JURNAL MANAJEMEN DAN TEKNOLOGI INFORMASI
Page 1SISTEM PENGOLAHAN DATA MAHASISWA PRAKTEK
KERJA LAPANGAN BERBASIS WEB
(STUDI KASUS STMIK DUMAI)
Pulla Pandika Widodo1, Sularno2, Azura3 1, Jurusan Sistem Informasi, STMIK Dumai 2, Jurusan Sistem Informasi, STMIK Dumai 3, Jurusan Sistem Informasi, STMIK Dumai
1,2,3 Jl. Utama Karya Bukit Batrem Dumai Kode Pos 28811
e-mail : pullapandika@gmail.com1,sularno24@gmail.com2, azura.pribadi@gmail.com3
ABSTRAK
STMIK Dumai merupakan perguruan tinggi swasta yang ada di Kota Dumai dengan 2 (dua) program studi yaitu sistem informasi (SI) dan teknik informatika (TI). Sebagai institusi pendidikan yang bergerak di bidang komputer, pemakaian komputer sebagai alat pengolahan data dapat mempercepat suatu pekerjaan sehingga waktu menjadi lebih akurat. Saat ini pada kampus STMIK Dumai, penerapan sistem PKL mahasiswa untuk proses pendaftaran PKL masih menggunakan google form, sehingga rekapitulasi data-data mahasiswa PKL tersebut tidak tersimpan didalam database dan termanajemen dengan baik. Kendala lain yang dihadapi bagian Program Studi (PRODI) selain masalah tersebut adalah pengolahan data PKL yang masih menggunakan Microsoft Excel, termasuk dalam menentukan dosen pembimbing PKL, dan laporan hasil PKL yang harus dikumpulkan dalam bentuk hardcopy sehingga bagian prodi harus melakukan pemeriksaan data laporan magang secara fisik. Untuk mengatasi permasalahan tersebut dibutuhkan suatu sistem berbasis web dengan database MySql yang mampu melakukan pengolahan data praktek kerja lapangan mahasiswa mulai dari proses pengajuan tempat magang, input jurnal kegiatan PKL, penentuan dosen pembimbing PKL serta laporan kegiatan PKL secara berstruktur yang dikemas dalam suatu sistem komputerisasi yang dapat diakses secara online.
Kata kunci : STMIK Dumai, Pengolahan data, Sistem, PKL, Mahasiswa, Dosen Pembimbing
1. PENDAHULUAN
Praktek kerja lapangan (PKL) merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan oleh mahasiswa untuk mendapatkan pengalaman kecerdasan intelektual sebelum memasuki dunia kerja. Pada proses PKL tersebut mahasiswa mendapatkan peluang untuk melakukan riset atau penelitian yang nantinya dapat dijadikan bahan referensi skripsi. Kegiatan praktek kerja lapangan juga dilakukan pada kampus STMIK Dumai, selain sebagai kegiatan implementasi ilmu selama diperkuliahan, kegiatan PKL juga menjadi mata kuliah yang termasuk dalam kartu rencana studi, khususnya pada mahasiswa semester tujuh (7).
STMIK Dumai merupakan salah satu perguruan tinggi swasta yang ada di Kota Dumai dengan 2 (dua) program studi yaitu sistem informasi (SI) dan teknik informatika (TI). Sebagai institusi pendidikan yang bergerak di
bidang komputer, pemakaian komputer sebagai alat pengolahan data dapat mempercepat suatu pekerjaan sehingga waktu menjadi lebih akurat. Saat ini pada kampus STMIK Dumai, penerapan sistem praktek kerja lapangan mahasiswa untuk proses pendaftaran PKL masih menggunakan
google form, sehingga rekapitulasi data-data
mahasiswa PKL tersebut tidak tersimpan didalam
database dan termanajemen dengan baik.
