RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SUPPLIER DAN PELAYANAN CUSTOMER DENGAN SUPPLY CHAIN MANAGEMENT
(STUDI KASUS UD. BUSANA AYU INDAH)
I Nyoman Nika Putra Sanjaya 1)
S1/ Jurusan Sistem Informasi. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, email : [email protected]
Abstract: UD Busana Ayu Indah is a company that sells men's clothing and women either daily wear, school uniforms and religious paraphernalia, in addition to finished products, the company also received a service tailoring and dressmaking supplies kebaya religious ceremonies, to date UD Busana Ayu Indah still experienced difficulties when making purchases by the customer service, the status of ordered items by the customer does not yet have certainty. So that the customer had to call the company or even come just to find out their order status. Another difficulty is when making the purchase of goods to the supplier is still done manually, with many of the items are available and there are several suppliers that provide the same goods, resulting in difficulty in the company choose the best supplier. Due to suppliers of goods held on the company's erratic and disorganized.This research used the method of Supply Chain Management, because this method can organize and integrate the suppliers to the company and the company with the customer, so that the process of dealing with these suppliers becomes easier to make purchases of finished goods and raw goods company that aims for ease in making purchases especially in the proper supplier selection and in accordance with the needs. The system also provides information that will be delivered to the customer and purchase order information to be communicated to the supplier via the SMS Gateway integrated with the desktop.
Keywords: customer service information systems and supplier management, SCM.
U.D Busana Ayu Indah merupakan perusahaan yang menjual pakaian pria dan wanita baik berupa pakaian sehari-hari, seragam sekolah dan perlengkapan keagamaan, selain produk jadi perusahaan juga menerima jasa penjahitan baju kebaya dan penjahitan perlengkapan upacara keagamaan. Permasalahan yang ditemukan penulis saat melakukan survei pada bagian penjualan adalah saat melakukan transaksi pembelian jasa oleh customer, status dari orderan oleh customer tersebut belum memiliki kepastian. Sehingga customer terpaksa menelepon ke perusahaan atau bahkan datang hanya untuk mengetahui
status orderannya. Hal ini tentu saja merepotkan bagi customer yang sudah melakukan transaksi terhadap perusahaan yang menimbulkan ketidaknyamanan dalam bertransaksi.
Permasalahan lain yang ditemukan oleh penulis saat melakukan survei pada bagian gudang dan pembelian adalah saat transaksi pembelian barang ke supplier masih dilakukan manual yaitu dengan menelepon satu persatu supplier yang menyediakan barang yang akan dibeli sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dengan banyaknya jenis barang yang disediakan dan beberapa supplier ada yang
menyediakan barang yang sama, mengakibatkan perusahaan kesulitan dalam memilih supplier terbaik. Karena supplier yang mengadakan barang pada perusahaan tidak menentu dan tidak terorganisir kadang beberapa supplier datang sendiri ke perusahaan dan menawarkan produknya, kadang pihak perusahaan yang menelepon atau datang sendiri ke supplier untuk mendapatkan barang atau bahan baku.
Maka solusi yang dibutuhkan adalah perlunya suatu aplikasi Supply Chain Management yang dapat mengatur dan mengintegrasikan antara supplier dengan perusahaan dan perusahaan dengan customer, dengan adanya aplikasi yang dapat mengintegrasikan ketiga pihak tersebut maka diharapkan proses yang berhubungan dengan supplier tersebut menjadi lebih mudah dalam melakukan transaksi pembelian barang pada perusahaan yang bertujuan untuk memudahkan dalam melakukan transaksi pembelian khususnya dalam pemilihan supplier yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan.
LANDASAN TEORI 1. Sistem
(Gondodiyoto, 2007:107) menyatakan sistem adalah merupakan suatu kesatuan yang terdiri dari komponen- komponen atau sub sistem yang
berorientasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Berdasarkan batasan pengertian tersebut, sistem mempunyai karakteristik sebagai berikut:
1. Sistem adalah kumpulan elemen-elemen atau sumberdaya yang saling berkaitan secara terpadu, terintegrasi dalam suatu hubungan hirarkis.
2. Sistem memiliki sasaran yang akan dicapai. Setiap sistem berusaha mencapai satu atau lebih sasaran yang merupakan arah, yang merupakan kekuatan yang memberikan arah suatu sistem.
