8
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Teori Umum 2.1.1 Komunikasi 2.1.1.1 Definisi KomunikasiKata komunikasi menurut Effendy dalam Ruslan (2010: 81) yaitu berasal dari perkataan bahasa Latin: communicatio yang berarti “pemberitahuan” atau “pertukaran pikiran”. Ruben & Steward dalam Liliweri (2011: 35) menambahkan komunikasi meliputi proses adaptasi orang dan lingkungan. Melalui proses ini manusia menciptakan dan mengintepretasikan pesan tidak hanya sebagai individu, tetapi kelompok, relasi dengan sesama, atau organisasi sebagai wujud relasi dengan lingkungan yang menjadi kepentingannya dengan manusia.
Komunikasi yang dilakukan setiap individu merupakan pertukaran informasi yang memiliki tujuan untuk memberitahukan sebuah pesan kepada orang lain baik individu maupun kelompok. Komunikasi merupakan proses interaksi diantara dua orang yang ingin mengutarakan perasaan dan mencari kesamaan perasaan satu sama lain. Mulyana (2007: 60) mengungkapkan bahwa ada tiga pemahaman mengenai komunikasi, yakni komunikasi sebagai tindakan satu arah, komunikasi sebagai interaksi, dan komunikasi sebagai tranksasi.
Komunikasi dilakukan secara sengaja untuk menyampaikan pesan kepada orang lain demi memenuhi kebutuhannya maupun menjelaskan
sesuatu. Dalam hal pemahaman komunikasi sebagai proses satu arah mengabaikan komunikasi yang disengaja maupun tidak disengaja dimana seperti mimik muka, nada suara gerakan tubuh, dan lain-lain yang dilakukan secara spontan. Komunikasi sebagai interaksi melibatkan komunikasi verbal dan non verbal, dimana komunikan merespon secara aktif komunikasi verbal dan non verbal yang disampaikan oleh komunikator.
Komunikasi verbal dengan menggunakan tulisan dan kata-kata dan komunikasi non verbal dengan menggunakan bahasa tubuh yang terkadang disadari ataupun tidak disadari oleh lawan bicara (komunikan). Komunikasi non verbal dapat meliputi ekspresi wajah, nada suara, gaya berdiri, dan lain-lain. Komunikasi sebagai tranksasi, dimana komunikasi dianggap telah berlangsung bila seseorang menafsirkan perilaku lawan bicaranya baik perilaku verbal maupun non verbal.
Dalam jurnal yang berjudul “Strategi Media Relations Tim Sukses Calon Presiden-Wakil Presiden Melalui Media Surat Kabar Daerah”, Tatik Yuniarti mennjabarkan pendapat para ahli, salah satunya Lasswell dalam “The Structure and Function of Communication in Society”, menyebutkan bahwa komunikasi adalah proses“who says what in which channel to whom with what effect”, komunikasi adalah penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan melalui media yang menimbulkan efek-efek tertentu. Menurut paradigma Lasswell ini komunikasi mempunyai 5 unsur, yakni komunikator (communicate, source, sender), pesan (message), media (channel), komunikan
(communicant, communicatee, receiver, recipient), dan effect ( impact, influence).
Keterkaitan dengan pembahasan ini, komunikasi yang dilakukan perusahaan kepada publiknya khususnya klien yaitu sebagai pertukaran informasi sehingga munculnya kesepahaman yang sama. Selain itu perusahaan juga memanfaatkan media sebagai saluran untuk menyampaikan informasi tersebut kepada khalayak yang lebih luas sehingga sampai kepada publik dari perusahaan.
2.1.1.2 Membangun Komunikasi Yang Efektif
Kadar Nurjaman dan Khaerul Umam dalam bukunya Komunikasi & Public Relations (2012: 46) menjelaskan secara etimologis, kata efektif sering diartikan sebagai mencapai sasaran yang diinginkan (producing desired result), berdampak menyenangkan (having a pleasing effect), bersifat aktual dan nyata (actual and real). Komunikasi yang efektif sendiri dapat diartikan sebagai penerimaan pesan oleh komunikan atau receiver sesuai dengan pesan yang dikirim oleh sender atau komunikator, kemudian receiver atau komunikan memberikan respons yang positif sesuai dengan yang diharapkan. Jadi komunikasi yang efektif terjadi apabila terdapat aliran informasi dua arah antara komunikator dan komunikan dan informasi tersebut sama-sama direspons sesuai dengan harapan kedua pelaku tersebut.
Ada beberapa aspek yang harus dipahami dalam membangun komunikasi yang efektif, antara lain :
1. Kejelasan (clarity) : bahasa atau informasi yang disampaikan harus jelas, misalnya, “Masalahnya ininya belum dianukan.” Kalimat ini
menjadi ganjil dan janggal jika tidak adanya kejelasan, akan lebih mudah dipahami jika kata ini diganti menjadi buku dan anu diganti menjadi bagi. Maka kalimat ini akan menjadi, “Masalahnya, bukunya belum dibagikan.”
2. Ketepatan (accuracy) : bahasa atau informasi yang disampaikan harus betul-betul akurat dan tepat. Bahasa yang digunakan sesuai dan informasi yang disampaikan pun harus benar. Benar, artinya sesuai dengan hal yang ingin disampaikan. Walaupun informasi yang disampaikan belum tentu benar, tetapi apa yang ingin kita sampaikan benar-benar kita ketahui.
