Laporan Praktek Kerja Lapangan Analisis Fungsi Manajemen di Unit Rekam Medis Rumah Sakit

(1)

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN KOMPREHENSIF ANALISIS PENERAPAN FUNGSI MANAJEMEN DI UNIT

KERJA REKAM MEDIS PADA 5 RUMAH SAKIT SWASTA KOTA MEDAN TAHUN 2025

DISUSUN OLEH KELOMPOK II

:

1. SRI FALYA RIFQAH 2113363027

2. MIYANNA SARI HARAHAP 2113363016 3. FRISKA AGUSTINA SINURAT 2113363010

4. DINI ATIKA 2113363007

5. SURYADANA GUSTOWO 2113363028

6. ABDUL HAFIZ RAMADHAN 2113363001

DOSEN PEMBIMBING :

ESRAIDA SIMANJUNTAK, SKM., M.Kes

PRODI SARJANA TERAPAN MANAJEMEN INFORMASI KESEHATAN UNIVERSITAS IMELDA MEDAN

TAHUN AJARAN 2024/2025

(2)

i

HALAMAN PENGESAHAN

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL) KOMPREHENSIF UNIVERSITAS IMELDA MEDAN

DISUSUN OLEH :

NAMA MAHASISWA NIM

1. SURYADANA GUSTOWO 2113363028

Menyetujui Komisi Pembimbing:

Clinical Struktur, Kepala Rekam Medis,

(Aldi Hasibuan, Amd. PK) (Aldi Hasibuan, Amd. PK)

Dosen Pembimbing Koordinator PKL Komprehensif

(Esraida Simanjuntak, SKM., M.Kes) (Mei Sryendang

Sitorus,Amd.RMIK.,SKM.,MKM) NIDN. 0125038601 NIDN. 0112057702 Diketahui oleh,

Ketua Prodi Sarjana Terapan Manajemen Informasi Kesehatan

(Mei Sryendang Sitorus,Amd.RMIK.,SKM.,MKM) NIDN. 0112057702

(3)

ii

HALAMAN PENGESAHAN

DISUSUN OLEH :

NAMA MAHASISWA NIM

1. FRISKA AGUSTINA SINURAT 2113363010

(Eka Oktafianita, A.Md.) (Eka Oktafianita, A.Md.)

(4)

iii

HALAMAN PENGESAHAN

DISUSUN OLEH :

NAMA MAHASISWA NIM

1. SRI FALYA RIFQAH 2113363027

(Muhammad Agung Guntoro, S.Tr.RMIK) (Muhammad Agung Guntoro, S.Tr.RMIK)

(5)

iv

HALAMAN PENGESAHAN

DISUSUN OLEH :

NAMA MAHASISWA NIM

1. ABDUL HAFIZ RAMADHAN 2113363001

2. DINI ATIKA 2113363007

(Putri Nofiana, Amd.RMIK., S.Tr.MIK) (Putri Nofiana, Amd.RMIK., S.Tr.MIK)

(6)

v

HALAMAN PENGESAHAN

DISUSUN OLEH :

NAMA MAHASISWA NIM

1. MIYANNA SARI HARAHAP 2113363016

(dr. Cut Yeni Meutia) (dr. Cut Yeni Meutia)

(7)

vi

VISI MISI TUJUAN DAN SASARAN (VMTS) UNIVERSITAS IMELDA MEDAN(UIM)

VISI

Menjadi Pusat Ilmu Pengetahuan Dan Teknologi Serta Pengembangan Karakter Kewirausahaan Yang Mampu Bersaing Di Tingkat Perguruan Tinggi LLDIKTI Wilayah I Pada Tahun 2024 Dan Di Tingkat Nasional Pada Tahun 2029.

MISI

1. Menyelenggarakan pembelajaran yang efektif sesuai Standar Nasional Perguruan Tinggi (SNPT) dan KKNI yang terintegrasi dengan hasil-hasil penelitian dan pengabdian masyarakat terkini untuk menghasilkan lulusan sesuai profil yang diharapkan;

2. Melaksanakan penelitian ilmiah dan di publikasikan secara nasional dan internasional;

3. Melaksanakan pengabdian masyarakat yang terstruktur dan mengacu pada hasil penelitian;

4. Membangun kerjasama produktif dengan berbagai institusi pendidikan dan industri di Kota Medan, Sumatera Utara dan provinsi lainnya dalam pelaksanaan praktek, penelitian serta pengabdian kepada masyarakat.

(8)

vii

VISI, MISI, TUJUAN DAN SASARAN

PROGRAM STUDI SARJANATERAPAN MANAJEMEN INFORMASI KESEHATAN UNIVERSITAS IMELDA MEDAN

VISI

“Menjadi Program Studi Yang Unggul Dalam Bidang Analisis Data Kesehatan Berbasis Teknologi Informasi Yang Berkarakter Kewirausahaan Sehingga Mampu Bersaing Di Tingkat Perguruan Tinggi LLDIKTI Wilayah I Sumatera Utara Pada Tahun 2024 Dan Di Tingkat Nasional Pada Tahun 2029”.

MISI

1. Mengembangkan sumber daya pendidikan yang sesuai standar dibidang Analisis Data Kesehatan;

2. Mengembangkan penelitian dibidang Analisis Data Kesehatan;

3. Melaksanakan pengabdian profesi kepada masyarakat;dan

4. Membangun kerja sama antar pemangku kepentingan dalam bidang Analisis Data Kesehatan.

(9)

KATAPENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat dan anugerahnya, sehingga Laporan Praktek Kerja Lapangan Komprehensif yang berjudul “Analisis Penerapan Fungsi Manajemen Di Unit Kerja Rekam Medis Pada 5 Rumah Sakit Swasta Kota Medan Tahun 2025”. Laporan ini disusun untuk memenuhi tugas akhir semester VIII dengan Program Studi Sarjana Terapan Manajemen Infomasi Kesehatan.

Adapun maksud dan tujuan kami disini dalam menyusun laporan ini ialah sebagai bukti tertulis dari hasil pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan Komprehensif kami yang telah kami laksanakan pada tangga l5 Mei–19 Mei 2025 bertempat di RSU Imelda Pekerja Indonesia Medan, Rumah Sakit Khusus Mata (SMEC) Medan, Rumah Sakit Jiwa Bina Karsa Medan, Rumah Sakit Coloumbia Asia Aksara, Rumah Sakit Islam Malahayati Medan. Selama Praktek Kerja Lapangan Komprehensif dan terselesainya laporan Praktek Kerja Lapangan Komprehensif ini tidak lepas dari bantuan dan dorongan dari berbagai pihak, baik secara moral dan materi. Oleh karena itu, kami mengucapkan banyak terima kasih kepada Bapak/ibu:

1. dr.Hj Raja Imran Ritonga,M.Sc selaku ketua Yayasan Imelda Medan.

2. Dr.dr.Imelda L. Ritonga, S.Kp., M.Pd., MN selaku Rektor Universitas Imelda Medan.

3. Sarida Surya Manurung, S.Kep.,Ns.,M.Kes.,M.Kep selaku Wakil Rektor I Universitas Imelda Medan.

4. Aureliya Hutagaol, S.Kep.,Ns.,MPH selaku Wakil Rektor II Universitas Imelda Medan.

5. Mira Indrayani,SST.,MKM selaku Wakil Rektor III Universitas Imelda Medan.

6. Mei Sryendang Sitorus, Amd. RMIK., SKM., MKM selaku Ketua Program Studi Sarjana Terapan Manajemen infomasi Kesehatan Universitas Imelda Medan dan selaku Koordinator PKL Komprehensif

7. Esraida Simanjuntak, SKM., M.Kes selaku Dosen Pembimbing PKL

(10)

2 Komprehensif.

8. Aldi Hasibuan, Amd. PK selaku Clinical Instruktur dari Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia Medan.

9. Eka Oktafianita, A.Md selaku Clinical Instruktur dari Rumah Sakit Khusus Mata (SMEC) Medan.

10. Muhammad Agung Guntoro, S.Tr.RMIK selaku Clinical Instruktur dari Rumah Sakit Jiwa Bina Karsa Medan.

11. Putri Nofiana, Amd.RMIK., S.Tr.MIK selaku Clinical Instruktur dari Rumah Sakit Columbia Asia Aksara.

12. dr. Cut Yeni Meutia selaku Clinical Instruktur dari Rumah Sakit Islam Malahayati Medan.

13. Seluruh staff pegawai Rumah Sakit, terutama Penanggung jawab unit Rekam Medis dan seluruh staff pegawai dibagian Rekam Medis yang telah banyak membantu kami dalam penyelesaian laporan ini.

14. Teman-teman satu Kelompok yang telah mau berpartisipasi dan memberikan pendapat.

Kami menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan laporan banyak terdapat keterbatasan dan kami menerima kritikan dan saran para pembaca.

