T1 682011015 Full text

i

Perancangan Sistem Informasi Penggajian Karyawan

Studi Kasus PT. Bayuadji Nusantara Industries (PT. BNI)

Kabupaten Semarang

Artikel Ilmiah

Diajukan kepada

Fakultas Teknologi Informasi untuk Memperoleh Gelar Sarjana Sistem Informasi

Peneliti :

Reni Afiandari (682011015)

Frederik Samuel Papilaya, S.Kom., M.Cs. Ir. Christ Rudianto, MT.

Program Studi Sistem Informasi

Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Kristen Satya Wacana

vii

Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Penggajian Karyawan

Studi Kasus PT. Bayuadji Nusantara Industries (PT. BNI)

Kabupaten Semarang

1)

Reni Afiandari, 2 )Frederik Samuel Papilaya, 3 )Christ Rudianto Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Kristen Satya Wacana Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga 50711, Indonesia

Email:1) 682011015@student.uksw.edu, 2)Samuel.papilaya@staff.uksw.edu,3)xrudianto@yahoo.com

Abstract

Payroll is the one of important things in the company and it can make effect for the benefit. The company in Indonesia is trying to improve the payroll sector for the effective and efficient process and to did not have disadvantage which causes by deviation of payroll sector. The result of this research is payroll module which contains payroll system with a desktop base that supported by attendance device uses smart card. Smart card is the one of attendace technology that generally used in company right now because simplify the process of employee attendance's data storage, facilitate the attendance quickly, and reduce the occurrence of errors in the data absenteeism. This payroll module automatically do the salary calculation based on attendace, therefore resolve the problems that occur in the company.

Keywords:Payroll, Smartcard, Remuneration system, Desktop, Effective, Efficient.

Abstrak

Penggajian merupakan salah satu hal yang terpenting didalam perusahaan. Penggajian dapat berdampak pada keuntungan yang diperoleh perusahaan. Perusahaan di Indonesia sedang mengupayakan perbaikan dalam sektor penggajian agar perusahaan tidak mengalami kerugian akibat penyimpangan pada sektor penggajian, serta proses penggajian berjalan secara efektif dan efisien. Penelitian ini menghasilkan modul penggajian yang berisi sistem penggajian dengan

berbasis desktop yang didukung oleh perangkat absensi menggunakan smart card. Smart card

merupakah salah satu teknologi yang sering dipakai pada sistem absensi saat ini, karena proses

menyimpan data absensi karyawan dengan menggunakan teknologi smart card mempunyai

kelebihan yaitu memudahkan proses penyimpanan data absensi karyawan secara terstruktur, dan memudahkan proses absensi secara cepat, serta mengurangi terjadinya kesalahan pada data absensi karyawan. Modul penggajian ini akan melakukan perhitungan gaji dengan otomatis berdasarkan absensi yang efektif dan efisien sehingga dapat menyelesaikan masalah yang terjadi dalam perusahaan.

1

I.

Pendahuluan

Sistem informasi adalah suatu kombinasi teratur dari people (orang), hardware (perangkat

keras), software (piranti lunak), prosedur (SOP), computer networks and data communications

(jaringan komunikasi), serta database (basis data) yang mengumpulkan, mengubah dan

menyebarkan informasi di dalam suatu bentuk organisasi [1]. Dengan adanya sistem informasi pada perusahaan, maka akan memberikan beberapa keuntungan diantaranya yaitu : a. Untuk meningkatkan efisiensi operasional, karyawan dapat menghemat waktu bekerja, sistem informasi memproses data, memproses transaksi bisnis, mengontrol proses industrial, dan mendukung komunikasi serta produktivitas kantor secara efisien. b. Untuk memperkenalkan inovasi kepada

bisnis. c. Mendukung sistem pengambilan keputusan, sistem informasi yang dirancang dan

dilakukan dengan baik akan banyak manfaat yang bisa diperoleh manajemen perusahaan. Sistem informasi akan mempermudah manajemen dan menunjang proses pengambilan keputusan karena sistem informasi menyediakan informasi bagi manajemen perusahaan dimana sistem informasi tersebut dilakukan.

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang pesat telah menjadikan ilmu komputer sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari kehidupan manusia. Teknologi informasi sudah menjadi pilihan utama dalam menciptakan sistem informasi organisasi yang tangguh sehingga mampu melahirkan keunggulan kompetitif yang menjadi strategi unggulan ditengah persaingan yang semakin ketat dewasa ini. Pemanfaatan sistem informasi dapat menghasilkan efisiensi dalam berbagai aspek, pengelolaan informasi yang ditujukan oleh kecepatan dan ketepatan waktu pemrosesan, serta ketelitian dan kebenaran informasi (validitas) yang

dihasilkan, hal ini berkaitan dengan penggunaan perangkat keras komputer (hardware), program

aplikasi pendukung (software), perangkat komunikasi dan internet sebagai sarana pengelolaan

informasi [2].

