DENISE PRAMITA WAKULU

(1)

PERANAN MEDIA RELATIONS DALAM PROSES

REBRANDING THE SUNAN HOTEL SOLO

Disusun Oleh :

DENISE PRAMITA WAKULU

NIM : D 1605088

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Melengkapi Tugas-tugas Dalam Memenuhi Syarat-syarat Guna Memperoleh Gelar

Ahli Madya Bidang Komunikasi Terapan

PROGRAM DIPLOMA III KOMUNIKASI TERAPAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

(2)

PERSETUJUAN

Tugas Akhir yang berjudul :

PERANAN MEDIA RELATIONS DALAM PROSES REBRANDING THE SUNAN HOTEL SOLO

Karya :

Nama : Denise Pramita Wakulu NIM : D 1605088

Konsentrasi : Public Relations

Disetujui untuk dipertahankan Panitia Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret

Surakarta, Juni 2008 Menyetujui

Dosen Pembimbing

Dra. Christina TH, M.Si

(3)

PENGESAHAN

Tugas akhir ini telah diuji dan disahkan oleh panitia Ujian Tugas Akhir Program D III Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret

Hari :

Tanggal :

Panitia Ujian Tugas Akhir

Drs. Christina TH, M.Si Dr. H. Widodo M, SE, M.Comm

NIP. 131 570 291 NIP. 131 792 193

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta

Dekan,

Drs. H. Supriyadi, SN, SU

(4)

PERSEMBAHAN

Dengan segala cinta dan ketulusan hati, tugas akhir ini kupersembahkan untuk :

Ø Tuhan Yesus Kristus atas berkat dan karunia yang diberikan kepadaku.

Ø Mama & Papa beserta keluarga besarku tersayang, kupersembahkan ini sebagai rasa terima kasih yang tak terhingga untuk cinta dan kasih sayang selama ini.

Ø Friends of mine yang telah memberi keceriaan dan warna dalam hidupku.

(5)

MOTTO

“Bukan kamu yang memilih Aku, tetapi Akulah yang memilih kamu. Dan Aku

telah menetapkan kamu, supaya kamu pergi dan menghasilkan buah dan

buahmu itu tetap, supaya apa yang kamu minta kepada Bapa dalam

nama-Ku, diberikan-Nya kepadamu”

( Injil Yohanes 15 : 16 )

“Setiap permasalahan dalam hidup anggaplah sebagai permainan yang

harus di menangkan”

( Dari seorang sahabat pikir )

“Janganlah merasa kecewa jika tidak mengerti, tetapi hendaklah kecewa

karena tidak belajar”

(6)

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan YME yang dengan tidak henti-hentinya memberi limpahan rahmat dan petunjuk baik disaat–saat sulit maupun di saat-saat mudah yang penulis lalui hingga dapat diselesaikannya tugas akhir ini.

Tugas akhir dengan judul “Peranan Media Relations Dalam Proses Rebranding The Sunan Hotel Solo disusun untuk memenuhi persyaratan guna memperoleh gelar Ahli Madya Jurusan Public Relations Diploma III Fakultas Ilmu Politik dan Ilmu Sosial Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, walaupun penulis telah berusaha dengan sebaik mungkin. Berbagai pihak telah banyak memberikan dukungan baik moril maupun material demi kelancaran tugas akhir ini. Oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis sampaikan terima kasih yang setulus–tulusnya kepada:

1. Tuhan Yesus Kristus yang Maha Besar dan Maha Agung.

2. Bapak Drs. H. Supriyadi, SN, SU selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret yang telah memberikan ijin penulisan Laporan Kuliah kerja Media sebagai Tugas Akhir.

(7)

4. Ibu Dra. Christina TH, M.si selaku dosen pembimbing yang telah berkenan meluangkan waktu dan dengan sabar memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis dalam menyusun tugas akhir ini.

5. Bapak Drs. Ig. Agung Satyawan, M.si, SE selaku dosen pembimbing akademik yang telah membimbing penulis selama ini.

6. Seluruh dosen dan staf program Diploma III Komunikasi Terapan atas semua pengetahuan yang telah diberikan selama di bangku perkuliahan.

7. Seluruh management The Sunan Hotel Solo karena telah menjadi laboratorium kerja yang penuh tantangan dan hal-hal baru, yang telah membantu kelancaran selama proses magang berlangsung.

8. Mama dan papa untuk doa yang tak putus-putusnya.

9. Kakak-kakakku Erick dan Ricky (Alm) untuk kasih sayang, support dan nasehat.

10.Bapak Amir Syarief (Alm) beserta keluarga untuk kasih yang tidak pernah berhenti pada saat pasang dan surut.

11.Teman-teman Diploma III Komunikasi Terapan FISIP Public Relations “B” atas kebersamaannya selama ini.

12.Sahabat-sahabatku yang brillian, Novia, Putri, Gagan, Katul, Adi, Karyo, Pak Bik, Yanuar, Irhan, James dan Nana untuk segala inspirasinya selama ini. 13.Dan kepada semua pihak yang telah membantu penulis, yang tidak dapat

penulis sebutkan satu persatu.

(8)

penulis berharap semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat dan berguna bagi masyarakat pada umumnya dan rekan-rekan mahasiswa Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret pada khususnya serta dapat memberikan motivasi yang kuat untuk meneruskan pencarian dan pendalaman atas pemahaman yang lebih baik lagi tentang public relations di masa-masa mendatang.

Surakarta, Juni 2008 Penulis

(9)

DAFTAR ISI

PERSETUJUAN ... i

PENGESAHAN ... ii

PERSEMBAHAN ... iii

MOTTO ... iv

KATA PENGANTAR ... v

DAFTAR ISI ... viii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1

B. Tujuan ... 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Definisi Public Relations ... 7

B. Fungsi Public Relations ... 10

C. Humas Sebagai Alat Manajemen ... 13

D. Definisi Media Relations ... 15

E. Image / Citra ... 16

F. Jenis dan Teknik Publisitas Dalam Media Relations ... 18

G. Fungsi Media Relations Bagi Public Relations dan Perusahaan 20 BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN A. Sejarah The Sunan Hotel Solo ... 22

B. Gambaran Umum Choice Hotels International ... 24

(10)

D. Struktur Bangunan The Sunan Hotel Solo ... 27

E. Fasilitas-fasilitas The Sunan Hotel Solo ... 29

F. Visi, Misi, Falsafah dan Motto The Sunan Hotel Solo ... 36

1. Visi ... 36

2. Misi ... 36

3. Falsafah ... 37

4. Motto ... 37

G. Struktur Organisasi The Sunan Hotel Solo ... 37

H. Job Description ... 38

I. Pembagian Waktu Kerja ... 42

BAB IV PELAKSANAAN KULIAH KERJA MEDIA (KKM) A. Peranan Media Relations Bagi The Sunan Hotel Solo ... 44

B. Pelaksanaan Kuliah Kerja Media ... 52

1. Tugas – tugas yang Telah Dilakukan ... 52

2. Kesulitan atau Kendala Yang Dihadapi ... 55

3. Cara yang Dilakukan Untuk Mengatasi Kesulitan... 56

4. Kemajuan yang Telah Dicapai ... 56

BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ... 58

(11)

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dunia bisnis dan industri di Indonesia saat ini mengalami perkembangan yang semakin meningkat. Hal ini dapat terlihat dari semakin banyaknya penyempurnaan-penyempurnaan yang dilakukan menuju manajemen yang baik atau berstandar internasional. Industri pariwisata adalah salah satu diantaranya.

Industri pariwisata Indonesia masih belum bisa pulih sepenuhnya, meskipun wisatawan mancanegara yang sempat hilang sudah mulai berdatangan kembali. Hal ini disebabkan oleh mulai maraknya aksi unjuk rasa serta munculnya berbagai macam isu dan peristiwa kerusuhan sporadis yang mau tidak mau juga memunculkan rasa khawatir. Keadaan tersebut juga berimbas pada usaha bisnis sektor pariwisata. Khususnya di bidang bisnis akomodasi, yakni perhotelan yang sangat tergantung pada tamu asing.

Perhotelan merupakan salah satu unsur dari perangkat yang ada dalam dunia kepariwisataan. Akomodasi adalah suatu wahana penyediaan jasa penginapan yang dapat dilengkapi dengan jasa-jasa lainnya. Hotel memegang posisi penting dalam industri pariwisata. Wisatawan yang berkunjung ke Indonesia sebagaian besar memilih hotel sebagai rumah keduanya selama melakukan perjalanan wisata ke pelosok tanah air.

(12)

mampu memberikan pelayanan yang baik kepada tamu maupun kepada publik. Perkembangan kebutuhan dan permintaan akan hotel yang semakin meningkat, membuat pengusaha dan pengembang hotel berusaha untuk menyediakan berbagai macam fasilitas dan pelayanan yang maksimal untuk memuaskan pelanggan yaitu tamu yang menginap dan pengunjung hotel.