Medan, Mei 2025

Kelompok 2

(11)

3 BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Rekam Medis adalah dokumen yang berisikan data identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam Medis Elektronik adalah Rekam Medis yang dibuat dengan menggunakan sistem elektronik yang diperuntukkan bagi penyelenggaraan Rekam Medis. Perekam Medis dan Informasi Kesehatan adalah seorang yang telah lulus pendidikan Rekam Medis dan informasi kesehatan sesuai ketentuan peraturan perundang undangan. Penyelenggaraan rekam medis sangat diperlukan sebagai salah satu sarana pelayanan kesehatan (PERMENKES No. 24 Tahun 2022). Unit pengelolaan rekam medis merupakan unit yang paling bertanggung jawab terhadap pengumpulan, pengolahan, dan pelaporan data yang dihasilkan untuk menjadi informasi yang akurat. Keberhasilan pelayanan berkualitas bisa dinilai dari pengelolaan unit rekam medis dan informasi kesehatan yang didukung menggunakan sumber daya profesional (Syafira, 2022).

Manajemen diartikan sebagai tahapan kegiatan yang berjalan secara sistematis dalam mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan. Dalam sebuah organisasi, manajemen juga dapat didefinisikan seorang atau lebih manajer secara individu atau berkelompok (bersama-sama) menyusun, menetapkan dan berusaha untuk mencapai tujuan organisasi dengan melakukan fungsi-fungsi berkaitan dengan perencanaan, pengorganisasian, pengawasan dan mengkoordinasikan sumber daya yang ada (manusia, material uang dan informasi) (Fardiansyah, 2022). Manajemen juga berorientasi pada proses yang digambarkan dengan manajemen membutuhkan pengetahuan, sumber daya manusia, dan keterampilan untuk meningkatkan efektivitas kegiatan atau menghasilkan langkah-langkah menuju kesuksesan (Darlin, 2017).

Fungsi manajemen yang terdiri dari Planning, Organizing, Actuating dan Controlling, biasa disingkat dengan POAC. Planning atau perencanaan bertujuan

(12)

4

untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa, siapa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana. Secara singkat, perencanaan adalah fungsi seorang manajer terkait dengan pemilihan kegiatan serta penetapan tujuan, kebijakan, dan program yang dilaksanakan dalam sebuah perusahaan atau organisasi (Marolah, 2018).

Berdasarkan penelitian Kurnia (2024) mengenai Manajemen Unit Kerja Rekam Medis Di Rumah Sakit Daerah Kediri menyimpulkan bahwa unit rekam medis telah memiliki kualifikasi sumber daya manusia yang sesuai bidang yaitu lulusan rekam medis, hanya masih ada kekurangan jumlah tenaga sehingga berdampak pada beban kerja pegawai. Alur pelayanan sudah sesuai dan sudah dilaksanakan oleh semua petugas. Sarana prasarana unit kerja rekam medis sudah memenuhi standar, hanya perlu perluasan karena ruang penyimpanan sudah hamper penuh. Indikator mutu yang dicapai di unit rekam medis masih belum memenuhi standar sehingga harus ditingkatkan dan dicari solusi atas permasalahan yang dialami. Secara keseluruhan manajemen unit kerja di Instalasi Rekam Medis pada RSUD Kediri sudah berjalan baik.

Hasil Penelitian Pratama (2023) tentang Manajemen Mutu Sumber Daya Manusia Di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Khusus Paru Kabupaten Karawang Belas Kata menyatakan bahwa Rumah Sakit Khusus Paru Kabupaten Karawang telah melakukan perencanaan terhadap rekrutmen petugas rekam medis dengan baik. Pelaksanaan Monitoring dari perencanan karyawan, SOP dan sarana prasarana telah di secara berkala yakni harian, bulanan dan tahunan. Identifikasi dari permasalahan yang timbul adalah kedisiplinan, loyalitas, ketelitian.Tindakan dan solusi yang telah dilakukan adalah mendapatkan surat peringatan SOP, pemotongan insentif.

Rekam medis memegang peranan signifikan dalam semua divisi organisasi rumah sakit dalam memberikan layanan kepada pasien. Jika manajemen, sumber daya, dan sistem yang mendukung tidak tersedia atau tidak memadai, hal ini akan berdampak besar pada kualitas pelayanan rumah sakit (Neves, 2019). Rekam medis juga bertujuan sebagai penunjang terwujudnya tertib administrasi dalam upaya peningkatan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit. Rekam medis

(13)

5

adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Hal ini sebagai landasan hukum bagi semua pengelola rumah sakit untuk menyelenggarakan rekam medis rumah sakit.

Berdasarkan pengalaman yang telah dilakukan di Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia Medan, fungsi manajemen perencanaan dalam penyusunan sumber daya manusia di unit rekam medis bagian pendaftaran rawat inap terdapat 8 petugas dengan kualifikasi pendidikan D3 Rekam Medis, rawat jalan terdapat 2 petugas dengan kualifikasi pendidikan D3 Komputer, Sarjana Kesehatan Masyarakat, bagian assembling terdapat 3 petugas dengan kualifikasi pendidikan D3 Perekam Medis, D3 Komputer, bagian pelaporan terdapat 1 petugas dengan kualifikasi pendidikan D4 MIK, bagian koding terdapat 9 petugas dengan kualifikasi D3 Perekam Medis, bagian penyimpanan terdapat 2 orang dengan kualifikasi pendidikan D3 Perekam Medis.

Unit rekam medis Rumah Sakit Imelda Pekerja Indonesia Medan terdapat ruangan yg terdiri dari ruangan pendaftaran rawat jalan , ruangan pendaftaran inap, ruangan koding dan ruangan rekam medis, pada ruangan pendaftaran rawat inap terdapat 2 komputer, 1 camera, 1 printer, serta 1 finger print sedangkan pendaftaran rawat jalan terdapat 2 komputer, 1 camera, 1 printer serta 1 finger print, untuk bagian ruangan rekam medis terdapat 3 komputer, dan untuk ruangan bagian koding terdapat 9 komputer, ICD-10 dan ICD-9.

Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia Medan menggunakan penyimpanan sentralisasi dengan sistem pengajaran terminal digit filing yang dimana Rumah Sakit Imelda Pekerja Indonesia Medan masih dalam proses tahap penggunaan keseluruhan RME. Dalam kegiatan pelaksanaan pada Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia Medan setiap petugas melakukan pelayanan sesuai dengan prosedur yang telah di tetapkan SPO (Standar Prosedur Operasinal) mulai dari pendaftaran pasien hingga penyimpanan rekam medis pasien.

Berdasarkan pengalaman yang telah dilakukan di Rumah Sakit Khusus Mata (SMEC) Medan, fungsi manajemen perencanaan dalam penyusunan sumber daya manusia di unit rekam medis bagian pendaftaran rawat inap terdapat 2

(14)

6

petugas dengan kualifikasi pendidikan Sarjana Ekonomi dan Sarjana Komputer, sedangkan Rawat Jalan BPJS terdapat 8 petugas dengan kualifikasi pendidikan Sarjana Hukum Islam, D3 Administrasi Publik, D4 Manajemen, Sarjana Pendidikan, D3 Komputer ,Sarjana Ekonomi, SMA. Dan pendaftar bagian informasi terdapat 4 orang Sarjana Ekonomi, Sarjana Komputer,Sarjana Pendidikan, SMA. Dan di pendaftaran umum terdapat 8 petugas Sarjana Keperawatan, Sarjana Pendidikan, Sarjana Hukum Islam, Sarjana Ekonomi, Sarjana Komputer, D3 Komputer, Sarjana Ekonomi, Sarjana Komputer. Bagian assembling terdapat 1 petugas dengan kualifikasi pendidikan D3 Perekam Medis, bagian pelaporan terdapat 1 petugas dengan kualifikasi pendidikan D3 Perekam Medis, bagian koding terdapat 2 petugas dengan kualifikasi D3 Perekam Medis dan bagian penyimpanan terdapat 1 orang dengan kualifikasi pendidikan SMA.

Unit rekam medis Rumah Sakit Khusus Mata (SMEC) Medan terdapat ruangan yg terdiri dari ruang informasi pendaftaran Rawat Jalan BPJS, ruang pendaftaran umum dan ruang rekam medis. Pada ruang pendaftaran informasi terdapat 4 komputer, sedangkan pendaftaran Rawat Jalan BPJS terdapat 6 komputer dan pada bagian pendaftaran umum terdapat 5 komputer, untuk mendaftar pasien dan Rumah Sakit SMEC Medan sudah menggunakan RME segi penyimpanannya sudah berbasis elektronik.

Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan di Rumah Sakit Jiwa Bina Karsa Medan, fungsi manajemen perencanaan dalam penyusunan sumber daya manusia di unit rekam medis yaitu terdapatnya 2 petugas rekam medis dengan kualifikasi pendidikan D4 Rekam Medis dan Profesi Keperawatan. Unit rekam medis Rumah Sakit Jiwa Bina Karsa Medan hanya terdapat 2 ruangan yang terdiri dari ruang pendaftaran dan ruang rekam medis. Pada ruang pendaftaran terdapat dua komputer untuk mendaftarkan pasien dan finger print untuk kehadiran pasien, pada ruang rekam medis terdapat satu komputer yang digunakan untuk pengolahan data, penyimpanan data pasien dan pelaporan yang sudah berbasis elektronik.