Salah satu sistem informasi yang dibutuhkan dalam suatu perusahaan adalah sistem informasi kepegawaian yang didalamnya terdapat sistem penggajian. Sebuah perusahaan tidak dapat berdiri tanpa didukung oleh program administrasi yang memadai, salah satunya yaitu penggunaan aplikasi penggajian karyawan. Definisi sistem informasi adalah serangkaian aktifitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang terkait yang berhubungan dengan pengelolaan

karyawan perusahaan secara efektif yang terdiri dari input, proses dan menghasilkan output

berupa informasi tentang gaji yang bermanfaat bagi perusahaan [3]. Penggajian adalah memberikan kompensasi untuk pegawai yang berupa gaji sebagai kembalian finansial kepada para pegawai sebagai ganti kontribusi mereka terhadap organisasi, instansi atau lembaga [4]. Penggajian merupakan salah satu dari pengendalian internal yang harus diperhatikan dalam perusahaan. Tindak kecurangan sering dilakukan oleh karyawan pada bagian absensi dan penggajian. Hal ini membuat kerugian besar bagi perusahaan apabila tidak diperhatikan. Absensi dan penggajian harus dilakukan secara aman, efisien dan efektif [5]. Data absensi karyawan sangatlah erat hubungannya dengan data gaji karyawan, karena gaji karyawan juga ditentukan atau dipengaruhi oleh absensi karyawan itu sendiri [6].

2

(PT. BNI) didirikan oleh Mayjend TNI (Purn) Sumpono Bayuadji dan mulai beroperasi sejak tahun 1995. PT. Bayuadji Nusantara Industries memproduksi dan mendistribusikan air minum dalam kemasan dengan merek JAVA. Ada 4 (empat) jenis kemasan AMDK yang diproduksi dan didistribusikan saat ini, yaitu: Cup 240 ml, Botol 600 ml, Botol 1500 ml, dan Galon 19 liter. Lingkungan pabrik JAVA sangat mendukung dalam proses produksi dan pengemasan langsung air minum dan proses produksi berasal dari mata air dalam satu area pabrik (15m antara mata air

dengan proses mesin produksi)1.

Selama ini sistem informasi penggajian yang ada pada PT. Bayuadji Nusantara Industries masih bisa dikatakan secara manual, karena pemrosesan gaji karyawan masih dilakukan dengan

microsoft excel saja dan SDM yang ada juga baru menguasai penggunaan microsoft excel secara sederhana. Dengan jumlah karyawan yang cukup banyak dan proses penghitungan gaji yang dilakukan satu-persatu tentunya menjadikan proses tersebut memakan waktu yang cukup lama, sehingga sering terjadi beberapa kendala dalam proses penggajian seperti terlambatnya pembagian gaji karyawan, kesalahan perhitungan gaji karyawan, terlambatnya laporan-laporan kepegawaian. Selain itu pada proses absensi juga sering terjadi kecurangan yaitu sering terjadi perbedaan perhitungan jam lembur antara karyawan dengan staf keuangan dan sering terjadi kecurangan pada input absensi karyawan. Pasalnya selain gaji pokok, masih ada banyak hal yang menjadi bahan pertimbangan perhitungan gaji seorang karyawan, mulai dari jam lembur, cuti, tunjangan hari raya, pajak penghasilan dan lain sebagainya. Itulah yang membuat keberadaan program penggajian harus dimanfaatkan semaksimal mungkin untuk menghitung besaran gaji karyawan secara tepat.

Dengan permasalahan tersebut maka penelitian ini akan menghasilkan sistem informasi

penggajian dengan sistem absensi menggunakan smart card, karena dengan sistem absensi smart

card akan dapat mengurangi kecurangan-kecurangan yang selama ini sering terjadi dalam sistem

absensi dan juga guna untuk menginputkan data absensi karyawan secara otomatis kedalam

sistem penggajian ini, selain itu dengan menggunakan smart card nantinya karyawan dapat

memeriksa setiap saat jam dan juga gaji lembur yang sudah dilakukan, selain itu karyawan juga dapat memeriksa jadwal jam kerja nya kedalam sistem yang ada. Dengan adanya sistem informasi penggajian ini laporan-laporan karyawan dan perhitungan gaji tentunya dapat dilakukan dengan lebih cepat sehingga gaji dapat diberikan sesuai tanggal dan tidak akan terjadi masalah seperti sebelumnya. Dengan demikian aplikasi yang dirancang tidak hanya memberi keuntungan dalam mengelola data yang ada menjadi sebuah informasi namun dengan pemanfaatan sistem informasi diharapkan akan menambah efektifitas dan efisiensi dalam penghitungan data-data penggajian karyawan. Untuk mengatasi kendala dalam proses penggajian

dan karena keuntungan yang didapatkan tersebut maka penelitian ini berupa “Perancangan

Sistem Informasi Penggajian pada PT. Bayuadji Nusantara Industries”.

II.

Tinjauan Pustaka

Penelitian tentang Sistem Informasi Penggajian telah banyak dilakukan sebelumnya dan menjadi referensi dalam penelitian ini. Contoh penelitian-penelitian yang sebelumnya yaitu

1

3

"Sistem Informasi Penggajian Pegawai Madrasah Aliyah Negeri Binjai" membahas tentang sistem informasi penggajian pegawai dan memberikan informasi tentang gaji pegawai [4]. Sistem perancangan dan pembuatan Sistem Informasi Penggajian Pegawai Madrasah Aliyah ini

dikembangkan dengan menggunakan beberapa software yakni visual basic 6.0 dan Crystal

Report, persamaan dengan penelitian ini adalah sama-sama menggunakan Crystal Report tapi aplikasi yang digunakan untuk membuat modul penggajiannya dengan teknologi yang berbeda dan pemodelan sistemnya juga menggunakan cara yang berbeda.

