MENENTUKAN SISTEM KEARSIPAN KELAS X / SEMESTER I PERANGKAT RPP SMK MENENTUKAN SISTEM KEARSIPAN KELAS X / SEMESTER I Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan Penyusun: Shela Meilinda Hanum 120412423447 PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTOR

(1)

PERANGKAT RPP

SMK

Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

Penyusun:

Shela Meilinda Hanum

120412423447

MENENTUKAN SISTEM

KEARSIPAN

PROGRAM STUDI

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

PROGRAM STUDI

(2)

PERANGKAT RPP SMK

MENENTUKAN SISTEM KEARSIPAN KELAS X / SEMESTER I

Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

Penyusun:

Shela Meilinda Hanum 120412423447

PROGRAM STUDI

UNIVERSITAS NEGERI MALANG 2014

(3)

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas kemurahan-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan perangkat pembelajaran ini. Perangkat ini dibuat dengan maksud memenuhi tugas mata kuliah Pengembangan Media Pengajaran Administrasi Perkantoran Berbasis TIK , untuk Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran yang dibina oleh Bp. Mohammad Arief.

Perangkat RPP ini dibuat dengan mengintegrasikan TIK dalam kegiatan belajar mengajar (KBM) siswa di kelas, sehingga KBM dapat berlangsung aktif, konstruktif, kolaboratif, antusiastik, dialogis, kontekstual, reflektif, multisensory, dan High order thinking skill Training (berfikir tingkat tinggi). Sehingga diperoleh hasil belajar kognitif, afektif dan psikomotorik. Hasil belajar kognitif Administrasi Perkantoran meliputi produk dan proses, hasil belajar psikomotorik berupa keterampilan dalam melaksanakan aktivitas kerja ilmiah, hasil belajar afektif terdiri dari perilaku berkarakter dan keterampilan sosial.

Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan perangkat RPP dan kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, psikomotor, keterampilan sosial dan menumbuhkembangkan perilaku berkarakter.

Perangkat ini terdiri dari: Kurikulum PPG, Silabus, RPP, LKS dan Kunci LKS, 1: Penilaian Produk, Kunci 2: Penilaian Proses, 3 Penilaian Psikomotor, LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter, dan LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial, Modul, Media pembelajaran berupa slide power point.

Mudah-mudahan perangkat ini memberikan memberikan ruang yang amat luas bagi peserta didik untuk mengembangkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, keterampilan sosial, dan mewujudkan perilaku berkarakter.

Malang, April 2014

(4)

Daftar Isi

Halaman

Halaman Judul 1

Kata Pengantar 2

Daftar Isi 3

Silabus 4

Rencana Pelaksanaan Pembelajaran 7

LKS-1:Sistem Penyimpanan Arsip 11

LKS-2: Kelebihan dan Kekurangan Menggunakan Sistem Abjad 14

LP-1: Penilaian Produk 16

LP-2: Asesmen Kinerja Proses 18

LP-3: Asesmen Kinerja Psikomotor 20

LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter 21

LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial 22

Materi pembelajaran 23

(5)

SILABUS MATA KEGIATAN MANAJEMEN KEARSIPAN

Standar Kompetensi : Mengelola sistem kearsipan Kompetensi Dasar:

1. Menentukan sistem kearsipan

2. Menentukan kebutuhan alat dan bahan kearsipan 3. Mengimplementasikan sistem kearsipan

4. Memelihara sistem kearsipan.

Kompetensi dasar yang dikembangkan untuk RPP: Menentukan sistem kearsipan

Indikator yang dikembangkan : Pemilihan sistem-sistem yang sesuai dengan kebutuhan

(6)

SILABUS

Nama Sekolah : SMK PGRI 2 Malang

Mata Pelajaran : Kejuruan Administrasi Perkantoran Bidang keahlian : Bisnis dan Manajemen

Program Keahlian : Administrasi Perkantoran Kelas/ Semester : X / I

Alokasi Waktu : 1 x 45 menit

Standar kompetensi : Mengelola sistem kearsipan Kompetensi dasar : Menentukan sistem kearsipan

Materi

kearsipan 1. Memahami pengertian sistem abjad, tanggal, nomor,

1. Mengenali dan memahami pengertian setiap sistem dari sistem abjad, tanggal, nomor, subyek, dan wilayah. 2. Mengetahui kelebihan dan

kekurangan menggunakan sistem abjad.

Proses

Mendemonstrasikan prosedur penyimpanan arsip dalam sistem abjad yang meliputi:

1. Memeriksa surat

1 x 45’ LKS 1: Sistem penyimpanan arsip

LKS 2: Kelebihan dan kekurangan menggunakan sistem abjad.

