ANALISIS OPTIMALISASI DAN PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI KEUANGAN MAHASISWA
Ninik Sri Lestari
Teknik Informatika STT Mandala Bandung Jl. Soekarno Hatta No.597 Bandung
email : ninik4lestari@gmail.com
ABSTRACT
The development of information technology gives impact to the quality of organizations or companies, especially universities. The design of information systems facilitate accessing data and information from a conventional computerized system to facilitate the search data to improve efficiency. Student financial services must provide financial information needed by students, lecturers and institutions to facilitate in financial planning. Institutional policy is always changing with the development of course required information systems are flexible, effective and efficient.
Information systems need to be developed because there are problems with the old system that is the development of institutions and system problems (errors), opportunities and directives. The method used in software development with waterfall model. Data collection techniques were conducted with field studies and literature studies. Field study was conducted by observation and interview. The steps taken in this research are problem analysis, operational analysis, data requirement analysis, capacity analysis, performance analysis, reliability analysis and security analysis.
The design of student financial information system consists of design To design the interface shows the relationship between user and user friendly hardware with the design form, display design and report design. Trials and evaluations are conducted to test the suitability of the flow and the system has been designed in accordance with the expected needs and outputs. The method used in this test is a blackbox test that focuses on the functional requirements of the designed system. This test focuses on the output of the input controls inserted in the display input control display form, where the test is said to succeed if the output matches the input controls inserted on each display.
Key words
opportunities, directives, waterfall, user fiendly,
blackbox
1. Pendahuluan
Penggunaan teknologi informasi dalam pelayanan keuangan mahasiswa sangat diperlukan untuk mempercepat proses pelayanan. Sistem terkomputerisasi akan menunjang program perguruan tinggi lebih efektif dan efisien serta kesalahan karena human error bisa berkurang. Perkembangan teknologi informasi memberikan dampak bagi kualitas organisasi atau perusahaan terutama juga perguruan tinggi. Layanan keuangan mahasiswa harus memberikan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh mahasiswa, dosen maupun institusi yang akan memudahkan dalam perencanaan keuangan.
Perancangan sistem informasi memudahkan pengaksesan data dan informasi dari yang konvensional menjadi sistem komputerisasi sehingga memudahkan dalam pencarian data untuk meningkatkan efisiensi. Sistem pengolahan data yang efektif dapat mengatasi berbagai masalah dan akan menghasilkan informasi secara tepat, cepat dan akurat.
Operasional sistem dan kegiatan organisasi banyak terjadi perubahan sehingga sistem informasi tidak sempurna. Optimalisasi sistem informasi keuangan mahasiswa yang telah ada sebelumnya diperlukan karena banyaknya perubahan di dalam institusi. Hal ini menimbulkan masalah pada sistem yang berjalan sehingga output tidak sesuai.
Untuk menghasilkan output sesuai dengan perubahan yang terjadi di institusi menimbulkan masalah pada sistem yang berjalan. Adanya proses manual untuk mendukung agar sistem dapat memenuhi kebutuhan informasi. Memperlambat proses layanan kepada mahasiswa dan sering human error. Selain itu sistem informasi belum terintegrasi sehingga perlu adanya pengembangan sistem.
terintegrasi serta mampu mengikuti setiap perubahan kebijakan. Batasan masalah yang dibahas dalam penelitian ini adalah analisis optimalisasi dan perancangan sistem informasi keuangan mahasiswa dilakukan terhadap sistem informasi yang sudah ada sebelumnya untuk pengembangan sistem informasi yang terintegrasi.
Tujuan dari penelitian ini adalah melakukan analisis optimalisasi sistem keuangan mahasiswa karena terjadi banyak perubahan di dalam institusi serta merancang dan mengembangkan sistem informasi keuangan mahasiswa yang terintegrasi.
2.
Sistem Informasi
Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu.
