PELATIHAN
“OHSAS 18001 : 1999”
(Occupational Health & Safety Assessement Series)
Oleh : Ari Sutrisno
Lembaga Teknologi Mahasiswa Islam
(LTMI-HMI)
11-12 Maret 2006
2/33
Contents
Contents
1. Definitions 3
2. General requirements 4
3. Loss Control Management 8
4. Piramida Kecelakaan 9
5. Iceberg Theory 10
6. Occupational Helath & Safety Management System at Work 11
7. OH & S Management System Elements 12
4.2. OH & S Policy 13
4.3. Planning 14
4.4. Implementation & Operation 19
4.5. Checking & Corrective Action 26
4.6 Management Review 32
6/33
Transfer
Treat
Treat
Tolerate
How does An Occupational Health & Safety
Management System work?
Definitions:
3.1 accident
3.2 audit
3.3 continual improvement
3.4 hazard
3.5 hazard identification
3.6 incident
3.7 interested parties
3.8 non-conformance
3.9 objectives
3.10 occupational health & safety
3.11 OH&S management system
3.12 organization
3.13 performance
3.14 risk
3.15 risk assessment
3.16 safety
3.17 tolerable risk
8/33
General Requirements (Persyaratan Umum)
The organization shall establish and maintain an OH&S management
system, the requirements for which are set out in clause 4 (4.1 to 4.6)
(Organisasi harus mengembangkan dan memelihara SMK3, dimana persyaratannya ditetapkan dalam klausul 4 (4.1 s/d 4.6)
- the system is fully compatible with the ISO 9001:1994 and
ISO 14001:1996 standards.
Accident (Kecelakaan)
undesired event giving rise to death, ill health, injury, damage or other loss.
(Peristiwa yang tidak dikehendaki yang mengakibatkan kematian, PAK, cedera, kerusakan atau kerugian lainnya).Incident (Kejadian/insiden)
event that gave rise to an accident or had the potential to lead to an accident.
(Peristiwa yang menimbulkan terjadinya suatu kecelakaan/ berpotensi terhadap terjadinya suatu kecelakaan).Hazard (Bahaya)
source or situation with a potential for harm in terms of human injury or ill
health,
damage to property, damage to the workplace environment, or a combination
of these.
(Sumber atau keadaan yang berpotensi terhadap terjadinya kerugian dalam bentuk cedera ataupenyakit akibat kerja, kerusakan properti, kerusakan pada lingkungan kerja atau kombinasi darinya)
10/33
Risk (Resiko)
combination of the likelihood (probability) and consequences (severity) of
a specified hazardous event occurring.
(Kombinasi antara kemugkinan suatu kejadian dalam setiap peristiwa dengan keparahan/ akibat yang dinyatakan dalam kerugian)Hazard identification (Identifikasi Bahaya)
process of recognizing that a hazard exists and defining its characteristics.
(Proses untuk mengenali adanya suatu bahaya dan menetapkan karakteristiknya)Risk assessment (Penilaian Resiko)
overall process of estimating the magnitude of risk and deciding whether or
not the risk is tolerable.
(Keseluruhan proses mengestimasi besarnya suatu resiko dan memutuskan apakah resiko tersebut dapat diterima atau tidak)R = p x s
R = a value which helps the management to measure (predictable) loss.Safety (Keselamatan)
freedom from unacceptable risk of harm (ISO/IEC Guide 2).
(Kebebasan dari resiko kerugian yang tidak dapat diterima)Tolerable risk (Resiko yang dapat diterima)
risk that has been reduced to a level that can be endured by the organization
having regard to its legal obligations and its own OH&S policy.