3. Konteks (contex) : bahasa atau informasi yang disampaikan harus sesuai dengan keadaan dan lingkungan tempat komunikasi itu terjadi. Setiap informasi yang keluar harus sesuai dengan konteksnya. Misalnya, ketika suami pulang setelah bekerja seharian dan mengatakan “dindaku, tolong kanda berikan segala air nan jernih, kanda haus sekali.” Jika disesuaikan dengan konteksnya maka istri tidak segera mengambil air, tetapi bertanya mengenai keadaan sang suami.
4. Alur (flow) : keruntutan alur bahasa dan informasi sangat berarti dalam menjalin komunikasi yang efektif. Contohnya ketika seseorang ingin meminjam uang pasti yang dilakukan adalah menceritakan kesulitan-kesulitan dahulu sebelum menyampaikan maksud untuk meminjam uang.
5. Budaya (culture) : aspek ini lebih menyangkut pada etika, misalnya bersalamanan dengan satu tangan bagi orang Sunda mungkin
terkesan kurang sopan, tetapi bagi etnis lain hal tersebut dianggap biasa.
Untuk menciptakan komunikasi yang efektif tidak hanya memperhatikan aspek-aspek didalamnya yang menunjang, tetapi juga memperhatikan dan menerapkan beberapa hal dibawah ini semakin mendukungnya komunikasi yang efektf, (Kadar Nurjaman & Khaerul Umam 2012 : 47) :
1. Ketahui mitra bicara (audiens). Dalam berkomunikasi perlunya menyadari siapa mitra atau lawan bicara, misalnya dengan orang tua atau anak-anak. Dengan mengetahui hal tersebut, kita bisa memilih kata-kata yang akan digunakan untuk menyampaikan informasi. Bahasa yang dipakai pun sesuai dan mudah dipahami oleh lawan bicara kita. Tidak hanya menyesuaikan bahasa tetapi juga perlunya perhatian pada pengetahuan lawan bicara kita. Ketika informasi yang disampaikan merupakan hal baru untuk lawan bicara kita maka perlunya memahami istilah-istilah yang akan kita gunakan, jangan sampai sulit dimengerti sehingga informasi yang ingin kita sampaikan tidak akan sampai kepada lawan bicara kita. Jadi, tidak hanya memperhatikan lawan bicara tetapi juga menyesuaikan diri dalam berkomunikasi dengannya.
2. Ketahui tujuan. Tujuan kita dalam berkomunikasi akan sangat menentukan cara kita menyampaikan informasi. Ketika kita ingin membeli barang maka komunikasi kita akan bersifat negosiasi. Kita perlu mengetahui tujuan dari komunikasi yang ingin kita lakukan dengan orang lain. Apakah untuk sekedar basa-basi atau untuk
mengetahui kegiatan lawan bicara kita. Perlunya kejelasan tujuan dalam berkomunikasi untuk menghindari komunikasi yang tidak sesuai.
3. Perhatikan konteks. Konteks akan sangat berperan dalam memperjelas informasi yang ingin disampaikan. Tidak hanya konteks kalimat, tetapi cara mengungkapkannya juga berperan dalam membuat makna kata tersebut menjadi berbeda. Contoh mengirim bunga kepada orang yang berulang tahun dengan mengirim bunga kepada orang yang sedang berduka pasti memiliki makna yang berbeda didalamnya, bahkan jenis bunganya pun memiliki maksud dan pesan sendiri. Konteks akan sangat mempengaruhi makna apa pun yang akan disampaikan.
4. Pelajari kultur. Kultur atau budaya, habit atau kebiasaan orang atau masyarakat juga perlu diperhatikan dalam berkomunikasi. Setiap pelaku komunikasi harus memahami kultur mitra bicaranya sehingga timbul saling pengertian dan penyesuaian gaya komunikasi dapat terjadi.
5. Pahami bahasa. “Bahasa menunjukkan bangsa”, artinya bahasa dapat menjadi ciri atau identitasa suatu bangsa. Dengan memahami bahasa orang lain berarti kita berusaha menghargai orang lain. Hal yang menjadi penting adalah memahami gaya orang lain berbahasa (bukan gaya bahasa). Bahasa yang digunakan setiap orang dalam berkomunikasi berbeda, seperti cara berbahasa sesama remaja ataupun dengan bahasa orang kantoran. Untuk memperjelas pesan yang hendak disampaikan dalam berkomunikasi, gunakan
kalimat-kalimat sederhana yang mudah dipahami. Kepiawaian dalam menggunakan kalimat sederhana dan tepat dalam berbahasa sangat mempengaruhi efektivitas komunikasi.
Jika dikaitkan dengan pembahasan diatas maka untuk menciptakan komunikasi yang efektif perlu memperhatikan aspek-aspek didalamnya yang mampu mendukung komunikasi yang efektif. Perusahaan memiliki banyak publik yang berbeda-beda, melihat perbedaan tersebut maka praktisi PR harus mampu melihat siapa publiknya dan menyesuaikan komunikasinya sehingga tercipta komunikasi yang efektif dimana pesan yang disampaikan diterima dengan baik oleh publik tersebut.