Petugas rekam medis dengan kualifikasi pendidikan D4 Rekam Medis memiliki tugas sebagai kepala rekam medis, analising dan pelaporan. Untuk

(15)

7

petugas dengan kualifikasi pendidikan Profesi Keperawatan memiliki tugas sebagai pendaftaran yang mendaftarkan pasien berobat. Rumah Sakit Jiwa Bina Karsa Medan menggunakan sistem penyimpanan sentralisasi dengan sistem penjajaran straight numerical filling meskipun saat ini Rumah Sakit Jiwa Bina Karsa Medan sudah tranformasi menggunakan RME sehingga sistem penyimpanannya sudah berbasis eletronik. Dalam kegiatan pelaksanaan pada Rumah Sakit Jiwa Bina Karsa Medan setiap petugas melakukan pelayanan sesuai dengan prosedur yang telah di tetapkan SPO mulai dari pendaftaran pasien hingga penyimpanan rekam medis pasien. Rumah Sakit Jiwa Bina Karsa Medan melakukan pengawasan terhadap hak akses, kelengkapan review dokumen rekam medis secara berkala, formulir yang aktif/revisi dan pengawasan terhadap koordinasi back up data.

Berdasarkan pengamatan di Rumah Sakit Columbia Asia Aksara Medan fungsi manajemen perencanaan dalam penyusunan sumber daya manusia di unit rekam medis bagian pendaftaran Rawat inap dan rawat jalan berjumlah 15 orang dengan kualifikasi D3 Komputer, Sarjana Komputer, D4 Rekam Medis. Rumah Sakit Columbia Asia Aksara Medan menggunakan sistem penyimpanan sentralisasi dengan sistem penjajaran middle filling meskipun saat ini Rumah Sakit Colombia Asia Aksara Medan sudah transformasi menggunanakan RME sehingga sistem penyimpanannya sudah berbasis elektronik.

Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan di RSI Malahayati Medan, fungsi manajemen perencanaan dalam penyusunan sumber daya manusia di unit rekam medis bagian pendaftaran Rawat Inap terdapat 6 petugas dengan kualifikasi pendidikan D-3 Rekam Medis, Sarjana Ekonomi, A.Md. Sekretaris dan SMA, sedangkan Rawat Jalan terdapat 5 petugas dengan kualifikasi pendidikan Sarjana Kesehatan Masyarakat, Sarjana Sosial, Sarjana Ekonomi, SMA dan SMK. Bagian Assemblin terdapat 3 petugas dengan kualifikasi pendidikan D-4 Kebidanan, D-3 Kebidanan dan SMA. Bagian Pelaporan terdapat 1 petugas dengan kualifikasi pendidikan Sarjana Kesehatan Masyarakat. Bagian Koding terdapat 3 pertugas dengan kualifikasi pendidikan Sarjana Kedokteran dan D-3 Rekam Medis. Bagian Penyimpanan Rawat Inap terdapat 1 petugas dengan kualifikasi pendidikan SMA,

(16)

8

sedangkan Penyimpanan Rawat Jalan terdapat 2 petugas dengan kualifikasi pendidikan Serjana Ekonomi dan SMA.

Unit rekam medis RSI Malahayati Medan terdapat 4 ruangan yang terdiri dari ruang pendaftaran rawat inap, rawat jalan, ruang rekam medis yang didalam terdapat bagian assembling, pelaporan, koding dan indeks, penyimpanan rawat inap, dan terakhir ruang penyimpanan rawat jalan. Pada ruang pendaftaran Rawat Inap terdapat 3 komputer untuk mendaftakan pasien dan 2 finger print untuk kehadiran pasien, sedangkan pendaftaran Rawat Jalan terdapat 5 komputer untuk mendaftakan pasien dan 5 finger print untuk kehadiran pasien, pada ruang rekam medis terdapat 4 komputer yang digunakan untuk pelaporan data, koding dan Indeks. Untuk pendaftaran Rawat Jalan sudah menggunakan RME sedangkan untuk pendaftaran rawat inap masih hybird.

RSI Malahayati Medan menggunakan sistem penyimpanan desentralisasi dengan sistem penjajaran terminal digit filling, penyimpanan di RSI Malahayati Medan masih belum sepenuhnya menggunakan RME, akan tetapi penyimpanan rawat inap sebagian, penyimpanan rawat jalan sepenuhnya sudah menggunakan sejak 2023. Dalam kegiatan pelaksanaan pada RSI Malahayati Medan setiap petugas melakukan pelayanan sesuai dengan prosedur yang telah di tetapkan SOP mulai dari pendaftaran pasien hingga penyimpanan rekam medis pasien.

1.2 Rumusan masalah

Rumusan masalah pada laporan PKL Komprehensif ini yaitu tentang bagaimana penerapan fungsi manajemen di unit rekam medis pada 5 Rumah Sakit Swasta Kota Medan 2025.

1.3 Tujuan

Adapun tujuan dari penulisan laporan PKL Komprehensif Di 5 Rumah Sakit Swasta Kota Medan adalah untuk mengetahui perbedaan penerapan fungsi manajemen di unit rekam medis pada 5 Rumah Sakit Swasta Kota Medan Tahun 2025.

(17)

9 1.4 Manfaat

Manfaat laporan pada setiap bagian adalah : 1. Bagi Rumah sakit

Laporan ini dapat digunakan sebagai acuan untuk mengetahui perbedaan penerapan fungsi manajemen di unit rekam medis pada 5 Rumah Sakit Swasta Kota Medan Tahun 2025.

2. Bagi Institusi Pendidikan

Laporan ini dapat digunakan sebagai tambahan informasi bagi institusi pendidikan dalam meningkatkan mutu pendidikan di masa yang akan datang.

3. Bagi Mahasiswa

Menambahkan pengetahuan dan wawasan untuk mengetahui serta memahami mengenai perbedaan penerapan fungsi manajemen di unit rekam medis pada 5 Rumah Sakit Swasta Kota Medan Tahun 2025.

(18)

10 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Manajemen

2.1.1 Pengertian Manajemen

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 tentang rekam medis, rekam medis merupakan catatan yang memuat informasi mengenai identitas pasien, detail pemeriksaan, prosedur pengobatan, tindakan yang dilakukan, serta layanan lain yang telah diberikan kepada pasien (Menteri Kesehatan, 2022).

Manajemen diartikan sebagai tahapan kegiatan yang berjalan secara sistematis dalam mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan. Dalam sebuah organisasi, manajemen juga dapat didefinisikan seorang atau lebih manajer secara individu atau berkelompok (bersama-sama) menyusun, menetapkan dan berusaha untuk mencapai tujuan organisasi dengan melakukan fungsi-fungsi berkaitan dengan perencanaan, pengorganisasian, pengawasan dan mengkoordinasikan sumber daya yang ada (manusia, material uang dan informasi), manajemen juga berorientasi pada proses yang digambarkan dengan manajemen membutuhkan pengetahuan, sumber daya manusia, dan keterampilan untuk meningkatkan efektivitas kegiatan atau menghasilkan langkah-langkah menuju kesuksesan (Syahputri. R.B,et al., 2024).

2.1.2 Fungsi Manajemen

Elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen, yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang efektif dan efisien. Secara umum, fungsi manajemen merupakan aktivitas atau kegiatan yang dilakukan yang dimulai dengan merencanakan, mengorganisasikan, mengatur sumber daya manusia (SDM), sampai dengan mengendalikan. Menurut Handayuni (2020), dalam manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang terkait erat di dalamnya yang biasa disebut POAC yaitu :

(19)

11 1. Planning (Perencanaan)

Planning (Perencanaan) merupakan suatu aktivitas menyusun, tujuan perusahaan lalu dilanjutkan dengan menyusun berbagai rencana-rencana guna mencapai tujuan perusahaan yang sudah ditentukan. Planning dilaksanakan dalam penentuan tujuan organisasi secara keseluruhan dan merupakan langkah yang terbaik untuk mencapai tujuannya itu. Pihak manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum pengambilan tindakan kemudian menelaah rencana yang terpilih apakah sesuai dan bisa dipergunakan untuk mencapai tujuan.

Perencanaan adalah proses awal yang paling penting dari seluruh fungsi manajemen, karena fungsi yang lain tak akan bisa bejalan tanpa planning. Ada beberapa aktivitas dalam fungsi perencanaan antara lain:

a. Menetapkan arah tujuan serta target;

b. Menyusun strategi dalam pencapaian tujuan dan target tersebut;

c. Menentukan sumber daya yang dibutuhkan;

d. Menetapkan standar kesuksesan dalam pencapaian suatu tujuan dan target.