Persaingan dalam usaha perhotelan, dimana banyaknya hotel-hotel yang dibangun menyebabkan adanya persaingan yang kuat. Dengan demikian masing-masing hotel akan berusaha meningkatkan mutu dan kualitas hotel untuk bisa melangsungkan hidupnya di tengah-tengah persaingan yang ketat. Selain itu, kepercayaan pelanggan terhadap pelayanan dan image perusahaan menjadi fakor yang sangat penting dalam mencapai tujuan utama.

Rosady Ruslan berpendapat dalam bukunya “Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi” bahwa tujuan yang ingin dicapai dari setiap lembaga, organisasi atau perusahaan intinya adalah sama, yaitu mendapatkan citra positif dan kepercayaan dari publiknya. Aktivitas public relations merupakan kegiatan komunikasi untuk mencapai citra positif perusahaan yang berasal dari publiknya sehingga dapat menunjang tujuan perusahaan. Citra perusahaan terbentuk atas segala hal yang berhubungan dengan perusahaan, baik yang dengan sengaja dikomunikasikan maupun yang tercipta dengan sendirinya dimata khalayak. Sehingga baik buruknya citra suatu perusahaan bergantung kembali pada upaya perusahaan mengimplementasikan diri pada khalayaknya, baik khalayak internal maupun eksternal.

(13)

sesuatu yang berkaitan dengan publik, baik secara internal maupun eksternal perusahaan terutama yang berkaitan dengan pembentukan hubungan serta tehnik-tehnik berkomunikasi guna memperoleh dukungan yang diharapkan tersebut. Maka disinilah fungsi serta peran public relations akan dipergunakan dalam melaksanakan semua kegiatan itu.

Menurut Oka A Yoeti dalam bukunya “Hotel Public Relations”, dalam kondisi pasar yang penuh persaingan sekarang ini, hotel public relations semakin diperlukan dengan alasan:

1. Pertumbuhan hotel sebagai suatu industri yang semakin kompleks, telah membuat jarak antara manajemen dengan tamu-tamu hotel semakin jauh. Dengan perkataan lain, karena kesibukannya manajemen hotel tidak mungkin menemui tamu-tamunya secara langsung.

2. Terjadinya persaingan, tidak saja antara sesama akomodasi perhotelan, tetapi juga antara akomodasi perhotelan dengan apartemen atau kondominium yang semakin marak dimana-mana.

3. Adanya isu-isu negatif atau kritik dari pejabat, pakar-pakar pariwisata dan perhotelan atau tamu yang membutuhkan klarifikasi atau jawaban secara cepat oleh pejabat yang profesional dalam bidangnya.

4. Perkembangan teknologi komunikasi yang semain canggih, perlu dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya dalam memperkenalkan hotel dengan segala fasilitas yang dimiliki, untuk meningkatkan citra hotel dalam masyrakarat secara luas, terutama pelanggan potensial.

(14)

memuaskan. Pelayanan yang memuaskan terdiri atas tiga komponen, dan semuanya mencerminkan citra perusahaan. Ketiga komponen tersebut adalah :

a. Kualitas produk dan layanan yang dihasilkan

b. Cara memberikan pelayanan.

c. Hubungan antar pribadi yang terbentuk melalui layanan.

Tetapi ketika suatu perusahaan melakukan rebranding, upaya perusahaan untuk mengimplementasikan dirinya yang baru harus menciptakan positioning yang baru juga di mata khalayak. Tentu bukan hal yang mudah untuk merubah persepsi terhadap brand, karena rebranding bukan sekedar ganti logo atau ganti atribut fisik. Dengan atribut dan logo baru, maka brand harus terus konsisten dalam mempertahankan segala aktivitas dan atributnya sesuai dengan positioning yang baru. Hal ini akan membuat konsumen percaya akan perubahan yang telah terjadi, sehingga cepat atau lambat akan merubah persepsi masyarakat dan makin menepis keraguan.

(15)

Citra perusahaan tidak semata-mata terpikul di pundak public relations, karena citra dibangun diatas pilar berbasis reputasi maka dengan sendirinya tanggung jawab pembentukan dan perawatan citra perusahaan terpikul dipundak seluruh jajaran pekerja mulai dari office boy hingga manajemen puncak. Bila reputasi perusahaan itu baik dan public relations mampu mengkomunikasikannya secara proporsional maka citra perusahaan akan cemerlang di depan publik . Oleh karena itu secara substansial citra baru perusahaan dapat dibangun lewat media relations yang dimainkan oleh public relations untuk memoles citra perusahaan menjadi lebih baik. Dalam hal ini peran public relations lebih bersifat sebagai

katalisator, transformator, dan komunikator berbagai nilai-nilai dasar, untuk mendorong pengembangan kredibilitas dan reputasi perusahaan yang secara terus menerus disinari oleh visi dan misi serta budaya perusahaan.

Sebagai lembaga pelayanan jasa, tentu saja The Sunan Hotel Solo akan selalu mengutamakan pelayanan dan kepuasan pelanggannya. Public relations dalam hal ini sekaligus memiliki salah satu fungsi manajemen, yaitu melakukan kegiatan komunikasi yang terencana, terarah dan berkelanjutan. Public relations juga memiliki tujuan untuk menjalin dan memelihara hubungan yang saling menguntungkan, dengan maksud agar memperoleh keuntungan, understanding, simpati dan dukungan, sehingga tercapailah apa yang diinginkan oleh manajemen. Hal tersebut dimaksudkan sebagai tujuan untuk meraih keberhasilan pada organisasi The Sunan Hotel sendiri di dalam membangun serta memelihara citranya yang baru.

(16)

Setiap kegiatan yang dilakukan pasti mempunyai atau mengandung maksud dan tujuan yang hendak dicapai. Tujuan utama dari pelaksanaan KKM (Kuliah Kerja Media) ini adalah memberikan bekal pengalaman autentik kepada mahasiswa sebagai calon professional agar dapat menjembatani kesenjangan antara profesi yang diperoleh dari bangku kuliah dengan praktek profesi dunia kerja. Sedangkan tujuan lain dari penelitian ini adalah untuk mengetahui dan memahami peranan media relations dalam proses rebranding di The Sunan Hotel Solo.

Selain itu, penulis dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Media (KKM) mempunyai tujuan sebagai berikut :

1. Menumbuhkembangkan pemahaman mahasiswa terhadap seluk beluk praktik-praktik kerja serta kesadaran sikap professional mahasiswa sebagai calon tenaga kerja yang bertanggung jawab.

2. Membandingkan serta menerapkan ilmu yang dipelajari diperkuliahan ke dalam dunia kerja dan penulis ingin mengetahui secara langsung aktivitas Public Relations di The Sunan Hotel Solo.

3. Menerapkan dan mempraktekkan semua ilmu pengetahuan dan teori yang di dapat di bangku perkuliahan ke dalam dunia kerja yang sesungguhnya.

4. Menambah wawasan dan pengetahuan tentang cara-cara menjalin hubungan mutual dengan publik internal dan publik eksternal.

5. Sebagai media pembentukan karakter yang sesuai dalam keprofesionalan dunia kerja.

(17)

(18)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

H. Definisi Public Relations

Seiring dengan perkembangan zaman, keberadaan Public Relations sangat dibutuhkan oleh suatu perusahaan karena mempunyai peranan penting dan dapat

menentukan keberhasilan dalam suatu perusahaan.

Mendeskripsikan praktik PR adalah cara lain untuk mendefinisikan konsep dalam praktik PR itu sendiri. Ratusan definisi telah ditulis guna menangkap esensi

dari PR dengan menyebutkan aktivitas-aktivitas utama yang muncul dalam

praktik. Tokoh professional dan akademik di bidang ini, Rex F. Harlow, (mengumpulkan hampir 500 definisi yang ditulis antara tahun 1900-an dan 1976).

Definisinya mencakup elemen konseptual dan operasional yang terdapat dalam bukunya berjudul “Building Public Relations Definitions “ menyatakan bahwa :

(19)

Scott M. Cutlip dalam bukunya ”Effective Public Relations 9th Edition”

menyatakan bahwa unsur-unsur yang lazim di jumpai dalam banyak definisi PR menyatakan bahwa PR :

1. Melakukan program terencana dan berkesinambungan sebagai bagian dari manajemen organisasional.

2. Menangani hubungan antara organisasi dan public stakeholders-nya.

3. Memonitor kesadaran, opini, sikap, dan perilaku didalam maupun diluar organisasi.

4. Menganalisis dampak dari kebijakan, prosedur, dan aksi terhadap public stakeholder.

5. Mengidentifikasi kebijakan, prosedur, dan tindakan yang bertentangan dengan kepentingan public dan kelangsungan hidup organisasi.

6. Memberi saran kepada manajemen dalam hal pembentukan kebijaksanaan baru, prosedur baru, dan tindakan baru yang sama-sama bermanfaat bagi organisasi dan public.