2.1.2 Public Relations
2.1.2.1 Definisi Public Relations
Menurut Denny Griswold (Wilcox, dkk. 2006 : 56), Ibu Public Relations, editor PR News.
“PR is the management function which evaluates public attitudes, idetifies the policies and procedures of an individual or an organization with the public interest and plans and executes a program of a action to earn public understanding and acceptance.”
“PR adalah fungsi manajemen yang mengevaluasi publik, memperkenalkan berbagai kebijakan dan prosedur dari suatu individu atau organisasi berdasarkan kepentingan publik, dan membuat perencanaan, serta melaksanakan suatu program kerja dalam upaya memperoleh pengertian dan pengakuan publik.”
PR dalam organisasi berperan dalam manajemen untuk membuat hubungan yang baik dan menjadi jembatan komunikasi antara perusahaan dengan para stakeholders dimana hubungan dan komunikasi
yang terjalin saling menguntungkan. Komunikasi yang akan disampaikan oleh PR sendiri memotivasi publik agar terpengaruh, memiliki persepsi yang baik terhadap perusahaan, serta juga membuat publik mampu mendukung perusahaan jika adanya terpaan masalah. Ada beberapa poin penting yang berhubungan erat dengan public relations, yaitu :
1. Good image (citra baik) 2. Goodwill (itikad baik)
3. Mutual understanding (saling pengertian) 4. Mutual confidence (saling memercayai) 5. Mutual appreciation (saling menghargai) 6. Tolerance (toleransi)
Frank Jefkins menambahkan bahwa PR adalah semua bentuk komunikasi yang terencana, baik itu kedalam maupun keluar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan saling pengertian. (Jefkins, 2004 : 10). Kegiatan yang dilakukan oleh praktisi PR sendiri merupakan sebuah kegiatan yang disengaja dirancang untuk memberikan informasi dan mendapatkan umpan balik dari publik. Tidak hanya disengaja tetapi juga terencana dan terorganisasi, setiap kegiatan yang akan terlaksana memiliki perhitungan masing-masing dan melalui proses riset serta analisis. Dapat dikatakan setiap kegiatan PR tidak sembarangan dan memiliki proses yang panjang sebelum dilakukan serta memiliki dampak yang positif bagi semua pihak. Dalam kegiatan PR mengandung kepentingan publik dimana tidak hanya mewakili perusahaan tetapi juga
mewakili kepentingan publik dan menunjukkan bahwa perusahaan peduli dengan publiknya.
Elvinaro Adrianto dalam bukunya Handbook of Public Relations menyebutkan bahwa PR adalah suatu metode komunikasi untuk menciptakan citra positif dari mitra organisasi atas dasar menghormati kepentingan bersama. Terdapat beberapa kesan dalam definisi ini yaitu bahwa PR sebagai bagian dari ilmu komunikasi berperan penting dalam perusahaan sebagai ahli dalam bidang komunikasi dan menjadi benteng pertahanan dari suatu perusahaan. Citra dan mitra juga masuk ke dalam bagian PR yang perlu untuk dikaji dan ditingkatkan menjadi lebih baik. Dapat disimpulkan dari beberapa definisi diatas bahwa Public Relations adalah sebuah kegiatan manajemen komunikasi yang terstruktur dan terarah baik yang kedalam maupun keluar antara organisasi dengan stackholders dan menciptakan reputasi serta citra yang positif serta dilandasi rasa percaya satu sama lain yang saling menguntungkan.
Dari penjelasan diatas maka dapat disimpulkan bahwa Public Relations adalah fungsi manajemen yang terencana untuk melakukan komunikasi kepada publiknya, baik internal maupun eksternal perusahaan secara terus menerus dan berulang. Jika dikaitkan dengan pembahasan maka media relations sendiri merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan praktisi PR untuk mengkomunikasikan informasi kepada publik serta menciptakan dan menjaga citra perusahaan.
2.1.2.2 Tujuan Public Relations
Jefkins dalam bukunya Public Relations (2003: 54) mendefinisikan tujuan Public Relations adalah sebagai berikut :
1. Meningkatkan bobot kualitas para calon pegawai.
2. Menyebarluaskan cerita sukses yang telah dicapai perusahaan kepada masyarakat dalam rangka mendapatkan pengakuan.
3. Memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat luas serta membuka pangsa pasar baru.
4. Memperbaiki hubungan antara perusahaan dan masyarakatnya, berkaitan dengan terjadinya suatu peristiwa yang mengakibatkan kecaman, kesangsian, atau salah paham di kalangan masyarakat terhadap niat baik perusahaan.
5. Mendidik konsumen agar lebih efektif dan mengerti dalam memanfaatkan produk-produk perusahaan.
6. Meyakinkan masyarakat bahwa perusahaan mampu bertahan atau bangkit kembali setelah terjadinya suatu krisis.
7. Menyebarluaskan informasi mengenai aktivitas dan partisipasi para pimpinan perusahaan organisasi dalam kehidupan sosial sehari-hari. 8. Mendukung keterlibatan perusahaan sebagai sponsor dari suatu acara.