Menurut Hartono (2010) komponen atau karakteristik sistem adalah bagian yang membentuk sebuah sistem, diantaranya:
1. Objek, merupakan bagian, elemen atau variabel. Ia dapat berupa benda fisik, abstrak atau keduanya. 2. Atribut, merupakan penentu kualitas atau sifat
kepemilikian sistem dan objeknya.
3. Hubungan internal, merupakan penghubungan diantara objek-objek yang terdapat dalam sebuah sistem.
4. Lingkungan, merupakan tempat dimana sistem berada.
5. Tujuan, setiap sistem memiliki tujuan dan tujuan inilah yang menjadi motivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tidak terkendali. Tentu tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.
6. Masukan, adalah sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Masukan tersebut dapat berupa hal-hal yang tampak fisik (bahan mentah) atau yang tidak tampak (jasa).
7. Proses, adalah bagian yang melakukan perubahan dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai (informasi) atau yang tidak berguna (limbah)
8. Keluaran, adalah hasil dari proses. Pada sistem informasi berupa informasi atau laporan dan sebagainya.
9. Batas, adalah pemisah antara sistem dan daerah luar sistem. Batas disini menentukan konfigurasi, ruang lingkup atau kemampuan sistem. Batas juga dapat diubah atau dimodifikasi sehingga dapat merubah perilaku sistem.
Menurut Soeherman dan Pinontoan (2008) informasi adalah hasil pemrosesan data (fakta) menjadi sesuatu yang bermakna dan bernilai untuk pengambilan keputusan. Sedangkan menurut McLeod dan Schell (2007) informasi adalah data yang telah diolah sehingga lebih bermakna.
Sistem informasi bisa diartikan sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokkan, untuk diproses menjadi informasi kemudian didistribusikan kepada si pemakai. Sistem merupakan rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan informasi merupakan data yang telah diatur dan diproses untuk memberikan arti. Berikut beberapa pengertian tentang sistem informasi:
1. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen- komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. 2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat
dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan untuk mengendalikan organisasi.
3. Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Ada 4 (empat) unsur strategi pengembangan sistem informasi yaitu:
1. Computing, yaitu hardware dan operating system software.
2. Communications, yaitu telecommunications network
dan mekanisme interlinking dan interworking. 3. Data, yaitu akses data suatu organisasi dan
pemenuhan kebutuhan access, control dan storage. 4. Applications, yaitu sistem aplikasi utama suatu
organisasi dimana terdapat functions dan relationships
berikut metode-metode pengembangan.
2.3 Sistem Informasi Keuangan
Sistem informasi keuangan adalah sistem informasi yang dirancang untuk menyediakan informasi kepada orang atau kelompok (user) baik di dalam maupun di luar instansi mengenai arus keuangan serta permasalahannya. Sistem informasi keuangan merupakan sistem informasi yang digunakan untuk mengatur keuangan yang ada dalam organisasi maupun instansi.
3. Hasil Percobaan
a. Perkembangan institusi
Perubahan kebijakan dalam institusi yang mengikuti perkembangan menyebababkan perubahan sistem dan harus disusun sistem yang baru.
b. Sistem bermasalah (error)
Adanya masalah pada sistem yang lama sehingga sistem tidak bisa berjalan (error).
2. Opportunities
Perkembangan sistem informasi yang semakin pesat memerlukan strategi untuk meraih peluang kesempatan yang ada. Diperlukan sistem informasi yang efektif dan efisien serta fleksibel untuk dapat bersaing.
3. Directives
Penyusunan sistem baru karena adanya instruksi dari pimpinan yang disebabkan oleh kebijakan yang berubah.
Proses pengembangan sistem yaitu semua aktifitas, metode dan praktik dan alat-alat terotomatisasi yang digunakan untuk meningkatkan dalam pengembangan sistem dan software. Metode pengembangan perangkat lunak dengan menggunakan model waterfall seperti gambar 3 berikut ini.
