DATA PENULIS
Nama Lengkap : Jeffri Sugianto
Alamat di Bandung : Jl. Surya Sumantri 55 Bandung
Alamat Asal : Jl. Galaxy Bumi Permai F6/8 Surabaya
No Telp Bandung : -
No Telp Asal : (031)5921309
No Handphone : 08122133010
Alamat Email : Blintik@hotmail.com / Blintik@mailcity.com
Pendidikan : SMUK St. Louis 1 Surabaya
Jurusan Teknik Industri Universitas Kristen Maranatha
Nilai TA : 3,68 (A)
KOMENTAR DOSEN PENGUJI
Nama : Jeffri Sugianto
NRP : 0023176
Judul TA : Analisis dan Usulan Sistem Pemeliharaan Gedung serta Fasilitasnya,
Prosedur dan Formulir Di Universitas Kristen Maranatha
Komentar-Komentar Dosen Penguji :
1. Lama/cepatnya dalam prosedur diberi patokannya.
2. Definisikan antara “Rutin” dan “Non Rutin”.
3. Estimasi waktu proses sebaiknya lebih jelas dari mana, jangan hanya
berdasarkan wawancara tetapi sebaiknya hasil wawancara dianalisa
kebenarannya.
4. Buat daftar prosedur dan flowchart
5. Identifikasi masalah mengenai keterlambatan dalam proses pembayaran
terhadap subkontraktor ditambahkan lagi akibat dari keterlambatan tersebut.
6. Dilakukan penelitian mengenai faktor-faktor yang menyebabkan kerusakan
DIAGRAM ALIRAN INFORMASI SISTEM PEMELIHARAAN GEDUNG YANG BERJALAN SAAT INI
1. Diagram Alir Informasi Prosedur Pemeliharaan Rutin Gedung Secara
Umum
Keterangan: 1. FPP
2. Menghubungi Bagian Listrik 3. Melakukan koordinasi
4. Memberi instruksi perbaikan dan mengkoordinasikan pekerjaan 5. Melaporkan bahwa pekerjaan selesai
2. Diagram Alir Informasi Prosedur Perbaikan Kerusakan Fisik Gedung di Ruangan
Keterangan: 1. FPP
2. Minta Jadwal perkuliahan 3. Jadwal Perkuliahan 4. FKKU
5. FKKU sudah diisi
6. Konfirmasi waktu perbaikan
7. Memberi instruksi perbaikan dan mengkoordinasikan pekerjaan 8. Melaporkan bahwa pekerjaan selesai
3. Diagram Alir Informasi Prosedur Perbaikan dan Kehilangan Kunci Ruangan dan Kunci Laci
Keterangan: 1. FPP 2. FKKU
3. FKKU sudah diisi
4. Konfirmasi waktu perbaikan
5. Menanyakan penyebab kehilangan kunci 6. Konfirmasi alasan kehilangan kunci
7. Memberi instruksi perbaikan dan mengkoordinasikan pekerjaan 8. Melaporkan bahwa pekerjaan selesai
9. Meminta menyerahkan kunci dan FPP ke Staff Administrasi 10.Kunci
11.Tanda terima
4. Diagram Alir Informasi Prosedur Pengecatan Ruangan dengan volume kecil
Keterangan: 1. FPP
2. Meminta Staff gambar melakukan kunjungan 3. Bersama-sama kasubag melakukan kunjungan 4. FKKU
5. FKKU sudah diisi
6. Konfirmasi waktu perbaikan 7. Melakukan pengukuran 8. Hasil pengukuran
9. Keputusan disetujui atau tidak
10.Minta supaya membuat surat permohonan untuk pimpinan 11.Memberi instruksi perbaikan dan mengkoordinasikan pekerjaan 12.Melaporkan bahwa pekerjaan selesai
5. Diagram Aliran Informasi Prosedur Peminjaman Kunci Untuk
1. Mengajukan peminjaman ruang kuliah 2. Memberikan kunci ruangan
3. Mengembalikan kunci ruangan
6. Diagram Aliran Informasi Prosedur Perbaikan Kerusakan Asesories
dan Fasilitas Toilet
Pemohon
2. Memberi instruksi perbaikan dan mengkoordinasikan pekerjaan 3. Melaporkan bahwa pekerjaan selesai
7. Diagram Aliran Informasi Prosedur Perbaikan Air Mati
Keterangan:
1. Menghubungi UPG
2. Melaporkan spesifikasi kerusakan pompa 3. Keputusan persetujuan / tidak
4. Menghubungi bagian listrik
5. Memberitahu bahwa reservoar kosong
6. Bersama-sama dengan TKT melakukan perbaikan 7. Melaporkan pekerjaan selesai
8. FPP yang sudah diisi dengan jenis kerusakan dan waktu penyelesaian
8. Diagram Aliran Informasi Prosedur Perbaikan Kerusakan Sarana
Plumbing (kebocoran pipa/ pipa mampet, instalasi air bersih, instalasi
air kotor)
Keterangan:
1. Menghubungi UPG
2. Memberi instruksi perbaikan dan mengkoordinasikan pekerjaan
3. Melaporkan bahwa pekerjaan selesai
4. FPP yang sudah diisi dengan jenis kerusakan dan waktu
penyelesaian
9. Diagram Aliran Informasi Prosedur Pengontrolan Sarana air dan
Toilet
Keterangan:
1. Melaporkan bahwa tidak terjadi kerusakan
2. Melaporkan bahwa terdapat kerusakan yang tidak dapat
diselesaikan
3. Melaporkan bahwa terjadi kerusakan dan pekerjaan selesai
10.Diagram Aliran Informasi Prosedur pengontrolan genting
Keterangan:
1. Memberi instruksi perbaikan dan mengkoordinasikan pekerjaan
2. Melakukan pemeriksaan genting bersama-sama dengan pekerja
harian
11.Diagram Aliran Informasi Prosedur Pemeliharaan Taman di Depan
dan Samping gedung GAP
Keterangan:
1. Setiap hari melaporkan pekerjaan taman
2. Melaporkan pekerjaan penyemprotan taman
3. Melaporkan pekerjaan pemupukan taman
4. Melakukan pengawasan dan pemeriksaan
12.Diagram Aliran Informasi Prosedur Penerimaan FPP
Keterangan:
1. FPP yang sudah selesai dikerjakan
2. FPP yang sudah diperiksa dan ditandatangan
13.Diagram Aliran Informasi Prosedur Permohonan Penggunaan Dana
untuk Pekerjaan Rutin
Keterangan:
1. Meminta staff administrasi membuat Permohonan Penggunaan
Dana (PPD) untuk pekerjaan rutin
2. Surat Permohonan Dana (SPD)
3. PPD (4 rangkap)
4. Lembar Disposisi (LD)
5. PPD (2 rangkap)
6. PPD (1 rangkap)
7. IPU (2 rangkap)
8. IPU (1 rangkap)
14.Diagram Aliran Informasi Prosedur Permintaan Barang ke Gudang
dan Pemesanan Barang ke Toko untuk Pekerjaan Rutin
Keterangan:
1. Bon Permintaan Barang (BPeB)
2. Menanyakan ke Staff gambar
3. Meminta pekerja harian untuk mengambil barang
4. Bon Pengambilan Barang (BPB)
5. BPB yang sudah diisi dan ditandatangan
6. Melaporkan bahwa barang tidak tersedia
7. BPeB
8. Keputusan BPeB disetujui atau tidak
9. SOP
15.Diagram Aliran Informasi Prosedur Penerimaan Barang dari Toko
untuk Pekerjaan Rutin
Keterangan:
1. Nota Pembelian Barang (NPB)
2. Mengembalikan barang jika tidak sesuai dengan pesanan
3. Meminta Pegawai toko / Pekerja harian untuk memasukkan barang
4. Memasukkan barang
5. NPB yang sudah ditandatangani
6. NPB copy
7. NPB asli
8. Kuitansi
9. Kontra Bon
10.Kontra Bon ditandatangani
11.Kontra Bon Asli
12.Kontra Bon copy
13.Melakukan pembayaran
16.Diagram Aliran Informasi Prosedur Peminjaman dan Pengembalian
Peralatan
Keterangan:
1. Menghubungi Staff Administrasi
2. Memberi konfirmasi ketersediaan alat
3. Meminta pekerja harian untuk mengambil alat
4. Mengambil alat
5. Menyerahkan peralatan
6. Formulir Daftar Keluar Masuk Alat (FDKMA)
7. Melaporkan dan mengembalikan alat
8. Surat Permohonan (SP)
9. Memutuskan disetujui atau tidak
10.Tanda Terima
17.Diagram Aliran Informasi Prosedur Pembuatan Laporan Debit Air
Untuk Dinas Pertambangan
Keterangan:
1. Meminta Laporan Debit Air UKM
2. Laporan Debit Air
18.Diagram Aliran Informasi Prosedur Absensi dan Pembayaran Upah
Mingguan
Keterangan:
1. Mengisi Lembar Absensi (LA)
2. LA yang sudah ditandatangani
3. Menyerahkan LA
4. Dana
5. Formulir Upah Mingguan (FUM)
