37 BAB III
ANALISIS SISTEM
Analisis sistem didefinisikan sebagai penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan dan hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat di usulkan perbaikan.
Atau secara lebih mudahnya, analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui.
Tahap analisis sistem ini merupakan tahap yang sangat kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Tugas utama analisis sistem dalam tahap ini adalah menemukan kelemahan-kelemahan dari sistem yang berjalan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
Tujuan kegiatan tahap analisis ini adalah memperoleh gambaran tentang sistem yang digunakan pada proses pengolahan kas kecil pada CV. Sinar Makmur Utama, penelitian ini diarahkan untuk menghasilkan suatu aplikasi alat bantu dalam melakukan proses pengolahan kas kecil yang lebih efektif dan efisien.
3.1 Analisis Prosedur Kas Masuk Yang Sedang Berjalan
37
CV. Sinar Makmur Utama merupakan perusahaan yang bergerak di bidang heavy equipment dan spare part. Namun sistem pencatatan data pengolahan kas kecil
pada perusahaan ini masih dilakukan dengan menggunakan sistem kerja yang bersifat manual dengan mencatat setiap pengeluaran biaya-biaya. Namun pada kenyataannya bahwa pengamanan terhadap data masih kurang memuaskan dan sistem kerja yang masih kurang efisien dan efektif.
Dibawah ini adalah prosedur kas masuk yang sedang berjalan pada CV . Sinar Makmur Utama sebagai berikut :
a. Untuk melakukan pembelian kebutuhan kantor bagian admin akan membuat sebuah memo permintaan kebutuhan kantor kepada bagian accounting.
b. Bagian accounting yang menerima memo permintaan kebutuhan kantor, memo tersebut akan diarsip, kemudian accounting akan melakukan pengecekan buku kas kecil jika cukup maka accounting akan membuka bukti tanda terima kemudian diserahkan kepada admin, apabila tidak cukup maka accounting akan membuat memo permohonan kas kecil dan diserahkan kepada management beserta buku kas kecil sebagai bukti kekurangan saldo.
c. Setelah management menerima memo permohonan kas kecil beserta buku kas kecil untuk menambahkan saldo, maka management akan menyerahkan uang dan membuka kwitansi pengisian kembali dan menandatanganinya, kwitansi yang telah ditandatangani beserta uang dan buku kas kecil akan diberikan kepada accounting.
37
d. Accounting yang telah menerima buku kas kecil dan kwitansi pengisian kembali beserta uang, kwitansi tersebut akan diarsip, setelah itu accounting akan membuka bukti kas masuk yang bertanda adanya penerimaan kas dari kwitansi pengisian kembali, kemudian mencatat ke dalam buku kas kecil dan membuat pencatatan transaksi kas kecil, laporan jurnal fluctuation dan laporan petty cash.
e. Bukti kas masuk yang telah dibuka dan transaksi kas kecil yang telah dicatat serta laporan jurnal fluctuation dan laporan petty cash yang telah dibuat akan diserahkan kepada management.
Untuk lebih jelasnya prosedur kas masuk yang sedang berjalan, dapat dilihat pada Flowmap berikut ini :
37 Flowmap Kas Masuk Berjalan CV. Sinar Makmur Utama
Accounting Management
Financial Administration
Buku kas kecil Mencatat ke dalam
buku kas kecil Memo permintaan
kebutuhan kantor Memo permintaan
kebutuhan kantor
Membuat Memo Permohonan
Memo permohonan kas
kecil
menyerahkan uang dan membuka kwitansi pengisian
kembali & TTD
Buku kas kecil
Pembuatan Transaksi kas kecil, lap. jurnal fluctuation & lap.
