75
A. Gambaran Umum Perusahaan
Adapun gambaran umum dari objek penelitian yang dipilih adalah di UD Aneka Toys atau Toko Aneka Toys yang berada di Jl.Bukit Duri Barat No 346, Manggarai, Jakarta Selatan.
Adapun operasional toko setiap harinya dimulai pukul 07:00 hingga pukul 22:00, dengan dua kali jeda istirahat (tutup sementara) di siang hari dan menjelang malam.
UD Aneka Toys adalah perusahaan perseorangan yang bergerak dalam bisnis usaha perdagangan atau jual beli secara eceran, dengan barang dagang berupa mainan anak-anak. Didirikan tahun 1990, oleh Bpk Basymar Syahruddin sebagai owner dan sekaligus pengurus toko hingga saat ini.
Pada tahun 2007, untuk menjawab permintaan pelanggan UD Aneka Toys mengembangkan bisnisnya dengan menambah jenis barang dagang dijual dengan kategori alat-alat tulis dan keperluan sekolah (dalam lingkup terbatas) namun dengan tetap fokus pada segmen pasar untuk customer anak-anak dan remaja usia sekolah dan dewasa level menengah.
Dalam menjalankan bisnisnya UD Aneka Toys mendapatkan barang-barang dagangan dari beberapa supplier di Jakarta, dan kesemua transaksinya dilakukan secara tunai. Begitupun dalam transaksi jual beli dengan customer secara keseluruhan transaksi tunai.
Struktur Organisasi Perusahaan
Berikut adalah gambar struktur organisasi UD Aneka Toys (saat ini).
GAMBAR 4.1 STRUKTUR ORGANISASI UD ANEKA TOYS Sumber: diolah oleh penulis
Berikut akan dijelaskan mengenai fungsi dan tugas masing-masing personil dalam organisasi.
a) Owner/Pemilik/Pemimpin Utama
1) Pemegang tanggungjawab penuh atas perusahaan; 2) Pengambil keputusan tunggal dalam perusahaan;
3) Pemegang, pengelola dan pengendali keuangan perusahaan;
4) Menjalin kerjasama dan menjaga hubungan baik dengan pemasok/supplier;
Owner/Pemilik/Pimpinan Utama
Pengawas
Frontliner 2 Frontliner 1
5) Memimpin dan mengkoordinir bawahan secara langsung maupun tidak langsung.
b) Pengawas
1) Mengawasi lalu lintas barang dagang dan stok; 2) Mengkoordinir dan mengawasi kinerja frontliner; 3) Menjaga ketersediaan barang dagang (purchasing); 4) Bersama Pemimpin Utama, menjaga hubungan baik
dengan pemasok/supplier sebagai mitra usaha; 5) Menjaga dan mengatur peredaran kas kecil; 6) Me-review operasional perusahaan setiap hari;
7) Memberi saran dan masukan kepada Pemimpin Utama perihal keuangan perusahaan, stok barang, kinerja frontliner.
c) Frontliner
1) Bertransaksi jual-beli dengan pelanggan;
2) Memasarkan dan mempresentasikan barang dagangan kepada pelanggan;
3) Menjaga hubungan baik dengan pelanggan; 4) Memegang dan bertanggungjawab atas kas kecil; 5) Memeriksa dan mencocokan barang dagang yang
6) Menerima dan mengatur tata letak barang dagang yang masuk dari kegiatan pembelian barang dagang (fungsi bagian gudang);
7) Memberi kode atau label harga pada barang dagang; 8) Mencatat transaksi jual beli yang terjadi;
9) Membuat bon/nota penjualan untuk pelanggan.
B. Analisis Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi yang digunakan di UD Aneka Toys adalah jenis struktur organisasi garis/lini, dimana wewenang dan pengawasan diberikan secara langsung dari pemimpin kepada bawahannya secara vertikal dalam satu garis.
Struktur organisasi inilah yang diadopsi, karena lingkup organisasi yang kecil, dan mempercepat proses pengambilan keputusan oleh pemilik/pemimpin perusahaan. Namum demikian struktur organisasi seperti ini memiliki beberapa kekurangan diantaranya adanya penggabungan tugas (merangkap) karena tidak adanya staf ahli atau pembagian tugas secara fungsional, dan setiap individu dalam lini organisasi tidak mampu untuk berkembang karena semua tugas-tugas dibebankan secara penuh oleh pemilik sendiri, yang idealnya dilakukan dalam kerjasama tim.