2. Organizing (Pengorganisasian)

Pengorganisasian (organizing) merupakan suatu kegiatan pembagian tugas kepada setiap sumber daya yang ada di perusahaan sesuai dengan kemampuan masing-masing sumber daya tersebut. Terdapat dua kegiatan yang dilakukan pada tahap organizing, yaitu staffing dan pemaduan segala sumber daya perusahaan.

Staffing adalah kegiatan yang sangat penting karena pada kegiatan ini, manajemen menempatkan orang yang tepat pada tempat yang tepat sehingga dapat menjamin kegiatan yang dilakukan. Setelah menempatkan orang-orang yang tepat pada tempat yang tepat, pemimpin perlu mengkoordinasikan seluruh potensi sumber daya tersebut agar semuanya berjalan sinergi.

Pengorganisasian adalah suatu aktivitas pengaturan dalam sumber daya manusia dan sumber daya fisik yang lainnya yang dimiliki oleh perusahaan untuk bisa melaksanakan rencana yang sudah ditetapkan dan mencapai tujuan utama perusahaan. Dalam bahasa yang lebih sederhana organizing merupakan seluruh proses dalam mengelompokkan semua orang, alat, tugas, tanggung jawab dan wewenang yang dimiliki sedemikian rupa hingga memunculkan kesatuan yang

(20)

12

bisa digerakkan dalam mencapai tujuan. Organizing dapat membuat manajer mudah dalam melaksanakan pengawasan serta penentuan personil yang diperlukan untuk menjalankan tugas yang sudah dibagi bagi pengorganisasian bisa dijalankan dengan menetukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa personil yang menjalankannya, bagaimana tugasnya dikelompokkan, siapa yang harus bertanggung jawab terhadap tugas tersebut.

3. Actuating (Pelaksanaan)

Pelaksanaan (actuating) merupakan suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran yang sesuai dengan perencanaan manejerial dan usaha- usaha organisasi. Actuating adalah pelaksanaan untuk bekerja. Untuk melaksanakan secara fisik kegiatan dari aktivitas tesebut, maka pimpinan mengambil tindakan-tindakannya kearah pimpinan, perintah, komunikasi dan conseling (nasehat). Menurut George R.

Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota.

Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan non-manusia pada pelaksanaan tugas.

Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi, peran, keahlian, dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

4. Controlling (Pengendalian)

Pengendalian (controlling) merupakan kegiatan dalam menilai suatu kinerja yang berdasarkan pada standar yang sudah dibuat perubahan atau suatu perbaikan apabila dibutuhkan. Aktivitas dalam fungsi pengendalian ini misalnya:

a. Mengevaluasi keberhasilan dalam proses mencapai tujuan dan target mengikuti indikator yang sudah ditetapkan;

b. Menempuh langkah klarifikasi serta koreksi atas terjadinya penyimpangan yang ditemukan.

(21)

13

c. Memberi alternatif solusi atas masalah yang terjadi dalam mencapai tujuan yang ditetapkan

Controlling bukan hanya sekedar mengendalikan pelaksanaan berbagai kegiatan yang dilakukan, namun juga melakukan koreksi-koreksi apabila aktivitas yang dilakukan tidak sesuai dengan perencanaan yang telah dibuat sebelumnya.

Dengan kata lain, tujuan utama dari controlling adalah untuk memastikan bahwa aktivitas yang dilakukan sesuai dengan perencanaan. Jadi, Pemimpin suatu perusahaan bukan hanya bertugas dalam merancang visi dan perusahaan namun juga menjalankan fungsi manajemen.

2.1.3 Unsus-Unsur Manajemen

Manusia sabagai pelaku manajemen di mana yang diatur oleh manusia adalah semua aktivitas yang ditimbulkan dalam proses manajemen yang selalu berhubungan dengan faktor-faktor produksi yang disebut dengan 6 M. Menurut George R. Terry, unsur-unsur manajemen yang disebut yaitu:

1. Man (Manusia)

Manusia memiliki peranan penting dalam sebuah organisasi yang menjalankan fungsi manajemen dalam operasional suatu organisasi yang menentukan tujuan dan dia pula yang menjadi pelaku dalam proses kegiatan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Tanpa manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh karena itu, manajemen timbul kerana adanya orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan.

2. Money (Uang)

Uang merupakan salah satu unsur yang tidak diabaikan dalam dunia modern uang sebagai alat ukur tukar menukar dan alat mengukur nilai kekayaan, sangat diperlukan untuk mencapai suatu tujuan. Karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional.

3. Methods (Metode)

Metode atau cara melaksanakan suatu pekerjaan guna mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya. Cara kerja atau metode yang tepat

(22)

14

sangat menentukan kelancaran setiap kegiatan proses manajeman dari suatu organisasi.

4. Material (Barang/Perlengkapan)

Faktor ini sangat penting karena manusia tidak dapat melaksanakan tugas kegiatannya tanpa adanya barang atau alat perlengkapan, sehingga dalam proses perlengkapan suatu kegian oleh suatu organisasi tertentu perlu dipersiapkan bahan perlengkapan yang dibutuhkan.

5. Machines (Mesin)

Mesin adalah alat peralatan termasuk teknologi yang digunakan untuk membantu dalam operasi untuk menghasilkan barang dan jasa yang akan dijual serta memberi kemudahan manusia dalam setiap kegiatan usahanya sehingga peranan mesin tertentu dalam era moden tidak dapat diragukan lagi.

6. Market (Pasar)

Market merupakan pasar yang hendak dimasuki hasil produksi baik barang atau jasa untuk menghasilkan uang dengan produksi suatu hasil lembaga/perusahaan dapat dipasarkan, karena itu pemasar dalam manajemen ditetapkan sebagai salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Pasar diperlukan untuk menyerbarluaskan hasil-hasil produksi agar sampai ketangan konsumen (Handayuni, 2020).

2.2 Unit Kerja Rekam Medis

Unit kerja rekam medis adalah suatu unit dari rumah sakit yang melaksanakan pekerjaan pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan.

Pekerjaan dari unit kerja rekam medis dan informasi Kesehatan digolongkan menjadi tiga, yaitu pekerjaan dasar, pekerjaan kedua dan pekerjaan tingkat ketiga.

Pekerjaan dasar terdiri dari sistem rekam medis dan informasi kesehatan. Sistem dimulai dari pendaftaran pasien, pendistribusian, penataan, analisis, klasifikasi diagnosis dan tindakan, statistik dan pelaporan, penyimpanan rekam medis, pengambilan kembali, retensi dan pemusnahan. Penyelenggaraan pekerjaan tersebut di unit kerja rekam medis dilakukan oleh petugas rekam medis(Gandu Eko et al, 2023).

(23)

15 BAB III PROFIL RUMAH SAKIT

3.1 Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia Medan

3.1.1 Profil Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia Medan

Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia Medan adalah sebuah rumah sakit swasta yang berdiri sejak tahun 1983. Rumah sakit yang terletak di lokasi strategis di kota Medan tepatnya di Jalan Bilal No. 24, Pulo Brayan Darat I, Medan Timur, Pulo Brayan Darat I, Medan Timur. Kota Medan, Sumatera Utara 20239 telah memiliki fasilitas penunjang pelayanan kesehatan yang lengkap dan didukung oleh Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas. Sebagai bukti kepercayaan dari publik, pemerintah juga telah meningkatkan kelas RSU Imelda Pekerja Indonesia Medan menjadi kelas B Non Pendidikan.

3.1.2 Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia Medan

(24)

DIREKTUR PT. IMELDA PEKERJA INDONESIA

DIREKTUR KOMITE MEDIK

KOMKORDIK

SPI

MPP

WADIR MEDIS WADIR ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN

BIDANG

PELAYANAN MEDIK

BIDANG PENUNJANG MEDIK

BIDANG KEPERAWATAN

BIDANG REKAM MEDIS

UNIT RAWAT JALAN UNIT RAWAT INAP KA INTALASI GAWAT

DARURAT

INSTALASI LABORATURIUM

PKRS HUMAS

UNIT SIMRS

PERSONALIA TATA USAHA

DIKLAT KERUMAH TANGGAAN

KEUANGAN PENAGIHAN BENDAHARA

IPSRS KJR KESLING

KA INTENSIVE CARE UNIT KA INSTALASI KAMAR

BEDAH

INSTALASI CSSD UNIT BDRS

UNIT LAUNDRY CLEANING SERVICE

BAGIAN LISTRIK BAGIAN AIR

KA UNIT KEMODIALISA KA UNIT LUKA BAKAR

SUPIR SATPAM/SECURITY

BAGIAN GAS MEDIK PENDINGIN UDARA

KA UNIT PERINATOLOGI

PEMELIHARAAN ALAT KESEHATAN

KA UNIT KEMOTERAPI KA ENDOSKOPY

KOMITE PERAWATAN

INSTALASI GIZI UNIT REHAB MEDIK INSTALASI RADIOLOGI KOMITE PPI

KOMITE TENAGA KESEHATAN LAINNYA

INSTALASI FARMASI

SUPERVISOR KOMITE PMKP

(25)

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia Medan

(26)

3.1.3 Jenis Pelayanan

1. Penunjang Pelayanan

Terdiri Dari Instalasi Farmasi 24 Jam, Instalasi Gizi, Mobil Ambulans 24 Jam, Lapangan Parkir Luas

2. Penunjang Diagnostik

Terdiri Dari X-Ray, Ct Scan 16 Slices, Usg (Ultrasonography), Ekg (Elektro Cardiography/Rekam Jantung), EEG (Elektro Enchepalography/ Rekam Otak), Laboratorium Klinik 24jam, Treadmill, Endoscopy (Gastroscopy, Colosncopy, Ligasi Variaces) 3. Klinik Spesialis

Terdiri Dari Sub Spesialis Gastroenterologi-Hepatologi, Alergi- Immunologi Klinik, Ginjal-Hipertensi, Penyakit Dalam, Anak, Subspesialis Anak Neonatologi/Perinatologi, Kulit & Kelamin, Mata, Subspesialis Bedah Digestip, Subspesialis Bedah Onkologi, Bedah Umum, Orthopedi, Urologi, Neurologi/Saraf, Paru, THT, Gigi, Jantung Pembuluh Darah, Bedah Plastik, Bedah Anak, Kejiwaan, Bedah Saraf, Rehabilitas Medik, Kebidanan & Kandungan, Subspesialis Onkologi Ginekologi.

