po04 Handout Perancangan Organisasi

(1)

D e pa r t e m e n Te k n ik I n du st r i FTI - I TB

TI - 3252: Perancangan Organisasi

Pr ose s M a n a j e m e n Lin gk u n ga n

Laborat orium

Laborat orium Sist emSist em ProduksiProduksi w ww .lspit b.or g

w ww .lspit b.or g

©

2

LI NGKUNGAN ( MATERI )

•

Or ganisasi sebagai sist em t er buka

•

Ket idak past ian lingk ungan

•

Jenis- j enis lingk ungan

•

St r at egi m enghadapi lingk ungan

•

St r at egi m enghadapi lingk ungan

(2)

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4 3

LI NGKUNGAN ( PENDAHULUAN)

•

Or ganisasi = sist em t er buka

•

Per m asalahan or ganisasi: m em ber ikan per hat ian t er hadap pengar uh lingkungan dalam

m em ber ikan penj elasan t er hadap per ilaku or ganisasi

•

Per ilaku elem en- elem en or ganisasi & efekt ivit as or ganisasi sangat dipengar uhi lingk ungan

•

St r uk t ur, t uj uan, t eknologi, st r at egi dipengar uhi oleh lingk ungan

LI NGKUNGAN ( DEFI NI SI )

•

Sesuat u y ang t idak t er hingga ( infinit ) &

m encak up selur uh elem en y ang t er dapat di luar or ganisasi ( definisi um um )

•

Selur uh elem en yang t er dapat di luar bat as- bat as or ganisasi & m em puny ai pot ensi unt uk

(3)

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4 5 D e pa r t e m e n Te k n ik I n du st r i FTI - I TB

LI NGKUNGAN ( SEGMENTASI LI NGKUNGAN)

•

Segm en- segm en lingk ungan: analisis lingk ungan m elalui segm en

•

9 segm en lingkungan ( pot ensi m em pengar uhi or ganisasi) : indust r i, bahan bak u, t enaga k er j a, k euangan, pasar , t ek nologi, k ondisi ek onom i, pem er int ah, kebudayaan

•

I dent ifikasi Elem en- elem en Lingkungan: kar ena sulit , ident ifikasi m elalui kegiat an dasar

or ganisasi

6

(4)

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4 7

LI NGKUNGAN ( I DENTI FI KASI ELEMEN-ELEMEN LI NGKUNGAN)

(5)

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4 9 D e pa r t e m e n Te k n ik I n du st r i FTI - I TB

LI NGKUNGAN ( I DENTI FI KASI ELEMEN-ELEMEN LI NGKUNGAN)

1 0

LI NGKUNGAN ( KETI DAK-PASTI AN)

•

Hal ber bahay a bagi or ganisasi dar i lingk ungan: ket idakpast ian

•

Or ganisasi m am pu sur v iv e, or ganisasi har us dapat m enghadapi ket idak past ian lingk ungan

•

Ket idakpast ian lingkungan ber bahaya Ö Or ganisasi ( pim pinan) t idak m em puny ai infor m asi cuk up t ent ang keadaan lingk ungan

(6)

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4 1 1

KETI DAK-PASTI AN LI NGKUNGAN ( DUNCAN)

•

Dua dim ensi k et idak past ian lingkungan:

Kom plek sit as ( k eragam an) lingk ungan:

het er ogenit as/ banyakny a elem en- elem en ekst ernal y ang ber pengaruh t erhadap or ganisasi

St abilit as Lingk ungan: k ecepat an perubahan elem en-elem en lingk ungan

KETI DAK-PASTI AN LI NGKUNGAN ( DUNCAN)

KERANGKA KETIDAKPASTIAN LINGKUNGAN (DUNCAN)

KETIDAKPASTIAN RENDAH (LOW UNCERTAINTY)

1. Elemen Lingkungan jumlahnya sedikit

2. Elemen Lingkungan tidak berubah atau berubah secara perlahan

KETIDAKPASTIAN AGAK RENDAH (LOW-MODERATE UNCERTAINTY)