Hal ini akan menjadi sulit ketika perusahaan mulai mengembangkan bisnisnya dikemudian hari, dan bahkan kesulitan ini
tampak saat operasional sedang padat (sedang ramai pembeli) dimana frontliner harus menghadapi/melayani lebih dari 2 pelanggan, dan load tugasnya menjadi bertambah padat.
C. Sistem Informasi Akuntansi Pada UD Aneka Toys
a. Siklus Pendapatan.
1) Deskripsi kegiatan.
Pada sistem penjualan tunai, pembeli diwajibkan membayar barang yang akan ia beli sebelum barang tersebut diserahkan perusahaan kepada pembeli.
Berikut urutan kejadian dalam proses penjualan barang dagang secara tunai:
a) Dimulai ketika adanya pesanan atau permintaan barang dagang dari customer yang datang langsung ke toko disampaikan kepada frontliner, biasanya secara lisan, walaupun kadang ditemui dimana customer/pelanggan memiliki catatan/list barang yang mereka cari, hal ini terjadi pada penjualan barang dagang jenis alat tulis/stationery. b) Lalu frontliner akan memeriksa jenis barang yang mereka
cari.
c) Ketika barang tersebut didapat maka frontliner akan menunjukan barang tersebut dan pelanggan memeriksa barang tersebut apakah sesuai dengan yang diinginkannya.
d) Kemudian frontliner menerima uang dari pelanggan sesuai total belanja pelanggan, membuat nota penjualan/bon dan kemudian menyerahkannya beserta barang tersebut kepada pelanggan.
e) Dari transaksi diatas pelanggan mendapatkan nota penjualan (bon) yang berisi informasi tentang banyak barang yang dibeli, nama barang, harga jual per unit, total harga jual, dan total belanja pelanggan (dalam Rp). Sampai disini transaksi penjualan selesai, kalaupun ada barang lagi yang diinginkan pelanggan maka akan berulang ke prosedur nomor satu. f) Kemudian begitu transaksi selesai, frontliner harus mencatat
penjualan yang barusan terjadi dalam buku penjualan. Didalam buku tersebut wajib tercatat informasi mengenai tanggal transaksi, jumlah barang yang keluar atau dijual, nama barang, harga pokok pembelian barang, dan harga jual barang.
g) Buku penjualan ini nantinya diperiksa (sebagai mutasi stok dan laporan penjualan) oleh pengawas dan pemilik setiap harinya di jeda istirahat atau di saat pergantian frontliner. 2) Fungsi yang terkait.
a) Fungsi penjualan.
Di dalam sistem transaksi penjualan tunai, fungsi ini memproses order/pesanan dari pelanggan, menjelaskan
fitur-fitur barang kepada pelanggan, menjual barang dagang kepada pelanggan (sesuai dengan harga yang disepakati bersama), membuat nota penjualan, dan memberi petunjuk dan saran kepada pelanggan perihal penggunaan barang tersebut (umumnya untuk mainan anak-anak). Fungsi penjualan ini dilaksanakan sepenuhnya oleh frontliner.
b) Fungsi penerimaan kas.
Sebagaimana yang terlihat dari urutan kejadian penjualan tunai diatas, maka fungsi ini memproses uang yang diberikan pelanggan atas transaksi penjualan yang telah disepakati bersama. Uang yang diterima dari pelanggan diperiksa nominal dan fisiknya, mengembalikan uang kepada pelanggan bilamana uang tersebut nominalnya melebihi pembayaran yang telah disepakati sebelumnya. Mengelompokkan/mengklasifikasi uang yang ada di cash box berdasarkan nilai nominalnya. Fungsi ini dijalankan sepenuhnya juga oleh frontliner.
c) Fungsi akuntansi.
