28 BAB III
ANALISA SISTEM BEJALAN
3.1 Tinjauan perusahaan
Sistem informasi BPJS Mandiri kelas III di bidang Data Informasi dan Penyuluhan Dinas Sosial Kota Bogor adalah sebuah pelayanan publik yang disediakan untukmempermudah masyarakat dalam memperoleh kartu BPJS mandiri kelas III.
Dengan persyaratan yang harus di penuhi seperti Kartu keluarga Tahun 2013, Kartu Tanda Penduduk (KTP) yang bersangkutan, Surat Keterangan Sakit dari Rumah Sakit, serta Surat Keterangan Tidak Mampu.
Adapun pegawai yang telibat langsung dalam pembuatan surat rekomendasi BPJS Mandiri Kelas III, yaitu yang menginput data secara manual oleh staff di bidang Data Informasi dan Penyuluhan Dinas Sosial Kota Bogor ke dalam komputer server dan membuat laporan tentang data harian pembuatan Surat Rekomendasi BPJS Mandiri Kelas III. Pegawai yang terlibat diantaranya :
1. Pegawai Pelayanan BPJS Mandiri Kelas III. 2. Staff Pelaksana
3. Staff Sekretariat Dinas Sosial Kota Bogor
29
3.1.1 Sejarah Institusi/Perusahaan
Berdasarkan Peraturan pemerintah daerah tentang Organisasi perangkat daerah pemerintah Kota Bogor Tahun 2005-2008
1. Tahun 2005-2008 Dinas Sosial Kota Bogor bergabung dengan Dinas Tenaga Kerja dan Sosial
2. Tahun 2009 berganti menjadi Dinas Sosial Tenaga Kerja Dan Transmigrasi
3. Tahun 2010-2016 berganti menjadi Dinas Tenaga Kerja Sosial dan Transmigrasi
4. Berdasarkan peraturan daerah tahun 2018 Dinas Sosial Berdiri.
3.1.2 Visi Dan Misi A. VISI
Optimalisasi penyelenggaraan kesejahteraan sosial melalui sumber daya manusia yang berkualitas tahun 2019
B. MISI
1. Menurunkan jumlah penyandang masalah kesejahteraan sosial
2. Meningkatkan peran serta masyarakat potensi sumber kesejahteraan sosial (PSKS) dan dunia usaha dalam penyelenggaraan kesejahteraan sosial serta melestarikan nilai-nilai keperintisan, kepahlawanan, kejuangan serta kesetiakawanan sosial.
30
3.1.3 Struktur Organisasi dan Fungsi
Organisasi adalah alat manajemen untuk mencapai tujuan secara menyeluruh yaitu dengan cara lebih terperinci pemisahan wewenang dan tanggung jawab masing-masing individu yang berada dalam organisasi perusahaan atau kantor tersebut.
Adapun Organisasi ini sendiri dapat dikatakan sebagai suatu kerangka yang mewujudkan pola dari hubungan antara kedudukan dan peranan dalam suatu kerjasama. Bentuk struktur organisasi yangdimiliki Kantor Dinas Sosial Kota Bogor.
Sumber: Dinas Sosial Kota Bogor
Gambar III.1
31
Fungsi dari tiap bagian adalah sebagai berikut : A. Kepala Dinas
1. Dinas dipimpin oleh seorang kepala dinas yang mempunyai tugas melaksanakan sebagian urusan di bidang sosial.
2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1) kepala dinas menyelenggarakan fungsi:
a) Perumusan kebijakan teknis di bidang sosial.
b) Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelaksanaan pelayanan umum di bidang sosial;
c) Pelaksanaan teknis operasional di bidang sosial;
d) Pengelolaan sumber daya aparatur, keuangan, perlengkapan, sarana dan prasarana Dinas;
e) Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang sosial;
f) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas dan fungsinya.
B. Sekretaris Dinas Sosial Kota Bogor
1. Sekretariat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf b dipimpin oleh seorang Sekretaris yang mempunyai tugas melaksanakan sebagian fungsi dinas di bidang pengelolaan kesekretariatan.
