BAB II
TINJAUAN TEORETIS
2. 1. Perencanaan dan Pengawasan
2.1.1. Pengertian Perencanaan
Setiap perusahaan yang ingin bertahan, tumbuh ataupun yang menginginkan bekerjanya perusahaan secara lancar memerlukan adanya perencanaan. Perencanaan merupakan suatu proses yang akan membuat perusahaan peka, dalam pengertian mampu menyesuaikan diri terhadap ancaman-ancaman dan kesempatan-kesempatan yang ada. Fungsi manajemen yang pokok adalah perencanaan, pengorganisasian, dan fungsi pengawasan.
Perencanaan merupakan fungsi yang menempati urutan pertama dan sebagai landasan bagi fungsi manajemen lainnya. Supriono (2000) mengatakan bahwa perencanaan adalah proses untuk menentukan tujuan organisasi yang akan dicapai perusahaan dan mengatur strategi yang akan dilaksanakan. Perencanaan ini dapat disusun untuk jangka pendek, jangka panjang dan akan dipakai sebagai dasar untuk mengendalikan kegiatan perusahaan.
Perencanaan pada dasarnya adalah memilih alternatif-alternatif yang mungkin dilaksanakan dengan mempertimbangkan tujuan perusahaan serta sumber-sumber ekonomi yang dimiliki perusahaan dan kendala-kendala yang
dihadapi. Untuk tujuan tersebut manajemen harus mengetahui data yang relevan terutama yang menyangkut penghasilan dan beban di masa yang akan datang.
Sedangkan perencanaan menurut Nafarin (2010) adalah tindakan yang dibuat berdasakan fakta dan asumsi mengenai gambaran kegiatan yang dilakukan pada waktu yang akan datang dalam tujuan yang diinginkan.
Dari pengertian-pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa perencanaan merupakan suatu proses penentuan kegiatan atau aktivitas yang dilakukan di masa yang akan datang untuk menghadapi berbagai ketidakpastian dan pemilihan alternatif-alternatif yang mungkin terjadi. Perencanaan dianggap sebagai suatu kumpulan keputusan yang mencakup hal-hal yang berhubungan dengan keadaan di masa yang akan datang. Oleh karena itu, perencanaan harus mempunyai kemampuan melakukan pilihan-pilihan terbaik yang dapat dilaksanakan untuk menghindari kegagalan.
2.1.2. Pengertian Pengawasan
Pengawasan merupakan bagian dari fungsi manajemen yang berupaya agar rencana yang sudah ditetapkan dapat tercapai sebagaimana mestinya. Pengawasan mencakup upaya memeriksa apakah semua terjadi sesuai dengan rencana yang ditetapkan, perintah yang dikeluarkan dan prinsip yang dianut. Juga dimaksudkan untuk mengetahui kelemahan dan kesalahan agar dihindari kejadiannya di kemudian hari.
Menurut Safri (2001) pengawasan adalah segala usaha dan kegiatan untuk mengetahui dan menilai kenyataan yang sebenarnya mengenai pelaksanaan tugas dan kegiatan apakah sesuai dengan yang semestinya atau tidak.
2.2. Tujuan dan Manfaat Perencanaan dan Pengawasan
2.2.1. Tujuan dan Manfaat Perencanaan
Tujuan perencanaan adalah untuk menentukan program-program dan penemuan-penemuan sekarang yang dapat dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan di waktu yang akan datang.
Manfaat penting adanya perencanaan yang baik dalam suatu perusahaan adalah:
1. Perencanaan menimbulkan aktivitas-aktivitas yang teratur.
2. Perencanaan membantu kita memvisualisasikan kemungkinan-kemungkinan pada masa yang akan datang.
3. Perencanaan memberikan dasar untuk pengawasan. 4. Perencanaan merangsang prestasi kerja
2.2.2. Tujuan dan Manfaat Pengawasan
Tujuan utama pengawasan adalah mengusahakan agar apa yang direncanakan sesuai dengan kenyataan. Untuk dapat merealisasikan tujuan utama
tersebut maka pengawasan pada tahap pertama bertujuan agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan instruksi-instruksi yang ditekankan. Tahap berikutnya untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan yang dihadapi dalam pelaksanaan perencanaan (Munandar, 2001).