Fungsi ini tugasnya mencatat semua transaksi atas penjualan tunai yang terjadi. Transaksi penjualan yang terjadi dicatat ke sebuah buku secara manual, ditulis tangan. Dan buku tempat pencatatan transaksi penjualan tersebut nantinya dilaporkan kepada pengawas, kemudian pengawas
melaporkannya pada pemilik. Fungsi ini dijalankan sepenuhnya oleh frontliner.
3) Jaringan prosedur yang terkait. a) Prosedur penjualan.
Pelanggan masuk ke toko, frontliner menyambut dan menanyakan kepada pelanggan perihal barang yang ia cari. Kemudian frontliner akan menganalisa barang yang disebutkan dan jika barang tersebut barang yang dijual di toko, maka frontliner akan mencarikannya.
Barang tersebut kemudian dijelaskan fitur dan fungsinya kepada pelanggan dan kemudian frontliner menyebutkan harganya. Pelanggan menyerahkan uang sesuai harga yang disepakati, frontliner kemudian membuatkan nota/bon, dan menyerahkan nota/bon tersebut kepada pelanggan berikut barangnya.
b) Prosedur penerimaan kas.
Frontliner menerima uang dari pelanggan, kemudian memeriksa nilai nominalnya dan keadaan fisik uangnya. Memasukkan uang ke dalam cash box, mengambil uang kembalian jika nilai nominalnya melebihi harga yang disepakati, kemudian mengelompokkan uang tersebut berdasarkan nominalnya.
Setiap harinya uang kas akan dicocokkan dengan informasi di buku catatan penjualan oleh pengawas, dan menjelang tutup, buku catatan penjualan direview oleh pemilik, dan uang hasil penjualan diambil oleh pemilik.
Uang hasil penjualan adalah jumlah uang yang ada di cash box saat toko tutup dikurangi jumlah uang yang diberikan/ditinggalkan pemilik di cash box saat toko buka. c) Prosedur pencatatan.
Setelah pelanggan dan frontliner selesai bertransaksi, maka frontliner mencatat penjualan yang terjadi tadi ke dalam buku catatan penjualan, dengan format jumlah barang, nama barang, harga jual barang maksimal, jumlah uang yang diterima.
4) Dokumen yang digunakan.
Dokumen-dokumen yang digunakan yakni sebagai berikut: a) Nota penjualan atau bon;
b) Buku catatan penjualan.
Pelanggan Frontliner Pengawas Pemilik
GAMBAR 4.2 FLOWCHART PENJUALAN TUNAI SISTEM BERJALAN Sumber: diolah oleh penulis
Nota jual/bon Memeriksa kondisi barang dan membayar 1 Buku Penjualan Mereview & mencocokan dgn uang yg diterima Buku Penjualan Uang Mencari barang 1 Mencatat trs Penjualan Buku penjualan Nota jual/bon Uang Membuat Nota jual Pesanan Pesanan Barang Uang Barang Nota jual/bon Buku Penjualan Uang
b. Siklus Pengeluaran
1) Deskripsi kegiatan.
Perusahaan melakukan pengadaan barang dagang yang dibutuhkan pelanggan, dengan berbelanja ke sejumlah supplier dengan cara tunai. Semua rencana dan keputusan pembelian barang dagang sepenuhnya atas otorisasi pemilik. Pemilik akan mempertimbangkan jumlah barang, dan trend penjualan atas barang tertentu, yang didapat dari hasil review buku catatan penjualan.
Berikut urutan kejadian proses pembelian barang dagang tunai secara keseluruhan dari proses penentuan barang yang dibeli hingga penanganan barang tersebut sesampainya di toko.
a) Kegiatan diawali ketika pengawas melakukan pengecekan terhadap jumlah barang dagang berdasarkan catatan yang ada di buku penjualan.
b) Kemudian pengawas akan membuat catatan atas barang dagang yang akan dibeli. Catatan tersebut nantinya akan dibawa ke pemilik untuk mendapat persetujuan dari pemilik untuk dibeli.
c) Setelah mendapatkan pengesahan/persetujuan dari pemilik maka catatan tersebut akan diserahkan ke pengawas beserta sejumlah uang (sebesar estimasi total belanja).