Kunci LKS 1 dan 2

LP 1: Produk

LP 2: Proses

LP 3: Psikomotor

LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter

LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial

Silabus

(7)

Mempraktekkan prosedur penemuan kembali arsip dalam sistem abjad, yang meliputi:

1. Menentukan judul surat 2. Menentukan indeks 3. Menentukan kode surat 4. Mencari arsip ditempat

penyimpanan 5. Mengambil arsip

6. Memberikan arsip kepada peminjam

7. Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) di tickler file

(8)

Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP)

Satuan Pendidikan : SMK PGRI 2 Malang

Mata Pelajaran : Kejuruan Administrasi Perkantoran

Kelas/Semester : Kelas X / Semester I

Materi Pembelajaran : Mengelola Sistem Kearsipan

Alokasi Waktu : 1 x 45 menit

I. Standar Kompetensi : Mengelola sistem kearsipan

II. Kompetensi Dasar : Menentukan sistem kearsipan

III. Indikator : Pemilihan sistem-sistem yang sesuai dengan kebutuhan

A. Kognitif

1. Produk:

a. Mengenali dan memahami pengertian setiap sistem dari sistem abjad, tanggal, nomor, subyek, dan wilayah.

b. Mengetahui kelebihan dan kekurangan menggunakan sistem abjad.

2.Proses:

Mendemonstrasikan prosedur penyimpanan arsip dalam sistem abjad,yang meliputi: 1. Memeriksa surat

Mempraktekkan prosedur penemuan kembali arsip dalam sistem abjad, yang meliputi: 1. Menentukan judul surat

2. Menentukan indeks 3. Menentukan kode surat

4. Mencari arsip ditempat penyimpanan 5. Mengambil arsip

C. Afektif

1. Mengembangkan sikap berkarakter, meliputi : a. Teliti

2. Mengembangkan keterampilan social, meliputi:

a. Berkomunikasi b. Bekerjasama c. Melayani

IV. Tujuan Pembelajaran:

A. Kognitif 1. Produk:

a. Siswa dapat mendeskripsikan pengertian setiap sistem dari sistem abjad, tanggal, nomor, subyek, dan wilayah dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban.

(9)

b. Siswa dapat menyebutkan kelebihan dan kekurangan penggunaan sistem abjad dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban.

2. Proses

Disediakan seperangkat warkat dan map penyimpanan sementara, sehingga siswa dapat melakukan prosedur penyimpanan arsip dalam sistem abjad dengan langkah-langkah yang benar sesuai dengan rincian tugas kinerja yang ditentukan di LP 2, proses meliputi: Memeriksa surat, mengindeks surat, mengode surat, meyortir surat, menempatkan surat.

B. Psikomotor

Disediakan warkat dan peralatan pengarsipan meliputi: alat tulis, paper klip, map. Siswa dapat melakukan proses penemuan kembali arsip dalam sistem abjad sesuai dengan tugas kinerja yang ditentukan pada LP 3 Psikomotor.

C. Afektif 1. Karakter:

Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Siswa dinilai

membuat kemajuan dalam menunjukkan karakter yang teliti, tekun, cekatan, jujur, kreatif, disiplin dan mandiri sesuai dengan LP 4 : Pengamatan Perilaku berkarakter.

2. Keterampilan sosial:

Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Siswa dinilai membuat kemajuan dalam menunjukkan perilaku keterampilan sosial bertanya, menyumbang ide atau berpendapat, menjadi pendengar yang baik, dan berkomunikasi, bekerjasama, melayani sesuai dengan LP 5: Keterampilan sosial.

V.

VI. Model dan Metode Pembelajaran:

Model Pembelajaran : Model Pembelajaran Kooperatif (MPK)

Metode Pembelajaran : Metode Pembelajaran Ceramah Plus Tanya Jawab dan Tugas

VI. Bahan

 Lembar Kerja 1 dan 2

VII. Alat dan Media: Alat terdiri dari:

 LCD Proyektor

 Komputer atau Laptop  Papan tulis

 4 (Empat) set perangkat praktek yang masing-masing berisi 10 surat  Alat Tulis Kantor (ATK),

 peralatan penyimpanan dan penemuan kembali arsip;

Media terdiri dari Slide Power Point tentang:

(10)

VIII. Proses Belajar Mengajar A. Pendahuluan

Kegiatan Penilaian olehPengamat

1 2 3 4

1. Guru membuka pelajaran dengan salam dan do’a, kemudian memberikan motivasi kepada siswa.

2. Guru mengkomunikasikan tujuan pembelajaran produk, proses, psikomotor, keterampilan sosial, dan karakter. Siswa dapat mengemukakan pengertian setiap sistem dari sistem abjad, tanggal, nomor, subyek, dan wilayah yang nantinya dapat digunakan untuk perbandingan penggunaan sistem yang sesuai dengan kebutuhan.