(Resiko yang telah dikurangi sampai pada tingkat yang dapat ditahan oleh organisasi dalam hal kewajiban hukum dan kebijakan K3-nya)Terminate
Risk management is abouttreating hazards, putting
controls over hazards :
• Engineering • Administrative • Personal protection • {training, isolating, substituting, eliminating}
Tolerate
Treat
Transfer
12/33
Loss Control Management
Loss Control Management
Lack of Management Control
Personal factor &
Job factor
Substandard action & Substandard condition
Incidents Injuries /
Property damage
Cost
SHE System
Reference : Fundamental of Modern Safety Management by ILCI
Piramida Kecelakaan
(Ratio Study of Accidental
Losses)
Fatal / Major Injury
Minor Injury/first aid
Property Damage
Near miss incidents
Reference : Fundamental of Modern Safety Management by ILCI * Frank Bird : Experience thd 2.000.000 kasus
kecelakaan
1
10
30
600
14/33
Iceberg Theory
(Ratio of Monetary Accidental Losses)
Biaya perawatan luka/sakit
Property damage tidak
diasuransi
Biaya investigasi kecelakaan
Re-training, re-hiring tenaga kerja
Reference : Fundamental of Modern Safety Management by ILCI
$1
$5-50
$1-3
* Study H.W Heinrich’s
Occupational Health & Safety Management System at work
Occupational Health & Safety Management System at work
POLICY
COMMUNICATION
TRAINING
MONITORING
CORRECTIVE
ACTION
Task observation Planned inspection Instrumental measurements Incident records88%
88%
10%
10%
Identify hazards
Set standards
of performance
& accountability
Measure &
Evaluate
Checking,
corrective action
& commendation
16/33
Continual
Improvement
OH & S PolicyImpelementation
and Operation
Checking and
Corrective Action
Management
Review
Planning
OH & S Management System Elements
Elements of Successful OH&S Management
4.2
OH&S Policy
Kebijakan harus:
• Sesuai dengan sifat dan skala resiko OH&S perusahaan. • Termasuk komitmen untuk melakukan continual improvement
• Termasuk komitmen untuk mematuhi peraturan perundangan OH&S dan
persyaratan lain.
• Didokumentasikan, diimplementasikan dan dipelihara.
• Dikomunikasikan ke semua karyawan dengan maksud agar karyawan mengetahui
tanggung jawab mereka secara individu dalam OH&S.
• Tersedia untuk pihak yang berkepentingan.
• Di-review secara periodik untuk memastikan bahwa kebijakan tetap relevan dan
sesuai untuk organisasi.
Policy Feedback from measuring performance Audit Implementation & operation PLANNING
18/33
4.3
Planning
Organisasi harus:
• Menetapkan dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi bahaya, menilai
resiko dan melaksanakan langkah pengendalian yang diperlukan secara terus-menerus (on-going), yang meliputi:
• Aktivitas rutin dan non-rutin.
• Aktivitas semua personil yang mempunyai akses ke tempat kerja (termasuk
sub-kontraktor dan tamu).
• Fasilitas di tempat kerja, yang disediakan oleh organisasi atau pihak lain.
Organisasi harus mempertimbangkan hasil Identifikasi Bahaya dan Penilaian Resiko dalam menetapkan Tujuan OH&S.