d) Maka pengawas (yang telah membawa catatan barang yang akan dibeli dan sejumlah uang) akan pergi menuju beberapa tempat supplier yang telah menjadi langganan Toko Aneka Toys, dan membeli barang-barang tersebut. Pada tahapan ini baik pengawas maupun pemilik adalah orang yang kompeten dan mereka dapat melakukan tahapan ini secara bergantian. e) Sekembalinya dari membeli barang dagangan, pengawas
menyerahkan barang-barang tersebut ke frontliner beserta nota pembelian dari supplier.
f) Frontliner membongkar, menghitung dan mencocokan barang-barang tersebut sesuai dengan nota pembelian.
g) Jika semua sudah sesuai (antara barang dengan nota pembelian) maka frontliner melanjutkan ke tahap pemberian label harga, dan mengatur peletakan barang-barang untuk display dan penyimpanan stok.
h) Dan di tahap akhir, frontliner menyerahkan nota pembelian yang sudah terverifikasi kepada pengawas, lalu disimpan urut tanggal.
2) Fungsi yang terkait. a. Fungsi persediaan.
Fungsi ini bertugas untuk memantau stok barang melalui transaksi-transaksi penjualan dan penerimaan barang. Fungsi ini dijalankan oleh pengawas.
b. Fungsi pembelian.
Fungsi ini bertugas membeli barang dagang ke supplier untuk memenuhi kebutuhan toko atas permintaan pelanggan. Fungsi ini dijalankan oleh pengawas dibawah pengawasan langsung oleh pemilik. Dan pada saat-saat tertentu pemilik juga dapat menjalankan fungsi ini.
c. Fungsi penerimaan.
Fungsi ini bertugas memeriksa dan mencocokkan barang yang telah dibeli berdasarkan nota pembelian (nota penjualan supplier), memberi kode/label harga pada barang, dan mengatur display dan penyimpanan barang. Fungsi ini dijalankan oleh frontliner.
d. Fungsi akuntansi.
Fungsi akuntansi yang terlihat dalam sistem ini hanyalah pendokumentasian nota-nota pembelian yang dilakukan oleh pengawas.
3) Jaringan prosedur yang membentuk sistem. a. Prosedur permintaan barang.
Diawali dengan pemeriksaan barang secara fisik oleh pengawas, kemudian pengawas mencatat stok barang yang habis dan akan dibeli. Catatan tadi diajukan ke pemilik untuk mendapat persetujuan.
b. Prosedur pengeluaran kas.
Catatan yang diserahkan dari pengawas ke pemilik, di-review, dan kemudian pemilik memutuskan barang mana yang akan dibeli dan berapa jumlahnya dengan mempertimbangkan informasi yang ia dapatkan dari buku catatan penjualan. Pemilik menyerahkan catatan yang telah disetujui berikut uang untuk belanja barang.
c. Prosedur penerimaan barang.
Ketika barang yang dibeli dari supplier tiba ditoko, pengawas menyerahkan nota pembelian (nota penjualan dari supplier) kepada frontliner. Kemudian frontliner memeriksa dan mencocokkan semua barang yang ditulis di nota pembelian dengan fisik dan jumlahnya. Barang kemudian diberi label/kode harga berdasarkan harga perolehan barang yang tertulis di nota. Setelah itu, frontliner mengatur letak barang. Untuk di-display 1 atau 2 unit, sisanya disimpan dibelakang.
4) Dokumen yang digunakan. a. Buku catatan penjualan;
b. Catatan barang yang akan dibeli; c. Nota pembelian (bon dari supplier). 5) Flowchart proses pembelian tunai.
Pengawas Pemilik Frontliner
GAMBAR 4.3 FLOWCHART PEMBELIAN TUNAI SISTEM BERJALAN Sumber: diolah oleh penulis.
T Nota pembelian (terverifikasi) Barang 1 Belanja barang ke supplier List barang (disetujui) Uang Nota pembelian List barang yang akan dibeli Memeriksa barang dagang habis Catatan barang habis Mulai Mempertimbang kan dan menyetujui Uang List barang (disetujui) List barang yg akan dibeli Nota pembelian (terverifikasi) Memeriksa, mencocokan barang dgn nota Nota pembelian 1 Barang Buku catatan penjualan
D. Analisis Fungsi Dan Prosedur.
Toko Aneka Toys selama ini menjalankan operasinya dengan sistem yang sederhana, manual dan belum terstruktur. Berikut penjelasannya:
1. Siklus Pendapatan
Adanya fungsi yang merangkap pada frontliner, mulai dari menjual barang dan melayani pelanggan, penerimaan kas, pencatatan transaksi, yang seharusnya terpisah. Hal ini akan melemahkan pengawasan frontliner terhadap barang dan kas yang terdapat di cash box.
