LAPORAN KERJA PRAKTEK
APLIKASI REGISTRASI SURAT PT. SAWIT ASAHAN INDAH
Disusun oleh:
Budhi Eko Kurniawan
NIM. 1257301007
Program Studi Sistem Informasi
Politeknik Caltex Riau
i
SCAN LEMBAR PENGESAHAN I
APLIKASI REGISTRASI SURAT PT. SAWIT ASAHAN INDAH
Diajukan Guna Memenuhi Persyaratan Kerja Praktek Pada Program Studi Sistem Informasi
Politeknik Caltex Riau
Disusun oleh:
Budhi Eko Kurniawan
NIM. 1257301007
Menyetujui,
Pembimbing Kerja Praktek
Julianto NIP. 1235421
Kabag. HRGA Krani-1 Personalia
Juanda Adi Chandra Rohmadi
ii
SCAN LEMBAR PENGESAHAN II
APLIKASI REGISTRASI SURAT PT. SAWIT ASAHAN INDAH
Diajukan Guna Memenuhi Persyaratan Kerja Praktek Pada Program Studi Sistem Informasi
Politeknik Caltex Riau
Disusun oleh:
Budhi Eko Kurniawan
NIM. 1257301007
Menyetujui,
Dosen Pembimbing Kerja Praktek
Kartina Diah Kesuma Wardhani, S.T. M.T. NIP.
Ketua Program Studi Koordinator Kerja Praktek Sistem Informasi
Wawan Yunanto.S.Kom., M.T Satria Perdana Arifin, S.T., M.T.I
iii
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis ucapkan atas berkat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan laporan kerja praktek ini.
Laporan kerja praktek ini disusun berdasarkan pelaksanaan kerja praktek yang penulis lakukan di PT. Sawit Asahan Indah pada tanggal 01 September 2015
s.d. 31 Desember 2015.
Dalam pelaksanaan kerja praktek ini penulis berusaha mendapatkan ilmu, wawasan dan keterampilan mengenai IT infrastructure yang telah didapatkan di bangku kuliah serta sistem dalam dunia kerja sebanyak mungkin dengan memanfaatkan fasilitas yang telah disediakan oleh perusahaan.
Dalam menyelesaikan kerja praktek ini, penulis telah banyak mendapatkan bantuan, bimbingan dan petunjuk dari berbagai pihak, baik secara langsung maupun tidak langsung.Untuk itu, dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Tuhan Yang Maha Esa.
2. Kedua Orang tua penulis dan seluruh anggota keluarga yang selalu memberikan semangat serta motivasi dan bimbingan untuk penulis.
3. Bapak Dr. Hendriko S.T., M.Eng selaku Direktur Politeknik Caltex Riau.
4. Bapak Wawan Yunanto.S.Kom., M.T selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi.
5. Ibu Kartina Diah Kesuma Wardhani, S.T. M.T. selaku dosen pembimbing kerja praktek penulis.
6. Bapak Satria Perdana Arifin, S.T., M.T.I selaku koordinator kerja praktek Politeknik Caltex Riau sekaligus dosen wali penulis yang telah memberikan bantuan dan bimbingannya.
iv
8. Bang Eko Santoso, Pak Rohmadi, Pak Juanda, Pak Mas’ad, Bu Rina dan seluruh karyawan/i di PT. Sawit Asahan Indah atas bimbingan dan bantuannya dalam menjalankan kerja praktek bagi penulis.
9. Teman-temanku dari Politeknik Caltex Riau Reza Dwifitra, Wendyanto dan Umu Habibah yang sama-sama melaksanakan kerja praktek di PT. Sawit Asahan Indah.
10. Seluruh rekan-rekan Sistem Informasi Politeknik Caltex Riau Angakatan 2012 yang senasib dan seperjuangan.
11. Seluruh rekan-rekan di Jurusan Komputer, dan Jurusan lainnya di Politeknik Caltex Riau yang membantu saya baik secara moril, dan non moril.
12. Semua pihak yang telah membantu penulis selama melaksanakan kerja praktek yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu.
Sehubungan dengan terbatasnya waktu dan kemampuan, penulis menyadari bahwa dalam menulis laporan ini masih banyak terdapat kekurangan.Oleh karena itu penulis sangat mengharapkan segala saran dan kritik yang bersifat membangun sebagai pelajaran untuk kedepannya.Semoga laporanan ini dapat bermanfaat bagi pembaca.