4.3.1
Planning for hazard identification, risk assessment
and risk control
Policy Feedback from measuring performance Audit Implementation & operation PLANNING
CONTOH BAHAYA DAN DAMPAKNYA
Contoh BAHAYA/ASPEK K3 :
POTENTIAL ACCIDENTT/
Dampak K3 :
- Bising pada Ruang Genset - Penurunan Pendengaran - Lantai licin karena Ceceran Oli - Cidera karena Terpeleset - Percikan Api Las - Luka Bakar
- Bagian berputar tanpa Cover - Luka Ringan - Bagian Runcing yang “Telanjang” - Luka tergores - Kabel terkelupas - Kebakaran
20/33
PERTIMBANGAN DALAM PENILAIAN RESIKO
Merupakan suatu Proses Menentukan apakah suatu BAHAYA mempunyai
Resiko tinggi atau tidak Dua Pertimbangan :
A. PROBABILITY (Tingkat Kemungkinan), ada 3 ELEMEN PENILAIAN : 1. Frekuensi Kejadian (FK)
2. Ketersediaan Sistem Proteksi (SP) 3. Maintenance (MC)
B. SEVERITY (Tingkat Keparahan), ada 3 ELEMEN PENILAIAN : 1. Tingkat Cidera pada Karyawan/Dampak Pencemaran (CK) 2. Pengaruhnya pada Kesehatan Karyawan (PK)
3. Kerugian Ekonomis (KE)
PK TC KE
1 Sakit ringan Menyebabkan Luka Ringan Menyebabkan Kerugian Ekonomis Kurang dari Rp. 1 juta
2 Cacat Menyebabkan Luka Berat Menyebabkan Kerugian Ekonomis Rp 1 juta - 10 juta
3 Sakit berkepanjangan Meninggal / Sakit Berkepanjangan Menyebabkan Kerugian Ekonomis diatas 10 juta
SEVERITY Nilai
22/33
SP MTC FK
1 Ada Standar dan Alat yang Berfungsi Ada Pemeriksaan & terjadwal Pernah terjadi lebih dari satu tahun
dengan Baik terakhir
2 Ada Standar atau Alat yang Berfungsi Ada Pemeriksaan tetapi Pernah terjadi dalam satu tahun dengan Baik tidak Terjadwal terakhir
3 Tidak ada Alat atau Standar Tidak Ada Pemeriksaan Pernah terjadi dalam satu bulan terakhir
PROBABILITY Nilai
Perusahaan : Bagian : PK CK KE AVGs SP MTC FK AVGp BAHAYA Proses / Kegiatan No
IDENTIFIKASI BAHAYA DAN PENILAIAN RESIKO
AH Masalah Penting RISK VALUE Severity Probability POTENTIAL ACCIDENT
24/33
PRIORITAS PERMASALAHAN
II
IV
I
III
1
2
3
2
3
SEVERITY
(Tk. Keparahan)
PROBABILITY
(Tk
.
Kemungkinan
)
DIAGRAM KUADRAN
“RISK VALUE”
AVG s AVGpMasalah dengan Nilai
“
RISK VALUE” = I
Adalah MASALAH PENTING
Harus
DIPRIORITASKAN
untuk segera ditangani
4.3
Planning
Metodologi organisasi dalam melakukan identifikasi bahaya & penilaian resiko harus:
• Didefinisikan sesuai dengan ruang lingkup, skala dan waktu untuk memastikan
lebih pro-aktif daripada reaktif.
• Memberikan klasifikasi resiko yang dapat dieliminasi atau dikendalikan dengan
langkah-langkah pada Objective & Program OH&S.
• Memberikan input untuk menentukan persyaratan fasilitas, identifikasi kebutuhan
pelatihan dan/atau penyusunan pengendalian operasional.
• Memberikan monitoring dari langkah yang diperlukan untuk memastikan efektifitas
dan ketepatan dari implementasi.
4.3.1
Planning for hazard identification, risk assessment
and risk control
Feedback from measuring performance Audit Implementation & operation PLANNING
30/33
4.3.2
Legal & other requirements
Organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi dan mengakses peraturan dan persyaratan OH&S lain yang applicable.
Organisasi harus menjaga informasi ini up-to-date. Informasi tentang peraturan dan persyaratan lain ini harus dikomunikasikan kepada karyawan dan pihak lain yang relevan.
Policy Feedback from measuring performance Audit Implementation & operation PLANNING
4.3.3
Objectives
Organisasi harus menetapkan dan memelihara tujuan (objective) OH&S pada setiap fungsi dan tingkat dari organisasi.
Saat menetapkan dan me-review tujuan OH&S, organisasi harus mempertimbangkan peraturan dan persyaratan lain yang berlaku, bahaya dan resiko OH&S, pilihan teknologi, persyaratan finansial, operational dan bisnis, dan pandangan dari pihak yang berkepentingan.