Prosedur pencatatatan transaksi, yang tidak tertib, terlewat, dan lupa dicatat, (akibat merangkapnya fungsi frontliner) dapat dilihat ketika frontliner menghadapi lebih dari satu pelanggan, dan memang nota penjualan tidak ada rangkap/copy.
Penyajian yang ditulis tangan dapat menimbulkan penafsiran yang berbeda, dan tidak mudah dimengerti. Transaksi yang tercatat tidak didukung oleh dokumen yang memadai, membuka peluang terjadinya fraud, karena bisa jadi nota penjualan yang diserahkan kepada pelanggan atas suatu transaksi penjualan, tidak memuat informasi yang sama dengan informasi yang dicatat ke buku catatan penjualan.
2. Siklus Pengeluaran
Terjadinya tugas atau fungsi yang merangkap pada satu orang. Selain menjalankan fungsi penjualan dan penerimaan kas, frontliner juga melaksanakan fungsi penerimaan barang.
Sementara itu pengawas, selain menjalankan fungsi persediaan, ia juga dibebankan untuk menjalani fungsi permintaan barang (purchasing).
Prosedur penerimaan barang yang sewaktu-waktu bisa terputus karena dijalankan frontliner yang merangkap tugas sebagai fungsi penjualan. Hal ini akan meningkatkan risiko kerusakan atau kehilangan barang dagang.
Prosedur pengeluaran kas, walaupun tidak disertai dengan dokumen yang memadai, tapi tugas untuk memeriksa dan otorisasi telah dijalankan langsung oleh pemilik, dan uang yang digunakan adalah uang hasil penjualan yang diserahkan ke pemilik di hari-hari sebelumnya, atau uang yang sudah ia anggarkan untuk belanja barang (perusahaan dengan modal perseorangan).
Waktu menentukan harga jual barang, pemilik biasanya berpegang pada harga perolehan barang yang tertulis di nota supplier. Pemilik cenderung tidak memperhatikan beban-beban yang timbul dalam proses pembelian barang hingga barang sampai ke toko. Beban ini harusnya ikut menambah nilai harga perolehan barang.
E. Analisis Dokumen Yang Digunakan.
1. Siklus Pendapatan.
Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai saat ini di Toko Aneka Toys ada dua, yaitu:
a. Nota penjualan.
Nota penjualan diambil dari nota penjualan yang lazim dijual dipasaran, dengan format jumlah barang; nama barang; harga satuan barang; jumlah (harga satuan barang dikalikan jumlah barang). Ditulis tangan dan dibuat satu rangkap, hanya untuk pelanggan saja, sehingga belum dapat memenuhi kriteria yang disyaratkan dari sistem informasi akuntansi yang baik. b. Buku catatan penjualan.
Adalah buku catatan yang didalamnya memuat informasi mengenai transaksi penjualan setiap harinya, ditulis tangan oleh frontliner, dengan format (Jumlah barang; nama barang; kode harga; jumlah uang yang diterima). Digunakan untuk memantau trend penjualan, penanda/petunjuk barang keluar, dan informasi tentang jumlah uang yang dihasilkan dari operasional usaha sehari penuh.
Kesimpulannya secara umum dokumen yang digunakan dalam sistem ini belum memadai, dan belum mampu menjamin keakuratan dan keandalan informasi keuangan.
2. Siklus Pengeluaran.
a. Catatan barang yang akan dibeli.
Adalah catatan yang ditulis tangan dibuat oleh pengawas, yang berisi informasi barang yang sudah dan akan habis. Dibuat setelah pengawas memeriksa stok fisik barang dan
mereview buku catatan penjualan. Catatan ini diberikan ke pemilik sebagai usulan belanja barang ke supplier.