2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Sekretaris mempunyai fungsi:
32 a) Pelaksanaan koordinasi dalam penyusunan rencana kerja di
lingkungan dinas;
b) Pelaksanaan tugas administrasi umum, administrasi kepegawaian, perlengkapan, keuangan, kearsipan dan kerumahtanggaan;
c) Pelaksanaan koordinasi evaluasi dan pelaporan dinas. C. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
1. Sub bagian umum dan kepegawaian sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 ayat (1) huruf b angka 1 dipimpin oleh seorang kepala sub bagian yang mempunyai tugas melaksanakan sebagian fungsi secretariat di bidang umum dan kepegawaian.
2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1) kepala sub bagian umum dan kepegawaian mempunyai fungsi:
a) Pengelolaan administrasi umum, pembinaan, dan pengelolaan administrasi kepegawaian;
b) Pengelolaan kearsipan, kerumahtanggaan, perlengkapan dinas; c) Pelaksaan pelaporan sub bagian umum dan kepegawaian. D. Sub Bagian Keuangan
1. Sub Bagian Keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf Bangka 2 dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang mempunyai tugas melaksanakan sebagian fungsi sekretariat di bidang keuangan.
2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai fungsi:
33 b) Pengelolaan administrasi keuangan dan pelayanan di bidang
keuangan;
c) Penyusunan laporan keuangan Dinas;
d) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan. E. Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan
1. Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf b angka 3 dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang mempunyai tugas melaksanakan sebagian fungsi sekretariat di bidang perencanaan dan pelaporan.
2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan mempunyai fungsi:
a) Penyusunan rencana kerja lingkup Dinas;
b) Penyiapan bahan penyusunan kebijakan bidang perencanaan dan pelaporan;
c) Pengelolaan administrasi kegiatan perencanaan dan pelaporan; d) Pengolahan, penyusunan dan penyajian data sebagai bahan
informasi;
e) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan.
F. Kepala Bidang Data, Informasi dan Penyuluhan Kesejahteraan Sosial
1. Bidang Data, Informasi dan Penyuluhan Kesejahteraan Sosial sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf c dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang mempunyai tugas melaksanakan sebagian fungsi Dinas di bidang data, informasi dan penyuluhan kesejahteraan sosial.
34 2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Kepala
Bidang Data, Informasi dan Penyuluhan Kesejahteraan Sosial mempunyai fungsi:
a) Perumusankebijakandanbimbinganteknisbidangdata,informasidan penyuluhan kesejahteraan sosial;
b) Pengkoordinasiankegiatandibidangdata,informasidanpenyuluhan kesejahteraan sosial;
c) Pelaksanaanmonitoring,evaluasi,danpelaporankegiatanbidangdata, informasi dan penyuluhan kesejahteraan sosial.
G. Seksi Data dan Informasi Penyelenggaraan Kesejahteraan Sosial
1. Seksi Data dan Informasi Penyelenggaraan Kesejahteraan Sosial sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf c angka 1 dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang mempunyai tugas melaksanakan sebagian fungsi BidangData, Informasi dan Penyuluhan Kesejahteraan Sosial dibidang data dan informasi penyelenggaraan kesejahteraan sosial.
2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Kepala Seksi Data dan Informasi Penyelenggaraan Kesejahteraan Sosial mempunyai fungsi:
a) Penyiapan bahan perumusan kebijakan dan bimbingan teknis data dan informasi penyelenggaraan kesejahteraan sosial;
b) Penyelenggaraan kegiatan data dan informasi penyelenggaraan kesejahteraan sosial;
35 c) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan data dan
informasi penyelenggaraan kesejahteraan sosial.
H. Seksi Penyuluhan Sosial dan Pengumpulan, Pengawasan Undian dan Sumbangan Sosial
1. Seksi Penyuluhan Sosial dan Pengumpulan, Pengawasan Undian dan Sumbangan Sosial dipimpin sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf c angka 2 oleh seorang Kepala Seksi yang mempunyai tugas melaksanakan sebagian fungsi Bidang Data, Informasi dan Penyuluhan Kesejahteraan Sosial di bidang penyuluhan sosial dan pengumpulan, pengawasan undian dan sumbangan sosial.
2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Kepala Seksi Penyuluhan Sosial dan Pengumpulan, Pengawasan Undian dan Sumbangan Sosial mempunyai fungsi:
a) Penyiapan bahan perumusan kebijakan dan bimbingan teknis penyuluhan sosial dan pengumpulan, pengawasan undian dan sumbangan sosial;
b) Penyelenggaraan kegiatan penyuluhan sosial dan pengumpulan, pengawasan undian dan sumbangan sosial;
c) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan penyuluhan sosial dan pengumpulan, pengawasan undian dan sumbangan sosial.