6. FUM yang sudah ditandatangani Kasubag
19.Diagram Aliran Informasi Prosedur Perekrutan Pekerja Harian
Keterangan:
1. Membutuhkan pekerja harian baru
2. Mencari pekerja harian
3. Surat Lamaran (SL)
4. Konfirmasi waktu wawancara
5. Melakukan wawancara
6. Keputusan diterima atau tidak
20.Diagram Aliran Informasi Prosedur Penanganan Pekerja Harian
Bermasalah
Pekerja Harian Kabag
Pemeliharaan
Kasubag Pemeliharaan 3
2
4,5
1
Keterangan:
1. Bermasalah
3. Melaporkan ke Kabag
4. Melakukan peneguran
5. Melakukan Pemutusan Hubungan Kerja
21.Diagram Aliran Informasi Prosedur Perekrutan Pekerja Harian
dengan Keahlian Khusus
Pekerja Harian UPG
Tenaga Harian dengan Keahlian
Khusus 2
1
1 3,4
Keterangan:
1. Membutuhkan pekerja harian dengan keahlian khusus 2. Konfirmasi pekerjaan dan kemampuan
22.Diagram Aliran Informasi Prosedur Pekerjaan Non Rutin Secara
Umum
Keterangan:
1. Surat Permohonan (SP)
2. Lembar Disposisi (LD) penolakan
4. Spesifikasi pekerjaan
5. Menentukan Subkontraktor
6. Menghubungi Subkontraktor
7. Subkontraktor datang
8. Bersama-sama melakukan kunjungan ke pemohon
9. RAB
10.Negoisasi
11.Meminta pengajuan RAB ke pimpinan
12.Surat Permohonan (SP) untuk pekerjaan subkontraktor
13.LD minta dilakukan negoisasi
14.Surat Perintah Kerja (SPK)
15.Laporan Harian Pekerjaan Subkontraktor (LHPS)
16.Laporan Opname
17.Berita Acara Subkontraktor (BAS)
18.Kuitansi
19.Berita Acara
23.Diagram Aliran Informasi Prosedur Pekerjaan Pembuatan Partisi
Keterangan:
1. Surat Permohonan (SP)
2. Lembar Disposisi (LD) penolakan
3. LD persetujuan
4. Spesifikasi pekerjaan
5. Menentukan Subkontraktor
6. Menghubungi Subkontraktor
7. Subkontraktor datang
8. Bersama-sama melakukan kunjungan ke pemohon
9. RAB
10.Negoisasi
11.Meminta pengajuan RAB ke pimpinan
12.Surat Permohonan (SP) untuk pekerjaan subkontraktor
13.LD minta dilakukan negoisasi
14.Surat Perintah Kerja (SPK)
15.Laporan Harian Pekerjaan Subkontraktor (LHPS)
16.Laporan Opname
17.Berita Acara Subkontraktor (BAS)
18.Kuitansi
19.Berita Acara
20.Kunci
21.Tanda Terima
Keterangan:
1. Hasil Pengukuran gedung yang belum dicat
2. Menentukan Subkontraktor
3. Menghubungi Subkontraktor
4. Subkontraktor datang
5. Bersama-sama melakukan pengukuran volume gedung yang belum
dicat
6. Memeriksa dan menyesuaikan dengan hasil pengukuran
Subkontraktor
7. Menghubungi Kabag dan melakukan pemeriksaan kembali gedung
yang perlu dicat atau tidak
8. Spesifikasi pekerjaan
9. RAB
10.Negoisasi
11.Meminta mengajukan RAB ke pimpinan
12.Surat Permohonan (SP) untuk pekerjaan subkontraktor
13.LD minta dilakukan negoisasi
14.SPK
16.LHPS
17.Laporan Opname pekerjaan
18.Berita Acara Subkontraktor (BAS)
19.Kuitansi
20.Berita Acara
25.Diagram Aliran Informasi Prosedur Permohonan Penggunaan Dana
untuk Pekerjaan Non Rutin
Keterangan:
1. Meminta Staff administrasi untuk membuat PPD pekerjaan non
2. SPD
3. PPD (4 rangkap)
4. RAB
5. Lembar Disposisi
6. PPD (2 rangkap)
7. PPD (1 rangkap)
8. IPU (2 rangkap)
9. IPU (1 rangkap)
10.Dana
26.Diagram Aliran Informasi Prosedur Pembayaran Pekerjaan Non Rutin
Kabag
Pemeliharaan Staff Administrasi
Subkontraktor 1,3 2,3 4,5
4,5
6
Keterangan:
1. Kontra Bon
2. Kontra Bon ditandatangani Subkontraktor
3. Kontra Bon Asli (rangkap ke 1)
5. Kuitansi
DIAGRAM ALIRAN INFORMASI USULAN SISTEM PEMELIHARAAN GEDUNG
1. Diagram Alir Informasi Usulan Prosedur Perbaikan Fisik (Sipil) Yang
Membutuhkan Bagian Listrik
Keterangan: 1. FPP
2. Menghubungi Kabag ME 3. Melakukan koordinasi
4. Memberi instruksi perbaikan dan mengkoordinasikan pekerjaan 5. Melaporkan bahwa pekerjaan selesai
2. Diagram Alir Informasi Usulan Prosedur Perbaikan Kerusakan Fisik Gedung di Ruangan
Keterangan: 1. FPP
2. Minta Jadwal perkuliahan 3. Jadwal Perkuliahan 4. FKKU
5. FKKU sudah diisi
6. Konfirmasi waktu perbaikan
7. Memberi instruksi perbaikan dan mengkoordinasikan pekerjaan 8. Melaporkan bahwa pekerjaan selesai
3. Diagram Alir Informasi Usulan Prosedur Perbaikan Kunci Ruangan
Keterangan: 1. FPP
2. Kunjungan ke pemohon 3. Spesifikasi pekerjaan 4. FKKU
5. FKKU sudah diisi dan konfirmasi waktu perbaikan 6. Pesan Barang
7. Memberi instruksi perbaikan dan mengkoordinasikan pekerjaan 8. Melaporkan bahwa pekerjaan selesai
9. Kunci
10.Tanda terima
4. Diagram Alir Informasi Usulan Prosedur Penggantian Kunci Ruangan akibat Kehilangan Kunci
Keterangan: 1. FPP
2. Kunjungan ke pemohon 3. Spesifikasi pekerjaan 4. FKKU
5. FKKU sudah diisi dan konfirmasi waktu perbaikan 6. Pesan Barang
7. Memberi instruksi perbaikan dan mengkoordinasikan pekerjaan 8. Melaporkan bahwa pekerjaan selesai
9. Kunci
10.Tanda terima
5. Diagram Alir Informasi Usulan Prosedur Pengecatan Ruangan dengan volume kecil
Keterangan: 1. FPP
2. Meminta Kaur gambar melakukan kunjungan 3. Bersama-sama kasubag melakukan kunjungan 4. FKKU
5. FKKU sudah diisi
6. Konfirmasi waktu perbaikan 7. Melakukan pengukuran 8. Hasil pengukuran
9. Keputusan disetujui atau tidak
10.Minta supaya membuat surat permohonan untuk pimpinan 11.Memberi instruksi perbaikan dan mengkoordinasikan pekerjaan 12.Melaporkan bahwa pekerjaan selesai
6. Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Peminjaman Kunci Untuk Pekerjaan Perbaikan
Keterangan:
1. Mengajukan peminjaman ruang kuliah 2. Memberikan kunci ruangan
3. Mengembalikan kunci ruangan
7. Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Perbaikan Kerusakan
Asesories dan Fasilitas Toilet
Keterangan: 1. FPP
2. Memberi instruksi perbaikan dan mengkoordinasikan pekerjaan 3. Melaporkan bahwa pekerjaan selesai
8. Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Pemeliharaan Atap,
Genting dan Talang
Keterangan:
1. Memberi instruksi pekerjaan kebersihan, perbaikan atap, genting dan talang; mengkoordinasikan pekerjaan
2. Melakukan pemeriksaan atap, genting dan talang 3. Melaporkan bahwa pekerjaan selesai
9. Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Penerimaan FPP
Keterangan:
1. FPP yang sudah selesai dikerjakan
10.Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Permohonan Penggunaan
Dana untuk Pekerjaan Rutin
Keterangan:
1. Meminta Kaur administrasi membuat Permohonan Penggunaan Dana (PPD) untuk pekerjaan rutin
2. Surat Permohonan Dana (SPD) 3. PPD (4 rangkap)
11.Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Permintaan Barang ke
Gudang dan Pemesanan Barang ke Toko untuk Pekerjaan Rutin
Keterangan:
1. Bon Permintaan Barang (BPeB) 2. Menanyakan ke Kaur gambar
3. Meminta pekerja harian untuk mengambil barang 4. Bon Pengambilan Barang (BPB)
5. BPB yang sudah diisi dan ditandatangan 6. Melaporkan bahwa barang tidak tersedia 7. BPeB
8. Keputusan BPeB disetujui atau tidak 9. SOP
