FAKTOR – FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEBERHASILAN DAN KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI
Oleh :
Ilham Arief Gautama P056111541.48
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR 2012
I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Dalam era globalisasi yang sudah sedemikian pesatnya suatu perusahaan atau organisasi dihadapkan pada suatu persaingan yang ketat dan keras. Kondisi demikian membuat perusahaan tidak hanya berfikir utntuk bagaimana mampu mengahasilkan produksi yang baik dan berkualitas, tetapi perusahaan juga dituntut untuk mampu bersaing secara lebih efektif dan efisien dalam menjalani bisnisnya. Paradigma suatu perusahaan atau organisasi kini mau tidak mau harus melihat bagaimana penggunaan sistem dan teknologi informasi dalam perusahaan mampu membuat perusahaan memiliki kemampuan dan dasa saing yang lebih baik. Untuk menunjang hal tersebut informasi menjadi salah satu sumberdaya yang harus dikelola secara baik sehingga dapat menciptakan nilai tambah bagi organisasi. Informasi yang cepat dan akurat menjadi faktor penentu pengambilan keputusan bisnis yang tepat yang pada akhirnya mampu meningkatkan penjualan dan keuntungan bisnis perusahaan.
Dalam implementasinya, pengembangan sistem informasi yang juga ditujukan untuk mengelola sumber daya organisasi tentu sangat diperlukan pengorganisasian yang teratur dan saling berintegrasi agar tujuan dari penerapan sistem informasi tersebut dapat tercapai tepat sasaran dan akan meminimalisir terjadinya tumpang tindih dengan perubahan operasi organisasi akibat penerapan sistem informasi berbasis komputer. Namun penggunaan ataupun implementasi sistem informasi ini bukan lah suatu investasi yang kecil, perlu benar-benar analisis yang tepat agar investasi yang seemikian besarnya dapat menghasilkan suatu hal yang berguna dan sejalan dengan tujuan perusahaan. Selain besarnya investasi yang dibutuhkan dalam penerapan sistem informasi ini, tentunya kapabilitas dari sumberdaya manusia yang akan menggunakan sistem tersebut perlu benar-benar disesuaikan agar mampu memaksimalkan segala potensi manfaat dari penggunaan sistem tersebut. Atas pertimbangan tersebut diperlukan suatu upaya yang tepat agar penerapan sistem informasi dapat mengelola sumberdaya informasi yang ada menjadi lebih efektif dan efesien dan mampu
memaksimalkan nilai pelanggan dan bisnis perusahaan untuk mendukung perkembangan organisasai / bisnis dan dapat meningkatkan daya saing organisasi.
1.2 Tujuan
Tujuan dari pembuatan paper ini yaitu untuk mengetahui faktor faktor yang berperan dalam menentukan keberhasilan dan kegagalan penerapan sistem Informasi di sebuah perusahaan atau organisasi.
2.2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Sistem
Sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerjasama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membenyuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna dalam mencapai suatu tujuan. Suatu sistem mempunyai karakteristik sebagai berikut:
1. Mempunyai komponen (components)
Komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun sistem. Komponen sistem dapat berupa benda nyata maupun abstrak. 2. Mempunyai batas (boundary)
Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem yang lain.
3. Mempunyai lingkungan (environment)
Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan.
4. Mempunyai penghubung atau antar muka (interface) antar komponen Penghubung atau antar muka merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang bertugas untuk menjembatani hubungan antar komponen dalam sistem.
5. Mempunyai masukan (input)
Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu dimasukkan kedalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna.
6. Mempunyai pengolahan (processing)
Pengolah merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para pemakainya.
7. Mempunyai keluaran (output)
Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk pengolahan yang dihasilkan oleh komponen pengolahan.
8. Mempunyai sasaran (objectives) dan tujuan (goal)
Sasaran berbeda dengan tujuan. Sasaran adalah apa yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang relatif pendek. Sedangkan tujuan merupakan kondisi/hasil akhir yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang panjang.