petty cash
Buku kas kecil
Kwitansi pemgisian kembali
Transaksi Kas Kecil Lap. Jurnal Fluctuation Membuka bukti
Kas Masuk
Bukti kas masuk Buku kas kecil
Kwitansi pengisian kembali
Transaksi Kas Kecil
Lap. Jurnal Fluctuation
Lap. Petty Cash Lap. Petty Cash
Memo permohonan kas kecil
Buku kas kecil
Bukti Kas Masuk Bukti Kas Masuk
Cek buku kas kecil
Buku kas kecil
Cukup Membuka
bukti tanda terima
Bukti Tanda Terima dari penerimaan uang Bukti Tanda
Terima dari penerimaan uang
Y
T
37
Gambar 3.1 Flowmap Kas Masuk Berjalan CV. Sinar Makmur Utama 3.2 Analisis Prosedur Kas Keluar Yang Sedang Berjalan
Dibawah ini adalah prosedur kas keluar yang sedang berjalan pada CV . Sinar Makmur Utama sebagai berikut :
a. Bagian admin membuat memo permintaan kebutuhan kantor kepada bagian accounting.
b. Accounting yang telah menerima memo permintaan kebutuhan kantor, memo tersebut akan diarsip, kemudian accounting akan menyerahkan uang dan membuka bukti tanda terima, setelah itu diberikan kepada admin untuk ditandatangani sebagai bukti menerima uang.
c. Admin yang telah menerima uang dan bukti tanda terima, bukti tersebut akan ditandatangani oleh admin setelah itu dikembalikan kepada accounting untuk diarsip.
d. Setelah admin menerima uang dari accounting, maka admin akan melakukan pembelian kebutuhan kantor, setelah melakukan setiap pembelian maka akan diterima nota-nota pembelian barang, nota-nota tersebut akan diserahkan kepada accounting.
e. Accounting yang telah menerima nota pembelian barang, nota tersebut akan diarsip, setelah itu accounting akan membuka bukti kas keluar yang bertanda adanya pengeluaran kas dari nota-nota pembelian barang, kemudian mencatat ke
37
dalam buku kas kecil dan membuat pencatatan transaksi kas kecil, laporan jurnal fluctuation dan laporan petty cash.
f. Bukti kas keluar yang telah dibuka dan transaksi kas kecil yang telah dicatat serta laporan jurnal fluctuation dan laporan petty cash yang telah dibuat akan diserahkan kepada management.
Untuk lebih jelasnya prosedur kas keluar yang sedang berjalan, dapat dilihat pada Flowmap berikut ini :
37
Flowmap Kas Keluar Berjalan CV. Sinar Makmur Utama
Management Accounting
Financial Administration
Memo permintaan kebutuhan kantor
Nota pembelian barang Memo permintaan
kebutuhan kantor
Pembelian kebutuhan kantor
Bukti Tanda Terima dari penerimaan uang
Menyerahkan Uang & membuka bukti tanda terima
Tanda tangan
Bukti tanda terima dari penerimaan uang
1 Mencatat ke dalam buku kas kecil
Buku kas kecil Membuka
bukti kas keluar Nota pembelian
barang
Bukti kas keluar Bukti Tanda
Terima dari penerimaan uang
Bukti Tanda Terima dari penerimaan uang
Penmbuatan Transaksi kas kecil, lap. jurnal fluctuation & lap. petty
cash
Transaksi Kas Kecil Transaksi Kas Kecil
Laporan Jurnal Fluctuation
Laporan Petty Cash
Laporan Jurnal Fluctuation
Laporan Petty Cash
Bukti Kas keluar Bukti Kas Keluar
37
Gambar 3.2 Flowmap Kas Keluar Berjalan CV. Sinar Makmur Utama 3.3 Analisis Kelemahan Sistem
Dari hasil penganalisaan yang sedang berjalan pada sistem pengolahan data perusahaan CV. Sinar Makmur Utama, adapun kelebihan dan kelemahan yang membedakan antara sistem berjalan dan yang diusulkan di antaranya :
1. Menggunakan sistem pengolahan data berjalan, keamanan data belum terjamin karena dapat dilihat oleh semua pihak tanpa proses pengamanan inputan data.
