EVALUATION OF
PLANNING PROCESS
DR. NYOMAN ANITA DAMAYANTI, DRG.,
M.S
FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
UNIVERSITAS AIRLANGGA
PP -2
Perkenalan
•
Nama :
•
Tupoksi :
•
Sampaikan apa yang saudara
POKOK BAHASAN
Dr. Nyoman Anita D, drg., M.S
•
REVIEW POSISI PERENCANAAN vs
EVALUASI
•
EVALUASI PROSES PERENCANAAN
•
PENGERTIAN EVALUASI
•
MENGAPA PERLU EVALUASI RENCANA?
•
HUBUNGAN PERENCANAAN DAN
EVALUASI
Integrated Planning Process
STRATEGIC PLAN
OPERATIONAL PLAN
RESULTS
MANAGEMENT
Mission
Goals
Objectives
Strategies
Financial Projections
Analyses
Key Result Areas
PERENCANAAN
(PLANNING)
RENSTRA
RENOP
IMPLEMENTASI
EVALUASI
Evalu
asi
renca
na
PERENCANAAN DAN EVALUASI
Integral dengan Proses Menyeluruh (fungsi
Manajemen
New Plans
Implementation
Menggabungkan MONEV
Ke Dalam Siklus Manajemen
Dr. Nyoman Anita D, drg., M.S
Planni
ng
Planni
ng
Budge
ting
(2)
Budge
ting
(2)
Implem
entatio
n (3)
Implem
entatio
n (3)
Monito
ring
Evaluat
ion (4)
Monito
ring
Evaluat
Tahap Perencanaan
1. Formulasi masalah, isu, maupun
concern
2. Konseptualisasi umum dari beberapa
alternatif yang mungkin diambil
3. Perincian dari beberapa alternatif dan
implikasi potensial yang mungkin terjadi
4. Penilaian terhadap alternatif dan
pemilihan yang terbaik
PENYAMAAN PERSEPSI DAN
PEMAHAMAN
SESI INI MEMPELAJARI :
EVALUASI PERENCANAAN (EVALUASI
DARI PROSES PERENCANAAN
SAMPAI MENJADI RENCANA)
bukan
DENGAN DEMIKIAN
•
PEMAHAMAN DAN
KETERAMPILAN DALAM
MELAKSANAKAN SETIAP
TAHAP PENYUSUNAN
RENCANA ADALAH
EVALUASI
•
Integral dengan perencanaan
•
Dilaksanakan untuk mengukur
pencapaian
•
Mengetahui kesesuaian rencana dg
hasil analisis situasi
•
Memperoleh Informasi sebagai bahan
TUJUAN EVALUASI:
*Untuk meningkatkan
(
Improve
)
kualitas rencana
* Mempertahankan
(
Maintain
)
*Menghentikan
(
Terminate
)
dan
PENGERTIAN EVALUASI
PROVUS : …comparing performance againts standards to determine wether to improve, maintain or terminate a program
SCRIVEN : … GATHERING AND COMBINING
PERFORMANCE DATA WITH WEIGHTED SET OF GOAL SCALE
STUFFLEBEAM : … defining, obtaining and using information for decision making to provide relevant
information to decision makers.
MORRIS SCAEFER : … that part of the decision making process, in which information about ations and their result are
W.H. O :
… A SYSTEMATIC WAY OF LEARNING FROM
EXPERIENCE AND USING THE LESSON
LEARNED TO IMPROVE CURRENT
ACTIVITIES AND PROMOTE BETTER
KENAPA PERLU EVALUASI
PROSES PERENCANAAN?
•
PERENCANAAN ADALAH SALAH SATU
FUNGSI MANAJEMEN YANG SANGAT
VITAL
•
KEGAGALAN DALAM MENYUSUN
PERENCANAAN BERARTI
MERENCANAKAN
KENAPA PERLU EVALUASI
PERENCANAAN
•
UNTUK MENJAMIN AGAR SETIAP
LANGKAH DARI PERENCANAAN
TERLAKSANA DENGAN BAIK DAN
BENAR
•
HASIL DARI SETIAPLANGKAH DAPAT
•
KENAPA PERLU EVALUASI
•
PERENCANAAN
•
•
EVALUASI PROSES PERENCANAAN
MEMBERI GAMBARAN YANG LENGKAP
TENTANG :
a. APA YANG DIKERJAKAN?
b. MENGAPA MENGERJAKAN ITU?
c. KAPAN MENGERJAKANNYA?
•
KENAPA PERLU EVALUASI
•
PERENCANAAN
•
AGAR
TERSUSUN
RENCANA
YANG :
a. VALID; DINAMIS DAN RESPONSIVES
:
dapat menjawb kebutuhan
masyarakat dan stakeholder lain
•
KENAPA PERLU EVALUASI
•
PERENCANAAN
•
AGAR
TERSUSUN
RENCANA YANG :
c. EFISIEN :
apakah sumber daya yang
dialokasikan sudah tepat?
d. APPROPRIATE
(layak/ patut):
KENAPA PERLU EVALUASI
PERENCANAAN
–
KARENA SANGAT BERGUNA UNTUK
MENDIAGNOSA OUTCOME
•
CRITICAL UNTUK MENINGKATKAN
PROSES
EVALUASI
1.
TAHAP BERPIKIR SECARA KONSEPTUAL
Kegiatan:
* Penentuan jenis evaluasi (sumatif, formatif)
* Penentuan tingkat atau level/penanggung jawab
evaluasi
* Formulasi tujuan dan sasaran serta manfaat
evaluasi
PROSES
EVALUASI
1.
