GARIS PANDUAN
PELAKSANAAN PENGGUNAAN LOG LATIHAN BAGI PEGAWAI JABATAN PERKHIDMATAN AWAM
TUJUAN
1. Garis Panduan ini disediakan bertujuan untuk melaksanakan penggunaan Log Latihan kepada Pegawai Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) selaras dengan persetujuan Mesyuarat Jawatankuasa Latihan Dalaman (MJLD) Bil. 2/2007 pada 17 Julai 2007 dan Mesyuarat Mingguan JPA Bil. 17/2007 pada 25 Julai 2007.
TAKRIF
2. Bagi maksud pemakaian garis panduan ini,
i. ”Dasar Latihan” merujuk kepada Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam.
ii. ”Latihan” merujuk kepada aktiviti latihan yang dijalankan selama 6 jam secara bersemuka dan berterusan anjuran Jabatan, Bahagian atau agensi luar di dalam dan di luar negara.
iii. ”Sesi Pembelajaran” merujuk kepada sebarang aktiviti latihan atau pembelajaran secara bersemuka yang tempohnya kurang dari 6 jam, anjuran Jabatan dan agensi luar.
iv. ”Pembelajaran kendiri” merujuk kepada kaedah pembelajaran yang berkonsepkan belajar atas daya usaha sendiri. Pembelajaran ini melibatkan secara bersemuka (contohnya sidang video) dan tidak bersemuka (Online atau pembacaan.).
v. ”Program Latihan” merujuk kepada ketiga-tiga pengelasan aktiviti di dalam Log Latihan iaitu Latihan, Sesi Pembelajaran dan Pembelajaran Kendiri.
vi. ”Pegawai Pengesah Latihan (PSL)” ialah pegawai yang dilantik dan diberikan kuasa oleh Bahagian Sumber Manusia dan Khidmat Pengurusan (BKP) untuk mengesahkan Program Latihan yang dihadiri oleh pegawai JPA.
vii. ”Log Latihan” merupakan satu buku rekod bertulis yang sistematik dan praktikal yang mengandungi ruangan untuk mencatatkan Program Latihan, borang permohonan sijil penghargaan serta ruangan pengesahan PSL.
viii. ”Pegawai” bermaksud semua pegawai JPA dari Kumpulan Sokongan 1 dan 2, Pengurusan dan Profesional (Gred 41-54) serta Pengurusan Tertinggi (JUSA – Turus 1)
ix. ”Sistem Pengurusan Latihan dan Kompetensi (SPLK)” ialah suatu sistem yang digunakan untuk merekodkan maklumat latihan dan kompetensi di JPA.
LATAR BELAKANG
3. Dasar Latihan Jabatan yang menetapkan setiap pegawai menghadiri/mengikuti latihan sekurang-kurangnya 7 hari dalam setahun telah dimulakan sejak tahun 2002. Pelaksanaan dasar Jabatan tersebut telah di perkukuhkan dan dimantapkan dengan penguatkuasaan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 2005 mengenai Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 2005 mengenai Garis Panduan Pelaksanaan Pelan Latihan Sumber Manusia Sektor Awam.
4. Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) Bil. 1/2006 yang di pengerusikan oleh Y.Bhg. Tan Sri KPPA pada 20 Disember 2006 telah mencadangkan agar Objektif Kualiti JPA (MS ISO 9000 : 2001) dipinda dengan menetapkan agar setiap pegawai JPA menghadiri kursus 10 hari setahun mulai tahun 2007.
5. Dasar Latihan telah menetapkan agar setiap anggota perkhidmatan awam perlu melengkapkan diri / dilengkapi dengan Sikap (attitude), Kemahiran (skills) dan Pengetahuan (knowledge) yang bersesuaian, melalui program pembangunan sumber manusia dan pembelajaran berterusan.