2. Proses dalam pencatatan buku kas kecil sering mengalami kesalahan perhitungan.
3. Kurangnya nilai keakuratan yang menjamin dari hasil pengolahan data yang dilakukan secara manual.
4. Laporan yang dihasilkan dari pengolahan data berjalan belum dapat diakui nilai keakuratan, ketepatan serta kebenarannya.
3.4 Analisis Kebutuhan Sistem
Dalam sistem pengolahan data yang di komputerisasikan diperlukan beberapa komponen pekerjaan untuk mendukung sistem berjalan, diantaranya :
1. Sistem yang dapat melakukan pengontrolan data secara efisien sehingga dapat mempercepat pekerjaan dan tidak membutuhkan waktu yang lama.
2. Sistem yang dapat memberikan informasi yang tepat dan benar serta cepat untuk keperluan menghasilkan laporan kas kecil.
37
3. Dapat menjamin keamanan data dan penyimpanan data tidak dilakukan secara terpisah.
4. Sistem dapat membuat laporan dengan cepat dan kapan saja dibutuhkan.
3.5 Perbandingan Kelebihan dan Kekurangan Sistem
Berikut perbandingan kelebihan dan kelemahan sistem pengolahan data pada CV. Sinar Makmur Utama diantaranya :
1. Sistem yang diusulkan dapat menghasilkan laporan kas kecil dengan nilai keakuratan yang lebih menjamin dibanding dengan pengolahan data yang dilakukan secara manual pada sistem berjalan.
2. Selama masih digunakannya pengelolaan data berjalan, keamanan data belum terjamin karena dapat dilihat oleh semua pihak tanpa proses pengamanan inputan data, akan tetapi dengan adanya sistem usulan yang dilengkap pengamanan dengan pemasangan password pada sistem maka data dapat terkontrol dengan baik.
3. Sistem yang diusulkan pada perusahaan dapat menghasilkan laporan kas kecil dengan nilai yang akurat tepat serta cepat dibandingkan dengan sistem berjalan yang melakukan proses pengolahan data secara manual.
3.6 Gambaran Sistem yang Diusulkan
Dalam sistem yang diusulkan ini efisiensi dan efektifitas penyampaian informasi menjadi tujuan utama yang akan dicapai. Proses penyampaian ditransformasikan dalam bentuk program aplikasi, dimana melalui sistem ini akan
37
memudahkan antara accounting dan management, melalui sistem ini juga memudahkan accounting dalam melakukan penginputan transaksi kas kecil, sedangkan management akan lebih mudah dalam mengecek kas kecil.
3.7 Analisis Kebutuhan Data
Menemukan data apa yang dibutuhkan pada sistem baru yang didasarkan dari sistem yang sudah ada :
1. Data akun merupakan informasi yang akan memproses nomor akuntansi perkiraan, dari tabel akun.
2. Data bukti tanda terima merupakan informasi yang akan memproses bukti tanda terima dari penerimaan uang, dari tabel bukti.
3. Data kas masuk merupakan informasi yang akan memproses bukti kas masuk dari penerimaan kas, dari tabel masuk.
4. Data kas keluar merupakan informasi yang akan memproses bukti kas keluar dari pengeluaran kas, dari tabel keluar.
5. Data transaksi kas kecil merupakan semua fungsi oleh perangkat lunak yaitu tabel masuk, tabel keluar dan tabel transaksi.
6. Data jurnal fluctuation merupakan semua fungsi oleh perangkat lunak yaitu tabel masuk, tabel keluar dan tabel jurnal.
7. Data petty cash merupakan informasi yang akan memproses laporan petty cash melalui tabel transaksi.
37 3.8 Analisis Kebutuhan Fungsional
Mengidentifikasi apa saja (fasilitas dan aktivitas) yang seharusnya dikerjakan oleh sistem, yaitu :
1. Fungsi login, mengelola data username dan password yang dimasukkan oleh accounting dengan benar dan selanjutnya memilih menu.