TAHAP BERPIKIR SECARA KONSEPTUAL
Kegiatan:
Formulasi sumber dan jenis informasi yang
dibutuhkan
Formulasi kriteria atau indikator yang digunakan
Formulasi model/kerangka kerja/ rancang
2.
TAHAP KEGIATAN OPERASIONAL
* Pengumpulan informasi
teknik : * Wawancara
* Observasi
* NGT
*
Time and Motion Study
*
Penelusuran dokumen
3
.Tahap Kegiatan Penilaian
Formulasi derajat keberhasilan
Formulasi dan identifikasi keberhasilan
dan atau masalah (kegagalan)
Formulasi faktor-faktor penunjang dan
penghambat
Formulasi sebab ketidak berhasilan
*
4. Tahap Kegiatan Tindak Lanjut
Formulasi atau rekomendasi tindak
pemecahan masalah
Feedback
informasi tambahan
Feedback
hasil evaluasi
Follow up
tindakan koreksi/ pemecahan
KERANGKA PIKIR PROSES EVALUASI
Pelaksanaan : Pengumpulan Informasi Kriteria/ langkah normative Membanding kan Analisis Hasil Penilaian Keberhasilan Pengambilan Keputusan: • Perbaiki, teruskan, hentikan • Perencanaan baruTahap I Tahap II Tahap III
Pelapor an/ Komuni kasi hasil
Ringkasan : Langkah Evaluasi
Perencanaan
1. Tentukan objek perencanaan yang akan
dievaluasi
Akan membantu dalam memfokuskan pada isu penting dalam perencanaan yang perlu dievaluasi
2. Gali terus potensi masalah dari setiap
rencana yang telah dibuat
3. Tentukan alternatif solusi yang bisa diambil
4. Lihat kembali tujuan Anda, apakah telah
Langkah Evaluasi
Perencanaan
Jelaskan mengenai:
–
Kapan dan dimana solusi ini dapat
dilakukan?
–
Siapa yang berkompeten dan berwenang
mengambil alternatif tersebut?
–
Apa saja kelebihan perencanaan yang
telah dirumuskan sebelumnya?
–
Apakah akan ada perubahan situasi jika
Evaluation Concern
1. Pengetahuan terhadap
Master
Plan
2. Konsistensi terhadap tujuan dan
prioritas tindakan
3. Keterlibatan dalam proses
perencanaan
Evaluation Concern
1. Pengetahuan terhadap
Master
Plan
–
Salah satu tujuan utama dari evaluasi
perencanaan adalah untuk secara
efektif berkomunikasi dengan seluruh
staf tentang aktivitas perencanaan yang
utama
–
Seluruh anggota organisasi harus
Evaluation Concern
2. Konsistensi terhadap tujuan dan
prioritas tindakan
Pelajari kembali apakah tindakan yang
disusun sudah konsisten dengan tujuan?
Contoh :
Tujuan :
menurunkan angka kematian ibu
melahirkan
Prioritas tindakan
: menggalakkan
penggunaan jamban keluarga
Evaluation Concern
3. Keterlibatan dalam proses
perencanaan
–
Sangat terkait dengan input SDM dalam
penyusunan
Master Plan
–
Pengetahuan staf terhadap tujuan
Evaluation Concern
SIAPA YANG BERHAK
MENGEVALUASI?
1. INTERNAL
EVALUATOR
2. EKSTERNAL
EVALUATOR
3. KOMBINASI
INTERNAL DAN
EKSTERNAL
EVALUATOR
Internal Evaluators
–
Evaluator yang terkait
dengan perencanaan
sehingga memiliki
pengetahuan yang lebih
banyak tentang
prencanaan tersebut
–
Evaluator yang sering
terlibat dalam berbagai
perumusan
perencanaan
–
Dll.
External evaluators
–
Ada orang di luar orang
yang terlibat
perencanaan
–
Evaluasi dapat
terhambat pada
pengetahuan evaluator
yang tidak terlibat dalam
proses perencanaan
–
Dianggap sebagai
•
Menjadi objek evaluasi
merupakan hal yang
stressfull,
menjadi evaluator juga
stressfull
•
Tidak ada satu jawaban yang
benar-
Perencanaan yang
berhasil harus
mengalir tahap
demi tahap
Successful planning
process
Semua tahap harus
berhubungan satu
sama lain dan
konsisten dengan
pernyataan misi
All
steps should
relate
to and be
consistent with the
The Planning-Evaluation
Cycle
KESIMPULAN
DALAM MELAKUKAN EVALUASI
PERENCANAAN :
•
DIBUTUHKAN KEMAMPUAN DALAM
MENILAI
KETEPATAN SETIAP LANGKAH PERENCANAAN
(DIAWALI ANALISIS SITUASI)
•
DIBUTUHKAN KEMAMPUAN PENGAMBILAN
KEPUTUSAN YANG BAIK
KESIMPULAN
•
DIBUTUHKAN KEMAMPUAN DALAM MENILAI
KETEPATAN ALTERNATIF PENYELESAIAN MASALAH
DAN MEMILIH PENYELESAIAN YANG PALING TEPAT
•
SANGAT PENTING MELAKUKAN EVALUASI PROSES
PERENCANAAN
•
RENCANA YANG BAIK TIDAK DAPAT DILIHAT HANYA
TERIMAKASIH
ATAS
