MANAJEMEN UNIT KERJA REKAM MEDIS

(1)

Anna Rosarini ,Amd.PK.,SH. DPD PORMIKI JAWA TIMUR

SUPERVISI PELAYANAN DAN

ORGANISASI DALAM RUANG LINGKUP

MIK

(2)

TUJUAN

 Mengidentifikasi penggunaan alat organisasi untuk komunikasi

 Memahami fungsi manajemen dan perencanaan strategis

 Memahami alat dan cara dalam pengelolaan SDM

 Memahami Pentingnya manajemen resiko serta penatalaksanaanya

 Memahami proses anggaran dan hubungannya dengan tujuan organisasi

(3)

PENDAHULUAN

 UU No 36 Th 2009  Kesehatan

 UU No 29 Th 2004  Praktik Kedokteran

 Permenkes No 269 Th 2008  Rekam Medis Mengharuskan rumah sakit menyelenggarakan

rekam medis dg baik  perlu dilakukan

manajemen rekam medis scr baik & profesional shg fungsi rekam medis betul-betul terlaksana

(4)

Landasan peraturan

Landasan Peraturan Rekam Medis adalah merupakan bagian yang harus sesuai dengan :

 Peraturan Pemerintah No. 32. tahun 1996 Tentang Tenaga Kesehatan

 Peraturan Pemerintah No. 10 tahun 1966 Tentang wajib simpan rahasia kedokteran

 Surat keputusan Menkes RI No. 34/ BIRHUP/1972. Tentang kewajiban penyelenggaraan rekam medis

 Permenkes No.269/Menkes/Per/III/2008 pengganti Permenkes No.749a/Menkes/Per/XII/ Thn 1989

(5)

 Keputusan Dirjen Yanmed. No. 78/Yan.Med/RS.Um.Dik/YMU/I/91 Tentang Petunjuk Pelaksanaan penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit.

 Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1410/MenKes/SK/X/2003 Tentang Penetapan Penggunaan Sistem Informasi Rumah Sakit Di Indonesia ( Sistem Pelaporan Rumah Sakit )

 Surat Edaran Dirjen Yanmed. No. YM.02.04.3.5.2504 Tentang Pedoman Hak dan Kewajiban Pasien, Dokter dan Rumah Sakit

 Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 585/Men.Kes/Per/IX/1989 Tentang Persetujuan tindakan Medik

 Peraturan menteri Kesehatan RI Nomor : 290/Menke4s/Per/III/2008 Tentang Persetujuan Tindakan Kedokteran

 Surat keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor : 699/MenKes / SK/V/2003 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Jabatan

(6)

Pendahuluan

Manajemen rekam medis di RS

 Manajemen Unit Kerja Rekam Medis  POAC/PODC

 Manajemen Proses Rekam Medis  proses pencatatan & penyelenggaraan rekam medis mulai pintu masuk sampai keluar RS

(7)

DEFINISI MANAJEMEN

 Manajemen adalah seni menyelesaikan segala sesuatu melalui orang lain

Komponen Dasar:

 Keefektifan

 Fungsi

 Sumber daya

(8)

KEEFEKTIFAN

Keefektifan dalam mengelola sumber daya untuk mencapai tujuan

Meliputi:

 Produktivitas  penilaian hasil pekerjaan

 Performance  execution of work

(9)

FUNGSI & PROSES

MANAJEMEN

 Proses pemanfaatan sumber daya yg dimiliki oleh UKRM utk mencapai tujuan

 Fungsi-fungsi manajerial:

 Planning ( Perencanaan )

 Organizing ( Pengorganisasian )

 Directing/Actualing ( Pengarah / penggerak )

(10)

FUNGSI PERENCANAAN

PLANNING:

 Something to do before doing something

 Proses utk menentukan output & rangkaian kegiatan yg mengarah ke tujuan

(11)

PERENCANAAN DIBAGI DALAM 3

TAHAP

Perencanaan Jangka Pendek ( 1 minggu – 1 tahun )

Perencanaan Jngka menengah ( 1 – 5 tahun ) Perencanaan Jangka Panjang ( 5 – 25 tahun ) Selain itu perencanaan dapat digolongkan dalam Perencanaan strategik , digunakan untuk

menggantikan perencanaan jangka panjang yg mempunyai banyak kelemahan

(12)

Perencanaan

 Menentukan tujuan & prosedur mencapai tujuan

 Memungkinkan UKRM mendapat sumber daya yg sesuai untuk mencapai tujuan

 Memperjelas SDM

 Memungkinkan pemantauan & pengukuran keberhasilan UKRM

(13)

PERENCANAAN dalam MANAJEMEN

UNIT KERJA REKAM MEDIS

1. Perencanaan sistem & model rekam medis 2. Perencanaan SDM

3. Perencanaan fisik dan peralatan 4. Perencanaan anggaran

(14)

Perencanaan Sistem & Model

Rekam Medis

a.