1. Elemen Lingkungan jumlahnya banyak

2. Elemen Lingkungan tidak berubah atau berubah secara perlahan

KETIDAKPASTIAN TINGGI (HIGH-MODERATE UNCERTAINTY)

1. Elemen Lingkungan jumlahnya sedikit

2. Elemen Lingkungan selalu berubah

KETIDAKPASTIAN TINGGI (HIGH UNCERTAINTY)

1. Elemen Lingkungan jumlahnya banyak

2. Elemen Lingkungan selalu berubah

(7)

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4 1 3 D e pa r t e m e n Te k n ik I n du st r i FTI - I TB

KETI DAK-PASTI AN LI NGKUNGAN ( EMERY TRI ST)

•

Tek st ur Lingk ungan ( Causal Tex t ur e) : Elem en-elem en lingkungan yang saling ber kait an dan m em pengar uhi t er hadap or ganisasi t idak secar a indiv idual, t et api dalam kelom pok sehingga m em pengar uhi or ganisasi secar a sim ult an

•

Jenis Tek st ur Lingk ungan:

KETI DAK-PASTI AN LI NGKUNGAN ( EMERY TRI ST)

•

Tindakan or ganisasi pada set iap j enis Tekst ur Lingk ungan:

Perlu interpretasi kondisi Lingkungan dan adaptasi untuk bisa tetap hidup

Lingkungan sering berubah dan perubahan terjadi dalam bentuk kelompok

K A C A U

Perencanaan untuk mengantisipasi reaksi dan tindakan Organisasi lain.

Lingkungan bereaksi terhadap perubahan dalam organisasi, dan juga sebaliknya

DIGANGGU - BEREAKSI

Perencanaan dan peramalan untuk mengantisipasi perubahan

Menghindari perubahan berkelompok Perubahan jarang dan hanya terjadi dalam bentuk

elemen-elemen yang saling berkaitan TENANG - MENGELOMPOK

Konsentrasi pada operasi rutin sehari-hari Perencanaan yang sedikit Perubahan jarang dan hanya terjadi untuk elemen

tunggal/individu TENANG - ACAK

TINDAKAN ORGANISASI KARAKTERISTIK LINGKUNGAN

(8)

PENGARUH LI NGKUNGAN TERHADAP ORGANI SASI

•

Kar ena ket er gant ungan sum ber , or ganisasi

ber adapt asi t er hadap kondisi lingk ungan m elalui:

Perubahan int ernal: m enyesuaik an st rukt ur int er nal organisasi, pola kerj a, perencanaan dll.

Menguasai & m engubah kondisi lingkungan sehingga m engunt ungkan bagi or ganisasi

•

Car a Adapt asi:

•

St r uk t ur Or ganisasi: Kom pleksit as St r ukt ur Or ganisasi

•

Lingk ungan m ak in k om plek s Ö Organsasi perlu j adi kom pleks

Set iap elem en lingkungan perlu dihadapi oleh suat u bagian khusus dar i or ganisasi

(9)

•

Or ganisasi sebagai suat u int i t ek nis pelak sana pr oduksi yang disekelilingi oleh sej um lah per endam

•

I nt i t ek nis: m enger j ak an t ugas ut am a or ganisasi

•

Per edam ( Buffer s) ( Thom pson) :

Mem buat int i t eknis sebagai bagian t ert ut up sehingga efisiensi t et ap t erj am in

Fungsi: m eredam k et idakpast ian lingkungan

1 8

(10)

•

Elem en- elem en Per bat asan ( Boundar y Syst em )

•

Fungsi: m enghubungk an & m eny elar ask an or ganisasi t er hadap elem en lingkungan

•

Per t ukar an infor m asi Ök egiat an dapat

dik oor dinasik an & k et idak past ian dapat dik ur angi

•

Mengam at i per k em bangan t eknologi, inovasi, per ubahan pem er int ah, sum ber bahan bak u

•

Fungsi:

Mendet eksi & m em proses inform asi m engenai per ubahan y ang t er j adi pada lingkungan