Guru meminta siswa mengemukakan pendapatnya, bagaimana sikap siswa ketika melihat atau mengemukan warkat dalam suatu instansi/organisasi yang tidak tertata dengan baik. (Fase 1 MPK)

3. Guru memberi penjelasan bahwa pengelolaan arsip yang baik bukan sekedar ditumpuk dengan rapi, melainkan harus dikelompokkan, disusun, dan ditempatkan dengan menggunakan dengan suatu sistem tertentu. Sehingga bila dibutuhkan sewaktu-waktu dapat ditemukan dengan cepat. (Fase 1 MPK)

a. Guru menampilkan slide power point yang berisi tentang pengertian setiap sistem dari sistem abjad, tanggal, nomor, subyek, dan wilayah. (Fase 2)

b. Siswa mendiskusikan dengan teman sebangkunya tentang pengertian setiap sistem dari sistem abjad, tanggal, nomor, subyek, dan wilayah. Guru membagikan LKS 1 pada masing-masing siswa. (Fase 3)

c. Guru menampilkan slide power point yang berisi tentangkelebihan dan kekurangan penggunaan sistem abjad yang digunakan

d. Siswa mendiskusikan dengan teman sebangkunya tentang kelebihan dan kekurangan penggunaan sistem abjad yang digunakan. Guru membagikan LKS 2 pada masing-masing siswa.

Penggalan 2

a. Guru mengorganisasikan siswa dalam kelompok-kelompok kooperatif . Setiap kelompok terdiri dari 4 siswa (5 kelompok), untuk mencari informasi dari modul tentang prosedur penyimpanan arsip dalam sistem abjad yang meliputi kegiatan mengindeks, memberi kode, menyortir, mengurutkan arsip, dan menyimpan arsip.

b. Memberi tugas kelompok kepada siswa untuk melakukan untuk melakukan prosedur penyimpanan arsip dalam sistem abjad dengan

(11)

1 2 3 4

yang efektif, berupa sekumpulan warkat acak.

c. Meminta siswa untuk melakukan prosedur penyimpanan arsip dalam sistem abjad mulai dari mengindeks, memberi kode, menyortir, mengurutkan, dan menyimpan arsip dengan benar.

d. Meminta siswa untuk melanjutkan ke proses penemuan kembali yang tata caranya dimulai dari menentukan judul surat, menentukan indeks, menentukan kode surat, mencari arsip ditempat penyimpanan,

mengambil arsip, memberikan arsip kepada peminjam, menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) di tickler file

e. Melakukan evaluasi formatif dengan asesmen kinerja psikomotor dengan cara meminta siswa menunjukkan hasil penyimpanan arsip dan penemuan kembali arsip dalam sistem abjad.

Penggalan 3

Memberikan penghargaan kepada siswa yang berkinerja baik dan amat baik dalam kegiatan belajar mengajar tersebut.

C. Penutup

1 2 3 4

Menutup pelajaran dengan membimbing siswa membuat resume/rangkuman dan mengajukan pertanyaan-pertanyaan ringan pada siswa terkait materi yang telah disampaikan.

(12)

1. LKS 1: Sistem penyimpanan arsip. 2. LKS 2: Kelebihan dan kekurangan

menggunakan sistem abjad. 3. Kunci LKS 1 dan 2

4. LP 1: Produk 5. LP 2: Proses

6. LP 3: Psikomotor

7. LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter 8. LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial 9. Silabus

(13)

Daftar Pustaka

1. Amsyah, Zulkifli; 1995, Manajemen Kearsipan, Jakarta : Gramedia. 2. Anwar, Syamsul; 1999, Kearsipan, Bandung: Titian Ilmu.

3. Barthos , Basir; 2012, Manajemen Kearsipan, Jakarta: Bumi Aksara. 4. Madiana, Gina ; 1994, Kearsipan SMK, Bandung : Armico.

5. Endang.R, Sri; 2009, Modul:Mengelola Sistem Kearsipan, Jakarta : Erlangga.

Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________

LKS 1: Sistem Penyimpanan Arsip

Tujuan : Mendeskripsikan pengertian sistem penyimpanan arsip

Alat : 10 macam warkat/surat, ATK, Perangkat penyimpanan arsip

Langkah Kerja

1. Mendeskripsikan 5 macam metode atau sistem penyimpanan arsip yang ada, yaitu: sistem abjad, sistem nomer, sistem subyek, sistem wilayah, sistem tanggal.