Untuk mencapai tujuannya pun praktisi PR dituntut tidak hanya menguasai komunikasi dalam berbicara tetapi juga menulis. Melihat besarnya persaingan bisnis di masyakarat membuat perusahaan untuk memaksimalkan Public Relations dimana tidak hanya menampilkan identitas perusahaan tetapi juga menjaga agar perusahaan tetap mempunyai reputasi yang bagus dimata publik sehingga tujuan utama PR
dipertegas dan disesuaikan terhadap keadaan yang sedang terjadi sehingga tidak adanya kesalahan fatal dalam mengimplementasikannya.
Keterkaitan dengan pembahasan, praktisi PR merupakan seseorang yang memang bertugas untuk menjadi jembatan komunikasi yang dilakukan secara terus menerus dan berulang antara perusahaan dan publik yang dapat mempersuasi serta menciptakan citra yang baik dengan memanfaatkan media relations sebagai media untuk menyampaikan informasi. Selain itu praktisi PR tidak hanya bertugas dan bertanggung jawab dalam menjaga reputasi dan citra perusahaan tetapi juga menciptakan komunikasi yang efektif dan efisien yang dapat tersampaikan dengan baik kepada publik perusahaan. Komunikasi yang tercipta tidak hanya dengan publik internal saja, tetapi ke semua publik perusahaan terutama media yang memegang peranan cukup penting karena media adalah saluran untuk menyebarkan informasi yang mampu menjangkau khalayak yang luas.
2.1.2.3 Publics Dalam Public Relations
Setiap Public Relations membutuhkan publik yang berhubungan dengan perusahaan untuk diberikan informasi mengenai perusahaan. publik dalam Public Relations dibagi menjadi dua yaitu publik internal dimana yang terdapat dalam perusahaan seperti supervisor (pengawas), clerks (pegawai), managers (manajer), stockholders (pemegang saham), dan board of directors (direktur pengelola). Publik eksternal adalah publik yang tidak secara langsung terkait dengan perusahaan tetapi mendukung pergerakan dari perusahaan seperti, press (pers atau media
massa), goverment (pemerintah), educators (pendidik), customers (pelanggan), the community (komunitas), dan suppliers (pemasok).
Publik sendiri seperti yang dijelaskan oleh Jefkins adalah kelompok atau orang-orang yang berkomunikasi dengan suatu perusahaan, baik secara internal maupun eksternal. Kegiatan yang sering dilakukan oleh PR tidak diarahkan kepada masyarakat umum, tetapi khusus diarahkan kepada publik tertentu. Penyebaran informasi tidak dilakukan secara merata, perlunya segmentasi publik yang bertujuan untuk mengefektifkan penerimaan pesan-pesan, sehingga informasi dan pesan yang keluar diterima dengan jelas oleh publik tertentu yang dituju (Jefkins, 2004: 80). Seorang PR harus benar-benar memahami dan menetapkan publik yang akan dituju dalam memberikan informasi maupun dalam melaksanakan sebuah kegiatan, karena jika tidak memahami dengan baik maka akan dapat menimbulkan akibat sebagai berikut :
1. Segenap dana dan usaha akan terpecah-pecah akibat terlalu luasnya publik yang dituju.
2. Pesan yang dikirimkan tidak ditangkap atau dimengerti sebagaimana mestinya karena pesan itu tidak sesuai dengan karakteristik publik yang menerimanya.
3. Total kegiatan tidak akan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan sehingga penggunaan jam kerja, materi serta peralatan menjadi tidak ekonomis.
4. Tujuan yang hendak dicapai tidak akan tercapai walaupun sudah ditargetkan.
5. Pihak manajemen atau perusahaan klien merasa tidak puas dengan hasil yang ada.
Jika hal ini terjadi berulang-ulang maka pada akhirnya akan muncul suatu anggapan bahwa kegiatan PR merupakan sesuatu yang abstrak yang bahkan cenderung sia-sia dan menghabiskan uang saja (Jefkins 2004: 86). Kaitannya dengan pembahasan diatas maka setiap PR dalam memutuskan untuk melakukan suatu kegiatan harus memahami dan mengetahui publik yang terkait dengan kegiatan tersebut karena hal tersebut dapat mempengaruhi pesan yang akan diterima oleh publik tersebut. Publik sendiri juga akan lebih mudah menerima suatu pesan atau informasi jika memang sesuai dengan publik tersebut. Publik juga memegang peranan penting dalam berjalannya suatu perusahaan, tanpa publik maka perusahaan belum tentu dapat menjalankan kegiatan usahanya. PR harus memahami dengan baik setiap publiknya baik internal maupun eksternal.
2.2 Teori Khusus
2.2.1 Media Relations
2.2.1.1 Definisi Media Relations
Media relations adalah suatu usaha untuk mencapai pemuatan atau penyiaran yang maksimal atas suatu pesan atau informasi (dari PR) dalam membentuk pengetahuan dan pemahaman khalayak organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. (Soemirat dan Ardianto. 2008 : 56). Hubungan media yang terjalin tidak hanya terkait dengan kalangan pers
media cetak saja tetapi juga media elektronik, seperti radio dan televisi. Bahkan sudah merambah ke media baru yaitu internet atau biasa dikenal dengan media online. Media relations sendiri merupakan bagian salah satu kegiatan Public Relations sehingga untuk melaksanakan media relations sendiri perlunya hubungan yang baik dengan media. Tidak hanya hubungan saja, tetapi harus adanya kesepahaman antara Public Relations dengan media terlebih kesepahaman dalam bidang pekerjaan.