7. Membangun dan mempertahankan komunikasi dua arah antara organisasi dan publiknya.

8. Menciptakan perubahan yang terukur dalam kesadaran, opini, sikap dan perilaku didalam dan diluar organisasi.

9. Menghasilkan hubungan yang baru dan atau tetap antara organisasi dan publiknya.

(20)

sikap-sikap public, mengidentifikasi kebijakan dan prosedur seseorang / sebuah perusahaan terhadap publiknya, menyusun rencana serta menjalankan program-program komunikasi untuk memperoleh pemahaman dan penerimaan public.” Rhenald Kasali (1994 : 7).

Dari definisi diatas dapat dilihat tujuan dari Public Relations adalah menciptakan hubungan yang baik dan harmonis dengan publik di luar lembaga sehingga akan menciptakan opini publik yang baik.

Ada berbagai macam definisi dan menggunakan bahasa yang berbeda-beda, tetapi pada prinsip dan intinya mempunyai pengertian yang sama. Pertemuan para pakar humas/public relations di Mexico City pada tahun 1978 menghasilkan definisi-definisi Humas yang lebih singkat dan dinamakan The Statement of Mexico. Definisi tersebut berbunyi:

“Praktik public relations adalah seni dan ilmu pengetahuan sosial yang dapat dipergunakan untuk menganalisis kecenderungan, memprediksi konsekuensi-konsekuensinya, menasihati para pemimpin organisasi dan melakasanakan program yang terencana mengenai kegiatan-kegiatan yang melayani, baik untuk kepentingan organisasi maupun kepentingan publik atau umum“.

(21)

memperoleh pemberitaan. Lebih dari itu, public relations mengandalkan strategi agar perusahaan disukai dan dipercaya oleh pihak-pihak yang berhubungan.

B. Fungsi Public Relations

Setiap perusahaan pasti tidak dapat melepaskan diri dari fungsinya sebagai komunikator. Dan fungsi ini dapat dilakukan oleh public relations yang mempunyai peranan penting dalam membina hubungan baik antara perusahaan dengan publik yang dituju.

Menurut Bernay (1952) terdapat 3 fungsi utama humas yaitu: 1. Memberikan penerangan kepada masyarakat.

2. Melakukan persuasi untuk mengubah sikap dan perbuatan masyarakat secara langsung.

3. Berupaya untuk mengintegrasikan sikap dan perbuatan suatu badan/lembaga sesuai dengan sikap dan perbuatan masyarakat atau sebaliknya.

Dari pemaparan definisi dan fungsi public relations tersebut diatas dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa ciri khas proses dan fungsi manajemen humas

(Public Relations Management) adalah sebagai berikut : 1. Menunjukkan kegiatan tertentu (action)

2. Kegiatan yang jelas (activities)

3. Adanya perbedaan khas dengan kegiatan lain (different)

4. Terdapat suatu kepentingan tertentu (important)

(22)

6. Terdapat komunikasi dua arah timbal balik (reciprocal two ways traffic communication)

Kemudian Berdasarkan ciri khas kegiatan humas/PR tersebut, menurut pakar humas internasional, Cutlip, Centre and Broom (2000:4) fungsi public relations dapat dirumuskan, sebagai berikut :

1. Menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama (fungsi melekat pada manajemen lembaga/organisasi).

2. Membina hubungan yang harmonis antara badan/organisasi dengan publiknya yang merupakan khalayak sasaran.

3. Mengidentifikasi segala sesuatu yang berkaitan dengan opini, persepsi, dan tanggapan masyarakat terhadap badan/organisasi yang diwakilinya, atau sebaliknya.

4. Melayani keinginan publiknya dan memberikan sumbang saran kepada pimpinan manajemen demi tujuan dan manfaat bersama.

5. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, dan mengatur arus informasi, publikasi serta pesan dari badan/organisasi ke publiknya atau sebaliknya, demi tercapainya citra positif bagi kedua belah pihak.

(23)

peran public relations atau humas adalah merupakan bagian dari top manajemen, selain berperan pula sebagai liaison.

Public relations juga memiliki fungsi dan tujuan antara lain:

1. Penghubung /liaison

2. Memelihara citra perusahaan

3. Memantau, mengkaji dan tanggap terhadap sikap, persepsi serta pendapat public

4. Menjalin hubungan dengan media, lembaga dan sebagainya

Humas dalam pekerjaannya menggunakan asas pelayanan, maka seluruh aparat perusahaan bertindak sebagai public relations atau humas. Dan karena perusahaanlah yang membutuhkan pelanggan, didalam melakukan pelayanan nya menggunakan pendekatan human relations, dengan keterbukaan komunikasi sebagai dasar pelayanannya, serta orientasi pelayanan adalah merupakan kepentingan umum sehingga orientasi kerjanya berdasarkan fakta bukan imajinasi. Adapun definisi kinerja public relations atau humas ialah mengemban fungsi manajemen serta mencoba menciptakan komunikasi dua arah dengan saling pengertian serta mau menerima dan kerjasama dengan publiknya di dalam organisasi.

(24)

Menurut Sr. Maria Assumpta Rumanti dalam bukunya yang berjudul ”Dasar-dasar Public Relations, Teori dan Praktek” , lingkup kerja public relations atau humas tergantung kepada beberapa hal yaitu:

1. Kebutuhan dan kondisi keuangan suatu organisasi

2. Kliennya dan suasana opini yang hidup dalam lingkungan tertentu. 3. Bagaimana klien mengartikan masalah.

Oleh karena itu, lingkup kerja humas bervariasi, pada umumnya ada pada level:

a. Pengambil keputusan penentu kebijakan. Dalam hal ini humas biasanya bertindak sebagai konsultan.

b. Opinion leader group, membantu membuat suatu perencanaan jangaka panjang untuk suatu kegiatan organisasi dan sebagainya.

Suatu inovasi dibutuhkan dalam menciptakan profil perusahaan yang unik, yang pada akhirnya akan menciptakan citra perusahaan yang menguntungkan

(favourable image) dari pelanggannya.

(25)

C. Humas Sebagai Alat Manajemen

Menurut Rosady Ruslan dalam bukunya “Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi” , peranan umum PR dalam manajemen suatu organisasi itu terlihat dengan adanya beberapa aktivitas pokok kehumasan yaitu :

1. Mengevaluasi sikap atau opini publik.

2. Mengidentifikasi kebijakan & prosedur perusahaan dengan kepentingan publiknya.

3. Merencanakan & melaksanakan penggiatan aktivitas PR.

Dari peranan yang dilaksanakan tersebut, PR Officer akan melakukan fungsi-fungsi manajemen perusahaan, secara garis besar aktivitas utamanya berperan sebagai :

1. Communicator.

Kemampuan sebagai komunikator baik secara langsung maupun tidak langsung, melalui media cetak / elektronik dan lisan (spoken person) atau tatap muka sebagainya. Disamping itu juga bertindak sebagai mediator dan sekaligus persuader.

2. Relationship.

Kemampuan peran PR membangun hubungan yang positif antara lembaga yang diwakilinya dengan public internal dan eksternal. Juga berupaya menciptakan saling pengertian, kepercayaan, dukungan, kerja sama dan toleransi antara kedua belah pihak tersebut.

3. Back up Management.

(26)

sebagainya untuk mencapai tujuan bersama dalam suatu kerangka tujuan pokok perusahaan.

4. Good Image Maker.

Menciptakan citra atau publikasi yang positif merupakan prestasi, reputasi, dan sekaligus menjadi tujan utama bagi aktivitas public relations dalam melaksanakan manajemen kehumasan membangun citra atau nama baik perusahaan dan produk yang diwakilinya.

D. Definisi Media Relations

Menurut Nurudin Muhammad Saefullah (2004 : 13) media relations adalah usaha untuk mencari publikasi atau penyiaran yang maksimum atas suatu pesan atau informasi public relations dalam rangka menciptakan pengetahuan dan pemahaman bagi khalayak dari organisasi perusahaan yang bersangkutan.

Hubungan media dan pers merupakan sebagai alat pendukung atau media kerja sama untuk kepentingan proses publikasi dan publisitas berbagai kegiatan program kerja atau untuk kelancaran aktivitas komunikasi public relations dengan pihak publik.Rosady Ruslan (2003 : 146). Media merupakan bentuk jamak dari medium. Dalam ilmu komunikasi media diartikan sebagai :

1. Saluran;

2. Sarana penghubung; 3. Alat-alat komunikasi.

(27)

membantu untuk pelayanan pemberian sumber berita atau informasinya yang diperlukan dalam suasana saling menghormati dan adanya keterusterangan. Cutlip & Center Prentice hall, New Jersey (1982:384).