Penelitian yang kedua yaitu "Sistem Informasi Penggajian Karyawan PT. Surya Utama

Nusaparka Semarang" [14], penelitian ini menggunakan Microsoft Access 2000 dan bahasa

pemrograman Visual Basic yang merupakan aplikasi basis data popular yang sangat

memperhatikan kemudahan pemakaian, fleksibel, dan integrasi dengan program aplikasi lainnya, kemudahan kerja pada sistem jaringan serta pemanfaatan secara optimal fasilitas yang terdapat pada internet dan intranet, persamaan dengan penelitian yang akan dilakukan adalah sama-sama

menggunakan Crystal Report unuk hasil slip gajinya namun aplikasi dan teknologi yang dipakai

juga berbeda.

Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang dihasilkan [6]. Istilah gaji biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial dan administratif. Tarif gaji biasanya diekspresikan dalam periode perbulan. Sedangkan istilah upah biasanya digunakan untuk pembayaran kepada keryawan lapangan baik yang terdidik maupun yang tidak terdidik. Sedangkan tarif upah biasanya diekspresikan secara perminggu atau perjam [7]. Berikut adalah pengertian gaji menurut para ahli, 1. Gaji adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan baik yang mempunyai jabatan maupun karyawan pelaksana [6], 2. Gaji adalah balas jasa yang dibayarkan kepada pemimpin-pemimpin, pengawas-pengawas, karyawan tata-usaha dan karyawan-karyawan kantor serta para manajer lainnya. Jumlah pembayaran gaji biasanya ditetapkan secara perbulan [8]. Komponen Gaji mencakup semua pengeluaran yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk pekerja dan di terima atau dinikmati pekerja baik secara langsung, rutin atau tidak langsung [9].

Didalam penggajian terdapat beberapa prosedur mengenai gaji, yaitu:1). Prosedur pencatatan waktu hadir. 2). Prosedur pencatatan waktu kerja. 3). Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah. 4). Prosedur distribusi biaya gaji dan upah. 5). Prosedur pembayaran gaji dan upah. Selain itu penggajian menurut fungsi gaji bukan hanya membantu manajer personalia dalam menentukan gaji yang adil dan layak saja, tetapi masih ada fungsi-fungsi yang lain, yaitu: 1). Untuk menarik pekerja yang mempunyai kemampuan ke dalam organisasi. 2). Untuk mendorong pekerja agar menunjukkan prestasi yang tinggi. 3). Untuk memelihara prestasi pekerja selama periode yang panjang [10].

Pembuat pertama kali teknologi awal smart card adalah orang Jepang bernama Kunitaka

Arimura pada tahun 1970. Smart card sering disebut sebagai chip card atau integrated circuit

(IC) card. Keunggulannya adalah smart card tidak perlu mengakses semua data di database

4

memory card adalah smart card yang dipasangi memory silicon tanpa microprocessor. Fungsi

dasar suatu smart card adalah untuk mengidentifikasi card holder ke sistem komputer. Card

holder disini adalah pemilik asli kartu tersebut. Contact smart card memiliki chip kecil

keemasan pada kartu, saat dibaca oleh reader, chip tersebut melakukan kontak dengan konektor

yang dapat membaca informasi dari chip, dan dapat menuliskan informasi kembali kedalam chip.

Beberapa jenis smart card masa kini memiliki chip microprocessor serta memory didalamnya

sehingga smart card itu sendiri mampu menjalankan berbagai aplikasi seperti memproses data,

melakukan proteksi terhadap data, serta melakukan proses otentifikasi. Contactlless smart card

merupakah salah satu teknologi absensi yang sering dipakai pada perusahaan saat ini, karena

sistem proses menyimpan data absensi karyawan dengan menggunakan teknologi contactless

smart card mempunyai kelebihan yaitu memudahkan proses penyimpanan data absensi karyawan secara struktur, dan memudahkan proses absensi secara cepat, serta mengurangi terjadinya kesalahan pada data absensi karyawan, cara penggunaanya cukup mudah, kartu

tinggal di sentuhkan pada reader.

Basic salary adalah bentuk gaji bulanan yang sifatnya biaya tetap, yang tidak tergantung kepada produk yang dihasilkan, besar atau kecil produk tidak berpengaruh kepada besarnya

biaya yang dikeluarkan. Dasar yang digunakan untuk menentukan basic salary adalah: pangkat,

golongan, tingkat pendidikan, lama kerja, jabatan dan sebagainya. Tujuan dari basic salary

adalah untuk keamanan artinya sebatas memenuhi kebutuhan dasar seseorang karyawan saja. Kemudian, terdapat insentif yaitu tambahan pendapatan bagi karyawan yang sangat bergantung kepada produk yang dihasilkan, semakin besar produk semakin besar insentif. Dasar yang digunakan bermacam-macam misalnya berdasarkan kinerja karyawan, atau berdasarkan posisi karyawan. Tujuannya adalah untuk merangsang kinerja dan motivasi karyawan. Lalu yang terakhir adalah bonus yang merupakan penghargaan dari organisasi bagi karyawan yang berprestasi, biasanya diberikan pada akhir tahun, atau penghargaan kepada seluruh karyawan. Tujuannya adalah untuk memberikan penghargaan kepada karyawan yang berprestasi atau

kesejahteraan karyawan (reward). Untuk bonus biasanya pada saat hari raya Idul Fitri diberikan

tunjangan hari raya yang sering disebut gaji bulan ke 13 dalam bentuk THR[11].