2. Dengan menggunakan sistem abjad simpanlah arsip yang ada dihadapan anda dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Membaca surat untuk mengetahui hal surat, nomer surat, pengirim surat, sebagai dasar penyimpanan surat

2. Mengindeks surat

3. Memberi kode surat untuk penyimpanan 4. Menyortir surat

5. Mengurutkan surat

6. Menyimpan arsip berdasarkan sistem penyimpanan abjad.

Analisis

1. Deskripsikan apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem abjad?

... ... ... ...

2. Deskripsikan apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem nomer?

(14)

... ... ... ... 4. Deskripsikan apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem wilayah?

... ... ... ...

5. Deskripsikan apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem tanggal?

... ... ... ...

Kunci LKS 1 : Sistem Penyimpanan Arsip

1. Deskripsikan apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem abjad?

Sistem abjad adalah suatu system penataan berkas yang umumnya untuk menata berkas berurutan dari A – Z yang berpedoman pada peraturan mengindeks.

2. Deskripsikan apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem nomer?

Sistem nomer adalah sistem penataan berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing masalah diberi nomer tertentu

3. Deskripsikan apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem subyek/pokok soal? Suatu sistem penataan berkas berdasarkan masalah-masalah yang berhubungan dengan

masalah-masalah dalam perusahaan. Pada intinya sistem penyimpanan ini arsip disimpan menurut urusan atau perihal yang terdapat dalam tiap-tiap arsip.

4. Deskripsikan apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem wilayah?

Suatu sistem penataan berkas berdasarkan tempat, daerah atau wilayah asal warkat atau pengirim surat. Dengan demikian sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan wilayah di mana arsip itu berasal atau dibuat.

5. Deskripsikan apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem tanggal?

(15)

Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________

Lembar Kerja Siswa 2 : Kelebihan dan Kekurangan Menggunakan Sistem Abjad

Tujuan :

1. Dapat memahami dan mengetahui kelebihan dalam penggunaan sistem abjad 2. Dapat memahami dan mengetahui kekurangan dalam penggunaan sistem abjad

Rumusan Masalah :

1. Apa saja kelebihan atau keuntungan saat menyimpan arsip menggunakan sistem abjad?

2. Apa saja kekurangan atau kerugian yang timbul saat menyimpan arsip menggunakan sistem abjad?

Langkah – langkah :

1. Mengidentifikasi apa saja kelebihan atau keuntungan saat menyimpan arsip menggunakan sistem abjad

2. Mengidentifikasi apa saja kekurangan atau kerugian yang timbul saat menyimpan arsip menggunakan sistem abjad

3. Mendiskusikan dengan teman sebangku, tentang kelebihan dan kekurangan penggunaan sistem abjad dalam penyimpanan arsip agar menemukan jawaban yang terbaik.

Analisis :

1. Identifikasi apa saja kelebihan atau keuntungan saat menyimpan arsip menggunakan sistem abjad!

2. Identifikasi apa saja kekurangan atau kerugian yang dapat timbul saat menyimpan arsip menggunakan sistem abjad!

(16)

...

Kunci LKS 2 : Kelebihan dan Kekurangan Menggunakan Sistem Abjad

1. Identifikasi apa saja kelebihan atau keuntungan saat menyimpan arsip menggunakan sistem abjad!

a. Sangat mudah menggolongkan surat menurut nama organisasi/instansi/ lembaga/perusahaan

b. Penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat c. Mudah untuk diterapkan

d. Perlengkapannya dapat dipergunakan untuk bermacam – macam dokumen dan cocok untuk tuap-tiap dokumen

e. Dokumen yang berasal dari satu nama akan berkelompok menjadi satu.

2. Identifikasi apa saja kekurangan atau kerugian yang dapat timbul saat menyimpan arsip menggunakan sistem abjad!

a. Dalam sistem-sistem yang sangat luas memerlukan waktu yang lama untuk menemukan surat / warkat yang diperlukan

b. Banyak orang yang memiliki nama yang sama, sehingga harus lebih teliti karena jika tidak teliti bisa salah dalam menempatkan dan menemukan arsip.

c. Sulit memperkirakan persyaratan-persyaratan ruang untuk huruf-huruf abjad yang berlainan

d. Harus menggunakan peraturan mengindeks

e. Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sma lain tetapi berbeda nama pengirimnya, akan terletak terpisah dalam penyimpanannya.