Kendala lain yang dihadapi bagian Program Studi (PRODI) selain masalah tersebut adalah pengolahan data PKL yang masih menggunakan
Microsoft Excel, termasuk dalam menentukan
dosen pembimbing PKL, dan laporan hasil PKL yang harus dikumpulkan dalam bentuk hardcopy sehingga bagian prodi harus melakukan pemeriksaan data laporan magang secara fisik.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut dibutuhkan suatu sistem berbasis web dengan
JURNAL MANAJEMEN DAN TEKNOLOGI INFORMASI
Page 2database MySql yang mampu melakukan
pengolahan data praktek kerja lapangan mahasiswa mulai dari proses pengajuan tempat magang, penentuan dosen pembimbing PKL serta laporan kegiatan PKL secara berstruktur yang dikemas dalam suatu sistem komputerisasi yang dapat diakses secara online.
2. LANDASAN TEORI 2.1. Personal Home Page (PHP)
Menurut Muhammad Dahlan (2014:83) menyatakan bahwa PHP adalah singkatan dari “Hypertext Preprocessor”, yang merupakan sebuah bahasa scripting yang terpasang pada HTML untuk membuat website yang dinamis. PHP merupakan server side scripting yaitu sintak dan perintah-perintah PHP akan dieksekusi deserver kemudian hasilnya baru ditampilkan ke
browser dalam format HTML. PHP bersifat open source sehingga source code-nya dapat
diubah-ubah dan dapat didistribusikan dengan bebas. Adapun pengertian lain PHP adalah akronim dari Hypertext Preprocessor, yaitu suatu bahasa pemrogramanberbasiskan kode–kode (script) yang digunakan untukmengolah suatu data dan mengirimkannya kembali ke web browser menjadi kode HTML”. (Firman, Wowor, & Najoan, 2014).(Tugiarto, Pratiwi, Azkya, & Widodo, 2019)
2.2. XAMPP
Menurut Wahana Komputer (2014:72) menyatakan bahwa XAMPP merupakan dari singkatan dari X (empat sistem operasi apapun),
Apache, MySQL, PHP, dan Perl.XAMPP adalah
tool yang menyediakan paket perangkat lunak dalam satu buah paket. Dalam paket XAMPP sudah terdapat Apache (web server), MySQL
(database), PHP (server side scripting), Perl, FTP server, PhpMyAdmin dan berbagai pustaka
bantu lainnya. 2.3. Notepad++
Notepad++ merupakan software gratis (opensource). Notepad++ dapat dijalankan di sistem operasi Win2K, Windows XP, Vista, dan Windows 7. Untuk menginstal versi terbaru program ini, komputer Windows Anda cukup memiliki kapasitas kosong harddisk minimal 12 MB.(Noor, 2016)
Menurut Wahana Komputer (2014:69) menyatakan bahwa Notepad++ adalah sebuah penyunting teks dan penyunting kode sumber yang berjalan disistem operasi windows.
Notepad++ mendukung banyak format bahasa pemrograman seperti PHP, HTML, JavaScript
dan CSS. Aplikasi ini dapat diunduh secara bebas di alamat “notepad-plus-plus.org”. (Palevi & Krisnawati, 2013).
2.4. MySQL
MySQL adalah sebuah implementasi dari sistem manajemen basisdata relasional (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public License). Setiap pengguna dapat secara bebas menggunakan MySQL, namun dengan batasan perangkat lunak tersebut tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam basisdata yang telah ada sebelumnya; SQL (Structured Query Language) (Herny & Zuliarso, 2012).
Menurut Jubilee Enterprise (2014:2) menyatakan bahwa MySQL adalah RDBMS yang cepat dan mudah digunakan, serta sudah banyak digunakan untuk berbagai kebutuhan. MySQL dikembangkan oleh MySQL AB Swedia.
Kelebihan dari penggunaan MySQL adalah sebagai berikut :
1. Berlisensi open-source
2. Merupakan program yang powerful dan menyediakan fitur yang lengkap.
3. Menggunakan bentuk standar bahasa data SQL.
4. Dapat bekerja dengan banyak sistem operasi dan dengan bahasa-bahasa pemrograman seperti PHP, PERL, C, C++, JAVA, dan lain-lain.