9. Mempunyai kendali (control)
Bagian kendali mempunyai peran utama menjaga agar proses dalam sistem dapat berlangsung dengan normal sesuai dengan batasan yang telah ditetapkan sebelumnya.
10.Mempunyai umpan balik (feedback)
Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (control) sistem untuk
mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan
mengembalikannya dalam kondisi normal.
Nilai sebuah informasi lebih berharga daripada nilai investasi. Oleh karena itu, dalam membuat sebuah informasi diperlukan sebuah sistem yang dapat membuat sebuah informasi yang tepat dan akurat. Sistem Informasi Manajemen perlu didefinisikan lebih detail untuk mendapatkan informasi yang lebih spesifik. Model umum suatu sistem adalah terdiri atas masukan (input), pengolah (process), dan keluaran (output), sebagaimana ditunjukkan oleh gambar berikut:
Gambar 1. Model Umum Suatu Sistem
2.2 Sistem Informasi
McLeod (1996) medefinisikan sistem informasi sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyajikan informasi sesuai dengan kebutuhan pengguna (user). Dengan informasi tersebut, pengguna dapat mengetahui tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, sekarang, dan dugaan kejadian di masa yang akan datang. Informasi dapat disajikan dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus atau simulasi matematik. O’Brien (2000) menyatakan bahwa sistem informasi
merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban. Kelima hal tersebut merupakan komponen yang menyusun sebuah sistem informasi.
Gambar 2. Komponen Vital Sistem Informasi
Lebih lanjut lagi O’Brien (2000) menyebutkan bahwa sistem informasi memiliki tiga pernanan penting untuk sebuah perusahaan, yaitu:
a. Mendukung proses operasi bisnis
b. Mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya
c. Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif
Fungsi dari sebuah sistem informasi menurut O’Brien (2000) adalah: a. Area fungsional utama yang mendukung keberhasilan bisnis, sperti
fungsi akuntansi, keuangan, manajemen opeasional, pemasaran, dan manajemen sumber daya manusia
b. Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktifitas, dan moral pegawai, serta layanan dan kepuasan pelanggan
c. Sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan praktisi bisnis
d. Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif, yang memberikan organisasi kelebihan strategis dalam pasar global
e. Peluang berkarier yang dinamis, memuaskan, serta menantang bagi jutaan pria dan wanita
f. Komponen penting dari sumber daya, infrastruktur, dan kemampuan perusahaan bisnis yang membentuk jaringan
Terdapat 4 tingkatan sistem informasi, yaitu operasional, manajemen tingkat bawah, manajemen tingkat menengah, dan manajemen tingkat atas. Keputusan yang diambil oleh keempat tingkatan manajemen tersebut mempunyai sifat yang berbeda, ada tingkat operasional bersifat fungsional, manajemen tingkat bawah bersifat pengawasan, tingkat menengah bersifat taktik dan tingkat atas bersifat strategi. Elemen dasar sistem informasi manajemen terdiri dari 6 elemen dasar, yaitu : fungsi objectif, bank data, input device, output device, kemampuan proses yang memadai dan mekanisme feedback .
Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi-informasi (information) dari data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Sistem informasi dapat diterapkan secara internal dan eksternal perusahaan. Secara eksternal, sistem informasi yang ada ditarik keluar menjangkau ke pelanggan. Secara internal sistem informasi dapat diterapkan di dalam fungsi-fungsi organisasi atau di tingkatan-tingkatan organisasi. Sistem informasi secara sederhana dapat dikatakan bahwa kelompok dari sumberdaya perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software, program dan prosedur), orang (pengelola dan pengguna) untuk melaksanakan pengolahan data untuk menghasilkan informasi. Agar dapat berguna informasi harus didukung oleh tiga pilar sebagai berikut :
Tepat kepada orangnya atau relevan (relevance) Tepat waktu (timeliness)
2.3 Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi manajemen dapat didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dengan bagian lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data-data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi denagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik saat ini maupun dimasa yang akan datang, mendukung kegiatan operasional, menejerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai
tujuan.Sistem informasi menggunakan SDM (people), perangkat keras
(hardwere), perangkat lunak (softwere), data dan jaringan kerja (network) untuk menampilkan aktivitas input, processing, output, storage, dan control yang mengubah sumberdaya data menjadi produk informasi.