3. Konstruksi sistem terdiri dari: Masukan- Proses-Keluaran. Masukan merupakan semua arus berwujud atau tidak berwujud yang masuk ke sistem. Keluaran mrupakan semua arus keluar atau akibat yang dihasilkan. Proses terdiri dari metode yang digunakan untuk mengubah masukan menjadi keluaran.
4. Sistem memiliki pengguna. Setiap sistem harus mengarahkan sub sistemnya agar dapat mencapai sasaran. Sasaran sistem sebagai ukuran penentu keberhasilan suatu sistem.
5. Sistem memiliki keterbatasan.
6. Sistem memiliki sub sistem yang membentuk suatu jaringan terpadu.
7. Sistem memerlukan pengendalian.
2. Informasi
Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti (bermanfaat) bagi penerimanya, menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata yang dapat dipahami dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan, sekarang maupun masa depan (Gondodiyoto, 2007:110).
Sumber dari informasi adalah data. Data merupanakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Data sebagai input perlu diolah oleh suatu sistem pengolahandata agar dapat menjadi output, yaitu informasi yang lebih berguna bagi pemakainya.
Dari uraian tersebut dapat dikatakan bahwa :
1. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna, lebih bermanfaat dan lebih berarti bagi penggunanya.
2. Data menggambarkan suatu kejadian- kejadian, data dinyatakan sebagai symbol- simbol, gambar-gambar, kata-kata, angka- angka,atau huruf-huruf yang menunjukkan suatu ide, obyek, kondisi atau situasi tertentu.
3. Informasi digunakan untuk pengambilan keputusan. Bagi manajemen suatu organisasi, informasi berguna untuk membantu dalam pengambilan keputusan yang menentukan keberhasilan atau
kesuksesan organisasi pada masa yang akan datang.
3. Sistem Informasi
“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu” (Jogiyanto, 1990).
“Informasi adalah terdiri dari data yang telah diambil kembali dan diolah atau sebaliknya dan digunakan untuk tujuan informatif atau kesimpulan, argumentasi, atau sebagai dasar untuk peramalan atau pengambilan keputusan”. Sistem Informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.
Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi.
4. Supply Chain Management
Indrajit menyimpulkan “Supply Chain (Rantai Pengadaan) adalah suatu jaringan perusahaan-perusahaan yang secara bersama-sama bekerja untuk menciptakan dan mengahantarkan suatu
produk ke tangan pemakai akhir, Perusahaan-perusahaan tersebut biasanya termasuk supplier, pabrik, distributor, toko atau ritel, serta perusahaan-perushaan pendukung seperti perusahaan jasa logistik.
Rantai ini juga merupakan jaringan atau jejaring dari berbagai organisasi yang saling berhubungan yang mempunyai tujuan yang sama, yaitu sebaik mungkin menyelenggarakan pengadaan atau penyaluran barang tersebut” Indrajit(2003).
Dilihat dari definisi tersebut di atas dapat dikatakan Supply Chain adalah jaringan logistic. Dalam Supply Chain ada beberapa pihak yang merupakan perusahaan-perusahaan yang mempunyai kepentingan yang sama, (Indrajit,2003) yaitu :
1. Suppliers
Rantai pengadaan dimulai disini, yang merupakan sumber yang menyediakan bahan pertama.
Bahan pertama ini biasanya berupa bahan baku, bahan mentah, bahan penolong, bahan dagangan, subassemblies, suku cadang, dan sebagainya.
2. Manufacturer
Manufacturer adalah pihak yang melakukan pekerjaan membuat, memfabrikasi, mengasembling, merakit, mengkonversikan, ataupun menyelesaikan barang.
3. Distribution
Distribution adalah pihak yang menyalurkan barang sudah jadi yang dihasilkan oleh manufacturer kepada pelanggan.
4. Retail outlets
Retail outlets atau pengecer adalah pihak yang menyalurkan barang dari distributor kepada konsumen.
5. Customers
Customers adalah pemakai langsung barang atau jasa yang dijual, disini rantai pengadaan berakhir.