Merepresent asikan organisai t erhadap lingkungan

(11)

DI FERENSI ASI – I NTEGRASI ( 1)

•

Difer ensiasi: Per bedaan or ient asi k ognit if & em osional par a pej abat dar i fungsi- fungsi yang ber lainan, dan per bedaan st r uk t ur bagian/ fungsi yang berlainan ( DEFI NI SI , Law rence & Lor sch)

•

Lingk ungan k om plek s & ber ubah cepat Ö bagian or ganisasi har us m em ilik i spesialisasi t inggi

•

Per bedaan or ient asi & st r ukt ur Öper bedaan int er aksi dengan lingkungan

2 2

(12)

DI FERENSI ASI – I NTEGRASI ( 3)

•

Per bedaan j enis lingk ungan y ang dihadapi

m enyebabkan ket iga bagian m em punyai sasar an dan or ient asi yang ber beda

T i n g g i

Difer ensiasi t inggi Ök oordinasi m enj adi lebih sulit , sehingga per lu diint egr asikan kem bali

•

Per bedaan Tingkat Ket idakpast ian Lingkungan Ö Per bedaan Tingkat Difer ensiasi Ö Per bedaan Tingkat I nt egr asi

(13)

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4 2 5 PERSEN (%) PIMPINAN YANG

TERLIBAT KEGIATAN

STRUKTUR ORGANI K & MEKANI STI K ( BURNS & STALKER)

•

Lingk ungan m em pengar uhi st r uk t ur int er nal or ganisasi

•

Lingk ungan St abil:

Per at ur an, prosedur, hir ar ki ot or it as lebih j elas, form alisasi & sent ralisasi y ang lebih t inggi Ö st rukt ur MEKANI STI K

•

Lingk ungan Ber ubah dengan Cepat : Lebih bebas, m udah adapt asi, per at ur an t idak

(14)

STRUKTUR ORGANI K & MEKANI STI K ( BURNS & STALKER)

5. Komunikasi Vertikal dan juga Horisontal/Lateral 5. Komunikasi umumnya vertikal

4. Pengetahuan tentang tugas tidak hanya ada pada Pimpinan, pengontrolan bisa terjadi pada setiap tingkatan dalam organisasi 4. Pengetahuan tentang tugas hanya dimiliki Pimpinan, dengan

sentralisasi yang tinggi dalam pengontrolan pelaksanaan tugas

3. Hirarki otoritas dan kontrol tidak tegas, hanya ada sedikit peraturan

3. Hirarki otoritas dan kontrol sangat tegas, banyak peraturan

2. Tugas biasa berubah/diadaptasikan bentuknya, sesuai interaksi antar karyawan

2. Tugas terdefinisi secara rinci

1. Tiap bagian seakan-akan mempunyai suatu tugas tertentu yang dikerjakan bersama oleh karyawan tanpa pemisahan secara individual

1. Pekerjaan terbagi-bagi menjadi tugas-tugas khusus (specialized), dan terpisah satu sama lain

ORGANISASI ORGANIK ORGANISASI MEKANISTIK

(15)

KETERGANTUNGAN STRUKTUR ORGANI SASI TERHADAP KETI DAKPASTI AN LI NGKUNGAN ( DUNCAN)

KERANGKA KETIDAKPASTIAN LINGKUNGAN (DUNCAN)

KETIDAKPASTIAN RENDAH

Mekanistik, Struktur formal, sentralisasi tinggi Banyak bagian organisasi maupun bagian peredam Sedikit Integrator

Mulai memerlukan Perencanaan

KETIDAKPASTIAN AGAK TINGGI

Organik, struktur tidak formal, desentralisasi

Sedikit bagian organisasi Sedikit integrator Orientasi pada Perencanaan

KETIDAKPASTIAN TINGGI

Organik, struktur tidak formal, desentralisasi Banyak bagian organisasi, diferensiasi tinggi Banyak Integrator

Perencanaan dan peramalan masa depan secara ekstensif

(16)