Catatan ditulis tangan tanpa format tertentu, hanya mencantumkan nama barang (tidak ada harga barang, keterangan jumlah stok dari barang yang masih tersisa, maupun jumlah barang yang hendaknya dibeli). Catatan kurang terperinci sehingga sulit memperkirakan jumlah uang yang akan habis untuk belanja barang atau belanja barang sebatas uang yang telah dianggarkan pemilik.
b. Nota pembelian barang.
Adalah nota yang diberikan oleh supplier sebagai bukti pembelian barang. Nota yang diperoleh dari supplier pada umumnya sama seperti nota penjualan yang dibuat Toko Aneka Toys, ditulis tangan, diberikan satu rangkap. Risiko tidak terbaca, akan membebani fungsi penerimaan barang, dan akan mempersulit proses klaim atas barang dagang yang rusak. Nota pembelian juga dilaporkan kepada pemilik sebagai bukti pertanggungjawaban atas fungsi permintaan barang, penanda/informasi arus barang masuk, harga perolehan barang yang tercantum di nota pembelian, dijadikan acuan penulisan kode harga pada barang.
Secara umum, dokumen yang ada belum cukup memadai, dan masih menimbulkan masalah-masalah tertentu.
F. Analisis Pelaporan.
Pelaporan dari segi akuntansi belum ada, karena belum adanya fungsi yang menangani akuntansi secara penuh. Dokumen-dokumen yang digunakan menjadi dokumen yang dilaporkan kepada pemilik.
G. Analisis Sistem Otorisasi.
Sistem otorisasinya terpusat pada satu orang yaitu pemilik, dan secara keseluruhan ada di tangan pemilik, dari mulai petunjuk harga jual hingga ke pengeluaran kasnya.
H. Rekomendasi Perbaikan Sistem Informasi Akuntansi.
1. Rekomendasi perbaikan fungsi dan prosedur.
Berdasarkan analisis diatas, penulis mengusulkan beberapa perubahan dan perbaikan untuk kemajuan perusahaan. Adapun rekomendasi terkait fungsi dan prosedur, diantaranya:
a. Menambah jumlah personil untuk memenuhi pemisahan fungsi-fungsi yang saat ini masih merangkap, yaitu:
1) Kasir untuk memenuhi fungsi penerimaan kas;
2) Bagian gudang untuk memenuhi fungsi persediaan dan penerimaan barang;
3) Purchasing untuk memenuhi fungsi permintaan barang;
4) Bagian akuntansi untuk mencatat, menjurnal, dan menyusun laporan keuangan yang baik.
b. Perusahaan harus memulai penggunaan teknologi komputer, paling tidak untuk penggunaan secara manual dengan tujuan diantaranya untuk
1) Mengurangi tulisan tangan dalam pencatatan demi menjaga keandalan dan keakuratan informasi dari dokumen yang dihasilkan.
2) Penyusunan laporan keuangan yang dilakukan oleh fungsi akuntansi.
c. Semua dokumen yang harus mendapatkan persetujuan dari pemilik, harus mendapatkan/melewati persetujuan pengawas. 2. Rekomendasi perbaikan dokumen.
a. Membuat nota penjualan dan nota pembelian menjadi menjadi 3 (tiga) rangkap untuk menjaga keandalan informasi.
b. Pembuatan payment voucher (dalam proses pembelian barang) dan receipt voucher (dalam proses penjualan) lengkap dengan lampirannya untuk mempermudah pencatatan dibagian akuntansi. 3. Flowchart sistem informasi akuntansi rekomendasi.
a. Siklus Pendapatan.
Berikut aliran dokumen pada sistem informasi penjualan tunai rekomendasi.
1) Aktivitas siklus pendapatan dimulai dengan masuknya order/pesanan dari pelanggan. Frontliner mencatat order
tersebut, kemudian memeriksa ketersediaan barang yang diorder.
2) Lalu bila barang tidak ada maka prosedur selesai, jika barang ada maka barang ditunjukan dan nota penjualan dibuat (rangkap tiga). Kemudian barang diserahkan ke kasir, dan nota penjualan disimpan urut nomor transaksi.