Gambar 1 Alur Rantai Pengadaan (Indrajit,2003)
Prinsip Supply Chain Management (SCM) pada hakekatnya adalah sinkronasi dan koordinasi aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan aliran material/produk, baik yang ada dalam organisasi maupun antar organisasi.
Contex Diagram
Gambar 2 Context Diagram
Data Stok Supplier Data Krieria Supplier
Data Barang Baku Data Barang Jadi
Notifikas i SMS Purc has e Order
Laporan Stok Barang Laporan Penjualan
Data Karyawan Data Supplier
Nota SMS Order Selesai
SMS Status Order Dikerjakan SMS Status Order M enung gu
SMS ID Order
Data Work Lis t Selesai
Work list Order
Bukti Order Customer Data Order Servis
Data Order Kebaya Data Order Wastra
Jenis Orderan Bukti Order
Laporan Retur
Data Cus tomer
Laporan Purchase Order Surat Retur
Nota Pembelian Data Order Barang
Req uest Order Purchase Order Supplier
0
Sis tem Informasi Pengelolaan Supplier dan Pelayanan Cus tomer
+
Cus tomer
Manajer
Karyawan Penjahit
Pada Context Diagram tampak aliran data yang bergerak dari sistem ke masing- masing entitas. Dari pembuatan context diagram maka dilakukan proses break down yang biasa disebut sebagai Data Flow Diagram (DFD) level 0 untuk mengetahui proses secara keseluruhan.
DFD dapat dilihat pada Gambar 4.
Gambar 3 DFD Level 0
HASIL DAN PEMBAHASAN
Tujuan dari dibangunnya sistem ini adalah untuk membangun sistem informasi yang mampu menangani proses pembelian barang dari supplier sampai proses penjualan ke customer. Gambar 5 System flow proses pendaftaran customer baru menggambarkan proses alur pendaftaran customer yang pertama kali berkunjung sampai melakukan transaksi orderan
Sistem Flow Penerimaan Order Customer
Customer Penjualan Karyawan Penjahit
START
Data Customer
Input Data Customer
Mengecek Member
Sudah Member?
Jenis Orderan?
Jenis Orderan Orderan
Ya
Kebaya?
Menyimpan Data Order Kebaya Data Order
Kebaya Input Data
Order Kebaya
Customer
Customer Ya
Orderan Kebaya
Wastra?
Tidak
Menyimpan Data Order Wastra Data Order
Wastra
Input data Order Wastra Ya
Orderan Wastra
Menyimpan Data Jasa Servis Tidak
Orderan Jasa Servis Data Order jasa
Servis
Input Data Jasa Servis
Memilih Work List Order
Work List Selesai
Work List Order
Input Work List Order
Data Work List Order Selesai
Input Data Worklist Selesai
Memperbarui Status Work List Karyawan
End
Data Barang Tiga Proses disambungkan Input Jenis
Orderan Menyimpan Data
Customer Tidak
1
1
2
2 Data Barang
Baku
Data Barang Baku
Mencetak Bukti Order
Bukti Order
Memproses Notifikasi SMS Orderan Selesai SMS notifikasi Orderan Selesai
Karyawan
Menyimpan Data Karyawan
Data Karyawan
Gambar 4 System Flow Proses Penerimaan orderan
Untuk System Flow Proses Notifikasi Sms Status Order dapat dilihat pada Gambar 5
Sistem Flow Notifikasi SMS
Penjualan Customer
START
Proses cek status Orderan
Orderan Kebaya
Orderan Wastra
Orderan Jasa Servis
Orderan Menunggu?
Ya
Proses SMS notifikasi Order
Menunggu Customer
Tidak
END
SMS status order menunggu
SMS status order menunggu
Orderan
Dikerjakan? Ya
Proses SMS notifikasi Order
Dikerjakan
SMS status order Dikerjakan
Tidak
Orderan Selesai?
tidak
Proses SMS notifikasi Order
Selesai Ya
SMS status order Selesai SMS status
order Selesai SMS ID
Order
Gambar 5 System Flow Proses Notifikasi SMS Orderan
Pada Gambar 6 merupakan System Flow Proses Pembelian barang ke supplier
Sistem Flow Pembelian
Supplier Manajer
Staff Gudang & Pembelian START
Data Barang Baku Data
Barang Jadi
Proses Cek Stok Minimal
Beli Barang?