Absensi adalah suatu pendataan kehadiran, bagian dari pelaporan aktifitas suatu institusi, atau komponen institusi itu sendiri yang berisi data-data kehadiran yang disusun dan diatur sedemikian rupa sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pihak yang berkepentingan. Absensi mempunyai 2 jenis yaitu: 1). Absensi manual merupakan cara pencatatan kehadiran dengan menggunakan tanda tangan. 2). Absensi non manual merupakan suatu cara pencatatan kehadiran dengan menggunakan sistem

terkomputerisasi, bisa menggunakan kartu dengan barcode, finger print ataupun dengan

mengentrikan nip dan sebagainya [8]. Berkembangnya teknologi berdampak pada pengelolaan absensi dengan memanfaatkan kelebihan teknologi informasi sehingga dapat mempunyai beberapa manfaat yaitu: Absensi dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat, informasi hasil

pencarian yang disajikan lebih lengkap, Link antar bagian divisi, Mempermudah dalam

melakukan Entry dan Update data, Memudahkan pembuatan laporan dan rekapitulasi, Terdapat

5

III.

Metodologi Penelitian

Penelitian yang dilakukan adalah jenis penelitian kualitatif dimana data-data dan informasi

yang dibutuhkan bukan berbentuk angka yang dapat dihitung, melainkan data-data kondisi yang ada dimana data tersebut didapat dari beberapa narasumber yang ada. Beberapa narasumber yang memberikan informasi dalam pembangunan sistem ini ialah pihak manajer PT. BNI, keuangan PT. BNI, dan juga pihak HRD PT. BNI yang memiliki ijin atau wewenang untuk mengolah data-data karyawan yang berhubungan dengan data-data gaji karyawan. Data-data-data yang kualitatif yang dikumpulkan adalah data karyawan dan data department yang diberikan oleh pihak HRD PT.

BNI 2, selain itu data perhitungan gaji dan juga data proses perhitungan gaji karyawan yang

diberikan oleh pihak keuangan PT. BNI 3. Penelitian ini dilakukan pada PT. Bayuadji Nusantara

Industries (PT. BNI) yang beralamat di Jl. Raya Muncul Km 71 Banyubiru Ambarawa 50664 Kab. Semarang Jawa Tengah. Untuk metode pengumpulan data pada penelitian ini dilakukan dengan beberapa cara yaitu yang pertama observasi, yaitu pengumpulan data yang diperoleh melalui pengamatan secara langsung terhadap aktivitas PT. Bayuadji Nusantara Industries, yang

kedua wawancara (interview), yaitu pengumpulan data yang diperoleh melalui tanya jawab

dengan karyawan yang berwenang untuk mendapatkan informasi dan data yang diperlukan dalam penelitian dan yang terakhir yaitu dokumentasi atau studi kepustakaan, yaitu teknik pengumpulan data dengan cara mencatat data-data dari dokumen atau arsip yang ada. Hasil dari pengumpulan data menghasilkan informasi kebutuhan sistem dan juga kondisi sistem yang sudah ada seperti apa sehingga dapat menjadi acuan untuk pembuatan penelitian ini.

Gambar 1.Tahapan penelitian

2

Samson Santoso, SH selaku HRD PT. BNI pada tanggal 11 Maret 2015 3

6

Pada penelitian ini akan dilakukan beberapa tahapan yang saling berkaitan antara tahap satu dengan tahap lainnya seperti pada Gambar 1. Dari Gambar 1 dapat dijelaskan kembali bahwa tahap-tahap penelitian yang akan dilakukan yaitu : 1) Tahap 1, analisis dan perumusan masalah yang akan dilakukan dengan metode observasi lapangan dan hasil yang diharapkan adalah memperoleh data gambaran seperti apa sistem yang sudah ada dan masalah yang selama ini muncul, selain itu juga menghasilkan kebutuhan sistem dari perusahaan yang berguna untuk mengelola data karyawan. 2) Tahap 2, pengumpulan data dan analisis kebutuhan yang akan dilakukan dengan dua metode yaitu wawancara kepada narasumber dari perusahaan langsung dan yang kedua yaitu studi pustaka untuk mencari beberapa penelitian serupa guna untuk menjadi referensi dan juga sebagai pembanding dari penelitian yang akan dilakukan. Pada tahap kedua ini diharapkan akan menghasilkan data referensi, data kebutuhan sistem dan juga data-data yang akan diinputkan kedalam sistem. 3) Tahap 3, perancangan dan juga pembangunan sistem

dengan menggunakan metode prototype yang akan menghasilkan rancangan aplikasi dan juga

aplikasi penggajian yang diinginkan. 4) Tahap 4, Implementasi dan penulisan laporan akhir, implementasi akan dilakukan dengan metode simulasi yang nantinya akan menghasilkan

penilaian oleh user pengguna dari sistem yang telah dibuat yang akan menjadi bahan

pengembangan sistem dikedepannya.