Menurut Sr. Maria Assumpta Rumanti dalam bukunya yang berjudul ”Dasar-dasar Public Relations, Teori dan Praktek” , penggunaan media dalam kegiatan PR mempunyai beberapa tujuan :

1. Membantu mempromosikan dan meningkatkan pemasaran suatu produk dan jasa.

2. Menjalin komunikasi berkesinambungan. 3. Meningkatkan kepercayaan public. 4. Meningkatkan citra baik perusahaan.

E. Image / Citra

Menurut Ali (1986:1) citra merupakan tujuan pokok sebuah perusahaan. Pengertian citra itu sendiri sebenarnya abstrak atau intangible, tetapi wujudnya dapat dirasakan dari hasil penelitian, penerimaan, kesadaran dan pengertian, baik semacam tanda respek atau hormat, dari publik sekelilingnya atau masyarakat luas terhadap personalnya (dipercaya, profesional dan dapat diandalkan dalam pemberian pelayanan yang baik).

Menurut Frank Jefkins dalam bukunya periklanan, citra perusahaan

(28)

Citra perusahaan bisa bervariasi dan tidak sesuai dengan sesungguhnya, bergantung pada sejauh mana khalayak itu berhubungan dengan (dan mengetahui tentang) organisasi atau perusahaan yang bersangkutan atas dasar itulah perusahaan harus senantiasa berusaha menciptakan hubungan yang baik antara pihaknya sendiri dan segenap unsur yang menjadi khalayak atau konsumennya yakni mulai dari para pemegang saham perusahaan, pegawai distribusi, konsumen dan lain-lain. Citra perusahaan tidak bisa direkayasa, namun citra dipersepsikan secara salah bisa diluruskan melalui penyebaran informasi dan pembeberan fakta-fakta yang relevan.

Menurut Rachmadi (1994:64) proses pembentukan citra atau image dapat dilihat dalam Teori Image Building yaitu :

Teori Image Building

(29)

F. Jenis dan Teknik Publisitas Dalam Media Relations

PR dan media adalah dua profesi yang tidak bisa dipisahkan. Informasi tentang perusahaan mustahil dapat diketahui publik tanpa bantuan media. Sebaliknya, media pun membutuhkan informasi sebagai bahan berita. Ada dua unsur utama kegiatan PR berhasil mendapatkan publisitas yaitu : kreatifitas pesan dan media. Pesan adalah semua bentuk informasi, pernyataan, penjelasan, tanggapan, data tentang perusahaan yang penting untuk diketahui publik. Media adalah semua bentuk sarana, saluran komunikasi, agar pesan dapat diterima public sasaran pada waktu yang tepat.

(30)

Untuk memberikan alternatif pesan bagi media, ada beberapa macam media yang dikembangkan oleh Public Relations Department The Sunan Hotel Solo :

1. Media Cetak, termasuk di dalamnya adalah house journal, surat kabar, majalah, dan sebagainya.

2. Broadcasting media, termasuk di dalamnya adalah radio dan televisi. 3. Special event.

4. Media luar ruang, termasuk di dalamnya baliho, spanduk, midi board, dll. Menurut Frank Jefkins (1992), kerjasama dalam kegiatan proses publikasi dengan media pers biasanya diwujudkan melalui dua cara :

1. Kontak secara formal pada event-event tertentu yang sengaja dirancang. Kontak secara resmi ini direncanakan dan dilaksanakan oleh PR untuk bekerjasama dengan pihak pers yang diundang secara resmi dalam event tertentu dengan menetapkan tema dan tujuan yang hendak dicapai. Sebagai contoh :

a. Press Conference / Konferensi Pers. b. Press Tour / Wisata Press

c. Press Gathering / Jamuan Pers. d. Press Briefing / Taklimat Pers. e. Media Visit / Kunjungan Media 2. Kontak pers tidak resmi atau informal :

(31)

c. Press Gathering Informal Personal to Personal Approach. d. Press Release / Siaran Berita.

G. Fungsi Media Relations Bagi Public Relations dan Perusahaan

Seperti halnya yang dikemukakan Rosady Ruslan (2003), media perusahaan yang biasa dipergunakan oleh Public Relations The Sunan Hotel Solo untuk menyampaikan pesan kepada publiknya dan sekaligus mampu meningkatkan citra barunya memiliki fungsi sebagai berikut :

1. House Journal

Media Internal atau House Organ (In House Journal) dipergunakan untuk keperluan publikasi atau sarana komunikasi yang ditujukan pada kalangan terbatas / sendiri, seperti karyawan, relasi bisnis atau pelanggan. Biasanya berbentuk : Newsletter, Company Profile, Majalah Dinding dan sebagainya.

2. Printed Material

Barang cetakan untuk tujuan publikasi PR dalam upaya penyampaian pesan-pesannya yang berbentuk : Brochure, Leaflet, Kop Surat, Kartu Nama, Kartu Ucapan Selamat (Suplement), Kalender dan lain sebagainya.

3. Media Pertemuan (Event)

(32)

4. Broadcasting Media dan Internet

Publikasi yang disiarkan melalui Stasiun TV atau siaran radio dan computer serta internet (email) yang dimanfaatkan sebagai media publikasi dan komunikasi PR yang menjangkau seluruh lapisan masyarakat karena mempunyai daya tarik khusus sebagai media “pandang-dengar”.

5. Media Sarana PR

Yaitu termasuk media PR yang berkaitan dengan penampilan identitas perusahaan (corporate identity) yang standar perusahaan dan kemasan produk

(corporate product colour image), penampilan dan citra lobby perusahaan

(front office lobby image), pakaian seragam (uniform) hingga model huruf atau logo perusahaan (style of identity mark) yang sekaligus merupakan citra penampilan perusahaan yang khas sebagai pembeda dengan competitor lainnya. Model huruf atau logo perusahaan atau produk berbentuk signature mark, monogram, allusive dan associate (terlampir).

6. Media Personal

(33)

BAB III

DESKRIPSI PERUSAHAAN

J. Sejarah The Sunan Hotel Solo

The Sunan Hotel Solo yang dahulu bernama Quality Hotel Solo merupakan hotel berbintang empat di Surakarta yang mulai dibangun sejak tahun 1995 dan diresmikan pada 5 Januari 1998 (Quality Hotel Solo) oleh H. Wisnu Suhardono, SE selaku pemilik PT. Graha Mulya Wirastama, suatu badan usaha yang bergerak di bidang property terkemuka di Solo, dengan beberapa holding company, diantaranya The Sunan Hotel Solo. Hotel ini didirikan oleh H. Wisnu Suhardono, SE untuk mengembangkan usaha orang tua beliau yang dahulu juga pengusaha hotel di Keprabon Solo.

(34)

Perubahan branding ini juga diikuti dengan peningkatan kualitas layanan serta pembaruan fasilitas yang ada, lay out hotel dan beberapa inovasi-inovasi lainnya. Pada prinsipnya, The Sunan Hotel Solo tidak ingin sekedar ganti brand. The Sunan Hotel Solo didesain untuk mempresentasikan sebuah kemewahan, cita rasa berkelas, pengalaman dan inovasi produk hotel. Untuk ke depannya, The Sunan Hotel Solo akan dikembangkan menjadi brand baru yang mewarnai hospitality industri, dengan mengusung kesempurnaan konsep pemasaran yang berbasis inovasi dan keunikan pada produk dan pelayanan.

Peningkatan target okupansi atau tingkat hunian hotel yang dulu hanya 70 % menjadi 75 % serta harapan untuk dapat memenuhi setiap ekspektasi pelanggan yang datang dalam perjalanan bisnis maupun leisure (melancong) di Kota Solo dengan layanan hospitality yang prima juga merupakan latar belakang pergantian brand.

Adapun alasan pemberian nama The Sunan karena simple dan mudah diingat. Nama tersebut memiliki filosofi bahwa hotel ini ingin menghadirkan hunian mewah dengan pelayanan yang santun serta sentuhan citra adiluhung.

(35)

Mahkota serta logo tersebut dipresentasikan secara nyata pada saat launching perubahan nama tanggal 23 November 2007 lalu dengan menampilkan

kuluk (mahkota raja Jawa) raksasa. Mahkota tersebut memiliki tinggi 162 cm, dengan diameter bagian bawah 165 cm dan diameter bagian atas 110 cm. Dengan kuluk ini, Museum Rekor Indonesia (MURI) menyatakan The Sunan Hotel Solo sah menjadi pemrakarsa dan penyelenggara mahkota raja atau kuluk terbesar.

Keyakinan untuk dapat mencapai target yang diharapkan didasari dengan optimisme dari seluruh jajaran manajemen The Sunan Hotel Solo, yang sejak berdirinya tidak lagi berada dibawah manajemen Choice Hotels Indonesia. Memang tidak dipungkiri, bahwa dengan label Quality bisa membawa hotel dikenal tidak hanya di jajaran konsumen lokal, melainkan pada pengguna jasa mancanegara. Akan tetapi hal tersebut tidak mengurangi rasa optimisme manajemen. Terbukti setelah berganti nama, pada tahun 2008 ini okupansi atau tingkat hunian hotel melampaui apa yang sudah ditargetkan, yang artinya bahwa perubahan nama ini tidak membuat jumlah tamu menurun. (Seputar Rebranding terlampir).