36 I. Bidang Rehabilitasi Sosial
1. Bidang Rehabilitasi Sosial sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf d dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang mempunyai tugas melaksanakan sebagian fungsi Dinas di bidang rehabilitasi sosial. 2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Kepala
Bidang Rehabilitasi Sosial mempunyai fungsi:
a) Perumusan kebijakan dan bimbingan teknis bidang rehabilitasi sosial;
b) Pengkoordinasian kegiatan di bidang rehabilitasi sosial;
c) Pelaksanaanmonitoring,evaluasi,danpelaporankegiatanrehabilitasi sosial.
J. Seksi Rehabilitasi Penyandang Disabilitas, Kesejahteraan Anak, Lanjut Usia, Perdagangan Orang dan Korban Tindak Kekerasan
1. Seksi Rehabilitasi Penyandang Disabilitas, Kesejahteraan Anak, Lanjut Usia, Perdagangan Orang dan Korban Tindak Kekerasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf d angka 1 dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang mempunyai tugas melaksanakan sebagian fungsi Bidang Rehabilitasi Sosial dibidang rehabilitasi penyandang disabilitas, kesejahteraan anak, lanjut usia, perdagangan orang dan korban tindak kekerasan.
2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Kepala Seksi Rehabilitasi Penyandang Disabilitas, Kesejahteraan Anak, Lanjut Usia, Perdagangan Orang dan Korban Tindak Kekerasan mempunyai fungsi:
37 a) Penyiapan bahan perumusan kebijakan dan bimbingan teknis Rehabilitasi penyandang disabilitas, kesejahteraan anak, lanjut usia, perdagangan orang dan korban tindak kekerasan;
b) Penyelenggaraan kegiatan rehabilitasi penyandang disabilitas, kesejahteraan anak, lanjut usia, perdagangan orang dan korban tindak kekerasan;
c) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan rehabilitasi penyandang disabilitas, kesejahteraan anak, lanjut usia, perdagangan orang dan korban tindak kekerasan.
K. Seksi Rehabilitasi Tuna Sosial dan Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial lainnya
1. Seksi Rehabilitasi Tuna Sosial dan Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf d angka 2 dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang mempunyai tugas melaksanakan sebagian fungsi Bidang Rehabilitasi Sosial di bidang rehabilitasi tuna sosial dan penyandang masalah kesejahteraan sosial lainnya.
2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Kepala Seksi Rehabilitasi Tuna Sosial dan Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial lainnya mempunyai fungsi:
a) Penyiapan bahan perumusan kebijakan dan bimbingan teknis rehabilitasi tuna sosial dan penyandang masalah kesejahteraan sosial lainnya;
38 b) Penyelenggaraan kegiatan rehabilitasi tuna sosial dan penyandang
masalah kesejahteraan sosial lainnya;
c) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan rehabilitasi tuna sosial dan penyandang masalah kesejahteraan sosial lainnya. L. Bagian Pemberdayaan Sosial
1. Bidang Pemberdayaan Sosial sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf e dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang mempunyai tugas melaksanakan sebagian fungsi Dinas di bidang pemberdayaan sosial. 2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Kepala
Bidang Pemberdayaan Sosial mempunyai fungsi:
a) Perumusan kebijakan dan bimbingan teknis bidang pemberdayaan sosial;
b) Pengkoordinasian kegiatan di bidang pemberdayaan sosial; c) Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan bidang
pemberdayaan sosial
M. Seksi Pemberdayaan Kelembagaan Sosial
1. Seksi Pemberdayaan Kelembagaan Sosial sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf e angka 1 dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang mempunyai tugas melaksanakan sebagian fungsi Bidang Pemberdayaan Sosial di bidang pemberdayaan kelembagaan sosial. 2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Kepala
Seksi Pemberdayaan Kelembagaan Sosial mempunyai fungsi: a) Penyiapan bahan perumusan kebijakan dan bimbingan teknis
39 b) Penyelenggaraan kegiatan pemberdayaan kelembagaan sosial; c) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan
pemberdayaan kelembagaan sosial.