12.Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Penerimaan Barang dari
Toko untuk Pekerjaan Rutin
Keterangan:
1. Nota Pembelian Barang (NPB)
2. Mengembalikan barang jika tidak sesuai dengan pesanan
3. Meminta Pegawai toko / Pekerja harian untuk memasukkan barang 4. Memasukkan barang
5. NPB yang sudah ditandatangani 6. NPB copy
7. NPB asli 8. Kuitansi 9. Kontra Bon
10.Kontra Bon ditandatangani 11.Kontra Bon Asli
12.Kontra Bon copy 13.Melakukan pembayaran
13.Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Peminjaman dan
Pengembalian Peralatan
Keterangan:
1. Menghubungi Kaur Administrasi 2. Memberi konfirmasi ketersediaan alat
3. Meminta pekerja harian untuk mengambil alat 4. Mengambil alat
5. Menyerahkan peralatan
6. Formulir Daftar Keluar Masuk Alat (FDKMA) 7. Melaporkan dan mengembalikan alat
8. Surat Permohonan (SP)
9. Memutuskan disetujui atau tidak 10.Tanda Terima
14.Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Absensi dan Pembayaran
Upah Mingguan
Keterangan:
1. Mengisi Lembar Absensi (LA) 2. LA yang sudah ditandatangani Kabag 3. FUM
4. FUM yang sudah ditandatangani Kabag 5. Dana
15.Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Perekrutan Pekerja Harian
Keterangan:
1. Membutuhkan pekerja harian baru 2. Mencari pekerja harian
3. Surat Lamaran (SL)
4. Konfirmasi waktu wawancara 5. Melakukan wawancara 6. Keputusan diterima atau tidak
16.Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Penanganan Pekerja
Harian Bermasalah
Pekerja Harian
Ka.BPG Kabag
Pemeliharaan 3
2
4,5
1
Keterangan: 1. Bermasalah
2. Melakukan pendekatan 3. Melaporkan ke Ka.BPG 4. Melakukan peneguran
17.Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Perekrutan Pekerja Harian
dengan Keahlian Khusus
Pekerja Harian BPG
Pekerja Harian dengan Keahlian
Khusus 3
2
1
1
Keterangan:
1. Membutuhkan pekerja harian dengan keahlian khusus 2. Konfirmasi pekerjaan dan kemampuan
18.Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Pekerjaan Non Rutin
1. Surat Permohonan (SP)
2. Lembar Disposisi (LD) penolakan 3. LD persetujuan
4. Spesifikasi pekerjaan 5. Menentukan Subkontraktor 6. Menghubungi Subkontraktor 7. Subkontraktor datang
8. Bersama-sama melakukan kunjungan ke pemohon 9. RAB
10.Negoisasi
11.Meminta pengajuan RAB ke pimpinan
12.Surat Permohonan (SP) untuk pekerjaan subkontraktor 13.LD minta dilakukan negoisasi
14.Surat Perintah Kerja (SPK)
15.Laporan Harian Pekerjaan Subkontraktor (LHPS) 16.Laporan Opname
17.Berita Acara Subkontraktor (BAS) 18.Kuitansi
19.Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Pekerjaan Pembuatan
Partisi Ruangan / Ruangan
Keterangan:
1. Surat Permohonan (SP)
2. Lembar Disposisi (LD) penolakan 3. LD persetujuan
4. Spesifikasi pekerjaan 5. Menentukan Subkontraktor 6. Menghubungi Subkontraktor 7. Subkontraktor datang
8. Bersama-sama melakukan kunjungan ke pemohon 9. RAB
10.Negoisasi
11.Meminta pengajuan RAB ke pimpinan
12.Surat Permohonan (SP) untuk pekerjaan subkontraktor 13.LD minta dilakukan negoisasi
14.Surat Perintah Kerja (SPK)
15.Laporan Harian Pekerjaan Subkontraktor (LHPS) 16.Laporan Opname
17.Berita Acara Subkontraktor (BAS) 18.Kuitansi
21.Tanda Terima
20.Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Pengecatan Gedung UKM
PR II
1. Hasil Pengukuran gedung yang belum dicat 2. Menentukan Subkontraktor
3. Menghubungi Subkontraktor 4. Subkontraktor datang
5. Bersama-sama melakukan pengukuran volume gedung yang belum dicat
6. Memeriksa dan menyesuaikan dengan hasil pengukuran Subkontraktor
7. Menghubungi Ka.BPG dan melakukan pemeriksaan kembali gedung yang perlu dicat atau tidak
8. Spesifikasi pekerjaan 9. RAB
10.Negoisasi
11.Meminta mengajukan RAB ke pimpinan
12.Surat Permohonan (SP) untuk pekerjaan subkontraktor 13.LD minta dilakukan negoisasi
14.SPK
15.Koordinasi untuk melakukan pekerjaan 16.LHPS
17.Laporan Opname pekerjaan
19.Kuitansi 20.LD persetujuan
21.Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Permohonan Penggunaan
Dana untuk Pekerjaan Non Rutin
Keterangan:
1. Meminta Kaur administrasi untuk membuat PPD pekerjaan non rutin
2. SPD
3. PPD (4 rangkap) 4. RAB
22.Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Pembayaran Pekerjaan
Non Rutin
Keterangan: 1. Kontra Bon
2. Kontra Bon ditandatangani Subkontraktor 3. Kontra Bon Asli (rangkap ke 1)
4. Kontra Bon Copy (rangkap ke 2) 5. Kuitansi
R
udah didatangi, jam………s/d jam……..
Pengawas, User,
BON PENGAMBILAN BARANG
PEKERJAAN : GEDUNG/LT : TGL/JAM : BARANG/JML :
BON PENGAMBILAN BARANG
PEKERJAAN :
BON PENGAMBILAN BARANG
PEKERJAAN :
BON PENGAMBILAN BARANG
PEKERJAAN :
BON PENGAMBILAN BARANG
PEKERJAAN :
BON PENGAMBILAN BARANG
PEKERJAAN :
BON PENGAMBILAN BARANG
PEKERJAAN :
BON PENGAMBILAN BARANG
TANDA TERIMA
TELAH TERIMA DARI BADAN PEMELIHARAAN GEDUNG - UKM, BERUPA :
NO NAMA BARANG JUMLAH SAT KETERANGAN
DEMIKIAN TANDA TERIMA INI DIGUNAKAN SEBAGAI BUKTI PENERIMAAN ATAU PEMINJAMAN
BANDUNG,
PEMBERI, PENERIMA
( ) ( )
TANDA TERIMA
TELAH TERIMA DARI BADAN PEMELIHARAAN GEDUNG, BERUPA :
NO NAMA BARANG JUML SAT KETERANGAN
DEMIKIAN TANDA TERIMA INI DIGUNAKAN SEBAGAI BUKTI PENERIMAAN ATAU PEMINJAMAN
BANDUNG,
PEMBERI, PENERIMA
TANDA TERIMA
TELAH TERIMA DARI BAG. PEMELIHARAAN (BAU) - UKM, BERUPA :
NO NAMA BARANG JUMLAH SAT KETERANGAN
DEMIKIAN TANDA TERIMA INI DIGUNAKAN SEBAGAI BUKTI PENERIMAAN ATAU PEMINJAMAN
BANDUNG,
PEMBERI, PENERIMA
( ) ( )
TANDA TERIMA
TELAH TERIMA DARI BAG. PEMELIHARAAN (BAU), BERUPA :
NO NAMA BARANG JUML SAT KETERANGAN
DEMIKIAN TANDA TERIMA INI DIGUNAKAN SEBAGAI BUKTI PENERIMAAN ATAU PEMINJAMAN
BANDUNG,
PEMBERI, PENERIMA
DATA PENULIS
Nama Lengkap : Jeffri Sugianto
Alamat di Bandung : Jl. Surya Sumantri 55 Bandung
Alamat Asal : Jl. Galaxy Bumi Permai F6/8 Surabaya
No Telp Bandung : -
No Telp Asal : (031)5921309
No Handphone : 08122133010
Alamat Email : Blintik@hotmail.com / Blintik@mailcity.com
Pendidikan : SMUK St. Louis 1 Surabaya
Jurusan Teknik Industri Universitas Kristen Maranatha
Nilai TA : 3,68 (A)
KOMENTAR DOSEN PENGUJI
Nama : Jeffri Sugianto
NRP : 0023176
Judul TA : Analisis dan Usulan Sistem Pemeliharaan Gedung serta Fasilitasnya,
Prosedur dan Formulir Di Universitas Kristen Maranatha
Komentar-Komentar Dosen Penguji :
1. Lama/cepatnya dalam prosedur diberi patokannya.
2. Definisikan antara “Rutin” dan “Non Rutin”.
3. Estimasi waktu proses sebaiknya lebih jelas dari mana, jangan hanya
berdasarkan wawancara tetapi sebaiknya hasil wawancara dianalisa
kebenarannya.
4. Buat daftar prosedur dan flowchart
5. Identifikasi masalah mengenai keterlambatan dalam proses pembayaran
terhadap subkontraktor ditambahkan lagi akibat dari keterlambatan tersebut.