Agar Sistem Informasi Manajemen dalam suatu organisasi dapat beroperasi secara lebih efektif, maka perlu diperhatikan tentang beberapa unsur penting berikut:
1. Data yang dibutuhkan
2. Kapan data dibutuhkan
3. Siapa yang membutuhkan
4. Dimana data dibutuhkan
5. Dalam bentuk apa data dibutuhkan
6. Prioritas yang diberikan dari bermacam data
7. Prosedur/mekanisme yang digunakan untuk memproses data
8. Bagaimana pengaturan umpan balik
9. Mekanisme evaluasi yang digunakan.
SIM yang baik akan mampu menyediakan data dan kemampuan analisis perhitungan data-data. Dalam suatu organisasi, setiap tingkatan manajemen mempunyai kebutuhan-kebutuhan rencana sendiri yang berbeda. SIM yang dikembangkan harus mampu mendukung setiap kebutuhan tersebut. Dengan
demikian suatu SIM manajemen yang baik harus mampu memberikan dukungan pada proses-proses berikut:
- Proses perencanaan
- Proses pengendalian
- Proses pengambilan keputusan.
III. PEMBAHASAN
3.1 Tantangan, Perkembangan dan Tujuan Teknologi Informasi
Keberhasilan sistem informasi tidak seharusnya diukur hanya melalui efisiensi dalam hal meminimalkan biaya, waktu, dan penggunaan sumber daya informasi. Keberhasilan juga diukur dari efektivitas teknologi informasi dalam mendukung strategi bisnis organisasi, memungkinkan proses bisnisnya, meningkatkan struktur organisasi dan budaya, serta, meningkatkan nilai pelanggan dalam bisnis perusahaan.
Gambar 3. Pengelolaan Teknologi Informasi Untuk Menunjang Proses Bisnis Tantangan bisnis / teknologi informasi meliputi 1. kebutuhan atas kecepatan dan fleksibilitas pengembangan siklus produk, proses manufaktur, dan siklus pengiriman, 2. Perekayasaan ulang dan intehrasi lintas fungsi proses bisnis dengan menggunakan teknologi internet., 3. Integrasi e-business dan e-commerce ke dalam strategi, proses, struktur, dan budaya organisasi. Perkembangan bisnis / teknologi informasi meliputi 1. Penggunaan internet, intranet, ekstranet, dan Web sebagai infrastruktur teknologi informasi utama, 2. Difusi teknologi Web untuk para pegawai, pelanggan, dan pemasok yang bekerja dengan internet, 3. Komputer berjaringan global, kerja sama, dan sistem pendukung keputusan. Tujuan bisnis / teknologi informasi meliputi 1. Memberi para pelanggan yang mereka inginkan,
Perusahaan Bisnis
Strategi/Proses/Struktur/budaya
Teknologi
Informasi
Nilai Pelanggan
kapan dan bagaimana mereka menginginkan, dengan harga terendah, 2. Koordinasi pemanufakturan dan proses bisnis dengan para pemasaran dan pelanggan, 3. Kemitraan saluran pemasaran dengan para pemasok dan distributor. 3.2 Keberhasilan dan Kegagalan Penerapan Sistem Informasi
3.2.1 Faktor Penunjang Keberhasilan Penerapan Sistem Informasi
Komputer yang merupakan teknlogi terkini memiliki peranan yang sangat vital dalam keberhasilan implementasi teknologi dan sistem informasi. Dengan demikian berbagai organisasi kini telah berinvestasi dengan mengalokasikan anggaran perusahaan yang cukup besar untuk pengadaan teknologi tersebut. Untuk itu diperlukan analisa mengenai faktor-faktor teknis, ekoomis, organisasional, dan operasional yang menunjang sistem informasi yang bagus dan layak secara bisnis. Meskipun suatu organisasi telah menerapkan sistem informasi untuk menunjang aktivitasnya, penerapan tersebut bisa berhasil ataupun tidak. Seringkali penerapan sistem informasi, terutama yang berbasis IT menjadi gagal. Kegagalan tersebut bisa berarti proyeknya tidak selesai ataupun telah diimplementasikan namun penggunaannya tidak efektif atau bahkan tidak digunakan.
