.1.2 Tujuan Sistem Akuntansi
Dalam setiap penyusunan sistem akuntansi yang hendak diterapkan pada suatu perusahaan harus mempunyai tujuan yang jelas dan dipertimbangkan dengan baik. La
Midjan dan Azhar Susanto (2001:37) mengemukakan penyusunan sistem akuntansi mempunyai tujuan utama, yaitu:
a. Untuk meningkatkan kualitas informasi.
Yaitu informasi yang tepat guna (relevance), lengkap dan terpercaya (akurat). Dengan kata lain sistem akuntansi harus dengan cepat dan tepat dapat memberikan informasi yang diperlukan secara lengkap.
b. Untuk meningkatkan kualitas internal cek atau sistem pengendalian intern.
Yaitu sistem pengendalian yang diperlukan untuk mengamankan kekayaan perusahaan. Ini bearti bahwa sistem akuntansi yang disusun harus juga
c. Untuk dapat menekan biaya-biaya tata usaha.
Ini bearti bahwa biaya tata usaha untuk sistem akuntansi harus seefisien mungkin dan harus jauh lebih murah dari manfaat yang akan diperoleh dari penyusunan sistem akuntansi.
Dari uraian di atas dapat terlihat jelas bahwa tujuan sistem akuntansi adalah untuk mendapatkan informasi yang tepat dan akurat sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan bagi pihak manajemen, agar dapat mengurangi
kecurangan-kecurangan dan penyalahgunaan aktiva perusahaan dan menekan biaya operasional.
2.1.3 Unsur-Unsur Sistem Akuntansi
Suatu sistem akuntansi terdiri dari beberapa unsur atau elemen yang terkandung di dalamnya dan membentuk suatu kesatuan untuk melaksanakan tanggung jawab, yaitu :
a. Klasifikasi rekening
Adalah penggolongan rekening-rekening yang digunakan dalam sistem akuntansi. Terdiri dari rekening neraca (riel) dan rekening rugi laba (nominal). Daftar dari rekening-rekening yang digunakan beserta dengan nomor kodenya disebut kerangka rekening (chart of accounts).
b. Buku besar dan buku pembantu
Adalah buku besar yang berisi rekening-rekening neraca dan rugi laba yang digunakan dalam sistem akuntansi. Buku besar ini merupaka dasar untuk menyusun laporan keuangan, seperti neraca, laporan rugi laba dan laporan-laporan lainnya. Buku besar ini juga disebut sebagai buku pencatatan terakhir (books of final entry). Buku pembantu berisi rekening-rekening yang merupakan perincian dari suatu rekening buku besar. Misalnya rekening piutang dagang dalam buku besar dibuatkan perincian untuk setiap langganan. Perincian ini dilakukan dengan membuat satu rekening piutang untuk setiap langganan. Kumpulan rekening-rekening piutang ini disebut buku pembantu piutang.
Adalah catatan transaksi pertama kali (books of original entry) biasanya dibuatkan jurnal-jurnal khusus untuk mencatat transaksi-transaksi yang frekuensinya tinggi.
d. Buku transaksi
Adalah merupakan formulir yang digunakan untuk mencatat transaksi pada saat terjadinya (data recording ) sehingga menjadi bukti tertulis dari transaksi yang terjadi seperti faktur pembelian, bukti kas keluar dan lain-lain. Bukti transaksi ini dalam sistem akuntansi yang dikerjakan dengan tangan (manual) digunakan sebagai dasar pencatatan dalam jurnal maupun rekening-rekening. Dalam suatu computerized accounting system, bukti transaksi perlu dirubah dulu untuk menyesuaikannya dengan kebutuhan komputer. Proses perubahan ini disebut data transcription.
Penyusunan sistem akuntansi untuk suatu perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor penting sebagai berikut :
a. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat, yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya dapat memenuhi kebutuhan dan dengan kualitas yang sesuai. b. Sistem akuntansi yang dapat disusun itu harus memenuhi prinsip aman yang
berarti bahwa sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan. Untuk dapat menjaga harta milik perusahaan maka sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip pengendalian intern.
c. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal. Dengan kata lain, dipertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan suatu informasi.
Ketiga faktor di atas harus dipertimbangkan bersama-sama pada waktu menyusun sistem akuntansi perusahaan sehingga tidak sampai terjadi adanya salah satu faktor yang ditinggalkan.