4. Klinik Umum

Klinik Umum /Klinik Rawat Jalan /Konsul Kedokter Umum 5. Kamar Operasi/Bedah

Terdisi Dari Bedah Umum, Bedah Anak, Bedah Syaraf, Bedah Plastik, Bedah Gigi Dan Mulut, Bedah Urology, Bedah Ortopedi (Pcn,Tur), Bedah Onkology Obgyn, Bedah Laparascopy, Bedah Vaskular Bedah Kulit Kelamin

3.2 Rumah Sakit Khusus Mata (SMEC)

3.2.1 Profil Rumah Sakit Khusus Mata (SMEC)

Rumah Sakit Khusus Mata (SMEC) adalah rumah sakit khusus mata dengan fasilitas Tipe “B”. Rumah sakit ini adalah salah satu Rumah Sakit Khusus Mata di Medan yang berdiri sejak 4 Maret Tahun 2006 dengan alamat Jalan Iskandar Muda No. 278-280, Kecamatan Petisah Tengah, Kota Medan, Provinsi Sumatera Utara.

(27)

(28)

3.2.2 Jenis Pelayanan Umum

Bagian Pendaftaran, Bagian Informasi dan Edukasi, Bagian Refraksi, Bagian Kasir, Bagian Farmasi, Bagian Optik, Unit Rawat Jalan, Ruang pemeriksaan alat-alat penunjang/ diagnostic, Ruang periksa dokter mata, Nurse Station, Kamar bedah, Ruang Direktur, Ruang Sekretariat, Ruang Accounting, Ruang Rekam Medis, Ruang Pemasaran dan Klaim.

Bpjs

Bagian Pendaftaran, Bagian Informasi dan Edukasi, Ruang tunggu pasien, Ruang UGD, Bagian Farmasi, Bagian Kasir, Bagian Refraksi, Ruang pemeriksaan alat-alat penunjang/ diagnostic, Ruang periksa dokter mata, Nurse Station, Ruang rawat inap, Nurse station, Kamar bedah, Ruang IT, Confrence Hall, Ruang PSP2RS, Ruang Akreditasi, Ruang Kesehatan Lingkungan

3.3 Rumah Sakit Jiwa Bina Karsa Medan

3.3.1 Profil Rumah Sakit Jiwa Bina Karsa Medan

Rumah Sakit Jiwa Bina Karsa Medan adalah rumah sakit khusus jiwa dengan fasilitas Tipe “C”. Rumah sakit ini adalah salah satu Rumah Sakit Jiwa Swasta di Kota Medan yang berdiri sejak November Tahun 1989 dengan alamat Jalan Pales 3 No. 19, Simpang Simalingkar, Kota Medan, Provinsi Sumatera Utara, 061-8361448.

(29)

3.3.2 Struktur Organisasi Rumah Sakit Jiwa Bina Karsa Medan

KETUA YAYASAN

SPI

Drs. I Gusti Ngurah Pastika, MHA

KOMITE MEDIK dr. Franky Hadinata Sitepu, M.Ked.KJ,

KOMITE KEPERAWATA N

DIREKTUR KOMITE ETIK &

HUKUM

Drs. Sunarno S.psi

KOMITE MUTU Nova Adriani Husni Nasution,SKM, M.Kes

BIDANG PENUNJANG MEDIS BIDANG PELAYANAN MEDIS DAN KEPERAWATAN BAGIAN ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN

INSTALASI FARMASI UNIT GAWAT DARURAT SUB BAG.UMUM SUB BAG KEUANGAN

UNIT REKAM MEDIS UNIT RAWAT JALAN UNIT SARANA

PRASARANA RS

UNIT AMBULANCE

UNIT LAB UNIT RAWAT INAP UNIT JENAZAH

UNIT GIZI UNIT LOUNDRY

Gambar 3.3 Struktur Organisasi Rumah Sakit Jiwa Bina Karsa Medan

(30)

Terdiri dari Pelayanan medik /umum Pelayanan Gawat Darurat Umum 24 jam/7 hari seminggu, Rehabilitas Medik, Kedokteran Jiwa, Pelayanan Kesehatan tumbuh kembang anak dan remaja, Pelayanan Kesehatan Jiwa Dewasa, Pelayanan kesehatan jiwa lansia. Gangguan Mental Organic, Pelayanan Psikologi dan Psikometri, Pelayanan Psikologi dan Psikometri, Pelayanan Kesehatan Jiwa Masyarakat, Pelayanan Konseling dan Psikoterapi, Rehab Mental, Pemeliharaaan sarana, prasarana dan fasilitas, Pengelolahan limbah/kesehatan lingkungan, Systemi informasi dan komunikasi, Isolasi pasien gaduh gelisah, Geriatri, Psikosomatik, Emergensi.

3.4 Rumah Sakit Columbia Asia Aksara Medan

3.4.1 Profil Rumah Sakit Columbia Asia Aksara Medan

Rumah Sakit Columbia Asia Aksara Medan merupakan bagian dari jaringan Rumah Sakit Columbia Asia Indonesia dan dirancang untuk memberikan layanan kesehatan berkualitas kepada masyarakat setempat.

Berlokasi di Jalan. Letda Sujono No. 90,Lk.X No.90 Kelurahan Bandar Selamat, Tembung, Kec. Medan Tembung, Kota Medan, Sumatera Utara, 20223 Rumah Sakit Columbia Asia Aksara Medan dilengkapi dengan fasilitas modern untuk memberikan berbagai layanan medis dan juga layanan 24 jam dokter spesialis yang dikelola oleh para profesional medis terlatih.

3.4.2 Struktur Organisasi Rumah Sakit Columbia Asia Aksara Medan

(31)

Medical Records Commite

Operating Room Commite Nursing Commite Quuality &

Perusahaan Safety Commite Etric & Law Commite Infuction Control Commite

Laboratory

Occupational Health & Safety Commite

Medical

Columbia Asia Hospital Aksara

Pharmacy &

Therapy Rehabilitation

General Administration

Hospital Human

Ressoure

Information Technology Administr

ation

Finance Back Office Administration

Public Relation

Pharmacy Store QA/RISK Nursing

Training

Pharmacy Benefit

Compensati on

OSHA

Marketing Sup

Facility Corporate

Marketing

Dokumen Control

Radiologi Customer Care Hospital Ceo

Support Service

Store General Store

HK, Laundry, Security, Parking Finance

Front Office Purchasing Finance

Wards Critical Care

Biomedical

Administra tion

Recruitment

Food &

Nutrition

Refeal Operiatory

Room

Operation

Ambulatory

Medical Commite Management Office

Columbia Asia Indonesia PT Sarana Medika

Hospital Directur Columbia Asia Organization Structure

(32)

3.4.3 Jenis Pelayanan 1. Bedah

Terdiri dari Bedah Umum, Bedah Syaraf, Bedah Onkologi, Bedah Tulang, Bedah Plastik, Bedah Urologi, Bedah Thorax, Kardio dan Vascular

2. Dokter Gigi, Kardiologi, Kulit Dan Kelamin, Mata, Penyakit Dalam, Obstetric dan Ginekologi, Psikiater, Paru, Radiologi, Rehabilitas Medis (Fisioterapi), Telingah Hidung dan Tenggorakan (THT), Anastesi, Layanan Medical Chekup, Endoskopi, Kemotrapi, Ahli Syaraf

3.5 Rumah Sakit Islam Malahayati Medan

3.5.1 Profil Rumah Sakit Islam Malahayati Medan

Rumah Sakit Islam Malahayati Medan adalah Rumah Sakit Umum Swasta yang bergerak dalam bidang pelayanan medis atau kesehatan masyarakat, dengan maksud dan tujuannya adalah untuk membantu pemerintah serta melayani masyarakat dalam bidan peningkatan derajat kesehatan baik kesehatan jasmani rohani maupun sosial. Rumah sakit ini berdiri sejak 14 Januari 1975 yang berlokasi di Jalan Pangeran Diponegoro No. 2-4 Petisah Tengah, Kecamatan Medan Petisah, Kota Medan, Sumatra Utara.