COMPATI BLE ORGANI ZATI ON ( 2) STRUKTUR ORGANI K & MEKANI STI K

• Com pat ible St urct ure: Flex ible Manufact uring Managem ent Syst em

• Tuj uan: Keunt ungan dari flex ible t echnology & ek sploit asi pot ensi t erhadap nilai ek onom i

• Kar akt er ist ik:

Kem am puan disain pr oses & pr oduk ( cost effect ive design) Mem enuhi kebut uhan ( m anufakt ur) unt uk m asa depan Mem puny ai m ak sim um flek sibilit as dalam m em buat pr oduk

st andar d & non- st andar d

Kem am puan beker j a sam a ant ar a kar yaw an & m anaj em en ( dir ect par t ner ship)

Pr om ot e dalam int egr asi k ar yaw an k e dalam sist em t ek nik St urkt ur Or ganisasi: Flat t er Or ganizat ion

STRATEGI MENGENDALI KAN LI NGKUNGAN ( 1)

•

Mencipt ak an hubungan baik dengan elem en-elem en pent ing lingk ungan

•

I nt egr asi m elalui m er ger ( akuisisi) :

Mengint egrasik an organisasi lain yang m erupak an sum ber ket idakpast ian m elalui int egr asi ver t ik al

•

Kont r ak ( j oint - v ent ur e) :

(17)

•

Koopt asi: Adopsi or ang pent ing dar i lingk ungan unt uk m asuk kedalam or ganisasi, sehingga:

Ada perhat ian t erhadap keberhasilan organisasi Tindakannya sebagai pej abat t idak ber bahaya bagi

or ganisasi

I nt er locking Dir ect or at e: adopsi seseor ang y ang punya kedudukan pent ing pada beber apa or ganisasi lain sehingga bisa m ej adi salur an k om unikasi dengan organisasi lain t ersebut

3 4

•

Pengangkat an Eksekut if:

Mengem bangkan hubungan baik dengan lingkungan

•

I klan & hubungan m asyar akat :

Cara t radisional, m elalui ik lan unt uk m em pengaruhi pandangan k onsum en

(18)

•

Mem bent uk lingk ungan agar t idak ber bahay a bagi or ganisasi

•

Mengubah Bidang Kegiat an: m em ilih segm en lingk ungan y ang per saingannya yang t idak t er lalu ber at

•

Kegiat an Polit ik : m em pengar uhi bent uk

per at ur an pem er int ah, sehingga ber bahay a bagi or ganisasi. Melakukan loby ing dengan pihak legislat if.

•

Asosiasi Pengusaha: per sat uan or ganisasi yang m em puny ai t uj uan sam a

HUBUNGAN ANTAR ORGANI SASI ( 1)

•

Car a lain m enganalisis lingkungan or ganisasi: Melihat hubungan organisasi t erhadap organisasi lain di

lingkungannya

•

Set Or ganisasi ( Or ganizat ional Set ) :

Kum pulan organisasi lain yang m em punyai hubungan dengan or ganisasi

(19)

HUBUNGAN ANTAR ORGANI SASI ( 2)

•

Alasan pent ing t er bent uk / put us hubungan:

Tr ansaksi sum ber : m em ilik i sum ber daya yang diper lukan oleh or ganisasi

Per at ur an Pem er int ah: j enis hubungan kar ena per at ur an pem er int ah ( paj ak, pem er int ah daerah)

3 8

UKURAN SET ORGANI SASI ( 1)

•

Uk ur an set or ganisasi m enunj uk k an:

Banyaknya or ganisasi lain yang punya hubungan dengan or ganisasi

Cor ak hubungan ant ar a Or ganisasi dengan lingkungan

•

Lingk ungan t idak past i per lu set or ganisasi yang besar :

Am an, sebab banyak alt er nat if

Pandangan or ganisasi lebih luas, infor m asi lebih lengkap & analisis lebih t epat

(20)

UKURAN SET ORGANI SASI ( 2)

•

Set Or ganisasi besar :

St rukt ur organisasi m enj adi k om pleks