Tujuan harus konsisten dengan kebijakan OH&S, termasuk komitmen untuk continual improvement.
Policy Feedback from measuring performance Audit Implementation & operation PLANNING
32/33
Perusahaan : ACTIVITY PLAN/PROGRAM K3
Bagian :
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Note : PIC = Person In Charge / Penanggung Jawab
Budget Schedule PIC Duedate Target Tujuan No Program
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Mengurangi Pemakaian Penurunan : Penggantian keran-keran air KRM 15 Juli 1Juta sumber daya air pada 15% yang rusak/bocor di ruang
kegiatan office makan, mushola, WC & kamar mandi
Duedate Budget
Schedule
34/33
4.3.4
OH&S management programme
Organisasi harus menetapkan dan memelihara OH&S management programme untuk mencapai tujuan.
Hal ini meliputi:
• Tanggung jawab dan wewenang untuk mencapai
tujuan pada fungsi dan tingkat yang relevan dari organisasi.
• Cara dan skala waktu untuk mencapai tujuan
tersebut.
Program harus di-review secara berkala dan
terencana. Jika perlu, program harus diubah untuk mengantisipasi perubahan dalam aktivitas, produk, jasa atau kondisi operasional dari organisasi.
Policy Feedback from measuring performance Audit Implementation & operation PLANNING
4.4
Implementation & operation
Organisasi harus mendefinisikan peran, tanggung jawab dan peningkatan dari sistem manajemen OH&S, untuk:
• Memastikan bahwa persyaratan sistem manajemen
OH&S ditetapkan, diimplementasikan dan dipelihara sesuai spesifikasi OHSAS 18001.
• Memastikan bahwa laporan kinerja sistem
manajemen OH&S disampaikan kepada top management untuk di-review dan menjadi dasar bagi peningkatan sistem manajemen OH&S. Semua yang memiliki tanggung jawab manajemen
harus menunjukkan komitmen mereka pada
peningkatan kinerja OH&S secara terus menerus.
4.4.1
Structure & responsibilities
Implementation & Operation Implementation & Operation Planning Feedback from measuring performance Audit Checking & Corrective Action
36/33
4.4.2
Training, Awareness & Competence
Personel yang ada harus memiliki kompetensi untuk melakukan tugas-tugas yang berdampak pada OH&S di tempat kerja.
Diperlukan identifikasi kebutuhan pelatihan,
peningkatan awareness secara terus-menerus dan penetapan prosedur peningkatan kompetensi yang memperhitungkan:
1. Tanggung jawab dan kemampuan dari setiap karyawan
2. Resiko yang terkait.
Implementation & Operation Implementation & Operation Planning Feedback from measuring performance Audit Checking & Corrective Action
4.4.3
Consultation & Communication
Organisasi harus memiliki prosedur yang memastikan bahwa informasi OH&S yang penting
dikomunikasikan kepada karyawan dan pihak lain yang berkepentingan.
Keterlibatan karyawan dan pengaturan konsultasi harus didokumentasikan dan pihak yang
berkepentingan diberikan informasi. Karyawan harus:
1. Terlibat dalam penyusunan dan pengkajian kebijakan dan prosedur untuk mengelola resiko. 2. Dikonsultasikan dimana terdapat perubahan yang dapat mempengaruhi kesehatan & keselamatan di tempat kerja.
3. Diwakili dalam masalah-masalah OH&S dan
diinformasikan siapa perwakilan OH&S mereka dan wakil manajemen OH&S.
Implementation & Operation Implementation & Operation Planning Feedback from measuring performance Audit Checking & Corrective Action
38/33
4.4.4
Documentation
Organisasi harus menetapkan dan memelihara
informasi, dalam media yang tepat seperti kertas atau elektronik yang:
a. Mendefinisikan elemen inti dari sistem manajemen dan interaksi mereka.
b. Memberikan arahan bagi dokumentasi yang berkaitan.