Iriantara dalam bukunya yang berjudul Media Relations: konsep, pendekatan, dan praktik menjelaskan bahwa media relations hanyalah salah satu bagian dari Public Relations, namum bisa menjadi perangkat yang sangat penting dan efisien. Begitu seorang PR dapat menyusun pesan yang bukan saja diterima, tetapi juga dipandang penting oleh media lokal, maka PR sudah membuat langkah besar menuju keberhasilan program yang dibuat (Iriantara 2005: 28). Tujuan utama dari media relations sendiri adalah menciptakan pengetahuan dan pemahaman, bukan semata-mata untuk menyebarkan suatu pesan sesuai dengan keinginan pengirim atau pihak klien demi mendapatkan suatu citra yang lebih indah dari aslinya di mata masyarakat umum.
Jika dikaitkan dengan pembahasan dalam penelitian yang penulis lakukan media relations merupakan kegiatan didalam Public Relations yang bertujuan untuk membina hubungan yang baik dengan media serta melibatkan media dalam kegiatan yang dilakukan yang tidak hanya media cetak maupun elektronik tetapi juga media online. Media relations bertujuan untuk memberikan dan menyebarkan pengetahuan dan pesan
serta publikasi yang membawa citra perusahaan menjadi lebih positif dimata masyarakat umum.
2.2.1.2 Prinsip Membangun Media Relations
Elvinaro Ardianto dalam bukunya yang berjudul Handbook of Public Relations menjabarkan prinsip-prinsip membangun hubungan dengan media yang baik sebagai berikut :
1. Memahami dan melayani media. Seorang PR harus mampu menjalin kerja sama dengan pihak media. Ia harus dapat menciptakan sebuah hubungan timbal balik yang saling menguntungkan.
2. Membangun reputasi sebagai orang yang dapat dipercaya. PR officer harus senantiasa menyediakan waktu atau memasok materi-materi yang akurat dimana saja dan kapa saja dibutuhkan. Dengan cara ini maka PR akan dinilai sebagai suatu sumber informasi yang akurat dan dapat dipercaya oleh media.
3. Menyediakan salinan naskah yang baik. misalkan saja menyediakan reproduksi foto-foto yang baik, menarik, dan jelas. Dengan adanya teknologi input langsung melalui komputer, akan sangat mudah mengoreksi dan menyusun ulang siaran berita atau press release. Penyediaan salinan naskah dan foto-foto yang baik secara cepat semakin penting.
4. Bekerja sama dalam penyediaan materi. Sebagai contoh, PR officer dan wartawan dapat bekerja sama dalam mempersiapkan sebuah acara wawancara atau temu pers dengan tokoh-tokoh tertentu. 5. Menyediakan fasilitas verifikasi. PR officer juga perlu memberi
(membuktikan kebenaran) setiap materi yang mereka terima. Misalnya wartawan diizinkan melihat fasilitas atau kondisi-kondisi perusahaan yang hendak diberitakan.
6. Membangun hubungan personal yang kokoh. Suatu hubungan personal yang kokoh dan positif hanya akan tercipta serta terpelihara apabila dilandasi oleh keterbukaan, kejujuran, kerja sama, dan sikap saling menghormati profesi masing-masing. (Ardianto 2011: 266)
Media relations yang awalnya merupakan hubungan kerja yang sederhana antara media dengan PR menjadi semakin komplek karena meningkatnya jumlah media, semakin terspesialisasinya media, semakin tajamnya persaingan media, dan pentingnya publisitas melalui media dalam kegiatan PR. PR officer semakin profesional dalam melakukan publisitas sehingga media harus tetap bersikap kritis dan objektif untuk membedakan pengiriman berita yang tidak relevan atau yang publisitasnya berbau promosi.
Soemirat dan Ardianto menambahkan prinsip-prinsip dalam membangun hubungan baik dengan media, antara lain sebagai berikut :
1. Keterbukaan dan kejujuran harus menjadi asas utama, jangan berdalih.
2. Selalu siap menerima media.
3. Jangan melebih-lebihkan perusahaan atau mewarnai fakta.
4. Selalu siapkan diri untuk dikutip dalam berita dan berhati-hati serta saksama jika membuat pernyataan.
5. Hindari pertanyaan off the record. Namun jika perlu, perjelaslah sebagai pernyataan “tidak untuk publikasi”.
6. Jangan mendiskriminasikan atau menganakemaskan salah satu media. 7. Jangan mengeluh karena kesalahan kecil dalam percetakan.