3) Frontliner menyerahkan rangkap ke 2 ke kasir bersama barang, dan rangkap ke 3 diserahkan ke pengawas. Kasir mendapatkan rangkap ke 2 dari nota penjualan dan barang, dari nota penjualan nantinya dibuat struk penjualan yang berfungsi juga sebagai kwitansi.
4) Setelah itu kasir menginput data penjualan yang ada di nota, sekaligus meng-update file penjualan dan file persediaan, seperti halnya data yang dicatat ke buku penjualan pada flowchart sistem berjalan.
5) Kemudian menerima uang tunai dari pelanggan mencetak struk penjualan, dan menyerahkan barang dan struk kepada pelanggan, kemudian menyimpan struk penjualan rangkap ke 2-nya urut nomor transaksi.
6) Di akhir jam operasional rekap penjualan (yang diambil dari file penjualan), berikut nota penjualan (rangkap ke 3) dan kas yang terkumpul direview dan dicocokkan, kemudian disusun
menjadi receipt voucher, yang berfungsi sebagai laporan penjualan harian.
7) Receipt voucher yang disusun tadi diserahkan ke pemilik berikut uang kas yang terkumpul, lalu pemilik akan memberikan approval pada receipt voucher.
8) Receipt voucher yang telah di-approve dibawa ke bagian akuntansi, untuk dibuat jurnalnya, dan diakhir bulan jurnal direkap. Hasil rekap jurnal diakhir bulan diposting ke buku besar.
Di dalam flowchart penjualan tunai rekomendasi penulis menghidupkan fungsi kasir, karena selama ini fungsi pemegang kas dalam transaksi jual beli menjadi riskan ketika dipegang oleh frontliner. Hal ini disebabkan tugas frontliner yang menerima order, mencari dan menunjukan barang kepada pelanggan, sehingga pengawasan terhadap cash box menjadi minim begitupula akan rentan terjadinya salah perhitungan dalam menghitung uang (saat menerima dan mengembalikan uang pelanggan) begitu berhadapan dengan lebih dari 2 pelanggan ketika toko sedang ramai-ramainya. Dan untuk mengurangi terlewatnya pencatatan data penjualan, maka nota penjualan dibuat rangkap 3 dan mencetak struk sebagai pengganti nota penjualan yang diserahkan ke pelanggan pada prosedur sistem berjalan.
Sementara itu diakhir jam operasional baik pengawas dapat melakukan prosedur rekonsiliasi terhadap rekap penjualan dengan nota penjualan yang telah dibuat beserta uang kas yang terkumpul untuk mempermudah pengawasan dan mendapatkan gambaran transaksi penjualan di toko selama satu hari operasional penuh.
Frontliner Kasir Pengawas
GAMBAR 4.4 FLOWCHART SISTEM PENJUALAN TUNAI REKOMENDASI BAGIAN 1
Sumber: diolah oleh penulis Mulai Terima, catat order Order 3 2 Nota 1 Penjualan N 1 2 1 Nota 2 Penjualan Input nota penjualan File Penjualan Pelanggan Uang barang Terima uang cetak struk Pelanggan Rekap. Penjualan harian Nota 3 Penjualan 2 Buat nota jual Uang File Persedian Struk 2 Pen Struk 1 Penjualan N Pelanggan 3 3 Uang Mencocok kan & susun RV Receipt voucher Uang A
Pemilik Bag. Akuntansi
GAMBAR 4.5 FLOWCHART SISTEM PENJUALAN TUNAI REKOMENDASI BAGIAN 2
Sumber: diolah oleh penulis.
Mencatat ke jurnal Jurnal Penerimaan Kas Membuat Rekap jurnal Rekapitulasi jurnal Posting ke Buku Besar Buku Besar Receipt voucher (approved) Receipt voucher Mereview & Approval Receipt voucher (approved) A Uang
b. Siklus pengeluaran.
Berikut aliran dokumen pada sistem informasi pembelian tunai rekomendasi.
1) Kegiatan dimulai ketika bagian gudang mengambil informasi persediaan barang yang telah di-update kasir.
2) Dari file persediaan barang itu, bagian gudang ia memeriksa dan mencocokkannya dengan stok fisik barang, dan kemudian membuat list barang yang akan dibeli.