Ya
Tidak
Proses Cetak Request Order
Request Order
Request Order
Data Order Barang Proses
Perhitungan Pemilihan Supplier
dengan Promethee Data Supplier Supplier
Data Barang
Baku Data Barang
Jadi Memproses Purchase Order
Purchase Order
Purchase Order
Nota Pembelian
1
1 Purchase Order
Memproses Laporan Purchase
Order
Laporan Purchase Order Barang Kriteria Supplier
END Notifikasi SMS
Purchase Order
Notifikasi Purchase Order
2
2
Data Supplier
Supplier
Barang Kriteria Supplier
Memproses Data Supplier
Mengecek Data Supplier Input Data Supplier Sudah Tersimpan Tidak
Ya Proses Cetak Laporan Stok Barang
3
3
Laporan Stok Barang
4 Data Barang
Di Stock
4 Input Data Stok
Supplier Data Barang Baku
Data Barang
Jadi
Gambar 6 System Flow Proses Pembelian
Data Stok Suppl i er [Data Stok Suppl ier]
Data Kriteria Suppli er [Data Kri eria Suppli er]
[Data Barang Jadi ] [Data Barang Baku]
Data Retur Barang Data Retur Barang
Data Purc has e Order Data Purc has e Order
Data Barang Baku Data Barang Jadi [Noti fi kas i SMS Purchas e Order]
Data Barang Jadi
Data Barang Baku Data Suppli er
Data Penj ual an Data Penj ual an
Data Jenis Orderan Data Order Servi s
Data Order W astra Data Order Kebaya Data Barang Jadi
Data Barang Baku Data Barang Jadi
Data Cus tom er
Data Barang Baku Data Karyawan
Data Suppli er Data Cus tom er
Data Karyawan
[Laporan Stok Barang]
[Laporan Penj ual an]
[Data Karyawan]
[Data Suppl i er]
[Nota]
[SMS Order Sel es ai ] [SMS Status Order Di kerjakan]
[SMS Status Order Menunggu]
[SMS ID Order]
[Data Work Li s t Sel es ai ] [W ork l i st Order]
[Bukti Order Cus tom er]
[Data Order Servi s]
[Data Order Kebaya]
[Data Order W astra]
[Jenis Orderan]
[Bukti Order]
[Laporan Retur]
[Data Cus tom er]
[Laporan Purc has e Order]
[Surat Retur]
[Nota Pem bel ian]
[Data Order Barang]
[Reques t Order]
[Purc has e Order]
Suppl ier
Manaj er Manaj er Suppl ier
Suppl ier
Manaj er
Customer
Manaj er
Customer Customer Customer Customer Customer Customer
Karyawan Penj ahi t Karyawan Penj ahi t Customer Customer Customer Customer Customer
Suppl ier Karyawan Penj ahi t
1
Melakukan Maintenanc e Data Mas ter
+
2
Melakukan Pros es T ransaks i Suppl i er
+
3
Melakukan Pros es T ransaks i Cus tomer
+
4
Melakukan Pros es Pel aporan
+ Manaj er Manaj er
1 T abl e Karyawan
2 T abl e Cus tomer
3 T abl e Suppl i er
4 T abl e Barang Baku 5 T abl e Barang J adi
6 T abl e Order Kebaya
7 T abl e Order W as tra
8 T abl e Order Servis
9 T abl e Orderan 10T abl e Penjualan Suppl ier
11T abl e Kri teri a Suppl i er
14T abl e Purchase Order 15T abl e Retur Barang Suppl ier
Suppl ier
Manaj er
Suppl ier
16 T abl e Stok Suppl ier
Untuk System Flow Proses Retur Pembelian dapat dilihat pada Gambar 7
Sistem Flow Retur Pembelian
Supplier Staff Gudang & Pembelian Manajer
Nota Pembelian
Mengecek Barang Datang
CACAT?
Ya
Cetak Surat Retur
Surat Retur Data
Retur Surat Retur
1 1
Tidak
Cetak Laporan Retur
Laporan Retur START
END
Purchase Order
Memproses Data Barang Datang
Kriteria Supplier Data Barang
Jadi Data Barang
Baku
Data Kriteria Supplier
Memproses Data Kriteria Supplier Kriteria Supplier
Input Data Krieria Supplier
Gambar 7 System Flow Proses Retur Pembelian
Proses terakhir System flow proses
penjualan yang ditunjukkan pada Gambar 8
Proses Penjualan
Manajer Penjualan
Customer
START
Ambil Orderan?