K. Gambaran Umum Choice Hotels Internationals

(36)

Kerjasama ini dilakukan dengan sistem licensing (izin operasi) atau

franchising (waralaba). Dalam sistem franchising hotel tersebut, maka akan terdapat standar yang harus diikuti sesuai dengan model atau pola yang telah ditetapkan oleh Choice Hotels Internasional terutama dalam standar servis ataupun aspek promosinya. Dahulu, melalui jaringan Choice Hotels Internasional

diharapkan Quality Hotel Solo(The Sunan Hotel Solo) akan mendapatkan keuntungan seperti supporting tamu, brand image dan sebagainya. Choice Hotels Internasional bertindak sebagai operator dimana dalam kerjasamanya menggunakan dua sistem kerjasama yaitu :

1. Under franchise

Hanya menggunakan franchise (merk) Quality. Pembayaran dari hotel meliputi pembayaran royalty dan marketing fee, kepada hotel operator dalam hal ini Choice hotels Indonesia.

Contoh hotel yang memakai sistem ini adalah Quality Hotel Solo (The Sunan Hotel Solo), dimana secara manajemen Hotel Quality dikelola oleh PT Graha Mulya Wirastama.

2. Under Management.

Hotel dikelola dan berada dibawah management Choice Hotels Indonesia. Pembayaran meliputi royalty fee, marketing fee dan manajemen fee.

(37)

Choice Hotels International mengklasifikasikan hotel dibawah manajemennya ke dalam empat kelas, yaitu :

1. The Sleep Choice (hotel bintang dua) 2. The Comfort Choice (hotel bintang tiga) 3. The Quality Choice (hotel bintang empat) 4. The Clarion Choice (hotel bintang lima)

Di Indonesia sendiri, jaringan Choice Hotel International juga tersebar di beberapa kota di seluruh Indonesia diantaranya, yaitu :

1. Clarion Hotel Jakarta

2. Quality Hotel Jakarta

3. Quality Suites Jakarta

4. Quality Hotel Aspac Jakarta

5. Quality Suites Sunda Kelapa, Jakarta

6. Clarion Suites Carita, Jakarta Barat

7. Quality Hotel Ujung Pandang

8. Clarion Resort batam

9. Quality Suite Medan, dll

C. Lokasi The Sunan Hotel Solo

The Sunan Hotel Solo terletak di sebelah barat kota Solo, yaitu tepatnya di Jalan Ahmad Yani No. 40. Lokasi ini cukup strategis dan cukup mudah dijangkau oleh wisatawan karena hanya berjarak 6 km dari Bandara

(38)

Stasiun Kereta Api Balapan hanya sekitar 4 km atau 6 menit perjalanan dengan kendaraan bermotor.

Lokasi The Sunan Hotel Solo yang berada di tepi jalan raya semakin memberikan nilai tambah bagi perkembangan dan kemajuan hotel. Dari segi pemasaran Quality Hotel Solo terletak di jalan yang menghubungkan antara jalan Slamet Riyadi dan jalan Adi Sucipto dimana disepanjang kedua jalan utama tersebut terletak berbagai fasilitas perkantoran, pertokoan maupun tempat olahraga sehingga memudahkan para tamu untuk tetap dapat melakukan berbagai macam aktivitasnya selama berada di Solo.

Selain itu lokasi The Sunan Hotel Solo terletak cukup dekat dengan objek-objek wisata di Surakarta dan sekitarnya. Diantaranya: Istana Mangkunegaran, Keraton Kasunanan dan Pusat Batik “Pasar Klewer”, Candi Sukuh, Candi Cetho, Pusat-pusat perbelanjaan seperti Solo Square, Solo Grandmall, pusat perbelanjaan Macro, Pusat Grosir Solo dan Beteng Trade Centre. Selain itu juga, The Sunan Hotel Solo terletak tidak jauh dari Kota Barat, Manahan, dan Purwosari yang dikenal sebagai pusat jajan makanan dan minuman khas Solo (denah lokasi terlampir).

D. Struktur Bangunan The Sunan Hotel Solo

(39)

Konsultan. Desain arsitektur hotel yang merupakan perpaduan tradisional Jawa dan modern dirancang oleh arsitek, Jaya Kencana, ME dengan arsitektur pelaksana PT. Talenta Indah.

Struktur bangunan Quality Hotel Solo adalah sebagai berikut :

a. Basement

1) Ruang perkantoran dan pengendalian. 2) Music Room.

3) Pusat Kebugaran (Fitness Centre & Sauna) 4) Florist

5) Royal Season Education Centre 6) Musholla Qolbun Salim

7) Clinic

8) Area parkir kendaraan. 9) Loker karyawan.

b. Ground Floor

1) Receptionist. 2) Lobby

3) Royal Espresso & Tea Lounge 4) Shopping Arcade

5) Swimming Pool

6) Ballroom dan Ruang Pertemuan 7) Salon dan Perawatan Kecantikan

(40)

9) Business Center

c. Lantai I

1) Kamar-kamar penginapan para tamu.

2) Terrace atau Mezzanine Lounge (Embassy Wine Lounge & Shop dan Airu Sushi Japanese Resto), dimana para tamu bisa bersantai sambil menikmati alunan musik.

d. Lantai II, III, IV, V, VI

Di seluruh lantai ini terdapat kamar-kamar penginapan para tamu.

e. Halaman Depan

Halaman yang cukup luas digunakan untuk parkir kendaraan dan pos keamanan hotel.

E. Fasilitas-fasilitas The Sunan Hotel Solo

The Sunan Hotel Solo memiliki beberapa fasilitas yang ditawarkan, yaitu sebagai berikut :

1. Kamar.

Kamar yang dimiliki The Sunan Hotel Solo berjumlah 127 kamar dengan spesifikasi :

a. President Suite Room.

1) Hanya terdapat 1 kamar dan terletak di lantai 6.

2) Fasilitas ruang besar, 2 kamar tidur dengan kasur ukuran Twin bed dan

(41)

istimewa, 1 kamar mandi untuk di ruang tamu, dapur pribadi, ruang makan, bar counter, dan 3 televisi.

b. Suite Rooms.

1) Sebanyak 2 kamar dan terletak di lantai 6.

2) Fasilitas single/double bed, televisi, kamar mandi, perlengkapan kamar standar, ruang keluarga, ruang makan, bar counter, televise dengan layar lebih lebar yang terdapat di kamar tidur dan ruang keluarga.

c. Junior Suite Rooms.

2) Fasilitas single/double bed, televisi, kamar mandi, perlengkapan kamar standar ditambah dengan ruang keluarga lengkap dengan televisi dan sofa.

d. Executive Business Rooms.

2) Fasilitas single / double bed, televisi, kamar mandi, perlengkapan kamar standar ditambah dengan fasilitas khusus untuk para pebisnis.

e. Deluxe Rooms.

1) Sebanyak 102 kamar dan terletak dilantai 2 – 5.

2) Fasilitas single / double bed, televisi, kamar mandi dan perlengkapan kamar standar.

· Fasilitas yang dimiliki tiap kamar : 1) Bathroom and Shower.

(42)

3) IDD Telephone.

4) Central Air Conditioning with individual control. 5) Remote Control TV ( Satellite & in-house Movie). 6) Radio / Piped Music.

7) Well-Stoked mini Bar and Refrigerator. 8) Socket for Shavers.

9) Guest Amenities. 10)Directory of Service. 11)Hair Dryer.

12)Water Boiler.

· Sedangkan fasilitas yang didapatkan para tamu : Welcome drink, koran, buah-buahan segar di kamar, sarapan untuk 2 orang, transportasi dari dan ke bandara/stasiun KA, in room check out, bebas menggunakan fasilitas olahraga (fitness & renang), bebas masuk Music Room, layanan laundry dan layanan room service 24 jam.