Pekanbaru, 01 Januari 2016
v
1.4 Manfaat Kerja Praktek ... 3
1.5 Ruang Lingkup ... 3
1.6 Waktu dan Tempat Pelaksanaan ... 3
1.7 Time Schedule Kerja Praktek... 4
1.8 Metode Penulisan ... 4
1.9 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II PROFIL PERUSAHAAN ... 6
2.1 Sejarah PT. Sawit Asahan Indah (SAI) ... 6
2.2 PT. Astra Agro Lestari (AAL) ... 7
2.3 Visi dan Misi ... 7
2.3.1 Visi ... 7
vi
2.4 Sapta Budaya Perusahaan ... 8
2.5 Catur Darma Astra ... 8
2.6 Aktifitas PT. Sawit Asahan Indah ... 8
2.7 Struktur Organisasi ... 9
3.4 Hypertext Preprocessor (PHP) ... 12
3.5 MySQL ... 13
BAB IV PEMBAHASAN ... 14
4.1 Kegiatan Kerja Praktek ... 14
4.2 Rincian Kegiatan ... 16
4.2.1 Apel Pagi ... 16
4.2.2 Usulan Promosi/Mutasi Karyawan ... 17
4.2.3 Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) ... 18
4.2.4 Registrasi Surat Lamaran Kerja ... 20
4.2.5 Pengenalan Rawat ... 20
4.2.6 Pengenalan Panen... 23
4.2.7 Pengenalan Infield ... 25
4.2.8 Pengenalan Transport ... 28
4.2.9 Pengenalan Proses Pengolah Sawit di Pabrik ... 29
vii
4.3 Gambaran Umum Aplikasi ... 31
4.4 Perancangan Aplikasi ... 32
4.4.1 Site Map Aplikasi ... 32
4.4.2 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 32
4.4.3 Flowchart Aplikasi ... 33
4.4.4 Flowchart Aplikasi ... 34
4.4 Hasil Sistem Register Surat Sawit Asahan Indah ... 39
BAB V PENUTUP ... 44
5.1 Kesimpulan ... 44
5.2 Saran ... 44
Daftar Pustaka ... 45
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1Logo Sawit Asahan Indah ... 6
Gambar 2.2Logo Astra Agro... ………7
Gambar 2.3Struktur Organisasi ADM ... 9
Gambar 2.4 Lokasi PT SAI ... 10
Gambar 3.1Skema Aplikasi Web ... 12
Gambar 4.1Kalender Apel Pagi ... 17
Gambar 4.2Form Isian Pengunduran Diri ... 19
Gambar 4.3Gawangan penuh gulma ... 21
Gambar 4.4Gawangan yang telah di rawat ... 22
Gambar 4.5Pemupukan Menggunakan Kubota ... 23
Gambar 4.6Mencabut Anak Sawit ... 24
Gambar 4.7Brondolan segar tertinggal ... 24
Gambar 4.8Kegiatan P2H ... 26
Gambar 4.9Digital Counter Mekanis ... 27
Gambar 4.10Digital Counter Manual ... 27
Gambar 4.11Timbangan Pabrik ... 28
Gambar 4.12Loading Ramp ... 29
Gambar 4.13Proses Buah di olah ... 29
Gambar 4.14Diagram Proses ... 30
Gambar 4.15Rekapan Absensi HKNE ... 31
Gambar 4.16 Site Map Sistem ... 32
Gambar 4.17 Entity Relationship Diagram ... 32
Gambar 4.18 Flowchart Login ... 34
Gambar 4.19 Flowchart Register Surat Keluar ... 35
Gambar 4.20 Flowchart Register Surat Masuk ... 36
Gambar 4.21 Register Surat Karyawan Keluar ... 37
Gambar 4.22 Register Surat Lamaran Kerja ... 38
ix
Gambar 4.24Pesan Error Login... 39
Gambar 4.25 Halaman Register Surat Karyawan Keluar ... 40
Gambar 4.26Register Surat Karyawan Keluar ... 40
Gambar 4.27 Button Delete & Edit ... 41
Gambar 4.28 Delete ... 41
Gambar 4.29Edit Data ... 41
Gambar 4.30 Register Surat ... 42
Gambar 4.31 Register Surat Keluar ... 42
x
DAFTAR TABEL
xi
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
PT. Sawit Asahan Indah adalah sebuah perusahaan yang beroperasi di bidang perkebunan khususnya perkebunan kelapa sawit. PT. Sawit Asahan Indah merupakan anak perusahaan Astra Agro Lestari Tbk. (AAL). PT. Sawit Asahan Indah termasuk salah satu perusahaan yang memiliki prestasi di antara perusahaan-perusahaan lain yang ada di Astra Agro Lestari. Salah satu contoh prestasinya adalah 100% Ketepatan Klaim Dana Pensiun Astra selama berbulan-bulan. Hal ini tentu tidak lepas dari manajamen Human Resource General Affair (HRGA) yang sangat baik.
Human Resource General Affair (HRGA) pada PT.Sawit Asahan Indah terbagi
menjadi dua bagian yakni bagian Human Resource yang menangani ketenaga kerjaan dan bagian General Affair yang menangani urusan umum. Dalam praktiknya, beberapa kepentingan yang menjadi tugas divisi HRGA sudah didukung sistem informasi terintegrasi yakni Human Reseource Integrated System (HRIS). HRIS merupakan sistem terintegrasi yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan dan menganalisa informasi yang berhubungan dengan sumber daya manusia perusahaan, diantaranya data karyawan, peraturan, prosedur dan data yang diperlukan untuk mengelola fungsi HR (Annual report PT.AAL, 2014). Beberapa kepentingan tersebut diantaranya adalah perubahan status karyawan, mutasi karyawan, karyawan keluar, penggajian, dan lain-lain. Akan tetapi masih terdapat pekerjaan yang tidak didukung oleh HRIS salah satunya pencatatan history surat-menyurat. Setiap surat yang akan dikeluarkan oleh PT. Sawit Asahan Indah baik surat PHK untuk karyawan maupun surat untuk pihak luar dan setiap surat yang masuk dari luar dalam melakukan pencatatan/registrasi-nya masih memakai buku.
2
adalah seringkali tulisan yang ada dibuku tidak dapat dibaca dengan jelas sehingga menyebabkan kesalahan pada saat registrasinya. Dan juga sering kali salah satu buku register sulit ditemukan karena salah tempat menaruhnya sehingga pekerjaan tidak efisien. Hal ini terjadi karena registrasi surat baik surat keluar, surat masuk, surat karyawan keluar, surat lamaran pekerjaan masih dilakukan secara manual mencatat di sebuah buku. Berdasarkan tujuan kerja praktek dan permasalahan yang ditemui, maka
diberikan solusi sebagai pemecahan masalah berupa “Aplikasi Registrasi Surat
PT.Sawit Asahan Indah”.
1.2 Tujuan Sistem
Tujuan dari dibangunnya sistem ini adalah: 1. Memudahkan Pekerjaan Karyawan
2. Mengurangi penggunaan buku-buku register surat.
3. Menghilangkan dampak negatif seperti pada saat buku register tertentu salah letak/dipinjam oleh divisi tertentu, dan pihak HR harus mencari-cari buku tersebut terlebih dahulu sebelum dapat membuat Surat.
4. Menghilangkan resiko kesalahan penomoran/penamaan yang disebabkan karena tulisan yang ada sebelumnya di buku register kurang jelas. Sehingga menyebabkan penomoran berikutnya menjadi salah.