Berdasarkan penemuan-penemuan tersebut dapat diambil tindakan untuk memperbaikinya, baik pada waktu itu maupun pada waktu-waktu yang akan datang. Oleh karenanya agar pengawasan itu benar-benar efektif artinya dapat merealisasikan tujuannya, maka suatu sistem pengawasan setidak-tidaknya harus dapat dengan segera melaporkan adanya penyimpangan-penyimpangan dari rencana pengawasan bukan hanya untuk mencari kesalahan-kesalahan tetapi berusaha untuk menghindari terjadinya kesalahan-kesalahan tersebut.
Manfaat pengawasan bagi suatu perusahaan adalah sebagai berikut:
1. Mempersatukan pengertian-pengertian tentang kebijaksanaan dan prosedur-prosedur.
2. Menemukan penilaian apakah perencanaan telah dilaksanakan secara efektif
3. Menentukan dan mengukur penyimpangan yang terjadi. 4. Mengantisipasi penyimpangan-penyimpangan dari standar.
5. Menyegerakan tindakan koreksi yang perlu untuk pencapaian tujuan. Disamping itu, faktor-faktor yang membuat suatu pengawasan diperlukan oleh suatu perusahaan adalah:
1. Perubahan lingkungan organisasi
Melalui pengawasan dapat dideteksi perubahan-perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa perusahaan.
2. Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi, semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan lebih hati-hati
3. Kesalahan-kesalahan
Pengawasan memungkinkan manajemen mendeteksi kesalahan-kesalahan para bawahan.
4. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang
Dengan pengawasan manajer dapat menentukan apakah bawahan telah melaksanakan tugas-tugas yang telah dilimpahkan kepadanya.
(Munandar, 2001).
2.3. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Perencanaan dan Pengawasan
2.3.1. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Perencanaan
Setiap perencanaan baik dalam organisasi manajerial maupun organisasi bisnis menyusun perencanaan untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam setiap perencanaan akan terlihat fungsi dari perencanaan itu sendiri dan juga faktor-faktor yang turut menentukan dalam menentukan perencanaan.
Davis (dalam Rosmawaty, 2011) menyatakan fungsi perencanaan ini terbagi atas:
1. Rencana strategis, menggambarkan fokus bisnis utama perusahaan untuk jangka panjang.
2. Perencanaan taktis, merupakan rencana-rencana perusahaan yang berskala lebih kecil yang konsisten dengan rencana strategis.
3. Perencanaan operasional, menyusun metode-metode yang akan segera digunakan.
4. Perencanaan darurat, merupakan rencana-rencana alternatif yang dikembangkan untuk menghadapi berbagai kondisi bisnis yang mungkin terjadi.
Selanjutnya Heckert (dalam Rosmawati, 2011) mengemukakan ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan, yaitu:
1. Tujuan Perusahaan
Hal pertama yang perlu diperhatikan dalam menetapkan penyusunan perencanaan adalah mengeetahui dan mengeksplorasi apa yang menjadi tujuan perusahaan. tujun perusahaan dimanifestasikan dalam visi dan misi perusahaan.
2. Kondisi lingkungan ekonomi sosial politik
Manajemen haarus mempelajari kondisi perekonomian dan politik dalam menyusun perencanaan, hal ini berguna untuk peramalan berapa biaya anggaran yang ditetapkan. Kondisi perekonomian yang mempengaruhi seperti inflasi, suku bunga, sedangkan kondisi politik seperti suhu politik, isu keamanan dan pemilihan umum.
3. Sumber Daya
Hal ini mengacu kepada suatu keyakinan bahwa tujuan dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia pada perusahaan.
4. Tindakan Preventif
Keyakinan bahwa perusahaan dapat mengarahkan atau mengkoordinasikan atau melaksanakan tindakan-tindakan di masa mendatang, yang direncanakan untuk mencapai tujuan-tujuan (atau menghindari kondisi-kondisi yang merintangi kemajuan).
5. Kontinuitas
Suatu pengertian atau pengakuan, bahwa perubahan yang tidak ada putusnya, dan perkembangan kondisi yang diharapkan, akan mengharuskan adanya penilaian-penilaian yang berkesinambungan terhadap tujuan, kendala dan rencana tindakan.
Dari kedua pendapat ahli di atas terlihat bahwa adanya kesinambungan antara fungsi dari perencanaan dengan faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam melakukan suatu perencanaan. Dalam melaksanakan perencanaan juga harus diperhatikan ke empat fungsi perencanaan, tentunya dengan prioritas pada fungsi yang sesuai dengan kondisi organisasi.