2.2 Sistem Akuntansi Pembelian
Sistem akuntansi pembelian merupakan salah satu sistem akuntansi yang mengatur cara-cara dalam melakukan pembelian, barang-barang maupun jasa yang dibutuhkan perusahaan. Dalam sistem ini dimulainya kebutuhan suatu barang atau jasa sampai dengan prosedur pembayaran atas semua manfaat yang diterima.
Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001 : 125) mengemukakan bahwa “Sistem akuntansi pembelian harus dapat menghasilkan informasi akuntansi pembelian yang mutakhir mengenai barang, harga berikut nama penjual, di samping itu harus pula dapat dihasilkan sistem pengendalian intern yang baik untuk mengamankan pembelian”.
Selanjutnya La Midjan dan Azhar Susanto (2001 : 126) mengemukakan sistem akuntansi pembelian yang terdiri dari sistem dan prosedur pembelian perlu didesain dalam suatu perusahaan dengan tujuan sebagai berikut :
a. Agar dapat mempertahankan kontinuitas usaha perusahaan yang disebabkan pembelian merupakan bagian dari siklus aktivitas operasi perusahaan.
b. Transaksi pembelian akan mengakibatkan perubahan posisi harta dan hutang pada suatu perusahaan. Ini berarti adanya pembelian, khususnya pembelian kredit disatu pihak harta bertambah tetapi di pihak lain hutang pun bertambah. c. Apabila pembelian kurang direncanakan maka akan berakibat pada kekayaan
dan hasil usaha perusahaan sebagai berikut :
∙ Apabila kuantum barang yang dibeli terlalu banyak dapat berakibat adanya penumpukan persediaan (idle) yang mungkin menampung beban bunga bank jika dananya bersumber dari bank. Hal lainnya terlalu banyak persediaan, menanggung resiko rusak, hilang, susut, beban sewa gudang dan
lain-lain. Jika persediaan terlampau sedikit mengganggu kontinuitas perusahaan.
∙ Apabila kualitas atas persediaan bahan baku yang dibeli menyimpang atau kurang, akan mempengaruhi kualitas atas hasil produksi yang menggunakan bahan tersebut.
∙ Apabila harga perolehan atas barang terlalu tinggi dikarenakan adanya pemborosan, manipulsi dan lain-lain, akan menaikkan harga pokok atas barang yang dijual dan akan mengakibatkan pula sulit bersaing di pasaran.
2.2.1 Dokumen dan Catatan Pembelian
Dokumen mempunyai peranan yang penting untuk melaksanakan suatu aktivitas dalam suatu perusahaan. Di suatu perusahaan setiap transaksi terjadi Karena adanya otorisasi dari pejabat yang berwenang dan pelaksanaan wewenang tersebut harus dipertanggungjawabkan dalam bentuk tertulis dengan menggunakan formulir dan dokumen.
Dokumen yang digunakan dalam system akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2001 : 305) adalah sebagai berikut :
a. Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu. Surat permintaan pembelian biasanya
dibuat dua lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian dan tembusannya untuk arsip yang meminta barang.
b. Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak refetitif) yang
menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. c. Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut :
∙ Surat order pembelian
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan perusahaan.
∙ Tembusan pengakuan oleh pemasok
Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali kepada perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta
kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut.
∙ Tembusan bagi unit peminta barang
Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang diminta telah dipesan.
∙ Arsip tanggal penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang yang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan.
∙ Arsip pemasok
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.
∙ Tembusan fungsi penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.
∙ Tembusan fungsi akuntansi
Tembusan surat order ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. d. Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu
dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. e. Surat perubahan order
Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal lain yang bersangkutan
dengan perubahan desain atau bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.
f. Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas
untuk pembayaran hutang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran. Pencatatan dalam suatu perusahaan merupakan alat Bantu bagi pimpinan untuk mengendalikan pengawasan terhadap transaksi-transaksi yang terjadi dan pengklasifikasian data akuntansi dengan tepat. Catatan akuntansi yang digunakan untuk
mencatat transaksi pembelian menurut Mulyadi (2001:308) adalah sebagai berikut : a. Register bukti kas keluar
Jika dalam pencatatan hutang perusahaan menggunakan voucher payable procedur, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah
register bukti kas keluar. b. Jurnal pembelian
Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedur, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.