6. Dilakukan penelitian mengenai faktor-faktor yang menyebabkan kerusakan
DIAGRAM ALIRAN INFORMASI SISTEM PEMELIHARAAN GEDUNG YANG BERJALAN SAAT INI
1. Diagram Alir Informasi Prosedur Pemeliharaan Rutin Gedung Secara
Umum
Keterangan: 1. FPP
2. Menghubungi Bagian Listrik 3. Melakukan koordinasi
4. Memberi instruksi perbaikan dan mengkoordinasikan pekerjaan 5. Melaporkan bahwa pekerjaan selesai
2. Diagram Alir Informasi Prosedur Perbaikan Kerusakan Fisik Gedung di Ruangan
Keterangan: 1. FPP
2. Minta Jadwal perkuliahan 3. Jadwal Perkuliahan 4. FKKU
5. FKKU sudah diisi
6. Konfirmasi waktu perbaikan
7. Memberi instruksi perbaikan dan mengkoordinasikan pekerjaan 8. Melaporkan bahwa pekerjaan selesai
3. Diagram Alir Informasi Prosedur Perbaikan dan Kehilangan Kunci Ruangan dan Kunci Laci
Keterangan: 1. FPP 2. FKKU
3. FKKU sudah diisi
4. Konfirmasi waktu perbaikan
5. Menanyakan penyebab kehilangan kunci 6. Konfirmasi alasan kehilangan kunci
7. Memberi instruksi perbaikan dan mengkoordinasikan pekerjaan 8. Melaporkan bahwa pekerjaan selesai
9. Meminta menyerahkan kunci dan FPP ke Staff Administrasi 10.Kunci
11.Tanda terima
4. Diagram Alir Informasi Prosedur Pengecatan Ruangan dengan volume kecil
Keterangan: 1. FPP
2. Meminta Staff gambar melakukan kunjungan 3. Bersama-sama kasubag melakukan kunjungan 4. FKKU
5. FKKU sudah diisi
6. Konfirmasi waktu perbaikan 7. Melakukan pengukuran 8. Hasil pengukuran
9. Keputusan disetujui atau tidak
10.Minta supaya membuat surat permohonan untuk pimpinan 11.Memberi instruksi perbaikan dan mengkoordinasikan pekerjaan 12.Melaporkan bahwa pekerjaan selesai
5. Diagram Aliran Informasi Prosedur Peminjaman Kunci Untuk
1. Mengajukan peminjaman ruang kuliah 2. Memberikan kunci ruangan
3. Mengembalikan kunci ruangan
6. Diagram Aliran Informasi Prosedur Perbaikan Kerusakan Asesories
dan Fasilitas Toilet
Pemohon
2. Memberi instruksi perbaikan dan mengkoordinasikan pekerjaan 3. Melaporkan bahwa pekerjaan selesai
7. Diagram Aliran Informasi Prosedur Perbaikan Air Mati
Keterangan:
1. Menghubungi UPG
2. Melaporkan spesifikasi kerusakan pompa 3. Keputusan persetujuan / tidak
4. Menghubungi bagian listrik
5. Memberitahu bahwa reservoar kosong
6. Bersama-sama dengan TKT melakukan perbaikan 7. Melaporkan pekerjaan selesai
8. FPP yang sudah diisi dengan jenis kerusakan dan waktu penyelesaian
8. Diagram Aliran Informasi Prosedur Perbaikan Kerusakan Sarana
Plumbing (kebocoran pipa/ pipa mampet, instalasi air bersih, instalasi
air kotor)
Keterangan:
1. Menghubungi UPG
2. Memberi instruksi perbaikan dan mengkoordinasikan pekerjaan
3. Melaporkan bahwa pekerjaan selesai
4. FPP yang sudah diisi dengan jenis kerusakan dan waktu
penyelesaian
9. Diagram Aliran Informasi Prosedur Pengontrolan Sarana air dan
Toilet
Keterangan:
1. Melaporkan bahwa tidak terjadi kerusakan
2. Melaporkan bahwa terdapat kerusakan yang tidak dapat
diselesaikan
3. Melaporkan bahwa terjadi kerusakan dan pekerjaan selesai
10.Diagram Aliran Informasi Prosedur pengontrolan genting
Keterangan:
1. Memberi instruksi perbaikan dan mengkoordinasikan pekerjaan
2. Melakukan pemeriksaan genting bersama-sama dengan pekerja
harian
11.Diagram Aliran Informasi Prosedur Pemeliharaan Taman di Depan
dan Samping gedung GAP
Keterangan:
1. Setiap hari melaporkan pekerjaan taman
2. Melaporkan pekerjaan penyemprotan taman
3. Melaporkan pekerjaan pemupukan taman
4. Melakukan pengawasan dan pemeriksaan
12.Diagram Aliran Informasi Prosedur Penerimaan FPP
Keterangan:
1. FPP yang sudah selesai dikerjakan
2. FPP yang sudah diperiksa dan ditandatangan
13.Diagram Aliran Informasi Prosedur Permohonan Penggunaan Dana
untuk Pekerjaan Rutin
Keterangan:
1. Meminta staff administrasi membuat Permohonan Penggunaan
Dana (PPD) untuk pekerjaan rutin
2. Surat Permohonan Dana (SPD)
3. PPD (4 rangkap)
4. Lembar Disposisi (LD)
5. PPD (2 rangkap)
6. PPD (1 rangkap)
7. IPU (2 rangkap)
8. IPU (1 rangkap)
14.Diagram Aliran Informasi Prosedur Permintaan Barang ke Gudang
dan Pemesanan Barang ke Toko untuk Pekerjaan Rutin
Keterangan:
1. Bon Permintaan Barang (BPeB)
2. Menanyakan ke Staff gambar
3. Meminta pekerja harian untuk mengambil barang
4. Bon Pengambilan Barang (BPB)
5. BPB yang sudah diisi dan ditandatangan
6. Melaporkan bahwa barang tidak tersedia
7. BPeB
8. Keputusan BPeB disetujui atau tidak
9. SOP
15.Diagram Aliran Informasi Prosedur Penerimaan Barang dari Toko
untuk Pekerjaan Rutin
Keterangan:
1. Nota Pembelian Barang (NPB)
2. Mengembalikan barang jika tidak sesuai dengan pesanan
3. Meminta Pegawai toko / Pekerja harian untuk memasukkan barang
4. Memasukkan barang
5. NPB yang sudah ditandatangani
6. NPB copy
7. NPB asli
8. Kuitansi
9. Kontra Bon
10.Kontra Bon ditandatangani
11.Kontra Bon Asli
12.Kontra Bon copy
13.Melakukan pembayaran
16.Diagram Aliran Informasi Prosedur Peminjaman dan Pengembalian
Peralatan
Keterangan:
1. Menghubungi Staff Administrasi
2. Memberi konfirmasi ketersediaan alat
3. Meminta pekerja harian untuk mengambil alat
4. Mengambil alat
5. Menyerahkan peralatan
6. Formulir Daftar Keluar Masuk Alat (FDKMA)
7. Melaporkan dan mengembalikan alat
8. Surat Permohonan (SP)
9. Memutuskan disetujui atau tidak
10.Tanda Terima
17.Diagram Aliran Informasi Prosedur Pembuatan Laporan Debit Air
Untuk Dinas Pertambangan
Keterangan:
1. Meminta Laporan Debit Air UKM
2. Laporan Debit Air
18.Diagram Aliran Informasi Prosedur Absensi dan Pembayaran Upah
Mingguan
Keterangan:
1. Mengisi Lembar Absensi (LA)
2. LA yang sudah ditandatangani
3. Menyerahkan LA
4. Dana
5. Formulir Upah Mingguan (FUM)
6. FUM yang sudah ditandatangani Kasubag
19.Diagram Aliran Informasi Prosedur Perekrutan Pekerja Harian
Keterangan:
1. Membutuhkan pekerja harian baru
2. Mencari pekerja harian
3. Surat Lamaran (SL)
4. Konfirmasi waktu wawancara
5. Melakukan wawancara
6. Keputusan diterima atau tidak
20.Diagram Aliran Informasi Prosedur Penanganan Pekerja Harian
Bermasalah
Pekerja Harian Kabag
Pemeliharaan
Kasubag Pemeliharaan 3
2
4,5
1
Keterangan:
1. Bermasalah
3. Melaporkan ke Kabag
4. Melakukan peneguran
5. Melakukan Pemutusan Hubungan Kerja
21.Diagram Aliran Informasi Prosedur Perekrutan Pekerja Harian
dengan Keahlian Khusus
Pekerja Harian UPG
Tenaga Harian dengan Keahlian
Khusus 2
1
1 3,4
Keterangan:
1. Membutuhkan pekerja harian dengan keahlian khusus 2. Konfirmasi pekerjaan dan kemampuan
22.Diagram Aliran Informasi Prosedur Pekerjaan Non Rutin Secara
Umum
Keterangan:
1. Surat Permohonan (SP)
2. Lembar Disposisi (LD) penolakan
4. Spesifikasi pekerjaan
5. Menentukan Subkontraktor
6. Menghubungi Subkontraktor
7. Subkontraktor datang
8. Bersama-sama melakukan kunjungan ke pemohon
9. RAB
10.Negoisasi
11.Meminta pengajuan RAB ke pimpinan
