Surat Persetujuan
Global Youth Ambassador Program
No.
04/(lc name)/OGCDP/CONTRACT/VI/2014Kami yang bertanda tangan dibawah ini:
Nama : Tizar Shahwirman
Jabatan : Vice President Outgoing Global Community Development Program
Alamat : Student Center Prasetiya Mulya Business School
Dalam hal ini bertindak atas nama AIESEC Local Committee Prasetiya Mulya Business School (PMBS), dan selanjutnya disebut sebagai pihak pertama,
Nama : Alamat :
Selanjutnya dalam perjanjian ini disebut sebagai pihak kedua.
Pada hari ini, Sabtu 25 Oktober 2014 kedua pihak telah sepakat dengan niat yang baik untuk mengadakan kontrak exchange participant dengan kondisi sebagai berikut.
Pasal 1
Pendahuluan
1. Pihak pertama adalah lembaga pemuda internasional yang mendalami
dan mengembangkan potensi kepemimpinan pemuda yang bernama
AIESEC
2. Pihak kedua adalah Ambassador AIESEC untuk Program Global Youth Ambassador Program.
3. Kedua pihak sepakat bahwa segala tindakan yang dilakukan untuk kepada, untuk dan yang berhubungan dengan kebijakan AIESEC Indonesia dikeluarkan oleh AIESEC LC PMBS, dan segala kesepakatan yang ada dalam kontrak ini dapat ditegaskan, diamandemen, dan ditambahkan dari waktu ke waktu.
Pasal 2 Hak - Hak 2.1 Hak-hak Pihak Pertama
1. Pihak pertama berhak untuk mendapatkan segala dokumen yang dibutuhkan untuk proses matching (Proses pencarian proyek sosial).
2. Pihak pertama berhak untuk menerima uang pembayaran dari pihak kedua yang akan diatur pada pasal 5 dan diperinci pada dokumen terpisah terlampir pada lampiran nomor satu “Definisi Break
Match”, yang merupakan bagian penting dari kontrak ini.
3. Pihak pertama berhak untuk mengumpulkan segala kuestioner melalui E-mail yang dikirim oleh AIESEC International, testimony, Video/foto, dan Social Project Report sebagai kewajiban reintegrasi setelah menyelesaikan program ini
2.2. Hak-hak Pihak Kedua
1. Pihak kedua berhak untuk mendapatkan nomor identifikasi
Ambassador.
2. Pihak kedua akan dipandu oleh seorang Ambassador Manager dari pihak pertama pada proses matching (pencarian proyek pada LC penyelenggara yang sesuai dengan latar belakang Ambassador) 3. Pihak kedua berhak untuk mendapatkan proses matching
sepenuhnya dari pihak pertama selama empat bulan dimulai
dari tanggal raised (proses pendaftaran Global Youth
Ambassador Program di experience.aiesec.org).
4. Jika pihak kedua ingin melanjutkan partisipasinya pada program Global Youth Ambassador Program pihak pertama setelah formulir pihak kedua habis masa berlaku, maka pihak pertama dapat memperbarui kontraknya, tetapi dengan evaluasi dan persetujuan pihak pertama terlebih dahulu (menimbang kemampuan match pihak kedua).
4. Pihak kedua berhak untuk mendapatkan sertifikat Ambassador
hanya jika pihak kedua telah mengisi semua kuestioner melalui E-mail yang dikirim oleh AIESEC International, memberikan pihak pertama testimoni, foto/video, Social Project Report yang menunjukan kegiatan Global Youth Ambassador Program di luar negeri, dan mempublikasikan kisah exchange pihak kedua melalui media online . Semua yang disebutkan diatas wajib diberikan kepada pihak pertama paling lambat 3 (tiga) minggu setelah selesainya masa
Pasal 3
Kewajiban-Kewajiban 3.1 Kewajiban-kewajiban dari Pihak Pertama
1. Pihak pertama wajib memandu pihak kedua dalam mengisi formulir dan memasukanya ke sistem online pihak pertama.
2. Pihak pertama wajib memandu pihak kedua dalam mencari proyek.
3. Pihak pertama harus memeriksa progresi Ambassador setelah dua bulan, jika belum dapat proyek, pihak pertama wajib aktif mencari altertatif dalam mencari proyek untuk pihak kedua.
4. Pihak pertama wajib membekali Ambassador dengan segala sesuatu yang bersangkutan dengan proyek yang tersedia ketika menemukan proyek sosial.