Besarnya biaya yang harus dikeluarkan dalam penerapan sistem informasi, suatu organisasi memerlukan studi kelayakan sehinggga baik secara teknis, ekonomis, operasional dan organisasional penerapan sistem informasi layak secara bisnis. Akan tetapi pada umumnya keuntungan yang diakibatkan dari penerapan sistem informasi sangat sulit bahkan tidak dapat dihitung. Beberapa hal yang dapat menjadi perhatian berkaitan dengan biaya dan peran sistem informasi tersebut adalah ketepatan, kecepatan dan reporting interval. Ketepatan yang semakin tinggi umumnya meningkatkan biaya, sehingga diperlukan pertimbangan bahwa ketepatan hanya akan dipertahankan dan ditingkatkan apabila ketepatan tersebut dapat meningkatkan nilai suatu keputusan. Semakin cepat suatu informasi diperoleh maka semakin mahal informasi tersebut. Informasi yang dapat diperoleh lebih cepat dapat dijadikan sebagai sarana untuk mengidentifikasi masalah yang terjadi lebih dini sehingga dapat dihasilkan resolusi yang lebih baik. Informasi yang semakin sering diperbaharui (reporting interval ) akan menyebabkan biaya
yang semakin tinggi pula. Proses pengambilan keputusan yang dipengaruhi cepatnya perubahan informasi akan mempengaruhi kecepatan suatu informasi untuk dapat diperbaharui.
Studi kelayakan merupakan studi pendahuluan untuk menyelidiki kebutuhan informasi, tujuan, hambatan, sumberdaya yang digunakan, biaya, keuntungan, kelayakan. Tujuan studi kelayakan untuk mengevaluasi alternatif sistem dan mengusulkan sistem yang paling layak yang diinginkan pengembangannya. Evaluasi ini meliputi, kelayakan organisasi, kelayakan ekonomi, kelayakan teknis dan kelayakan operasi. Kelayakan organisasi untuk mengetahui sejauh mana sistem informasi dapat mendukung kegiatan organisasi. Kelayakan ekonomi untuk mengetahui besarnya biaya yang dapat dihemat setelah menerapkan sistem, peningkatan pendapatan, keuntungan, dan keuntungan lain. Kelayakan teknis untuk melihat sejauh mana perangkat keras dan lunak dapat diandalkan untuk memenuhi kebutuhan sistem, cara memperoleh dan mengembangkannya. Kelayakan operasi untuk mengetahui keinginan dan kemampuan manajemen, karyawan, pelangan, pemasok dan pengguna lain untuk mengoperasikan, menggunakan dan mendukung sistem yang diusulkan.