8. Jangan membingungkan wartawan. Jika Anda tidak dapat berbicara, katakan saja demikian.
9. Ketahuilah dulu minat seorang wartawan dan siapkan dulu faktanya. (Soemirat dan Ardianto 2008; 78).
Jika dikaitkan dengan pembahasan diatas maka dalam membangun hubungan dengan media perlunya mengetahui prinsip-prinsip didalamnya yang mampu mendukung semakin baiknya hubungan tersebut. Untuk mendapatkan publisitas di media maka PR harus mengetahui prinsip kerja media dan tidak memaksakan kepentingan perusahaan untuk diliput dan dimuat di media. Jika PR memiliki hubungan yang baik dengan media maka PR tidak perlu bersusah payah untuk mengirimkan berita tetapi media yang akan mencari PR untuk mendapatkan berita. Prinsip-prinsip diatas yang sudah dijelaskan perlu diterapkan dalam kegiatan dan strategi PR karena sangat bermanfaat untuk membangun hubunngan dengan media. PR dan media merupakan dua bagian yang terikat dan saling membutuhkan sehingga dengan adanya hubungan yang baik diantara keduanya maka penerimaan informasi dan hasil publikasi sesuai dengan yang diharapkan kedua pihak.
Dalam memahami kegiatan media relations perlunya mengetahui tujuan utama dari media relations yaitu terciptanya hubungan yang baik antara perusahaan dengan stakeholders sehingga tercipta kepercayaan dalam diri masyarakat terhadap perusahaan tersebut. Untuk mencapai tujuan utama maka PR officer membutuhkan media massa untuk menjangkau stakeholdersnya yang bersifat masif dan berada ditempat yang terpisah-pisah. Maka perlunya hubungan yang baik antara PR officer dengan wartawan agar pesan yang dibuat oleh PR officer dapat dipublikasikan oleh media massa dan sampai kepada masyarakat. Rini Darmastuti menjelaskan bahwa untuk menunjang media relations perlunya kegiatan-kegiatan yang membuat media relations semakin baik dan efektif. Kegiatan-kegiatan tersebut antara lain :
1. Konferensi pers (Press conference)
Konferensi pers merupakan sebuah pertemuan para jurnalistik yang sengaja berkumpul untuk mendapatkan informasi yang berhubungan dengan topik-topik yang sedang hangat dibicarakan. Konferensi pers juga terkadang sengaja dilakukan oleh perusahaan untuk menjelaskan permasalahan-permasalahan yang ada di perusahaan tersebut kepada jurnalis. Konferensi pers diadakan dengan tujuan untuk melakukan klarifikasi atau untuk memperbaiki citra perusahaan yang sempat rusak. Tidak jarang konferensi pers diadakan secara mendadak dengan tempat seadanya.
2. Resepsi pers (Press reception)
Resepsi pers merupakan acara kumpul-kumpul para jurnalis dalam kondisi yang santai dan menyenangkan. Acara ini biasanya
dilakukan secara informal dalam satu acara yang sudah direncanakan dan lebih terorganisasi. Dalam acara resepsi pers ini, para pemburu berita diundang untuk meliput suatu acara, mendengarkan keterangan-keterangan resmi, atau sekedar bercakap-cakap dengan tujuan supaya terbangun kedekatan antara pemburu berita dengan pihak perusahaan yang berperan sebagai penyelenggara acara. 3. Kunjungan pers (Fasility pers)
Untuk memperjelas berita yang dibuat, sering kali sebuah perusahaan mengundang wartawan atau pekerja media untuk mengunjungi perusahaan. Oleh karena itu, tidak jarang pekerja media kemudian melakukan kunjungan ke pabrik, menghadiri acara pembukaan kantor baru, yang kemudian disusul dengan peninjauan bersama atau acara demonstrasi pabrik baru. Acara ini biasanya juga disertai dengan fasilitas transportasi, jamuan, selingan ramah tamah, dan terkadang akomodasi menginap satu malam (apabila tempatnya diluar kota, bahkan di luar negeri, dalam rangka mengunjungi tempat wisata yang baru dibuka oleh perusahaan) di hotel berbintang dengan fasilitas dan penghargaan untuk para pekerja media.
4. Press calls
Press calls adalah kegiatan yang dilakukan oleh seorang praktisi Public Relations dari suatu perusahaan untuk menyampaikan suatu informasi atau berita kepada pekerja media dengan menggunakan telepon.
Media briefing merupakan kegiatan yang dilakukan oleh seorang Public Relations untuk memberikan penjelasan singkat kepada para jurnalis sebelum suatu kegiatan dilakukan. Tujuannya, supaya setiap wartawan yang terlibat dalam acara tersebut mengetahui tata cara dan aturan-aturan yang berlaku selama acara itu dilakukan, dengan harapan supaya kegiatan peliputan yang dilakukan oleh wartawan tidak mengganggu acara yang diadakan.
6. Media events
Media events yang dimaksud disini adalah kegiatan yang dilakukan dengan mengundang media massa (baik cetak maupun elektronik) ketika perusahaan itu menjadi sponsor dalam launching suatu produk.
7. Radio, television, newspaper, and magazine interview
Selain beberapa kegiatan yang dilakukan oleh Public Relations seperti disebutkan sebelumnya, ada beberapa acara-acara pers yang bisa dilakukan oleh Public Relations sebagai kegiatan media relations. Acara-acara tersebut adalah interview di radio, televisi, koran maupun majalah. Yang dimaksud dengan interview adalah media massa tersebut melakukan interview dengan beberapa narasumber (dari perusahaan tersebut) tentang suatu topik atau permasalahan yang sedang hangat pada saat ini.