Data yang dikumpulkan disini berupa data primer dan juga data sekunder, data primer adalah data yang diambil langsung dari obyek penelitian atau merupakan data yang berasal dari sumber asli atau pertama, dan data ini tidak tersedia dalam bentuk file. Data primer tersebut harus dicari melalui narasumber atau responden di PT. Bayuadji Nusantara Industri (PT. BNI), sedangkan data sekunder bisa diperoleh dengan cepat dan mudah karena data ini biasanya sudah tersedia dan tinggal mengambil dan mengumpulkan saja. Pada Tabel 1 adalah data karyawan pada PT. BNI yang akan digunakan untuk implementasi sistem informasi penggajian ini.

7

Metode pengembangan perangkat lunak yang dipakai dalam penelitian ini adalah model

prototyping. Model prototyping adalah salah satu metode pengembangan perangkat lunak yang

dibuat dengan pendekatan aspek desain, fungsi dan user-interface. Penentuan tujuan umum

dilakukan oleh developer dan user untuk mengetahui gambaran dan kebutuhan pada perangkat

lunak yang akan dibangun. Bagan prototyping model pada Gambar 2.

Gambar 2. Prototype Model [13]

Tahapan-tahapan dalam prototyping adalah sebagai berikut: Tahap I yaitu Listen to customer,

terdapat beberapa proses yaitu : a. Pengumpulan kebutuhan, pada tahap ini perusahaan dan peneliti bersama-sama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasikan

semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat. Tahap II yaitu Build/revise mock-up,

terdapat beberapa proses yaitu : a. Membangun prototyping, pada tahap ini dilakukan

pembangunan prototyping dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada

penyajian kepada user, pada penelitian ini membuat format input dan format output dari sistem

yang akan dibangun. b. Mengkodekan sistem, dalam tahap ini prototyping yang sudah di sepakati

diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai yaitu dengan bahasa c#. Tahap III

yaitu Customer test-drives mock-up, terdapat beberapa proses yaitu : tahap evaluasi yang

dilakukan oleh perusahaan dan hasilnya prototyping yang dibangun belum sesuai karena sistem

masih memberikan celah kecurangan. b. menguji sistem, setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak yang siap pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan. Pengujian pada penelitian ini dilakukan dengan cara simulasi kepada perusahaan. c. evaluasi sistem, perusahaan mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan dan ternyata sistem belum memenuhi.

Karena hasil belum memenuhi maka dilakukan kembali tahap I pengumpulan kebutuhan tahap kedua dimana menghasilkan masukan-masukan sistem untuk perbaikan, kemudian tahap II membangun prototyping baru yang sesuai masukan dan perubahan yang sebelumnya, dan tahap ke III dilakukan evaluasi kembali oleh pihak perusahaan dan hasilnya sistem memenuhi, selanjutnya dilakukan pengujian sistem kembali dengan cara simulasi dan yang terakhir evaluasi sistem dan hasilnya sistem sudah memenuhi dan dapat mengatasi kendala-kendala penggajian yang selama ini sering terjadi.

Dalam proses bisnis sistem informasi penggajian ini terdapat lima aktor yaitu karyawan, HRD, keuangan, manajer dan juga admin yang memiliki hak akses masing-masing. Karyawan wajib untuk melakukan absen dan berhak melihat jadwal masing-masing melewati sistem dengan

menggunakan smart card, HRD memiliki hak untuk mengelola jadwal karyawan dengan

8

hak akses HRD yang selanjutnya adalah mengelola data karyawan dengan menambah, mengubah, menghapus maupun melihat data karyawan dan hak akses HRD yang terakhir adalah mengelola data departemen. Selanjutnya hak akses keuangan yaitu mengelola data penggajian karyawan dan juga melakukan penggajian. Dari semua proses ini disela-sela terdapat proses validasi laporan kepada manajer, jadi laporan akan langung dilihat oleh manajer dan diperiksa. Dan yang terakhir adalah admin yang bertugas untuk memonitoring semua kegiatan yang dilakukan oleh masing-masing actor yang ada, admin juga memiliki hak untuk menambah dan juga menghapus user dari system yang ada. Berikut adalah proses bisnis yang disajikan dalam

bentuk usecase diagram pada Gambar 3.

Gambar 3.Usecase penggajian

Dibalik gaji yang diserahan kepada karyawan sebenarnya banyak proses yang dilakukan terlebih dahulu. Pada penelitian ini pun juga terdapat beberapa proses yang dilakukan sebelum gaji diberikan kepada karyawan. Berikut adalah contoh proses kelola data karyawan yang

disajikan dalam bentuk activity diagram pada Gambar 4.