Perkembangan organisasi yang dinamis mengharuskan organisasi perlu melakukan penyempurnaan sistem informasinya. Penyempurnaan sistem informasi ini dapat dilakukan melalui tahapan – tahapan yaitu analisa sistem, desain sistem, implementasi sistem dan review sistem. Analisa sistem dilakukan atas dasar pertimbangan bahwa pada masa yang akan datang organisasi akan tumbuh terus menerus sehingga membutuhkan penyesuaian terhadap sistem yang lama agar tidak terjadi masalah. Masalah – masalah utama yang terjadi di dalam sistem dapat diketahui melalui survei yang intensif terhadap sistem dan kebutuhan pengolahan data pada masa yang akan datang. Hasil – hasil survei dikumpulkan untuk merancang rekomendasi bagi bagi revisi sistem yang ada atau dengan melakukan pengembangan sistem baru. Analisa sistem harus dapat mengetahui kebutuhan informasi para manajer dan pemakai sistem lainnya, mengetahui masalah – masalah yang terjadi, mengetahui uraian lengkap operasi sistem. solusi tentatif yang berkembang setelah diketahuinya masalah perlu dievaluai dengan melibatkan end user, agar tidak terjadi penyimpangan dari tujuan organisasi dan
tujuan penerapan sistem informasi. Yang terakhir dilakukan pada tahap analisa sistem adalah mengeluarkan rekomendasi kepada manajemen.
Tahap desain sistem merupakan proses yang menyiapkan spesifikasi dengan rinci untuk mengembangkan suatu sistem baru. Spesifikasi sistem dimulai dari penentuan spesifiksi output sistem yang terdiri dari isi, format, volume dan frekuensi laporan dan dokumen, menentukan spesifikasi input sistem, diikuti dengan penentuan desain hal – hal yang diangggap penting meliputi langkah pengolahan, prosedur, pengendalian dan persiapan dalam implementasi. Pada tahap implementasi sistem, apabila sistemnya berasal dari revisi sistem yang lalu maka langkah pertama yang dilakukan adalah penjadwalan berbagai aktivitas sehingga dapat terkordinasi dengan baik. Langkah selanjutnya adalah penerimaan pegawai baru atau pelatihan serta realokasi pegawai yang lama apabila diperlukan. Apabila yang diterapkan sistem baru, maka prosedur – prosedur perlu dilakukan pengujian, seperlunya dapat dimodifikasi dan dikembangkan sehingga dapat menyesuaikan dengan sistem yang lama. Sistem baru yang telah siap untuk mulai berfungsi, dapat segera diaplikaskan secara simultan dengan sistem yang lama dalam waktu yang singkat. Hasil dari sistem baru tersebut kemudian diperbandingkan dengan sistem yang lama.
Tahap review sistem dilakukan untuk mengetahui kelemahan – kelemahan penerapan sistem yang mungkin tidak terlihat dengan jelas. Review sistem dilakukan secara periodik sepanjang umur sistem. Review akan menunjukan perlu tidaknya modifikasi sistem yang berjalan atau bahkan mengganti dengan sistem yang baru. Tidak semua penerapan SI/TI berhasil sesuai dengan yang diharapkan. Implementasi SI/TI bukan hanya komputerisasi proses manual. Jika hanya komputerisasi maka perusahaan tidak akan mencapai tujuan yang diinginkan. Kegagalan perusahaan menerapkan SI/TI salah satunya disebabkan pemahaman yang kurang tepat tentang bagaimana SI/TI memperlakukan dan diperlakukan dalam proses bisnis perusahaan. Beberapa perusahaan menganggap penerapan SI/TI hanyalah sebagai gengsi untuk meningkatkan citra. Akibatnya penerapan SI/TI tidak dikelola dengan baik, hanya sekedar otomisasi aktivitas manual dan menunjukkan kepada pihak eksternal bahwa perusahaan mereka sudah memakai SI/TI untuk menopang bisnis. (Usnodo, 2010). Dengan berbagai fakta yang
menunjukkan bahwa peluang kegagalan penerapan sistem informasi terutama yang berbasis komputer sangat besar, maka sebaiknya dalam pembuatan sistem informasi harus melalui proses yang tepat.