Gambar 2.1 Model Waterfall
(Sommerville, 2011)
Pada penelitian ini pengembangan sistem menggunakan model waterfall yang terkenal sebagai rekayasa perangkat lunak paling luas dipakai dan paling tua. Adapun langkah-langkah yang akan dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Analisis Sistem
Pada tahap analisis sistem dilakukan dengan wawancara dan dokumentasi. Tahapan ini bertujuan
untuk memahami sistem, mengetahui kekurangan sistem dan menentukan kebutuhan sistem. Melakukan tanya jawab pada bagian layanan keuangan mahasiswa semua informasi dan aliran data yang ada. Hal ini dilakukan untuk analisis sistem yang sudah berjalan. 2. Analisis Masalah
Dari sistem yang sudah berjalan ditemukan masalah untuk menentukan peluang yang bisa dikerjakan. Kemudian menentukan kebutuhan informasi pengguna dengan menentukan data –data yang berhubungan dengan informasi keuangan mahasiswa. 3. Analisis Operasional
Untuk menentukan fungsi yang berjalan pada sistem informasi keuangan mahasiwa, alur yang ada dan entitas yang diperlukan dalam sistem.
4. Analisis Kebutuhan Data
Untuk mengetahui kebutuhan sistem, langkah-langkah yang dilakukan adalah mengumpulkan dokumen proses pembayaran keuangan mahasiswa dan mempelajari bagaimanan sistem berjalan serta output
yang diharapkan. 5. Analisis Kapasitas
Jumlah transaksi setiap hari bisa diketahui dengan analisis kapasitas.
6. Analisis Performa
Analisis performa digunakan untuk mengetahu berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pemrosesan data.
7. Analisis Kehandalan
Analisis kehandalan dibutuhkan untuk mengetahui berapa lama sistem dapat digunakan dengan data yang akurat.
8. Analisis Keamanan
Adanya pembatasan hak akses dalam penggunaan sistem informasi keuangan mahasiswa.
Perancangan sistem informasi keuangan mahasiswa terdiri dari desain proses, desaian data, desain antarmuka. Langkah-langkah perancangannya adalah sebagai berikut:
1. Desain Proses
Dimulai dari alur sistem, DFD dan ERD. 2. Desain Data
Untuk menggambarkan fungsi dari sistem dengan desain konseptual yang menggabungkan kebutuhan pengguna serta membuat skema basis data berdasarkan relasi yang terjadi.
3. Desain Antarmuka
Menampilkan hubungan antara pengguna dan perangkat lunak yang user friendly dengan desain form, desain tampilan dan desain laporan.
Pengujian ini dititikberatkan pada hasil output dari kendali input yang dimasukkan pada tampilan kendali
inputform tampilan, dimana pengujian dikatakan berhasil apabila output sesuai dengan kendali input yang dimasukkan pada setiap tampilan.
4. Kesimpulan
Pengembangan sistem informasi keuangan mahasiswa yang terintegrasi diperlukan karena banyak perubahan yang terjadi di institusi. Desain antar muka dirancang sebagai perangkat lunak yang user friendly.
Kesesuaian alur dan sistem telah dirancang sesuai kebutuhan dan output yang diharapkan.
REFERENSI
[1] Al-Bahra bin Ladjamudin, 2013, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu. Yogyakarta
[2] Hartono , Jogianto. 2010, Sistem Teknologi Informasi, Andi, Yogyakarta
[3] Kendal, Kenneth E.Kendal, Julie E, 2011, System Analysis and Design, 8th Edition, Prentice Hall
[4] McLeod dan Schell, 2007, Sistem Informasi Manajemen, McLeod dan Schell, 2007, Sistem Informasi Manajemen, Macanan Jaya Cemerlang,Indonesia
[5] Soeherman dan Pinontoan, 2008, Design Information System, Elex Media Komputindo, Jakarta
[6] Sommerville, Ian.2011.Software Engineering (Rekayasa Perangkat Lunak).Jakarta: Erlangga
[7] Valacich, Joseph S., Schneider Christoph., 2012, “Information Systems Today: Managing in the Digital World”, Prentice Hall Inc., New Jersey.