5. Pihak pertama wajib menyarankan dan memandu Ambassador dalam mengumpulkan dokumen yang dibutuhkan seperti perizinan, visa, asuransi dan kebutuhan lainnya yang berhubungan dengan Panitia Lokal AIESEC di luar negeri.
6. Pihak pertama wajib menjaga komunikasi dengan Ambassador selama proyek berlangsung.
7. Pihak pertama wajib menyiapkan Ambassador tentang persiapan proyek pada pembekalan yang telah ditentukan.
8. Pihak pertama wajib menyiapkan kesempatan untuk reintegrasi dari
Ambassador setelah menyelesaikan proyek sosial.
3.2 Kewajiban-kewajiban Pihak Kedua
1. Pihak kedua harus menyelesaikan pendaftaran keikutsertannya pada database online experience.aiesec.org dengan diawasi oleh Ambassador
Manager.
2. Pihak kedua menjadi anggota AIESEC pada saat ia lolos seleksi. Oleh karena itu, ia harus terlibat dalam kegiatan AIESEC sebelum, saat, dan setelah pihak kedua menjalani program Global Youth Ambassador Program.
3. Pihak kedua wajib mendapatkan proyek paling lambat tanggal 31 Desember 2014
4. Pihak kedua wajib berangkat untuk proyek paling lambat tanggal 1
Februari 2015 dan jika tidak maka akan dianggap sebagai “Break Raise”
5. Jika pihak kedua mengambil peran di AIESEC LC PMBS (seperti: Kepanitiaan, Manajer, Wakil Ketua) pada durasi tertentu, ia wajib menandatangani perjanjian tentang kapan ia akan melanjutkan proses proyek sosial dan wajib disetujui oleh pihak pertama.
6. Pihak kedua wajib hadir dalam acara pembekalan (Ambassador
Induction, Lead Session, dan seminar persiapan keluar) dan Sesi Evaluasi setelah kepulangan pada waktu yang ditentukan dan
menyelesaikan pembekalan persyaratan wilayah dan negara.
7. Pihak kedua wajib mengumpulkan dokumen penting untuk keikutsertaan dalam proyek sosial di luar negeri (seperti perizinan, visa, asuransi, dan syarat-syarat lainnya) dan menanggung segala pengeluaran.
8. Pihak kedua wajib untuk memiliki asuransi selama program Global Youth Ambassador berlangsung dalam rangka mencegah hal-hal yang tidak diinginkan.
9.
Pihak kedua tidak boleh membeli tiket pesawat sebelummenyelesaikan proses pembuatan visa, kecuali jika tiket pesawat
dibutuhkan dalam proses pembuatan visa (pihak kedua disarankan untuk memesan tiket atau membeli tiket yang dapat dikembalikan dalam kasus ini).
10.
Pihak kedua wajib mendapatkan izin orang tua dalam mengikuti Global Youth Ambassador Program.11. Pihak kedua harus mempunyai uang yang cukup untuk menutupi biaya hidup selama proyek berlangsung dan memastikan memiliki tiket pulang ke tanah air.
12. Pihak kedua wajib mengisi semua kuestioner melalui E-mail yang dikirim oleh AIESEC International, memberikan pihak pertama testimoni, foto/video, Social Project Report yang menunjukan kegiatan Global Youth Ambassador Program di luar negeri, dan mempublikasikan kisah exchange pihak kedua melalui media online
13. Pihak kedua wajib membayar biaya administrative yang sesuai dengan AIESEC LC PMBS Ambassador Pricing yang juga diterangkan pada pasal lima pada waktu yang ditentukan.
15. Pihak kedua wajib responsif pada proses pencarian proyek. Respon dari pihak kedua harus cepat jika ia ingin proses matching (pencarian proyek) cepat.
16. Pihak kedua wajib kooperatif dengan pihak pertama dalam memenuhi segala sesuatu yang ditentukan.
17. Pihak kedua harus berpartisipasi pada program Global Youth Ambassador
Program yang telah disepakati, mengerjakan pekerjaan yang telah
ditentukan, dan tinggal di lingkungan yang telah ditentukan selama durasi proyek.
Pasal 4
Proses Matching (Pencarian Proyek)
1. Pihak kedua akan dimasukan dalam sistem online pihak pertama untuk
jangka waktu empat bulan dimulai dari tanggal raising (Proses
pendaftaran online di experience.aiesec.org). Jika dalam jangka waktu yang ditentukan tidak ada match, pihak kedua akan dikeluarkan dari sistem online pihak pertama.