(33)

3.5.2 Struktur Organisasi Rumah Sakit Islam Malahayati Medan

YAYASAN RS ISLAM MALAHAYATI MEDAN

DEWAN PENGAWAS DIREKTUR

Satuan Pemeriksa

Komite TIM Kelompok Staf

BIDANG PELAYANAN MEDIS &

KEPERAWATAN

BAGIAN UMUM BAGIAN KEUANGAN

MPP ^SEKSI SEKSI SEKSI SUB BAG SUB BAGRUMAH SUB BAG SUB BAG SUB BAG

SEKSI

MEDIS KEPERAWATAN PENUNJANG

MEDIS RMMIK HUKUM &

HUMAS

SUB BAG IT

SUB BAG PERSONALIA

TANGGA

&

PERLENGKAPA

PERDAGANGAN

&

PEMBELIAN

SUB BAG

DIKLAT VERIFIKASI

&

KEUANGAN

ANGGARAN

&

MOBILISAS I DANA

INSTALASI/ UNIT

1. Gawat Darurat 6. Laboratoriun 11. Gizi

2. Bedah 7. Pelayanan Intensif 12. Kemoterapi

3. Dialisis 8. Perawatan Bayi 13. Radiolodi

4. Rawat Inap 9. CSSD 14. Rawat Jalan

5. Farmasi 10. Kebidanan & Penyakit Kandungah 15. Unit PKRS

UNIT

1. Laundry dan Sandang 6. Satpam 2. Kerohanian 7. Logistik 3. Kemotoran

4. Pemeliharaan Sarana RS 5. Operator

KOMITE Komite Medis Komite Mutu Komite Keperawatan Komite PPI Komite etik

& Hukum Komite Nakes

TIM Tim K3RS TIM PPRA TIN Verifikas Tim Ponak Tim Stanting Tim Geriani Tim KB RS TIM TB Dets

KELOMPOK STAP MEDIS (KSM) KSM Penyaki Dalam KSM Bedah KSM Anak KSN Obgyn KSM anastesi KSM Onlologi KSM THT KSM Paru

Gambar 3.5 Struktur Organisasi Rumah Sakit Islam Malahayati Medan

Lainnya Tim HIV/ AIDS

Tim Rivew RM KSM Neurologi KSM Penunjang Medis

KSM Umum &

Gigi

(34)

KSM Lain

(35)

1. Instalasi Gawat Darurat

2. Instalasi Rawat Inap, ICU, Instalasi Kebidanan Dan Penyakit Kandungan, Instalasi Perawatan Bayi, Instalasi Bedah Sentral, Instalasi Hemodialisa, Unit Kemotrapi, Instalasi Laboraturium, Instalasi Radiologi, Instalasi Farmasi, Instasalasi Gizi, Instalasi Rekam Medis, Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit.

3. Instalasi Rawat Jalan

Terdiri Dari Klinik Umum, Klinik Gigi, Klinik Penyakit Dalam, Klinik Penyakit Saraf, Klinik Bedah Syaraf, Klinik Jantung Dan Pembuluh Darah, Kilini Kanak, Kilinik Bedah, Klinik Paru, Klinik Kebidanan Dan Penyakit Kandungan, Klinik Penyakit Mata, Klinik Bedah Ortopedi, Klinik Bedah Onkologi, Klinik THT.

(36)

2 BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

Berdasarkan hasil pengamatan yang telah dilakukan pada 5 Rumah Sakit Swasta Kota Medan, berikut hasil yang diperoleh terkait fungsi manajemen di unit rekam medis pada setiap Rumah Sakit :

Tabel 4.1 Fungsi Manajemen Pada 5 Rumah Sakit Swasta Kota Medan Penerapan Fungsi Manajemen RSU Imelda Pekerja

Indonesia

Rumah Sakit Khusus Mata (SMEC)

Rumah Sakit Jiwa Bina Karsa

Rumah Sakit Columbia Asia

Aksara

Rumah Sakit Islam Malahayati

Perencanaan (Planning) 1. SDM di Unit

Rekam Medis

a. Pendaftaran

Jumlah Tenaga

- Rawat Jalan : 2 orang

- Rawat Inap : 8 orang

- Rawat Jalan BPJS : 8 orang

- Rawat Jalan Umum : 8 orang

- Rawat Inap : 2 orang

3 orang -Rawat Inap : 15

orang

- Rawat Jalan : 2 orang

-Rawat Inap : 6 orang - Rawat Jalan : 5

orang Kualifikasi

Pendidikan

- Rawat jalan : D3 Komputer (1), Sarjana Kesehatan Masyarakat(1) - Rawat inap : D3

Perekam Medis (8)

- Rawat Jalan BPJS : Sarjana Hukum Islam (1),

Administrasi Publik (1),Sarjana

Pendidikan(1), D3 Komputer(1),

Profesi Keperawatan (1),

D3 Keperawatan (2) - Rawat Inap : D3 Komputer (15) - Rawat Jalan :

Sarjana Kesehatan Masyarakat (2)

- Rawat Inap :

Sarjana Ekonomi (3),

SMA (1),

D3 Perekam Medis (1), D3 Sekretaris (1)

(37)

3 Sarjana Ekonomi (2), D3 Administrasi Publik(1)

SMA(1)

- Rawat Jalan Umum : Sarjana

Keperawatan(1), Sarjana

Pendidikan(1), Sarjana Hukum Islam(1),

Sarjana Ekonomi(2), Sarjana Kom(2), D3 Komputer (1) - Rawat Inap :

Sarjana Ekonomi(1), Sarjana Komputer(1)

- Rawat Jalan : Sarjana Kesehatan Masyarakat (1), SMA (1),

Sarjana Sosial (1), SMK (1),

Sarjana Ekonomi (1)

b. Assembling Jumlah Tenaga

3 orang 1 orang 1 orang 3 orang 3 orang

Kualifikasi Pendidikan

D3 Komputer (1), D3 Perekam Medis (2)

D3 Perekam Medis (1) D-4 Kebidanan (1),

D-3 Kebidanan (1), SMA (1)

c. Pelaporan Jumlah Tenaga

1 orang 1 orang D4 Rekam Medis (2), 1 orang

(38)

4 Kualifikasi

Pendidikan

D-4 Rekam Medis (1) D3 Perekam Medis (1) D-4 Rekam Medis (1) D3-Rekam Medis (1) Sarjana Kesehatan Masyarakat (1) d. Koding Jumlah

Tenaga

9 orang 2 orang 2 orang 3 orang

D-3 Rekam Medis (9) D3 Perekam Medis (2) Sarjana Kedokteran

(2)

Sarjana Kedokteran (2)

D-3 Rekam Medis (1) e. Penyimpanan

dan Retensi Jumlah Tenaga

2 orang 1 orang 1 orang 1 orang 3 orang

D-3 Rekam Medis (2) SMA (1) Profesi Keperawatan (1) D3 Rekam Medis (1) Sarjana Ekonomi (2) SMA (1)

Interpretasi :

Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia Medan, fungsi manajemen perencanaan dalam penyusunan sumber daya manusia di unit rekam medis bagian pendaftaran rawat inap terdapat 8 petugas dengan kualifikasi pendidikan D3 Rekam Medis, rawat jalan terdapat 2 petugas dengan kualifikasi pendidikan D3 Komputer, Sarjana Kesehatan Masyarakat, bagian assembling terdapat 3 petugas dengan kualifikasi pendidikan D3 Perekam Medis, D3 Komputer, bagian pelaporan terdapat 1 petugas dengan kualifikasi pendidikan D4 Rekam Medis, bagian koding terdapat 9 petugas dengan kualifikasi D3 Perekam Medis, bagian penyimpanan terdapat 2 orang dengan kualifikasi pendidikan D3 Perekam Medis.

Perencanaan SDM di RS Mata (SMEC) Medan sudah sesuai dengan buku panduan rekam medis, dimana bagian pendaftaran rawat inap dan rawat jalan terdiri dari 20 orang dan masih ada kualifikasi sarjana hukum islam, D3 publik, Sarjana Manajemen, Sarjana Pendidikan, D3 Komputer, Sarjana Ekonomi, Sarjana

(39)

5

Keperawatan, Sarjana Komputer, SMA. Bagian assembling terdiri dari 1 orang dengan kualifikasi D3 Rekam Medis, bagian pelaporan terdiri dari 1 orang dengan kualifikasi D3 Rekam Medis, dibagian koding terdiri dari 2 orang dengan kualifikasi D4 Rekam Medis, dan bagian penyimpanan dengan kualifikasi SMA.