N. Seksi Kepahlawanan, Keperintisan dan Restorasi Sosial
1. Seksi Kepahlawanan, Keperintisan dan Restorasi Sosial sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf e angka 2 dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang mempunyai tugas melaksanakan sebagian fungsi Bidang Pemberdayaan Sosial di bidang kepahlawanan, keperintisan dan restorasi sosial.
2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Kepala Seksi Kepahlawanan, Keperintisan dan Restorasi Sosial mempunyai fungsi:
a) Penyiapan bahan perumusan kebijakan dan bimbingan teknis kepahlawanan, keperintisan dan restorasi sosial;
b) Penyelenggaraan kegiatan kepahlawanan, keperintisan dan restorasi sosial;
c) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan kepahlawanan, keperintisan dan restorasi sosial.
O. Bidang Perlindungan Sosial Keluarga dan Penanganan Fakir Miskin
1. Bidang Perlindungan Sosial Keluarga dan Penanganan Fakir Miskin sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf f dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yangmempunyai tugas melaksanakan sebagian fungsi Dinas di bidang perlindungan sosial keluarga dan penanganan fakir miskin.
40 2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Kepala
Bidang Perlindungan Sosial Keluarga dan Penanganan Fakir Miskin mempunyai fungsi:
a) Perumusan kebijakan dan bimbingan teknis bidang perlindungan sosial keluarga dan penanganan fakir miskin;
b) Pengkoordinasian kegiatan di bidang perlindungan sosial keluarga dan penanganan fakir miskin;
c) Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan bidang perlindungan sosial keluarga dan penanganan fakir miskin. P. Seksi Perlindungan Orang Terlantar dan Korban Bencana
1. Seksi Perlindungan Orang Terlantar dan Korban Bencana sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf f angka 1 dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang mempunyai tugas melaksanakan sebagian fungsi Bidang Perlindungan Sosial Keluarga dan Penanganan Fakir Miskin di bidang perlindungan orang terlantar dan korban bencana.
2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Kepala Seksi Perlindungan Orang Terlantar dan Korban Bencana mempunyai fungsi:
a) Penyiapan bahan perumusan kebijakan dan bimbingan teknis perlindungan orang terlantar dan korban bencana;
b) Penyelenggaraan kegiatan perlindungan orang terlantar dan korban bencana;
c) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan perlindungan orang terlantar dan korban bencana.
41 Q. Seksi Penanganan Fakir Miskin dan Jaminan Sosial Keluarga
1. Seksi Perlindungan Orang Terlantar dan Korban Bencana sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf f angka 1 dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang mempunyai tugas melaksanakan sebagian fungsi Bidang Perlindungan Sosial Keluarga dan Penanganan Fakir Miskin di bidang perlindungan orang terlantar dan korban bencana.
2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Kepala Seksi Perlindungan Orang Terlantar dan Korban Bencana mempunyai fungsi:
a) Penyiapan bahan perumusan kebijakan dan bimbingan teknis perlindungan orang terlantar dan korban bencana;
b) Penyelenggaraan kegiatan perlindungan orang terlantar dan korban bencana;
c) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan perlindungan orang terlantar dan korban bencana.
3.2 Prosedur Sistem Berjalan 1. Prosedur Pemeriksaan Berkas
Pemohon peserta BPJS Mandiri Kelas III datang langsung ke bagian pelayanan dengan membawa berkas yang terdiri dari Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), Surat Keterangan Sakit, Surat Keterangan Tidak Mampu dari Keluarahan. Kemudian bagian pelayanan
42 akan melakukan pemeriksaan berkas tersebut, jika sudah sesuai, bagian pelayanan akan membuat Surat Rekomendasi BPJS Mandiri Kelas III. 2. Prosedur Persetujuan
Surat rekomendasi yang sudah selesai di input, akan di berikan kepada pemohon peserta BPJS untuk diperbanyak sebanyak 3 (Tiga) Rangkap. Setelah di perbanyak, pemohon peserta BPJS Mandiri Kelas III akan melakukan tandatangan persetujuan bahwa mampu membayar perbulan. Kemudian surat rekomendasi akan di berikan kepada Kepala Kantor Dinas Sosial kota bogor untuk dilakukan persetujuan terhadap pemohon peserta BPJS Mandiri Kelas III.