2. Pembaruan atau penandatanganan kontrak baru dimungkinkan, tetapi dengan evaluasi dan persetujuan dari pihak pertama.
3. Setelah dikeluarkan dari sistem online pihak pertama dan pihak kedua ingin bergabung kembali, Pihak kedua harus mengikuti seleksi dari awal, membayar biaya administrasi kembali dan akan dievaluasi dalam proses seleksi kembali oleh pihak pertama agar dapat memperbarui kontrak Ambassador.
4. Pihak kedua wajib membayar biaya yang dicantumkan di pasal 5 tepat waktu, jika tidak pihak kedua akan dianggap break raise. Kecuali ada situasi darurat seperti yang dicantumkan di lampiran nomor satu.
Pasal 5 Biaya
Pihak kedua dengan ini sepakat untuk membayar:
1. Biaya Traineeship sebesar Rp 2.500.000 dibayar dua kali dengan ketentuan:
a. Biaya Traineeship pertama adalah Raising, Induction, dan biaya penandatanganan kontrak sebesar Rp 1.500.000 yang dibayar pada saat penandatanganan surat persetujuan ini.
b. Biaya Traineeship kedua adalah biaya match dan persiapan
sebesar Rp. 1.000.000 yang dibayar sebelum Ambassador atau
Ambassador Manager mengirim Exchange Participant Acceptence Notes kepada AIESEC di Negara penerima (Setelah
Ambassador mendapatkan proyek sosial).
Biaya yang dicantumkan tidak dapat dikembalikan kepada Ambassador jika pembatalan keikutsertaan pada Program Global Youth Ambassador
Program dari pihak kedua.
2. Jika pihak kedua memutuskan untuk tidak melanjutkan (batal) program
Global Youth Ambassador Program tanpa sebab yang jelas yang
tercantum pada lampiran nomer satu mengenai break match ia wajib membayar denda break match sebesar Rp 1.500.000 dalam satu minggu setelah keputusan break match, biaya yang telah diterima tidak dapat dikembalikan dan pihak kedua wajib membayar pengeluaran transport dari negara asal.
3. Segala konsekuensi yang berhubungan dengan pembatalan keikutsertaan pada program Global Youth Ambassador Program akan dijelaskan lebih jauh pada lampiran nomor satu.
Pasal 6 Lain-Lain
1. Bagian penting dari perjanjian ini adalah AIESEC Exchange Program
Policies, yang terlampir dan segala sengketa dan sesuatu yang tidak jelas
dapat dipecahkan melalui standar internasional ini.
2. Segala sesuatu yang tidak berkaitan dengan perjanjian ini atau disetujui untuk diamandemen akan diputuskan dikemudian hari pada surat yang ditandatangani oleh kedua pihak dan keduanya memiliki kekuatan hukum yang sama.
3. Pada saat terjadi sengketa antara kedua pihak yang berhubungan tentang isi perjanjian ini, kedua pihak sepakat dengan niat yang baik mencari penyelesaian secara damai.
4. Jika sengketa tidak dapat diselesaikan secara damai, kedua pihak sepakat untuk membawa semua sengketa yang timbul dari perjanjian ini melalui Kantor Pengadilan Negeri Tangerang.
PASAL 7 PENUTUP
Surat Perjanjian ini dibuat dalam 2 (dua) rangkap, diberi materai secukupnya serta berbunyi dan berisikan sama, tidak bertentangan satu dengan yang lainnya, serta mempunyai kekuatan hukum yang sama dan ditandatangani oleh kedua belah pihak.
Tangerang, 25 Oktober 2014
Pihak pertama Pihak kedua
Tizar Shahwirman xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Vice President Outgoing Global Peserta Global Youth Community Development Program Ambassador Program
( ) ( )
( ) ( ) Saksi Kedua,
(Daniel Sirait ) Saksi Pertama,
Lampiran:
1. Definisi Break Raise, Match, dan Realize
2.
AIESEC Exchange Programme PoliciesLampiran Global Youth Ambassador Program
(Lampiran nomor satu)
1. Definisi Break Raise, Match, dan Realize Dikatakan break raise jika:
1. Ambassador memutuskan untuk memundurkan diri dari Global Youth
Ambassador Program melalui surat pemunduran diri.
2. Tidak memenuhi pembayaran pada tanggal yang telah ditentukan berdasarkan pasal 5 dalam kontrak peserta Global Youth Ambassador Program.