2. Ruang Banquet dan Fasilitas Konferensi (Meeting Room).

The Sunan Hotel Solo memiliki 9 (sembilan) ruang konferensi dengan berbagai ukuran yang disediakan untuk berbagai acara MICE (Meeting, Incentive, Conference, dan Exhibition) maupun acara-acara lainnya. Ruang tersebut antara lain sebagai berikut :

(43)

Ruangan ini menempati area seluas 288 m2 dengan ukuran 12 x 24 m2 dan kapasitas yang dimiliki :

1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 250 kursi. 2) Untuk Theater Style berkapasitas 250 kursi. 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 120 kursi. 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 100 kursi. 5) Untuk U – Shape Style berkapasitas 70 kursi. b. Ballroom II:

Ukuran luas area dan kapasitas sama dengan Ballroom I. c. Ballroom III:

1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 900 kursi. 2) Untuk Theater Style berkapasitas 900 kursi. 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 400 kursi. 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 280 kursi. 5) Untuk U – Shape Style berkapasitas 250 kursi.

d. Soemaryo Grand Ballroom :

(44)

4) Untuk Classroom Style berkapasitas 700 kursi. 5) Untuk U – Shape Style berkapasitas 500 kursi.

e. Kono Meeting Room :

Ruangan ini menempati area seluas 64.8 m2 dengan ukuran 5,4 x 12 m2 dan kapasitas yang dimiliki :

f. Executive Meeting Room :

Ruangan ini menempati area seluas 35 m2 dengan ukuran 4,5 x 17,8 m2 dan kapasitas yang dimiliki :

g. Nurhadi Private Dining Room :

Ruangan ini menempati area seluas 27 m2 dengan ukuran 5,4 x 5 m2 dan kapasitas yang dimiliki :

(45)

2) Untuk Theater Style berkapasitas 10 kursi. 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 10 kursi. 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 10 kursi. 5) Untuk U – Shape Style berkapasitas 10 kursi.

h. Triwindu Meeting Room I :

Ruangan ini menempati area seluas 82,5 m2 dengan ukuran 15 x 5,5 m2 dan kapasitas yang dimiliki :

i. Triwindu Meeting Room II :

Ruangan ini menempati area seluas 85,5 m2 dengan ukuran 15 x 5,5 m2 dan kapasitas yang dimiliki :

3. Restaurant dan Bar.

(46)

Terletak di antara lobby dan kolam renang, dibuka untuk umum mulai pukul 06.00 – 24.00 WIB. Berkapasitas 120 kursi yang di dekorasi khusus dan di iringi alunan live music. Menyediakan macam-macam menu dari Indonesian Food, Western Food & Chinese Food.

b. Airu Sushi Japanese Resto.

Terletak di lantai 1 / Mezzanine floor, dibuka untuk umum mulai

pukul 11.00 – 14.00 WIB dan 18.00 – 22.00 WIB. Menu masakan khas

Jepang dengan standart pelayanan internasional.

c. Royal Espresso & Tea Lounge.

Terletak di lobby bagian depan. Menyajikan aneka kopi pilihan

istimewa dengan atmosfir kehangatan. Dibuka untuk umum mulai pukul 10.00 – 23.00 WIB dengan kapasitas 20 kursi.

d. Pool Bar.

Terletak di samping kolam renang. Menyajikan menyajikan

makanan dan minuman ringan. Dibuka untuk umum mulai pukul 07.00 –

22.00 WIB dengan kapasitas 30 kursi.

e. Embassy Wine Lounge & Shop.

Terletak di lantai 1 / Mezzanine floor. Menyajikan minuman anggur/ wine pilihan dengan cita rasa internasional.

(47)

Terletak di basement. Menyajikan hiburan malam live musik dengan

full band.

4. Fasilitas Olahraga dan lainnya.

a. Out Heated Semi Olympic Pool.

Terletak diserambi belakang hotel. Tersedia juga kolam ukuran baby pool dan medium pool untuk balita dan anak-anak. Dibuka untuk umum dengan waktu operasional 06.00 – 21.00 WIB.

b. Fitness Center dan Spa Gallery.

Terletak berdekatan dengan Music Room dilengkai dengan sauna, namun managementnya terpisah dengan management The Sunan Hotel Solo. Selain sebagai fasilitas untuk tamu juga dibuka untuk umum.

c. Fasilitas pendukung Lain :

1) Business Centre. 2) Shoping Arcade. 3) Drug Store 4) Hot Spots. 5) Klinik.

6) Salon & Hair Beauty Treatment. 7) 24 Hours Security

(48)

1. Visi

Menjadi salah satu perusahaan terbaik di industri perhotelan dan Food & Beverage di Indonesia dalam aspek kepuasan pelanggan, peningkatan penjualan, kesejahteraan karyawan dan profitabilitas melalui karya yang kreatif dan inovatif dari seluruh karyawan yang kompeten.

2. Misi

a. Meningkatkan nilai tambah bagi pemegang saham dengan menjalankan etika bisnis dan pengelolaan perusahaan yang baik. b. Menciptakan manfaat jangka panjang yang berkesinambungan dan

saling menguntungkan antara perusahaan dengan seluruh mitra usaha. c. Selalu memberikan pelayanan yang terbaik dan kualitas produk yang

terbaik dan kualitas produk yang terbaik kepada semua tamu tanpa kompromi.

d. Saling menghormati dan selalu meningkatkan kerjasama yang baik antara sesama karyawan demi kebaikan semua.

3. Falsafah

Memberikan service yang baik kepada tamu merupakan tujuan utama.

4. Motto

Feel The Sunan Experience!

G. Struktur Organisasi The Sunan Hotel Solo

(49)

individu. Hal ini bertujuan agar tiap-tiap individu bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas kewajibannya tersebut sebaik mungkin. Semua departemen yang ada di The Sunan Hotel Solo berada dibawah kepemimpinan General Manager dan tiap-tiap departemen yang ada dipimpin oleh seorang Department Head dengan beberapa orang staf seperti yang tercemin pada struktur organisasi hotel yang menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola hubungan diantara fungsi, kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab berbeda dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan perusahaan.(Struktur Organisasi The Sunan Hotel Solo Terlampir).

H. Job Description

PT. Graha Mulya Wirastama yang terletak di Jl. KH. Ahmad Dahlan No. 32 Solo merupakan Direksi (Boards of Director) sekaligus pemilik dari The Sunan Hotel Solo. Dewan direksi pusat membawahi General Manager (GM) serta department-department yang ada di The Sunan Hotel Solo. Adapun job description masing-masing department adalah sebagai berikut :

1. EXECUTIVE OFFICE

Berjumlah 3 orang yang dipimpin oleh General Manager (GM) dengan tugas yaitu bertanggung jawab atas kelangsungan dan kelancaran perusahaan serta mengawasi aktivitas dalam perusahaan.

2. ACCOUNTING DEPARTMENT

(50)

serta menyusun laporan keuangan perusahaan sesuai dengan standar akuntasi yang berlaku.

3. HUMAN RESOURCES DEPARTMENT / HRD

Berjumlah 2 orang yang dipimpin oleh Human Resources Manager dengan tugas :

a. Mempersiapkan dan melaksanakan kebijaksanaan karyawan sehingga karyawan setia terhadap perusahaan, memiliki motivasi tinggi dalam bekerja sehingga dapat memberikan pelayanan optimal kepada tamu. b. Melaksanakan koordinasi dalam pelaksanaan tugas operasional keamanan

untuk mewujudkan situasi aman dan tertib di lingkungan hotel.

c. Menjalin hubungan baik dengan HRD hotel-hotel berbintang, internasional, café/ restaurant dan perusahaan-perusahaan besar terkait. d. Menyusun kegiatan outing, kerja bakti, bakti sosial dan keagamaan baik

untuk internal The Sunan Hotel Solomaupun eksternal lingkungan sekitar. 4. MARKETING DEPARTMENT

Berjumlah 6 orang yang dipimpin oleh Marketing Manager dengan tugas :

a. Membuat rencana promosi / penjualan. b. Mengarahkan operasi sales dan marketing.

(51)

Berjumlah 13 orang yang dipimpin oleh Chief Engineering dengan tugas bertanggung jawab atas perencanaan, pengarahan, pengawasan, koordinasi staff bawahannya dan bertanggung jawab atas penyiapan dan penerapan sistem pencegahan bahaya, pemeliharaan dan pengembangan metode teknik kerja.

6. FRONT OFFICE DEPARTMENT

Berjumlah 19 orang yang dipimpin oleh Front Office Manager dengan tugas :

a. Bertanggung jawab dalam merencanakan, mengarahkan, mengawasi, dan mengkoordinasikan seluruh aktivitas front office dan menjamin kepuasaan tamu atas pelayanan di front office.

b. Melaksanakan pengelolaan front office dan berpedoman pada standart operating procedure dan kebijakan yang ditetapkan manajemen.

7. PUBLIC RELATION DEPARTMENT

Berjumlah 6 orang yang dipimpin oleh seorang Public Relations Manager dan dibantu oleh seorang asisten. Selain seorang asisten public relations, dalam menjalankan tugasnya, public relations manager juga membawahi art design beserta stafnya yang berjumlah 3 orang.

Secara rinci tugas seorang Public Relations Manager adalah sebagai berikut :

a. Melakukan PR ke masyarakat internal dan eksternal hotel. b. Membangun citra positif hotel di masyarakat luas.

(52)

a. Membantu pelaksanaan operasional kegiatan Public Relation Manager.

b. Bertanggungjawab atas realisasi rencana Public Relation Manager.

8. FOOD AND BEVERAGE DEPARTMENT

Berjumlah 22 orang yang dipimpin oleh Food & Beverage Manager dengan tugas :

a. Merencanakan, mengorganisir, melaksanakan serta mengontrol kegiatan operasional di seluruh outlet F&B.

b. Bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan administrasi di seluruh outlet F&B.