3.2.1 Kegagalan Penerapan Sistem Informasi
Tidak semua penerapan SI/TI berhasil sesuai dengan yang diharapkan. Implementasi SI/TI bukan hanya komputerisasi proses manual. Jika hanya
komputerisasi maka perusahaan tidak akan mencapai tujuan yang diinginkan. Pada
pelaksanaanya proyek sistem informasi menghadapi kemungkinan untuk berhasil maupun gagal. Tingkat resiko kegagalan menurut Kenneth & Jane (2007) tergantung dari :
- Ukuran proyek, dimana semakin besar biaya, waktu, organisai dan jumlah
staff semakin besar resiko kegagalan proyek.
- Struktur proyek, dimana adanya strutur proyek yang baik dengan
kebutuhan yang jelas dan tegas akan mengurangi kegagalan suatu proyek.
- Pengalaman dengan teknologi, dimana kurangnya keahlian dan
pengalaman dari anggota proyek terhadap penggunaan teknologi akan meningkatkan resiko kegagalan proyek.
Sugiarsono (2003) menyebutkan bahwa kegagalan proyek sistem informasi dapat disebabkan karena ketidakpahaman top executive perusahaan tentang manfaat penerapan sistem informasi di perusahaannya. Mereka tidak memahami sistem informasi tersebut dapat membantu untuk proses bisnis apa saja. Hal tersebut dialami oleh salah satu stasiun televisi lokal yang telah membeli software aplikasi canggih dan hardware pendukungnya namun terpaksa menunda pengimplementasiannya lantaran tidak memahami pemanfaatannya.
Lyytinen and Hirschheim’s (1987) dalam Goulielmos (2003) menyebutkan beberapa faktor kegagalan penerapan sistem informasi, yaitu:
- Correspondence failure, sistem informasi tidak mampu memenuhi tujuan dari desainnya.
- Interaction failure. Pengguna jarang atau tidak merawat sistem informasi yang ada.
- Process failure. Sistem informasi melebihi budget yang direncanakan atau melewati batas waktu penelesaian yang ditentukan.
- Expectation failure. Sistem informasi tidak mampu memenuhi harapan dari para stakeholder.
Banyak faktor yang menyebabkan kegagalan proyek teknologi informasi, menurut Shauchenka (2012), data dari berbagai lembaga riset menyatakan sebab-sebab kegagalan adalah sebagai berikut:
a. Chaos Report (1995)
- Kebutuhan yang tidak terpenuhi - Kurangnya keterlibatan dari pengguna - Kurangnya sumber daya
b. OASIG Study (1995)
- Kurangnya perhatian pada aspek manusia dan organisasi itu - Lemahnya managemen proyek
- Kurangnya artikulasi kebutuhan penggunan c. KPMG Canada Survey (1997)
- Kurangnya perencanaan - Lemahnya pelaksanan
- Kurangnya dukungan dan keterlibatan dari pimpinan d. The Bull Survey (1998)
- Putusnya komunikasi - Kurangnya perencanaan - Kurangnya koordinasi - Lemahnya pengawasan
e. Coverdale Organization research (Cushing, 2002) - Lemahnya perencanaan
- Tidak jelasnya tujuan dan sasaran
- Kurangnya dukungan eksekutif dan keterlibatan pengguna.
Berdasarkan beberapa hasil riset tersebut dapat disimpulkan bahwa meskipun faktor teknis misalnya berupa kecanggihan teknologi adalah merupakan
termasuk faktor kegagalan namun faktor penyebab utama kegagalan justru terletak pada lingkungan internal organisasi. Lingkungan internal organisasi tersebut yaitu; sumber daya manusia berupa kemampuan menguasai teknologi; manajemen berupa kurangnya perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan maupun prilaku dalam berorganisasi berupa komunikasi dan koordinasi.