Radio talk shows dan television talk shows merupakan diskusi interaktif yang diadakan antara pihak radio atau televisi dengan narasumber dari perusahaan atau organisasi tertentu.
9. Development of your organization’s own radio or television program Kegiatan ini dilakukan dengan cara mengembangkan program-program televisi atau program-program radio dari perusahaan itu sendiri. 10. Meeting with editors
Bertemu dengan editor menjadi satu hal penting. Sayangnya, kegiatan ini sering kali mendapat perhatian karena selama ini penekanan praktisi Public Relations hanya pada penulisan release atau konferensi pers. Ada banyak keuntungan ketika Public Relations menyediakan waktunya untuk bertemu dan diskusi dengan editor. Keuntungan tersebut adalah pertama, dengan bertemu dan berdiskusi dengan editor, seorang praktisi Public Relations akan mengerti tema dan topik yang sedang dibahas di media massa tersebut dalam minggu itu. Kedua, bertemu dengan editor akan membuat praktisi Public Relations tahu tentang aturan menulis dan ‘selera’ menulis di media massa tersebut. Ketiga, bertemu dan berdiskusi dengan editor akan menciptakan hubungan yang lebih dekat antara Public Relations dengan editor dan institusi media tempat editor itu bekerja (Jefkins 2004: 120).
Jika dikaitkan dengan pembahasan maka kegiatan media relations yang disebutkan diatas memiliki peranan penting untuk mendukung semakin baiknya jalinan media relations diantara PR dengan media. Tetapi perlu diketahui bahwa tidak semua PR melakukan kegiatan media
relations tersebut, hanya beberapa yang memang dianggap penting dan mampu mendukung tujuan dari diadakannya kegiatan media relations tersebut. Untuk melaksanakan salah satu kegiatan tersebut, PR juga harus memilih media mana yang memiliki publik atau audiens yang sesuai dengan target dan tujuan dari pelaksanaan kegiatan tersebut.
2.2.1.4 Kegiatan Penulisan Media Release
Bagi seorang PR melakukan kegiatan media relations menjadi satu hal yang penting. Strategi yang perlu diterapkan oleh PR salah satunya harus memasukkan kegiatan media relations untuk mendukung pelaksanaan strategi. Dalam melakukan kegiatan media relations, seorang PR harus melakukan kegiatan media relations secara seimbang antara acara-acara yang media relations dan dengan membuat tulisan media relations. Tulisan media relations menjadi hal yang penting untuk menjelaskan maksud yang sebenarnya dari acara media relations yang diselenggarakan oleh perusahaan. Rini dalam bukunya yang berjudul Media Relations : Konsep, Kegiatan, dan Aplikasi menjelaskan beberapa kegiatan penulisan media release yaitu sebagai berikut :
1. Press release
Press release adalah bentuk komunikasi yang diterima antara institusi dan reporter. Release ini menjadi satu kesempatan untuk menyalurkan fakta dan pandangan dari sebuah organisasi terhadap suatu permasalahan.
Placing opinion pieces in the local newspaper merupakan kegiatan yang dilakukan dengan menempatkan opini-opini yang dimiliki oleh perusahaan yang menjadi bagian dari kegiatan media relations pada surat kabar lokal yang ada di daerah tersebut. Tujuannya adalah untuk membangun opini masyarakat tentang perusahaan tersebut sesuai dengan yang dikehendaki oleh perusahaan tersebut.
3. Letters to the editor of the local newspaper
Membuat surat atau tulisan-tulisan yang dikirimkan kepada editor merupakan satu kegiatan yang dilakukan oleh PR. Kegiatan ini merupakan kegiatan yang dapat digunakan sebagai peluang bagi PR untuk membuat publisitas. Publisitas dapat dilakukan oleh PR dengan menggunakan banyak cara, mulai dari membuat release, membuat opini, memberikan masukan ke editor, hingga membuat surat pembaca. Bahkan membuat tulisan-tulisan lain juga memungkinkan, seperti tulisan dalam bentuk feature.
4. Public service announcements
Bentuk tulisan lain dalam kegiatan media relations adalah pemberitahuan-pemberitahuan layanan publik. Pemberitahuan-pemberitahuan layanan publik ini merupakan tanggung jawab sosial suatu perusahaan kepada masyarakat.
5. In-house publications, newsletter
Kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh seorang PR bukan hanya komunikasi eksternal, tetapi juga komunikasi internal. Oleh karena itu, kegiatan dalam penulisan untuk pers bukan hanya dilakukan untuk pihak eksternal, tetapi juga untuk pihak internal. Komunikasi
untuk pihak internal dapat dilakukan dengan membuat in-house publications seperti house journal maupun dengan membuat newsletter.
6. Electronic communications
Perkembangan teknologi informasi menjadi peluang bagi seorang PR dalam melakukan kegiatan media relations. Dengan perkembangan teknologi komunikasi ini, kegiatan media relations bisa dilakukan dengan menggunakan media elektronik, termasuk internet. Komunikasi dapat dilakukan dengan menggunakan e-mail maupun melakukan publisitas dengan menggunakan media internet. Seperti misalnya membuat iklan dengan media internet, memasang iklan pada media internet, maupun berkomunikasidengan menggunakan media sosial. Dengan cara ini maka khalayak yang dijangkau oleh PR akan semakin banyak dan semakin luas.