12.Surat Permohonan (SP) untuk pekerjaan subkontraktor
13.LD minta dilakukan negoisasi
14.Surat Perintah Kerja (SPK)
15.Laporan Harian Pekerjaan Subkontraktor (LHPS)
16.Laporan Opname
17.Berita Acara Subkontraktor (BAS)
18.Kuitansi
19.Berita Acara
23.Diagram Aliran Informasi Prosedur Pekerjaan Pembuatan Partisi
Keterangan:
1. Surat Permohonan (SP)
2. Lembar Disposisi (LD) penolakan
3. LD persetujuan
4. Spesifikasi pekerjaan
5. Menentukan Subkontraktor
6. Menghubungi Subkontraktor
7. Subkontraktor datang
8. Bersama-sama melakukan kunjungan ke pemohon
9. RAB
10.Negoisasi
11.Meminta pengajuan RAB ke pimpinan
12.Surat Permohonan (SP) untuk pekerjaan subkontraktor
13.LD minta dilakukan negoisasi
14.Surat Perintah Kerja (SPK)
15.Laporan Harian Pekerjaan Subkontraktor (LHPS)
16.Laporan Opname
17.Berita Acara Subkontraktor (BAS)
18.Kuitansi
19.Berita Acara
20.Kunci
21.Tanda Terima
Keterangan:
1. Hasil Pengukuran gedung yang belum dicat
2. Menentukan Subkontraktor
3. Menghubungi Subkontraktor
4. Subkontraktor datang
5. Bersama-sama melakukan pengukuran volume gedung yang belum
dicat
6. Memeriksa dan menyesuaikan dengan hasil pengukuran
Subkontraktor
7. Menghubungi Kabag dan melakukan pemeriksaan kembali gedung
yang perlu dicat atau tidak
8. Spesifikasi pekerjaan
9. RAB
10.Negoisasi
11.Meminta mengajukan RAB ke pimpinan
12.Surat Permohonan (SP) untuk pekerjaan subkontraktor
13.LD minta dilakukan negoisasi
14.SPK
16.LHPS
17.Laporan Opname pekerjaan
18.Berita Acara Subkontraktor (BAS)
19.Kuitansi
20.Berita Acara
25.Diagram Aliran Informasi Prosedur Permohonan Penggunaan Dana
untuk Pekerjaan Non Rutin
Keterangan:
1. Meminta Staff administrasi untuk membuat PPD pekerjaan non
2. SPD
3. PPD (4 rangkap)
4. RAB
5. Lembar Disposisi
6. PPD (2 rangkap)
7. PPD (1 rangkap)
8. IPU (2 rangkap)
9. IPU (1 rangkap)
10.Dana
26.Diagram Aliran Informasi Prosedur Pembayaran Pekerjaan Non Rutin
Kabag
Pemeliharaan Staff Administrasi
Subkontraktor 1,3 2,3 4,5
4,5
6
Keterangan:
1. Kontra Bon
2. Kontra Bon ditandatangani Subkontraktor
3. Kontra Bon Asli (rangkap ke 1)
5. Kuitansi
DIAGRAM ALIRAN INFORMASI USULAN SISTEM PEMELIHARAAN GEDUNG
1. Diagram Alir Informasi Usulan Prosedur Perbaikan Fisik (Sipil) Yang
Membutuhkan Bagian Listrik
Keterangan: 1. FPP
2. Menghubungi Kabag ME 3. Melakukan koordinasi
4. Memberi instruksi perbaikan dan mengkoordinasikan pekerjaan 5. Melaporkan bahwa pekerjaan selesai
2. Diagram Alir Informasi Usulan Prosedur Perbaikan Kerusakan Fisik Gedung di Ruangan
Keterangan: 1. FPP
2. Minta Jadwal perkuliahan 3. Jadwal Perkuliahan 4. FKKU
5. FKKU sudah diisi
6. Konfirmasi waktu perbaikan
7. Memberi instruksi perbaikan dan mengkoordinasikan pekerjaan 8. Melaporkan bahwa pekerjaan selesai
3. Diagram Alir Informasi Usulan Prosedur Perbaikan Kunci Ruangan
Keterangan: 1. FPP
2. Kunjungan ke pemohon 3. Spesifikasi pekerjaan 4. FKKU
5. FKKU sudah diisi dan konfirmasi waktu perbaikan 6. Pesan Barang
7. Memberi instruksi perbaikan dan mengkoordinasikan pekerjaan 8. Melaporkan bahwa pekerjaan selesai
9. Kunci
10.Tanda terima
4. Diagram Alir Informasi Usulan Prosedur Penggantian Kunci Ruangan akibat Kehilangan Kunci
Keterangan: 1. FPP
2. Kunjungan ke pemohon 3. Spesifikasi pekerjaan 4. FKKU
5. FKKU sudah diisi dan konfirmasi waktu perbaikan 6. Pesan Barang
7. Memberi instruksi perbaikan dan mengkoordinasikan pekerjaan 8. Melaporkan bahwa pekerjaan selesai
9. Kunci
10.Tanda terima
5. Diagram Alir Informasi Usulan Prosedur Pengecatan Ruangan dengan volume kecil
Keterangan: 1. FPP
2. Meminta Kaur gambar melakukan kunjungan 3. Bersama-sama kasubag melakukan kunjungan 4. FKKU
5. FKKU sudah diisi
6. Konfirmasi waktu perbaikan 7. Melakukan pengukuran 8. Hasil pengukuran
9. Keputusan disetujui atau tidak
10.Minta supaya membuat surat permohonan untuk pimpinan 11.Memberi instruksi perbaikan dan mengkoordinasikan pekerjaan 12.Melaporkan bahwa pekerjaan selesai
6. Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Peminjaman Kunci Untuk Pekerjaan Perbaikan
Keterangan:
1. Mengajukan peminjaman ruang kuliah 2. Memberikan kunci ruangan
3. Mengembalikan kunci ruangan
7. Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Perbaikan Kerusakan
Asesories dan Fasilitas Toilet
Keterangan: 1. FPP
2. Memberi instruksi perbaikan dan mengkoordinasikan pekerjaan 3. Melaporkan bahwa pekerjaan selesai
8. Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Pemeliharaan Atap,
Genting dan Talang
Keterangan:
1. Memberi instruksi pekerjaan kebersihan, perbaikan atap, genting dan talang; mengkoordinasikan pekerjaan
2. Melakukan pemeriksaan atap, genting dan talang 3. Melaporkan bahwa pekerjaan selesai
9. Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Penerimaan FPP
Keterangan:
1. FPP yang sudah selesai dikerjakan
10.Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Permohonan Penggunaan
Dana untuk Pekerjaan Rutin
Keterangan:
1. Meminta Kaur administrasi membuat Permohonan Penggunaan Dana (PPD) untuk pekerjaan rutin
2. Surat Permohonan Dana (SPD) 3. PPD (4 rangkap)
11.Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Permintaan Barang ke
Gudang dan Pemesanan Barang ke Toko untuk Pekerjaan Rutin
Keterangan:
1. Bon Permintaan Barang (BPeB) 2. Menanyakan ke Kaur gambar
3. Meminta pekerja harian untuk mengambil barang 4. Bon Pengambilan Barang (BPB)
5. BPB yang sudah diisi dan ditandatangan 6. Melaporkan bahwa barang tidak tersedia 7. BPeB
8. Keputusan BPeB disetujui atau tidak 9. SOP
12.Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Penerimaan Barang dari
Toko untuk Pekerjaan Rutin
Keterangan:
1. Nota Pembelian Barang (NPB)
2. Mengembalikan barang jika tidak sesuai dengan pesanan
3. Meminta Pegawai toko / Pekerja harian untuk memasukkan barang 4. Memasukkan barang
5. NPB yang sudah ditandatangani 6. NPB copy
7. NPB asli 8. Kuitansi 9. Kontra Bon
10.Kontra Bon ditandatangani 11.Kontra Bon Asli
12.Kontra Bon copy 13.Melakukan pembayaran
13.Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Peminjaman dan
Pengembalian Peralatan
Keterangan:
1. Menghubungi Kaur Administrasi 2. Memberi konfirmasi ketersediaan alat
3. Meminta pekerja harian untuk mengambil alat 4. Mengambil alat
5. Menyerahkan peralatan
6. Formulir Daftar Keluar Masuk Alat (FDKMA) 7. Melaporkan dan mengembalikan alat
8. Surat Permohonan (SP)
9. Memutuskan disetujui atau tidak 10.Tanda Terima
14.Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Absensi dan Pembayaran
Upah Mingguan
Keterangan:
1. Mengisi Lembar Absensi (LA) 2. LA yang sudah ditandatangani Kabag 3. FUM
4. FUM yang sudah ditandatangani Kabag 5. Dana
15.Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Perekrutan Pekerja Harian
Keterangan:
1. Membutuhkan pekerja harian baru 2. Mencari pekerja harian