9

Gambar 4. Activity kelola data karyawan

Selanjutnya adalah class diagram dari sistem informasi penggajian yang akan dibuat, class

diagram ini digunakan untuk menampilkan kelas-kelas dan paket-paket yang ada didalam sistem,

class diagram memberikan gambaran sistem secara statis dan juga gambaran dari relasi yang

ada, selain itu class diagram membantu proses pengembangan untuk mendapatkan struktur

sistem sebelum proses pengkodean dan memastikan bahwa sistem adalah desain terbaik. Dalam

class diagram terdiri dari boundary class, controller class dan juga entity clas yang saling

dihubungkan. Yang pertama adalah boundary class digunakan untuk memodelkan sistem

interface dan boundary class menangani komunikasi antara lingkungan sistem dan sistem itu

sendiri, pada class diagram yang telah dibuat terdapat sembilan boundary class, yaitu kelola

jadwal karyawan, lihat jadwal karyawan, kelola data absensi, absen karyawan, kelola data karyawan, kelola data gaji, proses gaji karyawan, validasi laporan dan kelola departement. Yang

kedua adalah control class digunakan untuk memodelkan urutan kegiatan khusus untuk satu

boundary, selain itu control class berfungsi untuk mengkoordinasikan aktifitas-aktifitas yang ada

kedalam sistem. Kelas control ini juga berfungsi untuk menghubungkan class boundary dan juga

class entity. Control class yang ada dalam sistem ini yaitu kelola jadwal karyawan, lihat jadwal karyawan, kelola data absensi, absen karyawan, kelola data karyawan, kelola data gaji, proses

gaji karyawan, validasi laporan dan kelola departement. Yang ketiga yaitu entity class digunakan

untuk memodelkan informasi atau data-data apa saja yang dibutuhkan untuk melakukan tugas

internal sistem, selain itu entity class adalah media penyimpanan seluruh data yang digunakan

didalam sistem atau bisa disebut sebagai database. Entity class yang ada didalam sistem ini yaitu

10

jadwal, data karyawan, department, user, validasi laporan, data absensi, gaji dan juga penggajian.

Gambar 5 adalah class diagram sistem penggajian PT. BNI.

Gambar 5. Class diagram penggajian

IV.

Hasil dan Pembahasan

11

dibagikan kepada karyawan, semua proses menjadi terorganisir dan juga lebih efektif serta efisien. Tahap pertama dalam proses pengolahan gaji dibutuhkan data karyawan, pengambilan

data karyawan dari sistem yang sebelumnya menggunakan flashdisk dan selanjutnya diimport

kedalam sistem yang baru selain itu juga dapat diinpukan secara manual, setelah data karyawan masuk kedalam sistem yang baru maka dapat dilakukan tahap-tahap selanjutnya. Identitas karyawan dan seluruh data karyawan juga terdapat pada halaman ini, pada halaman ini pihak HRD dapat menambah, mengubah, menghapus dan juga melihat data karyawan yang ada. Fungsi-fungsi tersebut digunakan untuk mengolah data karyawan jika ada karyawan yang mengundurkan diri, ada karyawan baru maupun memperbaiki kesalahan-kesalahan pada data karyawan yang sudah ada. Pihak HRD memiliki hak akses penuh pada data kayawan dan menjadi satu-satunya aktor yang dapat mengakses data karyawan. Halaman modul-modul yang terdapat pada sistem infomasi penggajian ini dapat dilihat pada gambar 6.

Gambar 6. Halaman home admin

Selanjutnya adalah halaman data karyawan, pada halaman ini terdapat data mengenai karyawan seperti nama, kode karyawan, alamat, HP dan data-data lain seperti pada gambar 7.

12

Tahap kedua dalam proses pengolahan gaji dibutuhkan data absensi karyawan, karyawan

melakukan absensi dengan menggunakan smart card sebagai id card masing-masing karyawan

yang harus dilakukan saat masuk kerja dan pulang kerja. Semua data absensi yang telah dilakukan semua karyawan akan otomatis masuk kedalam sistem dan tersimpan pada tabel absensi pegawai yang nantinya akan diolah untuk data penggajian karyawan. Dengan sistem absensi ini maka waktu untuk membuat laporan absensi pun jadi lebih singkat dari pada sebelumnya yang harus diinputkan satu-persatu, selain itu data menjadi akurat dan tidak ada lagi kecurangan yang terjadi pada sistem absensi karena absensi tidak dapat diubah-ubah lagi. Pada sistem informasi penggajian ini yang memiliki hak akses pada modul absensi hanya karyawan, HRD dan juga manajer perusahaan.

Absensi akan dilakukan dengan menggunakan smart card agar menanggulangi kecurangan

pada sistem absensi. Karyawan melakukan kewajiban absen karyawan dan tidak memiliki hak akses lain pada modul absensi, sedangkan pihak HRD memiliki hak akses pada data absensi semua karyawan yang ada, namun hak yang diberikan hanya sebatas memeriksa data absensi apakah ada karyawan yang lupa absen atau tidak, HRD tidak memiliki hak akses untuk mengubah atau menambah data absensi guna menanggulangi proses kecurangan dalam absensi dan yang terakhir yaitu manajer, manajer memiliki hak akses yang sama dengan HRD yaitu memeriksa data absensi karyawan, data absensi karyawan memang tidak banyak berhubungan dengan manajer perusahaan namun semua laporan harus diketahui oleh manajer agar jika nantinya terjadi masalah maka data-data tersebut dapat digunakan untuk menjadi dasar pengambilan keputusan yang tepat. Pada laporan absensi data-data karyawan yang ditampilkan dapat dilihat pada Gambar 8.