6. Dasar Latihan JPA yang berpandukan kepada Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam di wujudkan adalah bertujuan mencapai objektif-objektif berikut :
i. Menyediakan pegawai yang berkelayakan, berkebolehan dan berkompetensi;
ii. Mencapai hasil kerja yang berkualiti / bermutu tinggi;
iii. Meningkatkan kompetensi dan produktiviti;
iv. Membentuk nilai-nilai murni dan sikap-sikap positif;
v. Mewujudkan nilai cipta creation) dan nilai tambah (value-added) di dalam sektor awam; dan
PELAKSANAAN
7. Objektif Log Latihan ialah bagi memantapkan pelaksanaan Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam dari sudut :
i. Memastikan semua pegawai JPA menghadiri sekurang-kurangnya sehari kursus dalam setahun;
ii. Meningkatkan peratusan kehadiran 10 hari berkursus dalam setahun;
iii. Merekod maklumat latihan secara komprehensif;
iv. Pemantauan maklumat latihan setiap pegawai dengan lebih berkesan; dan
v. Sebagai sumber maklumat untuk menganalisis dan merancang impak latihan.
8. Setiap pemilik Log Latihan bertanggungjawab untuk mengemaskini rekod kehadiran setiap program latihan bermula dari bulan Januari sehingga Disember setiap tahun dan mendapatkan pengesahan PSL.
9. Setiap pegawai juga perlu dari semasa ke semasa menyerahkan Log Latihan kepada Pegawai Tadbir Bahagian (PTB) atau Unit Penyelarasan dan Khidmat Sokongan (UPKS) di Bahagian apabila diperlukan untuk mengemaskini rekod kehadiran di dalam SPLK.
10. Di akhir tahun setiap pegawai dikehendaki menyerahkan semula Log Latihan kepada pihak urus setia latihan peringkat Jabatan di BKP melalui PTB masing-masing. Log Latihan ini akan disimpan oleh BKP untuk tujuan rekod, kajian dan analisa.
11. Setiap pegawai perlu membuat salinan fotokopi Log Latihan sebelum diserahkan kepada PTB masing-masing pada setiap akhir tahun atau sekiranya pegawai berkenaan berpindah atau bertukar ke agensi lain di luar JPA.
KAEDAH MEREKOD KEHADIRAN
12. Setiap pegawai perlu peka dan bertanggungjawab secara peribadi untuk mencatatkan kehadiran program latihan yang diikuti di dalam Log Latihan.
13. Untuk tujuan rekod di dalam Log Latihan, pengelasan program latihan di pecahkan kepada tiga kumpulan seperti berikut :
BIL PROGRAM LATIHAN JENIS AKTIVITI 1 Latihan i. Kursus; ii. Seminar; iii. Konvensyen; iv. BengkelWorkshop; v. Forum; vi. Simposium; vii. Kolokium;
viii. Lawatan Rasmi / Korporat / Sambil Belajar; dan ix. Klinik Kaunseling
2 Sesi
Pembelajaran
i. Sesi Pembelajaran PTK anjuran BKP; ii. Sesi Pembelajaran di peringkat Jabatan;
Bahagian, Cawangan dan Seksyen;
iii. Sesi Perkongsian ilmu di peringkat Jabatan; Bahagian, Cawangan dan Seksyen;
iv. Program Bicara 45 anjuran Bahagian Perkhidmatan Psikologi (BPPs);
BIL PROGRAM LATIHAN
JENIS AKTIVITI
program yang seumpamanya;
vi. Perhimpunan Bulanan Jabatan, Bahagian dan Cawangan;
vii. Program Penerapan Nilai-nilai Murni dan
Ceramah-ceramah khas pada bulan Ramadhan; viii. Program Sambutan / Program khas – Sambutan
Bulan-bulan Islam / Perayaan yang mengandungi ucapan / ceramah / forum; ix. Pertemuan Mentor dan Mentee;
x. Sesi Perbincangan / Perkongsian idea Pengurusan Tertinggi / Tetamu Jemputan Khas;Pembentangan Kertas Kerja di Seminar, Konvensyen, Simposium, Persidangan; xi. Sesi Kaunseling Perkembangan; dan xii. Menyampaikan ceramah di dalam Kursus /
Bengkel (Modul yang pertama kali dibentangkan atas tajuk yang sama sahaja diambil kira). 3 Pembelajaran
Kendiri
i. Penggunaan portal e-Pembelajaran Sektor Awam (EPSA) – www.epsa.intan.my;
ii. Penggunaan portal e-pembelajaran yang diiktiraf oleh Jabatan / Kerajaan;
iii. Penggunaan Pangkalan Repositori Ilmu Sumber Manusia (PRISMA-HRMIS);
iv. Pembacaan buku-buku ilmiah dalam Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris (Buku biasa / bentuk fizikal atau e-book); dan
v. Pembacaan Jurnal Ilmiah / Laporan / Kajian dan lain-lain bahan ilmiah secara fizikal atau maya (virtual). Sebaiknya bahan yang ingin
BIL PROGRAM LATIHAN
JENIS AKTIVITI
dibentangkan mendapat persetujuan pegawai penyelia.