1.3 Batasan Masalah
Adapun batasan masalah pada sistem ini adalah sebagai berikut:
1. Laporan ini membahas perancangan dan pengembangan sistem registrasi surat pada PT.Sawit Asahan Indah.
2. Aplikasi yang dibuat berbasis web
3. Aplikasi yang dibuat menggunakan Bahasa pemograman PHP dengan database MySQL.
3 1.4 Manfaat Kerja Praktek
Manfaat yang didapatkan dari kerja praktek ini adalah:
1. Memperkenalkan mahasiswa pada dunia kerja dan mempersiapkan mahasiswa dalam memasuki dunia kerja.
2. Mahasiswa dapat menerapkan pengetahuan yang diperoleh dari perkuliahaan baik teoritis maupun praktis dan membandingkan dengan penerapannya pada dunia kerja.
3. Menambah pengetahuan, wawasan, dan pengalaman mahasiswa yang selama ini belum pernah didapatkan pada saat perkuliahaan.
4. Terjalin kerjasama yang erat antara PT. Sawit Asahan Indah dengan Politeknik Caltex Riau.
1.5 Ruang Lingkup
Dalam pembuatan laporan kerja praktek ini ruang lingkup pembahasannya adalah Register surat menyurat baik yang dilakukan oleh krani personalia maupun karyawan lainnya yang berada di kantor besar PT. SAI.
1.6 Waktu dan Tempat Pelaksanaan
4 1.7 Time Schedule Kerja Praktek
Time Schedule pada saat Kerja Praktek bisa dilihat pada Tabel 1.1
Tabel 1.1 Time Schedule Kerja Praktek
No Kegiatan
Dalam pembuatan Laporan Kerja Praktek ini digunakan beberapa metode untuk mendapatkan data-data yang diperlukan sebagai pedoman. Pengumpulan data dalam pembuatan proyek akhir ini adalah menggunakan beberapa metode antara lain:
Wawancara dan Pengambilan Data, metode ini dilakukan dengan pembimbing untuk mengetahui masalah dan kebutuhan yang berhubungan dengan sistem yang akan dibangun.
1.9 Sistematika Penulisan
Adapun tujuan pembuatan sistematika penulisan Laporan Kerja Praktek ini adalah untuk mempermudah penulisan Laporan Kerja Praktek serta membuat analisa yang lebih terarah dan terfokus. Sistematika penulisan Laporan Kerja Praktek ini adalah sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
5
lingkup pembahasan pelaksanaan kerja praktek, waktu dan tempat dilaksanakannya kerja praktek, batasan masalah, metode penulisan dan sistematika penulisan laporan kerja praktek.
BAB II PROFIL PERUSAHAAN
Bab ini memaparkan tentang gambaran umum perusahaan PT. Sawit Asahan Indah, yang meliputi sejarah perkembangan PT. Sawit Asahan Indah, visi dan misi, bisnis yang dilakukan dan struktur organisasi.
BAB III LANDASAN TEORI
Bab ini memaparkan tentang acuan apa saja yang menjadi referensi penulis dalam menyelesaikan Laporannya. Referensi tersebut bersifat fakta. Dapat diperoleh dari kutipan-kutipan para ahli, buku ilmiah, pengetahuan-pengetahuan yang sudah menjadi kebijakan, dan juga jurnal-jurnal penelitian terdahulu.
BAB IV PEMBAHASAN
Bab ini berisi tentang pembahasan pekerjaan yang dilakukan selama kerja praktek dan berisi tentang kumpulan program pembangun sistem informasi serta tampilan halaman web.
BAB V PENUTUP
6
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
2.1 Sejarah PT. Sawit Asahan Indah (SAI)
PT. Sawit Asahan Indah (SAI) merupakan perusahaan swasta yang dikelola dengan hak guna usaha yang bergerak dibidang perkebunan khususnya kelapa sawit. PT. SAI pertama kali dibuka pada tahun 1989, namun pengoperasiannya tidak berjalan dengan normal sebagaimana mestinya. Pada tahun 1996 PT SAI dijual pada PT. Astra Agro Lestari Tbk (ASTRA GROUP).
Gambar 2.1 Logo Sawit Asahan Indah
Sebagaimana dituangkan dalam Company Key Success Factor (CKSF) dan policy / Activity Management tahunan PT. SAI, maka perusahaan ini bertujuan menjadi
Role Model / percontohan bagi perkebunan kelapa sawit yang mempunyai produk
7 2.2 PT. Astra Agro Lestari (AAL)
Gambar 2.2 Logo Astra Agro
PT. Astra Agro Lestari merupakan perusahaan multinasional yang bergerak di bidang perkebunan yang bermarkas di Jakarta, Indonesia. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1988. Perusahaan berkomitmen untuk mengelola perkebunan kelapa sawit dengan lokasi tersebar di Sumatera, Kalimantan dan Sulawesi untuk menghasilkan Crude Palm Oil (CPO) atau minyak mentah dengan kualitas tinggi.
PT. AAL mempunyai divisi usaha dan anak perusahaan. Salah satunya dibidang perkebunan kelapa sawit. Di area Sumatera ada 8 anak perusahaan AAL, salah satunya adalah PT. Sawit Asahan Indah.
2.3 Visi dan Misi
Adapun visi dan misi perusahaan PT.Sawit Asahan Indah dan merupakan visi dan misi dari PT. Astra Agro Lestari sendiri adalah:
2.3.1 Visi
Visi dari PT. Astra Agro Lestari adalah “berusaha menjadi perusahaan agribisnis (perkebunan) yang paling produktif dan inovatif di dunia.”
2.3.2 Misi
8 2.4 Sapta Budaya Perusahaan
Ada tujuh Budaya dimana seluruh karyawan PT.Sawit Asahan Indah harus mampu menerapkannya dalam bekerja sehari-hari. Adapun budaya-budaya tersebut sebagai berikut:
1. Budaya Jujur dan Bertanggung Jawab. 2. Budaya Triple “S”.
3. Budaya Fanatik. 4. Budaya Peduli. 5. Budaya Kontrol.
6. Budaya Pembinaan dan Inovasi. 7. Budaya Korsa.
2.5 Catur Darma Astra
PT.Sawit Asahan Indah yang termasuk anak perusahaan PT. Astra Agro Lestarijuga menganut darma astra PT. Astra Agro Lestari, yaitu:
1. Menjadi milik yang bermanfaat bagi bangsa dan negara. 2. Memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan. 3. Menghargai individu dan membina kerjasama. 4. Senantiasa berusaha mencapai yang terbaik. 2.6 Aktifitas PT. Sawit Asahan Indah
PT. SAI mempunyai perkebunan dengan luas areal 5.414ha yang terbagi dalam dua wilayah yaitu kebun barat dan timur. Kebun barat terbagi menjadi 5 Afdeling yaitu Alfa, Bravo, Carli, Delta dan Eko. Kebun timur terbagi menjadi 5 Afdeling juga yaitu Fanta, Golf, Hotel, Indian dan Juliet, dimana tiap Afdeling terdiri dari 650 Ha.