Gambar 8. Halaman laporan absensi

13

juga ada uang makan yang perbulan setiap karyawan mendapat Rp 150.000, dan juga uang jabatan Rp 100.000 untuk jabatan-jabatan tertentu saja dan memenuhi kualifikasi. Untuk cara menghitung uang lembur yaitu :

( ₎ 4

Selain komponen penerimaan juga terdapat komponen potongan, yang termasuk komponen potongan adalah potongan absen, dan juga pajak. Potongan absen adalah potongan gaji yang dilakukan karena karyawan tidak hadir atau ijin, potongan absen dilakukan dengan cara :

( ₎ 5

Selanjutnya yaitu potongan pajak, potongan pajak yang dilakukan hanya potongan untuk BPJS sebesar Rp 59.500. Pada PT. Bayuadji Nusantara Industries juga terdapat bonus THR (Tunjangan Hari Raya) yang diberikan saat hari raya Idul Fitri berupa gaji normal satu bulan yang biasa disebut dengan gaji bulan 13 yang diberikan untuk menunjukan apresiasi perusahaan kepada karyawan atas kinerja kerja dan juga kesetiaan terhadap perusahaan selama ini. Dan apabila ada karyawan tetap yang melakukan cuti maka karyawan tersebut tetap akan menerima gaji satu bulan penuh.

Tahap selanjutnya adalah penghitungan gaji karyawan yang diolah menggunakan data karyawan dan juga data absensi dalam satu bulan, pada tahap ini output yang keluar antara karyawan satu dengan karyawan lain akan berbeda mengacu kepada absensi dan juga insentif masing-masing karyawan. Selain insentif dan juga absensi ada pula uang jabatan, tidak semua jabatan memiliki uang jabatan karena alasan tertentu dan juga SOP dari perusahaan. Beberapa contoh jabatan yang memiliki uang jabatan adalah manajer keuangan, HRD, kepala bagian. Hasil penghitungangaji karyawan dapat dilihat pada Gambar 9.

Gambar 9. Halaman gaji karyawan

4

Beny Setiawan selaku keuangan PT. BNI pada tanggal 11 Maret 2015 5

14

Bagian output dalam modul penggajian yaitu slip gaji yang akan diterima karyawan. Slip

gaji akan tercetak berdasarkan perhitungan dengan sistem penggajian yang telah dimodifikasi sesuai kebutuhan perusahaan. Slip gaji akan dicetak oleh bagian keuangan dan akan diberikan kepada karyawan yang akan menerima gaji. Pada slip gaji karyawan akan mengetahui pula sistem perhitungan gaji miliknya dan memeriksa apakah gaji yang diterima sama dengan yang

telah dilakukan dalam sebulan ini, contoh slip gaji yang menjadi output dari sistem penggajian

ini yaitu pada Gambar10.

Gambar 10.Slipgaji karyawan

Sistem penggajian ini selain untuk mempermudah sistem perhitungan gaji juga mempermudah semua karyawan dengan melakukan absensi secara mudah, cepat dan akurat yaitu

dengan scan smart card saja otomatis data akan langung terinputkan kedalam sistem dan

tersimpan pada tabel absensi karyawan. Selain itu dengan adanya sistem ini juga memudahkan

semua karyawan dalam memeriksa jadwal mereka masing-masing dengan cara scan smart card

dan akan muncul beberapa pilihan yang salah satunya untuk melihat jadwal kerja karyawan, dan yang paling penting, kekeliruan data lembur karyawan berupa jam lembur yang tidak cocok dengan lembur yang dilakukan akan teratasi dengan sistem penggajian yang baru karena masing-masing karyawan dapat memeriksa jam lemburnya. Dengan demikian tidak akan ada lagi kekeliruan data lembur karyawan. Pada Gambar 11.a adalah tampilan jadwal dan pada gambar 11.b adalah tampilan jam lembur karyawan.

15

Dari semua proses yang ada tentunya menghasilkan laporan-laporan yang harus disetujui oleh manajer agar dapat dilakukan proses yang selanjutnya. Pada sistem penggajian ini juga merangkup hal itu, dengan adanya sistem penggajian yang baru maka akan mempermudah

sistem validasi laporan kepada manajer karena tidak perlu lagi print laporan dan ditunjukan

kepada manajer namun cukup dengan manajer melihat laporan yang dibutuhkan, dan jika ada kesalahan atau hal lain maka manajer tinggal memberikan koreksi seperti yang seharusnya pada kolom komentar dan bagian yang dituju akan memperbaiki laporan yang sebelumnya, dengan adanya sistem validasi laporan yang seperti ini tentunya akan lebih memudahkan semua bagian. Berikut adalah tampilan laporan-laporan yang diperiksa oleh manajer, pada Gambar 12.a validasi laporan absensi karyawan, Gambar 12.b adalah validasi laporan gaji karyawan.

Gambar 12.a. Validasi laporan absensi karyawan

Gambar 12.b. Validasi laporan gaji karyawan

Hasil dari wawancara setelah adanya sistem penggajian yang baru PT. Bayuadji Nusantara Industries mengalami keuntungan dalam mengolah data dan sistem ini dapat menyelesaikan kendala perusahaan seperti: proses penghitungan gaji yang dilakukan satu-persatu yang menjadikan proses tersebut memakan waktu yang cukup lama kini dapat teratasi karena dengan menggunakan sistem penggajian yang baru proses penghitungan gaji karyawan tidaklah satu-persatu dan tidak memakan waktu lama, terlambatnya pembagian gaji karyawan kini juga tentunya tidak terjadi lagi, kesalahan perhitungan gaji karyawanpun dapat teratasi karena sistem

yang akan bekerja bukan lagi user, terlambatnya laporan-laporan kepegawaian dan juga beberapa

16

teratasi karena absensi menggunakan smart card dan karyawan dapat memeriksa kapan pun

dibutuhkan. Pengujian system dilakukan dengan menggunakan metode black box dan data pengujian ditampilka pada Gambar 13.