Pada Rumah Sakit Jiwa Bina Karsa terdapat pedoman mengenai sumber daya manusia di unit rekam medis, tetapi hal ini belum sesuai dengan hasil yang didapatkan saat melakukan Praktek Kerja Lapangan di Rumah Sakit Jiwa Bina Karsa yang dimana pada ruang pendaftaran terdapat 3 petugas pendaftaran dengan kualifikasi D3 Keperawatan dan Profesi Keperawatan sebagai petugas yang mendaftarkan pasien, dan pada analising, assembling, koding, pelaporan dan penyimpanan hanya memiliki 1 petugas dengan kualifikasi D4 Rekam Medis. Hal ini sudah sesuai dengan panduan sumber daya manusia di unit rekam medis Rumah Sakit Jiwa Bina Karsa Medan yang tertulis bahwa Rumah Sakit Jiwa Bina Karsa memiliki 2 petugas rekam medis dengan kualifikasi pendidikan S1/D3 Rekam Medis berjumlah 1 orang sebagai kepala unit rekam medis/pelaporan, staf analisa, assembling, coder dan kualifikasi pendidikan D3 Sederajat/SMA berjumlah 1 orang sebagai pendaftaran, staf penyimpanan dan distribusi.

Perencanaan SDM dirumah sakit Columbia Asia Aksara masih belum sesuai dengan panduan unit rekam medis hasil yang di dapatkan saat melakukam Praktek kerja lapangan di rumah sakit Columbia Asia Aksara yang dimana bagian pendaftaran belum sesuai karena petugas pendafatran tidak dari tamatan rekam medisataupun tidak dari unit rekam medis melainkan dari sarjana kesehatan masyarakat dan A.Md.Kom yang berjumlah 17 petugas rawat inap dan rawat jalan dan bagian assembling ,pelaporan penyimpanan dilakukan oleh petugas dari unit rekam medis yang berjumlah 3 orang dengan kualifikasi D4-Rekam Medis Dan D3 Rekam Medis dan bagian koding di lakukan oleh dokter yang berjumlah 2 orang apabila pasien rawat jalan yang mengkoding dokter rawat jalan atau pun dokter yang menangani dan di rumah sakit Columbia Asia Aksara belum melakukan retensi dikarenakan rumah sakit baru berdiri selama 2 tahun.

Perencanaan SDM di RSI Malahayati Medan masih belum sesuai dengan buku panduan di Unit Rekam Medis, dimana bag ian pendaftaran rawat inap dan rawat jalan terdiri dari 11 orang dan masih ada dengan kualifikasi Sarjana Ekonomi, SMA, SMK, Sarjana Kesehatan Masyarakat, Sarjana Sosial, D3 Sekretaris, bagian assembling terdiri dari 3 orang dengan kualifikasi Sarjana Kebidanan, D3 Kebidanan, SMA, bagian pelaporan terdiri dari 1 orang dengan kualifikasi Sarjana Kesehatan Masyarakat, di bagian koding terdiri dari 3 orang dengan kualifikasi Sarjana Kedokteran, sampai penyimpanan rawat

(40)

6 inap, rawat jalan dan retensi dengan kualifikasi Sarjana Ekonomi dan SMA.

Penerapan Fungsi Manajemen RSU Imelda Pekerja Indonesia

Rumah Sakit Khusus Mata (SMEC)

Rumah Sakit Jiwa Bina Karsa

Rumah Sakit Columbia Asia

Aksara

Rumah Sakit Islam Malahayati 2. Alur Pelayanan (Regulasi)

a. Pendafataran Penerimaan pasien rawat inap

Rekam Medis Gawat Darurat

1. Pasien diberikan pertolongan

pertama

kegawat- daruratan oleh dokter UGD.

2. Keluarga /

pengantar pasien

mendaftar di

Tempat

Pendaftaran Pasien.

3. Prosedur

pendaftaran pasien:

4. Petugas UGD

meminta kartu identitas (SIM / KTP / Pasport) pasien untuk dilengkapi data.

5. Petugas membuat nomor RM pasien.

Pendaftaran Pasien Gawat Darurat

1. Pasien masuk melalui UGD.

2. Pasien ditangani terlebih dahulu kegawat daruratannya secara klinis.

3. Pasien didaftarkan oleh

keluarga/penanggug jawab ke pendaftaran

dan melakukan

pengisian General

Counsent dan

Identifikasi data pasien.

4. Petugas pendaftaran menanyakan cara pembayaran pasien yang akan dirawat jalan. Menggunakan

Alur pendaftaran pasien rawat jalan

Sistem Penerimaan Pasien Rawat Inap

1. Pasien datang Ke RS menuju UGD.

2. Sampai UGD pasien di arahkan ke Bed pasien.

3. Pasien ditangani dan diperiksa oleh

Perawat dan

Dokter.

4. Selesai pemeriksaan,

keluarga di

arahkan untuk mendaftar ke

Admisi UGD

dengan dibekali Tiket Pendaftaran Rawat Inap.

5. Keluarga pasien menuju ruang

1. Petugas pendaftaran 1. Pasien dan keluarga

(rekam medis) mendaftar ke bagian

mendatangi pasien pendaftaran

keIGD untuk 2. Apabila pasien baru

melakukan maka pasien

pendaftaran pasien. /keluarga mengisi

2. Petugas Pendaftaran formulir pendafatran

meminta identitas pasien

pasien (KTP 3. Apabila pasien lama

atauSIM) untuk maka petugas

melengkapi data pendaftaran

identitas dalam menanyakan apakah

berkas rekammedis kartu berobat pasien

pasien. dibawa,jika di bawa

3. Pasien diberikan maka petugas

berkas rekam medis pendaftaran

dan nomor kemudian

(41)

7 rekammedis baru

yang akan

digunakan setiap kali berobat di RSUImelda Pekerja Indonesia, baik sebagai pasien rawat jalanmaupun rawat inap.

4. Petugas Pendaftaran menanyakan

jaminan kesehatan yangdimiliki pasien.

Petugas Pendaftaran mengisi

FormulirRegistrasi dan formulir lainnya untuk

kebutuhanpendaftar

an pasien,

menjelaskan tentang fasilitas di RSU Imelda yang sesuai dengan kebutuhan

6. Petugas mencatat nomor RM pasien.

7. Petugas UGD

menyerahkan Berkas Rekam Medis kepada Petugas

Pendaftaran Pasien 8. Petugas

Pendaftaran

mengentri data ke Komputer.

9. Informasi mengenai General Consent, Hak dan Kewajiban Pasien dan Tata tertib pasien dapat disampaikan

kepada pasien / keluarga setelah keadaan pasien sudah stabil.

Rekam Medis Rawat Jalan

1. Pendaftaran pasien lama (yang sudah mempunyai nomor

BPJS atau Umum,.

5. Jika pasien tidak memiliki BPJS maka

pasien akan

ditawarkan untuk memilih :

a) apakah pasien mau di daftarkan sebagai peserta

UHC sesuai

dengan syarat- syarat yang telah di informasikan untuk jaminan pelayanan di RSJ Bina Karsa Medan b) apakah pasien membayar secara pribadi (UMUM) untuk jaminan pelayanan, di RSJ

Bina Karsa

Medan.

6. Petugas pendaftaran melakukan

pengimputan data di SIMRS sesuai dengan KTP serta foto pasien.

menanyakan kepada pasien/keluarga pasien mengenai jenis kunjungan mana yang akan didaftar atau di tuju 4. Apabila pasien lama

tanpa membawa kartu berobat pasien ,maka petugas menanyakan nama pasien ,tanggal lahir dan alamat pasien kemudian di cari nomor rekam medis melalui SIMRS 5. Petugas pendaftaran

kemudian mencetak kartu berobat pasien dan mengarahkan pasien ke jenis kunjungan yang di daftarkan

6. Perawat pasien

Admisi dan

memberikan tiket pendaftaran kepada petugas

6. Pertugas akan meminjam

Identitas pasien untuk kebutuhan registrasi dan melakukan entry data ke SIMRS.

7. Khusus pasien

BPJS, akan

dilakukan rekam

wajah atau

fingerprint guna kebutuhan

administrasi pasien.

8. Selanjutnya pasien akan diedukasi perihal Tata Tertib Rumah Sakit dan khusus pasien BPJS akan di edukasi perihal Prosedur Pasien Pulang sesuai

(42)

8 pasien,menjelaskant

entang hak dan kewajiban

pasien, dan General Consent untuk ditandatangan.Semu a informasi dan edukasi yangdiberikan didokumentasikan dalam Formulir Informasi

danEdukasi (RM-

63/Revisi01/2019).

5. Jika pasien tersebut merupakan pasien umum, Petugas Pendaftaran

menjelaskan tentang type kamar dan fasilitasnya,

biayanya serta menjelaskan tentang prosedur

RM) menuju

Tempat Pendaftaran Pasien.

2. Petugas menyapa pasien / keluarga pasien dengan selamat pagi, siang, sore, dan malam ada yang bisa dibantu?

3. Mempersilahkan keluarga pasien / pasien duduk.

4. Pasien

menyerahkan kartu berobat kepada petugas di Tempat Pendaftaran Pasien.