5. Sangat mudah digunakan dengan PHP untuk pengembangan aplikasi web.
6. Mendukung banyak database.
2.5. Database
Database adalah struktur penyimpanan data. Database juga merupakan kumpulan dari data
yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasikan. Untuk menambah, mengakses dan memperoses data yang disimpan dalam sebuah database komputer diperlukan sistem manajemen database. Pengontrolan dari sistem database tersebut adalah terpusat, yang biasanya dimiliki dan dipegang oleh suatu organisasi (Evayani & Ulfah, 2016).
3. METODOLOGI PENELITIAN
Metodologi yang digunakan untuk membangun sistem ini adalah Model
JURNAL MANAJEMEN DAN TEKNOLOGI INFORMASI
Page 3waterfall adalah model klasik yang bersifat
sistematis, berurutan dalam membangun
software. Disebut dengan waterfall karena
tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan. Pengumpulan Data Analysis (Identifikasi Masalah Studi Literatur Design (Perancangan Sistem) Coding (Pembuatan
Sistem /Source Code)
Testing (Uji Coba Sistem)
Gambar 1: Kerangka Kerja Penelitian 1. Pengumpulan data
Pada tahap ini dilakukan beberapa teknik yaitu :
a. Wawancara (interview)
Metode ini dilakukan untuk mengumpulkan data melalui proses tanya jawab dengan beberapa narasumber ditempat dimana objek penelitian dilakukan. Proses tanya jawab ini dilakukan langsung di kampus STMIK Dumai.
b. Pengamatan (Observasi)
Pada metode ini dilakukan pengamatan langsung pada STMIK Dumai untuk mengumpulkan data yang merupakan sumber informasi yang sangat penting dan jelas yang dapat membantu dalam menganalisa dan selanjutnya dalam rangka pembangunan sistem yang sedang dibutuhkan.
2. Analysis (Analisa Masalah)
Mempelajari sistem yang ada dan menganalisis terhadap permasalahan untuk mengetahui kebutuhan serangkaian dan teknik yang diperlukan serta menemukan batasan-batasan sistem. Sehingga dapat menentukan cara yang paling efektif dalam menyelesaikan
dan akan memberikan solusi yang diperlukan serta manfaat yang akan diperoleh.
3. Studi Literatur
Pada tahap ini dilakukan untuk pencarian data dengan membaca dan mempelajari berbagai buku-buku, internet serta pengetahuan yang berhubungan dengan masalah yang akan diteliti yaitu aplikasi real time jurnal kegiatan harian mahasiswa praktek kerja lapangan berbasis web.
4. Design (Perancangan Sistem)
Merupakan tahapan analisis dalam kaitan mencari atau merumuskan alternative-alternatif pemecahan masalah. Setelah menganalisis masalah, selanjutnya akan dilakukan perancangan sistem yang telah ditetapkan menggunakan Aliran Sistem Informasi (ASI), Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD) dan Bagan Alir (Flowchart). 5. Coding (Pembuatan Sistem/Source Code)
Tahap pembuatan kode merupakan tahap dimana membuat source code yang diperlukan untuk pembuatan aplikasi real
time jurnal kegiatan harian mahasiswa
praktek kerja lapangan berbasis web.dari perancangan yang telah dibuat sebelumnya. 6. Testing (Uji Coba Sistem)
Proses uji coba yang dilakukan untuk mengetahui keberhasilan program yang kita buat, yang nantinya akan diimplementasikan berupa aplikasi program (software), guna mengetahui apakah sistem yang dibangun sudah layak untuk dioperasikan. Pada tahap ini terdapat dua metode testing yaitu dengan metode Black Box Testing dan White Box
Testing.
a. Metode Black Box Testing
Menurut M. Sidi Mustaqbal et al. (2015: 34) menyatakan bahwa metode Black Box
Testing adalah metode yang berfokus
pada spesifikasi fungsional dari perangkat lunak. Tester dapat mendefinisikan kumpulan kondisi input dan melakukan pengetesan pada spesifikasi fungsional program.