Note: penting untuk menjaga dokumentasi pada tingkat yang minimum untuk efektifitas dan efisiensi.
Implementation & Operation Implementation & Operation Planning Feedback from measuring performance Audit Checking & Corrective Action
4.4.5
Document and Data Control
Organisasi harus menetapkan dan memelihara
prosedur untuk mengendalikan semua dokumen dan data yang diperlukan oleh spesifikasi OHSAS 18001 untuk memastikan bahwa:
a. Dapat diketahui lokasinya.
b. Secara periodik di-review, direvisi bila diperlukan dan disetujui kecukupannya oleh personel yang di-otorisasi.
c. Versi terakhir dari dokumen dan data yang relevan tersedia di semua lokasi dimana operasi yang penting bagi sistem OH&S dilakukan.
d. Dokumen dan data yang usang disingkirkan dari semua isu dan penggunaannya.
e. Arsip dokumen dan data yang disimpan untuk keperluan legal dan pemeliharaan pengetahuan diidentifikasi. Implementation & Operation Implementation & Operation Feedback from measuring performance Audit Checking & Corrective Action
40/33
4.4.6
Operational Control
Organisasi harus mengidentifikasi operasi dan aktivitas yang terkait dengan resiko teridentifikasi dimana langkah pengendalian diperlukan.
Organisasi harus merencanakan aktivitas ini, termasuk pemeliharaannya, untuk memastikan
dilakukan dalam kondisi yang dipersyaratkan dengan cara:
a. Menetapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi. b. Mempersyaratkan kriteria operasi dalam prosedur.
c. Menetapkan dan memelihara prosedur yang berkaitan dengan resiko OH&S
teridentifikasi dari barang, peralatan dan jasa yang digunakan/dibeli oleh organisasi dan mengkomunikasikan prosedur yang relevan serta persyaratan bagi suplier & kontraktor.
d. Menetapkan dan memelihara prosedur untuk desain dari tempat kerja, proses, instalasi, permesinan, prosedur operasi dan organisasi kerja, termasuk adaptasi mereka pada kemampuan manusia, untuk mengeliminasi atau mengurangi resiko OH&S pada sumbernya.
Implementation & Operation Implementation & Operation Planning Feedback from measuring performance Audit Checking & Corrective Action
4.4.7
Emergency preparedness & response
Organisasi harus menetapkan dan memelihara
rencana dan prosedur untuk mengidentifikasi potensi dan respons dari insiden dan situasi darurat dan untuk mencegah dan mengurangi dampak yang ditimbulkan (luka & kerugian).
Organisasi harus mengkaji rencana tanggap darurat sesudah terjadinya insiden atau situasi emergency. Organisasi harus secara periodik melakukan
pengujian terhadap prosedur tersebut yang
practicable. Implementation & Operation Implementation & Operation Feedback from measuring performance Audit Checking & Corrective Action
42/33
4.5
Checking & Corrective Action
Organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur untuk memantau dan mengukur kinerja OH&S secara berkala. Prosedur ini harus
memberikan:
4.5.1
Performance measurement and monitoring
a. Pengukuran kualitatif dan kuantitatif, sesuai dengan kebutuhan organisasi. b. Pemantauan sejauh mana tujuan OH&S organisasi dipenuhi.
c. Pengukuran secara pro-aktif kinerja yang memantau pemenuhan dari program manajemen OH&S, kriteria operasional dan persyaratan perundangan yang
applicable.
d. Pengukuran secara reaktif kinerja untuk memantau accident, penyakit dan insiden (termasuk near-miss) dan bukti historis lain atau kekurangan dari kinerja OH&S. e. Pencatatan data dan hasil dari monitoring dan pengukuran yang memadai untuk
memfasilitasi analisis corrective & preventative action yang diperlukan.