3) List barang yang akan dibeli tadi dibawa ke purchasing, kemudian dari list atau catatan itu purchasing akan membuat request order.
4) Pemilik kemudian akan mempertimbangkan barang mana saja yang akan dibeli (disesuaikan dengan anggaran dan tingkat urgensinya), untuk kemudian meng-approve request order tersebut. Membuat copy dari request order tersebut dan menyerahkan uang cash sesuai estimasi pembelian barang. 5) Kemudian purchasing pergi ke supplier yang telah ditentukan
untuk berbelanja barang dagang dengan bekal request order yang didalamnya terdapat catatan barang yang akan dibeli (telah di-approve) dan uang cash dari pemilik.
6) Setelah selesai belanja dari supplier, purchasing membawa barang dan nota pembelian dari supplier rangkap 3
(kenyataannya nota pembelian ini hanya ada 1, diharapkan nota tersebut di copy menjadi sehingga menjadi 3 rangkap). 7) Kemudian pengawas juga membawa rincian biaya-biaya
yang dikeluarkan selama pergi belanja ke supplier hingga sampai di toko lagi (biaya transportasi, snack, dll), yang tercatat dalam catatan klaim lainnya. Catatan ini direview dan diperiksa oleh pemilik ataupun pengawas.
8) Dari nota pembelian atau nota penjualan supplier, rangkap 1 disimpan purchasing untuk nantinya dilampirkan ke payment voucher, rangkap ke 2 beserta barang untuk diserahkan ke bagian gudang, rangkap ke 3 disimpan untuk intern purchasing urut tanggal.
9) Nota pembelian rangkap ke 2, request order (rangkap ke 2) dan list/catatan barang yang dibeli rangkap ke 2 dicocokan oleh pemilik, setelah dicocokan, kemudian pemilik memeriksa dan kemudian meng-approve catatan klaim dari purchasing.
10) Setelah tahapan 8 dijalankan, maka pemilik membuat payment voucher sebagai dokumen bukti kas keluar, yang besertanya ikut dilampirkan beberapa dokumen, yakni request order (rangkap ke 2), nota pembelian (rangkap ke 2), dan catatan klaim (purchasing) lainnya. Payment voucher disimpan urut tanggal.
11) Dari payment voucher itu bagian akuntansi akan menjurnal transaksi pengeluaran kas tersebut dan membuat rekapnya tiap bulan. Rekap jurnal diakhir bulan diposting ke buku besar.
Bag Gudang Purchasing Pengawas/Pemilik
GAMBAR 4.6 FLOWCHART SISTEM PEMBELIAN TUNAI REKOMENDASI BAGIAN 1
Sumber: diolah oleh penulis. Mulai List barang yg akan dibeli Memberi approval 2 Mencocokan dengan stok fisik Uang/kas Request 1 order (approved) B A File persediaan List/laporan stok barang List barang yg akan dibeli Mereview & susun request order Request order Request order Uang/kas Request 1 order (approved) Request 2 order (approved)
Bag Gudang Purchasing Pengawas
GAMBAR 4.7 FLOWCHART SISTEM PEMBELIAN TUNAI REKOMENDASI BAGIAN 2
Sumber: diolah oleh penulis.
B Belanja barang ke supplier Catatan klaim lainnya Uang/kas Request order 1 (approved) Catatan klaim lainnya Mereview & approval Catatan klaim lainnya (approved) T Barang Nota 2 pembelian Mereview & mencocokan brg dgn nota Nota 2 pembelian (reviewed) Input nota pembelian File persediaan File pembelian Catatan klaim lainnya (approved) A Nota 1 pembelian Request order2 (approved) Susun payment voucher Payment voucher 3 2 Nota 1 pembelian Barang Supplier C
Pemilik Bag. Akuntansi
GAMBAR 4.8 FLOWCHART SISTEM PEMBELIAN TUNAI REKOMENDASI BAGIAN 3
Sumber: diolah oleh penulis.
Payment voucher (approved) Mencatat ke jurnal Jurnal Pengeluaran kas Membuat rekapitulasi jurnal Rekapitulasi jurnal Posting ke buku besar Buku Besar C Payment voucher Mereview & Approval Payment voucher (approved)