14. Pengiraan bilangan hari berkursus setahun bagi tujuan perekodan Log Latihan adalah seperti berikut :
BIL PERKARA PENGIRAAN HARI BERKURSUS
1 Latihan i. Tempoh 6 jam berterusan diiktiraf sebagai satu hari berkursus.
ii. Kehadiran minimum 2 hari setahun dan tidak terhad jumlah maksimumnya.
iii. Kehadiran yang diambil kira hanya bagi kursus jangka pendek (tempoh kurang 3 bulan) manakala bagi kehadiran kursus jangka sederhana (Contohnya Diploma Pengurusan Awam INTAN) dan kursus jangka panjang (Contohnya Ijazah Sarjana) tidak akan diambil dikira.
2 Sesi
Pembelajaran
i. Kehadiran 6 jam yang dikumpulkan secara berterusan di kira bersamaan 1 hari berkursus. Jumlah yang diambil kira sebagai hari berkursus terhad untuk 5 hari (bersamaan 30 jam terkumpul) sahaja setahun.
ii. Bagi pertemuan mentor dan mentee serta sesi perbincangan / perkongsian idea dengan pengurusan tertinggi (pegawai di peringkat Timbalan Pengarah hingga Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam (KPPA), catatan perbincangan mestilah dibuat di dalam sebuah buku catatan.
BIL PERKARA PENGIRAAN HARI BERKURSUS
iii. Perhimpunan Bulanan Peringkat Jabatan bersamaan 1 jam, manakala perhimpunan bulanan di peringkat Bahagian dan Cawangan bersamaan 30 minit (setengah jam) sahaja. 3 Pembelajaran
Kendiri
i. Pembacaan buku / bahan ilmiah.
ii. Satu sesi pembentangan perlu diadakan di peringkat Jabatan, Bahagian, Cawangan atau Seksyen. Seorang pegawai di peringkat sekurang-kurangnya Ketua Penolong Pengarah (KPP) atau Pegawai Pengesah Latihan (PSL) perlu hadir sebagai penyelia. Setiap satu pembentangan diiktiraf sebagai satu hari berkursus.
iii. Pembelajaran kendiri cuma terhad untuk bersamaan 3 hari berkursus sahaja, iaitu 3 kali pembentangan setahun.
iv. Bagi pegawai yang mengikuti kursus yang ditawarkan oleh EPSA mereka tertakluk kepada peraturan yang ditetapkan bagi setiap modul. Pegawai yang telah mengikuti kursus dengan jayanya akan di iktiraf menghadiri kursus tertakluk kepada pihak penganjur (INTAN)
KAEDAH PENGESAHAN
15. Kehadiran Pegawai di dalam sesuatu program perlu disahkan (di ruang pengesahan) oleh pegawai–pegawai yang diiktiraf / di lantik sebagai PSL. PSL adalah terdiri dari pegawai-pegawai seperti berikut :
BIL BAHAGIAN PEGAWAI PENGESAH LATIHAN (PSL) DAN BIDANG KUASA 1 BKP (Urus setia Latihan di Peringkat Jabatan)
i. Pengarah, Timbalan Pengarah (Cawangan Sumber Manusia), Ketua Penolong Pengarah, Penolong Pengarah dan Penolong Pegawai Tadbir.
ii. PSL di BKP boleh membuat pengesahan untuk program latihan yang dihadiri oleh kesemua pegawai JPA sama ada anjuran BKP sendiri, anjuran Bahagian atau anjuran agensi luar (dalam dan luar negara).
iii. Berhak memperakukan rekod kehadiran program oleh PSL lain yang dilantik oleh BKP.
iv. Memperakukan pengeluaran “Sijil Penghargaan Memenuhi Syarat Dasar Latihan Jabatan.”