Kelas Uji Yang diharapkan Hasil Pengamatan Kesimpulan

Button-button Berfungsi dengan baik Berfungsi Berhasil

Form-form Form ditampilkan Ditampilkan Berhasil

Login Login berhasil Berhasil Berhasil

Output Output sesuai Sesuai Berhasil

Interface Interface memenuhi Memenuhi Berhasil

Dapat dilihat hasil pengujian sistem yang didapatkan menyatakan bahwa sistem informasi penggajian yang dibuat sudah bagus, karena tombol-tombol yang ada sudah berfungsi dengan baik, form-form yang ditampilkan sudah benar, proses login berjalan dengan lancer, output yang dihasilkan sudah benar, interface yang dibuat sesuai kebutuhan.

V.

Kesimpulan

Sistem informasi penggajian merupakan hal yang sangat penting bagi perusahaan dan karyawan. Sistem informasi penggajianyang diterapkan pada PT. Bayuadji Nusantara Industries mempunyai fitur yang sangat lengkap seperti absensi karyawan, jadwal karyawan, pengolahan data karyawan, pengolahan data absensi dan pengolahan penggajian. Sistem informasi penggajian ini memudahkan semua karyawan dalam melakukan absen, mengolah data karyawan, data absensi dan data penggajian. Semua data dapat saling terintegrasi sehingga sangat efektif dan efisien. Selain itu, keamanan juga terjamin dalam pengolahan data karena terdapat pembatasan hak akses dari masing-masing aktor, serta data absensi akurat karena menggunakan

smart card. Dengan adanya sistem informasi penggajian ini sangat membantu proses penggajian yang selama ini sering terjadi masalah, kendala absensi yang sebelumnya sering terjadi kecurangan sekarang data menjadi lebih akurat karena absensi akan otomatis terinput melalui sistem dan tidak dapat diubah kembali. Pemanfaatan sistem informasi penggajian pada PT.

Bayuadji Nusantara Industries sangat membantu perusahaan dalam menyelesaikan kendala–

kendala yang terjadi sebelumnya dalam perusahaan.

Saran untuk peneliti selanjutnya mengenai sistem informasi penggajian pada PT. Bayuadji

Nusantara Industries yaitu dengan mengembangkan lagi sistem smart card yang sekarang hanya

berfungsi untuk absensi dalam bentuk id card karyawan saja, namun smart card juga berfungsi

17

DAFTAR PUSTAKA

[1]. O’Brien & Marakas. 2005. Management Information System Tenth Edition. Mc.Graw-HillCompanies. New York.

[2]. Oetomo, B.S.D. 2002. Perancangan dan Pembangunan Sistem Informasi. Penerbit Andi.

Yogyakarta.

[3]. Krismiaji, 2005. Sistem Informasi Akuntansi, Unit Penerbit dan Percetakan Akademi

Manajemen Perusahaan YKPN : Yogyakarta

[4]. Noviyani, Mursyidhah, 2009. Sistem Informasi Penggajian Pegawai Madrasah Aliyah

Negri Binjai. Medan : Universitas Sumatera Utara.

[5]. Afhita Dias Rukmawati, "Persepsi Manajer dan Auditor Eksternal Mengenai Efektifitas

Metode Pendeteksian dan Pencegahan Tindak Kecurangan Keuangan," 2011.

[6]. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Penerbit Salemba Empat. Jakarta.

[7]. Niswonger, Rollin. 1999. Accounting. Erlangga. Jakarta.

[8]. Sianipar, Pandapotan, Ir. 2007. Panduan Menggunakan Internet. PT. Elex Media

Komputindo. Jakarta.

[9]. Mahardika, Farius Widya. Mu’alim Mu’alim, Sabarudin Akhmad. Implementasi Sistem ERP (Enterprise Resources Planning) Modul Human Resources Dengan Menggunakan ADempiere Pada Studi Kasus PT.X. [Online]. http://pta.trunojoyo.ac.id Diakses padatanggal31 Juli 2015

[10].Yosi Yuliani, "The Analysis of Procedures for Payment of Salaries With System

Application and Product," 2010.

[11].Y Dhani and Y Esti, "Hak Karyawan atas Gaji dan Pedoman Menghitung Gaji

Pokok,Pajakatas Gaji Evaluasi Jabatan dan Kompensasi," 2010.

[12].Mohamad Taufiq, Sri Mangesti Rahayu, and Achmad Husaini, "Analisis Penerapan Sistem

Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Dalam Mendukung Pengendalian Intern," 2013.

[13].Sommerville, Ian. 2002. Software Engineering. Erlangga. Jakarta.

[14].Prasetyo, 2011. Sistem Informasi Penggajian Karyawan pada PT. Surya Utama Nusaparka