Black Box Testing cenderung untuk menemukan hal-hal berikut:
1. Fungsi yang tidak benar atau tidak ada. 2. Kesalahan antarmuka (interface
errors).
3. Kesalahan pada struktur data dan akses basis data.
4. Kesalahan performansi (performance
JURNAL MANAJEMEN DAN TEKNOLOGI INFORMASI
Page 4 5. Kesalahan inisialisasi dan terminasi.b. Metode White Box Testing
Menurut M. Sidi Mustaqbal et al. (2015: 33) menyatakan bahwa metode White Box
Testing adalah salah satu cara untuk
menguji suatu aplikasi atau software dengan cara melihat modul untuk dapat meneliti dan menganalisa kode dari program yang dibuat ada yang salah atau tidak.
Dalam penelitian ini penulis memilih menggunakan metode Black Box Testing yang merupakan pelengkap untuk menguji hal-hal yang tidak dicakup oleh metode White Box
Testing.
4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Analisa Sistem
Implementasi sistem yang sedang berjalan saat ini masih menggunakan cara manual seperti permintaan surat permohonan magang, pemberian nilai dengan menggunakan blanko serta pengumpulan berkas magang dengan menggunakan hardcopy yang dijilid selain prosesnya lambat dan dapat mengakibatkan kesalahan rekap data magang dan penggandaan nomor surat permohonan magang .
Selain sistem pengajuan permohonan magang masih manual, penentuan dosen pembimbing magang juga masih menggunakan cara manual, dan saat ini belum mempunyai sistem serta penyimpanan data yang belum
terintegritas dengan database, penyimpanan dan
pengolahan data magang selama ini hanya direkap menggunakan microsoft excel, sehingga proses pembuatan laporan serta penilaian menjadi lambat.
4.2. Context Diagram
Menurut Ismael (2017:149) menyatakan bahwa Context Diagram adalah level teratas (top level dari diagram arus data). Context Diagram merupakan hubungan input/output antara sistem dengan dunia luarnya (kesatuan luar).
Gambar 2. Context Diagram
4.3. Data Flow Diagram
Menurut Indrajani (2015:27) menyatakan bahwa Data Flow Diagram (DFD) merupakan sebuah alat yang menggambarkan aliran data sampai sebuah system selesai dan kerja atau proses dilakukan dalam sistem tersebut.
Dalam DFD terdapat 4 komponen utama, yaitu :
a. External Agents
External Agents mendefinisikan orang atau
sebuah unit organisasi, sistem lain, atau organisasi yang berada diluar system proyek tapi dapat mempengaruhi kerja sistem.
b. Process
Process adalah penyelenggaraan kerja
atau jawaban, datangnya aliran data atau kondisinya.
c. Data Stores
Data Stores adalah penyimpanan data.
d. Data Flow
Data Flow yaitu mempresentasikan sebuah input data kedalam sebuah proses atau output berupa informasi dari sebuah
proses.