3. Prosedur Laporan
Setelah disetujui 1 (Satu) rangkap Surat Rekomendasi akan diberikan kepada Kepala Kantor Dinas Sosial Kota Bogor untuk diarsipkan, 1 (Rangkap) pada bidang Data Informasi Dan Penyuluhan dan kepada pemohon peserta BPJS Mandiri Kelas III. Kemudian data tersebut akan dimasukan kedalam laporan harian melalui Microsoft Excel dan Buku Agenda Harian Surat Rekomendasi BPJS Mandiri Kelas III.
43 3.3 Use Case Diagram
Gambar III.2
Use case diagram Surat Rekomendasi BPJS Mandiri Kelas III
Tabel III.1
Deskripsi Usecase Menyerahkan Berkas Persyaratan
Usecase Name Menyerahkan Berkas
Requirements Pemohon menyerahkan berkas kepada
Bagian Pelayanan
Goal Penyerahan berkas dapat diarsipkan
44
Post-Conditions Penyerahan berkas dilakukan pemeriksaan
Failed end Condition Pemohon tidak dapat menginput berkas
Actors Pemohon
Main Flow/Basic Path Pemohon memenuhi persyaratan
Alternate Flow/Invariant A A1. Melakukan pengecekan berkas yang
belum sesuai
Invariant B B1. Pemohon tidak dapat membuat data
Tabel III.2
Deskripsi Usecase Memeriksa Berkas Persyaratan
Usecase Name Memeriksa Berkas
Requirements Bagian Pelayanan memeriksa berkas
Goal Bagian pelayanan dapat memeriksa berkas
kemudian di arsipkan
Pre-Conditions Bagian pelayanan telah melakukan
pemeriksaan berkas
Post-Conditions Penyerahan berkas di arsipkan
Failed end Condition Berkas tidak sesuai dengan persyaratan
Actors Bagian Pelayanan
Main Flow/Basic Path 1. Bagian pelayanan melakukan
pengecekan berkas
2. Bagian pelayanan menyimpan berkas
Alternate Flow/Invariant A A1. Melakukan pengecekan berkas yang
belum sesuai
Invariant B B1. Bagian Pelayanan menentukan
persyaratan yang memenuhi dan tidak memenuhi
B2. Berkas yang tidak sesuai di kembalikan kepada pemohon
45 Tabel III.3
Deskripsi Usecase Penginputan Surat Rekomendasi
Usecase Name Penginput Surat Rekomendasi
Requirements Bagian Pelayanan menginput data
pemohon
Goal Pemohon dapat menerima surat
rekomendasi BPJS Mandiri kelas 3
Pre-Conditions Bagian pelayanan mendapatkan
persetujuan surat rekomendasi
Post-Conditions Bagian pelayanan akan melakukan
pengarsipan surat rekomendasi
Failed end Condition Bagian pelayanan melakukan input surat
rekomendasi secara manual
Actors Bagian Pelayanan
Main Flow/Basic Path 1. Bagian pelayanan melakukan input
surat rekomendasi
2. Bagian pelayanan meminta persetujuan kepada kepala kantor
Alternate Flow/Invariant A A1. Bagian pelayanan melakukan
pengecekan kembali pada penginputan surat rekomendasi BPJS Mandiri Kelas 3
Invariant B B1. Bagian Pelayanan melakukan
penginputan surat rekomendasi sesuai dengan data pemohon
46 Tabel III.4
Deskripsi Usecase Penyerahan Surat Rekomendasi
Usecase Name Penyerahan Surat Rekomendasi
Requirements Bagian pelayanan memberikan surat
rekomendasi kepada pemohon
Goal Surat rekomendasi dapat dimiliki pemohon
Pre-Conditions Bagian pelayanan telah menyerahkan surat
rekomendasi
Post-Conditions Surat rekomendasi diterima oleh pemohon
Failed end Condition Surat rekomendasi masih harus
mendapatkan persetujuan
Actors Bagian Pelayanan dan pemohon
Main Flow/Basic Path 1. Bagian pelayanan menyerahkan surat
rekomendasi sesuai data pemohon
Alternate Flow/Invariant A A1. Bagian pelayanan membuat surat
rekomendasi sesuai dengan data pemohon
Invariant B B1. Bagian pelayanan menyerahkan surat
rekomendasi kepada pemohon untuk proses selanjutnya
Tabel III.5
Deskripsi Usecase Photocopy Surat Rekomendasi 3 (Tiga) Rangkap