(17)

Nama : NIS : Tanggal :

LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK 1

Ada berapa macam sistem penyimpanan dalam kearsipan itu? Sebutkan dan jelaskan definisi masing-masing sistem tersebut!

LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK 2

Sebutkan apa saja kelebihan dan kekurangan pada penggunaan penyimpanan arsip dalam sistem abjad!

Kunci LP 1 : Produk 1

Ada berapa macam sistem penyimpanan dalam kearsipan itu? Sebutkan dan jelaskan definisi masing-masing sistem tersebut!

Ada 5 (lima) macam, yaitu sistem abjad, tanggal, nomor, subyek, dan wilayah. Definisinya:

1. Sistem Abjad

(18)

2. Sistem Tanggal

Sistem tanggal atau kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang didasarkan kepada urutan waktu surat diterima atau dikirim keluar. Filing sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan hari, tanggal, bulan, atau tahun pembuatan warkat atau tanggal yang tercantum dalam arsip itu sendiri dengan penataan arsip yang diterima terakhir. Dalam sistem tanggal, pengelompokan tetap dilakukan atas subyek, sub subyek dan sub-sub subyek. Subyek adalah tahun, sub subyek adalah bulan, sub-sub subyek adalah tanggal. Dengan demikian tahun sebagai judul laci, bulan sebagai judul guide, tanggal sebagai judul folder.

3. Sistem Nomor

Sistem nomor adalah sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu”. Sistem nomor dibagi menjadi tiga jenis yaitu: 1) Sistem nomor secara berurutan, 2) Sistem pengisisan nomor langsung, 3) Sistem penomeran berbasis pada penomeran tidak berurutan

4. Sistem Subyek

Sistem subyek adalah suatu sistem penataan berkas berdasarkan dengan kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang

menggunakan sistem ini. Pada intinya sistem penyimpanan menurut subyek/masalah berarti arsip disimpan menurut urusan atau perihal yang terdapat dalam tiap-tiap arsip.

5. Sistem Wilayah

Sistem wilayah adalah sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu. Filling sitem wilayah adalah sitem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan wilayah dimana arsip itu berasal atau dibuat. Dalam merancang

klasifikasi wilayah, perincian wilayah harus sesuai dengan ketatanegaraan pemerintahan suatu Negara. Dalam pelaksanaanya (main subject). Wilayah diperinci atas sub wilayah, sub wilayah diperinci lagi atas sub-sub wilayah dan seterusnya.

Kunci LP 1 : Produk 2

Kelebihan penyimpanan dengan sistem abjad :

 Sangat mudah menggolongkan surat menurut nama organisasi/instansi/

lembaga/perusahaan

 Penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat  Mudah untuk diterapkan

 Perlengkapannya dapat dipergunakan untuk bermacam – macam dokumen dan cocok

untuk tuap-tiap dokumen

 Dokumen yang berasal dari satu nama akan berkelompok menjadi satu.

Kekurangan penyimpanan menggunakan sistem abjad :

 Memerlukan waktu yang lama untuk menemukan surat / warkat yang diperlukan

 Banyak orang yang memiliki nama yang sama, sehingga harus lebih teliti karena jika tidak

teliti bisa salah dalam menempatkan dan menemukan arsip.

 Sulit memperkirakan persyaratan-persyaratan ruang untuk huruf-huruf abjad yang

(19)

 Harus menggunakan peraturan mengindeks

 Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sma lain tetapi berbeda nama pengirimnya,

akan terletak terpisah dalam penyimpanannya.

 Pencarian dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama belakangnya.

LEMBAR PENILAIAN 2: PROSES

Proses:

Mendemonstrasikan prosedur penyimpanan arsip dalam sistem abjad yang meliputi, kegiatan: 1. Memeriksa surat

1. Siapkan seperangkat warkat yang didukung Alat tulis kantor yang ada.

2. Tugasi siswa untuk mengelola penyimpanan arsip berdasarkan sistem abjad.

3. Siswa melakukan menajemen kearsipan berdasarkan prosedur penyimpanan arsip menggunakan sistem abjad secara efektif.

4. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format Asesmen kinerja dibawah ini

5. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan

6. Siswa diijinkan mangases kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.

Format Asesmen Kinerja Proses

No Rincian Tugas Kinerja Skor

Maksimum

Skor Asesmen

Oleh siswa sendiri Oleh guru

1. Persiapan:

- Kemampuan melakukan klasifikasi - Kemampuan mengurutkan proses

10

(20)

Ketelitian Kecermatan Kebenaran Kecepatan

5 5 5 5

4 Prosedur mengurutkan

5 5 5 5

5. Prosedur menyimpan

5 5 5 5

Jumlah 100

Malang, ....April 2014

Siswa Guru

(...) (...)