5. Petugas Tempat Pendaftaran Pasien mencatat no RM.

6. Pasien diberikan informasi tentang General Consent, Hak dan Kewajiban Pasien dan Tata Tertib Rumah Sakit.

7. Pasien

7. Tanyakan kepada

keluarga yang

mengantar apakah ada kasus polisi / tidak untuk identifikasi lanjut.

8. Jika pasien tidak sadar dan tidak ada keluarga, maka untuk sementara penulisan nama dengan "Mr.X" (laki- laki) dan "Mrs. Y"

(perempuan), baru setelah pasien sadar, petugas pendaftaran mendatangi pasien untuk memperoleh data selengkapnya untuk mengetahui apakah sudah pernah berobat atau belum dan menghubungi Polsek jika pasien tidak ada keluarga.

9. Bagi pasien yang sudah pernah berobat kunjungan 1 tahun terkahir (dibawah

rawat jalan

kemudian melakukan

pengecakan antrian rawat jalan terhadap pasien di antrian pasien rawat jalan dan mealakukan pengkajian terhadap pasien dan mencatat di SIMRS.

7. Dokter kemudian

membaca dan

mencatat riwayat pasien yang ada pada SIMRS yang secara otomatis terbuka di

saat pasien

melakukan pendaftaran

kemudian

memeriksa pasien dan mencatatat hasil pemeriksaan data

dengan ketentuan dokter.

9. Selesai edukasi, khusus pasien

BPJS akan

diberikan Surat Pernyataan

mengenai prosedur pasien pulang untuk diisi dan ditanda tangani.

10. Setelah

mengisi Surat Pernyataan,

petugas akan menginformasikan bahwa proses pendaftaran sudah selesai, keluarga dapat kembali ke UGD.

11. Petugas

Admisi akan

menginformasikan kepada perawat

UGD ruang

rawatan pasien dan memberikan

(43)

9 pembayaran panjar

untuk pasien umum.

6. Jika pasien tersebut merupakan pasien perusahaan rekanan RSU Imelda Pekerja Indonesia maka

pasien wajib

menyerahkan surat

jaminan dari

perusahaannya sebagai bukti bahwa semua

biaya perawatan pasien ditanggung

olehperusahaan.

7. Jika pasien tersebut peserta JKN (BPJS Kesehatan dan BPJSKetenagakerja

an) wajib

menunjukkan Kartu

JKN, dan

SuratRujukan

menyerahkan kartu

asuransi dan

persyaratan

administrasi lainnya

bila memakai

fasilitas asuransi yang bekerjasama dengan Rumah Sakit Khusus Mata SMEC agar dapat diproses.

8. Pasien diberitahu untuk menunggu di Ruang Refraksi.

9. Petugas menginput data / no RM di komputer.

10. Petugas mengambil berkas lama dan mengantarkan ke Ruang Refraksi.

11. Pasien mendapatkan

pelayanan di

Refraksi dimaksud.

12. Pasien mendapatkan

pelayanan di

Poliklinik.

13. Pendaftaran pasien

tahun 2023), maka petugas penyimpanan mencari status berkas rekam medis dan segera diantar ke ruang UGD (sesuai prosedur peminjaman

berkas untuk

keperluan pelayanan kesehatan)

Pendaftaran Pasien Rawat Jalan

1. Penerimaan

Pendaftaran Pasien Baru

a. Pasien konfirmasi ke bagian security dan diarahkan ke bagian registrasi

b. Petugas menerima pasien/keluarga dan diarahkan pengisian General Consent serta foto pasien

c. Petugas pendafataran menanyakan cara pembayaran pasien

CPPT yang ada pada SIMRS

8. Dokter spesisialis membuat ringkasan pasien pulang rawat jalan dan surat 9. Perawat melaporkan

ke depatermen medical record untuk mencetak ringkasan pasien pulang rawat jalan

atau surat

keterangan medis yang telah dibuat oleh dokter

10. Kemudian petugas

menginformasikan ke perawat ada mengambil

ringkasan pasien pulang rawat jalan

atau surat

Gelang Identitas Pasien.

12. Setelah selesai pendaftaran, dan hasil penunjang untuk rawat inap sudah keluar, pasien akan di antar ke ruang rawatan.

13. Pasien akan

dirawat dan

dipantau oleh DPJP selama masa pemulihan Setelah pasien dinyatakan sembuh dan boleh pulang, pasien akan dibekali obat.

14. Perawat akan membuat

permintaan ke Farmasi untuk obat pulang pasien.

15. Ketika obat sudah selesai disiapkan, perawat ruangan akan

(44)

10 apabila ada, untuk

dicek keaktifan kartunya danjatah kelas untuk rawat inap.

8. Jika pasien tersebut merupakan pasien Asuransi maka petugas pendaftaran wajib melakukan penggesekan kartu sesuaidengan

kartu asuransi

yang dimiliki oleh pasien,

kemudianmenghubu

ngi Petugas

Administrasi

Asuransi RSU

ImeldaPekerja Indonesia agar segera

menindaklanjuti ke pihakasuransi untuk mendapatkan surat

baru (yang belum memiliki nomor

RM) menuju

Tempat

Pendaftaran Pasien 14. Setiap pasien baru,

baik umum maupun asuransi yang ingin mendapatkan pelayanan

kesehatan di Rumah Sakit Khusus Mata

SMEC harus

mendaftarkan diri

pada Tempat

Pendaftaran Pasien.

15. Petugas menyapa pasien / keluarga pasien dengan selamat pagi, siang, sore, dan malam ada yang bisa dibantu?

16. Mempersilahkan keluarga pasien / pasien duduk.

17. Meminta KTP

pasien atau

yang akan dirawat jalan, menggunakan BPJS atau umum d. Jika pasien tidak

memilki BPJS maka pasien akan ditawarkan untuk memilih :

1. apakah pasien mau di daftarkan sebagai peserta UHC sesuai dengan syarat-syarat yang telah di informasikan untuk jaminan pelayanan di RSJ Bina Karsa Medan.

2. apakah

pasien membayar secara pribadi (UMUM) untuk jaminan pelayanan, RSJ Bina Karsa Medan.

2. Petugas mengimput data di SIMRS, melakukan Finger

keterangan medis ke departemen medical record yang sudah selesai dicetak . 11. Apabila pasien

melakukan tindakan selama perawatan dengan dokter maka hasil tindakan tersebut di alih

media ke

departemen medical record sebelum tindakan diberikan ke pasien

12. Perawat pasien

rawat jalan

kemudian mencatat pada buku regestrasi pasien rawat jalan dan membuat sensus rawat jalan harian 13. Semua

dokumen rekam

mengambil ke

farmasi dan

selanjutnya

diserahkan kepada pasien beserta Resume Medis, Surat Kontrol Post Opname, dan Surat Keterangan

Istirahat (jika diperlukan).

16. Selanjutnya pasien akan diantar

ke pintu

penjemputan pasien pulang, dan Gelang Identitas pasien dilepaskan.

Sistem Penerimaan Pasien Rawat Jalan 1. Pasien datang ke

RS.

2. Menuju Poliklinik dan menuju meja satpam.

3. Pasien akan ditanya poli dan dokter yang

(45)

11 jaminan rawat inap

pasientersebut.

9. Petugas Pendaftaran melengkapi berkas

rekam medis

pasienrawat inap dan

melampirkan

semua berkas

yangdibutuhkanseba gai jaminan untuk rawat inap, baik berupa

buktipembayaran panjar, surat jaminanperusahaan/

asuransiatau lainnya.

10. Setelah semua berkas dilengkapi, Petugas

Pendaftaranmenge ntri data pasien tersebut dalam Program SIRS.

pengenal resmi lainnya dari pasien untuk data pasien, bila tidak ada pengenal resmi, akan dilakukan wawancara oleh petugas Tempat Pendaftaran Pasien tentang identitas diri pasien.

18. Pasien diberikan informasi tentang General Consent, Hak dan Kewajiban Pasien dan Tata Tertib Rumah Sakit.

19. Pasien

menyerahkan kartu

asuransi dan

persyaratan

administrasi lainnya

bila memakai

fasilitas asuransi yang bekerjasama dengan Rumah Sakit Khusus Mata SMEC agar dapat

kunjungan, melakukan

pengambilan nomor

antrian dan

meyerahkan berkas rekam medis ke poliklinik yang dituju.

Data yang harus diinput meliputi:

- Hari/Tanggal/ Jam Pendaftaran dan Petugas Pendaftaran - Nomor rekam medis - Nomor rekam medis

adalah sesuai urutan yang telah ada, berdasarkan sistem nomor unit sehingga setiap pasien hanya memiliki satu nomor rekam medis.

- Nama Pasien

Diisi nama pasien lengkap dengan data NIK di KTP/ Kartu Keluarga, ditulis sesuai

medis pasien rawat jalan

14. Petugas rekam

medis akan

melakukan

pengecekan dan pencatatan serah terima rekam medis di buku ekspedi