3. Surat Lamaran (SL)
4. Konfirmasi waktu wawancara 5. Melakukan wawancara 6. Keputusan diterima atau tidak
16.Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Penanganan Pekerja
Harian Bermasalah
Pekerja Harian
Ka.BPG Kabag
Pemeliharaan 3
2
4,5
1
Keterangan: 1. Bermasalah
2. Melakukan pendekatan 3. Melaporkan ke Ka.BPG 4. Melakukan peneguran
17.Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Perekrutan Pekerja Harian
dengan Keahlian Khusus
Pekerja Harian BPG
Pekerja Harian dengan Keahlian
Khusus 3
2
1
1
Keterangan:
1. Membutuhkan pekerja harian dengan keahlian khusus 2. Konfirmasi pekerjaan dan kemampuan
18.Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Pekerjaan Non Rutin
1. Surat Permohonan (SP)
2. Lembar Disposisi (LD) penolakan 3. LD persetujuan
4. Spesifikasi pekerjaan 5. Menentukan Subkontraktor 6. Menghubungi Subkontraktor 7. Subkontraktor datang
8. Bersama-sama melakukan kunjungan ke pemohon 9. RAB
10.Negoisasi
11.Meminta pengajuan RAB ke pimpinan
12.Surat Permohonan (SP) untuk pekerjaan subkontraktor 13.LD minta dilakukan negoisasi
14.Surat Perintah Kerja (SPK)
15.Laporan Harian Pekerjaan Subkontraktor (LHPS) 16.Laporan Opname
17.Berita Acara Subkontraktor (BAS) 18.Kuitansi
19.Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Pekerjaan Pembuatan
Partisi Ruangan / Ruangan
Keterangan:
1. Surat Permohonan (SP)
2. Lembar Disposisi (LD) penolakan 3. LD persetujuan
4. Spesifikasi pekerjaan 5. Menentukan Subkontraktor 6. Menghubungi Subkontraktor 7. Subkontraktor datang
8. Bersama-sama melakukan kunjungan ke pemohon 9. RAB
10.Negoisasi
11.Meminta pengajuan RAB ke pimpinan
12.Surat Permohonan (SP) untuk pekerjaan subkontraktor 13.LD minta dilakukan negoisasi
14.Surat Perintah Kerja (SPK)
15.Laporan Harian Pekerjaan Subkontraktor (LHPS) 16.Laporan Opname
17.Berita Acara Subkontraktor (BAS) 18.Kuitansi
21.Tanda Terima
20.Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Pengecatan Gedung UKM
PR II
1. Hasil Pengukuran gedung yang belum dicat 2. Menentukan Subkontraktor
3. Menghubungi Subkontraktor 4. Subkontraktor datang
5. Bersama-sama melakukan pengukuran volume gedung yang belum dicat
6. Memeriksa dan menyesuaikan dengan hasil pengukuran Subkontraktor
7. Menghubungi Ka.BPG dan melakukan pemeriksaan kembali gedung yang perlu dicat atau tidak
8. Spesifikasi pekerjaan 9. RAB
10.Negoisasi
11.Meminta mengajukan RAB ke pimpinan
12.Surat Permohonan (SP) untuk pekerjaan subkontraktor 13.LD minta dilakukan negoisasi
14.SPK
15.Koordinasi untuk melakukan pekerjaan 16.LHPS
17.Laporan Opname pekerjaan
19.Kuitansi 20.LD persetujuan
21.Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Permohonan Penggunaan
Dana untuk Pekerjaan Non Rutin
Keterangan:
1. Meminta Kaur administrasi untuk membuat PPD pekerjaan non rutin
2. SPD
3. PPD (4 rangkap) 4. RAB
22.Diagram Aliran Informasi Usulan Prosedur Pembayaran Pekerjaan
Non Rutin
Keterangan: 1. Kontra Bon
2. Kontra Bon ditandatangani Subkontraktor 3. Kontra Bon Asli (rangkap ke 1)
4. Kontra Bon Copy (rangkap ke 2) 5. Kuitansi
R
udah didatangi, jam………s/d jam……..
Pengawas, User,
BON PENGAMBILAN BARANG
PEKERJAAN : GEDUNG/LT : TGL/JAM : BARANG/JML :
BON PENGAMBILAN BARANG
PEKERJAAN :
BON PENGAMBILAN BARANG
PEKERJAAN :
BON PENGAMBILAN BARANG
PEKERJAAN :
BON PENGAMBILAN BARANG
PEKERJAAN :
BON PENGAMBILAN BARANG
PEKERJAAN :
BON PENGAMBILAN BARANG
PEKERJAAN :
BON PENGAMBILAN BARANG
TANDA TERIMA
TELAH TERIMA DARI BADAN PEMELIHARAAN GEDUNG - UKM, BERUPA :
NO NAMA BARANG JUMLAH SAT KETERANGAN
DEMIKIAN TANDA TERIMA INI DIGUNAKAN SEBAGAI BUKTI PENERIMAAN ATAU PEMINJAMAN
BANDUNG,
PEMBERI, PENERIMA
( ) ( )
TANDA TERIMA
TELAH TERIMA DARI BADAN PEMELIHARAAN GEDUNG, BERUPA :
NO NAMA BARANG JUML SAT KETERANGAN
DEMIKIAN TANDA TERIMA INI DIGUNAKAN SEBAGAI BUKTI PENERIMAAN ATAU PEMINJAMAN
BANDUNG,
PEMBERI, PENERIMA
TANDA TERIMA
TELAH TERIMA DARI BAG. PEMELIHARAAN (BAU) - UKM, BERUPA :
NO NAMA BARANG JUMLAH SAT KETERANGAN
DEMIKIAN TANDA TERIMA INI DIGUNAKAN SEBAGAI BUKTI PENERIMAAN ATAU PEMINJAMAN
BANDUNG,
PEMBERI, PENERIMA
( ) ( )
TANDA TERIMA
TELAH TERIMA DARI BAG. PEMELIHARAAN (BAU), BERUPA :
NO NAMA BARANG JUML SAT KETERANGAN
DEMIKIAN TANDA TERIMA INI DIGUNAKAN SEBAGAI BUKTI PENERIMAAN ATAU PEMINJAMAN
BANDUNG,
PEMBERI, PENERIMA
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang Masalah
Bangunan atau gedung merupakan salah satu sarana untuk mendukung
tercapainya tujuan dan terlaksananya fungsi-fungsi pokok organisasi pemakai atau
pengguna bangunan secara optimal. Oleh sebab itu untuk mempertahankan
kondisi bangunan tersebut supaya dapat terjaga maka diperlukan suatu kegiatan
pemeliharaan. Dengan bangunan yang apik, terpelihara dan berjalan sesuai dengan
fungsinya maka akan menimbulkan kesan yang baik bagi penggunanya dan bagi
orang yang melihatnya.
Begitu juga Universitas Kristen Maranatha (UKM) yang merupakan salah
satu universitas swasta yang terkenal di Bandung telah menyadari pentingnya
pemeliharaan gedung, lalu mendirikan Unit Pemeliharaan Gedung (UPG) yang
bertugas untuk menangani pemeliharaan gedung. Setelah didirikan, penanganan
pemeliharaan gedung yang dilakukan oleh UPG membutuhkan waktu yang lama
dalam pekerjaannya yang dikarenakan kurangnya koordinasi dengan Unit
Kerumahtanggaan 1 yang menangani Mechanical Electrical (ME). Kondisi ini
diperparah dengan semakin bertambahnya gedung UKM. Untuk saat ini UKM
memiliki 7 Fakultas yaitu Fakultas Kedokteran, Fakultas Teknik, Fakultas
Psikologi, Fakultas Sastra, Fakultas Ekonomi, Fakultas Seni Rupa dan Desain,
dan Fakultas Teknologi Informasi. Selain itu juga terdapat dua program magister,
yaitu Magister Manajemen dan Magister Psikologi. Untuk melaksanakan
fungsinya sebagai lembaga pendidikan, UKM pada saat ini sudah memiliki 9
gedung dan pada tahun 2003 didirikan lagi sebuah gedung baru yaitu gedung Grha
Widya Maranatha (GWM).
Dengan semakin bertambahnya gedung yang dimiliki oleh UKM
menyebabkan ruang lingkup pemeliharaan semakin besar. Dengan kondisi seperti
saat ini dimana kegiatan pemeliharaan fisik gedung yang dikerjakan oleh Unit
Pemeliharaan Gedung dan kegiatan ME yang dikerjakan oleh Unit
BAB 1 PENDAHULUAN 1-2
Kerumahtanggaan 1 dipisah-pisah dapat mengakibatkan ketidakefisienan dalam
melakukan pemeliharaan gedung yang dikarenakan kurangnya koordinasi di
dalam melakukan pemeliharaan fisik gedung.
Oleh karena itu supaya sistem pemeliharaan gedung yang ada sekarang
dapat lebih baik lagi dalam menangani kebutuhan pemeliharaan bangunan secara
keseluruhan termasuk Gedung GWM maka penulis ingin melakukan penelitian
mengenai sistem pemeliharaan bangunan yang saat ini berjalan supaya kegiatan
pemeliharaan bangunan dapat berjalan dengan baik.