Dosen Pembimbing,

(21)

LEMBAR PENILAIAN 3: PSIKOMOTOR

Mempraktekkan prosedur penemuan kembali arsip dalam sistem abjad, yang meliputi kegiatan: 1. Menentukan judul surat

2. Menentukan indeks 3. Menentukan kode surat

4. Mencari arsip ditempat penyimpanan 5. Mengambil arsip

Prosedur :

1. Disediakan peralatan warkat dan ATK lengkap sebanyak 5 set untuk lima kelompok 2. Tugasi siswa melakukan prosedur penemuan kembali arsip pada sistem abjad. 3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini. 4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.

5. siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.

Format Asesmen Kinerja Psikomotor

No Rincian Tugas Kinerja Skor

Maksimum

Skor Asesmen

Oleh siswa sendiri Oleh guru 1 Menyiapkan rangkaian prosedur

penemuan kembali arsip 20 2. Mengidentifikasikan kemampuan

kerjasama dalam kelompok 20 3 Mengidentifikasi hal-hal yang penting

untuk diperhatikan dan dilaksanakan dalam prosedur penemuan kembali arsip

20

4 Mengidentifikasikan ketrampilan yang ada dalam prosedur penemuan

kembali arsip.

20

5 Mengindentifikasikan kerapian dalam menentukan judul surat sampai menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) di tickler file

20

J u m l a h

100

Malang, ....April 2014

Siswa Guru

(...) (...)

Dosen Pembimbing,

(22)

LP 4: FORMAT PENGAMATAN PERILAKU BERKARAKTER

Siswa: Kelas: Tanggal:

Petunjuk:

Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini:

D = Memerlukan C = Menunjukkan B = Memuaskan A = Sangat

perbaikan kemajuan baik

Format Pengamatan Perilaku Berkarakter

No

Rincian Tugas Kinerja (RTK)

Memerlukan perbaikan

(D)

Menunjukkan kemajuan (C)

Memuaskan (B)

Sangat baik (A)

1. Tekun 2. Cekatan 3. Jujur 4. Kreatif 5. Disiplin 6. Mandiri

Malang, ... April 2014 Pengamat

(23)

LP 5 : FORMAT PENGAMATAN KETERAMPILAN SOSIAL

Siswa: Kelas: Tanggal:

Petunjuk:

Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas keterampilan sosial siswa itu menggunakan skala berikut ini:

D = Memerlukan C = Menunjukkan B = Memuaskan A = Sangat

perbaikan kemajuan baik

Format Pengamatan Keterampilan Sosial

No

Rincian Tugas Kinerja (RTK)

Memerlukan perbaikan

(D)

Menunjukkan kemajuan (C)

Memuaskan (B)

Sangat baik (A)

1 Berkomunikasi

2 Bekerjasama

3 Melayani

Malang, ... April 2014 Pengamat

(24)

Materi

A. Sistem Penyimpanan Arsip

Dalam penyimpanan arsip terdapat lima sistem yang dapat di gunakan antara lain:

1. Sistem Abjad

Sistem abjad adalah suatu sistem penataan berkas yang umumnya untuk menata berkas berurutan dari A-Z yang berpedoman pada peraturan mengindeks. Mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap dapat berupa nama orang, nama badan, nama tempat, istilah subyek atau angka tergantung pada sistem penyimpanan yang digunakan”.

2. Sistem Tanggal

Sistem tanggal atau kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang didasarkan kepada urutan waktu surat diterima atau dikirim keluar. Filing sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan hari, tanggal, bulan, atau tahun pembuatan warkat atau tanggal yang tercantum dalam arsip itu sendiri dengan penataan arsip yang diterima terakhir. Dalam sistem tanggal, pengelompokan tetap dilakukan atas subyek, sub subyek dan sub-sub subyek. Subyek adalah tahun, sub subyek adalah bulan, sub-sub subyek adalah tanggal. Dengan demikian tahun sebagai judul laci, bulan sebagai judul guide, tanggal sebagai judul folder.

3. Sistem Nomor

Sistem nomor adalah sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu”. Sistem nomor dibagi menjadi tiga jenis yaitu: 1) Sistem nomor secara berurutan, 2) Sistem pengisisan nomor langsung, 3) Sistem penomeran berbasis pada penomeran tidak berurutan

4. Sistem Subyek

Sistem subyek adalah suatu sistem penataan berkas berdasarkan dengan kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. Pada intinya sistem penyimpanan menurut

subyek/masalah berarti arsip disimpan menurut urusan atau perihal yang terdapat dalam tiap-tiap arsip.