Majalah Warta Ekonomi dalam buku seri korporasi tentang Lead Business with IT yang ditulis dalam rangka Warta Ekonomi E-Company Award 2009, mengawali buku tersebut dengan bab yang berjudul Implementasi TI bukan Otomasi. Sebuah judul menarik, yang didalamnya memuat beberapa sebab kegagalan penerapan SI/TI yaitu :
- Rendahnya komitmen manajemen dan kesiapan sebelum implementasi.
- Kegagalan pelaksanaan proyek.
- Overbudget.
- Molornya waktu pelaksanaan.
- Kualitas proyek yang tidak sesuai harapan. - Resistensi saat implementasi.
Menurut Usnodo (2010), dalam berbagai survei, sekitar 70% proyek SI/TI dinyatakan gagal. Standish Group menyatakan hanya 10% perusahaan yang berhasil menerapakan ERP, 35% proyek dibatalkan dan 55% mengalami keterlambatan. Meta Group menyatakan 55% - 75% proyek CRM gagal. CRM Forum menyatakan lebih dari 50% proyek CRM di Amerika Serikat serta lebih dari 85% di Eropa dianggap gagal. Untuk menghindari kegagalan tersebut dibutuhkan strategi manajemen perubahan yang baik, sehingga perusahaan mendapatkan value yang diharapkan dari investasi SI/TI. Bagimana dengan Indonesia ? Menurut R. Eko Indrajit seperti ditulis dalam Usnodo (2010) menyebutkan butuh pendekatan berbeda dalam implementasi SI/TI di Indonesia. Ia menyebut metode low hanging fruit sebagai salah satu pendekatan yang dianggap cocok dengan kultur Indonesia.
Coba tengok saja kejadian saat maskapai penerbangan Garuda mengalami kegagalan perpindahan sistem lama ke sistem baru. Meskipun kejadian ini bukan merupakan kegiatan membangun sistem dari awal, tetapi kejadian ini sempat
menarik perhatian karena jadwal penerbangan maskapai Garuda Indonesia sempat kacau akibat diterapkan sistem baru. Integrated Operation Control System (IOCS) pada 18 November 2010. Akibatnya, ratusan penumpang Garuda di beberapa bandara sempat menumpuk. SI/TI senilai US$ 1,5 juta itu sejatinya digunakan untuk memantau pergerakan pesawat, awak dan lalu lintas penerbangan. Sistem itu meliputi perencanaan yang dirancang setahun sebelumnya termasuk rute Garuda, aircraft plan, dan crew managing system. Dalam sistem itu juga diatur pemasangan awak sehingga diperlukan data jadwal penerbangan awak, pergerakan awak termasuk keterlambatan/cancel dan penyebabnya. Sistem lama yang digunakan Garuda terpotong-potong sedangkan sistem baru IOCS terintegrasi. Setelah dilakukan investigasi mendalam permasalahan terdapat di jaringan. Tapi karena sistem tidak bisa diakses selama empat jam dan backup system tidak ada, maka terjadi kerancuan data, crew movement tidak masuk ke
sistem.
IV. KESIMPULAN & SARAN 4.1 Kesimpulan
Perkembangan organisasi yang dinamis mengharuskan organisasi perlu melakukan penyempurnaan sistem informasinya. Penyempurnaan sistem informasi ini dapat dilakukan melalui tahapan – tahapan yaitu analisa sistem, desain sistem, implementasi sistem dan review sistem. Tahapan tersebut apabila dilakukan dengan benar maka akan memberikan implikasi positif yang sangat nyata dalam perkembangan suatu sistem informasi perusahaan. Sistem informasi memang memberikan kemudahan, kecepatan, dan berbagai macam keuntungan lainnya dari penggunaannya. Dengan segala manfaat yang bisa diberikan, maka peluang perusahaan atau organisasi dalam mencapai tujuannya akan semakin besar dalam keberhasilannya. Akan tetapi adakalanya suatu sistem informasi tidak dapat berjalan sebagaimana mestinya atau bahkan tidak berjalan sama sekali alias mengalami kegagalan. Kegagalan yang terjadi dapat disebabkan oleh berbagai macam hal. Namun satu hal yang paling lumrah terjadi justru berawal dari manajemen perusahaan yang bersangkutan. kegagalan proyek sistem informasi dapat disebabkan karena ketidakpahaman top executive perusahaan tentang manfaat penerapan sistem informasi di perusahaannya. Mereka tidak memahami sistem informasi tersebut dapat membantu untuk proses bisnis apa saja. Sistem yang dibuat bagaimanapun memerlukan sumberdaya yang mumpuni selaku pelaku atau pemakai sistem informasi, baik sebagai operator sistem tersebut ataupun sebagai pihak yang memiliki wewenang dalam pengambilan keputusan.