Input ID Order Ya
Tidak Memilih Barang
Memproses Penjualan
Orderan Kebaya Orderan Wastra Orderan Jasa Servis
Nota
Nota Nota 2 1
Barang
Barang
Barang Jadi
Penjualan
END
Arsip Data Penjualan Bukti Order
Karyawan
Mencetak Laporan Penjualan
Laporan Penjualan
Gambar 8 System Flow Proses Penjualan
A. Form Pendaftaran Customer
Gambar 9 Form Pendaftaran Customer
Gambar 9. adalah Form untuk melakukan proses memasukkan dan menyimpan data customer yang baru. Pada form ini dapat melakukan proses insert dan update data yang baru.
B. Form Pendaftaran Supplier
Gambar 10 Form Pendaftaran Supplier Gambar 10. adalah Form untuk melakukan proses memasukkan dan menyimpan data supplier. Pada form ini dapat melakukan proses insert dan update data yang baru dan yang sudah ada.
C. Form Input Orderan
Gambar 11 Form Input Orderan Gambar 11 adalah Form Input Orderan, form ini digunakan untuk melakukan input pesanan orderan yang sudah dilakukan oleh customer yang sudah terdaftar.
D. Form Input Orderan
. Gambar 12 Form Pemilihan Supplier Gambar 12 adalah Form Pemilhan Supplier, Form ini digunakan untuk melakukan proses perangkingan supplier yang sudah terdaftar berdasarkan nilai bobot dari masing-masing kriteria barang yang dipasok.
E. Form Purchase Order
Gambar 12 Form Purchase Order Gambar 12 adalah Form Purchase Order, form ini digunakan untuk melakukan input Purchase Order yang dilakukan untuk supplier yang sudah terdaftar.
KESIMPULAN
1. Setelah dilakukan analisis, perancangan sistem, pembuatan serta uji coba dari sistem informasi pengelolaan supplier dan pelayanan
customer dengan supply chain management (studi kasus U.D Busana Ayu Indah) ini, maka telah diambil kesimpulan bahwa sistem informasi pengelolaan supplier dan pelayanan customer dengan supply chain management dapat melakukan pelayanan customer dan menghasilkan informasi status orderan customer melalui sms gateway dan sistem juga dapat melakukan pengelolaan supplier meliputi pencatatan supplier, melakukan pemilihan supplier dan sistem dapat menghasilkan data rangking supplier berdasarkan barang yang di supply dan menghasilkan informasi purchase order untuk supplier melalui sms gateway.
DAFTAR PUSTAKA
Hague, Paul. 1995. Merancang Kuesioner.
Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo.
Herlambang, Soendoro & Tanuwijaya, Haryanto. 2005. Sistem Informasi:Konsep, Teknologi &
Manajemen, Yogyakarta: Graha Ilmu.
Jogiyanto, H.M, 1995, Analisa dan Desain
Sistem Informasi,
Yogyakarta:Andi.
Kendall, Kenneth E. & Kendall Julie E.
2006. Analisis dan Perancangan Sistem. Jakarta:PT. Indeks.
Kristanto, Andri. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Yogyakarta: Gava Media.
McLeod, Raymond, 2001. System Informasi Manajemen Jilid 2, Jakarta: PT Prenhallindo dan Pearson Education Asia Pte. Ltd..
Indrajit, Richardus Eko, 2005. Strategi Manajemen Pembelian dan Supply Chain, Jakarta: PT Grasindo.
Pujawan, I Nyoman, 2005. Supply Chain Management edisi pertama, Surabaya: Guna Widya.
Weisner, Joel D, 2005. Principles Of Supply Chain Management A Balance Approach, Mason:
THOMSON
Simchi-Levi, David, 2005. Designing and Managing the Supply Chain, United States: OMC
Yolanda, M. Siagian, 2005. Aplikasi Supply Chain Management Dalam Dunia Bisnis, jakarta: Grasindo.