c. Kartu hutang
Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedur, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat hutang kepada pemasok adalah kartu hutang. Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedur yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.
d. Kartu persediaan
Dalam system akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli. Dengan dokumen dan catatan alat control dan dapat digunakan oleh pimpinan dalam melakukan pengendalian intern sehingga dapat menghindari adanya kesalahan dan
2.2.2 Prosedur Sistem Akuntansi Pembelian
Menurut Mulyadi (2001:303) secara garis besar prosedur system akuntansi pembelian adalah sebagai berikut :
a. Prosedur permintaan pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembeli kepada fungsi pembelian.
b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.
c. Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang dan fungsi pencatat hutang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
d. Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas dan untuk barang yang diterima dari pemasok dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
e. Prosedur pencatatan hutang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan hutang atau
mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan hutang. f. Prosedur distribusi pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
2.2.3 Laporan Pembelian
Pencatatan dan pelaporan harus dilaksanakan untuk menggambarkan transaksi yang sedang terjadi dan berlangsung sebagai bukti adanya kegiatan. Catatan dan laporan harus dibuat tepat waktu dan dapat dipercaya. Laporan merupakan alat Bantu bagi manajemen perusahaan untuk mempertanggungjawabkan tugas-tugasnya. Laporan ini diserahkan kepada atasan dengan maksud agar atasan dapat mengetahui sejauh mana pekerjaan yang sudah dilaksanakan, agar atasan dapat selalu mengetahui hasil kegiatan perusahaan, biasanya disusun laporan-laporan secara periodic mengenai bidang-bidang
kegiatan.
Laporan pembelian yang diperlukan menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001:147) antara lain :
a. Laporan perkembangan harga atas barang-barang yang penting.
b. Laporan analisa bonafiditas reveransir (vendor) berisi laporan mengenai leverensir (vendor) berikut kondisi atau bonafiditas.
c. Laporan barang-barang yang dibutuhkan berikut posisi persediannya.
d. Laporan atas order pembelian yang telah dibuat tetapi barang belum diterima. e. Laporan analisa atas kualitas barang yang dibeli, memuat laporan
barang- barang yang dibeli dan diterima berikut hasil bagian penerimaan atas barang tersebut.
f. Laporan atas kontrak-kontrak pembelian yang dibuat berikut penerimaan barang, berisi laporan kontrak-kontrak pembelian yang telah dibuat dengan
menyebutkan nilai kontrak dan jumlah barang yang telah diterima.
2.3 Sistem Pengendalian Intern
Pengertian system pengendalian intern menurut Mulyadi (2001:163) adalah “Sistem pengendalian intern adalah meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Dapat dilihat bahwa pengendalian intern bertitik tolak dari rencana organisasi dan kebijaksanaannya serta dikembangkan dengan metode-metode yang dikoordinasikan
secara terstruktur dalam organisasi, dari pengertian tersebut dapat diungkapkan pula adanya tujuan yang hendak dicapai.
2.3.1 Jenis Pengendalian Intern
Menurut AICPA yang dikutip dari La Midjan dan Azhar Susanto (2001:66) menetapkan bahwa pengendalian intern terbagi atas dua kelompok berdasarkan sifat kegiatan, yaitu :
a. Pengendalian administrasi (administrative control)
Meliputi rencana organisasi berikut prosedur dan pencatatan yang berhubungan dengan proses pengambilan keputusan manajemen mengenai otorisasi dan transaksi. Otorisasi tersebut merupakan fungsi manajemen yang berhubungan langsung pertanggungjawaban dalam memimpin organisasi untuk mencapai tujuannya dan
sebagai titik awal untuk mengembangkan pengendalian akuntansi atas transaksi. b. Pengendalian akuntansi (accounting control)
Meliputi rencana organisasi berikut prosedur dan pencatatan yang berhubungan dengan pengamanan atas harta milik perusahaan dan dapat dipercayainya catatan keuangan
yang didesain untuk menjamin :
∙ Transaksi dilaksanakan sesuai dengan otorisasi umum atau spesifik dari pimpinan ∙ Transaksi yang dicatat harus memenuhi ketentuan :
- Sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku atau atas dasar criteria yang dapat dilaksanakan.