5. Sistem Wilayah

Sistem wilayah adalah sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu. Filling sitem wilayah adalah sitem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan wilayah dimana arsip itu berasal atau dibuat. Dalam merancang klasifikasi wilayah, perincian wilayah harus sesuai dengan ketatanegaraan pemerintahan suatu Negara. Dalam pelaksanaanya (main subject). Wilayah diperinci atas sub wilayah, sub wilayah diperinci lagi atas sub-sub wilayah dan seterusnya.

B. Kelebihan dan Kekurangan Penyimpanan Arsip dengan Sistem Abjad

Berikut ini beberapa keebihan atau keuntungan penyimpanan arsip menggunakan sistem abjad :

(25)

2. Penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat 3. Mudah untuk diterapkan

4. Perlengkapannya dapat dipergunakan untuk bermacam – macam dokumen dan cocok untuk tuap-tiap dokumen

5. Dokumen yang berasal dari satu nama akan berkelompok menjadi satu.

Sedangkan kekurangan atau kerugian penyimpanan arsip dengan sistem abjad

1. Dalam sistem-sistem yang sangat luas memerlukan waktu yang lama untuk menemukan surat / warkat yang diperlukan

2. Banyak orang yang memiliki nama yang sama, sehingga harus lebih teliti karena jika tidak teliti bisa salah dalam menempatkan dan menemukan arsip.

3. Sulit memperkirakan persyaratan-persyaratan ruang untuk huruf-huruf abjad yang berlainan

4. Harus menggunakan peraturan mengindeks

5. Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sma lain tetapi berbeda nama pengirimnya, akan terletak terpisah dalam penyimpanannya.

6. Pencarian dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama belakangnya.

C. Prosedur Penyimpanan Arsip dalam Sistem Abjad

Langkah-langkah/ prosedur penyimpanan arsip pada sistem abjad adalah sebagai berikut :

1) Memeriksa surat atau berkas

Sebelum surat disimpan, terlebih dahulu petugas memeriksa surat/arsip yang akan disimpan. Apakah arsip tersebut sudah boleh disimpan, ataukah sebenarnya surat tersebut masih belum selesai prosesnya. Untuk mengetahui apakah suatu surat sudah boleh disimpan atau belum, dapat dilihat pada surat tersebut apakah terdapat tanda-tanda perintah penyimpanan atau tidak (release mark), seperti tanda-tanda “file”, “simpan “, “Dep” (Deponeren = Simpan). Tetapi jika tidak terdapat tanda-tanda tersebut dan petugas ragu, maka sebaiknya menanyakan langsung kepada pimpinan atau orang yang berkepentingan terhadap surat tersebut. Setelah yakin surat sudah boleh disimpan, maka lakukan langkah berikutnya.

2) Mengindeks surat atau berkas

Surat dibaca, kemudian ditetapkan indeksnya. Jika surat masuk, maka yang diindeks adalah nama pengirim surat. Jika surat keluar maka yang diindeks adalah nama tujuan. Jika kesulitan menetapkan indeks dapat dilihat pada buku panduan mengindeks yang sudah ditetapkan oleh perusahaan atau dapat ditanyakan pada pimpinan. Oleh karena itu, petudgas kearsipan haruslah menguasai benar tentang peraturan mengindeks demi kemudahan dan kecepatan dalam bekerja.

Contoh:

Herlina adalah arsiparis yang bekerja di PT. Aryo Bahtera. Dia akan menyimpan surat-surat berikut ini dengan menggunakan sistem abjad di filling cabinet.

1. Surat dari Drs. Januar Abidin 2. Surat untuk Irdan Batubara 3. Surat dari Irdan Romula Batubara 4. Surat untuk Irfan Batubara

5. Surat dari PT Bumi Sentosa 6. Surat dari Apotek Cermpaka

(26)

8. Surat dari Radio Delta Mas FM 9. Surat dari Deliawati

10. Surat dari Adi Nugroho Afiudin

Selanjutnya Herlina mengindeks surat tersebut dan hasilnya adlah sebagai berikut:

1. Surat 1 indeksnya : Abidin, Januar, Drs 2. Surat 2 indeksnya : Batubara, Irdan

3. Surat 3 indeksnya : Batubara, Irdan Romula 4. Surat 4 indeksnya : Batubara, Irfan

5. Surat 5 indeksnya : Bumi Sentosa, PT 6. Surat 6 indeksnya : Cempaka, Apotek 7. Surat 7 indeksnya : Angkasa, Rumah Makan 8. Surat 8 indeksnya : Delta Mas FM, Radio 9. Surat 9 indeksnya : Deliawati