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yaitu waktu pemeliharaan gedung
yang lama, maka penulis mengidentifikasikan permasalahan-permasalahan yang
ada yaitu:
- Membutuhkan waktu yang sedikit lama untuk pekerjaan pemeliharaan
rutin gedung tertentu.
- Belum adanya Struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan yang tertulis
dari UKM untuk pemeliharaan gedung.
- Proses pekerjaan non rutin (pekerjaan yang membutuhkan tenaga luar
seperti subkontraktor) membutuhkan waktu yang lama sehingga proses
pekerjaan pembuatan ini menjadi terhambat.
- Adanya keterlambatan dalam proses pembayaran terhadap subkontraktor.
Apabila kejadian ini sering dilakukan maka dapat menyebabkan
kehilangan kepercayaan dari subkontraktor.
- Belum adanya sistem dan prosedur standar mengenai pemeliharaan
gedung.
- Ruang lingkup pemeliharaan gedung yang semakin luas dengan
BAB 1 PENDAHULUAN 1-3
1.3 Batasan Masalah dan Asumsi
Karena Keterbatasan waktu, dana, tenaga dan supaya penelitian dapat
lebih mendalam maka penulis menetapkan batasan pada ruang lingkup penelitian
yaitu:
Sistem, Prosedur dan Formulir untuk pemeliharaan fisik, pemeliharaan
Mechanical dan Electrical dan Koster.
Ruang lingkup pemeliharaan yang diamati adalah pemeliharaan gedung
dan fasilitas gedung:
- Untuk pemeliharaan kebersihan gedung tidak diamati karena
UKM di masa yang akan datang akan menggunakan tenaga
Subkontraktor untuk memelihara kebersihan gedung UKM.
- Untuk pemeliharaan mebelair tidak diamati.
Dikarenakan Tugas Akhir ini ruang lingkupnya terlalu besar maka Tugas
Akhir ini dikerjakan oleh 2 peneliti, pembagian penelitian Tugas Akhir ini
sebagai berikut:
1. Peneliti 1 (Jeffri Sugianto) melakukan penelitian sistem, prosedur dan
formulir pemeliharaan gedung di Unit Pemeliharaan Gedung (UPG).
Pada bab 4 dan pada bab 5 fokus pada pemeliharaan fisik gedung dan
bagian logistik.
2. Peneliti 2 (Otman Awih) melakukan penelitian sistem, prosedur dan
formulir pemeliharaan gedung dan Koster di Unit Kerumahtanggaan 1
(U.KRT 1). Pada bab 4 dan pada bab 5 fokus pada bagian Mechanical
Electrical (ME) dan bagian Koster.
1.4 Perumusan Masalah
Masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini dapat dirumuskan sebagai
berikut:
1. Bagaimana sistem, prosedur, formulir serta pendokumentasian untuk
pemeliharaan bangunan yang ada pada saat ini?
2. Apa kekurangan dari sistem, prosedur, formulir serta pendokumentasian
BAB 1 PENDAHULUAN 1-4
3. Bagaimana usulan sistem, prosedur, formulir, serta pendokumentasian
untuk pemeliharaan bangunan yang sebaiknya digunakan?
1.5 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah:
1. Mengetahui sistem, prosedur, formulir serta pendokumentasian untuk
pemeliharaan bangunan.
2. Mengetahui kekurangan dari sistem, prosedur, formulir serta
pendokumentasian untuk pemeliharaan bangunan.
3. Memberikan usulan sistem, prosedur, dan formulir untuk pemeliharaan
bangunan yang sebaiknya digunakan.
1.6 Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini adalah:
1. Sistem, prosedur-prosedur dan formulir-formulir untuk Sistem
Pemeliharaan Gedung dapat terdokumentasi dengan baik.
2. Mempermudah adaptasi bagi karyawan atau staf baru apabila terjadi
pergantian pekerjaan yaitu dengan merujuk pada sistem dan prosedur baku
yang telah ada.
1.7 Sistematika Penulisan
Untuk memberikan gambaran yang jelas tentang penulisan Tugas Akhir
ini maka akan diuraikan sebagai berikut:
BAB 1. PENDAHULUAN
Bab ini berisi latar belakang masalah, identifikasi masalah, pembatasan
masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan
sistematika penulisan.
BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini memuat teori-teori dan studi pustaka yang digunakan penulis
untuk menunjang pengumpulan dan pengolahan data serta analisis yang
BAB 1 PENDAHULUAN 1-5
BAB 3. METODOLOGI PENELITIAN
Bab ini memuat langkah-langkah penelitian yang dilakukan oleh penulis
dalam melakukan penelitian.
BAB 4. PENGUMPULAN DATA
Bab ini berisi pengumpulan dan pengolahan data yang dilakukan oleh
penulis.
BAB 5. ANALISIS DAN USULAN
Bab ini berisi analisis mengenai pengolahan data yang telah dilakukan
oleh penulis dan memberikan usulan.
BAB 6. KESIMPULAN DAN SARAN
Berisi mengenai kesimpulan dari penelitian ini, menjawab perumusan
permasalahan yang terdapat di bab 1 dan memberi saran untuk penelitian
BAB 6
KESIMPULAN DAN SARAN
6.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil dari pengumpulan data dan analisis, penulis menarik
kesimpulan sebagai berikut:
6.1.1 Sistem, Prosedur dan Formulir yang berjalan saat ini di Unit
Pemeliharaan Gedung
1. Saat ini belum tersedianya Struktur Organisasi dan Deskripsi pekerjaan
baku untuk Unit Pemeliharaan Gedung (UPG) dari UKM sehingga UPG
tidak mengetahui tugas dan wewenang yang seharusnya dilakukan untuk
kegiatan pemeliharaan gedung UKM
2. Sistem dan Prosedur yang berjalan saat ini pada UPG belum ada
prosedur baku tetapi prosedur yang ada masih secara lisan.
Prosedur-prosedur itu adalah:
1. Prosedur Perbaikan Fisik (Sipil) yang membutuhkan Bagian Listrik
2. Prosedur Perbaikan Kerusakan Fisik Gedung di Ruangan
3. Prosedur Perbaikan Kerusakan Kunci Ruangan, Kunci mebelair
dan Kehilangan Kunci Ruangan, Kunci mebelair
4. Prosedur Pengecatan Ruangan Dengan Volume Ruangan Kecil
5. Prosedur Peminjaman Kunci Ruangan
6. Prosedur Perbaikan Kerusakan dan Penggantian Assesories Toilet
7. Prosedur Perbaikan Air Mati
8. Prosedur Perbaikan Kerusakan Sarana Plumbing (kebocoran pipa/
pipa mampet, instalasi air bersih, instalasi air kotor)
9. Prosedur Pengontrolan Sarana air dan Toilet
10.Prosedur pengontrolan genting
11.Prosedur Pemeliharaan Taman di Depan dan Samping gedung
GAP
12.Prosedur Penerimaan FPP
Bab 6 Kesimpulan Dan Saran 6-2
13.Prosedur Permohonan Penggunaan Dana untuk Pekerjaan Rutin
14.Prosedur Permintaan Barang ke Gudang dan Pemesanan Barang ke
Toko untuk Pekerjaan Rutin
15.Prosedur Penerimaan Barang dari Toko untuk Pekerjaan Rutin
16.Prosedur Peminjaman dan Pengembalian Peralatan
17.Prosedur Pembuatan Laporan Debit Air Untuk Dinas
Pertambangan
18.Prosedur Absensi dan Pembayaran Upah Mingguan
19.Prosedur Perekrutan Pekerja Harian
20.Prosedur Penanganan Pekerja Harian Bermasalah
21.Prosedur Perekrutan Pekerja Harian dengan Keahlian Khusus
22.Prosedur Pekerjaan Non Rutin Secara Umum
23.Prosedur Pekerjaan Pembuatan Partisi Ruangan / Ruangan
24.Prosedur Pengecatan Gedung UKM
25.Prosedur Permohonan Penggunaan Dana untuk Pekerjaan Non
Rutin
26.Prosedur Pembayaran Pekerjaan Non Rutin
3. Formulir yang digunakan Unit Pemeliharaan Gedung adalah:
1. Formulir Permohonan Perbaikan (FPP)
2. Formulir Kunjungan ke User (FKKU)
3. Formulir Bon Permintaan barang (BPeB)
4. Formulir Bon Pengambilan Barang (BPB)
5. Formulir Surat Order Pembelian (SOP)
6. Formulir Kontra Bon
7. Formulir Absensi Pekerja
8. Formulir Upah Mingguan (FUM)
9. Formulir Tanda Terima
10.Formulir Laporan Harian Pekerjaan Subkontraktor
11.Formulir Daftar Barang Keluar Masuk Barang
12.Formulir Permohonan Penggunaan Dana
Bab 6 Kesimpulan Dan Saran 6-3
6.1.2 Kekurangan Sistem Pemeliharan Gedung sekarang yaitu:
1. Belum adanya Struktur Organisasi dan Deskripsi pekerjaan
pemeliharaan yang tertulis dari Universitas.