2.3.2. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Pengawasan
Pengawasan, terdiri dari tugas-tugas memonitor dan mengevaluasi. Dalam hal ini para manajer hendaknya mengukur kinerja dibandingkan dengan standar dan harapan yang mereka tetapkan. Pengawasan dapat dilakukan agar tujuan dapat
dicapai sesuai dengan rencana. Dalam hal ini bila terdapat penyimpangan-penyimpangan maka perlu tindakan segera mungkin sehingga pelaksanaan kerja atau proses manajemen dapat berjalan sesuai dengan rencana semula. Dipihak lain mungkin saja penyimpangan tersebut tidak dapat dihindarkan karena secara nyata justru rencana yang tidak sesuai sehingga bukan penyimpangan yang diperbaiki tetapi rencanalah yang disesuaikan dengan kondisi yang ada.
Tujuan utama dari pengawasan sebenarnya adalah agar proses pelaksanaan manajemen dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan dan melaksanakan tindakan perbaikan apabila terjadi penyimpangan-penyimpangan.
Untuk dapat benar-benar merealisir tujuan utama tersebut maka pengawasan pada tahap pertama bertujuan agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan intruksi yang telah dikeluarkan dan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan yang dihadapi dalam pelaksanaan rencana berdasarkan penemuan-penemuan tersebut dapat diambil tindakan untuk memperbaikinya baik waktu itu maupun waktu yang akan datang.
Pengawasan merupakan kegiatan manajerial yang kontinual. Dengan mengambil tindakan yang kolektif melalui pengawasan maka dapatlah dinilai pelaksanaan prinsip efisiensi dan efektivitas yang telah dicapai oleh perusahaan. Pengawasan terhadap anggaran sangatlah diperlukan oleh pimpinan agar anggaran yang telah dialokasikan untuk berbagai kegiatan dapat lebih efisien dengan hasil yang maksimal (Harujitu, 2001)
Selanjutnya Harujitu (2001) menyatkan bahwa komponen dari kegiatan pengawasan adalah:
1. Menetapkan alat pengukur (standar)
Perusahaan memiliki standar yang dijadikan sebagai tolok ukur kegiatan pengawasan. Tolok ukur bisa berupa anggaran tahun sebelumnya, ataupun berdasarkan studi yang dilakukan secara mendalam. Tolok ukur berguna sebagai alat pengendali perusaahan, yang dipakai tidak saja sebagai pengawas, namun juga dipergunakan manajemen dalam merealisasikan anggaran.
2. Mengadakan penilaian (evaluasi)
Evaluasi berupa penilaian antara apa yang telah ditetapkan dalam perencanaan dengan realisasi yang dilakukan. Evaluasi tidak hanya menilai terjadi penyimpangan (deviasi), namun juga menelaah mengapa penyimpangan bisa terjadi.
Pada dasarnya penyimpangan ada dua (dalam Bako, 2009), yakni:
- Favorable deviation, yakni penyimpangan yang justru memberi nilai positif bagi perusahaan, hal ini terjadi karena realisasi anggaran lebih kecil dari yang dianggarkan sehingga diperoleh efisiensi anggaran. - Unfavorable deviation, yakni penyimpangan yang terjadi realisasi
anggaran melebihi jumlah dari standar yang sudah ditentukan. 3. Mengadakan tindakan perbaikan (koreksi)
Pengawasan dapat dianggap sebagai aktivitas untuk menemukan, mengoreksi penyimpangan-penyimpangan penting dalam hasil yang
dicapai dari aktivitas-aktivitas yang direncanakan, apabila dalam pelaksanaannya ditemukan penyimpangan maka diadakan tindakan korektif agar rencana semula sejalan dengan pelaksanaannya.
2.4. Biaya Operasi
2.4.1. Pengertian Biaya Operasi
Biaya operasi merupakan salah satu elemen yang paling penting dalam aktivitas ekonomi dari suatu perusahaan dalam pembentukan laba usaha. Dalam menjalankan aktivitasnya, suatu perusahaan akan mengeluarkan berbagai jenis biaya diantaranya biaya bahan, upah langsung, dan biaya overhead dimana ketiganya disebut biaya produksi. Biaya lainnya untuk kelancaran penjualan atau pemasaran administratif disebut dengan biaya operasi.