Dalam pengolahan hasil produksi pada saat ini PT. SAI sudah dapat memproduksi kelapa sawit menjadi Crude Palm Oil (CPO) atau minyak mentah dan Kernel. PT. Astra Agro Lestari terdiri dari banyak bidang usaha yang bergerak di bidang perkebunan kelapa sawit, coklat, dan teh. Perkebunan ini disebar di seluruh Indonesia untuk propinsi riau terdiri dari perusahaan yaitu:
9 2. PT. Sawit Asahan Indah (PT. SAI) 3. PT. Sari Lembah Subur (PT.SLS) 1 dan 2 4. PT. Tunggal Perkasa Plantation (PT. TPP) 5. PT. Kimia Tirta Utama (PT. KTU)
Perkebunan ini juga terdapat di Aceh, Jawa, Kalimantan, Sulawesi, dan lainnya. Khusunya perkebunan di Riau, Aceh, dan Jambi bergerak di bidang perkebunan kelapa sawit.
2.7 Struktur Organisasi
PT. SAI dipimpin oleh seorang Administratur. Dibawah administratur ada banyak Kepala Bidang lainnya. Administrasi dipimpin oleh seorang Kepala Tata Usaha, Kebun dipimpin oleh Kepala Kebun, Pabrik dipimpin oleh Kepala Pabrik. Manajemen PT. SAI membuat struktur organisasi sesuai dengan kebutuhan dan jenis kegiatan usaha perusahaan. Adapun struktur organisasi bagian administrasi sebagai berikut:
10 2.8 Lokasi Perusahaan
PT. Sawit Asahan Indah ini berada di Desa Sungai Kuning, Kecamatan Rambah Samo, Rokan Hulu, Riau. Topografi kebun sawit adalah datar dan rolling dengan luas tanam 5367.19ha. Lokasi perusahaan bisa dilihat pada Gambar 2.1
11
BAB III
Landasan Teori
3.1 Aplikasi
Menurut Buyens (2001) aplikasi adalah satu unit perangkat lunak yang dibuat untuk melayani kebutuhan akan beberapa aktivitas. Menurut Yuhefizar (2012) aplikasi merupakan program yang dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan pengguna dalam menjalankan pekerjaan tertentu.
Berdasarkan pengertian yang telah dipaparkan diatas dapat disimpulkan bahwa aplikasi adalah sebuah program perangkat lunak yang dikembangkan untuk mempermudah pengguna dalam melakukan kegiatan ataupun transaksi.
3.2 Surat
Surat merupakan komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi pernyataan, pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan berbagai pihak tertentu (O. Setiawan Djuharie, Suharie, Teddy Sutandi Komaruddin, 2001).
Surat dapat dikatakan alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita (Dra. Sedarmayanti M. Pd, 2001).
3.3 Website
Kata website tidak asing lagi di zaman sekarang. Pengguna website pun tidak terbatas. Kini penggunaan website sudah sangat banyak seperti halnya situs-situs berita, toko online, mesin pencari atau search engine, layanan akademis serta kebutuhan lainnya.
12
adalah salah satu contoh aplikasi klien/server. Klien mewakili komputer yang digunakan oleh seseorang pemakai yang hendak menggunakan aplikasi. Dalam konteks ini, klien dan server berhubungan melalui internet ataupun intranet.
Pemakai menggunakan perangkat lunak yang disebut dengan web browser untuk mengakses aplikasi web. Beberapa contoh browser seperti Internet Explorer, Mozilla, Google Chrome dan sebagainya. Komputer yang digunakan sebagai server pada umumnya menyediakan database server. Database server ini merupakan server yang melayani akses ke database contohnya seperti Oracle dan MySQL.
3.4 Hypertext Preprocessor (PHP)
PHP adalah sebuah bahasa pemrograman script yang berfungsi untuk membuat website dinamis maupun aplikasi web. PHP mampu berinteraksi dengan database, file dan folder sehingga membuat website menjadi lebih dinamis.
Pada tahun 1995, Rasmus Lerdorf menciptakan PHP untuk digunakan pada website pribadinya, sehingga dinamakan Personal Home Page (PHP). Sejalan dengan perkembangan, PHP disukai oleh komunitasnya, sehingga beliau merilis ke publik dengan lisensi open source. Sekarang ini PHP merupakan server-side scripting yang sangat banyak digunakan di website – website seluruh dunia. Skema Aplikasi Web dapat dilihat pada Gambar 3.1 berikut.
13
Web browser meminta halaman kemudian web server mencari halaman yang diminta, setelah ditemukan akan melanjutkannya ke application server. Application server membaca halaman untuk memproses program php kemudian mengirimkan halaman yang telah diproses ke web server. Web server mengirimkan halaman yang sudah diproses tadi ke browser yang meminta.
Berikut ini adalah beberapa keunggulan dari PHP: 1. Cepat.