9. FOOD AND BEVERAGE PRODUCT

Berjumlah 20 orang yang dipimpin oleh Executive Chef dengan tugas : a. Melaksanakan koordinasi pengelolaan bagian pengolahan makanan yang

berpedoman kepada peraturan hotel yang berlaku, melaksanakan penataan dan pembinaan di bidang administrasi bagian pengolahan makanan.

b. Bertanggung jawab atas pengendalian biaya produksi makanan.

10.HOUSEKEEPING DEPARTMENT

Berjumlah 29 orang yang dipimpin oleh Executive Housekeeping dengan tugas :

(53)

b. Melaksanakan kerjasama dengan staff bawahannya untuk menjamin kelancaran tugas-tugas secara menyeluruh.

11.LAUNDRY DEPARTMENT

Berjumlah 7 orang yang dipimpin oleh Laundry Supervisor dengan tugas bertanggung jawab atas kelancaraan kegiatan operasional laundry dan perumusan kebijakan teknis, bimbingan, pembinaan, koordinasi serta administrasi bagian laundry.

12.SECURITY DEPARTMENT

Berjumlah 13 orang yang dipimpin oleh Chief Security dengan tugas menjaga keamanan untuk mewujudkan situasi aman dan tertib di lingkungan hotel.

H. Pembagian Waktu Kerja

The Sunan Hotel Solo memiliki 156 orang karyawan dengan pembagian waktu kerja sebagai berikut :

1. Marketing dan Accounting

Senin – Kamis Pukul : 08.00 – 12.00 13.00 – 17.00 Jumat Pukul : 08.00 – 11.30 13.00 – 17.00 Sabtu – Minggu Libur

2. Executive Office, HRD & Public Relations

(54)

13.00 – 17.00 Jumat Pukul : 08.00 – 11.30 13.00 – 17.00 Sabtu – Minggu Libur

3. Front Office, Engineering, F&B Service, F&B Product, Housekeeping, Laundry & Security

Shift I : Senin – Kamis Pukul : 07.00 – 12.00 13.00 – 15.00

Jumat Pukul : 07.00 – 11.30 13.00 – 15.00

(55)

BAB IV

PELAKSANAAN KULIAH KERJA MEDIA (KKM)

A. Peranan Media Relations Bagi The Sunan Hotel Solo

Proses pencapaian tujuan suatu hotel agar dapat terpenuhi, maka dukungan dari publiknya, baik internal maupun eksternal sangat penting. Untuk memperoleh dukungan ini tidaklah mudah. Karena dukungan publik itu sangat tergantung dari citra atau kesan hotel. Tidak adanya ruang komunikasi antara pihak manajemen dengan publiknya menyebabkan munculnya ketidakpercayaan publik luar dengan hotel tersebut. Dukungan dari publik sebagai sasaran perusahaan memang sangat berarti bagi kelangsungan perusahaan sehingga bagi hotel, tamu adalah aset utama untuk pertumbuhan usahanya. Menyadari pentingnya hal tersebut maka dalam manajemen hotel diperlukan sebuah divisi atau departement yang khusus menangani segala sesuatu yang berkaitan dengan publik, baik secara internal maupun eksternal perusahaan terutama yang berkaitan dengan pembentukan hubungan serta tehnik-tehnik berkomunikasi guna memperoleh dukungan yang diharapkan tersebut. Maka disinilah fungsi serta peran media relations dalam menunjang tujuan perusahaan akan dipergunakan dalam melaksanakan semua kegiatan itu.

(56)

1. Membantu mempromosikan pemasaran produk dan meningkatkan pemasaran produk dan jasa.

2. Menjalin komunikasi berkesinambungan.

3. Meningkatkan kepercayaan publik terhadap citra baru The Sunan Hotel Solo. 4. Meningkatkan citra baik The Sunan Hotel Solo

Peran media massa sangat strategis dimana tujuan pokoknya adalah menciptakan pemahamam, bukan hanya menyebarkan informasi atau pesan demi citra indah saja di depan khalayak. Hubungan press ini adalah upaya untuk mempublikasikan suatu pesan atau informasi yang maksimum untuk menciptakan pengetahuan dan pemahamam bagi khalayak yang dilakukan oleh organisasi atau perusahaan. Dengan memahami prinsip hubungan press ini, dari sisi kehumasan akan berdampak sangat positif, karena mereka yang mampu menguasai informasi dan media massa akan menjadi pemenang dalam setiap persaingan.

Adapun media yang dipilih untuk mengkomunikasikan program dari The Sunan Hotel Solo dilaksanakan melalui beberapa jenis media yaitu: media cetak, media elektronik (broadcasting media), media luar ruang dan special event yang meliputi :

1. Media Cetak

(57)

untuk membantu menciptakan image baru serta meningkatkan brand awareness The Sunan Hotel Solo. Mengingat segmentasi pasar utama dari pelanggan atau tamu hotel adalah pasar lokal (eks Karesidenan Surakarta) sebesar 65 % kemudian pasar nasional 30 % terdiri dari tamu dari Semarang, Jakarta, Surabaya, Bandung, dan lain lain, sisanya sebesar 5 % merupakan market tamu overseas yang terdiri dari tamu Singapura, Jepang, Amerika dan lain lain. Sebagai media primer dipilih Harian Umum Solopos untuk membantu mengkomunikasikan program dari The Sunan Hotel Solo. Selanjutnya Harian Kompas, Suara Merdeka, Jawa Pos, Radar Solo, Joglosemar, Seputar Indonesia, Bisnis Indonesia, Koran Tempo dan Suara Pembaruan yang menjadi media pendukung.

Materi yang ditayangkan di koran adalah press release, iklan display,

advertorial, artikel tandingan dan artikel yang bersifat untuk membentuk opini publik. Dengan komposisi 70 % publisitas dan 30 % iklan maka tampilan media The Sunan Hotel Solo lebih didominasi oleh press release, statement

pejabat public relations dan eksekutif hotel serta liputan acara–acara yang berlangsung di hotel. Data kegiatan iklan dan publisitas di media cetak dibuat secara berkala setiap bulannya, berikut perbandingannya dengan data hotel kompetitor di kota Solo yang dapat diketahui dari kliping berita setiap harinya. Kliping disini adalah sebagai alat sekaligus bahan evaluasi.

(58)

pergantian brand serta program baru hotel. Hal ini dimaksudkan untuk memperkuat citra baru hotel di benak publik. Adapun majalah yang dipilih adalah majalah yang terkait dengan life style atau majalah bisnis. Majalah yang selama ini sudah melakukan kerjasama dengan The Sunan Hotel Solo adalah Griya Asri Magazine, Venue Magazine, Jakarta Java Kini, Trust, Saudagar, Tempo dan lain-lain. Promo media dilakukan dengan cara menempatkan iklan dan advertorial produk serta pergantian brand hotel menyesuaikan dengan karakteristik majalah tersebut. Misalnya untuk Venue Magazine yang merupakan majalah MICE, dapat dijadikan sarana untuk memperkenalkan serta memasarkan fasilitas MICE The Sunan Hotel Solo (terlampir).

2. Media Luar Ruang

(59)

Spanduk atau banner dimaksudkan untuk memberikan informasi mengenai paket kamar biasanya ditempatkan di lokasi sumber tamu seperti bandara, stasiun kereta api dan terminal bis. Sedangkan baliho dimanfaatkan untuk memberikan informasi mengenai acara di Music Room dan acara musik yang berlangsung di The Sunan. Sebagai penunjuk arah ke The Sunan Hotel Solo, digunakan midi board yang berisi nama, alamat dan logo hotel. Midi board The Sunan berjumlah 6 buah terletak di lokasi Kartasura dekat bandara, Jl. Ir. Sutami Kentingan, Depan Terminal Tirtonadi, depan Stasiun Balapan, Patung Wisnu Kerten dan Jl. Slamet Riyadi. 1 buah tower sign yang mengambil lokasi di depan The Sunan Hotel Solo. Tower sign tersebut berisikan semua outlet yang ada di The Sunan Hotel Solo.

3. Broadcasting Media

(60)

Untuk media televisi, The Sunan bekerja sama dengan Terang Abadi Televisi (TA TV) dalam melaksanakan promo berkala, dengan talkshow sebagai sarana launching pergantian brand dan program-progam hotel selanjutnya. Khusus media televisi, untuk menekan biaya promosi yang begitu besar maka pihak The Sunan Hotel berupaya untuk menjadi sponsorship program acara televisi melalui fasilitas akomodasi atau venue. Kontrapretasi yang didapat oleh pihak The Sunan Hotel adalah pihak televisi tersebut akan menampilkan running teks atau iklan berjalan yang berisi lokasi hotel pada tayangannya, dan mencantumkan credit title pada akhir acara yang berisikan logo beserta alamat hotel.