Sistem Pengolahan Data Mahasiswa Praktek Kerja Lapangan Berbasis WEB (Studi Kasus STMIK Dumai)
Kepala Jurusan
Admin
Bagian Keuangan Mahasiswa
Laporan Blanko PKL Laporan Blanko Nilai Registrasi Akun
Login Data Pembayaran Data Pengajuan magang Data upload laporan PKL
Info Aktivasi akun Info akses login Info konfirmasi pembayaran
Login Data aktivasi akun dosen Data aktivasi akun mahasiswa Data Surat pengantar PKL Data blanko PKL
Login Info aktivasi akun dosen Info aktivasi akun mahasiswa Info Surat pengantar PKL Info blanko PKL
Dosen
Info aktivasii Akun Login Info nilai PKL Info laporan PKL Registrasi Akun Login Data nilai PKL Data download laporan PKL Login
Data validasi pembayaran
Info Login Info validasi pembayaran
JURNAL MANAJEMEN DAN TEKNOLOGI INFORMASI
Page 5 Admin surat_pengantar 2.0 Login Sistem Mahasiswa mahasiswa mahasiswa_usulan Kepala Jurusan Info mahasiswa Data mahasiswa dispo_dospemData Surat Pengantar Data Dosen Pembimbing Magang Data mahasiswa
Info Data Dosen Pembimbing Magang Info Mahasiswa magang Info Surat pengantar
Login Sistem
4.0
Proses Data Upload/download
data dan nilai magang
5.0
Laporan Magang
Laporan Blanko PKL Laporan Blanko Nilai
Info surat pengantar
Info Data mahasiswa usulan tempat magang
Info dosen pembimbing magang 3.0 Penentuan dosen pembimbing 1.0 Registrasi admin
Info Data mahasiswa Info Data mahasiswa
Proses Regsitrasi Surat Permohonan Magang Laporan Nilai Magang dosen Dosen Proses Regsitrasi Login Sistem
Bag. Keuangan Login Sistem
bg_keuangan
Laporan Blanko PKL Laporan Blanko Nilai
Upload Laporan Magang
Download laporan Magang Verifikasi Pembayaran
Gambar 3. Data Flow Diagram (DFD)
4.4. Tampilan Program a. Form Login
Untuk menjalankan aplikasi, user terlebih dahulu harus login dengan input username dan
password dengan benar, setelah username dan password yang di input benar, selanjutnya klik
tombol login dan aplikasi otomatis masuk kedalam menu utama.
Gambar 4. Form Login Aplikasi b. Form Management User Mahasiswa
Pada halaman data management user mahasiswa berisi informasi data – data yang berkaitan dengan data registrasi mahasiswa , untuk menambah data klik tombol tambah, kemudian input data mahasiswa, selanjutnya klik tombol simpan, sedangkan untuk mengubah data klik icon simbol edit, pilih data yang akan di edit,
JURNAL MANAJEMEN DAN TEKNOLOGI INFORMASI
Page 6 dan untuk hapus klik icon simbol hapus,selanjutnya pilih data yang mau dihapus.
Gambar 5. Data Registrasi Mahasiswa c. Form Management User Dosen
Pada halaman management user data dosen berisi informasi data – data yang berkaitan dengan data registrasi dosen , untuk menambah data klik tombol tambah, kemudian input data mahasiswa, selanjutnya klik tombol simpan, sedangkan untuk mengubah data klik icon simbol edit, pilih data yang akan di edit, dan untuk hapus klik icon simbol hapus, selanjutnya pilih data yang mau dihapus.
Gambar 6. Data Dosen
d. Form Management User Bagian Keuangan Pada halaman management user data bagian keuangan berisi informasi data yang berkaitan dengan registrasi data keuangan yang berkaitan dengan data pembayaran uang PKL mahasiswa.
Gambar 7. Data Bagian Keuangan e. Form Bagian Keuangan
Pada halaman bagian keuangan, berisi informasi data – data yang berkaitan dengan data pembayaran PKL yang telah dilakukan oleh mahasiswa, klik tombol lihat untuk melihat bukti transfer/pembayaran mahasiswa, selanjutnya klik tombol batal, jika membatalkan konfirmasi pembayaran.
Gambar 8. Data Pembayaran Uang Magang f. Form Pengajuan Magang
Pada halaman data pengajuan magang berisi informasi data – data yang berkaitan dengan data mahasiswa yang akan magang diperusahaan yang dipilihnya, dan sebelum melakukan pengajuan magang, mahasiswa terlebih dahulu melakukan pembayaran uang magang.
JURNAL MANAJEMEN DAN TEKNOLOGI INFORMASI
Page 7 Gambar 9. Data Pengajuan Magangg. Form Pembayaran
Pada halaman pembayaran, mahasiswa dapat melakukan upload bukti transfer atau pembayaran uang magang, dengan cara klik tombol choose, selanjutnya klik tombol simpan.
Gambar 10. Data Upload Bukti Pembayaran Uang Magang
h. Form Laporan Magang
Pada halaman Laporan magang, mahasiswa
dapat melakukan upload laporan magang yang akan dipantau untuk dinilai oleh dosen pembimbing PKL masing-masing.