Usecase Name Photocopy Surat Rekomendasi 3 (Tiga)
rangkap
Requirements Pemohon melakukan photocopy surat
rekomendasi 3 (tiga) rangkap
Goal Pemohon memenuhi tahapan untuk
47
Pre-Conditions Pemohon menyerahkan photocopy kepada
bagian pelayanan
Post-Conditions Bagian pelayanan melakukan proses
selanjutnya
Failed end Condition Pemohon tidak dapat melihat proses
selanjutnya
Actors Pemohon
Main Flow/Basic Path 1. Bagian pelayanan melakukan
pengecekan photocopy
2. Bagian pelayanan memproses tindakan selanjutnya
Alternate Flow/Invariant A A1. Pemohon memberikan photocopy
kepada bagian pelayanan
Invariant B B1. Bagian pelayanan melakukan proses
selanjutnya
Tabel III.6
Deskripsi Usecase Tanda Tangan Persetujuan Mampu Bayar
Usecase Name Tanda Tangan Persetujuan Mampu Bayar
Requirements Pemohon melakukan tanda tangan
persetujuan
Goal Pemohon dapat memenuhi kewajiban
dalam surat rekomendasi
Pre-Conditions Pemohon melakukan tanda tangan
persetujuan
Post-Conditions Bagian Pelayanan melakukan proses
selanjutnya
Failed end Condition Pemohon tidak dapat memiliki surat
rekomendasi
48
Main Flow/Basic Path 1. Pemohon dapat memberikan keterangan
mampu membayar dengan menyantumkan tanda tangan
Alternate Flow/Invariant A A1. Pemohon tanda tangan pada lembar
photocopy
Invariant B B1. Lembar Photocopy dilakukan
pemeriksaan oleh Bagian Pelayanan
Tabel III.7
Deskripsi Usecase Tanda Tangan Persetujuan Surat Rekomendasi
Usecase Name Tanda Tangan Persetujuan Surat
Rekomendasi
Requirements Kepala Kantor melakukan tanda tangan
persetujuan pada surat rekomendasi
Goal Surat rekomendasi yang di setujui akan di
berikan kepada bagian pelayanan
Pre-Conditions Kepala kantor memeriksa kembali surat
rekomedasi
Post-Conditions Kepala Kantor memberikan kepada bagian
pelayanan
Failed end Condition Surat rekomendasi tidak memenuhi
persyaratan tidak akan mendapatkan persetujuan
Actors Kepala Kantor
Main Flow/Basic Path 1. Kepala kantor melakukan persetujuan
pada surat rekomendasi
2. Surat rekomendasi akan diberikan kepada bagian pelayanan
Alternate Flow/Invariant A A1. Tanda tangan kepala kantor dijadikan sebagai bukti
49
Invariant B B.1 Kepala kantor menyetujui sesuai
dengan berkas pemohon
Tabel III.8
Deskripsi Usecase Penyerahan Surat Rekomendasi
Usecase Name Penyerahan Surat Rekomendasi
Requirements Bagian pelayanan menyerahkan surat
rekomendasi kepada pemohon
Goal Surat rekomendasi yang di berikan kepada
pemohon untuk membuat kartu BPJS Mandiri kelas 3
Pre-Conditions Pemohon memiliki surat rekomendasi
Post-Conditions Surat rekomendasi diarsipkan oleh bagian
pelayanan
Failed end Condition Surat rekomendasi yang tidak memenuhi
persyaratan tidak akan di berikan kepada pemohon
Actors Bagian Pelayanan dan Pemohon
Main Flow/Basic Path 1. Bagian pelayanan melakukan
pengarsipan pada surat rekomendasi Alternate Flow/Invariant A A1. Bagian Pelayanan menulis data harian
surat rekomendasi
Invariant B B1. Bagian pelayanan melakukan cek
pendataan untuk pengarsipan surat rekomendasi
50 3.4 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi Sistem Berjalan adalah perincian dari bentuk dokumen-dokumen yang di gunakan dalam proses pendaftaran surat rekomendasi BPJS Mandiri Kelas III pada Dinas Sosial Kota Bogor. Bentuk dokumen itu sendiri digolongkan menjadi dua bagian, yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran. 3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen Masukan : Kartu Tanda Penduduk
Fungsi : Untuk mengetahui Identitas pemohon