2. Fungsi pengolahan data akun, mengelola nomor akuntansi perkiraan yang dimasukkan oleh accounting, selanjutnya di kas masuk dan kas keluar tinggal pilih no akun.
3. Fungsi pengolahan data bukti tanda terima, mengelola bukti tanda terima sebagai penerimaan uang untuk financial administration.
4. Fungsi pengolahan data kas masuk, mengelola bukti kas masuk dari penerimaan kas.
5. Fungsi pengolahan data kas keluar, mengelola bukti kas keluar dari pengeluaran kas.
6. Fungsi pengolahan data transaksi kas kecil, mengelola transaksi kas kecil melalui pemasukan kas dan pengeluaran kas.
37
7. Fungsi pengolahan data jurnal fluctuation, mengelola jurnal fluctuation melalui transaksi kas kecil.
8. Fungsi pembuatan laporan, mengelola data-data yang dihasilkan kedalam proses pembuatan laporan yang akan dicetak.
9. Fungsi pencarian, untuk melakukan pencarian terhadap data-data yang ingin dicari tetapi dalam aplikasi ini pencarian hanya terdapat di kas masuk dan kas keluar.
3.9 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak dan Keras
Agar aplikasi pengolahan kas kecil yang dirancang dapat berjalan dengan baik, dibutuhkan suatu perangkat lunak yang :
1. Memiliki fitur - fitur standar seperti penambahan, pengubahan, penghapusan, pencarian dan penampilan data, serta pembuatan laporan.
2. Memudahkan pekerjaan accounting, karena dapat memberikan informasi secara cepat dan akurat.
3. Dapat bekerja pada sistem operasi yang dipakai oleh user.
4. Memiliki tampilan yang menarik dan mudah dimengerti oleh user.
5. Memberikan kemudahan kepada user dalam masa pemakaian.
Untuk mendukung sistem terkomputerisasi dalam penerapan aplikasi ini selain dibutuhkan perangkat keras, dibutuhkan juga perangkat lunak yang digunakan sebagai pendukung untuk menjalankan aplikasi diantaranya adalah :
1. Sistem Operasi Microsoft Windows 7.
37 2. Software Borland Delphi 7.
3. Database Microsoft Access 2007.
Perangkat keras yang minimal diperlukan untuk membangun Aplikasi Pengolahan Petty Cash dengan Fluctuation Fund Method pada CV. Sinar Makmur Utama ini sesuai dengan rekomendasi yang diberikan Borland Delphi 7 sebagai berikut :
1. Processor Intel® Core™ i5 CPU M 450@ 2.40GHz 1.18 GHz, 1,92GB of RAM.
2. Hard disk 500GB.
3. Ati Mobility Radeon 1GB 4. Monitor LCD.
5. Mouse dan Keyboard.
6. Printer.
3.10 Analisis Kebutuhan Pengguna
Analisis kebutuhan pengguna (user) merupakan tahapan yang penting dalam membangun sistem. Dalam tahap ini, dilakukan spesifikasi mengenai semua kebutuhan yang diinginkan oleh pengguna mengenai sistem yang akan dibangun.
Hasil dari analisa kebutuhan pengguna ini digunakan sebagai kerangka informasi untuk membangun sebuah sistem yang sesuai dengan harapan pengguna.
37
Adapun spesifikasi kebutuhan yang ingin diterapkan pada sistem baru ini meliputi tersedianya suatu sistem yang mampu memberikan informasi yang tepat mengenai laporan kas kecil.
Pencarian, penambahan dan pengolahan data yang disajikan oleh sistem merupakan hal yang sangat penting, mengingat sistem baru ini bertujuan memberikan informasi kas kecil kepada pengguna secara cepat, mudah dan efisien.
3.11 Kesimpulan Hasil Analisis
Perangkat lunak yang baik dan sesuai dengan kebutuhan pengguna sangat bergantung kepada keberhasilan dalam melakukan analisis kebutuhan dan bisa menjadi pertimbangan ketika akan melakukan proses analisis kebutuhan pada masa yang akan datang.