10. Surat 10 indeksnya : Afiudin, Adi Nugroho

3) Mengode surat/ berkas

Kode surat didapat setelah mengetahui indeks. Kode abjad diambil dari dua huruf pertama pada unit pertama yang telah diindeks. Tulislah kode pada surat/ arsipnya. Untuk penyimpanan secara vertical/ tegak, kode ditulis dipojok kanan atas. Sedangkan jika penyimpanan secara horizontal / lurus, kode ditulis dipojok kanan bawah. Penulisan kode sebaiknya menggunakan pensil, hal ini bertujuan apabila sewaktu-waktu arsip tersebut dipinjam dan akan difotocopi, maka kode tersebut dapat dihapus sementara, untuk kemudian ditulis lagi jika akan disimpan kembali. Dengan adnya kode memudahkan petugas untuk menyimpan surat dan mengembalikan surat pada tempat semula. menjadi satu, sehingga apabila akan ditempatkan pada tempat penyimpanan tidak perlu mondar-mandir. Menyortir dilakukan apabila jumlah surat yang akan disimpan atau ditempatkan pada saat yang bersamaan dalam jumlah yang banyak.

Contoh:

Surat yang mempunyai kode yang sama atau sejenis dikelompokan menjadi satu. Hasil pengelompokan surat-surat pada contoh di langkah ke 3adalah:

(27)

Kelompok C : Surat no. 6 Kelompok D : Surat no. 9, 8

5) Menempatkan surat/ berkas

Langkah terakhir dari proses penyimpanan adalah menempatkan arsip pada tempatnya. Tempatkan arsip sesuai dengan kode yang telah ditetapkan.

Contoh :

Surat-surat pada contoh diatas ditempatkan dalam laci filing cabinet, dengan memperhatikan antara kode surat dan kode pada laci, guide, dan folder.

Surat kelompok A ditempatkan pada llaci yang berkode A-D, dibelakang guideberkode A, di dalam hanging folder berkode Ab (surat 1), Af (surat 10), dan An (surat 7)

Surat kelompok B ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang guide berkode B, di dalam hanging folder berkode Ba (surat 2,3,4), Bu (surat 5)

Surat kelompok C ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang guide C, didalam hanging folder berkode Ce ( surat 6)

Surat kelompok D ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang guide berkode D, didalam hanging folder berkode De (surat 8, 9).

D. Prosedur Penemuan Kembali Arsip dalam Sistem Abjad

Surat yang sudah disimpan, pada suatu saat dapat dicari kembali. Keberhasilan dari kegiatan kearsipan adalah apabila arsip yang dicari dapat ditemukan dalam waktu yang cepat. Hal penting yang harus diingat adalah petugas harus melakukan pencatatan peminjaman. Ini sangat penting dilakukan karena seringkali kehilangan arsip yang disebabkan karena peminjaman yang tidak tertib, artinya peminjaman tidak dicatat. Kehilangan arsip berarti kehilangan informasi.

Langkah-langkah yang dilakukan untuk menemukan surat adalah sebagai berikut : a) Menentukan judul surat

Petugas harus mengetahui judul dari arsip yang dicari, yaitu nama pengirim ( jika surat masuk) atau nama yang dituju (surat keluar)

Contoh:

Gunawan ingin meminjam arsip atau surat yang berasal dari PT Cahya Gemilang, maka yang dilakukan Herlina sebagai arsiparis adlah menemukan judul surat yaitu PT Cahya Gemilang.

b) Menentukan indeks

Judul surat kemudian diindeks berdasarkan peraturan mengindeks nama orang/badan/organisasi

Contoh :

Herlina kemudian mengindeks PT Cahya Gemilang menjadi Cahya Gemilang, PT.

c) Menentukan kode/surat

Nama yang sudah diindeks kemudian ditentukan kode suratnya, ebagai pedoman atau alat bantu untuk mencari arsip.

Contohnya:

Cahya Gemilang, PT kodenya adalah Ca d) Mencari arsip ditempat penyimpanan

Arsip dicari ditempat penyimpanan berdasarkan kode surat Contoh :

(28)

e) Mengambil arsip

Jika arsip tesebut adalah benar arsip yang dicari, ambilah arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip ( lembar 1).

f) Memberikan arsip kepada peminjam

Arsip selanjutnya diberikan kepada peminjam disertai lembar pinjam arsip (lembar 2) untuk mengingatkan kepada peminjam, kapan arsip tersebut harus dikembalikan.

g) Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file