- Untuk memelihara accountability atas harta milik perusahaan.
c. Penguasaan harta milik perusahaan harus berdasarkan otorisasi pimpinan.
d. Pencatatan accountability untuk harta milik perusahaan diperbandingkan dengan kenyataan fisiknya secara periodik dan apabila terjadi selisih diambil tindakan yang tepat.
Adapun fungsi pengendalian intern, yaitu :
a. Mengamankan sumber-sumber dari pemborosan, kecurangan dan ketidakefisienan. b. Meningkatkan ketelitian dan dipercayainya data akuntansi.
c. Mendorong ditaatinya dan dilaksanakannya kebijaksanaan perusahaan. d. Meningkatkan efisiensi.
2.3.2 Unsur- Unsur Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern mencakup kebijakan dan prosedur yang dirancang dan diimplementasikan untuk memberikan kepastian bahwa tujuan pengendalian intern akan tercapai.
Menurut La Midjan dan Azhar Susanto menyebutkan bahwa unsure-unsur yang menunjang terlaksananya pengendalian intern yang baik adalah sebagai berikut :
a. Adanya struktur organisasi yang menggambarkan pemisahan fungsi dan pekerjaan yang tepat.
Dengan adanya pemisahan fungsi, suatu efisiensi pelaksanaan tugas akan dapat dicapai. Tujuan utama pemisahan fungsi adalah adanya pemberian wewenang terhadap bagian-bagian yang berlainan untuk melakukan tanggungjawab pelaksanaan pencatatan transaksi dan penyimpanan akibat adanya transaksi.
b. Sistem pemberian wewenang dan prosedur pencatatan
Dalam perusahaan setiap transaksi hanya terjadi atas otorisasi dari yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi.
c. Pelaksanaan yang wajar
Sistem dan prosedur yang telah ditetapkan sebaiknya ditaati oleh setiap pegawai perusahaan.
d. Unsur kualitas pegawai
Pengendalian intern hanya akan berfungsi dengan baik jika petugas pelaksana memiliki kecakapan berdasarkan pengalaman dan pendidikan dengan kualitas yang sesuai dengan tujuannya.
e. Adanya suatu bagian pengawasan intern (internal auditing)
Bagian pengawasan intern selain berfungsi untuk mengamankan harta kekayaan antara lain melalui pemeriksaan fisik, mengevaluasi peraturan yang berlaku, juga mempunyai peranan utama untuk menilai apakah system dan prosedur yang sekarang berjalan masih sesuai dengan yang ditetapkan sebelumnya.
Berdasarkan pendapat di atas masih terlihat adanya perbedaan-perbedaan, tetapi pada dasarnya tetap mempunyai tujuan yang sama, yaitu agar tercapainya pelaksanaan system pengendalian intern yang memadai sehingga pemborosan, penyelewengan dan hal-hal
2.3.3 Keterbatasan Sistem Pengendalian
Dalam pengendalian intern ada batas-batas yang tidak memungkinkan pengendalian yang ideal itu tercapai yang merupakan kelemahannya.
Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001:68) factor yang memperlemah pengendalian intern adalah sebagai berikut :
a. Collusion, berupa kerja sama yang tidak sehat. b. Mental, pegawai yang bermental tidak baik
c. Biaya, biaya tenaga dan alat-alat yang mungkin akan memberatkan system pengendalian intern.
2.4 Efektivitas
Salah satu tujuan dari system pengendalian manajemen adalah memotivasi para manajer agar lebih efektif dan efisien dalam mencapai tujuan perusahaan. Efektivitas dan efisiensi merupakan dua criteria yang biasanya digunakan untuk menilai prestasi kerja dari suatu pusat pertanggungjawaban.
Menurut Sawir (2001:30), “efektivitas merupakan ukuran aktivitas perusahaan untuk memanfaatkan semua sumbangan atau kemampuan yang ada secara optimal untuk mencapai tujuan”.