Sumber : Pemohon
Tujuan : Bagian Pelayanan
Jumlah : 1 Lembar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap melakukan pendaftaran
Bentuk : Lampiran A-1
2. NamaDokumen Masukan : Kartu Keluarga
Fungsi : Untuk mengetahui data keluarga pemohon
Sumber : Pemohon
Tujuan : Bagian Pelayanan
Jumlah : 1 Lembar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap melakukan pendaftaran
51 3. NamaDokumen Masukan : Surat Keterangan Sakit
Fungsi : Untuk memenuhi persyaratan pemohon
Sumber : Rumah Sakit
Tujuan : Bagian Pelayanan
Jumlah : 1 Lembar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap melakukan pendaftaran
Bentuk : Lampiran A-3
4. NamaDokumen Masukan : Surat Keterangan Tidak Mampu
Fungsi : Untuk mengetahui keterangan bahwa masyarakat tersebut benar tidak mampu dari Rukun Tetangga (RT), Rukun Warga (RW), dan Kelurahan
Sumber : Kelurahan
Tujuan : Bagian Pelayanan
Jumlah : 1 Lembar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap melakukan pendaftaran
52 3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen Keluaran : Surat Rekomendasi BPJS Mandiri Kelas III
Fungsi : Untuk membuat kartu BPJS Mandiri Kelas III
Sumber : Bagian Pelayanan
Tujuan : Pemohon
Jumlah : 1 Lembar
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran B-1
2. Nama Dokumen Keluaran : Laporan Harian
Fungsi : Untuk membuat Laporan data
Sumber : Bagian Pelayanan
Tujuan : Kepala Kantor
Jumlah : 1 Arsip
Media : Kertas
53 3.5 Permasalahan Pokok
Dari analisa yang ditemukan ada beberapa masalah yang dimiliki dalam pembuatan Surat Rekomendasi BPJS Mandiri Kelas III diantaranya adalah 1. Kurang peduli, insiatif serta kurang disiplinnya terhadap pembuatan surat rekomendasi BPJS Mandiri Kelas III, sehingga pembuatan surat masih dalam tahap penginputan manual dan sulit untuk menjadi sebuah komputerisasi yang memudahkan user.
2. Kurangnya dalam pemberian informasi terhadap masyarakat sehingga kebanyakan masyarakat kurang mengetahui persyaratan yang harus di penuhi
3. Penggunaan Microsoft Excel dan Microsoft word dalam pembuatan surat BPJS Mandiri Kelas menyebabkan sering terjadinya kehilangan data apabila adanya gangguan listrik dan kejadian yang tidak dapat diduga kedepannya dan menyebabkan tidak akurat data yang nantinya akan dicari oleh user.
4. Pembuatan laporan dengan cara manual mengakibatkan penginputan data dilakukan beberapa kali. Pertama diinput kedalam Microsoft Excel dan yang kedua kedalam buku agenda yang dilakukan setiap hari.
54 3.6 Pemecahan Masalah
Penulis memberikan saran dalam pembuatan data Surat Rekomendasi BPJS Kelas III yaitu sebagai berikut:
1. Penulis membuat sebuah rancangan program pembuatan surat BPJS Mandiri kelas III agar dapat memudahkan user menggunakannya dalam penginputan data, serta membuat laporan harian dan dapat dihasilkan secara cepat dan akurat.
2. Rancangan program ini dapat meminimalisir kesalahan yang terjadi dalam pembuatan surat rekomendasi BPJS Mandiri Kelas III.
3. Adanya program pembuatan surat BPJS Mandiri Kelas III dapat mengurangi antrian pada ruangan bagian pelayanan.
4. Memudahkan pemohon dalam mengajukan surat BPJS Mandiri Kelas III yang sudah terkomputerisasi serta waktu yang dimiliki lebih efisien. 5. Data yang telah masuk kedalam program pembuatan surat BPJS
Mandiri kelas III akan lebih tersusun dengan rapih, dan meminimalisir kehilangan data pada saat pencarian serta memudahkan pencariaan data pemohon pada saat akan digunakan.