Checking & Corrective Action Checking & Corrective Action Implementation & Operation Feedback from measuring performance Audit Management Review
4.5
Checking & Corrective Action
Jika diperlukan peralatan pengukuran untuk
mengukur dan memantau kinerja, organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur untuk
mengkalibrasi dan memelihara peralatan.
Catatan kalibrasi dan aktivitas pemeliharaan harus dipelihara.
4.5.1
Performance measurement and monitoring
Checking & Corrective Action Checking & Corrective Action Implementation & Operation Feedback from measuring performance Audit Management Review
44/33
4.5
Checking & Corrective Action
Organisasi harus menetapkan dan memelihara
prosedur untuk mendefinisikan tanggung jawab dan wewenang untuk:
4.5.2
Accidents, incidents, non-conformances and
corrective and preventive action
a. Menangani dan menyelidiki:
• accident • incident
• non-conformance
b. Mengambil tindakan untuk mengurangi dampak yang timbul dari accident, incident atau non-conformance.
c. Memulai dan menyelesaikan tindakan korektif dan preventif.
d. Memastikan bahwa tindakan korektif & preventif yang efektif diambil.
Checking & Corrective Action Checking & Corrective Action Implementation & Operation Feedback from measuring performance Audit Management Review
4.5
Checking & Corrective Action
Prosedur harus mewajibkan bahwa semua tindakan korektif dan preventif dikaji melalui proses penilaian resiko sebelum diimplementasikan.
Tindakan korektif atau preventif yang diambil untuk mengeliminasi sebab dari non-conformance aktual dan potensial harus sesuai dengan besarnya
masalah dan sesuai dengan resiko OH&S yang dihadapi.
Organisasi harus mengimplementasikan dan
mencatat perubahan dalam prosedur terdokumentasi akibat tindakan korektif dan preventif ini.
4.5.2
Accidents, incidents, non-conformances and
corrective and preventive action
Checking & Corrective Action Checking & Corrective Action Implementation & Operation Feedback from measuring performance Audit Management Review
46/33
4.5
Checking & Corrective Action
Organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi, memelihara dan mendisposisi catatan OH&S, serta hasil dari audit dan review.
Catatan OH&S harus jelas, dapat diidentifikasi dan dapat ditelusuri pada aktivitas terkait. Catatan OH&S harus disimpan dan dipelihara dengan cara yang baik.
Catatan harus dipelihara, sesuai dengan sistem dan organisasi untuk mendemonstrasikan pemenuhan pada spesifikasi OHSAS 18001.
4.5.3
Records & Records Management
Checking & Corrective Action Checking & Corrective Action Implementation & Operation Feedback from measuring performance Audit Management Review
4.5
Checking & Corrective Action
Organisasi harus menetapkan dan memelihara
prosedur dan program audit untuk mengaudit sistem manajemen OH&S secara reguler untuk memastikan:
4.5.4
Audit
a. Kesesuaian sistem manajemen OH&S dengan perencanaan. b. Adanya review dari audit sebelumnya.
c. Penyajian informasi tentang hasil dari audit kepada manajemen.
Sejauh memungkinkan, audit harus dilakukan oleh personel yang independen, tidak terkait langsung dengan aktivitas yang diaudit.
Checking & Corrective Action Checking & Corrective Action Implementation & Operation Feedback from measuring performance Audit Management Review
48/33
4.6
Management Review
Top Management harus secara berkala mengkaji sistem manajemen OH&S untuk memastikan
kesesuaiannya, kecukupannya dan efektifitasnya. Proses management review harus memastikan bahwa informasi yang diperlukan terkumpul untuk memungkinkan manajemen melakukan evaluasi. Review ini harus didokumentasi.
Management review harus melihat kemungkinan kebutuhan untuk perubahan pada kebijakan, objective dan elemen lain dari sistem manajemen OH&S, dengan melihat hasil audit OH&S, kondisi yang berubah dan komitmen untuk continual improvement. Management Review Management Review Checking & Corrective Action Feedback from measuring performance Audit Policy