Dapat dilihat bahwa efektivitas adalah semakin besar kontribusi dalam pencapaian tujuan maka semakin efektif, dengan kata lain bagaimana perusahaan dalam
usahanya mengorganisasikan pekerjaannya untuk mengahasilkan keluaran (output) yang baik, sesuai dengan tujuan perusahaan yang ingin dicapai dengan menggunakan system
BAB III PEMBAHASAN
3.1 Pelaksanaan Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku Pada Perusahaan
Pada suatu perusahaan pelaksanaan sistem akuntansi pembelian bahan baku sangat diperlukan. Hal-hal tersebut mencakup:
1. Dokumen dan Catatan Pembelian
Formulir-formulir yang menjadi dokumen merupakan tanda bukti bahwa telah terjadi transaksi pembelian pada perusahaan tersebut, begitupun pencatatan pembelian dilakukan untuk mencatat berbagai transaksi dari kegiatan yang sedang berlangsung, setiap transaksi yang terjadi dalam pembelian melibatkan beberapa fungsi yang ada dalam struktur organisasi perusahaan, sehingga prosedur pembelian tidak selesai di satu tangan.
Formulir dan catatan pembelian dibuat sedemikian rupa untuk menciptakan pengendalian yamg memadai demi terciptanya kelancaran sistem pembelian di perusahaan, dengan adanya surat jalan yang berisikan data lengkap mengenai kuantitas, jenis barang yang dikirim supplier sehingga dapat menghindari kesalahan dalam pengiriman jenis dan banyaknya barang, adanya surat pesanan (purchase order) yang mencantumkan penyerahan barang, kemudian dibuatnya faktur pembelian yang di tandatangan dan di cap oleh perusahaan sebagai bukti telah terjadi transaksi pembelian.
2. Prosedur Pembelian
Untuk mendukung terjadinya proses transaksi pembelian yang terpadu dan lancar, perusahaan harus membuat prosedur yang jelas, dapat dimengerti yang
dilaksanakan oleh para petugas di bagian yang terkait. Prosedur pembelian yang telah dilaksanakan perusahaan harus memadai, karena mulai dari permintaan pembelian, pesanan pembelian dan prosedur penerimaan barang dilakukan oleh fungsi yang terpisah sehingga secara otomatis terjadi adanya internal cek. Prosedur pembelian didukung oleh dokumen-dokumen yang cukup dan didistribusikan sesuai dengan fungsi yang berkaitan dengan prosdur pembelian yang dibuat beberapa rangkap, yaitu permintaan pembelian dilakukan oleh bagian
gudang, pembelian dilaksanakan oleh bagian pembelian dan prosedur penerimaan barang (gudang) dilakukan oleh bagian penerimaan. Hal tersebut di atas sejalan dengan pendapat Mulyadi (2001:303) secara garis besar prosedur sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut:
a. Prosedur permintaan pembelian.
b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok. c. Prosedur order pembelian.
d. Prosedur penerimaan barang. e. Prosedur pencatatan hutang. f. Prosedur distribusi pembelian. 3. Laporan Pembelian
Sistem pelaporan yang telah dilaksanakan harus memadai, karena aktivitas pembelian dilaporkan setiap periode tertentu yang meliputi laporan mingguan,
laporan bulanan dan tahunan.
Sistem pelaporan yang dilakukan secara rutin oleh perusahaan akan membantu berperannya sistem akuntansi pembelian dalam menunjang efektivitas pengendalian pembelian. Hal tersebut sejalan dengan pendapat La Midjan dan
Azhar Susanto (2001:147) antara lain :
a. Laporan analisa bonaviditas leveransir (vendor) berisi laporan mengenai levaransir (vendor) berikut kondisi atas bonafiditas antara lain pernah atau tidak melaksanakan sebaik-baiknya atas kewajibannya.
b. Laporan atas order pembelian yang telah dibuat tetapi barang belum diterima. c. Laporan analisa atas kualitas barang yang dibeli, memuat laporan barang
barang yang dibeli dan diterima berikut hasil bagian penerimaan atas barang tersebut.
3.2 Peranan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku dalam Menunjang Evektifitas Pengendalian Intern
Dalam pelaksanaan sistem akuntansi pembelian bahan baku yang memadai itu dapat tercermin dengan adanya dokumen dan catatan yang terdiri dari :
a. Dokumen dan Catatan Pembelian
Formulir-formulir yang menjadi dokumen merupakan tanda bukti bahwa telah terjadi transaksi pembelian pada suatu peruahaan tersebut un pencatatan pembelian dilakukan untuk mencatat berbagai transasksi dari kegiatan yang
sedang berlangsung, setiap transaksi yang terjadi dalam pembelian melibatkan beberapa fungsi yang ada dalam struktur organisasi perusahaan, sehingga prosedur pembelian tida k selesai di satu tangan.