Pengertian biaya operasi menurut Halim (1996) adalah biaya-biaya yang berhubungan dengan operasional perusahaan yang terdiri dari biaya penjualan dan biaya administratif dan umum, dimana seluruh biaya ini dibebankan kepada penghasilan (revenue) di periode biaya tersebut terjadi.
Dari pengertian diatas jelaslah bahwa biaya operasi terdiri dari biaya penjualan dan administrasi umum. Dengan kata lain, biaya operasi meliputi semua biaya yang dikeluarkan untuk tujuan operasional perusahaan selain kegiatan produksi.
Adapun pengertian biaya penjualan dan biaya administratif umum menurut Munandar (2001): biaya penjualan (selling expense) adalah semua biaya yang terjadi serta terdapat di dalam lingkungan bagian penjualan, serta bagian-bagian lain yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh bagian penjualan. Sedangkan yang dimaksud dengan biaya administratif adalah semua biaya yang terjadi serta terdapat dalam lingkungan kantor administrasi perusahaan serta biaya-biaya secara keseluruhan.
2.3.2. Elemen-elemen Biaya Operasi
Biaya operasi di dalam perusahaan terbagi atas biaya penjualan dan biaya administrasi umum. Adapun elemen dari masing-masing biaya operasi adalah sebagai berikut (Halim, 1996):
1. Biaya penjualan, terdiri dari: a. Gaji karyawan penjualan
b. Biaya pemeliharaan bagian penjualan c. Biaya perbaikan bagian penjualan
d. Biaya penyusutan peralatan bagian penjualan e. Biaya penyusutan gedung bagian penjualan f. Biaya listrik bagian penjualan
g. Biaya telepon bagian penjualan h. Biaya asuransi bagian penjualan i. Biaya perlengkapan bagian penjualan
j. Biaya iklan k. Biaya lain-lainnya
2. Biaya administrasi dan umum, terdiri dari: a. Gaji karyawan kantor
b. Biaya pemeliharaan kantor c. Biaya perbaikan kantor
d. Biaya penyusutan peralatan kantor e. Biaya penyusutan gedung kantor f. Biaya listrik kantor
g. Biaya telepon kantor h. Biaya asuransi kantor i. Biaya perlengkapan kantor j. Biaya lain-lainnya
2.3.3. Prosedur Penyusunan Anggaran Biaya Operasi
Penyusunan anggaran berhubungan erat dengan peran departemen anggaran dan komite anggaran. Departemen anggaran adalah departemen yang bertugas mengadministrasikan aliran informasi system pengendalian melalui anggaran.
2. Mengkoordinasikan dan menerbitkan setiap asumsi-asumsi dasar yang dikeluarkan kantor pusat untuk digunakan dalam menyusun anggaran. 3. Menjamin bahwa informasi dikomunikasikan secara wajar di antara
unit-unit organisasi yang saling berhubungan.
4. Membantu pusat-pusat pertanggungjawaban di dalam menyusun anggaran. 5. Menganalisis usulan anggaran dan membuat rekomendasi, pertama pada
penyusun anggaran dan selanjutnya kepada manajemen puncak.
6. Menganalisis laporan prestasi sesungguhnya dibandingkan anggarannya, menginterpretasikan hasil-hasilnya, dan menyiapkan laporan ringkas untuk manajemen puncak.
7. Mengadministrasikan proses pengubahan atau penyesuaian anggaran selama tahun yang bersangkutan.
8. Mengkoordinasikan dan secara fungsional mengendalikan pekerjaan departemen anggaran di eselon bawah.
Komisi anggaran adalah komisi yang dibentuk oleh manajemen puncak untuk mengkoordinasikan proses manajemen dalam penyusunan anggaran. Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam penyusunan anggaran menurut Gudono (1993) adalah sebagai berikut :
1. Manajemen puncak mengirim prinsip-prinsip penyusunan anggaran (termasuk tujuan umum perusahaan) ke masing-masing bagian serta membentuk komite anggaran, jika belum memiliki komite.
2. Masing-masing bagian menyusun anggaran operasional (rencana laba) dimulai dengan membuat ramalan penjualan dan anggaran penjualan.
Masing-masing manajer terlibat menerima anggaran penjualan untuk dijadikan dasar penyusunan anggaran operasionalnya sendiri. Konsultasi dengan komite anggaran atau manajemen yang lebih tinggi sering dilakukan pada tahap ini.