2. Tidak Mahal.
3. Mudah untuk digunakan.
4. Berjalan pada beberapa sistem operasi. 5. Dukungan teknis tersedia secara luas. 6. Aman.
7. Dirancang untuk mendukung database. 8. Customizable.
3.5 MySQL
14
BAB IV
PEMBAHASAN
4.1 Kegiatan Kerja Praktek
Pekerjaan yang dilakukan selama magang PT.Sawit Asahan Indah adalah membantu menyelesaikan tugas-tugas Krani Personalia PT.Sawit Asahan Indah dan pekerjaan tambahan lain baik dari divisi HRGA sendiri maupun divisi lain. Daftar kegiatan yang dilakukan selama magang empat bulan di PT.Sawit Asahan Indah adalah sebagai berikut:
1. Apel pagi
Apel pagi dilakukan jam 07.00 bertempat di kantor besar PT. Sawit Asahan Indah. Waktu yang diperlukan selama apel paling lama yaitu 30menit. Setelah selesai melaksanakan apel pagi, setiap karyawan kembali melakukan pekerjaannya masing-masing.
2. Membuat SK Mutasi
Sebuah Surat Mutasi Karyawan dapat dibuat apabila ada form usulan dari pihak tertentu yang telah disetujui oleh Kepala Bidangnya. Kemudian di register data karyawan tersebut, lalu dibuat surat mutasinya yang nantinya akan ditandatangani oleh Administratur.
3. Membuat SK PHK Undur Diri
Sebuah Surat PHK Undur dapat dibuat apabila seorang karyawan meminta dan memberikan surat pengunduran dirinya ke perusahaan.
4. Membuat SK PHK Sepihak
Sebuah Surat PHK Sepihak dapat dibuat apabila karyawan yang akan di-PHK tersebut melanggaran aturan perusahaan sampai batas tertentu dan telah menerima surat teguran, peringatan I dan peringatan II. Seorang karyawan bisa saja langsung mendapatkan surat peringatan II hal ini tergantung pelanggaran yang dibuatnya.
15
Sebuah Surat PHK Putus Kontrak dapat dibuat apabila Perjanjian Kerja Waktu Karyawan yang di kontrak telah sampai pada masa putus kontraknya.
6. Mengirim Dokumen DPA
Dana Pensiun Astra (DPA) adalah pemberian kepada karyawan Astra Agro Lestari
7. Membuat Surat Keterangan
Surat Keterangan dibuat berdasarkan keperluan karyawan. Biasanya karyawan meminta dibuatkan surat keterangan dan menjelaskan apa tujuan dimintanya surat keterangan tersebut.
8. Fotocopy
Ada banyak surat yang di fotocopy mulai dari surat yang bersifat dari Perusahaan sendiri seperti surat mutasi, phk, dan lainnya juga surat yang bersifat dari luar dan juga fotocopy kartu-kartu seperti kartu bpjs kesehatan, jamsostek, KTP dan lainnya.
9. Scan
Ada banyak surat yang di scan mulai dari surat yang bersifat dari Perusahaan sendiri seperti surat mutasi, phk, dan lainnya juga surat yang bersifat dari luar dan juga scan kartu-kartu seperti kartu bpjs kesehatan, jamsostek, KTP dan lainnya.
10.Mengecek lamaran pekerjaan dan register lamaran pekerjaan
Lamaran pekerjaan yang datang disimpan kemudian di register, apa tujuan lamarannya, siapa nama pelamar, apa pendidikan terakhirnya, dan lainnya. 11.Monitoring absensi harian
Pada saat apel mengabsen karyawan. Adapun ketentuannya kalau seorang karyawan hadir maka akan dicentang pada kolom tanggalnya. S artinya karyawan sakit, C artinya karyawan cuti, IAP artinya izin apel pagi, TLB artinya terlambat apel, dan TAP artinya Tidak Apel Pagi.
12.Rekap absensi bulanan
16 13.Print Gaji
Slip gaji diprint menggunakan sistem HRIS, dan computer terhubung dengan print khusus untuk mengeprint slip gaji.Kemudian tanda terima slip dibuat berdasarkan afdeling. Setelah seluruh gaji selesai di print, lalu slip gaji disusun sesuai afdelingnya.
14.Gotong Royong
Gotong Royong dilakukan di Lapangan Bola baru PT. Sawit Asahan Indah yang berada di perumahan pabrik.
15.Olahraga
Kegiatan ini dilakukan di lapangan staff pada jam 06.30 di hari sabtu.
4.2 Rincian Kegiatan
Pekerjaan yang dilakukan selama empat bulan di PT.Sawit Asahan Indah sebagian besar adalah membantu KRANI Personalia dalam melakukan pekerjaannya seperti pembuatan surat PHK, Mutasi, Keterangan Bekerja dan surat lainnya, rekap absensi harian afdeling administrasi maupun rekap absensi bulanan seluruh afdeling yang ada. Selain itu adalah membantu karyawan lain maupun Krani Personalia yang membutuhkan bantuan seperti mengscan dokumen, memfoto-copy dokumen, print dokumen, memeriksa slip gaji, mendistribusikan dokumen, pengarsipan.
4.2.1 Apel Pagi
17
Gambar 4.1 Kalender Apel Pagi
4.2.2 Usulan Promosi/Mutasi Karyawan
Mutasi Karyawan adalah perubahan jabatan karyawan. Bisa berupa perpindahan divisi tempat dia bekerja, berubahnya posisi pekerjaannya ataupun kenaikan jabatan yang diterimanya. Dalam hal ini, Krani Personalia lah yang bertanggung jawab dalam mengeluarkan Surat Keterangannya. Surat Keterangan dari Krani Personalia yang dianggap sah. Krani Personalia biasanya mendapatkan Usulan dari Krani-krani administrasi tanaman (afdeling alpha-juliet), Teknik, dan Pabrik berbentuk sebuah Form Usulan Promosi/Mutasi Karyawan yang diketahui, disetujui serta ditanda tangani oleh Asisten/Kepala Bidang asal dan tujuan, Kepala Tata Usaha dan Administratur. Form tersebut diberikan kepada Krani Personalia dan setelah surat mutasi dibuat surat tersebut diberikan kepada Krani-1 Personalia lalu diserahkan kepada Kabag. HRGA dan disetujui kemudian diberikan ke KTU lalu diberikan dan ditandatangani oleh Administratur.