b. Prosedur Pembelian
Untuk mendukung terjadinya proses transaksi pembelian yang terpadu dan terkendali, maka suatu organisasi atau perusahaan harus melaksanakan prosedur yang melibatkan berbagai bagian yang ada dalam struktur organisasi, di mana inisiatif pembelian dimulai dari usulan bagian gudang, pesanan pembeliaan dilaksanakan oleh bagian pembelian, fungsi penerimaan dilaksanakan oleh bagian gudang serta fungsi pencatatan dilaksanakan oleh bagian akuntansi. Prosedur ini menghasilkan control otomatis (internal cek) atas transaksi yang terjadi. Semua bagian yang terlibat dalam pelaksanaan transaksi memberikan kesimpulan
informasi yang sama atas transaksi yang terjadi. Hal ini menunjukkan bahwa prosedur pembelian dilaksanakan cukup memadai.
c. Laporan Pembelian
Aktivitas pembelian dilaporkan setiap periode tertentu yang meliputi laporan mingguan, laporan bulanan dan laporan tahunan. Adanya pemisahan fungsi,adanya dokumen yang mendukung transaksi pembelian, adanya otorisasi dari pihak yang berwenang dan catatan serta laporan yang rutin yang dilaksanakan dengan konsisten mengindikasikan bahwa system akuntansi pembelian yang terjadi cukup terkendali. Selain itu adanya selisih positif antara
anggaran dan realisasinya menunjukkan bahwa system akuntansi pembelian bahan baku cukup efektif dalam menunjang pengendalian intern pembelian bahan baku. Hal tersebut sejalan dengan pendapat La Midjan dan Azhar Susanto
(2001:125) mengemukakan bahwa “Sistem akuntansi pembelian harus dapat menghasilkan informasi akuntansi pembelian yang mutakhir mengenai barang, harga berikut nama penjual di samping itu harus pula dapat dihasilkan system
pengendalian intern yang baik untuk mengamankan pembelian”. Berdasarkan uraian di atas terlihat bahwa system akuntansi pembelian berperan dalam menunjang evektifitas pengendalian intern pembelian.
BAB IV
KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan yang telah diuraikan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa :
1. Pelaksanaan sistem akuntansi pembelian bahan baku dalam perusahaan akan baik, apabila terdapat:
a. Dokumen dan Catatan Pembelian
Formulir-formulir yang menjadi dokumen di suatu perusahaan adalah suatu bukti bahwa telah terjadi transaksi pembelian pada perusahaan tersebut, begitupun pencatatan pembelian dilakukan untuk mencatat berbagai transaksi dari kegiatan yang sedang berlangsung, setiap transaksi yang terjadi dalam pembelian melibatkan beberapa fungsi yang telah secara jelas dan tegas ditetapkan dalam struktur organisasi perusahaan. b. Prosedur Pembelian
Untuk mendukung terjadinya proses transaksi pembelian yang terpadu dan terkendali, perusahaan harus mampu membuat prosedur yang jelas, tegas dan dapat dimengerti serta dapat dilaksanakan oleh para petugas dibagian pembelian.
c. Laporan Pembelian
Sistem pelaporan yang dilaksanakan di perusahaan harus ada, karena aktivitas pembelian dilaporkan setiap periode tertentu yang meliputi laporan mingguan, laporan bulanan dan laporan tahunan.
2. Pelaksanaan sistem akuntansi pembelian bahan baku yang baik pada perusahaan berperan dalam menunjang efektifitas pengendalian intern pembelian bahan baku.
DAFTAR PUSTAKA
Bodnard dan Hopwood (2000), Sistem Informasi Akuntansi, Edisi V, Penerbit Gramedia Pustaka Utama, Bandung.
La Midjan dan Azhar Susanto (2001), Sistem Informasi Akuntansi I, Edisi VIII, Cetakan Kesatu, Penerbit Lingga Jaya, Bandung.
Marshall B. Romney, Paul John Steinbart, 2006, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Sembilan, Salemba Empat, Jakarta, Indonesi
Mulyadi (2001), Sistem Akuntansi, Edisi III, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Sawir, Agnes, 2001, Analisis Kinerja Keuangan dan Perencanaan Perusahaan, Penerbit Gramedia Pustaka Utama, Bandung.