7. Banners
Banners merupakan media komunikasi tertulis yang dapat dilakukan oleh PR untuk mempublikasikan perusahaan tempat PR tersebut berada.
8. Websites
Salah satu media komunikasi tulis yang paling efektif yang dapat digunakan oleh PR dalam menyampaikan informasi tentang perusahaan tempat PR tersebut berada adalah websites. Websites yang menarik akan membuat pengunjung web menyukai web tersebut dan semakin dalam mengakses informasi yang disajikan oleh perusahaan tersebut.
Jika dikaitkan dengan pembahasan maka seorang PR dalam membuat strategi dan melaksanakan setiap kegiatannya terlebih kegiatan media relations membutuhkan penulisan media release untuk mendukung kegiatan yang diadakan. Bentuk tulisan media release yang sering dibuat oleh seorang PR adalah press release. Seorang PR yang baik tidak hanya menguasai teknik public speaking tetapi juga teknik penulisan untuk membantu media dalam menyalurkan publikasi mengenai perusahaan. Mengingat pekerjaan dan tugas seorang PR didalam sebuah perusahaan, maka untuk mempermudah pekerjaan PR harus memiliki hubungan baik dengan media dan mampu menulis dengan baik untuk mendukung setiap pekerjaan dan kegiatan yang dilakukan oleh PR.
2.2.1.5 Membangun Hubungan Dengan Wartawan
Rhenald Kasali menyebutkan bahwa ada beberapa hal yang sangat mempengaruhi hubungan PR dengan wartawan, hal-hal tersebut adalah : 1. Wartawan tidak menyukai protokoler
2. Wartawan dikejar deadline 3. Wartawan menyukai persahabatan
4. Bad news untuk PR adalah good news untuk wartawan.
Good news dalam hal ini merupakan berita yang menarik perhatian khalayak dan diminati oleh kebanyakan masyarakat
5. Wartawan tidak menyukai amplop 6. Pers hidup dari iklan
7. Wartawan menyukai eksklusivitas 8. Wartawan semakin berpendidikan
Beberapa hal yang disebutkan diatas jika dikaitkan dengan pembahasan maka PR harus mengenal dengan baik karakteristik dari wartawan untuk memudahkan dalam menjalin hubungan dengan wartawan dan media. Saling memahami profesi masing-masing akan mengurangi kesalahan-kesalahan dalam berkomunikasi dan membuat hubungan dengan media dan wartawan semakin baik.
Salah satu karakteristik yang perlu dipahami dengan teliti adalah bahwa wartawan selalu dikejar deadline dan menyukai persahabatan. PR memang membutuhkan wartawan untuk memuat informasi mengenai perusahaan tetapi PR harus memahami kesibukan wartawan dan tidak memaksa. PR harus membangun hubungan dengan wartawan yang berlandaskan pada pertemanan, perlakukan wartawan sebagai teman baik. Karena dasar pertemanan adalah saling tolong menolong, itulah yang akan terjalin jika memiliki hubungan yang baik dengan media.
2.3Kerangka Teori
Gambar 2.3.1 Kerangka Teori Sumber : Penulis
Berdasarkan kerangka teori diatas, maka penulis menetapkan kerangka berpikir sebagai berikut :
Gambar 2.4.1 Kerangka Berpikir Sumber : Penulis
2.5 State Of The Art
PT. Alpha Merah Kreasi
Penulis Jurnal Judul Jurnal Hasil Penelitian Anastasia Yuni
Widyaningrum
Strategi Media Relations Perusahaan Multinasional di
Tingkat Lokal
(Strategi Media Relations Hotel Sheraton Surabaya Terhadap
Media Lokal di Surabaya)
Media relations bagian penting dalam praktik PR
sehingga perlunya kerjasama dengan media
lokal untuk mendukung departemen PR. Media relations yang dilakukan
antara lain press conference, gathering
media yang hasil publikasinya di media mampu mendukung tujuan
organisasi.
Tatik Yuniarti Strategi Media Relations Tim Sukses Calon Presiden-Wakil Presiden Melalui Media Surat
Kabar Daerah
Media massa terbukti memiliki pengaruh yang
besar terhadap proses pemilihan capres dan cawapres di Indonesia. Informasi yang berkaitan
dengan kegiatan dapat disosialisasikan melalui
media sehingga masyarakat mengetahui
informasi tersebut. Keaktifan kandidat maupun tim suksesnya dalam hubungan dengan
media massa sangat mempengaruhi kemenangan kandidat
tersebut. Ika Karlina Idris Potret Media Relations Dalam
Persepsi Wartawan dan Praktisi Public Relations
Pada dasarnya PR dan wartawan memiliki perbedaan yang tegas dalam memandang sebuah
hubungan yang ideal. Perlunya pemahaman
yang sama antara wartawan dan PR. Aktivitas media relations yang dijalankan oleh para
praktisi PR dalam penelitian ini masih berkutat dalam aktivitas
penetrasi informasi kepada wartawan dan
upaya mendapatkan publisitas.