3. Negosiasi antar bagian dan komunikasi dengan pihak atasan.
4. Koordinasi dan pembahasan kembali terhadap rancangan anggaran yang diajukan masing-masing departemen oleh komite anggaran. Beberapa revisi mungkin dilakukan supaya terjadi keharmonisan antara anggaran dari departemen yang satu dengan anggaran dari departemen lain. Konsultasi dengan pihak-pihak yang terlibat dilakukan untuk membahas revisi itu.
5. Persetujuan akhir dari manajemen puncak. Anggaran induk kemudian dibagi-bagikan ke setiap departemen.
2.4. Pengawasan Biaya Operasi
Sistem pengawasan yang paling efektif dipergunakan oleh suatu perusahaan adalah melalui sistem pengawasan intern atau yang lebih dikenal dengan Struktur Pengendalian Intern.
Di dalam Standar Profesional Akuntansi Publik (2001) Struktur Pengendalian Intern didefenisikan sebagai satuan usaha terdiri dari kebijakan dan prosedur yang diterapkan untuk memberikan keyakinan (assurance) memadai
Tujuan dilakukannya struktur pengendalian intern adalah : 1. Menjaga kekayaan dan catatan organisasi.
2. Mencek ketelitian dan keandalan data akuntansi. 3. Mendorong efisiensi.
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Struktur pengendalian intern ini terdiri dari tiga unsur pokok yaitu : 1. Lingkungan pengendalian.
2. Penaksiran resiko 3. Prosedur pengendalian. 4. Informasi dan Komunikasi 5. Pemantauan
Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian merupakan pengaruh gabungan dari berbagai faktor dalam membentuk, memperkuat atau merupakan efektivitas kebijakan dan prosedur tertentu. Contohnya: di dalam pengeluaran biaya operasi, pelaksaan pekerjaannya harus sesuai dengan tugas dan tanggung jawab.
Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik dan manajer perusahaan mengenai pentingnya pengendalian suatu perusahaan. Efektivitas sistem akuntansi dan prosedur pengendalian sangat ditentukan oleh atmosfer yang diciptakan lingkungan pengendalian.
Sistem Akuntansi
Dalam hal ini sistem dianggap sebagai suatu jaringan prosedur yang saling berkaitan yang dapat dilambangkan sesuai dengan kerangka yang saling berintegrasi untuk melaksanakan kegiatan perusahaan seluruhnya. Sistem akuntansi diciptakan untuk mengidentifikasi, merakit, menggolongkan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi suatu kesatuan usaha tersebut. Sistem akuntansi dapat dipakai sebagai alat untuk menyusun informasi dan data sehingga dpat mengawasi harta kekayaan perusahaan. Sistem akuntansi yang baik dapat mengarahkan pencatatan sistematis, terinci dan sekaligus sangat berguna di dalam penyusunan anggaran.
Penaksiran Resiko
Penaksiran resiko merupakan identifikasi dan analisa terhadap resiko yang relevan untuk mencapai tujuanya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana resiko harus dikelola.
Prosedur Pengendalian
Prosedur pengendalian adalah kebijakan dan prosedur sebagai tambahan terhadap lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang telah diciptakan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan tertentu satuan usaha akan tercapai. Prosedur merupakan rangkaian tindakan operasional administrasi yang biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau beberapa departemen yang melembaga guna menjalin pelaksanaan yang seragam
Informasi dan Komunikasi
Sistem informasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang meliputi sistem akuntansi terdiri dari metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas dan melaporkan transaksi entitas.
Komunikasi meliputi luasnya pemahaman personil tentang bagaimana aktivitas mereka dalam sistem informasi pelaporan keuangan berkaitan dengan pekerjaan orang lain.
Pemantauan
Pemantauan merupakan proses penetapan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan tindakan perbaikan yang dilakukan. Proses ini dilaksanakan melalui aktivitas pemantauan terus menerus, evaluasi secara terpisah atau kombinasi diantara keduanya.
Dalam mencapai tujuan organisasi atau perusahaan perlu adanya struktur organisasi yang menggambarkan dengan jelas tugas, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing bagian sehingga kemungkinan yang dapat merugikan perusahaan dapat dielakkan ataupun dibatasi seminimal mungkin.