18 4.2.3 Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
Pemutusan Hubungan Kerja adalah berakhirnya hubungan kerja karyawan dengan perusahaan atau dikeluarkannya seorang karyawan dari perusahaan. Penyebab ini terjadi ada banyak hal, diantaranya karyawan tersebut melanggar aturan-aturan yang ada, putus kontrak, undur diri dan meninggal dunia. Pada PT. Sawit Asahan Indah apabila seorang karyawan telah melanggar aturan tertentu, karyawan tersebut tentu tidak akan langsung dikeluarkan. Selalu ada pembinaan dari Krani-1 Personalia maupun Kabag. HRGA agar karyawan tersebut dapat lebih baik kedepannya atau tidak melakukan kesalahan lainnya. Namun apabila seorang karyawan sudah tidak bisa dibina lagi, sudah jadi kebijakan perusahaan untuk mem-PHK karyawan yang bersangkutan. Perusahaan memberikan pilihan kepada karyawan untuk mengundurkan diri atau di PHK secara sepihak. Adapun 3(tiga) jenis surat PHK yang berlaku di PT.Sawit Asahan Indah, yaitu:
1. PHK Undur Diri
19
Gambar 4.2 Form Isian Pengunduran Diri
2. PHK Sepihak
Jenis PHK ini adalah PHK yang diberikan kepada karyawan karena karyawan tersebut telah melanggar norma-norma dan aturan-aturan yang berlaku di perusahaan. Sebelum seorang karyawan diberikan PHK ini, karyawan tersebut sebelumnya akan mendapatkan Teguran Lisan, Surat Teguran, Surat Peringatan I, Surat Peringatan II barulah SK PHK.
3. PHK Putus Kontrak
20
Setelah SK Pemutusan karyawan dibuat dan ditandatangani oleh Pak ADM kemudian di-register di buku register karyawan keluar, surat dilipat dan di-register di buku tanda terima dokumen. Kemudian krani personalia segera mengurus Dana Pensiun karyawan yang bersangkutan (jika telah bekerja ±3thn).
4.2.4 Registrasi Surat Lamaran Kerja
Mencatat data-data yang ada pada lamaran pekerjaan kedalam buku register surat lamaran. Adapun yang dicatat dari lamaran tersebut yaitu:nama pelamar, tempat dan tanggal lahir, pendidikan terakhir dan jurusan, agama, nomor hp, dan tujuan lamarannya apa. Setelah selesai di register, lamaran tersebut diberikan stempel dan diisi berdasarkan data yang ada pada buku registernya. Sebagai bukti bahwa lamaran tersebut telah di register, lalu lamaran tersebut di arsipkan dan akan diperiksa kembali ketika perusahaan membutuhkan karyawan. Untuk lamaran yang sudah lebih dari 1tahun maka lamaran tersebut akan di putihkan.
4.2.5 Pengenalan Rawat
Untuk mengetahui proses pengolahan sawit, penulis diberikan kesempatan untuk turun kelapangan dan melihat langsung proses mulai dari rawat sawit, panen, infield, transport, dan pabrik. Dimulai dari Rawat Sawit, disini penulis melihat proses gawangan, CPT, kalibrasi pemupukan mekanis, pemupukan, kalibrasi Circle Welding Manual (CWM) dan melihat gulma baik dan jahat. Guna dari Perawatan ini adalah untuk menjaga sawit agar tetap sehat dan mampu menghasilkan buah yang bagus. Peran tim rawat sangat berpengaruh dalam proses pembentukan buah. Tugas tim rawat sendiri ada 2 yaitu Rawat Rutin dan Projek. Adapun yang termasuk dalam tugas rawat rutin yaitu:
1. Rawat CPT
Rawat CPT berfungsi untuk meningkatkan efektifitas proses pemupukan, mempermudah proses panen & evakuasi buah, dan mengurangi losses brondolan (brondolan yang tertinggal saat panen).
21
Rawat Gawangan berfungsi untuk mengurangi kompetitor penyerapan unsur hara (Gulma) sehingga dapat meningkatkan efektivitas penyerapan pupuk oleh pokok sawit. Namun perlu diketahui, tidak semua gulma itu bersifat merugikan pokok sawit. Ada juga gulma yang bermanfaat bagi sawit.Biasanya sebelum melakukan pemupukan, tim rawat akan melakukan rawat gawangan terlebih dahulu pada satu blok yang akan dipupuk nantinya. Mandor-mandor rawat akan turun ke blok yang akan dipupuk kemudian melakukan uji coba kepada satu pokok sawit untuk mengukur berapa waktu yang diperlukan untuk menghilangkan gulma jahat (hama) yang ada digawangan dengan alat tertentu. Hal ini dilakukan sebagai landasan untuk menentukan berapa pekerja rawat yang dibutuhkan untuk melakukan proses rawat gawangan ini nantinya. Dapat dilihat pada Gambar 4.3 Gawangan yang masih penuh dengan gulma dan Gambar 4.4 Gawangan yang telah mendapatkan proses rawat.
22
Gambar 4.4 Gawangan yang telah di rawat
3. Rawat Prunning
23 4. Pemupukan
Gambar 4.5 Pemupukan Menggunakan Kubota
Pemupukan sawit di PT.SAI menggunakan bantuan Kubota sehingga memudahkan pekerjaan pekerja rawat dan lebih menghemat waktu. Adapun kebijakan
strategis mekanisasi pemupukan yaitu “Mekanisasi pupuk harus dilaksanakan dalam skala nasional dengan Target AAL 2015 = 130.039 Ha agar tercipta efisiensi dan efektivitas aplikasi pemupukan”
4.2.6 Pengenalan Panen
24
sawit pada umumnya tumbuh liar karena berondolan yang tidak bersih diambil sewaktu panen.
Gambar 4.6 Mencabut Anak Sawit
Setelah proses panen selesai mandor-mandor panen biasanya mengecek kembali daerah panen tersebut untuk memastikan ada brondolan atau tbs yang tertinggal di sekitar gawangan. Apabila terdapat brondolan atau tbs yang tertinggal maka pemanen yang memanen buah tersebut akan dikenakan penalty.
25 4.2.7 Pengenalan Infield
Infield adalah proses pengangkutan TBS (Tandan Buah Segar) dan brondolan dari pasar pikul ke tempat penampungan hasil (TPH).