4. Penyelenggaraan Special Event

Mengacu pada positioning hotel sebagai hotel entertainment, maka keseluruhan penyelenggaraan special event di The Sunan Hotel Solo lebih diprioritaskan pada event yang mampu mempertajam positioning hotel tersebut. Manajemen telah menyusun standarisasi penyelenggaraan event

dimana ada persyaratan yang harus dipenuhi dalam penyelenggaran event

yaitu acara yang diadakan harus bisa mendapatkan efek publisitas maksimal seperti konser musik dengan bintang tamu artis nasional, atau acara tersebut harus unik dan belum pernah terselenggara di kota Solo.

(61)

dengan aturan yang telah ditetapkan oleh The Sunan Hotel terutama event– event yang terselenggara di Music Room. Konsistensi atau rutinitas event juga tetap dijaga oleh pihak manajemen dimana minimal tiga bulan sekali harus menyelenggarakan event yang mendatangkan artis nasional. Kegiatan sosial dan keagamaan di The Sunan Hotel seperti donor darah, pengajian Qolbun Salim rutin setiap Jumat legi, Natal bersama, dan lain-lain, dimaksudkan untuk mendekatkan The Sunan Hotel kepada masyarakat Solo (terlampir).

Dalam membangun corporate image The Sunan Hotel Solo yang baru ini, hotel Public Relations juga memanfaatkan dan melaksanakan Courtesy Call untuk kegiatan media visit atau kunjungan media. Kunjungan ini dilakukan pada media terseleksi baik media lokal ataupun nasional. Manfaat dari kunjungan ini adalah untuk membangun hubungan baik antara perusahaan sehingga menimbulkan pemahamam terhadap perusahaan. Adakalanya media visit ini tidak hanya dilakukan oleh pejabat public relations saja melainkan dengan mengajak seluruh

departement head dalam kunjungan media.

Selain itu, The Sunan Hotel Solo memberlakukan media rate atau harga kamar khusus untuk kalangan media yang sedang membutuhkan akomodasi hotel. Harga khusus tersebut sangat efektif untuk mendekatkan kalangan jurnalis dengan The Sunan Hotel sehingga dengan adanya harga khusus tersebut proses interaksi dengan kalangan media menjadi lebih intens .

(62)

bertujuan untuk penjualan saja, melainkan juga iklan yang mampu menunjukkan tanggung jawab perusahaan terhadap masyarakat, atau iklan yang menunjukkan kepedulian sosial.

Pendekatan melalui lobby sering dilakukan The Sunan Hotel kepada pemerintah, komunitas sekitar hotel dan media. Lobby tersebut dilakukan demi terciptanya pemahamam dengan pihak lain sehingga The Sunan Hotel akan mendapatkan dukungan dan simpati publik. Dalam melakukan kegiatan lobbying

diperlukan figur public relations yang memiliki kredibilitas agar dapat menjalankan fungsinya secara baik.

Press tour juga dilakukan untuk menopang media relations The Sunan Hotel, kunjungan press tersebut bertujuan untuk mengajak kalangan wartawan berkunjung langsung ke lokasi hotel. Misalnya pada saat Music Room selesai direnovasi dengan konsep baru atau pada waktu Soemaryo Grandballroom diperluas. Hal ini selain dimaksudkan untuk memberikan informasi produk hotel juga merupakan ajang promosi hotel (terlampir).

Mengundang insan media secara rutin dalam suatu acara khusus dengan acara makan malam dan hiburan atau lebih dikenal dengan gathering press juga dilakukan The Sunan Hotel Solo. Biasanya acara tersebut sekaligus dimanfaatkan bagi public relations untuk menyerap informasi yang beredar di masyarakat maupun persepsi wartawan sendiri terhadap The Sunan Hotel Solo. Kegiatan ini sangat efektif dalam mempererat hubungan dengan media massa.

(63)

tinggi kepada tamu, atau pelanggan. Customer appreciating asset adalah kekayaan atau harta perusahaan yang nilainya terus bertambah sesuai dengan perjalanan waktu yang disebabkan karena bertambahnya simpati, dukungan yang pada akhirnya akan menimbulkan loyalitas. Sentuhan keramahtamahan mampu dijiwai oleh karyawan dan mempengaruhi output layanan yang berciri khas The Sunan Hotel Solo. Metode pendekatan kepada tamu secara lebih personalized menjadi nilai lebih dalam mengikat sisi emosional para pelanggan The sunan Hotel Solo. Suasana kekeluargaan yang kuat juga ditanamkan pada diri setiap karyawan dalam memberikan pelayanan kepada para tamu agar tamu merasa betah dan nyaman untuk tinggal di hotel.

B. Pelaksanaan Kuliah Kerja Media

Pelaksanaan Kuliah Kerja Media (KKM) pada The Sunan Hotel Solo ditempuh kurang lebih selama tiga bulan, terhitung mulai tanggal 24 Januari 2008 sampai dengan 30 April 2008 dengan jam kerja pukul 8.00 wib sampai 17.00 wib. Selama proses KKM, penulis banyak mendapat bantuan dari Ibu Retno Wulandari selaku supervisor (Public Relation Manager) dalam melaksanakan tugas-tugas, diantaranya menjalin hubungan komunikasi secara dua arah / timbal balik (two way communication) baik dengan public internal maupun dengan public eksternal.

1. Tugas – tugas yang Telah Dilakukan

(64)

akan diberikan kepada penulis. Selain itu penulis juga diberi pengarahan bersama peserta KKM yang lainnya melalui Short Training. Dalam Short Training tersebut para peserta KKM diberi pengarahan dan penjelasan oleh pembimbing lapangan KKM tentang tugas-tugas yang akan diberikan kepada peserta pada setiap department. Adapun tugas-tugas yang diberikan kepada penulis antara lain :

a. Memberikan berbagai informasi termasuk menginformasikan semua event yang diadakan di The Sunan Hotel Solo, baik kepada seluruh associate maupun public eksternal, seperti adanya event regular Musro, paket-paket yang ditawarkan hotel, fasilitas hotel dan event berskala Nasional yang diadakan rutin setiap tiga bulan sekali beserta kegiatan donor darah dan pengajian Jum’at Legi. Untuk internal hotel, informasi diberitahukan melalui notice board. Sedangkan untuk eksternal hotel, melalui newsletter, in house promo, website, press release dan media cetak, media luar ruang, media broadcasting maupun media televisi.

(65)

c. Melakukan kerjasama dan membina hubungan baik dengan sesama perhotelan, relasi perusahaan, pemerintahan, customer dan media massa, seperti : menangani kegiatan sponsorship dengan IHS, memaintain hubungan baik dengan wartawan, menangani kerjasama merchant dengan Bank Mega, Danamon, Mandiri, dll.

d. Melakukan rekapitulasi publikasi dan media promosi. Diawali dengan mengkliping berita-berita dari Koran (Solopos, Radar Solo/Jawapos, Kompas, Seputar Indonesia, Joglosemar, Suara Merdeka, Bisnis Indonesia, Koran Tempo, Suara Pembaruan dan Wawasan) mengenai The Sunan Hotel Solo beserta hotel kompetitornya di kota Solo. Selanjutnya setiap bulan sekali dibuat Grafik Advertisement (terlampir), dimana dari situ manajemen dapat mengetahui publikasi hotel. Dari kliping ini manajemen juga dapat menjadikannya bahan evaluasi dan untuk mengetahui cara kerja, trend pemberitaan, serta politik ekonomi media, dll. Merekapitulasi belanja iklan di media seperti : Lensa Bisnis, Island Ad. (Solopos), Advertorial hotel di Majalah-majalah yang melaksanakan kerja sama dengan manajemen (Jakarta Java Kini, Griya Asri Magazine, Venue Magazine) dan iklan Jacket Cover (Majalah Tempo).

e. Menangani management kantor Public Relations, antara lain : 1) Handling telepon masuk.

2) Mengetik laporan yang diperlukan, memasukkan data ke dalam system computer dan mengcopy data-data yang penting.

(66)

4) Membuat data inventory.

5) Menempatkan dan memasukkan surat-surat penting ke dalam file, seperti : memfilekan newsletter yang sudah invalid, BEO (Banquet Event Order, Promotion Plan, Press release yang sudah dikirimkan via fax, kontrak kerjasama media dan merchant, proposal-proposal, dll. Selama KKM berlangsung, penulis juga terlibat dalam acara-acara atau kegiatan yang diselenggarakan The Sunan Hotel Solo maupun Public Relations Department, seperti :

b. Mengikuti event Gala Dinner Imlek 2559 di Rice Crispy Business & Family Dining. (Terlampir)

c. Launching Ice Blend di Royal Espresso & Tea Lounge. d. Talkshow Anniversary Kartini Days di Metta FM, Solo.

2. Kesulitan atau Kendala Yang Dihadapi

Dalam setiap kegiatan tentu ada kesulitan atau kendala yang dihadapi, begitu juga yang dialami penulis. Dalam mengerjakan atau melaksanakan tugas-tugas yang diberikan kepada penulis selama Kuliah Kerja Media (KKM), penulis banyak mendapatkan kendala atau kesulitan, diantaranya : a. Kurangnya kepercayaan diri / optimisme dalam berkomunikasi dengan