Sistem Rekam Medis

1) Sentralisasi 2) Desentralisasi 3) Satelit

b.

Model Rekam Medis

1) Tradisional

- Source oriented medical record

- Critical care oriented medical record - Summary time oriented record

(15)

Perencanaan SDM

Perlu dilakukan analisis kegiatan unit kerja RM & proses manajemen RM, shg jumlah SDM yg diperlukan akan rasional

(16)

Perencanaan Fisik dan Peralatan

 UKRM hrs memiliki akses dg Rajal, Ranap, Radar.

 Peralatan yg direncanakan hrs berdasarkan analisis kebutuhan skrg & masa akan dtg.

 Sedapat mungkin perencanaan fisik & peralatan UKRM merupakan bagian dari perencanaan

(17)

Perencanaan Anggaran

 Sesuai dengan prog kerja yang diajukan

 Hal ini disesuaikan dg kebijakan masing-masing rumah sakit

(18)

Dalam perencanaan dimulai dengan : - Penentuan visi dan tujuan orgnisasi

- Analisis Faktor internal maupun eksternal

- Penetapan masalah masalah - Penentuan Program program

(19)

PENGORGANISASIAN

 Struktur Organisasi RM untuk melaksanakan program

 Staffing menetukan kebutuhan staf

 Pengembangan Karier

(20)

TUJUAN

 Tujuan akan memberikan arahan pada organisasi utk menghadapi perubahan

 Perubahan timbul karena:

 Attitudes

 Teknologi

 Peraturan perundang-undangan

(21)

Struktur Organisasi

 Struktur Organisasi Fungsional

 Struktur Organisasi Struktural

Saat ini yg sering digunakan adalah struktur organisasi kombinasi dari keduanya

(22)

Staffing (Penyusunan Personel)

Staffing  proses penyusunan personalia yg meliputi:

 Pemilihan personel

 Penempatan personel

(23)

Pengembangan Karier

 Pengembangan Karier Struktural  dilakukan dg pendidikan perjenjangan struktural

 Pengembangan Karier Fungsional / profesional  progr pend profesi  D3?

(24)

SUMBER DAYA

a. Eksternal

• Man • Money • Materiil • Method • Machine

b. Internal

• Kreatifitas • Koordinasi • Kooperasi • Komunikasi • Perilaku

(25)

TINGKATAN MANAJER

Tingkat Manajer menurut Freeman :

1. Manajer Tingkat Bawah ( first level/first line managers

Misal : supervisor / penyelia

2. Manajer tingkat menengah ( midle Managers ) Misal : Kepala Sub Bag. Rekam Medis

3. Manajer Tingkat Atas ( Top Management ) Misal : Direktur RS

(26)

Manajemen Supervisi

 Untuk menjaga operasional organisasi ditingkat staf serta memonitor efektivitas pekerjaan harian dan kinerja staf agar sesuai standard yang

ditetapkan

 Jumlah kelompok kerja antara 2 – 10 orang  Bertanggung jawab kepada atasan langsung

 Contoh Tugas :

 Produktivitas staf

 Penghitungan jumlah staf

 Pembuatan dan revisi KIUP

(27)

Manajemen Tengah

Pekerjaannya sangat tergantung dari hasil tenaga supervisor dan staf dibawahnya.

Tanggung jawab :

a. Mengembangkan , mengimplementasi dan merevisi kebijakan serta prosedur kerja atas arahan manajer eksekutif.

b. Menjalankan rencana organisasi yang dikembangkan pada tingkatan eksekutif c. Menyediakan informasi operasional yang

(28)

Manajemen Eksekutif

Bertanggungjawab langsung dalam

menata organisasi dan membangun

perencanaan strategik serta

meningkatkan kinerja rumah sakit

dalam penggunaan sumber daya

untuk mencapai visi dan misi

(29)

PERAN MANAJER INFORMASI

KESEHATAN

Tugas dan tanggungjawab :

 Menata organisasi MIK yang dituangkan dalam perencanaan strategik,

 Membangun kebijakan dan prosedur organisasi

 Memimpin peningkatan mutu sesuai inisiatifnya

 Bekerjasama dengan pimpinan unit kerja lain dalam meningkatkan layanan

 Menjembatani hub. Kerja antara praktisi MIK dengan SMF yang diwadahi oleh komite atau panitia