2 PTB/UPKS i. Ketua Penolong Pengarah, Penolong Pengarah dan Penolong Pegawai Tadbir.
ii. PSL boleh mengesahkan kehadiran program latihan anjuran Jabatan, Bahagian dan anjuran agensi luar (dalam dan luar negara).
3 INTAN i. Pendaftar, Timbalan Pendaftar, Penolong Pendaftar, Penyelaras Program Kanan. Penyelaras Program dan Pegawai Latihan.
ii. Hanya boleh mengesahkan untuk pegawai INTAN dan peserta kursus anjuran INTAN sahaja.
BIL BAHAGIAN PEGAWAI PENGESAH LATIHAN (PSL) DAN BIDANG KUASA 4 Khas – Bahagian yang menganjurkan kursus untuk Perkhidmatan Awam
i. Timbalan Pengarah dan Ketua Penolong Pengarah.
ii. Hanya boleh mengesahkan program latihan anjuran mereka sendiri sahaja.
16. BKP akan mengeluarkan surat pelantikan rasmi berserta cop rasmi kepada pegawai JPA yang dilantik sebagai PSL. Setiap PSL akan bertanggungjawab untuk menandatangani, mengecop dan mencatatkan tarikh pengesahan di dalam Log Latihan pegawai-pegawai.
17. Pelantikan PSL adalah berdasarkan jawatan yang disandang semasa lantikan. Pelantikan akan terbatal sekiranya pegawai berkenaan tidak lagi memegang jawatan tersebut . Cop pengesahan hendaklah dikembalikan kepada BKP untuk membolehkan pelantikan PSL baru dibuat.
18. Tatacara membuat pengesahan adalah seperti berikut :
i. Pegawai yang ingin membuat pengesahan kehadiran kursus mestilah menyertakan dokumen sokongan berupa sijil, surat tawaran, surat jemputan, buku catatan perbincangan yang disahkan oleh Mentor dan sebarang dokumen sokongan yang berkaitan untuk memudahkan urusan pengesahan. PSL hendaklah menyimpan dokumen sokongan tersebut dengan sistematik di dalam satu folder di Bahagian masing-masing;
ii. Bagi Urus Setia kursus, pengesahan boleh dibuat pada hari terakhir kursus;
iii. Sekiranya maklumat-maklumat yang dikemukakan didapati palsu, tindakan tatatertib boleh dikenakan di bawah Peraturan 4 (f) dan peraturan 4 (g), Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993; dan
iv. PSL yang terdiri dari PTB juga boleh merujuk kepada rekod di dalam SPLK untuk tujuan pengesahan.
15. Pegawai yang telah disahkan hadir sekurang-kurangnya 10 hari berkursus oleh PSL hendaklah mengemukakan Log Latihan asal kepada Seksyen Latihan dan Kompetensi BKP melalui PTB masing-masing pada akhir tahun untuk membolehkan pihak BKP mengeluarkan ”Sijil Penghargaan”.
PERTANYAAN
16. Sebarang pertanyaan mengenai penggunaan Log Latihan ini bolehlah merujuk kepada :
Pengarah
Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia
Bahagian Sumber Manusia dan Khidmat Pengurusan Seksyen Latihan dan Kompetensi
Aras 10, Blok C1, Kompleks C
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62510 PUTRAJAYA
Telefon : 03-88853192 Faks : 03-88885102
TARIKH KUATKUASA
17. Garis Panduan Pelaksanaan Penggunaan Log Latihan ini berkuatkuasa mulai 1 Januari 2007.
PEMAKAIAN
18. Log Latihan ini akan digunakan oleh semua pegawai JPA dari Kumpulan Sokongan, Kumpulan Pengurusan dan Profesional hingga Kumpulan Pengurusan Tertinggi.
”BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
(DATIN MADINAH BINTI MOHAMAD) Pengarah
Bahagian Sumber Manusia dan Khidmat Pengurusan
JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
PUTRAJAYA
17 Ogos 2007
Semua Pengarah Bahagian Semua Pegawai Tadbir Bahagian