Terdapat beberapa metode pemindahan TBS yang digunakan oleh PT.Sawit Asahan Indah, yakni:
1. Dengan Kubota
Pengangkutan TBS dengan Kubota memerlukan satu orang operator dan dua orang helper. TBS yang diangkut dengan Kubota akan ditampung dalam Bin yang selanjutnya diangkut menggunakan armroll. Bin merupakan bak penampungan TBS yang dapat ditarik dan diangkat ke atas dump armroll, sedangkan armroll sendiri merupakan mobil pengangkut yang memiliki lengan pengangkat untuk membawa Bin.
2. Dengan alat Wintor
Pengangkutan dengan alat Wintor memerlukan satu orang operator dan satu orang helper. TBS yang diangkut dengan Wintor akan ditampung di TPH (Tempat pengumpulan Hasil) yang selanjutnya diangkut menggunakan dump Crane. TPH merupakan jarring tempat meengumpulkan TBS sedangkan dump crane merupakan mobil pengangkut menyerupai dump truck akan tetapi memiliki lengan pengangkat untuk menaikkan jaring (TPH) ke dalam bak crane.
3. Dengan alat Transporter
Pengangkutan dengan alat Transporter memerlukan satu orang operator tanpa helper. Proses pengangkutan dengan transporter sama dengan penggunaan Wintor. Namun alat ini sudah jarang digunakan karena dirasa kurang efektif dan memakan waktu lebih lama.
4. Diangkut secara manual
26
Penulis mengikuti apel pagi infield, melihat proses P2H, pendaftaran operator kubota ke digital counter, pengangkutan buah dengan Kubota yang memakai sistem digital counter mekanis dan pengangkutan buah dengan angkong/tenaga manusia yang memakai sistem digital counter manual.
Setelah apel pagi, mandor infield akan memberikan operator Kubota kartu untuk pendaftaran di digital counter dan kartu panen buah hari ini. Setelah operator Kubota menerima kartu tersebut, kemudian operator Kubota melakukan pendaftaran di digital counter lalu melakukan proses P2H. P2H merupakan kegiatan pengecekan kelayakan alat yang akan digunakan. Mulai dari mengecek kondisi ban, mesin, mengisi minyak dan hal-hal yang diperlukan lainnya.
Gambar 4.8 Kegiatan P2H
27
dititik tertentu. Biasanya pekerja infieldnya akan meninggalkan catatan untuk mandor infield.
Gambar 4.9 Digital Counter Mekanis
Gambar 4.10 Digital Counter Manual
28 4.2.8 Pengenalan Transport
Transport adalah proses pengangkutan buah dari TPH menuju pabrik. Penulis ikut meeting pagi supervise, melihat proses administrasi transport, ikut kendaraan transport untuk dapat melihat langsung proses pengangkutan buah dari TPH. Petugas Transport yang telah menerima kartu panen hari ini akan menemui mandor infield yang telah menunggu dipost tertentu untuk memberikan surat jalan kepada petugas tersebut.Kemudian petugas transport akan menuju timbangan dan menyerahkan surat jalan kepada petugas timbangan lalu mobil transport yang membawa TBS ditimbang.
Gambar 4.11 Timbangan Pabrik
29
Gambar 4.12 Loading Ramp
4.2.9 Pengenalan Proses Pengolah Sawit di Pabrik
Buah yang telah sampai di loading ramp akan diolah oleh pabrik. Penulis ikut apel pagi, melihat proses administrasi pabrik, pengolahan sawit dari timbangan sampai menjadi Crude Palm Oil (CPO)/minyak mentah.
30
Selain minyak mentah, pabrik juga memisahkan kernel/minyak inti kelapa sawit yang dapat dijual dan tankos yang merupakan sisa olahan sawit yang dapat dijual sebagai pupuk sawit dan bahkan dipergunakan sendiri. Berikut adalah diagram proses pengolahan TBS mulai dari TBS dibawa oleh transport.
Gambar 4.14 Diagram Proses
4.2.10 Monitoring Absensi Harian dan Merekap Absen Bulanan
31
namun tidak dihapus sehingga penulis harus menghapus cell, memindahkan cell, sort, dan menambahkan kolom baru dengan vlookup untuk memudahkan pekerjaan.
Gambar 4.15 Rekapan Absensi HKNE
4.3 Gambaran Umum Aplikasi
Sistem yang akan dibangun digunakan untuk mempermudah dalam melakukan registrasi surat. Sekarang ini krani personalia melakukan register surat dengan mencatatnya pada buku-buku tertentu. Dengan demikian, terkadang timbul permasalahan seperti buku register tertentu hilang atau salah penempatannya. Sehingga terbuangnya waktu untuk menemukan buku register tersebut. Atau surat yang akan dikeluarkan tersebut tidak ter-register. Sering juga terjadi kesulitan dalam mengecek history surat yang ada pada buku register, dikarenakan harus mengeceknya satu persatu. Sehingga akan memakan waktu dalam melakukan pengecekkan tersebut.
Sebagai contoh, “bambang yang merupakan mantan karyawan SAI meminta
di-32
PHK). Untuk mendapatkan data tersebut, krani personalia mengecek buku register dengan melihat nama satu per satu. Untuk itulah sistem ini dibuat, agar dapat mengatasi permasalahan-permasalahan yang terjadi tersebut.
4.4 Perancangan Aplikasi 4.4.1 Site Map Aplikasi
Aplikasi ini memiliki beberapa menu, yaitu home yang berisi gambar, kemudian menu-menu register surat yang berisi inputan data, edit data, delete dan dapat dilihat record data yang ada. Adapun site map aplikasi dapat dilihat pada Gambar 4.16
Gambar 4.0.16 Site Map Sistem
4.4.2 Entity Relationship Diagram (ERD)
Database yang digunakan disistem ini dapat dilihat pada gambar 4.17
33 4.4.3 Flowchart Aplikasi
Tabel berikut ini merupakan implementasi berdasarkan Entity Relationship Diagram (ERD) sebelumnya, tabel ini dilengkapi dengan tipe data yang akan digunakan pada setiap kolom tabel.