Pengawasan terhadap biaya operasional tidak akan berjalan dengan baik tanpa adanya perencanaan yang telah digariskan terlebih dahulu. Untuk mendapatkan pengawasan yang baik terhadap biaya operasional perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1. Pengeluaran atau biaya harus hanya diperkenankan atas dasar persetujuan yang diberikan oleh pejabat yang berwenang, dan sebelumnya pengeluaran tersebut memang benar-benar diperlukan.
2. Pengeluaran atau biaya yang terjadi merupakan tugas pengawasan kepada mereka yang diberikan wewenang.
2.4.1. Teknik Pengawasan Biaya Operasi
Dalam melaksanakan pengawasan biaya operasi, dapat digunakan teknik pengawasan sebagai berikut (Munandar, 2001):
2.4.1.1. Pengawasan dengan menggunakan anggaran
Jika anggaran dipakai sebagai alat pengawasan biaya operasi, maka pada awal periode ditentukan anggaran biaya untuk setiap jenis biaya yang didistribusikan untuk setiap bagian dari department yang merupakan fungsional.
Pengawasan membutuhkan suatu alat pengukur untuk keseluruhan organisasi, dalam hal ini anggaran mempunyai peranan sebagai alat pengukur atas pelaksanaan yang sesungguhnya. Informasi yang diberikan melalui anggaran ditujukan kepada pimpinan dalam bentuk laporan yang disusun sedemikian rupa sehingga akan jelas terlihat apabila terdapat hal-hal yang memerlukan perbaikan segera.
Penyimpangan yang bersifat merugikan serta dapat dikenndalikan harus segera dilakukan tindakan perbaikan sedangkan yang bersifat menguntungkan jika mungkin dtingkatkan atau setidaknya dapat dipertahankan sehingga dapat
dijadikan dasar untuk perencanaan dan pengawasan yang lebih baik di masa yang akan datang.
Analisa yang dilakukan terhadap penyimpangan perlu dilakukan karena tidak ada gunanya mengetahui adanya suatu keadaan yang kurang baik tanpa melakukan tindakan perbaikan terhadap keadaan tersebut. Namun demikian, hal ini tidak berarti bahwa hal-hal yang telah sesuai dengan anggaran dapat diabaikan oleh pimpinan tetapi harus waspada terhadap adanya kemungkinan yang disengaja untuk menutupi kesalahan atau kekurangan yang sebenarnya ada. Dengan demikian jelaslah bahwa anggaran perusahaan merupakan alat yang penting bagi pimpinan untuk melakukan pengawasan atau pelaksanaan agar sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Anggaran merupakan suatu rencana untuk masa yang akan datang, sedangkan keadaan di masa yang akan datang diliputi oleh ketidakpastian, selalu terjadi perubahan baik yang disebabkan oleh faktor intern maupun faktor ekstern perusahaan. agar anggaran sebagai alat pengawasan dapat berhasil guna maka sebaliknya dilakukan perbandingan antara realisasi dengan anggaran secara teratur dan terus menerus dicatat di dalam laporan pelaksanaan atau laporan realisasi anggaran.
Anggaran mempunyai peranan penting untuk fungsi pengawasan biaya operasi, yaitu sebagai alat pengukur bagi pelaksanaan dari rencana yang telah disusun agar dapat dicegah adanya pemborosan biaya. Terhadap laporan-laporan
realisasi anggaran dilakukan analisa untuk mengetahui sebab-sebabnya dan menjadi dasar untuk melakukan tindakan-tindakan perbaikan yang perlu.
Jelaslah anggaran merupakan salah satu teknik yang penting didalam melakukan pengawasan atas pelaksanaan kegiatan yang telah direncanakan agar tidak terjadi penyimpangan yang merugikan perusahaan.
2.4.1.2. Pengawasan dengan menggunakan standar
Teknik lain untuk mengawasi biaya operasi adalah dengan menggunakan standar. Tujuan pemakaian standar disini adalah untuk lebih meningkatkan efisiensi kegiatan dengan cara mengaitkan antara prestasi dari kegiatan dengan biaya yang terjadi. Melakukan pengawasan berarti tindakan untuk menentapkan apakah semua rencana yang telah dilaksanakan sebagaimana mestinya. Untuk mengetahui apakah semua rencana telah dilaksanakan sebagaimana mestinya dan apakah ada penyimpangan maka kita memerlukan suatu tolok ukur. Yang menjadi tolok ukur biaya operasi dalam standar ini adalah membandingkan biaya standar dengan biaya aktual. Biaya standar mencerminkan biaya yang seharusnya terjadi yang ditentukan untuk setiap elemen biaya dan pada setiap department. Biaya standar tersebut akan dapat dipakai sebagai alat pengawasan biaya dan menilai prestasi pelaksanaan dengan baik.