Ada 7 peran yang dikembangkan sebagai manajer MIK ( lihat 7 peran MIK )

(30)

KEMAMPUAN /KETRAMPILAN MANAJERIAL

:

 Ketrampilan teknis ( technical skill )

 Ketrampilan manusiawi ( human skill )

 Ketrampilan konsepsional ( conceptual skill )

 Ketrampilan diagnostik ( diagnostic skill )

 Ketrampilan Politis ( Political skill )

Dalam pelaksanaannya ketrampilan diatas

(31)

Bagaimana seharusnya seorang manajer

Manajer harus sebagai :

perencana,

pengorganisasi,

pengarah,

(32)

Ada beberapa peran lagi yang harus dimiliki

seorang manajer :

- Dapat bekerja dengan dan melalui orang lain - Berperan sebagai saluran komunikasi dalam

organisasi

- Menjaga keserasian dan keseimbangan antara

berbagai tugas sesuai skala prioritas

- Berfikir realistis dan konsepsional dalam pemecahan

masalah

- Berperan sebagai penengah

- Menumbuhkan semangat kerja dan hubungan baik

- Dapat mewakili organisasinya dalam hub. Diluatr organisasinya

- Mampu mengatasi hal hal sulit 22/12/2012

(33)

PENGARAHAN/PENGGERAKA

N

Setelah terlaksana pengorganisasian maka fungsi manajemen selanjutnya adalah mengarahkan orang orang dalam organisasi sesuai peran masing masing untuk mencapai tujuan

organisasi

Dalam pengarahan ini manajer berhadapan langsung dan bekerja dengan orang dalam organisasi

(34)

PENGARAHAN/PENGGERAKA

N

 Menurut Mc Gregor ada 2 tipe SDM  Teori X dan Y

 Dalam perkembangannya sekarang ditambah dengan Teori Z

Pengarahan ini sangat tergantung pad kemampuan manajer dalam mengarahkan staf maupun

(35)

Teori X

 Menganggap bahwa karyawan malas,

 tidak suka bekerja kalau tidak diawasi

 Karyawan tidak punya kemauan ,

 dalam bekerja harus dipaksa atau diarahkan

 Cenderung menganggur

Teori ini banyak dipakai oleh pemimpin yg cenderung diktator

(36)

Teori Y

 Rata-rata karyawan senang bekerja asal diberi rangsangan & dihargai

 Mempunyai kemauan & dedikasi tinggi selama diajak komunikasi dg baik

 Dimotivasi oleh diri sendiri & berusaha memperoleh kebebasan utk melakukan pekerjaan sesuai dg caranya sendiri

(37)

Teori Z



Peran serta semua karyawan  kunci

suksesnya produktivitas



Ada 3 hal yg perlu diperhatikan:



Motivasi



Kemampuan individu

(38)

Gaya Kepemimpinan

 Menang/menang  win-win solution

 Menang/kalah  pendekatan otoriter

 Kalah/menang  permisif

 Kalah/kalah  balas dendam

 Menang  egois

(39)

PENGENDALIAN

Dimaksudkan untuk menjaga jalannya organisasi sesuai dengan arah tujuan organisasi

Pengendalian meliputi kegiatan pengawasan dan intervensi Pengendalian sgt diperlukan, krn:

 Perubahan kondisi informasi kesehatan yg sgt pesat

 Kompleksitas fungsi & bidang lain yg terkait

 Kemungkinan membuat kesalahan  faktor keterbatasan manusia atau kesalahan alat analisa

(40)

PENGENDALIAN :

 Fungsi Pengendalian :

 1. Penentuan Standard kerja dan hasil kerja

 2. Pengukuran kerja dengan menggunakan standard

 3. Pengambilan tindakan perbaikan kalau terjadi penyimpangan dari maksud semula dalam

mencapai tujuan organisasi

Dalam pelaksanaan nya fungsi fungsi tersebut tidak selalu beruntutan dan tidak terpisah satu dengan lain tetapi bisa berlangsung secara

(41)

3 Macam Pengendalian

 Preliminary control  utk mencegah timbulnya penyimpangan dari penggunaan sumber daya

 Concurrent control  dilakukan pd saat

pekerjaan berlangsung utk memastikan bahwa sasaran2 tercapai

 Feedback control  menilai hasil kegiatan yg telah dilakukan

(42)