Sebuah sistem informasi akan sangat maksimal kegunannya apabila manusia mampu memanfaatkan fungsinya dengan baik. Selain itu tentunya kesadaran untuk dilakukan maintenance atau pemeliharaan dari pihak manajemen juga akan mempengaruhi kesiapan dari perangkat sistem tersebut apabila akan digunakan. Hal-hal demikian perlu mendapat perhatian secara serius oleh manajemen. Bagaimanapun investasi untuk perancangan dan penerapan sistem informasi bukanlah suatu hal yang kecil nilainya. Namun bila suatu sistem informasi mampu berperan penting dalam menunjang aktivitas bisnis perusahaan tentunyan akan dapat menciptakan value yang sangat besar bagi perusahaan.
Sistem informasi disini dapat berperan dalam menunjang hubungan yang baik perusahaan dengan mitra maupun dengan konsumen.
4.2 Saran
1. Perlu adanya kepedulian yang tinggi dari pihak manajemen sehubungan dengan penerapan suatu sistem informasi. Sistem informasi dibentuk bukan hanya tanggung jawab divisi TI tetapi jauh lebih penting bagaimana pihak manajemen selaku pengambil keputusan mengerti dan paham mengenai apa-apa yang menjadi tujuan diterapkannya sistem tersebut bagi kebutuhan organisasi.
2. Perlu adanya aturan-aturan yang jelas yang berlaku pada setiap pemakai sistem informasi perusahaan agar dapat meminimalisir kemungkina-kemungkinan terjadinya penyimapangan pemakaian yang dapat merugikan perusahaan dan menyebabkan tujuan organisasi tidak tercapai.
3. Perusahaan mengadakan pelatihan secara kontinu dan terpadu terkait dengan penerapan sistem informasi yang baru bagi seluruh operator tiap-tiap divisi operasional perusahaan agar kompetensi sumber daya manusia terhadap TI tetap secara konsisten baik.
4. Perlu adanya kegiatan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem secara berkala, agar kondisi sistem senantiasa diperbarui sesuai dengan perkembangan operasional bisnis perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Laudon, K. C., dan Laudon, J. P., 2007. Sistem Informasi Manajemen Mengelola Perusahaan Digital Buku 2 Edisi 10. Salemba Empat: Jakarta.
McLeod. R. 1996. Sistem Informasi Manajemen; Studi Informasi Berbasis Komputer. Terjemahan. PT. Prenhalindo.
O’Brien, James. 2000 Management Information System:Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise, Fourth Edition. McGraw-Hill.
Shauchenka, U., Why Projects Fail. Tersedia pada alamat URL:
http://www.slideshare.net/kauatul/why-projects-fail. Diakses September, 2012 Sugiarsono, J. 2003. Potret Kebingungan Investasi TI. Majalah Swa(sembada). Edisi 23 Januari-5 Februari 2003. No. 02/XIX/23.
Usnodo, I. 2010. Lead Business with IT (Seri korporasi Warta Ekonomi E-Company Award 2009). edited by H. Adrian. Jakarta: Dian Rakyat.
http://blog.stikom.edu/erwin/files/2011/09/bk01-Manfaat-dan-Keungggulan-SI-TI.pdf