Biaya standar adalah biaya yang ditentukan terlebih dahulu besarnya berdasarkan penelitian yang seksama. Biaya standar menunjukkan berapa besar biaya yang seharusnya terjadi dalam operasi normal dan berdaya guna sehingga
ini merupakan target yang dituju dan juga merupakan patokan yang dapat dipakai untuk mengukur dan menilai biaya sesungguhnya.
Pada setiap periode akuntansi, biaya sesungguhnya dibandingkan dengan biaya standar sehingga dapat dilakukan pengendalian biaya dan penilaian prestasi dengan jalan menentukan efisiensi setiap elemen biaya pada setiap department. Penentuan besarnya selisih biaya yang timbul akan menunjukkan elemen biaya apa pada department mana dan tanggung-jawan siapa selisih biaya tersebut.
Saldo debet dalam rekening selisih berarti bahwa biaya aktual lebih besar dari biaya standar. Hal ini disebut juga dengan selisih yang merugikan. Sebaliknya bila rekening selisih bersaldo kredit berarti biaya aktual lebih kecil dari biaya standar. Hal ini disebut dengan selisih yang menguntungkan.
Cara penyusunan anggaran yang paling baik adalah penyusunan anggaran berdasarkan biaya standar karena seperti yang telah diuraikan sebelumnya bahwa biaya standar ditetapkan melalui pendekatan secara ilmiah yang didahului dengan analisa dan penelitian yang diteliti sehingga memungkinkan untuk mengadakan perencanaan dan pengawasan dengan sebaik-baiknya.
Dengan menggunakan anggaran dan biaya standar secara bersamaan maka biaya standar akan menjadi kerangka pendukung yang akurat bagi tersusunnya suatu anggaran.
2.4.2. Prosedur Pengeluaran Biaya Operasi
Walaupun anggaran biaya operasi telah disusun dengan baik, namun tanpa adanya suatu prosedur terhadap penggunaan biaya operasi yang baik maka anggaran tersebut tidak dapat berfungsi sebagaimana mestinya.
Sistem otorisasi dan prosedur pembukuan merupakan alat bai seorang pemimpin untuk melakukan tindakan pengawasan terhadap jalannya kegiatan operasi serta transaksi-transaksi yang terjadi. Pengelompokkan data akuntansi dilakukan melalui cara perkiraan yang bertujuan mempermudah penyusunan laporan keuangan. Sistem perkiraan harus dapat menggambarkan secara terperinci mengenai harta, hutang, modal, pendapatan, dan biaya. Hal ini berguna bagi pemimpin dalam melakukan pengawasan terhadapa kegiatan operasi perusahaan.
Anggaran yang digunakan sebagai pedoman dalam pengeluaran biaya operasi dalam pelaksanaannya harus menempuh suatu prosedur tertentu yang sesuai dengan perusahaan. pengawasan operasi dan transaksi dapat dilakukan melalui jalur-jalur yang telah ditetapkan lebih dahulu untuk setiap kegiatan perusahaan. dalam setiap prosedur digunakan dokumen yang merupakan bukti terjadinya transaksi yang telah diotorisasikan oleh yang berwenang untuk selanjutnya digunakan sebagai dasar pencatatan.
Setelah membuat rencana berdasarkan anggaran dan biaya standar maka semua penyimpangan biaya dari rencana yang kiranya penting bagi manajemen harus dicatat dan dicantumkan dalam laporan realisasinya. Laporan ini harus
persoalannya dan segera membuat keputusan mengenai tindakan koreksi yang harus diambil.
Oleh karena itu, laporan harus memperlihatkan dengan jelas apa yang menjadi sebab dari penyimpangan dan siapa yang bertanggung-jawab atas penyimpangan tersebut dan juga siapa yang harus melakukan tindakan untuk memperbaiki penyimpangan yang terjadi.
Laporan realisasi anggaran adalah suatu laporan yang memuat angka-angka menurut anggaran yang diperbandingkan dengan angka-angka-angka-angka realisasi atau menurut catatan akuntansi. Tujuan laporan tersebut adalah untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan baik yang bersifat positif maupun yang bersifat negatif sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil tindakan koreksi yang perlu.