2. Untuk kegiatan pemeliharaan rutin yang membutuhkan bagian
listrik memerlukan waktu yang lama, hal ini dikarenakan
terpisahnya pemeliharaan ME (Mechanical Electrical) dengan
pemeliharaan sipil.
3. Terdapat pekerjaan yang tumpang tindih antara Unit Pemeliharaan
Gedung dengan Bagian Kebersihan yaitu pekerjaan kebersihan
atap.
4. Pekerjaan pemeliharaan non rutin (pekerjaan pembuatan seperti
pekerjaan pembuatan partisi ruangan dan sebagainya) memerlukan
waktu yang lama dalam merealisasikan dana.
5. Terdapat urut-urutan pekerjaan yang kurang baik.
6. Adanya kebutuhan informasi ijin prinsip pekerjaan yang agak lama
antara UPG dengan rektorat untuk pekerjaan pemeliharaan.
7. Terdapat kekurangan pada Performance, Information, Economy,
Control dan Efficiency sistem dan prosedur pemeliharaan gedung.
8. Pengendalian kunci ruangan yang kurang baik.
9. Belum adanya dokumentasi prosedur-prosedur pemeliharaan
gedung.
6.1.3 Usulan Pengembangan Sistem, Prosedur dan Formulir untuk
Pemeliharaan Gedung secara keseluruhan
Berdasarkan kekurangan yang terdapat pada sistem pemeliharaan
gedung sekarang maka:
1. Penulis melakukan perancangan Usulan Struktur Organisasi dan
Deskripsi pekerjaan unit pemeliharaan gedung yang langsung berada
Bab 6 Kesimpulan Dan Saran 6-4
2. Dengan adanya usulan struktur organisasi, maka terdapat
perubahan-perubahan pada sistem dan prosedur pemeliharaan gedung yang ada.
Penulis melakukan perancangan usulan prosedur-prosedur pemeliharaan
fisik bangunan sedangkan untuk pemeliharaan ME dan koster dilakukan
oleh rekan penulis yaitu Otman Awih. Usulan Prosedur Pemeliharaan
Fisik bangunan dan Logistik yaitu:
1. Prosedur Perbaikan Fisik (Sipil) yang membutuhkan Bagian Listrik
2. Prosedur Perbaikan Kerusakan Fisik Gedung di Ruangan
3. Prosedur Perbaikan Kerusakan Kunci Ruangan
4. Prosedur Penggantian Kunci Ruangan Akibat Kehilangan Kunci
5. Prosedur Pengecatan Ruangan Dengan Volume Ruangan Kecil
6. Prosedur Peminjaman Kunci Ruangan
7. Prosedur Perbaikan Kerusakan dan Penggantian Assesories Toilet
8. Prosedur pengontrolan Atap, Genting dan Talang
9. Prosedur Penerimaan FPP
10.Prosedur Permohonan Penggunaan Dana untuk Pekerjaan Rutin
11.Prosedur Permintaan Barang ke Gudang dan Pemesanan Barang ke
Toko untuk Pekerjaan Rutin
12.Prosedur Penerimaan Barang dari Toko untuk Pekerjaan Rutin
13.Prosedur Peminjaman dan Pengembalian Peralatan
14.Prosedur Absensi dan Pembayaran Upah Mingguan
15.Prosedur Perekrutan Pekerja Harian
16.Prosedur Penanganan Pekerja Harian Bermasalah
17.Prosedur Perekrutan Pekerja Harian dengan Keahlian Khusus
18.Prosedur Pekerjaan Non Rutin Secara Umum
19.Prosedur Pekerjaan Pembuatan Partisi Ruangan / Ruangan
20.Prosedur Pengecatan Gedung UKM
21.Prosedur Permohonan Penggunaan Dana untuk Pekerjaan Non
Rutin
Bab 6 Kesimpulan Dan Saran 6-5
3. Usulan Formulir
Formulir yang diusulkan adalah Formulir Permohonan Perbaikan (FPP).
Untuk formulir-formulir yang lain tetap digunakan dengan perubahan
nama instasi pemeliharaan gedung dari Unit Pemeliharaan Gedung
menjadi Badan Pemeliharaan Gedung
6.1.4 Kelebihan dari Usulan Sistem dan Prosedur Pemeliharaan Gedung
adalah:
1. Struktur Organisasi dan Deskripsi pekerjaan yang jelas dan tertulis.
2. Penggabungan antara pemeliharaan Sipil dengan pemeliharaan
Mechanical Electrical (ME).
3. Dengan adanya prosedur yang tertulis meminimalisasi terjadinya
pekerjaan pemeliharaan gedung yang tumpang tindih. Untuk
pekerjaan kebersihan atap, talang dan genting dilakukan oleh
Badan Pemeliharaan Gedung (BPG).
4. Dalam keterlambatan perealisasian dana dapat ditanggulangi
dengan adanya aliran informasi yang lebih dekat dengan pimpinan
5. Aliran, urutan pekerjaan jelas dan pembagian tugas sudah tepat.
6. Adanya aliran informasi yang lebih dekat dengan pimpinan
sehingga informasi mengenai ijin prinsip pekerjaan dapat lebih
cepat.
7. Performance, Information, Economy, Control, Efficiency dan
Services untuk usulan sistem dan prosedur pemeliharaan gedung
lebih baik.
8. Pengendalian kunci yang lebih baik dengan adanya prosedur yang
jelas.
9. Sudah ada dokumentasi resmi mengenai Struktur Organisasi,
Prosedur dan Formulir yang ada sehingga unit ini mengetahui
tugas dan wewenang yang seharusnya dilakukan untuk kegiatan
Bab 6 Kesimpulan Dan Saran 6-6
6.1.5 Kelebihan dari Usulan Formulir
Dengan adanya Formulir Permohonan Perbaikan yang baru maka
Formulir ini dapat disebarluaskan dalam masing-masing ruangan karena
di dalam Formulir ini terdapat informasi yang jelas mengenai
pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam mengajukan permohonan
perbaikan. Dengan adanya Formulir Peminjaman Kunci, maka
pengendalian kunci dapat lebih baik lagi untuk mengantisipasi
kemungkinan terjadinya penyalahgunaan kunci ruangan tersebut.
6.2 Saran
Setelah melakukan penelitian ini, penulis memberikan saran dalam
penerapan Sistem Pemeliharaan Gedung ini sebagai berikut:
1. Untuk Sistem Pemeliharaan Gedung Usulan memerlukan koordinasi
yang baik dengan Bagian Kebersihan, Biro Administrasi Akademik
dan Bagian-bagian lain seperti kepala TU Jurusan / Fakultas dalam
melaksanakan pekerjaan pemeliharaan gedung.
2. Mensosialisasikan Badan Pemeliharaan Gedung (BPG) ini dapat
dilakukan dengan membuat surat edaran kepada unit-unit yang ada di
Universitas supaya jika terjadi kerusakan dapat dengan mudah
mengetahui unit yang harus dihubungi.
3. Memperbaiki dan memperjelas buku ekstension supaya pemohon
perbaikan jelas kemana harus menghubungi apabila terjadi
kerusakan.
4. Perlu dilakukan penyesuaian jumlah pekerja dengan jumlah gedung
yang dipelihara supaya dalam melakukan pekerjaan pemeliharaan
dapat cepat ditangani. Dengan jumlah orang yang sedikit
mengakibatkan penundaan pada pekerjaan pemeliharaan gedung.
5. Untuk pekerjaan pemeliharaan Non Rutin (pekerjaan pembuatan),
sebaiknya Bagian Keuangan dapat cepat merealisasikan dana yang
telah disetujui pimpinan. Supaya dalam melakukan pembayaran
Bab 6 Kesimpulan Dan Saran 6-7
6. Untuk menjaga agar tidak terjadi kehilangan peralatan seperti LCD,
dsb perlu dilakukan perancangan lemari khusus yang dapat
menyimpan peralatan-peralatan di ruangan khusus.
7. Untuk meminimalisasi terjadinya kehilangan peralatan atau fasilitas
di dalam ruangan non kelas dan ruangan kelas, perlu dilakukan
koordinasi yang baik dengan bagian keamanan dalam menjaga
ruangan.
8. Untuk meminimalisasi kemungkinan terjadinya kehilangan peralatan
atau fasilitas di dalam ruangan kelas, perlu dilakukan pemeriksaan
peralatan dan fasilitas di dalam ruangan kelas setelah perkuliahan
selesai.
9. Bekerjasama dengan pihak kepolisian apabila terjadi kehilangan
peralatan-peralatan yang mempunyai nilai tinggi seperti LCD,
Laptop, komputer dan sebagainya.
10.Dapat dilakukan penelitian lanjutan mengenai Analisis Sistem
Persediaan Material di Gudang dalam memenuhi kebutuhan
pemeliharaan gedung.
11.Perlu dilakukan penelitian lanjutan mengenai pemeliharaan fasilitas
gedung yaitu pemeliharaan mebelair, setelah usulan sistem