Tabel 4.1 Tabel Karyawan
Nama Field Tipe Keterangna
Employee int(7) Primary Key
Nama varchar(30)
jabatan varchar(30)
jeniskelamin varchar(30)
afdeling varchar(30)
Tabel 4.2 Tabel Surat
Nama Field Tipe Keterangna
no_surat varchar(40) Primary Key
34
Nohp varchar(50)
4.4.4 Flowchart Aplikasi
Ada beberapa flowchart pada sistem ini, yaitu flowchart login, flowchart register surat keluar, flowchart register surat masuk, flowchart register surat
karyawan keluar, dan flowchart register lamaran pekerjaan.
4.3.2.1Flowchart Login
Gambar 4.18 Flowchart Login
35 4.3.2.2Flowchart Register Surat Keluar
Gambar 4.19 Flowchart Register Surat Keluar
36 4.3.2.3Flowchart Register Surat Masuk
Gambar 4.20 Flowchart Register Surat Masuk
37
4.3.2.4 Flowchart Register Surat Karyawan Keluar
Gambar 4.21 Register Surat Karyawan Keluar
Pada Gambar 4.21 adalah flowchart untuk melakukan register surat karyawan keluar. Pada halaman register surat karyawan keluar akan menampilkan data keseluruhan registrasi surat keluar selama ini. Pada halaman ini, juga dapat melakukan edit dan delete data yang ada pada tabel dan dapat melakukan penambahan data register surat
38 4.3.2.5 Flowchart Register Lamaran Pekerjaan
Gambar 4.22 Register Surat Lamaran Kerja
Pada Gambar 4.22 adalah flowchart untuk melakukan register surat lamaran kerja. Pada halaman register surat lamaran kerja akan menampilkan data keseluruhan registrasi surat lamaran kerja selama ini. Pada halaman ini, dapat juga melakukan edit
39
4.4 Hasil Sistem Register Surat Sawit Asahan Indah 1. Halaman Login
Gambar 4.23 Login Sistem
Gambar 4.23 adalah gambar halaman awal login ke sistem. Untuk dapat mengakses sistem ini diperlukan login terlebih dahulu, dengan memasukkan username dan password yang valid. Jika salah satu kolom pada form login tidak di isi, maka sistem
akan meminta untuk mengisinya. Dan jika username yang dimasukkan tidak valid, maka sistem akan memberikan pesan error dikarenakan username atau password nya salah.
Gambar 4.24 Pesan Error Login
40
Gambar 4.25 Halaman Register Surat Karyawan Keluar
Gambar 4.25 adalah gambar menu halaman utama yaitu halaman register surat karyawan keluar. Halaman ini menampilkan seluruh data yang telah di inputkan. Pada halaman ini dapat melakukan searching apa saja yang kita ingin temukan, tinggal menuliskan keyword nya di kolom search. Dapat juga melakukan edit data, delete, tambah data, dan export data ke dalam format excel.
Gambar 4.26 Register Surat Karyawan Keluar
41
Gambar 4.27 Button Delete & Edit
Untuk melakukan edit tinggal memilih button berwarna orange dan delete data dengan menekan button berwarna merah.
Gambar 4.28 Delete
Gambar 4.28 adalah tampilan ketika user memilih satu data dari tabel yang ada, kemudian menekan button berwarna merah yang digunakan untuk menghapus data. Sistem akan memberikan pertanyaan sekali lagi sebelum menghapus data tersebut.
Gambar 4.29 Edit Data
Gambar 4.29 adalah tampilan ketika user memilih data untuk di edit dengan menekan button berwarna orange. Sistem akan menampilkan form yang hamper sama dengan form register surat sebelumnya, namun form tersebut telah berisi data yang pernah diinputkan dan siap diinput ulang.
42
Gambar 4.30 Register Surat
Halaman Register surat memiliki dua buah sub menu yaitu, Register Surat Keluar dan Register Surat Masuk.
Gambar 4.31 Register Surat Keluar
43
Gambar 4.32 Surat Masuk
44
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Adapun kesimpulan yang dapat diperoleh dari Sistem Registrasi Surat PT. Sawit Asahan Indah adalah sebagai berikut:
1. Aplikasi ini membantu proses registrasi surat-menyurat PT. Sawit Asahan Indah. 2. Aplikasi ini memudahkan pekerjaan karyawan karena tidak repot harus mencari
buku register dan mencatat secara manual ketika akan melakukan registrasi surat. 3. Aplikasi ini membantu karyawan untuk menganalisa data dari register surat-surat
yang ada karena aplikasi ini bisa melakukan search dan menyimpan file ke excel sesuai dengan keinginan karyawan.
5.2 Saran
Sistem yang dibuat disesuaikan dengan kebutuhan dari perusahaan yang bersangkutan. Dengan pencapaian yang telah ada pada sistem diharapkan kedepannya dilakukan pengembangan pada hal-hal tertentu.Adapun saran yang dapat diberikan kepada Sistem Registrasi Surat PT. Sawit Asahan Indah yaitu:
1. Dapat ditambahkan menu untuk import data.
2. Dapat ditambahkan menu untuk register surat mutasi karyawan, register BAPP, register Pengobatan.
45
Daftar Pustaka
Astra Agro Lestari. (t.t). Website Perusahaan Astra Agro Lestari. Diambil 12 November 2015 dari http://www.astra-agro.co.id
Buyens, Jim. 2001. Web Database Development. Elex Media Komputindo. Jakarta HM, Jogiyanto. (2008). Sistem Teknologi Informasi (3rd ed.). Yogyakarta: ANDI.
O. Setiawan Djuharie, Suharie, Teddy Sutandi Komaruddin (2001). Surat Menyurat Serbaguna. Bandung: Djambatan.
Raharjo, B. (2011). Belajar Otodidak Pemrograman Web dengan PHP + Oracle. Bandung: Informatika Bandung.
Raharjo, Budi et al. (2012). Modul Pemograman Web HTML, PHP & MYSQL. Bandung: MODULA.
Sedarmayanti M. Pd (2001). Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran, Edisi Revisi. Bandung: CV. Mandar Maju.
46