2.4.2.1. Bentuk Anggaran Biaya Penjualan
Tidak ada bentuk standar yang harus digunakan oleh suatu perusahaan, jika akan menyusun suatu anggaran. Ini berarti perusahaan mempunyai kebebasan untuk menentukan bentuk suatu format yang sesuai dengan keadaan perusahaan masing-masing. Demikian pula halnya dengan anggaran biaya penjualan.
Tabel 2.1. Anggaran Biaya Penjualan pada 31 Desember 1999
Uraian Kuartal Tahun
1 2 3 4
Rencana penjualan dalam unit Biaya pemasaran per unit Total Biaya Variabel Biaya penjualan tetap : Gaji
Iklan Depresiasi Travel
Total Biaya Tetap Total Biaya Penjualan
2.000 Χ $0,05 6.000 Χ $0,05 6.000 Χ $0,05 2.000 Χ $0,05 6.000 Χ $0,05 $ 100 $ 300 $ 300 $ 100 $ 800 $ 10 10 5 3 $ 10 10 5 3 $ 10 10 5 3 $ 10 10 5 3 $ 40 40 20 12 $ 28 $ 128 $ 28 328 $ 28 $ 328 $ 28 128 $ 112 912 Diikhtisarkan dari Hansen dan Mowen (2002)
Dalam bidang perencanaan, dengan disusunnya anggaran biaya penjualan, maka perusahaan dihadapkan pada keharusan untuk merencanakan secara terperinci biaya-biaya yang akan dikeluarkan yang nantinya akan dijadikan sebagai pedoman dalam pelaksanaannya. Biaya penjualan ini disebut juga dengan biaya variabel, yakni biaya-biaya yang selalu berubah secara proporsional (sebanding) sesuai dengan perbandingan volume kegiatan perusahaan atau cenderung berubah sesuai dengan penjualan. Biaya variable ini dibebankan pada pendapatan yang dihasilkan selama periode tersebut. Di lain pihak anggaran biaya penjualan dapat dipakai sebagai alat koordinasi biaya penjualan. Semua petugas, baik pengawas penjualan maupun tenaga salesman dapat bekerja sama untuk merencanakan kegiatan pemasaran.
2.4.2.2. Bentuk Anggaran Biaya Administrasi dan Umum
Penyediaan anggaran tidak mempunyai bentuk standar tertentu, karena kegunaan anggaran adalah untuk kepentingan intern perusahaan, jadi penyediaan dan bentuk anggaran setiap perusahaan akan berbeda. Hal ini dipengaruhi besar kecilnya perusahaan, kondisi ekonomi, aspek teknis terhadap pembiayaan dan sebagainya. Sebagaimana halnya dengan anggaran-anggaran yang lain, anggaran biaya administrasi dan umum ini juga tidak mempunyai bentuk standar. Sebagai ilustrasi pada halaman berikut ini merupakan contoh anggaran biaya administrasi dan umum.
Tabel 2.2. Anggaran Biaya Administrasi dan Umum untuk pada 31 Desember 1999
Uraian Kuartal Tahun
1 2 3 4 Gaji Asuransi Depresiasi Travel $ 25 - 10 2 $ 25 - 10 2 $ 25 15 10 2 $ 25 - 10 2 $ 100 15 40 8 Total Biaya Adm. & Umum $ 37 $ 37 $ 52 $ 37 $ 163 Diikhtisarkan dari Hansen dan Mowen (2002)
Anggaran biaya administrasi dan umum merupakan rencana biaya-biaya yang relative tetap selama periode yang akan dating. Biaya ini disebut juga dengan biaya tetap yaitu biaya yang besar kecilnya tidak dipengaruhi oleh besar kecilnya volume kegiatan perusahaan. Biaya administrasi dan umum ini menunjukkan biaya tetap perusahaan selama suatu periode tertentu. Biaya-biaya ini berhubungan dengan biaya-biaya yang dikeluarkan untuk membiayai
organisasi perusahaan. Oleh karena itu biaya ini akan terus terjadi sejak perusahaan memulai operasinya sampai perusahaan berdiri.
Untuk menyusun anggaran biaya ini perlu ditabulasi jenis-jenis biaya administrasi dan umum yang terjadi pada periode sebelumnya, berapa jumlahnya dan dicek kembali adakah pengurangan atau penambahannya.