Keadaan break raise adalah keadaan yang tidak diinginkan. AIESEC LC PMBS akan memperbolehkan hal tersebut dengan alasan yang valid dan tidak akan menyalahkan
Ambassador bersangkutan. Keadaan yang diperbolehkan antara lain:
1. Ketika ada kondisi darurat seperti kematian atau penyakit serius yang dimiliki oleh keluarga dari Ambassador.
Pada kasus alasan yang valid di atas, Ambassador akan diberikan nomor identifikasi (EP ID) secara gratis beserta durasinya dan diperbolehkan untuk mencari proyek lain dengan durasi 4 bulan untuk Global Youth Ambassador Program.
Dikatakan break match jika:
1. Ambassador menolak lebih dari 3 proyek yang formulir di dalam sistem tersebut cocok dengan area proyek yang dibutuhkan, latar belakang professional, deskripsi pekerjaan atau jadwal tanpa alas an yang valid.
2. Ambassador memberikan informasi yang palsu atau salah dalam formulir
Ambassador, resume, dan lain-lain.
3. Ambassador menolak proyek karena latar belakang Negara atau wilayah, padahal wilayah tersebut terindikasi dalam formulir Ambassador.
4. Ambassador memutuskan untuk berhenti dari program ini dengan alasan yang tidak termasuk dalam alasan yang valid dalam dokumen ini sebelum masa kontrak habis.
6. Ambassador melanggar aturan yang dipatuhi di Negara tujuan.
Konsekuensi dari break match antara lain:
1. Exchange Participant wajib membayar biaya break match kepada Panitia Lokal AIESEC Pengirim yang tertera dalam kontrak perjanjian Ambassador. Biaya tersebut dapat dinaikan oleh Executive Board Panitia Lokal AIESEC pengirim yang didasari oleh kerugian yang diterima oleh Panitia Lokal AIESEC pengirim.
2. Ambassadorakan dilarang untuk mengambil posisi kepemimpinan di AIESEC selama satu tahun.
Beberapa situasi break match dapat dimaklumi. AIESEC Indonesia akan
mempertimbangan alasan yang valid dan tidak akan menyalahkan Ambassador yang bersangkutan
1. Jika di negara tujuan terdapat perang atau kerusakan serius lainnya yang dapat mengancam nyawa Ambassador.
2. Ketika ada situasi darurat seperti kematian atau penyakit serius yang dialami oleh keluarga
Ambassador
.3. Jika Ambassador tidak bisa memperpanjang masa nomor identifikasi dan tidak
akan bisa untuk berpartisipasi dalam Global Youth Ambassador Program setelah Panitia Lokal AIESEC Penerima membatalkan match.
4. Ambassador atau Panitia Lokal AIESEC Pengirim tidak memiliki atau tidak diinformasikan mengenai izin bekerja yang legal yang sesuai dengan program
Global Youth Ambassador Program di Negara tujuan.
5. Jika Ambassador tidak bisa mendapatkan visa yang dikarenakan oleh regulasi Negara pengirim/penerima.
Pada kasus alasan yang valid di atas, Ambassador akan diberikan nomer identifikasi (EP ID) secara gratis beserta durasinya dan diperbolehkan untuk mencari proyek lain dengan durasi 4 bulan untuk Global Youth Ambassador Program.
Dikatakan break realize jika:
Ambassador memutuskan untuk berhenti dari program dengan alasan yang tidak valid
selama proses proyek berlangsung.
AIESEC Indonesia akan memperbolehkan break realize dengan alasan yang valid dan tidak akan menyalahkan Ambassador degan situasi seperti berikut:
1. Deskripsi pekerjaan berbeda antara kenyataan dengan formulir proyek di experience.aiesec.org.
2. Negara atau wilayah tempat Ambassador mengerjakan proyek mengalami masa perang dan situasi lainnya yang mengancam yang dapat membahayakan
3. Ambassador tidak menemukan adanya proyek atau pekerjaan pada waktu dan tempat yang seharusnya.
4. Kondisi pekerjaan benar-benar berbeda dengan apa yang dicantumkan pada formulir proyek di experience.aiesec.org.
5. Ambassador didiskriminasikan berdasarkan warna kulit, ras, jenis
kelamin atau umur atau mendapatkan pelecehan seksual di tempat
Ambassador bekerja.
6. Adanya masalah keluarga yang tidak diinginkan seperti masalah kesehatan keluarga dimana Ambassador harus hadir di Negara asal.
7. Ambassador jatuh sakit dan situasi dangat membahayakan hidup
Ambassador.
Dalam kasus alasan yang valid di atas, Exchange Participant harus membuat surat formal kepada AIESEC LC PMBS, AIESEC Indonesia dan AIESEC penerima dan
Ambassador akan mendapatkan secara gratis satu nomor identifikasi sebagai