Gambar 11. Upload Data Magang
5. KESIMPULAN
Dari uraian pada bab-bab yang telah dibahas sebelumnya dapat ditarik kesimpulan pada perancangan sistem komputerisasi Sistem Pengolahan Data Mahasiswa Praktek Kerja Lapangan Berbasis Web (Studi Kasus STMIK Dumai) berbasis web sebagai berikut :
1. Berdasarkan pada rumusan masalah yang diteliti, kemudian telah dibuktikan dengan pengujian data informasi yang dilakukan maka dapat diambil kesimpulan bahwa pelayanan informasi praktek kerja lapangan yang tersimpan di dalam database yang dapat diakses secara online dapat meningkatkan kinerja dan efisensi dalam pengolahan data magang.
2. Sistem yang dibangun berbasis online, sehingga memudahkan dalam proses pengajuan data magang, validasi pembayaran oleh keuangan, serta cetak blanko magang.Sistem aplikasi magang ini dapat melihat laporan magang yang sudah di
upload maupun yang belum oleh mahasiswa
dan penilaian dapat langsung dilakukan pada
JURNAL MANAJEMEN DAN TEKNOLOGI INFORMASI
Page 8 6. REFERENSIDahlan, M. (2013). Membuat Web PHP. (Irma & Eti, Eds.). Yogyakarta: CV. Mitra Utama. Enterprise, J. (2014). MySQL Untuk Pemula.
Enterprise, J. (2014). MySQL Untuk Pemula. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. Evayani, & Ulfah, U. (2016). Perancangan
Database Sistem Informasi Akuntansi Siklus Penjualan dengan Menggunakan Model REA (Studi Kasus pada PT Yudi Putra, Medan). Jurnal Ilmiah Mahasiswa Ekonomi Akuntansi, 1(2), 16–29.
https://doi.org/10.1515/med-2015-0006
Firman, A., Wowor, H., & Najoan, X. (2014). Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web Application. Jurnal Sistem
Informasi Bisnis,1(2),66–
77.https://doi.org/10.21456/vol1iss2pp6 972
Herny, F., & Zuliarso, E. (2012). Rancang Bangun Sistem Perpustakaan untuk Jurnal Elektronik. Jurnal Teknologi Informasi
DINAMIK, 17(2), 124–132.
https://doi.org/http://dx.doi.org/10.1046/j. 1440-1614.2001.00908.x
Honainah. (2016). Rekapitulasi Data Produksi Ikan Pada Unit Pelaksana Teknis Tempat Pelelangan Ikan (UPT PPI) Berbasis Python dan MySQL, 2(1), 33– 38
Indrajani. (2015). Database Design. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.
Ismael. (2017). Rancang Bangun Sistem Informasi Penyaluran Semen Padang Untuk Daerah Bengkulu Selatan di CV.
Mutia Bersaudara. Jurnal
EdikInformatika Penelitian Bidang Komputer Sains Dan Pendidikan Informatika, 3(2), 147–156.
Tugiarto, A., Pratiwi, F., Azkya, A., & Widodo, P. P. (2019). Pengolahan Data Pasien Rawat Jalan Puskesmas Bumi Ayu Kota Dumai Berbasis Web. Informatika, Manajemen Dan Komputer, 10(2), 13–20.
Retrieved from
http://ejournal.stmikdumai.ac.id/index.php/ path/article/view/110/48
Mustaqbal, M. S., Firdaus, R. F., & Rahmadi, H. (2015). ( Studi Kasus : Aplikasi Prediksi Kelulusan SNMPTN ). Pengujian Aplikasi
Menggunakan Black Box Testing Boundary Value Analysis (Studi Kasus : Aplikasi Prediksi Kelulusan SNMPTN), I(3), 34.
https://doi.org/ISSN : 2407 - 3911
Reza Palevi, A. K. (2013). Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Peserta Didik Baru Berbasis Website Pada Smp Negeri 2 Mojosongo Pendahuluan Landasan Teori & Tinjauan Umum. Jurnal
